Standard d'échange de données pour l'archivage Profil pour l archivage des données d aide sociale à l enfance SOMMAIRE 1. Contexte 2. Objectif 3. Fonctions d export souhaitées 4. Export des données à verser 4.1. Nature des données à verser 4.2. Structure du bordereau de versement (message de transfert) 4.2.1 En-tête 4.2.2 Contenu 5. Export des données à éliminer 5.1. Nature des données à éliminer 5.2. Structure du bordereau d élimination (message de demande d'élimination) 5.2.1 En-tête 5.2.2. Contenu Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 1
1. Contexte Aux termes des articles L 211-1 et L 211-4 du code du patrimoine, les archives publiques comprennent l ensemble des documents qui, quels qu en soient la date, la forme ou le support, procèdent de l activité de l Etat, des collectivités territoriales, des établissements et entreprises publiques, et des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d une mission de service public, ainsi que les minutes et répertoires des officiers publics et ministériels. «A l expiration de leur période d utilisation courante par les services et organismes qui les ont produits ou reçus, les documents font l objet d un tri pour séparer les documents à conserver et les documents dépourvus d intérêt administratif et historique, destinés à l élimination» (article L 212-3). Les documents à conserver doivent être transférés (versés) dans un service public d archives ; lors de leur versement, les documents doivent être accompagnés d un bordereau descriptif (bordereau de versement). De même, lorsque les services, établissements et organismes souhaitent éliminer des documents, ils doivent en aviser le service public d archives territorialement compétent en soumettant à son visa un bordereau d élimination ; toute élimination est interdite sans ce visa (article 16 du décret n 79-1037 du 3 décembre 1979 et article R. 1421-3 du code général des collectivités territoriales). Cet ensemble de règles s applique aussi bien aux documents papier qu aux documents électroniques. Lorsqu il s agit de dossiers papier référencés dans des bases de données, voire de dossiers entièrement électroniques, les données électroniques à conserver ou à détruire doivent être transmises ou signalées au service public d archives territorialement compétent sous forme électronique, conformément au standard d échange de données pour l archivage, dont la version 0.1 a été publiée par la DAF et la DGME en mars 2006 1. Les services publics d archives seront ainsi en mesure d inclure ces données dans leur propre système d information, en vue d en assurer la bonne conservation. Le standard d échange de données pour l archivage spécifie les messages nécessaires aux différents échanges entre le service versant (service à l origine du versement des données ou de la demande de visa d élimination) et le service public d archives. Sont en particulier décrits les bordereaux de versement et d élimination eux-mêmes, mais aussi d autres messages nécessaires au cas où le dialogue entre le service versant et le service public d archives se poursuit sous forme électronique (accusés de réception, messages d anomalie, etc.). Tous ces messages prennent la forme de fichiers XML, conformes aux règles de l UN/CEFACT, organisme des Nations Unies compétent pour l harmonisation du commerce électronique et des échanges électroniques en général. Lorsque les données électroniques à archiver sont gérées dans une application, le standard d échange doit être mis en œuvre par cette application. 1 https://www.ateliers.adele.gouv.fr/ministeres/projets_adele/a103_archivage_elect/public/standard_d_echange_d/folder_contents ou http://synergies.modernisation.gouv.fr/img/pdf/archives_echanges_v0-1_description_standard_v1-0.pdf Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 2
2. Objectif Le présent profil concerne la manière dont les progiciels qui assurent la fonction de gestion des dossiers d aide sociale à l enfance (ASE) doivent sélectionner et exporter les données à verser ou à éliminer, conformément au standard d échange de données pour l archivage. Les données sélectionnées seront ensuite soumises au service public d archives territorialement compétent par les services de l ASE des conseils généraux pour versement ou élimination. Elles comportent : - la nature des données à verser et à conserver par le service public d archives territorialement compétent à l issue de leur durée d utilité administrative, établie en conformité avec la circulaire AD 98-6 du 6 juillet 1998 relative au traitement des archives produites dans le