MANUEL DE POLITIQUES ET PROCÉDURES PROVENANCE : Direction des ressources humaines OBJET : Accueil et intégration du nouveau personnel et du personnel en période d essai NUMÉRO : DRH-008 EN VIGUEUR : Le 7 novembre 2006 1. PRÉAMBULE L accueil et l intégration du nouveau personnel ou du personnel en période d essai sur un nouveau poste est une démarche d accompagnement ayant pour but de leur offrir un encadrement professionnel en leur assurant, dès le départ, un suivi personnalisé qui leur facilitera une intégration harmonieuse et ce, dans une ambiance d accueil chaleureux. De plus, cette démarche vise à développer les habiletés reliées à leurs nouvelles fonctions, à l éthique professionnelle et au travail d équipe. Bref, si le nouveau personnel ou celui en période d essai se sent accueilli, respecté, estimé, soutenu et «coaché» par les personnes qui l accompagne, il aura également tendance à établir et à reproduire le même type de relation envers les collègues de travail et les usagers. Dans le but que l intégration du nouveau personnel ou du personnel en période d essai devienne une réussite, en l insérant dans une réalité quotidienne, il faut que soient impliqués, dès le départ, tous ceux et celles qui auront à travailler de près ou de loin avec cette personne. Enfin, la qualité de l accueil et de l intégration du nouveau personnel ou du personnel en période d essai joue un rôle prépondérant sur sa motivation, sa confiance en soi et sa détermination à bien pratiquer son métier ou sa profession. Cette étape lui permettra de maintenir ou développer un climat de travail agréable, car il aura le sentiment qu il occupe une place importante dans une équipe de personnes qualifiées pour qui l entraide et le support mutuel sont des réalités quotidiennes. DRH-008 Accueil et intégration du nouveau personnel Page 1 de 6 et du personnel en période d essai
2. OBJECTIFS Fournir au nouveau personnel ou au personnel en période d essai un processus d accueil et d intégration structuré, professionnel et cohérent. Informer le nouveau personnel des politiques de l organisation, des procédures et normes en vigueur. Permettre l acquisition de connaissances concernant les mandats, les rôles et les responsabilités rattachés aux différents secteurs de l organisation. Offrir une orientation et une intégration spécifiques répondant aux exigences de qualité dans la dispensation des services. Favoriser l émergence d un sentiment d appartenance grâce à un accueil chaleureux et supportant. Préciser les rôles et les responsabilités des personnes impliquées dans ce processus. 3. DIFFUSION Tout le personnel. 4. DÉFINITIONS Pour bien se comprendre, précisons le sens des termes. Voici quelques termes utilisés dans cette politique d accueil et d intégration du nouveau personnel ou du personnel en période d essai sur un nouveau poste. En les adoptant, ils permettront à toutes les personnes impliquées de comprendre les mêmes réalités et d avoir le même «sens». Personnel débutant Toute personne nouvellement embauchée et en processus de probation à titre d intervenant clinique ou de personnel administratif ou de soutien. Personnel accompagnateur Personnel expérimenté qui facilite l intégration d un nouveau membre dans son équipe. Cette catégorie de personnel est choisie par le gestionnaire responsable de l équipe. DRH-008 Accueil et intégration du nouveau personnel Page 2 de 6 et du personnel en période d essai
