FICHe nouveautés LIgNE PME JanVIeR 2015 www.ebp.com

FICHE NOUVEAUTés Ligne PME JANVIER 2015 www.ebp.com

SOMMAIRE Contexte légal DSN La Déclaration Sociale Nominative... 2 0Les grands principes... 2 0Calendrier légal... 2 0Phase intermédiaire... 3 0Anticiper le passage... 3 0EBP vous accompagne... 3 La Télédéclaration... 4 0Sociale... 4 0Fiscale... 5 Principales nouveautés de la Ligne PME Nouveautés fonctionnelles... 6 0Multi-langue... 6 0Mouvements virtuels... 6 0Réservation d articles... 7 0Historique des mails envoyés, reçus, des courriers... 8 0Gestion des souches de facturation... 8 Les nouveaux modules... 9 0Gestion des affaires... 9 0Gestion de contrats, Maintenance/SAV...11 1

Contexte légal L année 2014 fut riche en évolutions légales et vous êtes nombreux à avoir été impactés. Changement de taux de TVA : au 1er janvier les taux de TVA ont été modifiés. CFCI : Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées, présentez des fichiers conformes aux exigences de la DGFiP. SEPA : vos virements et prélèvements doivent maintenant respecter la réglementation SEPA. Téléprocédures : de nombreuses déclarations sont dorénavant dématérialisées (TVA, déclaration de résultats, etc.). En cette nouvelle année, l instabilité légale préoccupe une majorité d entre vous. La politique économique du gouvernement s appuie en grande partie sur les entreprises, TPE et PME, et de nouvelles réformes sont susceptibles de modifier la gestion administrative des sociétés au cours de l année 2015. Posséder une version à jour de son logiciel n est pas simplement gage de confort d utilisation. Cela permet surtout de ne plus se préoccuper de la conformité de sa solution de gestion et d avancer sereinement sur des problématiques plus génératrices de valeur. Le contrat de service représente pour nous un engagement indissociable de notre offre et un gage de conformité. DSN La Déclaration Sociale Nominative Les grands principes La DSN se généralisera au 1 er janvier 2016 pour toutes les entreprises avec une phase intermédiaire en mai 2015 pour certaines entreprises. Elle va remplacer la plupart des déclarations sociales actuellement en vigueur et notamment la DUCS et la DADS-U. Jusqu à ce jour, les employeurs transmettent des données multiples mais très proches, à diverses échéances et à différents organismes. La DSN est une transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie. Le signalement d événements concernant vos salariés est simplifié (une arrivée ou un départ d un salarié, un congé maladie ). Calendrier légal Sa mise en place se fait en 3 phases successives : PHASE 1 : février 2013 PHASE 2 : février 2015 PHASE 3 : janvier 2016 Janvier 2017 - DSIJ - les attestations d assurance chômage à destination de Pôle Emploi - DMMO - EMMO - les formulaires de radiation envers les organismes gérant les contrats collectifs en place dans les entreprises. - DUCS Acoss - TR (Tableau Récapitulatif) - BRC (Bordereau récapitulatif des cotisations) - intégration des ETT - RMM - autres DUCS (prévoyance, MSA, Retraite Complémentaires ) - CI-BTP - CCVRP - transmission des 1ers éléments constitutifs de la DADS-U 2016 - Remplacement définitif de la DADS-U 2

Une phase intermédiaire en mai 2015 La loi de financement de la sécurité sociale pour 2014 a défini une phase intermédiaire (mai 2015) par le décret n 2014-1082 du 24 septembre 2014. Les entreprises concernées sont déterminées selon un montant annuel de cotisations et de contributions versé auprès de l Urssaf en 2013 qui est fixé à : Plus de 2 millions d euros pour les employeurs qui déclarent directement leurs cotisations Plus de 1 million d euros pour les employeurs qui ont recours à un tiers déclarant pour effectuer leur déclaration, dès lors que la somme totale des cotisations et contributions sociales déclarées par le tiers pour le compte de l ensemble de ses clients est supérieure à 10 millions d euros. Cette obligation s applique aux rémunérations versées à compter du 1er avril 2015. La première DSN est établie en mai 2015. Anticiper le passage Une fois en place elle permettra à l entreprise : D alléger sa charge administrative De gagner du temps dans la saisie des données car il y a une diminution de la redondance des informations à fournir D avoir une identification unique pour chaque salarié Quant à vos salariés ils profiteront des avantages puisque le paiement des prestations de la part des organismes est plus rapide. EBP vous accompagne En tant qu éditeur pilote depuis août 2013, nous collaborons avec le gouvernement pour accompagner les entreprises dans ce changement. Le 5 septembre 2013, EBP a signé officiellement la «Chartre de partenariat DSN» du Groupement d intérêt public Modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS), confirmant son engagement dans la phase pilote de la DSN. Pour générer la DSN il est nécessaire de souscrire à une Offre de Services PRIVILEGE ou PREMIUM. La Paye Ligne PME sera compatible en Février 2015. Notre objectif est d accompagner sereinement nos clients dans l intégration de la DSN, sans attendre la date butoir du 1er janvier 2016. René Sentis, PDG d EBP 3

