Projet E-formation. Système MOODLE_ COLLABORATIF. Spécifications fonctionnelles

1/15 Projet E-formation Système MOODLE_ COLLABORATIF Spécifications fonctionnelles Date : 10/11/2006 Version :1.3 Auteurs :Lahcen Oubahssi, xxxx, xxxx Contributeurs : xxxxx, xxxx, xxxx, xxxxx

2/15 Spécifications fonctionnelles du système MOODLE_ COLLABORATIF Remarque préliminaire : Les spécifications fonctionnelles sont destinées à répondre au cahier des charges élaboré dans le projet E-formation. SF1a- Rappel des objectifs (ref : cc III) : Il s'agit de développer une plate-forme collaboratif de gestion de projets pédagogiques. Les utilisateurs de la plate-forme vont travailler sur des projets communs. MOODLE_ COLLABORATIF est une plate-forme générée à partir du système Moodle et adaptée au besoin de l IUT de LAVAL. Le département informatique de l IUT de Laval souhaite disposer d'un système collaboratif de gestion des projets pédagogiques. Il est prévu que d'autres partenaires utilisent également ce système : Université de Rennes Université Paris 6 IUFM Caen Université de Toulouse Université de Poitiers SF1b- Documents de base : Il s'agit de la documentation déjà utilisée : 1. Plan type de spécifications fonctionnelles. Version 1.1 Auteur : xxxx, xxxxx. 2005 2. Cahier des charges de la plate-forme MOODLE_ COLLABORATIF. Auteurs : xxx, xxx et yyy, yyy.2006 3. Les maquettes des écrans et des interfaces. Auteur : xxx, xxx. 2006 SF2a Description Fonctionnelle Générale : La plate-forme MOODLE_ COLLABORATIF est caractérisée par les aspects suivants : Deux modules d'utilisation : module Administrateur et module Utilisateurs. Interopérabilité avec d'autres outils externes. Son modèle général est organisé en deux parties ou environnements de travail : 1) La première partie est la partie gestion : Dans cette partie il existe deux espaces de travail : a) Espace Administrateur b) Espace Utilisateur 2) La deuxième partie est le système de gestion de base de données qui permet de stocker toutes les informations gérées sur la plate-forme. SF2a2 Les fonctionnalités de la plate-forme : Les fonctionnalités décrites proviennent des IV1, V2 et V3 du cahier des charges. Il s'agit dans la version à réaliser de créer un outil avec des fonctions de base pour la gestion d'activités et de documents.

3/15 La plate-forme doit utiliser des outils facilement accessibles aux utilisateurs. Ainsi, la connexion au serveur doit se faire par un navigateur. Les fonctionnalités minimales attendues sont : gestion des membres gestion des groupes de membres gestion des dossiers gestion des activités et des actions. 1.L accueil (réf : cc IV.1 b) : Mettre à la disposition de l utilisateur une interface qui lui permet d accéder à l'environnement de travail via son nom et un mot de passe. 1.1 L accès à la plate-forme se fait via un navigateur. 1.2 Le système est sécurisé (nom et mot de passe personnels et personnalisable). 2.Espace administrateur : 2.1 Configuration d'un projet (réf : cc V.2) : Un projet est un ensemble d'activités affectées à des groupes d'utilisateurs. Par défaut, la plate-forme MOODLE_ COLLABORATIF est livrée avec un projet lambda. Par la suite, l'administrateur peut configurer de nouveaux paramètres pour instancier son projet à travers une interface appropriée. Les paramètres à configurer sont : son nom sa description sa date début/fin au format jj/mm/aa Son Url La description d'un projet peut être réalisée de deux manières: par un champ textuel à remplir (quatre lignes conseillées et maximum 255 caractères) ou en joignant un document plus long. Les deux fonctions peuvent être utilisées conjointement. L'affichage de cette description s'effectue à partir de la page d'accueil utilisateur via un lien hyper textuel. Cette description pourra également être disponible dans une info-bulle sur le nom du projet. 2.2 Création d'une activité (réf : cc V.2) : Une activité est un ensemble d'actions affectées à des groupes d'utilisateurs. Elle est définie par : son nom et sa description sa date début/fin au format jj/mm/aa un statut : finie/en cours/future. Le statut de l'activité permet de répartir l'affichage des informations sur l'activité dans la page d'accueil du projet selon trois zones. ses groupes ses responsables : liste à choix multiple ses actions : liste à choix multiple Url consigne Url Retour 2.3 Création d'une action (réf : cc V.2) :

