ÉDITO. Je suis heureux de vous présenter la quatrième édition du baromètre SDDS.

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1 ÉDITO Je suis heureux de vous présenter la quatrième édition du baromètre SDDS. Fondée en 2005, notre association a promu la dématérialisation pour sécuriser et automatiser les déclarations et mis en avant les solutions dites EDI, car celles-ci permettent aux entreprises de tirer également bénéfice de la télédéclaration et de ne pas limiter ce bénéfice à l économie de saisie chez le destinataire. Entre 2005 et 2007 nos travaux ont porté sur les déclarations DUCS, DADS-U, DSIJ mais également sur la loi TEPA. Cette loi a amené l association à jouer un rôle essentiel auprès des pouvoirs publics pour sa mise en œuvre rapide dans les systèmes d information des entreprises. En 2008 nos études sur les nouvelles déclarations comme la DNA-AC et la DSN nous ont décidés à mettre la simplification au cœur de nos actions. Nous sommes convaincus que la dématérialisation doit non seulement servir le développement durable, la sécurité et l automatisation, mais également ne pas empêcher, voire accélérer la simplification. Le refus en 2008 de la CNIL d avaliser le décret instaurant la DNA-AC n est pas à mettre au passif de la dématérialisation. Dans cette nouvelle déclaration la rupture technologique que présente la dématérialisation a été l occasion de procéder à une extension des données collectées. Pourquoi pas! A condition toutefois de profiter en premier lieu de la dématérialisation pour simplifier. Dématérialisons pour simplifier! Eddy Corcos Président

2 UNE PROGRESSION SENSIBLE La dématérialisation des déclarations sociales progresse sur les quatre années observées de 2005 à La part du papier dans les principales déclarations sociales (DADS-U, DUCS, DUE) recule de 50% à 10% durant cette période. Plus de 9 entreprises sur 10 a recours à un mode dématérialisé (EDI ou EFI). L année 2007 semble marquer un palier après 2 ans de forte croissance de la dématérialisation mais l année 2008 est reparti à la hausse de la dématérialisation. Ce constat est particulièrement vrai pour la DADS-U qui n a pas connu de nouvelle obligation de télédéclarer contrairement à la DUCS en juillet 2007 et en janvier La tendance des années à venir devrait toutefois être une montée sensible de la dématérialisation et notamment du mode automatisé EDI au détriment du papier et du mode EFI n PETIT LEXIQUE EDI : Electronic Data Interchange (Échange informatique de données) TEPA : Loi en faveur du Travail, de l Emploi et du Pouvoir d Achat EFI : Échange de Formulaires Informatisés CNIL : Commission Nationale de l Informatique et des Libertés. Le volume des déclarations en France, pour les principales et plus fréquentes déclarations sociales, s élève à près de 70 millions de déclarations par an. n 31 millions de DUE (Déclaration Unique d Embauche) ; n 6 millions d AERG (Attestation Employeur du Régime Général ) ; n 1,7 million de DADS-U (Déclaration Automatisée de Données Sociales Unifiée) ; n 20 millions de DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales) ; n 7,5 millions de DSIJ/IJSS (Indemnité Journalière de Sécurité Sociale).

3 LES MODES DE DÉCLARATION UTILISÉS trois modes de déclaration utilisés par les entreprises Trois modes de déclaration sont utilisés par les entreprises : le mode papier, la saisie en ligne ou le téléchargement d un fichier constitué au préalable (EFI), le mode automatisé à partir d un logiciel directement vers le destinataire (EDI). Pour les entreprises qui établissent elles-mêmes leurs déclarations, la répartition entre ces modes est similaire pour la DADS-U et la DUCS : il y a environ 2/3 en mode EFI, 1/4 en mode EDI et 1/10 en mode papier. Le comportement des entreprises est homogène, y compris selon l équipement et la taille d entreprise. Sur la période d observation on constate une répartition qui évolue sensiblement n NB : Certains portails déclaratifs confondent le postage ou téléchargement de fichier qui est une procédure manuelle, avec le mode automatisé EDI. Cette confusion manifeste une moindre compréhension des bénéfices de la dématérialisation des déclarations pour les entreprises. un comportement homogène pour la DADS-U et la DUCS, la DUE en retrait Le comportement de la DUE est dans les mêmes proportions mais sensiblement en retard (les modes papier et EFI sont plus développés). Cela tient probablement aux spécificités de cette déclaration: évènementielle, sectorielle, faible volume de données à saisir, historique de déclaration en ligne sur Minitel (classé dans le mode EFI). Certains secteurs font ainsi des DUE en grand nombre (emplois saisonniers, intérim, déménagement, restauration ) et la part EDI est principalement due à ces entreprises qui très tôt ont eu recours à des solutions EDI propriétaires. A contrario la déclaration est suffisamment rare dans la majorité des autres secteurs pour ne pas justifier une démarche de simplification ou automatisation n