cadre de l aide sociale en faveur des mineurs ; - la structure du bordereau de versement (description des dossiers à verser) ; - la nature des données à détruire à l issue de leur durée d utilité administrative, établie en conformité avec la circulaire AD 98-6 du 6 juillet 1998 relative au traitement des archives produites dans le cadre de l aide sociale en faveur des mineurs ; - la structure des bordereaux d élimination (description des données à détruire) ; - les fonctions d export souhaitées (mode de déclenchement, paramètres...). Les messages autres que le bordereau de versement et le bordereau d élimination décrits par le standard d échange (accusés de réception...) n ont pas été retenus dans le présent profil car il n est pas prévu, dans un premier temps, que les échanges entre les services de l ASE et le service public d archives territorialement compétent se déroulent sous forme entièrement dématérialisée. Le profil a été établi par un groupe d archivistes départementaux et d informaticiens des conseils généraux, animé par Nathalie Regagnon (Archives départementales de la Haute-Garonne) et Céline Guyon (Archives départementales de l Aube), avec l appui de la direction des Archives de France. Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 3
3. Fonctions d export souhaitées L export des données à verser et l export des données à éliminer doivent pouvoir être déclenchés manuellement, à partir de l interface du progiciel. Ce déclenchement doit être possible pour un utilisateur métier disposant du rôle d administrateur de données 2. L export des données à verser et l export des données à éliminer doivent pouvoir être déclenchés indépendamment l un de l autre. Les données du progiciel qui ont été exportées doivent être «marquées» dans la base (suppression logique), de manière à pouvoir être détruites facilement de cette base (suppression physique) une fois que l autorisation du service public d archives territorialement compétent a été obtenue. Il est prévu qu un export porte sur un ensemble de dossiers individuels clos dans un intervalle de dates spécifié. Un dossier individuel est réputé clos lorsque le service de l ASE n a plus compétence pour suivre l enfant ; trois cas de figures ont été mis en évidence : les 21 ans de l enfant, l adoption de l enfant ou son décès. Dans le contexte actuel, les dossiers des enfants suivis par l ASE sont versés sous forme papier. L export des données électroniques à verser devra donc être concomitant du versement des dossiers papier et porter sur les mêmes enfants. Il est demandé aux éditeurs d exporter un maximum de données en clair, c est-à-dire de «traduire» les codes utilisés dans le progiciel au moment de l export (ex. : ne pas mettre «1B» mais «Troyes» pour désigner une commune). 2 L administrateur de données tel qu on l entend ici est le référent chargé de procéder concrètement aux versements et aux éliminations de données depuis la base métier. Il dispose de droits spécifiques pour ce faire et est désigné en concertation avec le service informatique et le service d archives territorialement compétent. Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 4
La fonction d export doit proposer à l utilisateur un certain nombre de paramètres, décrits ci-après (ils correspondent à des balises du standard d échange) : Paramètres Balises du standard Caractéristiques Objet de l export <Comment> Liste de choix Date de l export <Date> Renseignée automatiquement Intervalle de dates des dossiers à exporter <OldestDate> ; <LatestDate> A saisir Identifiant de l export <TransferIdentifier> ; <DestructionRequestIdentifier> Renseignée automatiquement Nom, identifiant et adresse du service d archives destinataire <Address> ; <ArchivalAgency> Peut-être pré-paramétré Nom, identifiant et adresse du service réalisant l export <Address> ; <TransferringAgency> Peut-être pré-paramétré Nom, prénom et fonction de la personne qui réalise l export <Contact> Peut être pré-paramétré Nom, identifiant du service qui a produit les données <OriginatingAgency> Peut être pré-paramétré Référence du contrat de service <ArchivalAgreement> Peut-être pré-paramétré Langue de description <DescriptionLanguage> ; <Language> Peut-être pré-paramétré Niveaux de description <DescriptionLevel> Peut-être pré-paramétré Intitulé de l export <Name> Liste de choix Historique de la conservation <CustodialHistory> Pourra être pré-paramétré Accessibilité de la description <DescriptionAudience> Peut-être pré-paramétré Mots clés <Keyword> Peut-être pré-paramétré Communicabilité <AccessRestriction> Peut-être pré-paramétré DUA et sort final <Appraisal> Peut-être pré-paramétré Référence du dossier papier <RelatedObjectReference> A saisir manuellement Par export, on entend soit l export des données à verser dans un service public d archives, soit l export des données à éliminer dans le cadre d une demande de visa d élimination. [Cette liste est à affiner ou à compléter suivant les logiciels concernés et les discussions avec les éditeurs] Le progiciel doit comporter un historique des exports réalisés (nature de l export : versement ou demande de visa d élimination, date de l export, date de destruction des données suite au visa du service public d archives territorialement compétent). Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 5
4. Export des données à verser 4.1. Nature des données à verser Les données à verser sont présentées dans le tableau ci-dessous (informations de pérennisation et de description). Ce tableau vient également expliquer et préparer les exports automatisés de données conformément au standard d échanges de données pour l archivage : 1. la structure de la description du contenu de données est établie en amont des versements et est conforme aux règles de la norme internationale de description des archives, l ISAD(G) 2. les métadonnées, qui rassemblent toutes les informations permettant d identifier, de gérer et de retrouver les données versées ou éliminées : elles se découpent en information de pérennisation, de représentation et de description 3. le contenu de données : dans le cadre de l ASE, il a été décidé de ne conserver que des données permettant d identifier et de retrouver un enfant ; l ensemble des dossiers individuels est versé sous forme papier. Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 6
Structure de la description Métadonnées Contenu de données Niveau 1 (<Archive>) Niveau 2 (<ArchiveObject>) Information de pérennisation et de description Information de représentation Documents versés en pièces jointes ou encapsulés Aide sociale à l enfance : dossiers individuels clos en 2000. Enfant 1 - Numéro de l individu - Nom - Prénom - Patronyme - Sexe - Date de décès - Date et lieu de naissance - Numéro de dossier familial ou de fratrie - Dates du début de la première mesure - Date de clôture du dossier - Motif de clôture du dossier - Adresse (n, rue, code postal, commune) où l enfant résidait lors de la première mesure ASE - Sectorisation de l adresse de l enfant : canton, secteur, quartier, circonscription, etc. Sans objet Sans objet Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 7
4.2. Structure du bordereau de versement (message de transfert) Concernant la structure et le contenu du bordereau de versement, il convient de se reporter au standard d échanges de données pour l archivage publié par la DGME et la DAF (chapitres 3.6.19 pour les données d en tête du bordereau de versement et 3.5.2 pour le détail des métadonnées de pérennisation). Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 8
4.2.1. En-tête BBIE (attribut) Type Définition et commentaires Exemple ArchiveTransfer Comment TextType Commentaires sur le versement ; y mettre un intitulé. <Comment>Versement de dossiers d aide sociale à l enfance</comment> Date DateTime Date du versement. <Date format=«iso8601»>2090-03-20</date> TransferIdentifier IdentifierType = Identifiant du versement : l identifiant donné par le service versant <TransferIdentifier SchemeAgencyName=«Aube.Conseil SchemeAgencyName au versement. Général. DIDAMS»>ID-01-5689</TransferIdentifier> HashCode (sans objet) Signature (sans objet) Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 9
On précise dans le message ci-dessus quels sont les services concernés par le versement (service versant et service public d archives) ainsi que les contacts et adresses nécessaires : BBIE (attribut) Type Définition et commentaires Exemple Address Country <Country>France</Country> LineOne TextType Ligne 1 de l adresse du service versant ou des AD. <LineOne>23 rue de la Faourette</LineOne> LineTwo TextType Ligne 2 de l adresse. <LineTwo><Postcode>10000</Postcode><CityName> Troyes</CityName></LineTwo> Contact JobTitle TextType Position ou fonction de la personne assurant le contact. <JobTitle>Chef de service</jobtitle> PersonName TextType Nom de la personne ou du service à contacter. <PersonName>M. Dupont</PersonName> Responsability TextType Description textuelle des responsabilité(s) générales ou spécifiques <Responsability>correspondant archives</responsability> du contact. Organization Transferring Agency Name TextType Description textuelle du service versant. <Name>Service de l aide sociale à l enfance du Département de l Aube</Name> Identification IdentifierType = Identifiant unique du service versant. A préciser. SchemeName ArchivalAgency <Identification SchemeName="Identifiants des services versants de l'aube">ase</identification> Name TextType Description textuelle du service d archives. <Name>Archives départementales de l Aube</Name> Identification IdentifierType = : Identifiant unique du service d archives. <Identification SchemeName="Identifiants de la direction des SchemeName archives de France">FRAD010</Identification> Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 10