4/15 Une action est associée à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs. Elle est défini par : son nom et sa description sa date début/fin ses groupes ses responsables statut : finie/en cours/future Les modalités de renseignement de ces champs sont les mêmes que pour l'activité sauf indication contraire. 2.4 Création des membres (réf : cc V.2) : Dans cette partie l'administrateur crée les comptes des intervenants de la plate-forme. Les rôles possibles des intervenants de la plate-forme MOODLE_ COLLABORATIF sont : Responsables projets Responsables activités Responsables actions Utilisateurs ordinaires Les droits possibles sont : création, écriture, lecture, suppression, modification. Les droits sont défini comme suit : a) Responsable projet : la personne qui a tous les droits sur le projet b) Responsable activité : la personne qui a tous les droits sur l'activité d'un projet + droit d'écriture dans l'agenda de l'activité. c) Responsable action : la personne qui a tous les droits sur une action d'une activité + droit d'écriture dans l'agenda de l'action. d) Utilisateur ordinaire : il a seulement le droit de lecture. Il peut avoir des droits d'écriture si ce droit est spécifié pour son groupe à la création d'un dossier. 2.5 Création des groupes (réf : cc V.2) : Cette fonctionnalité permet à l'administrateur d'affecter les utilisateurs à un groupe. L'utilisateur ordinaire doit être affecté à un groupe. Un groupe est lié à une ou plusieurs activités ou à une ou plusieurs actions. Une activité ou une action peut être liées à un ou plusieurs groupes. 2.6 Création des dossiers (réf : cc V.2) : Un dossier est associé à une seule activité ou à une seule action. Il est en écriture et en lecture par le responsable de l'activité ou de l'action associée. Il peut être en lecture ou en écriture pour certains groupes de l'activité. Il est défini par : son nom son emplacement Ses droits d'accès (en lecture, en écriture) selon les groupes d'utilisateurs. Ses catégories : Choix dans une liste. 2.7 Création des catégories (réf : cc V.2) : L'administrateur définit la liste des catégories du projet par un champ textuel.

5/15 2.8 Création des mots clés (réf : cc V.2) : Suite à la suggestion d'un utilisateur de la plate-forme qui veut introduire un document (circuit de communication externe à MOODLE_ COLLABORATIF ), l'administrateur crée un nouveau mot-clé par saisie textuelle et indique s'il est synonyme d'un mot-clé existant en choisissant dans la liste. Dans ce cas il pourra indiquer selon quelle catégorie (un thème) le mot-clé est synonyme. La fonction de synonymie sera activée dans la version suivante de MOODLE_ COLLABORATIF. Néanmoins, le champ Synonyme est prévu dans la base de données et dans l'interface de la plate-forme dès cette version. 2.9 Informations du jour (réf : cc V.2) : A la demande d'un responsable ou d'un utilisateur ordinaire l'administrateur intègre les informations du jour par une interface spécifique. L'administrateur doit renseigner les champs suivants: Définir si l'information du jour est relative au projet entier ou à une activité du projet : choix dans liste déroulante. Selon le cas, l'information sera affichée dans une ou l'autre des zones de la page d'accueil utilisateur destinée à cet effet. Texte de l'information fourni par le responsable demandeur. Il s'agit d'un texte de quatre ou cinq lignes (au maximum 255 caractères). C'est la dernière information du jour qui sera affichée Une fois que l'utilisateur est connecté à son espace de travail, on lui affiche la dernière information du jour. Les autres informations sont regroupées dans une page HTML accessible par lien hyper textuel sur la page d'accueil du projet. 3.Espace utilisateur : Les utilisateurs qui interviennent dans cet espace sont : les responsables projets, les responsables activités, les responsables actions et les autres utilisateurs ordinaires. Suivant leurs droits ils ont accès aux activités et aux actions de leur projet. 3.1 Gestion de documents (réf : cc V.2) : L'utilisateur peut naviguer dans l'ensemble des dossiers auxquels il a accès, c'est à dire consulter les documents qu'ils contiennent, mais également déposer de nouveaux documents dans ces dossiers selon ses droits. Un document est lié à une seule activité. Il est lié à une seule catégorie. Il est soumis aux même droits que son dossier. Pour déposer un document, l'utilisateur doit définir : son nom un résumé l'indexer par des mots clés éventuellement une catégorie le nom de son auteur Automatiquement, le système avertit les groupes ayant des droits sur le dossier de dépôt par l'affichage sur la page d'accueil utilisateur. 3.2 Gestion de dossiers (réf : cc V.2) : Cette fonctionnalité permet à l'utilisateur de naviguer dans l'ensemble des dossiers

