APPEL D OFFRES «RECHERCHE d UN PRESTATAIRE INTEGRATEUR des PRODUITS SAGE 1000» CAHIER DES CHARGES Page 1/5
ARTICLE 1 PREAMBULE 2, place Saint Martin 57000 METZ Intervenant pour le compte de : CILGERE 176, rue Montmartre 75002 PARIS LOGEHAB 73, grande rue Saint Cosme BP 231 71106 CHALON SUR SAONE Cedex Ainsi que les Filiales respectives de CILGERE et celles de LOGEHAB. 1.1 Contexte du projet : CILGERE, LOGEHAB et leurs filiales sont des acteurs d Action Logement (anciennement 1 % Logement) au service des entreprises et de leurs salariés. Ils apportent des réponses concrètes aux besoins de logement des salariés : - Trouver un logement en location. - Obtenir le meilleur financement immobilier. - Accéder à la propriété. - Réaliser des travaux spécifiques. - Faire face à des difficultés financières. - Accompagner la mobilité professionnelle. Ils assurent des missions de gestion sociale pour l'entreprise : - Une information claire et précise sur les utilisations du 1 % Logement. - Des solutions adaptées à la situation de tous les salariés de l'entreprise. - L'accès privilégié à un parc de logements locatifs diversifié. - L'accompagnement de la mobilité professionnelle. - La valorisation du patrimoine immobilier des entreprises. Toutes ces entités appuient leur organisation sur des ancrages territoriaux forts, avec plusieurs implantations qui couvrent l ensemble du territoire national et s appuient sur une association, RESSOURCES, qui porte les moyens informatiques (humains et matériels). Page 2/5
ARTICLE 2 Environnement informatique Toutes ces entités utilisent aujourd hui les outils de la gamme SAGE : Comptabilité 1000 Trésorerie 1000 Immobilisations 1000 Etats comptables et financiers 1000 L infrastructure informatique est gérée par RESSOURCES, et centralisée sur le site de Metz. Toutes les entités issues de CILGERE, LOGEHAB et leurs filiales, sont implantées en France sur une trentaine de sites, principalement basés dans ou à proximité des villes suivantes : Paris / Dunkerque / Metz / Nancy / Strasbourg / Auxerre / Sens / Chalon / Macon / Nevers / Moulins / Montluçon / Vichy / Clermont / Lyon / Nantes / Niort / Bordeaux / Agen / Toulouse / Pau / Aix en Provence. Tous les sites sont interconnectés entre eux par un réseau SFR de type IP/VPN. Nous disposons : - d une architecture informatique centralisée sur le site de Metz, - d environ 600 utilisateurs, - d une infrastructure CITRIX XenApp 6 (16 serveurs) et VMware, - d une trentaine de serveurs de type HP pour les serveurs rackable et de type IBM pour nos 2 châssis BladeCenter, - d une baie IBM DS4700 et d une baie HP MSA1000, - d un AS400 qui est notre serveur de production, - d un système de messagerie Lotus Notes (2 serveurs en Cluster Domino), hébergeant également des bases applicatives Lotus, - un plan de reprise d activités à froid chez IBM (Site Collégien à Paris). - Les applications SAGE (Comptabilité 1000, Trésorerie 1000, Immobilisations 1000, Etats Comptables et Financiers 1000) sont installées, aujourd hui, sur un serveur unique. Ce serveur est un serveur physique, qui pourrait intégrer l architecture VMWare. Il est installé en Windows Server 2003 SP1. La base de données est Microsoft SQL Server v8. De nombreux lots comptables issus du logiciel AS400 et des applicatifs Lotus sont intégrés dans la comptabilité Sage. Le produit ACTIX permet d automatiser une partie de ces intégrations. ARTICLE 3 Descriptif L objectif du projet est de trouver un nouveau prestataire intégrateur pour les produits SAGE 1000, pour les entités RESSOURCES, CILGERE, LOGEHAB et leurs filiales respectives. Page 3/5
Il doit accomplir les missions suivantes : 1. Faire évoluer la version actuelle 5.10 vers la version 5.52, et ultérieurement vers la version 6, 2. Assurer la maintenance des différents produits Sage implantés actuellement sur les différents sites de RESSOURCES, CILGERE, LOGEHAB et leurs filiales respectives, 3. Assister les personnels utilisateurs des entités par l intermédiaire d un collaborateur «référent produit», 4. Fusionner certaines bases actuelles, selon les besoins, de la façon suivante : - Pour LOGEHAB : Renommer la base CILGERE Centre Est en LOGEHAB, Créer, par duplication des paramètres existants sur la base de LOGEHAB, une nouvelle base Sage «CCI de Clermont», - Pour CILGERE : Fusionner les principales bases actuelles, au nombre de 6, en une seule base. - Pour RESSOURCES : Il n existe, à ce jour, qu une seule base. 5. Remplacer le produit ACTIX par un produit mieux intégré à la gamme des produits Sage, 6. Passer d une intégration manuelle des écritures à une intégration automatisée et sécurisée, 7. Opérer des améliorations sur certains produits, comme par exemple «Trésorerie 1000» : - intégration des flux de banque à banque et des achats / ventes de SICAV (avec constatation des plus values) dans l interface de Trésorerie 1000 à Comptabilité 1000, - inscription automatique de la prévision (virements et prélèvements) dans le logiciel de trésorerie (interface base de règlements / logiciel de trésorerie), - mise en place de statistiques automatisées, cumulées par société et banques, - conversion de fichiers PDF en fichiers XLS, - amélioration de l ergonomie du logiciel. 8. Opérer des améliorations sur certains produits, comme par exemple «Comptabilité 1000» : - perfectionner l intégration de certains fichiers dans Sage Comptabilité (Précil, Lotus, Paye ), - mettre en place un outil pertinent de contrôle, - faciliter l extraction de données, l établissement automatique de certains états. 9. Effectuer les formations adaptées au passage à la version 6, pour une quarantaine de personnes avec remise d un support écrit de formation ainsi que toutes les documentations techniques des équipements mis en place, Nous souhaitons la désignation, chez le prestataire retenu, d un interlocuteur référent par application Sage 1000. ARTICLE 4 Descriptif quantitatif Le nombre de bases actuelles de RESSOURCES, CILGERE, LOGEHAB et de leurs filiales respectives est de 12, selon la répartition suivante : - LOGEHAB 5 (aujourd hui 182 000) - CILGERE 6 (aujourd hui 306 000) - RESSOURCES 1 (aujourd hui 2 000) Figure entre parenthèses le volume d écritures comptables connu à ce jour. Page 4/5
ARTICLE 5 Délai de réalisation Le calendrier de réalisation du projet est le suivant : - Le 06 juillet 2011 dès la signature du marché : prise en charge de la mission. - Le 25 juillet 2011 : mise en place de la version 5.52. - Du 27 au 29 juillet 2011 : réalisation de la fusion des bases comptables. - Du 01 au 05 août 2011 : tests de contrôle à réaliser par les utilisateurs. - Le 08 août 2011 : validation de la fusion des bases après analyse et correction des éventuels dysfonctionnements constatés lors des tests de contrôle. - Du 22 au 26 août 2011 : définir la planification des autres demandes à traiter sur le 3 ème trimestre 2011. Un planning des interventions devra obligatoirement être remis par le candidat. Page 5/5