4.2.2 Contenu Une <Archive> correspond à l ensemble des dossiers individuels clos pendant un intervalle de dates donné (exemple : une année complète). Chaque <ArchiveObject> correspond au dossier clos d un enfant. Voici, sous forme de schéma un exemple illustrant la structure de la partie descriptive d un bordereau : Dossiers d aide sociale à l enfance clos en 2000 --- Dossier 125 --- Dossier 195 --- Dossier 602 <Archive> <ArchiveObject1> <ArchiveObject2> <ArchiveObject3> Dans la partie <Archive>, on trouvera l équivalent du sommaire ou du résumé de versement : l objet et l intitulé du versement, les dates extrêmes des données transférées, l historique du versement, le service producteur, la durée d utilité administrative des données transférées, leur sort final et leur communicabilité. Dans la partie <ArchiveObject>, on trouvera la description de chaque dossier individuel ; un dossier est identifié par un numéro unique, communicable à tous. L accès aux noms, prénoms, date de naissance des enfants est réservé au service d archives et au service versant. Une fois la DUA écoulée, le service versant n aura plus accès à ces données (cf. recommandation de la CNIL du 11 octobre 2005 et délibération de la CNIL n 88-52 du 10 mai 1988). Chaque partie susmentionnée comporte des mots-clés qui peuvent être communicables ou non. L indexation se fait au niveau le plus pertinent (Cf. ISAD(G)). Le diagramme UML ci-dessous présente la structure et le contenu d une archive complète et figure dans le standard d échanges de données pour l archivage, partie 3.5.2. Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 11
Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 12
BBIE (attribut) Type Définition et commentaires Exemple Archive ArchivalAgreement IdentifierType Indique la référence, la date et la version du contrat de service à <ArchivalAgreement>Contrat_20070905_v0</ArchivalAgreeme appliquer pour les données de l ASE. Il a été établi entre les nt> différents services intervenant dans le processus d'archivage (service des archives, service informatique, service d'aide sociale) ArchivalProfile Identifier Précise quel profil du standard d'échange a été utilisé <ArchivalProfile>ASE</ArchivalProfile> DescriptionLanguage CodeType = name + Langue de description. <DescriptionLanguage name= «ISO639-2» listuri= listuri «codetables/archives_echanges_v0- Elle fait appel à une table incluse dans le standard d échange, elle-1_language_code.xsd>fr</descriptionlanguagemême compatible avec la norme ISO639-2 DescriptionLevel CodeType = listuri Niveau de description au sens de la norme ISAD(G) : Subseries. <DescriptionLevel listuri= «codetables/archives_echanges_v0- (sous-série) 1_descriptionlevel_code.xsd>subseries</DescriptionLevel> Fait appel à une table incluse dans le standard d échange. Name TextType Intitulé du contenu d information. <Name>Aide sociale à l enfance : dossiers individuels clos en 2000.</Name> Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 13
Archive. ContentDescription CustodialHistory TextType On peut indiquer notamment comment s est effectué le passage de <CustodialHistory>L extraction a été réalisée le 02/02/2001 par l application d origine au fichier archivable, le nom, la version, la Elodie Dupont à l aide du module d export pour l archivage du date du logiciel, l éditeur du logiciel, mais aussi les motifs de progiciel Perceaval (1.1), etc.