Contexte légal La Télédéclaration La télédéclaration sociale EBP Télédéclaration, la solution idéale pour les déclarations! Le service EBP Télédéclaration** permet de télédéclarer les déclarations sociales (DADS-U à la norme 4DS, DUCS et DPAE) de manière simple (un seul clic suffit), rapide et sécurisée. Depuis le logiciel de Paye, la DADS-U est directement envoyée aux organismes sociaux concernés. Profitez des avantages d EBP Télédéclaration Simplicité Gain de temps Suivi Sécurité La télédéclaration de la DADS-U et la DUCS s effectue en quelques clics sans aucune ressaisie. Les déclarations sont préremplies par votre logiciel EBP. La télétransmission est instantanée. L utilisateur est informé de la réception et de la validation des déclarations. Les données sont cryptées, archivées et consultables à tout moment. Depuis le 1 er janvier 2014 : obligation de télédéclarer la DUCS. Qui est concerné? Depuis le 1 er janvier 2014, les entreprises, ayant déclaré au moins 35 000 de cotisations et contributions sociales et de taxes dues à l Urssaf au titre de l année 2012, ou étant dans l obligation de payer mensuellement leurs cotisations (entreprises de plus de 9 salariés), seront tenues de déclarer et payer par voie dématérialisée. A compter du 1er janvier 2015, le seuil sera abaissé à 20 000. Le défaut de déclaration dématérialisée entrainera pour les entreprises une majoration de cotisations, fixée par décret, dans la limite de 0,2 % des sommes dont la déclaration a été effectuée par une autre voie que par la voie dématérialisée. Les tarifs EBP Télédéclaration pour Paye (forfait social) Incluant: Télédéclaration et Télépaiement de la TVA pour 1 SIREN* Multi-SIRETS Avec un Service PRIVILEGE Avec un Service PREMIUM 49 HT/an par SIREN INCLUS pour 1 SIREN 4

La télédéclaration fiscale Contexte A partir du 1er octobre, la télédéclaration et le télépaiement de la TVA deviennent obligatoires pour toutes les entreprises. Informez vos clients équipés d une comptabilité, de cette obligation et n hésitez pas à les faire souscrire à un service PRIVILEGE ou PREMIUM et à EBP Télédéclaration. Ils seront ainsi conformes à cette nouvelle obligation et pourront télétransmettre leurs déclarations de TVA au format EDI, directement depuis leur logiciel. Deux modes de télédéclaration L EDI (Echange de Données Informatisées) est le mode de télétransmission à choisir! Télédéclaration de TVA Envoi à partir du logiciel de comptabilité Suivi des envois Validation des envois par la DGFiP Téléréglement EFI Saisie Manuelle EDI Aucune ressaisie nécessaire x x x x Les sanctions Les sanctions encourues en cas de non respect de l obligation sont : 0,2 % du montant des droits 15 par document (minimum de 60 et au maximum de 150 ) Les tarifs EBP Télédéclaration pour EBP Compta (forfait fiscal) Incluant: Télédéclaration et Télépaiement de la TVA pour 1 SIREN* Multi-SIRETS Avec un Service PRIVILEGE Avec un Service PREMIUM 49 HT/an par SIREN INCLUS pour 1 SIREN *Le SIREN supplémentaire est facturé 49 HT Le service EBP Télédéclaration est obligatoirement associé à une Offre de Services : Contrat Mises à jour, Service PRIVILEGE ou PREMIUM (sauf pour EBP Liasse Fiscale et EBP Etats Financiers). Le service EBP Télédéclaration est valable pendant toute la durée de l offre de Services associée. Offre réservée aux entreprises pour une utilisation strictement limitée à leur propre compte. Offre non commercialisable aux cabinets d expertise. **Le service EBP Télédéclaration est obligatoirement associé à une Offre de Services : Contrat Mises à jour, Service PRIVILEGE ou PREMIUM (sauf pour EBP Liasse Fiscale et EBP Etats Financiers). Le service EBP Télédéclaration est valable pendant toute la durée de l offre de Services associée. Offre réservée aux entreprises pour une utilisation strictement limitée à leur propre compte. Offre non commercialisable aux cabinets d expertise comptable. 5

Principales nouveautés Nouveautés fonctionnelles Multi-langue Toujours dans l optique de faciliter les échanges à l étranger, il est possible de paramétrer jusqu à 5 langues par défaut. Ainsi, l utilisateur, en paramétrant ses modèles d impression, pourra éditer des documents dans une autre langue que le Français. Le libellé et la description commerciale de l article pourront également être modifiés et seront pris en compte dans les impressions. Mouvements virtuels La liste des mouvements de stock permet d identifier les mouvements de stock réel des mouvements de stock virtuels et tient compte : des commandes clients en attente, des ordres de fabrication et de transfert, ordre de désassemblage, des BL et BR en attente de livraison/réception Cette fonctionnalité permet également, lors d une commande client, de visualiser le stock à date et donc de savoir quand vous êtes en mesure de livrer votre client. 6