6/15 auxquels il a l'accès. Si l'utilisateur à le droit en écriture, il peut créer des sous dossiers. Les droits d'accès et les catégories d'un sous dossier sont exactement ceux du dossier parent. Un dossier peut être en lecture ou en écriture pour un ou plusieurs groupes. Il est associé à une seule activité ou à une seule action. 3.4 Outils de communication (réf : cc V.1 b) : L'outil de communication qui sera utilisé est le forum du système Plenadis de l université de Paris 5. Pour cela, l'activation du lien dans MOODLE_ COLLABORATIF vers cet outil engendre le passage des paramètres suivants : nom et prénom de l'utilisateur url complète de la photographie de l'utilisateur nom de l'activité et de l'action associée adresse e-mail de l'utilisateur un booléen indiquant si l'utilisateur est modérateur ou pas du forum. Les nouveautés concernant le forum sont accessibles sur la page d'accueil de ces modules de communication. 3.5 Agenda (réf : cc V.1 b) : Tous les membres d'une activité disposent d'un agenda commun alimenté par le responsable de l'activité ou les responsables d'action. Un agenda est associé à une activité. Il est en écriture pour ceux qui sont responsables d'une activité ou d'une action. Le responsable d'une activité a le droit d'ajouter dans l'agenda : des réunions physiques ou téléphoniques des forums et des chats des documents dans les dossiers de l'activité et des actions Par défaut, chaque utilisateur voit ses contraintes, c'est-à-dire celles relatives à l'activité et aux actions auxquelles il contribue : Début et fin de l'activité Début fin des actions auxquelles il contribue Les évènements marquants de ses actions et de l'activité : réunions physiques, réunions téléphoniques, remises des documents, dates des chats et forums de l'activité et de ses actions. L'utilisateur peut néanmoins trier les informations présentes dans l'agenda par action et par date afin de consulter les événements relatifs aux autres actions de l'activité. 3.6 Recherche de document (réf : cc V.1 b) : Cette fonctionnalité est mise à la disposition de tous les utilisateurs de la plate-forme. Elle permet de faire des recherches sur les documents en utilisant les mots-clés, les catégories et l'activité à laquelle appartient la ressource. Si un utilisateur émet une requête appelant des documents auxquels il n'a pas accès, la requête est refusée. Le message suivant lui est transmis: "Aucun document n'existe. " SF2b Architecture logicielle : SF2b1- Le modèle général : Le modèle général de la plate-forme MOODLE_ COLLABORATIF est décrit dans le

7/15 schéma suivant : L'architecture de la plate-forme MOODLE_ COLLABORATIF Dans ce schéma on distingue deux parties principales : 1. Partie client : La partie où les utilisateurs se connectent à la plate-forme. Les utilisateurs de la plate-forme sont : Responsables projet