</custodialhistory> clôture des dossier et expliquer que la date de fin de la dernière mesure n équivaut pas forcément à la clôture du dossier ASE, etc. Description TextType Permet de donner des précisions sur le contenu de l'archive. Par <Description> Reprise totale du parcours des enfants lors du exemple, qualifier et dater les reprises de données (avec ou sans changement de logiciel</description> historique du parcours de l individu, etc.), indiquer l existence d une charte de saisie des données, etc. DescriptionAudience CodeType = listuri Permet d indiquer si les précisions sur le contenu de l Archive sont <DescriptionAudience listuri= à diffusion interne ou externe (communicable ici). «CodeTable/archives_echanges-v0-1_descriptionaudience_code.xsd»>external</ DescriptionAudience> Language CodeType = name + Langue du contenu de l objet. <Language name= «ISO639-2» listuri= listuri «codetables/archives_echanges_v0- Fait appel à une table incluse dans le standard d échange 1_language_code.xsd>fr</Language> LatestDate DateTime Date de fin du contenu : date la plus récente concernant un enfant. <LatestDate format=«iso8601»>2000</ LatestDate> OldestDate DateTime Date de début du contenu : date la plus ancienne concernant un <OldestDate format= «ISO8601»>1990</ OldestDate> enfant. OtherDescriptiveData TextType Autres informations sur l objet <OtherDescriptiveData> </ OtherDescriptiveData> Size MeasureType On utilise cette balise pour inscrire le volume du versement papier <Size unitcode= "MTR">5</Size> Les codes d unités doivent théoriquement être conformes à la recommandation n 20 de l UN/CEFACT (http://www.unece.org/cefact/codesfortrade/codes_index.htm). Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 14
Archive. Content description. Organization OriginatingAgency Name TextType Nom du producteur. <Name>Service de l aide sociale à l enfance du Département Identification IdentifierType = Identifiant unique du producteur. SchemeName Le mot-clé retenu pour la partie Archive est : - aide sociale à l enfance Archive. Content description. Address (sans objet) Archive. Content description. Keyword de l Aube</Name> <Identification schemename=«système d identification des services producteurs de l'aube»>ase</identification> Il faut être au maximum conforme au thésaurus W dans la valeur du mot-clé. Si certains services d'archives utilisent un thésaurus interne, il faut le préciser et définir la valeur des mots-clés dans le contrat de service. Il convient de se reporter au tableau énonçant les règles de description des mots-clés (p. 20) KeywordAudience Code Type= listuri Permet d indiquer le caractère confidentiel d un mot-clé (ici : <KeywordAudience external) listuri= «codetables/archives_echanges_v0-1_descriptionaudience_code.xsd»>external</keywordaudien ce> KeywordContent TextType Valeur du mot-clé <KeywordContent>Aide sociale à l enfance</keywordcontent> KeywordType Code Type= listuri Type de mot-clé : les termes d indexation référencés sont aussi <KeywordType listuri= «codetables/archives_echange_v0- précis que possible ; les termes de la DTD EAD ne sont pas repris. 1_keywordtype_code.xsd»>subject</KeywordType> Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 15
AccessRestriction - Code StartDate CodeType= listuri DateTime : format Archive. Content description. Rules Restriction d accès / communicabilité, soit 60 ans après clôture du <AccessRestriction> dossier. Cet attribut s applique à l ensemble de l Archive (c est-àdire <Code listuri= «CodeTables/archives_echanges_v0- à tous les dossiers individuels clos en 2000) et n a pas besoin d être répété au niveau de l ArchiveObject. 1_accessrestrictionl_code.xsd»>AR009</Code> <StartDate format=«iso8601»>2000-12-31</startdate> </AccessRestriction> La date de départ correspond toujours au 31 décembre de la date de clôture des dossiers (LatestDate). ArchiveObject DescriptionLevel CodeType = listuri Niveau de description : dossier. <DescriptionLevel listuri= «codetables/archives_echanges_v0-1_descriptionlevel_code.xsd>file</descriptionlevel> Name TextType Intitulé du contenu d information, tel qu il apparaît dans le <Name>n 129</Name> logiciel : il équivaut au numéro de l individu attribué par le progiciel. Le nom de l individu n est pas communicable et sera exporté dans la partie présentation du contenu (<contentdescription>) Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 16
ArchiveObject. ContentDescription Description TextType Permet de donner des précisions sur le contenu de l objet. Femme : <Description> [Nom], [Prénom] née [Patronyme] le [date de La description comportera les données suivantes : le nom, le naissance]</description> prénom, le patronyme et la date de naissance. Homme : <Description> [Nom], [Prénom] né le [date de naissance]</description> Exemples : <Description> Martin, Antoine né le 21/07/1988</Description> <Description>Dupont, Sophie Dupont née Boutarel le 21/09/1985</Description> DescriptionAudience CodeType = listuri Permet d indiquer si les précisions sur le contenu de l objet sont à <DescriptionAudience listuri= diffusion interne ou externe : ici, le contenu n'est pas «CodeTable/archives_echanges-v0- communicable. 