Orientation et intégration Activités de formation dispensées dès le début de l embauche d un nouveau membre du personnel. Ces activités situent l organisation dans son ensemble et précisent les notions encadrant les processus d intervention, processus techniques et administratifs, de même que les outils afférents. Période de probation Période d évaluation à laquelle toute personne nouvellement embauchée est soumise et dont la durée et les modalités varient en fonction du type d emploi et des conventions collectives en vigueur. Période d essai Période pendant laquelle une personne ayant obtenu un poste à la suite d un affichage interne peut essayer son nouveau poste, et dont la durée et les modalités varient en fonction du type d emploi et des conventions collectives en vigueur. 5. RÔLES ET RESPONSABILITÉS 5.1 LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES La direction des ressources humaines, première instance de promotion et d actualisation de cette politique, s engage à structurer une démarche favorisant le recours au personnel des différents services, afin de contribuer au soutien de l accueil et de l intégration du nouveau personnel ou du personnel en période d essai. En collaboration avec les gestionnaires concernés, la direction des ressources humaines convoque la personne nouvellement embauchée à sa première journée de travail et l informe de l endroit, de la date et de l heure où elle est requise, ainsi que du nom de la personne qui l accueillera. Le conseiller en ressources humaines responsable du recrutement ainsi que le personnel affecté aux avantages sociaux et à la liste de rappel transmettent toute l information disponible et nécessaire reliée aux procédures administratives et aux conditions de travail dans les secteurs d activités de la personne nouvellement embauchée. Ils sont les personnes-ressources pour toutes les questions de compréhension concernant les conditions de travail, la période de probation, la rémunération, ainsi que la dotation. La personne nouvellement embauchée est aussi informée de l instance syndicale dont elle fera partie ainsi que des coordonnées des représentants syndicaux. DRH-008 Accueil et intégration du nouveau personnel Page 3 de 6 et du personnel en période d essai
La direction des ressources humaines assume les mêmes responsabilités à l égard du processus d accueil et d intégration du personnel en période d essai, en adaptant le tout selon la personne concernée et son niveau de connaissance du secteur d activités où elle sera en essai. La section 6 suivante décrit tout le processus pour cette catégorie de personnel. 5.2 LES GESTIONNAIRES Les gestionnaires ont le mandat d assurer le soutien et un accompagnement qui se veulent avant tout formatifs. Ils sont les personnes de «référence» pour obtenir des clarifications ou ajustements futurs et contribuent ainsi à développer chez la personne nouvellement embauchée une compréhension éclairée des modèles de pratique et d intervention en vigueur dans l établissement. Ils s assurent de la qualité de l accueil en prévoyant une disponibilité suffisante des membres de l équipe pour répondre adéquatement aux interrogations qui surviendraient. Ils assument aussi la responsabilité de fournir une rétroaction régulière au personnel débutant ou à l essai et de compléter le «Formulaire d évaluation du rendement de l employé en période de probation». Enfin, ils favorisent le sentiment d appartenance envers le ou les secteurs d activités ainsi qu envers l ensemble de l organisation. Voici les principaux éléments abordés par les gestionnaires lors de la première rencontre : Fonctionnement du milieu de travail; Partenaires, clientèle et collaborateurs; Modalités de supervision et d évaluation; Présentation à l assistant du supérieur immédiat ou au chef d équipe et à l équipe de travail; Présentation à l employé accompagnateur; Présentation du processus d orientation et d intégration; Description du fonctionnement du service; Visite des lieux de travail. 5.3 L ASSISTANT DU SUPÉRIEUR IMMÉDIAT, L INFIRMIÈRE CLINICIENNE, LE COORDONNATEUR PROFESSIONNEL, L INFIRMIÈRE RESPONSABLE OU LE CHEF D ÉQUIPE Ces personnes, assumant le lien entre l équipe et le gestionnaire, se rendent disponibles à répondre aux différents questionnements du nouveau personnel ou du personnel en période d essai. Elles contribuent également à leur évaluation en transmettant au gestionnaire attitré au suivi de la période de probation ou d essai, des observations et commentaires quant à leur rendement. DRH-008 Accueil et intégration du nouveau personnel Page 4 de 6 et du personnel en période d essai
