Cahier des charges Remontée des ventes

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1 DIFFUSEURS INFOS SERVICES Cahier des charges Remontée des ventes VERSION DU 09/06/00 - Préambule - Règles techniques 3 - Règles de gestion 4 - Indice de fiabilité des remontées des ventes 5 - Remontée des ventes à mi-journée 6 - Gestion de la TVA Presstalis 30 rue Raoul Wallenberg 593 Paris cedex 9

2 - Préambule Le présent document décrit les protocoles de remontée des ventes vers PRESSTALIS. Cette remontée des ventes est soumise à l homologation du logiciel utilisé dans la solution informatique du diffuseur. Cette homologation garantit la conformité d une version d un logiciel destiné aux diffuseurs de presse à une version donnée d un cahier des charges diffusé par PRESSTALIS. Les procédures permettant au système informatique du diffuseur de se connecter au réseau PRESSTALIS et d échanger des fichiers avec PRESSTALIS sont décrites dans un autre document intitulé : Connexion diffuseur. Le respect de ces procédures est un impératif pour permettre l homologation du logiciel à la remontée des ventes vers PRESSTALIS. La première partie de ce document abordera les règles techniques de cette remontée d informations et la seconde les règles de gestion à respecter au sein du logiciel diffuseur pour pouvoir être autorisé à remonter ces fichiers vers le système d information de PRESSTALIS. Seuls seront pris en compte les fichiers générés par un logiciel se conformant au présent cahier des charges et homologués par PRESSTALIS pour la remontée des ventes. Page

3 - Règles techniques. - Description générale Le fichier de remontée des ventes est envoyé chaque soir, après la fin de journée, par le système informatique du diffuseur vers le serveur FTP correspondant. Actuellement, le diffuseur peut ne remonter qu un seul fichier de ventes par jour mais le système doit prévoir la possibilité de remonter un ou plusieurs fichiers concernant la même journée de ventes (voir point 5 du présent document). Ces fichiers de ventes sont traités par les systèmes informatiques de PRESSTALIS soit pour les besoins propres de PRESSTALIS, soit pour fournir des informations aux systèmes informatiques des dépositaires dans le cadre de SARRA, ou pour Made In Presse, ou la sur-rémunération Q.. Lors du traitement de ces fichiers de ventes, un fichier d accusé d intégration de ces fichiers est constitué et mis à disposition dans le répertoire OUT du serveur FTP correspondant.. - Structure du fichier de remontée des ventes Ce fichier est déposé dans le répertoire IN du diffuseur sur le serveur FTP correspondant. Son nom est ainsi constitué : NNNNNNN_EEE_V.999 Avec : NNNNNNN : NIM du point de vente, EEE : Code attribué à l éditeur du logiciel, 999 : Numéro séquentiel, formaté sur 3 caractères avec des zéros à gauche, s incrémentant de à chaque constitution de fichier. (Quand le compteur atteint 999 il redémarre ensuite à 00) Exemple : 03456_XYZ_V.89 : 89ème fichier de ventes pour le point de vente dont le NIM est 03456, équipé d un logiciel fourni par la société dont le code est XYZ. - Le fichier de remontée des ventes est au format texte non compressé. - La longueur des lignes varient selon le type d enregistrement. - Chaque enregistrement se termine par un CRLF (3 + 0). Le fichier des ventes possède types d enregistrements différents identifiés par le premier caractère de chaque ligne : - : Entête - : Détail des ventes identifiées - 3 : Enregistrement de fin de transaction - 5 : Totaux journaliers par catégorie - : Logiciel presse utilisé - 8 : Modèle de caisse - 9 : Fin de fichier Page 3