8/15 Responsables activité Responsables action Autres utilisateurs ordinaires. 2. Partie serveur : L'administrateur donne les droits l'accès aux utilisateurs de la plate-forme. En tant que responsable de projet, il prend en compte les besoins des utilisateurs à intégrer dans la plate-forme : création de compte, nouveaux dossiers, nouvelles catégories On distingue dans cette partie deux modules : Module administrateur : Dans ce mode l'administrateur gère : Les membres et les groupes de membres qui vont utiliser la plate-forme. Les dossiers, les projets, les activités et les actions. Module utilisateurs : C'est à ce niveau que les utilisateurs ont accès à leurs : a) projets b) activités c) documents d) outils de communications. Les deux modules sont liés à un vivier de connaissances dans lequel sont stockés les données gérées par la base des données de la plate-forme et les documents de tous les projets de la plate-forme. Le schéma indique également que la plate-forme MOODLE_ COLLABORATIF peut donner accès par des liens HTML vers des outils externes. SF2c EVOLUTIONS POSSIBLES : Ces projets d'évolution seront pris en compte dans des versions ultérieures de MOODLE_ COLLABORATIF : Utilisation d'autres outils externes Aide utilisateurs Envoi des e-mails Accès des utilisateurs à plusieurs projets à travers une interface unique. SF2d DEROULEMENT UTILISATION : La plate-forme MOODLE_ COLLABORATIF s'ouvre avec une page d'accueil. À partir de cette page l'utilisateur peut se connecter suivant son statut via un nom et un mot de passe unique. Par défaut il existe deux pages d'accueil une pour accéder au mode l'administrateur et l'autre pour accéder au mode utilisateur. Le déroulement de l'utilisation de la plate-forme MOODLE_ COLLABORATIF est décrit en suivant les deux modes d'accès.

9/15 SF2d.1 Le déroulement du travail de l'administrateur : Une fois que l'administrateur est connecté à la plate-forme via son nom et son mot de passe, La plate-forme MOODLE_ COLLABORATIF met à sa disposition un ensemble de fonctionnalités thématiques pour gérer son travail. Le travail de l'administrateur consiste dans les tâches suivantes : 1. Configurer les paramètres de son projet (cf. Fonctionnalités appliquées, Espace administrateur, configuration d'un projet) 2. Créer les activités d'un projet Dans une activité: 3. Créer les actions d'une activité. La création d'une activité n'est pas possible avant la configuration d'un projet. La création d'une action n'est pas possible avant la création d'une activité. 4. Créer les utilisateurs de projet en spécifiant le type d'intervention qu'ils auront le droit d'effectuer au niveau d'un projet, d'une activité et d'une action. 5. Créer les groupes 6. Affecter les utilisateurs à leurs groupes 7. Créer les catégories 8. Créer les mots-clefs dans une activité ou une action 9. Créer les dossiers des activités et des actions du projet 10. Affecter les groupes sur les activités et les actions en spécifiant leurs droits. Les procédures et interfaces sont identiques pour la modification de toutes ces données par l'administrateur. SF2d.2 Le déroulement du travail de l'utilisateur : L'utilisateur accède à la plate-forme MOODLE_ COLLABORATIF via un nom et un mot de passe. Suivant ses droits La plate-forme MOODLE_ COLLABORATIF met à sa disposition un ensemble de fonctionnalités thématiques pour gérer son travail. Le travail de l'utilisateur consiste dans les tâches suivantes : 1. gestion des dossiers 2. gestion des documents 3. gestion d'agenda 4. recherche de documentation 5. travailler en collaboration avec d'autres utilisateurs de projet. SF3a COMPOSANTES LOGICIEL : La plate-forme sera hébergée sur un serveur Web Apache et permet d'accéder à une base de données MySQL. La plate-forme sera développée en PHP. SF3b -COMPOSANTES DONNEES ET CONNAISSANCES : Les principaux éléments de données de la plate-forme sont organisés dans les tables suivantes : 1.Utilisateur 2.Groupe