5.4 LE PERSONNEL ACCOMPAGNATEUR Il s agit de personnes d expérience, possédant un sens du travail d équipe développé et une grande facilité à entrer en contact avec les autres. Elles connaissent très bien le fonctionnement du service, les procédures, ainsi que les attentes de l établissement envers le personnel. Elles sont également des personnes ayant le goût et le désir de s impliquer dans ce processus d accueil en guidant, supportant et en dirigeant le personnel débutant ou en période d essai vers les bonnes personnes. Elles ont donc un rôle que nous pourrions qualifier de «parrainage». Il est bien entendu que ces personnes assument ce rôle sur une base volontaire et que l établissement favorise, dans la mesure du possible, la stabilité du personnel accompagnateur. Le personnel débutant ou en période d essai se réfère donc à cette personne-ressource mandatée par le gestionnaire pour l accompagner durant sa période d orientation et d intégration ou d essai selon le cas. 5.5 LE PERSONNEL DÉBUTANT Il est le premier responsable de la réussite de son orientation et intégration dans l organisation et au sein des équipes de travail. Il s engage dans son nouveau rôle, il s intéresse à la vie de son milieu de travail et aux différents aspects reliés à son secteur d activités, développant ainsi son sentiment d appartenance. Il consulte les différents documents de référence mis à sa disposition et s assure d une juste compréhension en questionnant son entourage, son chef d équipe ou son supérieur immédiat, ainsi que son gestionnaire. Enfin, il s engage à fournir une prestation de travail satisfaisante au Centre de santé et de services sociaux de Bécancour Nicolet-Yamaska, ainsi qu au respect à la confidentialité, en signant le formulaire prévu à cet effet. 6. PROCESSUS D INTÉGRATION DU PERSONNEL EN PÉRIODE D ESSAI La direction des ressources humaines rencontre la personne en période d essai ou la contacte par téléphone pour l informer des conditions d emploi rattachées au poste qu elle a obtenu à la suite d un affichage interne. La personne en période d essai se présente à son gestionnaire qui l informe de la nature de son nouveau poste, à partir de la description des fonctions du titre d emploi concerné, des objectifs et des priorités du secteur d activités. Le gestionnaire aborde également les autres éléments prévus à la section 5.2. Cette personne est assignée à une période d essai selon la durée prévue aux dispositions de la convention collective applicable à son titre d emploi et peut, en tout temps à l intérieur de cette période d essai, réintégrer son ancien poste en acheminant un avis écrit à la direction des ressources humaines. DRH-008 Accueil et intégration du nouveau personnel Page 5 de 6 et du personnel en période d essai
La direction des ressources humaines assure le suivi au dossier de la personne en période d essai et voit à ce qu elle soit évaluée conformément à la politique en vigueur. 7. MESURE D APPLICATION DE CETTE POLITIQUE Cette politique, une fois en vigueur, remplace et annule toutes celles écrites ou tacites appliquées antérieurement dans tous les établissements issus de la fusion ayant donné naissance au Centre de santé et de services sociaux de Bécancour Nicolet-Yamaska. Pièces jointes Annexe 1 Formulaire d évaluation du rendement de l employé en période de probation Annexe 2 Cahier de l employé ou employée en période de probation Approuvée par le comité de direction : Le 7 novembre 2006 Révisée par le comité de direction : Le 13 mars 2007 Version du 13 mars 2007 DRH-008 Accueil et intégration du nouveau personnel Page 6 de 6 et du personnel en période d essai
