Estelle Marcault 06/02/2015 URC PARIS NORD 1

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1 Estelle Marcault 06/02/2015 URC PARIS NORD 1

2 Définition du Monitoring Garantie que la conduite de l essai clinique, les enregistrements et les rapports sont réalisés conformément : Au protocole Aux Procédures Opératoires Standard du promoteur Aux bonnes pratiques cliniques Aux obligations réglementaires en vigueur Permet de vérifier l avancement de l essai clinique 06/02/2015 URC PARIS NORD 2

3 Monitoring/ but : Garantir la sécurité et les droits des patients qui se prêtent à la recherche Vérifier que le protocole et ses amendements sont suivis en respectant les BPCs et la réglementation Vérifier la qualité et la véracité des données recueillies par rapport aux données sources 06/02/2015 URC PARIS NORD 3

4 Monitoring /Assuré par qui? L Attaché de Recherche Clinique (ARC) est choisi et mandaté par le promoteur, assure le lien entre le promoteur et l investigateur et rend compte au chef du projet Il est responsable du contrôle qualité de l essai (la fiabilité et l authenticité des données scientifiques recueillies) 06/02/2015 URC PARIS NORD 4

5 Visite de monitoring En premier lieu, il faut définir un plan de monitoring rôle du chef de projet Ce plan est définit en fonction : - de la complexité de l étude - du calendrier de visites des patients - du rythme d inclusion - et en fonction du risque* selon les promoteurs Il doit ensuite être adapté à la qualité de travail de chaque centre investigateur et / ou aux modifications apportées au protocole. * Définition de la gestion du risque dans les diapos suivantes 06/02/2015 URC PARIS NORD 5

6 Monitoring en fonction du risque Mis en place par l APHP en 2001 Contexte réglementaire en train de changer pour mettre en place ce nouveau système Plusieurs études en cours sur la mise en place du monitoring en fonction du risque et plusieurs organismes étudient sa faisabilité. Le monitoring à 100% des données reste le gold standard mais représente 30 à 60% du budget d un essai. 06/02/2015 URC PARIS NORD 6

7 Quelques références sur le management du risque dans les essais cliniques: Evaluation de l efficacité et du coût de deux stratégies de monitorage pour la recherche clinique institutionnelle. Essai OPTIMON : OPTImisation du MONitorage des études de recherche clinique. Résultats en attente F-CRIN : French Clinical research Infrastructure Network : Composante française de l infrastructure européenne de recherche clinique ECRIN. Lettre d information N 1 janvier 2013 (document joint) Conférence de Consensus : Management du risque - Du monitoring au management du risque global. Septembre 2013 EMA 2013 : Reflection paper on risk based quality management in clinical trials 06/02/2015 URC PARIS NORD 7

8 Monitoring : Rappel BPC paragraphe Etendue et modalités du suivi de la recherche : Le promoteur s'assure que les recherches biomédicales sont suivies de manière adéquate. Il détermine l'étendue et les modalités appropriées du suivi en se basant sur des aspects tels que l'objectif, le plan expérimental, la complexité de la recherche, la mise en insu, le nombre de personnes participant à la recherche, les critères d'évaluation et la durée de la recherche. D'une manière générale, il convient de procéder à un suivi sur le lieu de recherches avant, pendant et à la fin de la recherche. Cependant, dans certains cas exceptionnels, le promoteur peut décider qu'un suivi centralisé accompagné de procédures telles que la formation des investigateurs, des réunions et des instructions écrites détaillées peut garantir une conduite appropriée de la recherche conformément aux présentes bonnes pratiques cliniques. Ce type de suivi ne peut être envisagé sans une vérification préalable sur le lieu de recherches que les ressources disponibles et l'organisation proposée dans ce lieu sont appropriées pour la conduite de la recherche (voir 4.1 et 4.2). Les données à vérifier peuvent être sélectionnées à l'aide d'un échantillonnage statistique. Monitoring à distance possible et pas 100% des données 06/02/2015 URC PARIS NORD 8

