MONITORING / SUIVI DES PATIENTS

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1 Formation Recherche Clinique OncoBasseNormandie 02/12/2013 MONITORING / SUIVI DES PATIENTS Jean-Michel GRELLARD ARC Coordinateur - Centre François Baclesse

2 Quelques définitions Cahier d observation ou Case Report Form (CRF) : Document quel que soit son support destiné à recueillir toutes les informations requises par le protocole concernant les personnes qui se prêtent à la recherche et devant être transmises au promoteur. Documents sources : Documents originaux, données et enregistrements présentant un intérêt pour la recherche (par ex: dossiers médicaux, compte rendu laboratoire ). Toutes les informations rapportées dans un CRF doivent être étayées par des documents sources. Un document source idéal présente les caractéristiques suivantes: Il est indépendant du CRF C est un original et non une copie (plus facilement falsifiable) Il est authentifié par une personne habilitée (date+signature) Il est nominatif (identification du patient)

3 Quelques définitions suite Visite de monitoring : Visite effectuée régulièrement sur les sites investigateurs par les ARCs ou les moniteurs afin de suivre le déroulement de l étude et s'assurer qu'elle est conduite correctement et que les données sont recueillies et rapportées conformément au protocole, aux procédures opératoires standardisées, aux bonnes pratiques cliniques et aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur. Elle peut être réalisée par: Une CRO : Contract Research Organization; Prestataire privé mandaté par le promoteur pour gérer tout ou partie de l essai (missions définies dans la convention). Le Promoteur lui-même

4 MONITORING Intérêt : Il permet de détecter, corriger et prévenir les erreurs (en particulier de transcription), les oublis, les confusions, les fraudes. Il permet également de vérifier la sécurité des personnes se prêtant à la recherche et de contrôler les conditions de réalisation de l essai. La préparation d un monitoring se déroule en 4 étapes: Avant le démarrage de l étude Avant la visite de monitoring Pendant la visite de monitoring Après la visite de monitoring

5 REGLES ET CONSEILS Quelques règles: Utiliser des stylos à encre noire Dater et signer toutes les corrections Toute copie des documents sources demandée par le promoteur doit être systématiquement anonymisée. Rien ne doit permettre de remonter à l identité du patient. Ne jamais antidater. Quelques conseils: Compléter les CRFs et quéries demandés dans le courrier pré-visite et revoir les points restés en suspend avant le monitoring. Etre «UP TO DATE» Attention aux ARCs promoteurs quelque fois mal formés à la recherche clinique, à la prise en charge de la pathologie, à leur protocole. Etre vigilant et ne pas se laisser influencer par certains ARCs (demander avis IP) Se protéger en interne et en externe par des traces écrites. Nous ne vivons pas chez les bisounours! Ne pas hésiter à faire son propre rapport de monitoring (en cas de discordance avec celui de l ARC promoteur; trop de CRFs demandés/monitorés, fréquence des monitorings )

6 Avant le démarrage de l étude L organisation des monitoring sera précisée dans la convention (qui le fait, à quel rythme). L ARC est mandaté par le promoteur ; sa compétence est documentée. Sa mission impliquant la consultation des données sources, il est soumis au secret professionnel. L ARC moniteur est notamment responsable de la transmission du guide de remplissage du cahier d observation aux centres investigateurs +/- de la formation au remplissage du CRF.

7 Avant la visite de monitoring Le remplissage du CRF est une responsabilité de l investigateur principal. Il reste le garant de la qualité des données. Par délégation, il autorise la gestion administrative de l essai à l ARC (cf. feuille de délégation de tâches disponible dans le classeur investigateur). Rôle de l ARC hospitalier: Il complète le CRF «en temps réel» Il est le garant de la qualité des données recueillies tout au long de l étude Il détecte les déviations éventuelles au protocole Il vérifie la déclaration des effets indésirables graves. Il détecte les éventuels dysfonctionnements et les rattrape Il vérifie les consentements éclairés, les addendum, et la mise en conformité des documents réglementaires.