ANNEXE 1 FORMULAIRE D ÉVALUATION DU RENDEMENT DE L EMPLOYÉ EN PÉRIODE DE PROBATION I IDENTIFICATION Nom : Prénom : No d employé : Titre d emploi : Statut : Service (s): Direction (s) : Date d embauche : II PÉRIODE DE PROBATION ET GESTIONNAIRE ATTITRÉ Nombre de jours de probation : jours. Durée prévisible : du au Gestionnaire attitré : III DESCRIPTION DU PROCESSUS 1. La direction des ressources humaines complète les sections I et II ci-dessus et supporte le gestionnaire attitré au suivi de la période de probation du nouvel employé, en l informant de l évolution du nombre de jours travaillés de celui-ci. 2. Le gestionnaire attitré accueille le nouvel employé embauché et lui explique les critères d évaluation, en lui remettant un cahier à son attention qui décrit ces critères. 3. Le gestionnaire convient avec l employé en probation d une date de rencontre, qui devrait se situer vers le milieu de la période de probation. 4. Le gestionnaire recueille les observations et commentaires quant à l employé évalué auprès des autres gestionnaires concernés le cas échéant, des assistants du supérieur immédiat, des chefs d équipe et de collègues de travail au besoin. Il indique toutes ces informations à la section V du formulaire. 5. Le gestionnaire procède à une 1 ière rencontre d évaluation (se situant à la mi-période de probation) avec l employé pour lui faire part de ses constatations, en portant une attention particulière aux points à améliorer (cote 2) et ceux considérés insatisfaisants (cote 1). 6. Le gestionnaire procède à l évaluation finale de l employé avant la fin de sa période de probation, et lui communique verbalement sa décision inscrite à la section VI du formulaire; il en informe immédiatement la direction des ressources humaines. 7. Le gestionnaire transmet le formulaire dûment complété à la direction des ressources humaines, le tout dans une enveloppe cachetée sous pli «CONFIDENTIEL». 8. La direction des ressources humaines classe le formulaire d évaluation pour références ultérieures. DRH-008 Annexe 1 Formulaire d évaluation du rendement de l employé en période de probation Page 1 de 4
IV CRITÈRES D ÉVALUATION EN PÉRIODE DE PROBATION 1. PRÉSENCE AU TRAVAIL : Ponctualité : respect de l horaire de travail, incluant la durée des repas et des pauses santé Assiduité : présence régulière et absences occasionnelles motivées 2. QUALITÉ DU TRAVAIL : Capacité d effectuer des tâches avec soin, précision et rigueur Respect du code d éthique, des règles de sécurité, des politiques et procédures internes Degré de maîtrise des normes et techniques professionnelles, fondées sur les connaissances scientifiques reliées à la profession Jugement : capacité de percevoir correctement une situation, d en arriver à des conclusions pertinentes ou de poser un geste ou un comportement adéquat. 3. QUANTITÉ DU TRAVAIL : Volume et rythme (ou rapidité d exécution) du travail quotidien, respect des délais Méthodique : capacité de procéder de façon ordonnée, de manière logique, par étapes, permettant de parvenir à un résultat Gestion des priorités : habileté à choisir les tâches à accomplir par ordre d importance, selon l urgence du moment. 4. AUTONOMIE, INITIATIVE ET MOTIVATION : Autonomie : capacité de fonctionner adéquatement à partir de directives générales et d utiliser d abord ses ressources avant de demander de l aide Initiative : capacité d entreprendre des changements en agissant sur son environnement dans le but d améliorer la situation actuelle Motivation : capacité d utiliser avec détermination son énergie et ses ressources personnelles dans le but d accroître sa satisfaction au travail. 