4 Une journée de vente, pour un point de vente donné, présentera donc la séquence suivante dans le fichier envoyé : enregistrement "entête" (code = ) x (x >= 0) fois la séquence suivante (chaque séquence correspondant à ticket de caisse) n (n >= 0) enregistrements "détail des ventes identifiées" (code = ) correspondant aux articles PRESSTALIS/TP achetés par le client. (n = 0 dans le cas où le client a uniquement acheté des produits hors PRESSTALIS/TP) enregistrement "fin de transaction" (code = 3 ) correspondant à la date et l'heure de fin d'achat du client. enregistrement "totaux journaliers par catégorie" (code = 5 ) enregistrements "logiciel presse utilisé" (code = ) à n enregistrements "modèle de caisse (code = 8 ) enregistrement pour chacune des caisses du point de vente. (numéro caisse de à n). enregistrement "fin de fichier" (code = 9 ).. - Enregistrement Entête C est le premier enregistrement de chaque fichier. Sa présence est obligatoire. NIM Date journée de vente Date clôture journée Heure clôture journée Code homologation Date cahier des charges Valeur : Numéro d Immatriculation Messagerie du point de vente Date de la journée de vente Format : AAAAMMJJ Date de clôture de la journée de vente (= génération du fichier) Format : AAAAMMJJ Heure de clôture de la journée de vente (= génération du fichier) Format : HHMM Code d homologation PRESSTALIS pour la remontée des ventes. Ce code est attribué par PRESSTALIS lors de l homologation du logiciel. Durant la phase de tests et de sites pilotes une valeur particulière est attribuée par Scanpress. Date de référence du présent cahier des charges ( Remontée des ventes ) Format : AAAAMMJJ Valeur pour le présent cahier des charges : 0000 CRLF (3+0) Longueur de l enregistrement : 44 octets Page 4

5 .. - Enregistrement Détail des ventes identifiées Identifiant Titre Numéro de parution Code spécificité parution Catégorie Prix Signe de la quantité Quantité Gencod Valeur : Codification unique du titre Format : ECCCC (Avec E = code émetteur et C = codif titre ) 4 derniers caractères du numéro de la parution (complété par des zéros à gauche) Valeurs : (normal), H (Hors série) ou S (spécial) Regroupement utilisé pour le fichier des ventes Prix de la parution en Euros Valeurs : - 0 : La quantité est positive - - : La quantité est négative (retour client par exemple) Quantité vendue (complété par des zéros à gauche) Type de code à barres Valeurs : 38 ou 000 (cf. remarque ci dessous) CRLF (3+0) Longueur de l enregistrement : octets Remarques : - Seuls les titres appartenant aux sociétés de messagerie PRESSTALIS et TP doivent figurer dans ce type d enregistrement. La société de messagerie d appartenance est déterminée grâce à l information Code fournisseur figurant dans les lignes BJ et SK du fichier BL/BI. - Identifiant titre : il s agit de la codification unique du titre qui a été vendu telle qu elle a été lue dans le code à barres ou telle qu elle a été saisie lors de la vente par le diffuseur. Compte tenu de la remarque précédente, l identifiant du titre est obligatoirement connu. - Numéro de parution et code spécificité parution de la parution vendue : il s agit de l identifiant de la parution tel qu il a été lu dans l add-on du code à barres ou tel qu il a été saisi lors de la vente par le diffuseur. Dans tous les autres cas, y compris si lecture erronée du numéro de parution ou du code spécificité de parution dans l add-on du code à barres, la valeur à faire figurer dans le fichier sera Code spécificité de parution : Les valeurs, H et S font leur apparition pour être homogène avec celles utilisées dans les fichiers échangés avec Presse Catégorie : voir précisions au paragraphe Gencod : il s agit du type de code à barres tel qu il a été lu dans le code à barres ( 38 pour la presse française). Dans tous les autres cas la valeur à faire figurer dans le fichier sera 000. (Saisie manuelle ou numéro de parution mis à 0000, par exemple) Page 5

