MANIPULER LES FICHIERS EXCEL Bienvenue dans ce livret de formation bureautique. Je suis Bob, votre guide, et vous accompagnerai tout au long de cet apprentissage. De quoi est-il question ici? Il s agit de comprendre comme MANIPULER LES FICHIERS EXCEL. C est-à-dire s assurer d être à l aise avec l ouverture, l impression et l enregistrement des fichiers Excel. Pour aborder cette thématique, vous devez Maitriser l environnement de travail Excel (Livret 1). Savoir parcourir l arborescence de votre ordinateur. Disposer d un ordinateur équipé d Excel. Objectif de la séance Être capable d ouvrir, modifier et fermer des classeurs Excel en les enregistrant au format désiré et dans un répertoire approprié. Programme o 1 Ouvrir & fermer (20 ) 2 o 2 Enregistrer (45 ) 5 o 3 Imprimer (15 ) 15 Les minutes annoncées ne sont qu une indication et en aucun cas un critère de performance! Prenez le temps dont vous avez besoin. À tout moment, pour de l aide, pour une question, une précision : n hésitez pas à solliciter votre formateur. Il me reste à vous souhaiter un apprentissage captivant et riche de sens. Bon courage. Conception : Loïc Hénon 1
Quoi de plus déroutant que de perdre un fichier! Quoi de plus énervant que de devoir recommencer à zéro! Quoi de plus crispant que de ne pas réussir à imprimer! Alors avant d entrer dans le vif du sujet et de produire vos propres fichiers, il va falloir maitriser l ouverture, la fermeture et l enregistrement. Au cours des exercices, vous pourrez sauvegarder ou imprimer vos documents, histoire de garder un souvenir 1 Ouvrir & Fermer Petit rappel Il existe plusieurs manières de démarrer le programme Excel (se référer au Livret 1 : L environnement de travail Excel). En cliquant sur un raccourci Excel (sur le bureau, dans le menu démarrer) : un classeur vierge intitulé Classeur 1 apparait. Ce fichier n existe pas encore, il le sera une fois enregistré. En double cliquant sur un fichier déjà enregistré et présent sur votre ordinateur : le programme Excel se lance et le fichier s ouvre. Plusieurs méthodes d ouverture de fichier s offrent à vous. Veuillez lancer le programme et suivre les instructions pas à pas N oubliez pas de tester les raccourcis clavier. Pour créer un nouveau classeur Cliquez sur Fichier puis Nouveau. Vous avez plusieurs possibilités : Raccourci clavier Copier un document existant pour le modifier Ouvrir un classeur vierge Utiliser un modèle fourni par Microsoft Utiliser l un de vos modèles Double cliquez sur Nouveau Classeur pour ouvrir un classeur vierge. Conception : Loïc Hénon 2
Pour ouvrir un document existant Cliquez sur Fichier puis Ouvrir, une fenêtre s ouvre. Raccourci clavier Cette fenêtre vous permet d explorer l ordinateur et d accéder aux fichiers que vous avez déjà enregistrés. D où l importance de savoir où et comment l on range ses affaires Cliquez sur Annuler. Cliquez maintenant sur le menu Fichier, puis sélectionnez Récent. Observez la partie droite de la fenêtre. L outil nous propose les Classeurs et les Emplacements récents. Dans ces listes, vous retrouvez les derniers fichiers et emplacements ouverts. Cela permet de mettre la main sur vos documents sans parcourir l ordinateur. Ouvrez le document de votre choix en cliquant sur son nom. Conception : Loïc Hénon 3
Pour Fermer Maintenant que le classeur est ouvert, nous allons le fermer. Pour cela, rien de plus simple. Vous pouvez cliquer sur les croix, toutes fenêtres Windows. comme dans Pour fermer le document et quitter Excel. Pour fermer uniquement le document Tester la fermeture et rouvrez un document. Raccourci clavier Pour fermer, on peut également passer par le menu Fichier. Pour fermer uniquement le document Pour fermer le document et quitter Excel. Lors de la fermeture, si le classeur a été modifié, Excel propose d enregistrer les modifications. Conception : Loïc Hénon 4