5. SENS DES RELATIONS HUMAINES : Relations interpersonnelles : capacité d entrer en communication de manière empathique avec les usagers, les collègues de travail et le personnel d encadrement, dans le but d établir et d entretenir des relations positives au niveau du travail Langage respectueux, courtoisie, diplomatie et sens de l écoute dans ses relations interpersonnelles Comportement qui contribue à rendre le climat de travail harmonieux et productif au sein de l équipe Apparence soignée et tenue vestimentaire appropriée. 6. ESPRIT D ÉQUIPE : Habileté à travailler en collaboration avec d autres personnes pour l atteinte des buts fixés pour le groupe de travail Souci constant de communiquer au sein de l équipe. 7. COMMUNICATION ET RESPECT DE LA CONFIDENTIALITÉ : Communication orale : capacité de s exprimer clairement et de manière à être compris dans des situations interpersonnelles ou de groupe Communication écrite : capacité de communiquer par écrit de façon correcte, des idées et des renseignements de manière à être clairement compris Discrétion : capacité d agir avec discernement pour conserver l information à caractère confidentiel. 8. CAPACITÉ D ADAPTATION, OUVERTURE D ESPRIT ET MAÎTRISE DE SOI : Capacité de s adapter aux besoins et aux changements de son environnement (ex. : nouvelles approches d intervention, méthodes ou procédures de travail) et de modifier positivement ses comportements en tenant compte de l opinion des autres et des besoins de l organisation Maîtrise de soi et tolérance au stress : capacité de réagir avec calme et de fournir un rendement efficace dans les situations difficiles ou tendues. DRH-008 Annexe 1 Formulaire d évaluation du rendement de l employé en période de probation Page 2 de 4
V OBSERVATIONS, COMMENTAIRES ET ÉVALUATION PAR CRITÈRE (Utilisez au besoin l espace additionnel prévu à la page suivante en précisant le numéro de critère concerné) REMARQUABLE 4 SATISFAISANT 3 À AMÉLIORER 2 INSATISFAISANT 1 (éprouve quelques difficultés) (ne répond pas aux exigences normales) 1 IÈRE ÉVALUATION (après jours) ÉVALUATION FINALE (après jours) 1. PRÉSENCE AU TRAVAIL 1. PRÉSENCE AU TRAVAIL 2. QUALITÉ DU TRAVAIL 2. QUALITÉ DU TRAVAIL 3. QUANTITÉ DU TRAVAIL 3. QUANTITÉ DU TRAVAIL 4. AUTONOMIE, INITIATIVE ET MOTIVATION 4. AUTONOMIE, INITIATIVE ET MOTIVATION 5. SENS DES RELATIONS HUMAINES 5. SENS DES RELATIONS HUMAINES 6. ESPRIT D ÉQUIPE 6. ESPRIT D ÉQUIPE 7. COMMUNICATION ET RESPECT DE LA CONFIDENTIALITÉ 7. COMMUNICATION ET RESPECT DE LA CONFIDENTIALITÉ 8. CAPACITÉ D ADAPTATION, OUVERTURE D ESPRIT ET MAÎTRISE DE SOI 8. CAPACITÉ D ADAPTATION, OUVERTURE D ESPRIT ET MAÎTRISE DE SOI Date de la rencontre avec l employé : Date de la rencontre avec l employé : DRH-008 Annexe 1 Formulaire d évaluation du rendement de l employé en période de probation Page 3 de 4
V OBSERVATIONS, COMMENTAIRES ET ÉVALUATION PAR CRITÈRE (suite) (Espace additionnel) 1 IÈRE ÉVALUATION (après jours) ÉVALUATION FINALE (après jours) VI ÉVALUATION GLOBALE PAR LE GESTIONNAIRE Période de probation : réussie non réussie Commentaires à l appui : Signature : Date : DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES Mai 2006 DRH-008 Annexe 1 Formulaire d évaluation du rendement de l employé en période de probation Page 4 de 4
ANNEXE 2 CAHIER DE L EMPLOYÉ OU EMPLOYÉE EN PÉRIODE DE PROBATION NOM : TITRE D EMPLOI : DATE D EMBAUCHE : NOMBRE DE JOURS DE PROBATION : GESTIONNAIRE ATTITRÉ À L ÉVALUATION : FONCTION DU GESTIONNAIRE ATTITRÉ : DRH-008 Annexe 2 Cahier de l employé ou employée en période de probation Page 1 de 4
