Rôle de l Assurance Qualité dans la recherche clinique

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1 Rôle de l Assurance Qualité dans la recherche clinique Pôle Qualité / Gestion des Risques 05 Janvier 2012 Plan La qualité d une recherche c est quoi? Bonnes Pratiques Cliniques (BPC) Responsabilités des intervenants dans la recherche (promoteur, investigateur) L Assurance de la qualité FIEC 2011/ 2 1

2 Qualité d une recherche De quoi s agit il? Des patients informés, volontaires, protégés dans leurs droits et leur sécurité Des données authentiques, précises, exactes, intègres et vérifiables Des équipes formées responsables et organisées Equipe investigation Investigateur coordonnateur Investigateur principal Collaborateur de l investigateur principal( médecins, infirmière, TEC ) Equipe Promoteur ARC, CEC, Chef de projet FIEC 2011/ 3 Les Bonnes Pratiques Cliniques (BPC) Décision du 24 novembre 2006 fixant les règles de bonnes pratiques cliniques pour les recherches biomédicales portant sur des médicaments à usage humain Issues de la directive européenne (directive 2001/20/CE) Obligatoires: mentionnées à l article L du code de la santé publique (CSP) Définition : Ensembles d exigences de qualité dans les domaines éthique et scientifique, reconnues au plan international, à respecter pour : La conception La conduite et le suivi Le recueil de données Le contrôle qualité L analyse et l expression des résultats Indispensables : définitions, responsabilités (investigateurpromoteur), documentation FIEC 2011/ 4 2

3 Les Bonnes Pratiques Cliniques (BPC) Le respect des BPC garantit : aux personnes se prêtant à la recherche La protection des droits La sécurité La confidentialité de leurs données la crédibilité des résultats (publications) FIEC 2011/ 5 Qualité d une recherche De quoi s agit il? Des patients informés, volontaires, protégés dans leurs droits et leur sécurité Des données authentiques, précises, exactes, intègres et vérifiables Des équipes formées responsables et organisées Equipe investigation Investigateur coordonnateur Investigateur principal Collaborateur de l investigateur principal( médecins, infirmière, TEC ) Equipe Promoteur ARC, CEC, Chef de projet FIEC 2011/ 6 3

4 Les Bonnes Pratiques Cliniques (BPC) Quelques définitions Promoteur : conformément à l article L du code de la santé publique (CSP), personne physique ou morale qui prend l initiative d une recherche biomédicale sur l être humain, qui en assure la gestion et qui vérifie que son financement est prévu. Le promoteur ou son représentant légal est établi dans la communauté européenne. (BPC 1.41) Investigateur : conformément à l article L du code de la santé publique (CSP), la ou les personnes physiques qui dirigent et surveillent la réalisation de la recherche sur un lieu. L article du CSP décrit notamment les conditions de direction et de surveillance de la recherche. (BPC 1.30) l investigateur connaît et respecte les BPC le promoteur obtient de l investigateur qu il suive les BPC FIEC 2011/ 7 Responsabilité des intervenants L investigateur ( 4 des BPC) Préparer/connaître les documents de la recherche protocole, notes d information/formulaire de consentement, cartes patient Modalités de randomisation, Modalités de gestion des médicaments expérimentaux, Modalités de classement et d archivage, cahier d observation et modalités de remplissage, formulaire de notification des Evènements Indésirables Graves EIG, plan d encadrement Connaître ses responsabilités (contrat, engagement, BPC, loi), ses tâches et celles des autres intervenants (formulaire de délégation de fonctions) Respecter le protocole, les BPC, les instructions FIEC 2011/ 8 4

5 Responsabilité des intervenants L investigateur ( 4 des BPC) Informer et faire signer le consentement de toute personne se prêtant à la recherche avant tout acte spécifique Notifier et suivre tout EIG tel que prévu dans le protocole Maintenir la confidentialité des données des patients Recevoir le moniteur, corriger les documents et les actions si nécessaire, faire appel à lui en cas de difficulté Vérifier ce que font les membres de(s) l équipe(s) d investigation/ sécurité et droits des patients Documenter tout ce qui peut être nécessaire à la reconstitution et à l évaluation de la recherche FIEC 2011/ 9 Responsabilité des intervenants Le promoteur ( 5 des BPC) Il est le garant de l Assurance Qualité de l essai. Participe à la préparation et à la connaissance des documents de la recherche par les intervenants Définit les responsabilités et les tâches des intervenants (contrat, engagement, cahier des charges ) Verrouille tous les aspects administratifs et règlementaires Demandes d autorisations et d avis Assurance 1er inclus Modifications du protocole Evaluation et déclaration des EIG et des SUSAR Dernier suivi du dernier patient Rapports (rapports de sécurité, rapport de la recherche) FIEC 2011/ 10 5