10/15 3.GoupeUtilisateur 4.Document 5.Dossier 6.DossierGroupe 7.Projet 8.Activite 9.Action 10.MotsCle 11.Categorie 12.Agenda SF3b1 Table Groupe : 1. Description générale «Groupe» Il s'agit des informations sur les groupes qui travaillent dans le projet 2. Table complète du «Groupe» IdGroupe ( clé primaire unique auto-incrémentale) : permet d identifier le groupe Nom (champ obligatoire) : le nom de groupe Url (champ obligatoire) : l url du groupe SF3b2 Table Document : 1. Description générale «Document» Il s'agit des informations sur les documents déposés par les utilisateurs de la plateforme. Les documents peuvent être de formats différents et ils sont stockés dans le serveur de la plate-forme. 2. Table complète du «Document» IdDocument (clé primaire unique auto-incrémentale): permet d identifier le document. Nom (champ obligatoire) : le titre du document. Resume (champ facultatif) : Un petit résumé sur le document ( trois ou quatre lignes) Motscles (champ facultatif) : Les mots-clés qui indexent le document Categorie (champ facultatif) : La catégorie du document. Auteur (champ facultatif) : L'auteur du document. SF3b3 Table Dossier : 1. Description générale «Dossier» Il s'agit des informations sur les dossiers créés par l'administrateur. 2. Table complète du «Dossier» IdDossier ( clé primaire unique auto-incrémentale) : pour identifier le dossier Nom (champ obligatoire) : nom du dossier Emplace (champ obligatoire) : Il s'agit de l'emplacement du dossier dans l'arborescence des dossiers du projet.

11/15 Le dossier peut être situé au niveau d'une activité ou au niveau d'une action. TypeDossier (champ obligatoire) : Il s'agit de l'activité ou de l'action à laquelle est associé le dossier. SF3c- COMPOSANTES MATERIEL : La configuration serveur (minimum): Serveur de bases de données : MySQL Serveur Web : Apache Un PC avec l'environnement UNIX Une carte réseau Une carte Vidéo 128 mégas de mémoire vive ou plus 20 Go de mémoire au plus pour stocker les documents Un second disque de sauvegarde 10Go au plus (de préférence) La configuration client : Un PC avec l'environnement Windows 98 ou plus Une connexion Internet Un navigateur IE 5.0 Une carte son si les documents stockés contiennent des sons. Une carte vidéo si les documents stockés contiennent des vidéos. 64 mégas de mémoire vive SF3d ASPECTS INTERFACES : L'outil sera basé sur une série d'interfaces simples. Le cœur du système MOODLE_ COLLABORATIF est une plate-forme collaborative de gestion de travail. Cette base technique ouverte possède deux types d'interfaces : 1 Une interface vers les utilisateurs avec leurs outils : L'interface utilisateur a des fonctions permettant de : Soumettre Consulter Modifier (sous certains droits) Communiquer 2 Une interface vers l'administrateur de plate-forme : L'interface administrateur contient les fonctions permettant de : Soumettre Consulter Modifier (sous certains droits) Supprimer Créer Toutes les rubriques de la plate-forme sont explicitées sur chaque écran par une infobulle.

12/15 3 - Spécifications Graphiques et ergonomiques a) Eléments et aspect général : Le graphisme est en majeure partie centralisé dans le fichier CSS style.css à la racine du site, ce qui permet une plus grande flexibilité dans l'optique d'une modification ultérieure. Cela permet également une plus grande cohérence, avec un fond, une police et des couleurs identiques tout au long du site. Le site est composé d'une dominante rouge clair. b) Composition des pages : La page d'accueil utilisateur est fondamentale. C'est pourquoi, sa structure nécessite d'être précisée. Elle est organisée en quatre ensembles visuels : - Frame de haut : contenant le nom de la plate-forme, le nom du projet ainsi que les rubriques constantes de la plate-forme (agenda, équipe, projet, actualité). - Frame de bas : deux ensembles visuels horizontaux superposés chapeautent deux autres carrés d'information placés côte à côte. Le premier indique le nom de l'utilisateur et l'actualité du projet. Dessous, le second concerne les activités en cours. En bas, à gauche et à droite, figurent les actualités des activités futures et un bilan des activités terminées. Les autres pages conservent a priori la frame de haut. Une frame verticale à gauche permet l'accès aux fonctionnalités et la frame principale affiche le contenu de la fonction. Fond : Le fond est une image de 2 pixels sur 1 répétée à l'infini, contenant deux couleurs : du blanc et du rouge clair. Ce qui donne un aspect de trame horizontale, et allège considérablement le site. Exemple : Les couleurs les composant sont : #FBFAF9, #FFD7C5, #9A6866, #ffffff, #FCEFEA Exemple : Icônes : Les icônes sont basées sur un graphisme «crayonné». Leur utilité est d'illustrer les principales fonctionnalités de la plate-forme. L'icône connecté illustre le fait que l'utilisateur est connecté à la plate-forme. (un ordinateur surmonté d'un éclair)