CRITÈRES D ÉVALUATION EN PÉRIODE DE PROBATION 1. PRÉSENCE AU TRAVAIL : Ponctualité : respect de l horaire de travail, incluant la durée des repas et des pauses santé Assiduité : présence régulière et absences occasionnelles motivées 2. QUALITÉ DU TRAVAIL : Capacité d effectuer des tâches avec soin, précision et rigueur Respect du code d éthique, des règles de sécurité, des politiques et procédures internes Degré de maîtrise des normes et techniques professionnelles, fondées sur les connaissances scientifiques reliées à la profession Jugement : capacité de percevoir correctement une situation, d en arriver à des conclusions pertinentes ou de poser un geste ou un comportement adéquat. 3. QUANTITÉ DU TRAVAIL : Volume et rythme (ou rapidité d exécution) du travail quotidien, respect des délais Méthodique : capacité de procéder de façon ordonnée, de manière logique, par étapes, permettant de parvenir à un résultat Gestion des priorités : habileté à choisir les tâches à accomplir par ordre d importance, selon l urgence du moment. 4. AUTONOMIE, INITIATIVE ET MOTIVATION : Autonomie : capacité de fonctionner adéquatement à partir de directives générales et d utiliser d abord ses ressources avant de demander de l aide Initiative : capacité d entreprendre des changements en agissant sur son environnement dans le but d améliorer la situation actuelle Motivation : capacité d utiliser avec détermination son énergie et ses ressources personnelles dans le but d accroître sa satisfaction au travail. 5. SENS DES RELATIONS HUMAINES : Relations interpersonnelles : capacité d entrer en communication de manière empathique avec les usagers, les collègues de travail et le personnel d encadrement, dans le but d établir et d entretenir des relations positives au niveau du travail Langage respectueux, courtoisie, diplomatie et sens de l écoute dans ses relations interpersonnelles Comportement qui contribue à rendre le climat de travail harmonieux et productif au sein de l équipe Apparence soignée et tenue vestimentaire appropriée. 6. ESPRIT D ÉQUIPE : Habileté à travailler en collaboration avec d autres personnes pour l atteinte des buts fixés pour le groupe de travail Souci constant de communiquer au sein de l équipe. 7. COMMUNICATION ET RESPECT DE LA CONFIDENTIALITÉ : Communication orale : capacité de s exprimer clairement et de manière à être compris dans des situations interpersonnelles ou de groupe Communication écrite : capacité de communiquer par écrit de façon correcte, des idées et des renseignements de manière à être clairement compris Discrétion : capacité d agir avec discernement pour conserver l information à caractère confidentiel. 8. CAPACITÉ D ADAPTATION, OUVERTURE D ESPRIT ET MAÎTRISE DE SOI : Capacité de s adapter aux besoins et aux changements de son environnement (ex. : nouvelles approches d intervention, méthodes ou procédures de travail) et de modifier positivement ses comportements en tenant compte de l opinion des autres et des besoins de l organisation Maîtrise de soi et tolérance au stress : capacité de réagir avec calme et de fournir un rendement efficace dans les situations difficiles ou tendues. DRH-008 Annexe 2 Cahier de l employé ou employée en période de probation Page 2 de 4
REMARQUES ET COMMENTAIRES (utilisez le verso si l espace est insuffisant) 1. PRÉSENCE AU TRAVAIL : 2. QUALITÉ DU TRAVAIL : 3. QUANTITÉ DU TRAVAIL : 4. AUTONOMIE, INITIATIVE ET MOTIVATION : 5. SENS DES RELATIONS HUMAINES : 6. ESPRIT D ÉQUIPE : 7. COMMUNICATION ET RESPECT DE LA CONFIDENTIALITÉ : 8. CAPACITÉ D ADAPTATION, OUVERTURE D ESPRIT ET MAÎTRISE DE SOI : DRH-008 Annexe 2 Cahier de l employé ou employée en période de probation Page 3 de 4
REMARQUES ET COMMENTAIRES (suite) 1. PRÉSENCE AU TRAVAIL : 2. QUALITÉ DU TRAVAIL : 3. QUANTITÉ DU TRAVAIL : 4. AUTONOMIE, INITIATIVE ET MOTIVATION : 5. SENS DES RELATIONS HUMAINES : 6. ESPRIT D ÉQUIPE : 7. COMMUNICATION ET RESPECT DE LA CONFIDENTIALITÉ : 8. CAPACITÉ D ADAPTATION, OUVERTURE D ESPRIT ET MAÎTRISE DE SOI : Version du 13 mars 2007 DRH-008 Annexe 2 Cahier de l employé ou employée en période de probation Page 4 de 4