1_descriptionaudience_code.xsd»>internal</DescriptionAudie nce> Pour l'instant, c'est au service d'archives de changer ce code d'internal à external lorsque le dossier devient communicable. Language CodeType = name + Langue du contenu de l objet. <Language name= «ISO639-2» listuri= listuri «codetables/archives_echanges_v0- Fait appel à une table incluse dans le standard d échange. 1_language_code.xsd>fr</Language> LatestDate DateTime Date la plus récente du dossier <LatestDate format= «ISO8601»>2000</ LatestDate> OldestDate DateTime Date la plus ancienne du dossier <OldestDate format= «ISO8601»>1990</ OldestDate> OtherDescriptiveData TextType Autres informations sur l objet : préciser en particulier qu il existe <OtherDescriptiveData>blablabla</ OtherDescriptiveData> un dossier papier correspondant. RelatedObjectReference IdentifierType = Permet d indiquer la référence d un autre objet et la nature du lien <!--Cote du dossier papier de l individu--> schemename et avec ce dernier (Ex. cote du dossier papier). <RelatedObjectReference schemename= cadre de classement schemeagencyname du service d Archives schemeagencyname= Archives départementales de l Aube >2987W1</RelatedObjectReference> ArchiveObject. Content description. Document (sans objet) Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 17
ArchiveObject. Content description. Keyword Les mots-clés pour la partie ArchiveObject sont : - le nom de l enfant, - le patronyme de l enfant, - le sexe de l enfant, - la date de naissance, - le lieu de naissance, - le n de dossier familial (+ la date de création + nom de l individu pour lequel le dossier a été créé) ou le n de fratrie, - le motif de clôture du dossier - l adresse où l enfant résidait lors de la première mesure ASE (dans certains logiciels, les adresses ne sont pas historicisées mais mises à jour à chaque changement : il s agit de l adresse où l enfant réside au moment de l archivage du dossier ; elle est de type rue, code postal, commune). - la commune, - le quartier, - le secteur, - la circonscription, - le canton, - etc. Il y a autant de balises keyword qu il y a de mots-clés. Il faut être au maximum conforme au thésaurus W dans la valeur du mot-clé. Si certains services d'archives utilisent un thésaurus interne, il faut le préciser et définir la valeur des mots-clés dans le contrat de service. Il convient de se reporter au tableau énonçant les règles de description des mots -clés (p. 20) KeywordAudience CodeType= listuri Permet d indiquer le caractère confidentiel d un mot-clé. Ne seront pas communicables : - le nom de l enfant, - son patronyme - son adresse <KeywordAudience listuri= «codetables/archives_echanges_v0-1_descriptionaudience_code.xsd»>external</keywordaudien ce> (internal pour certains : voir le détail ci-après) KeywordContent TextType Valeur du mot-clé <KeywordContent>Troyes</KeywordContent> KeywordType CodeType= listuri Type de mot-clé : les termes d indexation référencés sont aussi <KeywordType listuri= «codetables/archives_echange_v0- précis que possible ; les termes de la DTD EAD ne sont pas repris. 1_keywordtype_code.xsd»>geogname</KeywordType> Appraisal - Code CodeType= listuri ArchiveObject. ContentDescription. Rules Sort final de l archive après la durée de péremption. <Appraisal> <Code listuri= «CodeTables/archives_echanges_v0- Il s applique à chaque ArchiveObject dans la mesure où la durée 1_appraisal_code.xsd»>090C</Code> Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 18
- StartDate StartDate=DateTime d utilité administrative est de 90 ans à compter de la date de <StartDate format=«iso8601»>1988-06-28</startdate> naissance de l individu concerné. </Appraisal> L attribut StartDate aura donc pour valeur la date de naissance de l individu ; il conviendra d adapter son format à la norme ISO. Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 19