2 Enregister Raccourci clavier 2.A Que veut dire enregistrer un document? Vous travaillez dans un environnement informatique. Cela implique des particularités, des propriétés, des obligations. Pour bien comprendre, voyons comment cela se passe dans un travail de bureau «classique», c est-à-dire sans ordinateur : disons la mise en forme d une facture sur papier. Attablé, à l aide de votre brouillon, vos notes, vous tracez au propre sur la feuille de papier, un joli tableau que vous remplissez de chiffres. Mince, une erreur! Vous gommez, retracez ou recommencez du début. L avancement du travail se fait au fur et à mesure que vous écrivez. Une coupure d électricité vous plonge dans le noir : le travail effectué n est pas perdu. Vous interrompez votre travail : la feuille est rangée dans un tiroir. Une fois le document terminé, une photocopie vous permettent de garder une trace dans vos archives alors que la facture est envoyée au client par la poste. Une autre facture doit être dressée : vous reprenez les opérations à zéro. Avec des documents numériques, on travaille différemment. Vous êtes devant l ordinateur à dresser la facture (ce qui n exclut pas le brouillon). Mince une erreur! L option Annuler permet de revenir en arrière. L avancement du travail se voit bien à l écran, mais le document n existe pas! L électricité se coupe si l enregistrement n est pas effectué le travail est perdu! Quand vous interrompez votre travail, vous enregistrez le document pour le SAUVEGARDER et le RANGER dans l ordinateur (afin de le retrouver). L enregistrement permet de dupliquer vos documents dans plusieurs formats, selon l utilisation (imprimer, envoyer un mail ) à partir du même document. Pour les prochaines factures, vous pourrez ré-utiliser le document d origine et même l enregistrer comme modèle, histoire de ne pas recommencer du début. Conception : Loïc Hénon 5
2.B Les 3 questions à se poser avant d enregistrer : Excel Livret 2 : manipuler les fichiers Excel Où vais-je ranger mon document? Comment nommer mon fichier? Quel format utiliser? Quel que soit votre fichier, vous devrez toujours vous interroger sur ces 3 thématiques. Où vais-je ranger mon document? Quoi de plus énervant que de perdre ses affaires! C est pourquoi, il est nécessaire de connaitre votre environnement de travail. Que vous travailliez sur PC, Mac, tablette, smartphone, sous Windows ou Linux, vous devez savoir où vous mettez les pieds (ou plus précisément les clics). Par exemple : Windows nous permet de parcourir l arborescence des fichiers : À partir de la version 8, on nous propose d enregistrer (par défaut) nos documents dans OneDrive (dans le nuage, sur internet). Mais rien n empêche de séléctionner un autre dossier pour déposer vos fichiers. Comme Mes documents ou un répertoire crée par vos soins. Concrètement, vous devez être capable de naviguer dans les répertoires, l arborescence du système d exploitation de votre machine. En 2 mots : vous repérer! Vous êtes perdus! Si vous n avez pas de connaissance sur votre environnement de travail, si vous êtes mal à l aise pour parcourir vos dossiers : demandez à votre formateur. Conception : Loïc Hénon 6
Comment nommer mon fichier? Cette question est la plus simple de toutes. Cela dit, il peut être intéressant de s y attarder une minute. Le nom d un fichier permet son identification. Il est préférable de le nommer intelligiblement Nommer correctement permet également à vos interlocuteurs de cibler vos envois et d éviter de perdre vos documents : De plus, n oubliez pas que les fichiers sont générallement triés par ordre alphabétique ou croissant. Nommer ses documents en conséquence permet d archiver simplement : Voilà ce qui devait être dit sur le nommage de fichier. Identification, ciblage et archivage sont en jeu alors pensez-y! Conception : Loïc Hénon 7
Quel format utiliser? Le format d un fichier = son type. Si nous devions transposer aux enregistrements musicaux, nous dirions qu on peut enregistrer sa musique : sur dvd, sur cd, sur cassettes (oui oui il en reste!), sur internet etc. Chacun de ces formats va pouvoir être lu avec un outil précis (lecteur dvd, ordinateur, magnétophone ). Pour les fichiers numériques c est pareil : un type de fichier renvoie à l utilisation d un outil précis, en l occurrence un logiciel. Prenons le cas de Word. En cliquant sur Fichier / Enregistrer sous Une fenêtre s ouvre : Par défaut le fichier va être enregistré en tant que document Word (normal, nous sommes dedans). Mais on nous propose de changer le type (format) de fichier. Le menu déroulant donne ceci. Voyons de quoi il retourne Conception : Loïc Hénon 8