9 Monitoring : Définir les risques Risque pour le patient : sécurité (médicament ou DM, interventions, investigations ), droits des patients (consentements, données personnelles) Risques concernant les données : validité des données Score logistique et Impact pour les études institutionnelles prend en compte plusieurs éléments : le risque de la recherche A à D et : Schéma de l étude, impact des résultats Durée de l étude Nombre de patients Multicentrique ou non Complexité logistique et CRF 06/02/2015 URC PARIS NORD 9

10 Plan de monitoring : Mise en place sur site ou web conférence ou réunion investigateur Monitoring au premier patient inclus et puis quel rythme choisir? À chaque inclusion, tous les 3 ou 5 patients inclus Monitoring sur site ou centralisé? Avantages et inconvénients : Sur site : adéquation des locaux et du personnel, circuits DM, produits de santé, patient existence des patients À distance : contrôle de cohérence et du remplissage des ecrf, gestion des queries 06/02/2015 URC PARIS NORD 10

11 Plan de monitoring : Définir le % de dossiers à monitorer à 100% puis définir les données à monitorer obligatoirement, par exemple : Existence du patient Consentement Critères de sélection Critère de jugement principal EIG Administration du traitement / randomisation 06/02/2015 URC PARIS NORD 11

12 Plan de monitoring et gestion du monitoring Le plan de monitoring peut être adapté tout au long de l étude : illustration de la méthode de gestion de la qualité dite PDCA (Plan-Do-Check-Act), WIKIPEDIA. Cf aussi roue de Deming 06/02/2015 URC PARIS NORD 12

13 Rappel : Visite de monitoring Le 1 er monitoring d un centre, est important car il permet de : Voir les erreurs et de les corriger avant l inclusion d un trop grand nombre de patients Rappeler le protocole, les procédures réglementaires si besoin Apporter les modifications logistiques si nécessaires 06/02/2015 URC PARIS NORD 13

14 Rappel : Visite de monitoring Dans chaque centre Vérification et mise à jour du classeur investigateur : - Modification substantielle : nouvelle version de protocole et de consentement (mis de préférence dans les CRFs ou pochette en remplacement des anciennes versions) - Mise à jour du FDT avec les CV correspondant - Modification des feuilles de routes ou procédures - Correspondance en rapport avec le monitoring et les EIG 06/02/2015 URC PARIS NORD 14

15 Rappel : Visite de monitoring dossier patient Lors de chaque monitoring, l ARC doit vérifier les points suivants pour chaque patients inclus : 1/ Notification dans le dossier source de la participation du patient à la recherche avant tout acte spécifique à la recherche Ce point est important car ce sera la première chose vérifiée en cas de perte de consentement 06/02/2015 URC PARIS NORD 15

16 Rappel : Visite de monitoring dossier patient 2/ Vérifier le consentement : son existence et sa conformité Nom et prénom du patient Version du protocole Date et signature du patient : date antérieure à toute procédure liée à la recherche Date et signature investigateur : date au mieux le même jour que le patient et signature confrontée à celle du FDT Procédure d obtention du consentement, 2 ou 3 exemplaires : l investigateur garde l original le patient garde une copie et si dans les POS, le promoteur récupère une copie mais sous enveloppe scellée 06/02/2015 URC PARIS NORD 16

17 Rappel : Monitoring des CONSENTEMENTS : pourquoi? Pourquoi? Protection et droit de la personne Accès aux données sources Pour l utilisation des données du patient dans la recherche Responsabilité de l investigateur Disposition pénale (article du code pénal 3 ans d emprisonnement et d amende) 06/02/2015 URC PARIS NORD 17

18 Rappel : Visite de monitoring dossier patient 3/ Respect des critères d inclusion et de non inclusion 4/ Le recueil des critères de jugement, 06/02/2015 URC PARIS NORD 18

19 Rappel : Visite de monitoring dossier patient / pharmacie 5/ Les traitements Vérifier l attribution des traitements Respect de randomisation Respect de la posologie Levée d aveugle Vérifier la gestion des traitements Comptabilité Observance Dispensation 06/02/2015 URC PARIS NORD 19