6 Responsabilité des intervenants Sanctions pénales pour l investigateur Recherche sans consentement libre, éclairé et express 3 ans de prison euros d amende + sanctions /droits civiques et activité professionnelle pour les personnes physiques Poursuite de la recherche dans le cas où le consentement est retiré Même sanctions qu une recherche sans consentement libre, éclairé et express Non-recueil du consentement à la poursuite après inclusion en situation d urgence Même sanctions qu une recherche sans consentement libre, éclairé et express Non-respect des conditions de participation des populations protégées Même sanctions qu une recherche sans consentement libre, éclairé et express Recherche sans avis de CPP/autorisation de l Afssaps 1 an de prison euros d amende Non-respect du secret professionnel Même sanctions qu une recherche sans avis de CPP/autorisation de l Afssaps FIEC 2011/ 11 Responsabilité des intervenants Sanctions pénales pour le promoteur Non-respect des conditions de participation des populations protégées Recherche sans avis de CPP et l autorisation de l Afssaps Non-respect du secret professionnel Recherche sans assurance responsabilité civile Absence de communication des informations sur la recherche/ sur les médicaments expérimentaux Absence de fourniture des médicaments expérimentaux et des dispositifs utilisés pour les administrer Absence de communication des données relatives à la recherche à la PUI avant la recherche FIEC 2011/ 12 6

7 Responsabilité des intervenants TEC/ARC Chez l Investigateur Le Technicien d Etude Clinique TEC Coordonne la recherche sur le site Pointe les spécificités de la recherche Aide au recrutement Transmet vos remarques, vos difficultés à l ARC Aide à remplir les cahiers Aide à classer les papiers Chez le Promoteur L Attaché de Recherche Clinique ARC Encadre l équipe investigateur Attire l attention sur le protocole, les BPC Pointe les spécificités de la recherche Transmet les remarques, les difficultés au promoteur Identifie, notifie et fait corriger les déviations au protocole FIEC 2011/ 13 Les incontournables de l investigateur coordonnateur modèle 1 Leadership du projet, de son équipe, et de ses investigateurs principaux 2 Relais de l information entre le promoteur et investigateurs principaux 3 Qualifié et expérimenté en recherche clinique 4 Disponible pour la recherche 5 Connait les BPC, la réglementation, le protocole : s engage à les respecter et à les faire respecter par son équipe 6 a les ressources nécessaires (humains, matériels, locaux) 7 Aide à l élaboration des documents de la recherche 8 Informe et fait signer le consentement à toute personne se prêtant à la recherche avant tout acte spécifique 9 Se tient informé de tous les événements susceptibles d affecter la sécurité des patients : remonte l information au promoteur le plus rapidement possible 10 Accepte les visites de l ARC, les audits du promoteur et les inspections par les autorités de santé FIEC 2011/ 14 7

8 Qualité d une recherche De quoi s agit il? Des patients informés, volontaires, protégés dans leurs droits et leur sécurité Note d information Respect des BPC Respect de la CNIL Des équipes responsables formées et organisées Equipe investigation Investigateur coordonnateur Investigateur principal Collaborateur de l investigateur principal( médecins, infirmière, TEC ) Equipe Promoteur ARC, CEC, Chef de projet Des données authentiques, précises, exactes, intègres et vérifiables FIEC 2011/ 15 Données sources De quoi s agit il? Définition : Ensemble des informations figurant dans des documents originaux, ou dans des copies authentifiées de ces documents, relatif aux examens cliniques, aux observations ou à d autres activités menées dans le cadre d une recherche biomédicale et nécessaires à la reconstitution et à l évaluation de la recherche (BPC 1.18.) Les documents dans lesquels les données sources sont enregistrées sont appelés les documents sources Dossier de la personne se prêtant à la recherche ou dossier médical sert à la vérification de l authenticité et de la cohérence des informations recueillies dans le CRF. Les modalités de recueil de son consentement et de la délivrance de l information y sont précisées (BPC 1.19.) FIEC 2011/ 16 8