6 ..3 - Enregistrement Fin de transaction Numéro caisse Date du ticket Heure du ticket Identifiant client ou ou 0 Valeur : 3 Numéro de la caisse Ce numéro doit correspondre à celui ou à un de ceux utilisés dans le ou les enregistrements modèle de caisse. (cf...6) La valeur 99 est utilisée pour les ventes Hors caisse La valeur RC est utilisée pour les réservations clients (cf..9) Date du ticket (= date de la vente) Format : AAAAMMJJ Heure du ticket (= heure de la vente) Format : HHMMSS Code identifiant le client associé au ticket. (complété par des espaces à droite) la description de l identifiant client utilisé par PRESSTALIS est détaillé dans un document spécifique. Cette zone ne sera présente dans cet enregistrement que si l identifiant client PRESSTALIS est connu. CRLF (3+0) Longueur de l enregistrement : 9 ou 39 octets. (selon que l identifiant client est connu ou non) Remarque : - Un enregistrement fin transaction est créé pour tous les tickets comportant au moins un article appartenant à l une des catégories de regroupement utilisées par le présent fichier des ventes (qu il y ait un titre PRESSTALIS/TP ou non). Il peut donc y avoir un enregistrement de type 3 non précédé d un enregistrement de type (par exemple dans le cas d un ticket ne comportant que des titres non distribués par PRESSTALIS ou TP) Enregistrement Totaux journaliers par catégorie Catégorie Chiffre d affaire Nombre d articles identifiés Nombre total d articles Nombre de tickets Longueur de l enregistrement : 3 octets Valeur : 5 Regroupement utilisé pour le fichier des ventes Chiffre d affaire (exprimé en Euros) réalisé dans le point de vente pour la catégorie considérée et pour la journée de vente correspondant à celle figurant dans l entête du fichier. Format : EEEEECC Nombre d articles vendus dans le point de vente pour la catégorie considérée et pour la journée de vente correspondant à celle figurant dans l entête du fichier, pour lesquels l identifiant complet de l article a soit été lu dans le code à barres soit saisi par le diffuseur au moment de la vente. Pour un article Presse, l identifiant complet de l article se compose du code titre ET du numéro de parution. Nombre total d articles (identifiés ou non) vendus dans le point de vente pour la catégorie considérée et pour la journée de vente correspondant à celle figurant dans l entête du fichier Nombre de tickets de caisse du point de vente pour la journée de vente correspondant à celle figurant dans l entête du fichier sur lesquels figurent au moins un article de la catégorie considérée. CRLF (3+0) Page 6

7 Remarque : - Dans tous les cas il y a au moins 3 enregistrements de type 5 correspondant respectivement aux 3 catégories Presse : Q, P et R. - Les informations liées aux réservations clients qui remontent dans des tickets ayant pour numéro de caisse RC ne doivent pas être pris en compte dans ces totaux Enregistrement Logiciel Presse utilisé La présence d un enregistrement de ce type est obligatoire. Code Editeur Code Fournisseur Code Logiciel Numéro de version Longueur de l enregistrement : 3 octets Valeur : Code de l éditeur Ce code, attribué par PRESSTALIS lors du référencement de l éditeur, se retrouve dans le nom du fichier. Code du fournisseur assurant le suivi du diffuseur (ouverture de compte, hot-line,...) Ce code est attribué par PRESSTALIS lors du référencement du fournisseur (signature de l accord sur les conditions d ouverture de comptes). Code d identification du logiciel Presse utilisé Ce code est attribué par PRESSTALIS lors du référencement du logiciel. Numéro de version du logiciel Presse utilisé. CRLF (3+0) Remarque : - Les codes à utiliser pour identifier l éditeur, le fournisseur et le logiciel Presse sont exclusivement ceux figurant dans la liste qui est jointe au présent cahier des charges. Cette liste sera régulièrement réactualisée par PRESSTALIS (Diffuseurs Infos Services) pour prendre en compte l arrivée de nouveaux logiciels ou matériels Enregistrement Modèle de caisse La présence d au moins un enregistrement de ce type est obligatoire. Numéro de la caisse Référence caisse Longueur de l enregistrement : 5 octets Valeur : 8 Numéro de la caisse (complété par des zéros à gauche) Référence de la caisse Ce code est attribué par PRESSTALIS lors du référencement du matériel. ( Si modèle de caisse inconnu : ) CRLF (3+0) Page