20 Rappel : Visite de monitoring dossier patient 6/ Les évènements indésirables graves (EIGs): Faire l inventaire des EIGs Les nouveaux EIGs Vérifier leur notification Vérifier si le formulaire est complété ou le faire compléter Si personne n est disponible le TEC voire l ARc peuvent remplir le questionnaire et la faxer pour déclaration au promoteur en mentionnant le nom et les fonctions du déclarant. Le formulaire devra être compléter (imputabilité) et daté/ signé par un investigateur. Les EIGs déclarés Vérifier la mise à jour du suivi (Follow up) 06/02/2015 URC PARIS NORD 20

21 Rappel : Visite de monitoring Dans chaque centre Vérifier le matériel - CRF vierges restants + NFIC - Unités thérapeutiques - Autres matériels triptyques, feuilles de route, kit labo Discuter des problèmes rencontrés dans le centre et aider à trouver des solutions (ex: l état d avancement des inclusions dans le centre) moment d échange investigateur / promoteur Répondre aux queries 06/02/2015 URC PARIS NORD 21

22 Rappel : Visite de monitoring Les cahiers d observation sont revus par rapport aux dossiers sources afin d identifier : Les données illisibles Les données manquantes Les données erronées Les éventuelles déviations au protocole 06/02/2015 URC PARIS NORD 22

23 Rappel : Visite de monitoring déroulement Les corrections : en présence de l investigateur ou une personne habilitée (FDT) la donnée à corriger est barrée tout en restant lisible La nouvelle donnée est inscrite à proximité apposition du paraphe et de la date de la correction à côté /02/2015 URC PARIS NORD 23

24 Rappel : Visite de monitoring..et après? Suite à un monitoring : L ARC rédige un rapport selon le délai défini avec le chef de projet ou selon les POS du promoteur Reporte tout élément vu lors de la visite de monitoring Reporte toute déviation constatée lors de la visite de monitoring et l action corrective mise en place Fait un bilan des problèmes non résolus 06/02/2015 URC PARIS NORD 24

25 Chef de projet et monitoring Et le chef de projet dans tout ça? 06/02/2015 URC PARIS NORD 25

26 Chef de projet et monitoring Élabore : Le plan de monitoring, Des documents types pour faciliter le monitoring des ARCs : Check list monitoring : les documents / le matériel à emporter en monitoring Ce qu il y a à vérifier lors d une visite : Consentement, EIGs, CRFs*, classeurs, logistique les notes à prendre sur site à chaque visite pour chaque personne incluse dans l étude *Possibilité de faire un CRF annoté : explications sur les données à vérifier 06/02/2015 URC PARIS NORD 26

27 Chef de projet et monitoring Élabore : des documents types pour faciliter le monitoring des ARCs et le suivi par le CP : Tableau de reporting (soit logiciel soit tableau excel), pour le suivi post monitoring : un tableau par étude pour tous les ARC avec toutes les infos nécessaires pour le suivi : patients inclus, date d inclusion, visites faites et monitorées, visites saisies ou gelées Rapport de monitoring plannings et calendriers : pour définir les objectifs et deadline 06/02/2015 URC PARIS NORD 27

28 Chef de projet et monitoring Forme les ARC : À l étude Objectifs, schéma, traitements, critères d évaluation, EI/EIG attendus À la prise de RDV de monitoring Comment prendre RDV, à quelle fréquence? Au remplissage des «tableaux suivis patients» suite aux visites de monitoring Tableaux reflétant ce qui a été vu/validé en visite de monitoring, de ce qu il reste à corriger, à remplir, à faire 06/02/2015 URC PARIS NORD 28

29 Chef de projet et monitoring Lit, corrige, valide les rapports : vérifie la cohérence des informations dans les rapports, la bonne utilisation des versions de protocole, note d info Remonte les non conformités si besoin et entreprend les actions correctrices Vérifie les transmissions des infos à la PV, AQ, Data/ Stat si nécessaire Valide le plan de data-management Prépare des newsletter, mailing Organise les réunions investigateurs 06/02/2015 URC PARIS NORD 29