9 Documents-sources De quoi s agit il? Définition : documents originaux, données et enregistrements présentant un intérêt pour la recherche ( BPC 1.17.) dossiers médicaux, fichiers administratifs comptes rendus de laboratoire, notes de service agendas et carnets d autoévaluation des personnes se prêtant à la recherche registres de dispensation de la pharmacie enregistrements d appareils automatisés copie ou transcription authentifiée, microfiches, négatifs de photographie, microfilms ou supports magnétiques, radiographies partie du cahier d observation (CRF) dans laquelle les données sont recueillies directement conformément aux dispositions du protocole dossiers concernant les personnes se prêtant à la recherche documents relatifs à la recherche conservés à la pharmacie, dans les laboratoires et dans les services médico-techniques impliqués dans cette recherche FIEC 2011/ 17 Documents-sources De quoi s agit il? La copie du «CRF» est il un document-source? FIEC 2011/ 18 9

10 Documents-sources De quoi s agit il? La copie du CRF comme document-source? NON Annexes des arrêtés (2006) relatifs au contenu et aux modalités de présentation d un protocole de recherche biomédicale 4. Identification de toutes les données à recueillir directement dans les cahiers d observation, qui seront considérées comme des données source FIEC 2011/ 19 L Assurance Qualité dans la recherche FIEC 2011/ 20 10

11 Les Bonnes Pratiques Cliniques (BPC) Quelques définitions Assurance Qualité (AQ) : Ensemble des activités préétablies et systématiques mises en oeuvre pour s assurer que la recherche est réalisée et que les données sont générées, recueillies par écrit, documentées, enregistrées et rapportées conformément aux bonnes pratiques cliniques et aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur Contrôle Qualité (CQ) : Techniques et activités à caractère opérationnel mises en oeuvre dans le cadre du système d assurance de la qualité, pour vérifier que les exigences de qualité applicables aux activités liées à la recherche sont satisfaites. FIEC 2011/ 21 Assurance de la Qualité Recherche Champs d application Audit interne Contrôle qualité : monitoring ARC Inspection par l Afssaps Conformité textes législatifs et réglementaires Conformité aux référentiels du promoteur Projet de recherche Légende Chez le promoteur Projet de recherche Chez l investigateur FIEC 2011/ 22 11

12 Le plan type de protocole Définition : Conformément à l article R du code de la santé publique, document daté, approuvé par le promoteur et par l investigateur, intégrant, le cas échéant, les modifications successives et décrivant le ou les objectifs, la conception, la méthode, les aspects statistiques et l organisation de la recherche. Le protocole est conforme à l arrêté du 22 septembre 2011 abrogeant l arrêté du 24 mai 2006 relatif au contenu et aux modalités de présentation d un protocole de recherche biomédicale portant sur un médicament à usage humain Modification substantielle du protocole Arrêté du 22 septembre 2011 abrogeant l arrêté du 19 mai 2006 fixant les modalités de présentation et le contenu de la demande de modification substantielle d une recherche biomédicale portant sur un médicament à usage humain auprès de l Agence française FIEC 2011/ 23 Le plan type de protocole Annexe de l arrêté du 24 mai Informations générales précisant notamment : le titre complet de la recherche et le titre abrégé; le nom et les coordonnées du promoteur; le nom et la qualité de la ou des personnes autorisées à signer le protocole; le nom et la qualité du ou des investigateurs et les coordonnées du ou des lieux de recherches. 2. Justification scientifique et description générale de la recherche 3. Objectifs de la recherche 4. Conception de la recherche 5. Sélection et exclusion des personnes de la recherche 6. Traitement administré aux personnes qui se prêtent à la recherche 7. Evaluation de l efficacité 9. Méthodes statistiques 10. Droit d accès aux données et documents source. 11. Contrôle et assurance de la qualité 12. Considérations éthiques 13. Traitement des données et conservation des documents et des données relatives à la recherche. 14. Financement et assurance, si ces points ne font pas l objet d un document distinct (par exemple, contrat ou convention). 15. Règles relatives à la publication. 16. Liste des annexes, le cas échéant. 8. Evaluation de la sécurité FIEC 2011/ 24 12