Règles de description des mots-clés (Keyword) Désignation du mot-clé KeywordAudience KeywordContent KeywordType Aide sociale à l enfance (sous Archive) External Aide sociale à l enfance (invariable) subject Nom de l enfant (sous ArchiveObject) Internal Ex : Dupont Nom Patronyme de l enfant (sous ArchiveObject) Internal Ex : Mériny Patronyme Sexe de l enfant (sous ArchiveObject) External F ou M Sexe de l enfant Date de naissance (sous ArchiveObject) External Ex : 21/05/1988 Date de naissance Lieu de naissance (sous ArchiveObject) External Ex : Troyes Lieu de naissance N de dossier familial ou le n de fratrie (sous External Ex : 1236589 Numéro de dossier ArchiveObject) Motif de clôture(sous ArchiveObject) External Fait appel à la table utilisée dans le logiciel. Motif de clôture Adresse où l enfant résidait lors de la première mesure Internal Ex : 12 route du moulin, 10000 Troyes Adresse ASE (sous ArchiveObject) Commune (sous ArchiveObject) External Fait appel à la table utilisée dans le logiciel. Commune On met en clair le nom de la commune Quartier (sous ArchiveObject) External Fait appel à la table utilisée dans le logiciel. Quartier Secteur (sous ArchiveObject) External Fait appel à la table utilisée dans le logiciel. secteur Circonscription (sous ArchiveObject) External Fait appel à la table utilisée dans le logiciel. Circonscription Canton (sous ArchiveObject) External Fait appel à la table utilisée dans le logiciel. Canton Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 20
5. Export des données à éliminer 5.1. Nature des données à détruire Les données non retenues pour la conservation définitive correspondent à toutes les données qui ne figurent pas dans la liste des données retenues (cf. 4.1. Nature des données à verser pour chaque enfant suivi par l ASE) et aux aides financières. L éditeur devra assurer la suppression logique et physique des doubles des données transférées aux Archives départementales, une fois la DUA écoulée. Il n est nul besoin de générer un bordereau d élimination pour cela. Le service d archives territorialement compétent n est pas destinataire des données destinées à la destruction ; il ne reçoit que les bordereaux d éliminations. Comme pour le papier, les bordereaux d élimination de données numériques doivent être le plus synthétique possible. Structure de la description Métadonnées Contenu de données Niveau 1 Information de pérennisation Information de représentation (<Archive>) Aide sociale à l enfance : données non - Date de clôture des dossiers la plus ancienne Sans objet Sans objet transférées - Date de clôture des dossiers la plus récente Aides financières - Date de la mesure la plus ancienne - Date de la mesure la plus récente Sans objet Sans objet Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 21
5.2. Structure du bordereau d élimination (message de demande d'élimination) Concernant la structure et le contenu du bordereau d élimination, il convient de se reporter au diagramme UML publié par la DGME et la DAF dans le standard d échanges de données pour l archivage (chapitres 3.6.10). Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 22
5.2.1 En-tête BBIE (attribut) Type Définition et commentaires Exemple ArchiveDestructionRequest Comment TextType Commentaires <Comment>Demande de destruction des données non transférées de l aide sociale à l enfance</comment> OU <Comment>Demande de destruction d aides financières (1999-2001)</Comment> Date DateTime Date de la demande d élimination <Date format=«iso8601»>2090-03-10t10:35:12z</date> DestructionRequestIdentifier Identifiant de la demande de destruction ou de la demande d autorisation de destruction. Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 23
On précise dans le message ci-dessus quels sont les services concernés par le versement (service versant et service public d archives) ainsi que les contacts et adresses nécessaires : BBIE (attribut) Type Définition et commentaires Exemple Address Country <Country>France</Country> LineOne TextType Ligne 1 de l adresse du service sollicitant le visa d élimination ou <LineOne>23 rue de la Faourette</LineOne> des AD. LineTwo TextType Ligne 2 de l adresse <LineTwo><Postcode>10000</Postcode><CityName> Troyes</CityName></LineTwo> Contact JobTitle TextType Position ou fonction de la personne assurant le contact <JobTitle>Chef de service</jobtitle> PersonName TextType Nom de la personne ou du service à contacter <PersonName>M. Dupont</PersonName> Responsability TextType Description textuelle des responsabilité(s) générales ou spécifiques du contact. <Responsability>correspondant archives</responsability> Organization Transferring Agency Name TextType Description textuelle du service sollicitant le visa d élimination. <Name>Service de l aide sociale à l enfance du Département de l Aube</Name> Identification IdentifierType = Identifiant unique du service versant. SchemeName ArchivalAgency <Identification SchemeName="Identifiants des services versants de l'aube">ase</identification> Name TextType Description textuelle du service d archives. <Name>Archives départementales de l Aube</Name> Identification IdentifierType = Identifiant unique du service d archives. Utiliser la codification des <Identification SchemeName="Identifiants de la direction des SchemeName AD prévue par la DAF. archives de France">FRAD010</Identification> Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 24