13/15 Cette icône illustre le concept de communication (un homme utilisant un combiné) Cette icône illustre le concept de groupe (un groupe de 4 personnes) Cette icône illustre le concept de Documents (3 livres empilés) Cette icône illustre le concept d'outils (une règle, une équerre, des stylos empilés) Cette icône illustre la rubrique Présentation et consignes (un personnage tenant une règle, à un pupitre) Cette icône illustre le concept de Activités en cours (main tenant un stylo) SF3e ASPECTS SYSTEMES ET COMMUNICATIONS : Tous les utilisateurs doivent avoir une connexion Internet pour pouvoir accéder à la plate-

14/15 forme et communiquer avec les autres membres du réseau. L'utilisation d'outils externes à MOODLE_ COLLABORATIF suppose une procédure de communication entre MOODLE_ COLLABORATIF et PLenadis : Lorsque l'utilisateur active un lien vers le forum de PLenadis, la plate-forme MOODLE_ COLLABORATIF fournit automatiquement les paramètres d'identification de l'utilisateur dont PLenadis a besoin. Ces paramètres sont : nom de l'utilisateur prénom de l'utilisateur adresse url de sa photographie nom de l'activité ou de l'action sur laquelle il travaille booléen indiquant si l'utilisateur est modérateur adresse e-mail. La plate-forme PLenadis vérifie l'existence de cet utilisateur dans sa base de données et autorise le cas échéant l'accès au forum. SF4a INSTALLATION : Aucune installation de logiciel spécifique n'est requise sur le poste client. Seul un navigateur de type Internet Explorer est requis pour accéder à la plate-forme. SF4b DOCUMENTATION ET FORMATION : L'utilisation de la plate-forme est simple, aucun manuel d'utilisateur et aucune formation ne sont prévus pour cette version. SF5a PERFORMANCES : La performance du produit livré est grandement liée à la configuration indiquée et à des paramètres externes à l'outil MOODLE_ COLLABORATIF. Temps d'accès selon le type de connexion Internet et l'état du réseau, La puissance du serveur induit des performances en terme de stockage d'informations et de rapidité d'accès Performance en terme de sécurité : il est impossible d'accéder à une page de la plateforme ou d'utiliser une de ses fonctionnalités sans avoir fourni un mot de passe et un nom valides. SF6a PRESENTATION EMBALLAGE : Le produit est accessible sur internet. Il n'y a pas de produit hors ligne. SF6b COMPATIBILITE PORTABILITE : En matière de portabilité le fournisseur doit s'assurer que la plate-forme soit accessible par les différents postes d'utilisateurs à base de PC. La compatibilité sera effective dans un premier temps avec Windows.

15/15 SF7a VERSIONS ET MODELES : Une version bêta est prévu pour le 15 janvier 2007. Après la validation du présent cahier de spécifications, un échantillon de fonctionnalité sera choisi pour la version bêta prévue pour le 15 janvier 2007. Les autres fonctionnalités seront également annoncées pour une date à définir. SF8a PRIX DE REVIENT OBJECTIFS : La conception et réalisation de la plate-forme collaborative sont estimées à : Tâches Jours de charge Définition du cahier des charges 5 Spécifications fonctionnelles 10 Développement du poste Administrateur 15 Développement du poste Utilisateurs 25 Qualification 5 Total 60 Le nombre de jours correspond à une charge de travail, indépendamment de la répartition de cette charge dans le temps. Le coût par jour est de 500 euro HT. La prestation totale s'élève donc à 30 000 euro HT. Hors les modules déjà conçu dans INFO_X SF9a MAITENANCE SUPPORT : L'hébergement et la maintenance de premier niveau de la plate-forme seront pris en charge par le l IUT de Laval. La maintenance de seconde niveau et les évolutions sont à étudier à la suite du projet.