8 Remarque : - Les codes à utiliser pour identifier la ou les caisses sont exclusivement ceux figurant dans la liste qui est jointe au présent cahier des charges. Cette liste sera régulièrement réactualisée par les PRESSTALIS (Diffuseurs Infos Services) pour prendre en compte l arrivée de nouveaux logiciels ou matériels... - Enregistrement Fin de fichier C est le dernier enregistrement de chaque fichier. Sa présence est obligatoire. Nombre de lignes 8 6 Longueur de l enregistrement : 09 octets Valeur : "9" Nombre de lignes du fichier, y compris les lignes de type entête et fin (complété par des zéros à gauche) CRLF (3+0)..8 - Remarques sur les catégories Le fichier de remontée des ventes utilise la notion de catégorie pour effectuer des regroupements d articles. Actuellement 3 catégories appartenant à l univers de la presse sont prises en compte : Q : pour les quotidiens (hors presse régionale) (titres ayant un code périodicité égal à 0 [périodicité quotidienne] ). P : pour les publications (hors presse régionale) (titres ayant un code périodicité supérieur à 0 [périodicité supérieure à quotidienne]). R : pour la presse régionale (titres n appartenant pas aux 3 principales sociétés de messagerie (PRESSTALIS, TP et MLP). C est à dire les titres ayant, au moins, l une des caractéristiques suivantes : - un code émetteur différent de ceux gérés par PRESSTALIS ou les MLP [à ce jour 0 et ] OU - un code fournisseur (transmis dans le fichier BL/BI issu du dépôt) ayant une valeur supérieure à 03 ). Dans le futur il est envisagé de prendre en compte d autres catégories de produits. Page 8

9 ..9 - Prise en compte des informations concernant les réservations clients De façon à optimiser les résultats obtenu par le système SARRA, les informations concernant les réservations clients seront transmises par les logiciels implémentant cette fonctionnalité Réservation d une parution non encore livrée Aucune information liée à cet événement n est à faire remonter dans les fichiers de vente Annulation d une réservation pour une parution non encore livrée Aucune information liée à cet événement n est à faire remonter dans les fichiers de vente Réception (livraison) d une parution faisant l objet d une ou plusieurs réservations. Dans le prochain fichier de vente il y a génération d un enregistrement Détail des ventes pour la parution concernée avec comme quantité (positive) le nombre d exemplaire mis de côté pour servir les clients ayant effectués une réservation. Dans l enregistrement Fin de transaction associé, le numéro de caisse indiqué est RC Réservation d une parution déjà livrée. Dans le prochain fichier de vente il y a génération d un enregistrement Détail des ventes pour la parution concernée avec comme quantité (positive) le nombre d exemplaires mis de côté dans le cadre de la réservation qui vient d être effectuée. Dans l enregistrement Fin de transaction associé, le numéro de caisse indiqué est RC Vente d une parution ayant fait l objet d une réservation. Dans le prochain fichier de vente il y aura couples Détail vente / Fin de transaction : - d une part la vente normale sur la vraie caisse (comme pour une parution n ayant pas fait l objet d une réservation); - d autre part un enregistrement Détail des ventes pour la parution concernée avec comme quantité (négative) le nombre d exemplaires pris parmi ceux préalablement mis de côté dans le cadre des réservations. Dans l enregistrement Fin de transaction le numéro de caisse indiqué est RC Annulation d une réservation pour une parution déjà livrée. Dans le prochain fichier de vente il y aura génération d un enregistrement Détail des ventes pour la parution concernée avec comme quantité (négative) le nombre d exemplaires correspondant à la réservation annulée (exemplaires à nouveau disponibles à la vente). Dans l enregistrement Fin de transaction associé, le numéro de caisse indiqué est RC. Page 9