4 L ANALYSE DES MODES PAR TAILLE D ENTREPRISE ET SELON L ÉQUIPEMENT le mode EDI est préféré par les entreprises de grande taille au détriment de l EFI Lorsqu on élargit la population observée aux entreprises à partir de 1 salarié, qu elles fassent ellesmêmes leurs déclarations ou la sous-traitent, les résultats évoluent relativement peu. La DADS-U présente un bon taux de dématérialisation avec des variations sensibles selon la taille de l entreprise. La persistance du mode de déclaration papier dans les entreprises de plus de 10 salariés disposant d un logiciel de gestion en interne (9%) peut s expliquer par le fait que pour une entreprise équipée, la solution papier se révèle plus économique en temps qu une solution EFI. En effet l impression papier de la déclaration reste plus pratique et rapide que la ressaisie en ligne ou le téléchargement de fichiers (EFI). A contrario les entreprises équipées, quand elles recourent à la dématérialisation, choisissent plus souvent une solution automatisée (EDI : 21%contre 14%) plutôt que manuelle ou ressaisie (EFI). La plus forte représentation de l EDI dans les entreprises équipées, découle probablement de l effort des éditeurs et prestataires informatiques en faveur de l EDI, ce mode permettant l envoi directement à partir du logiciel, sans ressaisie, sans manipulation de fichier et avec une traçabilité et une journalisation automatique de l échange n l EFI la solution des entreprises non équipées L EFI est majoritaire (77%) et le restera probablement car seulement entreprises sont équipées en direct d un logiciel. Si à ce chiffre on ajoute les entreprises équipées indirectement (expert comptables, prestataires informatique de paie), on arrive à entreprises qui à terme choisiront un mode automatisé (EDI), soit 50% des entreprises en EDI à terme. Si le critère d équipement joue fortement, la taille joue également un rôle important. Un zoom sur les entreprises de 50 à 100 salariés fait ressortir une baisse très sensible du recours au papier au profit de l EDI, l EFI restant dans le même ordre de grandeur quelle que soit la taille de l entreprise au delà de 10 salariés et augment en dessous. La comparaison entre les entreprises équipées en direct d un logiciel, les entreprises effectuant la paie manuellement et celles recourant à un expert comptable ou un prestataire informatique de paie, démontre que l EDI concerne les entreprises équipées ou ayant recours à un prestataire, lui-même équipé n

5 ANALYSE QUALITATIVE DE LA DIFFUSION DE LA DÉMATÉRIALISATION une pratique télédéclarative toujours pas entrée dans les mœurs La confrontation entre le nombre d entreprises ayant recours à la télédéclaration (rapporté au nombre d entreprises) et le nombre de déclarations dématérialisées (rapporté au nombre total de déclarations quel que soit le mode), montre que la croissance se fait d abord en nombre d entreprises converties à la dématérialisation puis seulement après en nombre de déclarations dématérialisées au sein d une même entreprise. L évolution de la DADS-U, déclaration la plus mature, est révélatrice de cette tendance. En d autres termes, beaucoup d entreprises s essayent à la télédéclaration mais ne la généralisent pas à toutes leurs déclarations. On peut en déduire que la «culture dématérialisation» n est pas encore acquise dans les entreprises, les choses se font au cas par cas, en fonction des obligations règlementaires n C est pour cela que contrairement à la DADS-U, la DUCS présente une plus faible dématérialisation malgré une pratique par entreprise comparable. Cela est dû à la nature périodique (adoption en cours d année) et au nombre de destinataires. A ce titre il est utile de rappeler que l obligation de télédéclarer la DUCS n est applicable qu à l URSSAF seulement. Cela explique en partie la dématérialisation moins avancées de la DUCS. Il suffit qu une entreprise déclare au moins une DUCS en mode dématérialisé pour être comptabilisée en EDI ou EFI, en revanche sa contribution en nombre de flux sera faible n