Dans le suivi des articles, l information est également disponible. La réservation d articles Un article peut désormais être réservé suite à une commande ou un BL. Dans la fiche client, il suffit de cocher réservation automatique. Ainsi, cela aura pour effet de considérer que tous les articles commandés par un client seront systématiquement réservés si la réservation est autorisée. 7

Principales nouveautés Historique des mails envoyés, reçus, des courriers Pour disposer d un historique complet des activités liées à un client, le logiciel de la Ligne PME dispose désormais de sa propre gestion des activités et fonctionne avec ou sans le logiciel CRM. En dehors du fonctionnement avec le logiciel de CRM, la gestion des activités prend également tout son sens avec les modules gestion des affaires et Maintenance/SAV. Gestion des souches de facturation Cette nouvelle version prend en compte la gestion de souches pour pouvoir gérer des numéros de série de document par activité par exemple. 8

Les nouveaux modules Gestion des affaires La gestion des affaires (initialement présente en gestion commerciale) devient désormais un module de la Ligne PME. PLANNING Vision globale du planning de la main d œuvre et du matériel. Amélioration de la productivité et de l efficacité des équipes. Analyse et statistiques Suivi précis des coûts liés à une affaire et analyse de la rentabilité d un projet. Evènement - Créer un type d évènement (appel, RDV ) - Définir un rappel - Rattacher un document - Attacher à une affaire - Affecter un collaborateur Saisie des temps et des variables de paye Gain de temps dans la gestion du personnel. paye Ligne PME Facturation Suivi de la facturation par rapport aux commandes. Comptabilité Ligne PME (Générale et analytique) Focus sur les fonctions principales : Gestion du planning Création d événement Création d activités Nouveau! Fiche par affaire regroupant les achats, les frais et les ventes Analyse synthétique entre les coûts et le CA pour obtenir la rentabilité de chaque affaire Saisie des temps et des variables de paye puis transfert vers la Paye Ligne PME Facturation de l avancement Données : prévisionnel et réalisé Statistiques détaillées : tableaux croisés dynamiques 9

Principales nouveautés Nouveautés fonctionnelles La gestion des affaires a été enrichie de la partie activités. Plusieurs types d activités peuvent être saisis : appel téléphonique, RDV et peut se coupler à la gestion du SAV (incident, intervention...) (le module Maintenance/SAV est à acquérir séparément). L utilisateur dispose d un historique complet des activités par client améliorant ainsi la qualité de service rendu. Chaque appel, RDV, intervention, envoi de facture par email tout y est stocké pour créer une relation de proximité avec le client! 10

Gestion de contrats, maintenance/sav Gestion des contrats (renouvellement, tacite reconduction, analyse des coûts) Gestion des SUIVIS d incident selon prise en charge MO, pièces et déplacement Gestion de parc clients Historique Produit Client Gestion des extensions et garanties (fabricant ou commerciale, gestion de l échange standard) Interventions Création automatique via les contrats et/ou modèles Focus sur les grandes fonctionnalités Gestion du parc clients Produits clients vendus ou non par la société, Historique, Gestion des contrats Selon type de prises en charge, Gestion de compteur, Création de factures personnalisées par client depuis la facturation périodique, Gestion des interventions, Renouvellement, tacite reconduction, Analyse des coûts, Gestion des extensions et garanties Garantie fabricant, Garantie commerciale, Echange standard, Gestion des suivis d incidents : Créer et gérer un incident sur le parc de votre client, indiquez vos étapes jusqu à la résolution de l incident, Générer des évènements sur site ou sur place, Facturer vos évènements selon les conditions de prises en charge MO, pièces et déplacement, Créer vos documents de ventes, achats ou stocks, Analyse Tableau de bord de suivi (liste des évènements à planifier et à facturer, liste des contrats à reconduire ), Analyse des coûts pour un contrat, un Suivi Incident, Analyse complète des coûts en liaison avec le module gestion des affaires (en option). Gestion des évènements Création automatique d interventions depuis les contrats de maintenance, Création d évènement depuis le Suivi Incident avec récupération de données, Modèle type pour pré-compléter les évènements Planification, Facturation selon les conditions de prises en charge des produits clients, 11

Principales nouveautés Focus sur : les produits clients La fiche produit client permet de : de saisir tous les produits client pour constituer son parc client, de créer des produits clients automatiquement depuis un BL ou une facture, d affecter les garanties et/ou contrat de maintenance aux produits client, de consulter l historique d un produit client (évènements et suivis des incidents). Focus sur la fiche évènement La fiche évènement permet de : choisir les produits clients sur lesquels intervenir et affecter l évènement à un technicien, saisir le temps passé en intervention et réparation, saisir le rapport d intervention, facturer la main d œuvre, les pièces utilisées, et le déplacement selon les conditions de prises en charge, être en liaison avec le module gestion des affaires (en option), être en liaison avec le planning. 12

Contactez-nous EBP INFORMATIQUE SA Téléphone : Internet : Adresse : 01 34 94 80 49 www.ebp.com Rue de Cutesson- ZA du Bel Air 78513 Rambouillet Cedex Document non contractuel. - Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Images non contractuelles. Janvier 2015