10 .3 - Structure du fichier Accusé d intégration - Remontée des ventes Ce fichier est mis à disposition lors du traitement du(des) fichier(s) de remontée des ventes dans le répertoire OUT du diffuseur sur le serveur FTP correspondant. Son nom est ainsi constitué : VENTES_NNNNNNN.AR Avec : NNNNNNN : NIM du point de vente, Exemple : VENTES_03456.AR : fichier d accusé d intégration des fichiers de remontée des ventes pour le point de vente dont le NIM est Une fois le fichier téléchargé, celui-ci doit être supprimé du serveur FTP par le logiciel qui pilote le transfert. - Le fichier d accusé d intégration des fichiers de remontée des ventes est au format ASCII à plat, type TXT. - La longueur de l enregistrement est fixe (45 caractères). - Chaque enregistrement se termine par un CRLF (3 + 0). - Il comporte une ligne pour chaque fichier remontée des ventes traité. Fichier traité Résultat Nombre de lignes traitées Nombre de lignes rejetées Nombre de tickets traités Valeur : Nom du fichier de remontée des ventes traité Exemple : 03456_XYZ_V.89 Code résultat de l intégration Valeurs : : Traitement OK - 00 : Rejet : Fichier déjà traité - 0 : Rejet : NIM incorrect dans l entête - 0 : Rejet : Fichier incomplet - 30 : Rejet : Fichier avec structure d enregistrement incorrecte - 40 : Rejet : Enregistrement Fin de ticket manquant : Rejet : Logiciel (ou version de logiciel) non homologué : Rejet : Fichier rejeté pour une autre cause Nombre de ligne détail traitées. Il s agit du nombre total de lignes du fichier ayant un code enregistrement égal à Nombre de ligne détail rejetées. Il s agit du nombre de lignes ayant un code enregistrement égal à rejetées lors du traitement d intégration du fichier Il s agit du nombre total de tickets dans le fichier (lignes ayant un code enregistrement égal à 3 ) CRLF (3+0) Remarques : - Si le besoin s en fait sentir de nouveaux codes d erreur pourront être mis en place afin de permettre de suivre d autres types d anomalies. - Les informations sur les nombres de lignes et le nombre de tickets ne sont renseignées que si le fichier considéré a été correctement intégré (résultat de l intégration = 000 ). Page 0

11 3 - Règles de gestion De façon à garantir la qualité des données transmises, outre les points figurant dans la partie Règles techniques, les quelques points suivants devront impérativement être respectées dans les logiciels remontant leurs ventes vers PRESSTALIS. Afin de disposer d un référentiel local titre-parution à jour et ainsi de permettre une bonne application des règles de gestion applicables aux remontées des ventes, l intégration d un bordereau d initialisation est demandée lors de l installation ou la réinstallation de tout diffuseur souhaitant bénéficier de ce type d échange Calendrier de l envoi des fichiers de remontée des ventes Pour chaque journée d ouverture de son magasin, le point de vente doit transmettre au moins un fichier de remontée des ventes. Un même fichier ne doit en aucun cas contenir des ventes de journées différentes. De façon à permettre une remontée des fichiers au plus tôt, il est souhaitable que l envoi de ce fichier de vente puisse être automatiquement lié aux opérations de fin de journée. Afin de répondre à de futurs besoins il serait souhaitable que le système puisse permettre la constitution et la remontée d un fichier de ventes partiel selon un calendrier horaire paramétrable. (exemple : h., 0h., fin de journée). Dès intégration de ce fichier de remontée des ventes dans ses bases, PRESSTALIS met à disposition du point de vente un fichier accusé d intégration permettant de connaître le résultat du traitement effectué Purge (ou archivage) des fichiers de remontée des ventes après envoi à PRESSTALIS. Le point de vente devra attendre l accusé d intégration de PRESSTALIS pour pouvoir purger ou archiver les fichiers de remontée des ventes qui y figurent (suppression ou archivage des fichiers figurant dans le fichier accusé d intégration quelque soit le résultat du traitement d intégration de ceux-ci). Page