6 EVOLUTION SUR TROIS ANS l obligation reste un moteur important en France Le mode papier recule de façon sensible sur les principales déclarations sociales et plus particulièrement la DUCS en 2006, 2007 et L explication tient dans le fait que cette dernière a fait l objet d une obligation règlementaire de télédéclarer à partir de juillet 2007 pour les entreprises payant au moins euros de charges URSSAF annuelles, puis à partir de janvier 2008 pour les entreprises payant au moins euros. La croissance de la dématérialisation de la DADS-U est sensiblement moindre, l obligation date de 2006 et n a pas fait l objet d un abaissement du seuil depuis. Cela illustre bien l impact de la règlementation sur les pratiques de dématérialisation dans les entreprises françaises. L arrivée d une nouvelle obligation se fait dans un premier temps au profit de l EFI, ainsi l EFI connait une très sensible croissance en 2007 et 2008 sur la DUCS au détriment du format papier (l EDI stagne ou évolue de façon moindre) alors qu il avait reculé en 2006 au profit de l EDI n l expérience fait ressortir de nouveaux freins L analyse des freins à la dématérialisation montre que l appréhension ou la peur du changement («la déclaration papier me permet un meilleur contrôle») atteint un pallier et que le manque d information reste un frein important et constant. ANALYSE DES FREINS Absente en 2005, l inscription préalable à la télédéclaration, auprès d un organisme, apparaît comme un frein en 2006 et 2007 et est confirmé en La pratique de la télédéclaration a confronté les entreprises à une contrainte administrative non perçue jusqu alors par défaut d expérience n

7 LES MISSIONS DE L ASSOCIATION Acteurs reconnus, ADP, CEGEDIM SRH, CEGID, CIEL, e-paye, GFI Progiciels, HR Access, Lefebvre Software, Oracle, SAGE, SAP et Sopra permettent chaque mois la publication de plus de 18 millions de bulletins de salaire. En France, c est 1 bulletin de salaire sur 2 dans le public, 4 bulletins de salaire sur 5 dans le privé, émis par un membre de l Association SDDS. En créant l Association pour la «Simplification et la Dématérialisation des Données Sociales», leur objectif a été de promouvoir auprès des pouvoirs publics et des entreprises les avantages de la télédéclaration. La première mission de l Association est de coopérer avec les pouvoirs publics pour faciliter la simplification administrative et la dématérialisation dans les entreprises. C est-à-dire développer leur capacité à relayer plus vite les décisions réglementaires. Les membres de l Association s engagent ainsi à partager avec les pouvoirs publics leurs connaissances de l entreprise pour faciliter les prises de décision. Sa seconde mission est de promouvoir et de contribuer à la dématérialisation des données sociales issues des logiciels de paie commercialisés par des éditeurs ou exploités par des prestataires informatiques. L objectif est double : n Faciliter les changements pour l utilisateur ; n Diminuer le coût global des déclarations pour les entreprises. contact@association-sdds.org

8 CONCLUSION La dématérialisation des déclarations progresse, mais la compréhension des entreprises sur les bénéfices qu elles peuvent en tirer reste encore insuffisante, de même que leur information sur les modes de télédéclaration. L arbitrage EDI/EFI, quand celui-ci peut se faire de façon rationnelle et à partir d une bonne information des entreprises, dépend du choix d internalisation ou d externalisation de la tenue de la paie, du recours ou pas à un équipement logiciel et enfin de l importance de la déclaration (périodicité, contenu). Il ne se fait donc pas en fonction de la taille de l entreprise. L obligation reste le principal moteur de l adoption de la télédéclaration, elle est d abord favorable au mode EFI. En revanche l obligation ne permet pas de garantir que l entreprise tirera un bénéfice de la dématérialisation, comme on peut le reprocher pour le mode EFI. L usage reste donc encore à développer, les bénéfices sont encore incertains du point de vue de l entreprise. Cependant, même si le chemin emprunté n est pas suffisamment direct, il semble toutefois mener vers un bon usage de la dématérialisation : l automatisation des procédures et la sécurisation des échanges grâce à l EDI n MÉTHODOLOGIE DE L ÉTUDE Cette étude est menée maintenant depuis 4 ans par l Institut IPSOS en décembre avec un terrain téléphonique et un recueil sur système CATI. Elle cible comme chaque année les responsables de la paie dans les établissements interrogés. Cette année, l étude porte sur le segment des 10 à 2000 salariés avec un échantillon de 1271 établissements interrogés. En 2007, a été interrogé le segment des établissements de 3 à 2000 salariés avec un échantillon de 1942 interviews. En 2006 et 2005, nous étions sur le segment des 10 à 2000 salariés avec respectivement 1133 et 919 interviews n Structure Réelle des Interviews 10 à 19 salariés 20à 49 salariés 50à 99 salariés 100 à 499 salariés 500 salariés et plus Total Industrie 7% 2% 2% 4% 2% 17% Construction-TP 7% 2% 2% 4% 2% 17% Commerce de Détail et Réparation Négoce 7% 2% 2% 4% 2% 17% 7% 2% 2% 4% 2% 17% Services 6% 2% 2% 4% 2% 16% Administration 6% 2% 2% 4% 2% 16% Total 40% 12% 13% 24% 10% 100% Association pour la Simplification et la Dématérialisation des Déclarations Sociales - Association Loi Siret ditipi_03-09-