8 Avant la visite de monitoring (suite) Dans tous les cas, l ARC convient d une réunion de travail avec l IP, au cours de laquelle, sont revus: l imputabilité des événements indésirables survenus pendant le traitement, La réponse aux questions posées au cours du remplissage, la traçabilité et la validation des informations dans le dossier source (notamment lorsque l examen clinique a été effectué par un interne, la visite doit alors être validée et contre-signée par l IP). la validation et la signature des CRF, la validation des évaluations tumorales. Les éventuels dysfonctionnements L ARC s assure des possibilités d accueil au sein de l Unité (ordinateur à disposition) et de la disponibilité de l IP ce jour là (environ 10 à 15 minutes pour la visite de monitoring). Au préalable, l ARC a mis à disposition sur le poste réservé au monitoring, les CRFs (Case Report Forms) demandés, les documents sources du patient et dossiers infirmiers disponibles, le classeur investigateur et les autres documents spécifiques.

9 Pendant la visite de monitoring Le monitoring se déroule en 2 étapes: 1ère étape: L ARC promoteur consulte les CRFs des patients inclus, les dossiers patients, le classeur investigateur. L ARC promoteur vérifie : Le remplissage des CRFs : existence et cohérence des données requises par rapport aux documents sources L existence du consentement daté et signé conformément aux BPC ; L existence d un dossier médical suffisamment documenté ; Les données manquantes pour le critère d évaluation principal, le résultat des examens clés ; Le respect des dates des visites et examens prévus par le protocole ; La déclaration et le suivi des évènements indésirables graves ; La conformité de l administration du traitement par rapport au protocole, et les traitements associés ; Le respect des règles d inclusion (éligibilité) ; Le respect du bras de traitement La mise à jour du dossier investigateur si documents nouveaux ou modifiés (enregistrer les documents manquants ; noter les changements dans l équipe). A la pharmacie, il contrôle le stock des produits fournis par le promoteur, les conditions de stockage, le renouvellement des traitements, l existence d une ordonnance nominative de dispensation des traitements, la comptabilité des traitements retournés (si nécessaire).

10 Pendant la visite de monitoring (suite) 2 ème étape: L ARC promoteur travaille avec l ARC hospitalier: L ARC promoteur informe de toute erreur, omission ou donnée illisible dans les cahiers d observations. Les corrections, ajouts ou suppressions sont effectués, datés, argumentés si nécessaire et paraphés par l ARC ou par l investigateur ou un membre de son équipe autorisé. Les quéries en suspens, les SAEs non déclarés sont complétés. Tous les problèmes rencontrés sont abordés, les documents réglementaires mis à jour. Il est très important que l ARC promoteur puisse rencontrer l investigateur principal (IP) afin de discuter de l avancée de l essai et de tous les problèmes rencontrés (tolérance, adaptations de doses, évaluation tumorale, non respect du protocole ou des BPC ). Réponse médicale indispensable notamment au niveau des imputabilités. L ARC promoteur sert de lien entre l IP et le promoteur.

11 Après la visite de monitoring Ranger et classer les dossiers et documents de l étude. Après réception du rapport de monitoring, mettre en place des actions correctrices si nécessaires (signature d addendum au formulaire d information patient, révision des examens de surveillance ). Information des participants à l étude en cas de nouvelle importante sur l étude, en cas de problèmes rencontrés (à faire avec l IP). Mise à jour des documents réglementaires.

12 SUIVI DES PATIENTS L investigateur principal est responsable du déroulement de l essai, conformément au protocole. Il est responsable de toutes les décisions médicales et non médicales prises dans le cadre de l essai. Il ne peut modifier la prise en charge du patient sans l autorisation du promoteur, sauf en cas de danger immédiat pour la personne se prêtant à la recherche. La faisabilité de l étude doit être correctement évaluée en amont afin de déterminer si vous avez une équipe capable de gérer l essai conformément aux exigences du protocole. Pour un suivi correct des patients, l IP et son équipe (ARC, IDE ) doivent : Mettre à disposition les dernières versions des protocoles, synopsis et autres documents de l étude Tracer l inclusion du patient et son suivi dans le cadre de l essai dans son dossier médical Mettre en place des documents pour un suivi correct des patients Anticiper les examens et procédures spécifiques du protocole (renouvellement de traitement, examens centralisés, ordonnances et examens spécifiques, pharmacocinétiques ) Pour un suivi optimal du patient dans un essai thérapeutique, l investigateur doit absolument être secondé par du personnel de recherche clinique (IDE, ARC )