12 3.3 - Réexpédition des fichiers de remontée des ventes Réexpédition automatique Tous les fichiers constitués par le point de vente et n ayant pas encore figurés dans un fichier accusé d intégration sont à (r)envoyer lors de la prochaine connexion. En revanche un fichier qui a déjà fait l objet d un traitement par PRESSTALIS ne doit plus être renvoyé automatiquement (en particulier dans le cas où un fichier a fait l objet d un rejet il est inutile d essayer de le renvoyer tel quel car il sera à nouveau rejeté) Réexpédition à la demande A la demande de PRESSTALIS (Diffuseurs Infos Services) le point de vente peut être amené à devoir réémettre ou recréer le fichier de vente relatif à une journée (cas d un fichier manquant ou rejeté car incorrect). Le logiciel doit donc offrir au diffuseur un moyen simple de reconstituer le fichier d une journée de ventes donnée (datant de moins de deux mois) puis de l expédier à PRESSTALIS, sans pour cela avoir besoin de l assistance d une hot-line. Un fichier réémis gardera le même numéro d ordre que celui déjà utilisé lors du ou des précédents envois alors qu un fichier recréé se verra affecter le prochain numéro disponible Suivi des fichiers de remontée des ventes Le diffuseur doit pouvoir suivre les transferts de ses fichiers de remontée des ventes ainsi que le résultat de l intégration de ceux-ci dans les bases de PRESSTALIS Suppression manuelle d un fichier de remontée des ventes A la demande de PRESSTALIS (Diffuseurs Infos Services) le point de vente peut être amené à devoir supprimer le fichier de vente relatif à une journée (par exemple : cas d un fichier parasite n ayant pas été supprimé de façon automatique par le système à la suite d un rejet lors de son intégration et remontant quotidiennement vers PRESSTALIS). Le logiciel doit donc offrir au diffuseur un moyen simple de supprimer le fichier d une journée de ventes donnée encore placé en attente de remontée, sans pour cela avoir besoin de l assistance d une hot-line. Page

13 4 - Indice de fiabilité des remontées des ventes Afin d utiliser les données de ventes des diffuseurs, Presstalis qualifie la qualité de ces remontées. En effet, les diffuseurs souhaitant participer à un projet avec Presstalis, comme SARRA le réassort automatique, Made In Presse, ou la sur-rémunération Q, doivent remonter leurs données de ventes de manière fiable et exhaustive. A cet effet, l équipe Diffuseurs Infos Services valide l activation d un diffuseur sur un projet, en se fiant à l indice de fiabilité des remontées de ventes du diffuseur. Il est ainsi demandé aux diffuseurs de bien s assurer de la qualité de leurs remontées des ventes. Leur logiciel doit donc prévoir un écran de synthère des remontées (état de transfert des fichiers des ventes), en s appuyant sur l accusé de réception mis à disposition par Presstalis, dès l intégration du fichier concerné. 5 - Remontée des ventes à mi-journée Afin d optimiser SARRA, le réassort automatique, Made In Presse, et s assurer au mieux de la remontée des ventes pour les diffuseurs pouvant prétendre à une sur-rémunération Q, il est préconisé que le logiciel du diffuseur remonte au moins fois par jour ses données de ventes : un fichier envoyé à mi-journée (h-3h), puis un autre avant h45. L idée est de renvoyer ces fichiers en tâche de fond Windows afin de ne pas gêner ou bloquer les utilisateurs au niveau de leur encaissement, si le point de vente reste ouvert à l heure de la mi-journée. Page 3

14 6 - Gestion de la TVA Les titres de presse ont leur TVA qui est généralement déjà reversée en amont par les éditeurs. Ces titres n ont donc pas de TVA en point de vente. Malgré tout, certains produits distribués par le dépôt (et les messageries) au diffuseur, notamment les produits de diversification, ont une TVA. Il s agit des références pour lesquelles le champs messagerie/code TVA des lignes BJ, SK ou AP du fichier BL (voir cahier des charges téléchargement BL/BI p. ) est renseigné à T (TVA à,0%), T (TVA à 5,5%), ou T3 (TVA à 9,6%). Sachant que tous les prix des références indiquées dans les fichiers BL sont Hors Taxes, le prix qui sera facturé au client final, dans le logiciel d encaissement, sera prix HT x TVA. C est bien le prix TTC qui sera à renvoyer dans les fichiers des ventes (voir p. 5 du présent document). De même, le logiciel du diffuseur doit prévoir un écran de gestion de la TVA résumant, par type de TVA T, T et T3, la somme de TVA perçue sur une période (que l utilisateur renseigne pour interroger son logiciel). Cette somme doit également être segmentée par activité (exemple : presse, librairie, papeterie, etc.), pour les diffuseurs s appuyant sur une comptabilité analytique. Page 4