5.2.2 Contenu 5.2.2.1. Elimination des données non transférées BBIE (attribut) Type Définition et commentaires Exemple Archive ArchivalAgreement IdentifierType Indique la référence, la date et la version du contrat <ArchivalAgreement>Contrat_20070905_v0</ArchivalAgreement> de service à appliquer pour les données de l ASE. Il a été établi entre l éditeur et le Département. ArchivalProfile IdentifierType Précise quel profil du standard d'échange a été utilisé <ArchivalProfile>ASE</ArchivalProfile> DescriptionLanguage CodeType =name + Langue de description. <DescriptionLanguage name= «ISO639-2» listuri= listuri «codetables/archives_echanges_v0- Elle fait appel à une table incluse dans le standard 1_language_code.xsd>fr</DescriptionLanguage> d échange, elle-même compatible avec la norme ISO639-2. DescriptionLevel CodeType = listuri Niveau de description : ici, recordgroup. <DescriptionLevel listuri= «codetables/archives_echanges_v0-1_descriptionlevel_code.xsd>recordgrp</descriptionlevel> Name TextType Intitulé du contenu d information. <Name>Aide sociale à l enfance : données non transférées, </Name> Archive. ContentDescription CustodialHistory TextType On peut indiquer notamment la liste de champs non <CustodialHistory>Champs non retenus : date d envoi des courriers, retenus, le nom de l éditeur du logiciel, la façon dont il etc.</custodialhistory> a procédé, etc. Description TextType Donner la liste des dossiers concernés par les données non retenues Language CodeType = name + Langue du contenu de l objet. <Language name= «ISO639-2» listuri= listuri Fait appel à une table incluse dans le standard «codetables/archives_echanges_v0-1_language_code.xsd>fr</language> d échange. LatestDate DateTime Date la plus récente des dossiers. <LatestDate format=«iso8601»>2000</ LatestDate> OldestDate Date la plus ancienne des dossiers. <OldestDate format=«iso8601»>1990</oldestdate> Archive. ContentDescription. Organization OriginatingAgency Name TextType Description textuelle du producteur. <Name>Service ASE</Name> Identification IdentifierType= Identifiant unique du producteur. schemename A préciser <Identification schemename= Identifiants des services producteurs de l'aube >ASE</Identification> Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 25
5.2.2.2. Elimination des aides financières BBIE (attribut) Type Définition et commentaires Exemple Archive ArchivalAgreement IdentifierType Indique la référence, la date et la version du contrat <ArchivalAgreement>Contrat_20070905_v0</ArchivalAgreement> de service à appliquer pour les données de l ASE. Il a été établi entre les parties prenantes du processus d'archivage (service d'archives, service informatique, service d'aide sociale). ArchivalProfile IdentifierType Précise quel profil du standard d'échange a été utilisé <ArchivalProfile>ASE</ArchivalProfile> DescriptionLanguage CodeType = name + Langue de description. <DescriptionLanguage name= «ISO639-2» listuri= listuri «codetables/archives_echanges_v0- Elle fait appel à une table incluse dans le standard 1_language_code.xsd>fr</DescriptionLanguage> d échange, elle-même compatible avec la norme ISO639-2 DescriptionLevel CodeType = listuri Niveau de description : ici, subseries. <DescriptionLevel listuri= «codetables/archives_echanges_v0-1_descriptionlevel_code.xsd>subseries</descriptionlevel> Name TextType Intitulé du contenu d information. <Name>Aides financières (1999-2000)</Name> Archive. ContentDescription CustodialHistory TextType On peut indiquer notamment la liste des aides <CustodialHistory>liste des aides</custodialhistory> financières destinées à la destruction. Language CodeType = name + Langue du contenu de l objet. <Language name= «ISO639-2» listuri= listuri «codetables/archives_echanges_v0-1_language_code.xsd>fr</language> Fait appel à une table incluse dans le standard d échange. LatestDate DateTime Date de la mesure la plus récente <LatestDate format=«iso8601»>2000</ LatestDate> OldestDate DateTime Date de la mesure la plus ancienne <OldestDate format=«iso8601»>1999</oldestdate> Archive. ContentDescription. Organization OriginatingAgency Name TextType Description textuelle du producteur. <Name>Service ASE</Name> Identification IdentifierType=Sche Identifiant unique du producteur. mename <Identification schemename=«système d identification des services producteurs de l'aube»>ase</identification> Profil ASE : version 1.0 du 7 mai 2007 26