13 Les Procédure Opératoires Standard (POS) Quelques définitions Définition : Instructions détaillées, écrites, préétablies visant à uniformiser la manière d effectuer une activité(bpc 1.40.). Le promoteur est responsable de la mise en place et du suivi d un système qualité (assurance et contrôle de la qualité), comprenant des procédures opératoires standardisées (POS), qui garantit que les recherches biomédicales sont réalisées, que les données sont générées, documentées, enregistrées et rapportées conformément au protocole, aux présentes bonnes pratiques cliniques et dans le respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur (BPC ). FIEC 2011/ 25 Vérification des données : Le Monitoring Monitoring (BPC 5.18.) : Activité consistant à surveiller le déroulement d une recherche biomédicale et à s assurer que les droits et la sécurité et la protection des personnes qui se prêtent à la recherche sont satisfaits Les données rapportées sont exactes complètes et cohérentes avec les documents sources La recherche est conduite conformément au protocole, aux procédures opératoires standardisées, aux bonnes pratiques cliniques et aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur. La signature du consentement est un préalable obligatoire pour la vérification directe des données dans les documents-sources. Les points clés : Critères de sélection Administration du traitement comme prévu/randomisation Mesure de l évaluation de l efficacité Recueil des évènements indésirables FIEC 2011/ 26 13

14 Vérification des données : Le Monitoring Niveau de monitoring adapté en fonction de divers paramètres : risques pour les personnes enjeux de santé publique demande d une autorité financement difficulté de refaire l essai. A déterminer avant le début de la recherche puis à adapter Qui intervient dans les données: TEC, ARC, opérateur de saisie, data manager, statisticien.. Quels outils seront utilisés: masque de saisie, contrôles de cohérence, bornes, alertes Quelles données sources doivent être vérifiées? À quel moment, à quelle fréquence? La signature du consentement est un préalable obligatoire pour la vérification directe des données dans les documents-sources. Les points clés : Critères de sélection Administration du traitement comme prévu/randomisation Mesure de l évaluation de l efficacité Recueil des évènements indésirables FIEC 2011/ 27 Audit interne par le promoteur APHP Le programme d audit Etabli annuellement par la direction du Audit Audits dits : «de routines» Audits dits : «pour cause» - en cas d inspection - à la demande (constat d une NC) - en cas de sinistre - en cas de rachat de données Déclenchement de l audit Constitution de l équipe d audit : nomination du responsable Définition des objectifs, du champ et des critères d audits Préparation de l audit sur site Réalisation de l audit sur site Elaboration du rapport d audit Suivi de l audit Préparation du plan d audit Analyse de la documentation : contrôle qualité Préparation du guide d entretien Autres documents de travail (grille d audit) Réunion d ouverture Recueil et vérification des informations Constats d audit Préparation des conclusions d audit Réunion de clôture Rapport initial, proposition axe d amélioration Réponse des audités et proposition d un plan d action Rapport final Approbation et diffusion du rapport d audit Contrôle de la mise en place du plan d action Clôture de l audit FIEC 2011/ 28 14

15 En cas d inspection. Inspection sur site Autorité compétente Afssaps Notification et demande de documentation Visite sur site Rapport d inspection Promoteur APHP Préparation de l inspection Avant la visite sur site S informer sur l inspection Informer le personnel concerné Mettre en place un groupe de travail Organiser la disponibilité des pers. concernées Préparer les documents nécessaires Préparer les réponses vis-à-vis des points faibles Organiser la logistique de l inspection Le jour de la visite Etre présent (un représentant du promoteur) Assister à la visite d ouverture Etre disponible pour faire face aux demandes des inspecteurs Assister à la visite de clôture Accompagner l inspection Après la visite Aider l investigateur pour la réponse au rapport préliminaire Aider à mettre en place les actions correctives Informer et remercier les personnes qui ont collaborées à l inspection Assurer le suivi de l inspection FIEC 2011/ 29 Assurance Qualité Législation et règlementation en vigueur Formation du personnel Instruction POS Audit Publication Analyse Garantir: La protection des droits, de la sécurité et du bien être des participants aux recherches Autorisation Act Plan Plan Roue de Deming Check Fermeture La crédibilité des résultats des recherches Do Suivi Mise en place Amélioration continue de la qualité des recherches Plan Définir une stratégie, un processus; le documenter (écrire ce qu on l on prévoit de faire) Do : Faire ce qu on a écrit (dans la mesure du possible); écrire ce que l on fait sur les écrits la qualité de ce qui a été fait (l indépendance est la règle) et le noter ce qu on avait écrit si défaut de qualité) Check : Vérifier Act : Améliorer (revenir vers FIEC 2011/ 30 15

16 Quelques liens à installer en favoris France répertoire des médicaments ayant une AMM en France en dehors de la procédure centralisée : agenda partagé : messagerie AP-HP pour lire les mails depuis l extérieur de l AP-HP : Europe répertoire des médicaments ayant une AMM centralisée : FIEC 2011/ 31 16