Word Récent : Les fichiers reconnus par les versions 2007 à 2013. Leur extension est.docx. Les Modèles disposent de l extension.dotx et.dotm (t pour template). Word ancien : Les fichiers sont enregistrés dans une version antérieure (1997 à 2003). Leur extension est.doc (sans le x) et les modèles.dot. Suite bureautique Microsoft ancienne : Il s agit de la suite Works, ancien pack bureautique Microsoft. Les PC sont équipés générallement d une version gratuite de ces outils, ce qui explique la possibilité de générer ses documents dans le format.wps. Web : Vous pouvez enregistrer des pages web (.htm,.html) et des documents XML (.xml). Attention toutefois, Word n est pas un éditeur internet et le code généré ne sera pas des plus interressant sur la toile. Logiciel libre : Open Office propose l équivalent de Microsoft Office en version gratuite (libre). L extension du fichier de traitement de texte est.odt. Attention aux problèmes de compatibilité. Fichiers portables : Il s agit des formats compatibles permettant d utiliser ses fichiers sur d autres machines, systèmes et logiciels. Le plus répandu reste le.pdf. Si vous souhaitez envoyer un document sans que le destinataire puisse effectuer des modifications : utilisez le pdf. On change le type d un fichier quand on doit diffuser son document (pdf), le partager avec des collaborateurs ne disposant pas du même outil ou de la même version. 99 fois sur 100, vous ne changerez pas le type de fichiers! Après tout, vous produirez des fichiers adaptés à l outil dont vous disposez et il n y a pas de raison de s interroger. Mais souvenez-vous qu il est possible d assurer la compatibilté avec d autres systèmes. Pour être tout à fait complet, il me reste à vous parler des extensions de fichiers. Conception : Loïc Hénon 9
Qu est-ce qu une extension? Les logiciels génèrent les fichiers dans le format qui leur est propre. A moins que vous ne modifiez le type de fichier. Une extension est le suffixe ajouté au nom d'un fichier pour identifier son format (.txt,.doc, ;xsl ) Voici une liste non exhaustive d extensions : Fichiers bureautiques Microsoft office.doc (ou.docx) : traitement de texte (Word)..xls (ou.xlsx) : tableur (Excel)..pps : diaporamas (Powerpoint). Open Office.odt : traitement de texte (OpenOffice Writer)..ods : tableur (LibreOffice Calc)..odp : diaporamas (Impress). Adobe Reader.pdf : Portable Document Format = format idéal de "transport". Fichiers Internet.htm, html : HyperText Markup Language.xml : exentible Markup Language.asp : Active Server Page.php : Hypertext Preprocessor Fichiers images.jpg (fourni par votre appareil photo) assez lourd..png (plutôt utilisée pour des images d écran) plus léger..gif (plutôt utilisées pour les illustrations)..psd : format Photoshop Fichiers multimédia.wav : fichiers vidéo..mp4 : fichiers vidéo..mp3 : fichiers audios..flv : format flash. Fichiers système.zip : fichiers compressés..exe : fichiers exécutables (programmes). Conception : Loïc Hénon 10
2.C Enregistrer dans Excel Assez de bla bla! Nous allons nous exercer. Veuillez ouvrir un nouveau document Excel. Par défaut, le document s intitule «Classeur 1». Rappelons qu à ce stade, il n existe pas physiquement dans l ordinateur. Saisissez le texte suivant : Maintenant, nous allons sauvegarder (c est-à-dire enregistrer) votre chef d œuvre. Cliquez sur l option enregistrer une fenêtre s ouvre. Les répertoires de l ordinateur. L emplacement où le fichier sera déposé. Le nom du fichier Le format du fichier Pour valider Conception : Loïc Hénon 11
Posons-nous les 3 questions : Où vais-je ranger mon document? Comment nommer mon fichier? Quel format utiliser? Où vais-je ranger mon document? Dans la fenêtre d enregistrement, parcourez l arborescence et positionnez-vous dans votre répertoire de travail. L important est de savoir où retrouver votre fichier. L aide de votre formateur est peut-être nécessaire. Comment nommer mon fichier? Dans la zone Nom de fichier, saississez «Mon premier classeur» Quel format utiliser? Laissez le Type par défaut (Classeur Excel *.xslx) Cliquez sur Enregistrer pour Valider. Désormais, 2 choses ont changé : Votre document porte un nom. Il est sauvegardé dans le répertoire où vous l avez rangé. Pour s en assurer, veuillez : Fermer le classeur, Fermer Excel Ré-ouvrir Mon premier classeur.xsls. Conception : Loïc Hénon 12
Le classeur est ouvert de nouveau. Excel Livret 2 : manipuler les fichiers Excel Il nous reste 2 petites manipulations afin de clore le chapitre de l enregistrement. Commencez par modifier le texte du document en ajoutant «avec une modification». Cliquez sur Enregistrer désormais partie du fichier. : les modifications que vous venez d effectuer font Vous allez maintenant enregistrer ce document mais sous un autre nom. En d autres termes vous allez effectuer une copie. Cliquez sur Fichier / Enregistrer Sous : la fenêtre d enregistrement apparait. Placez-vous dans le même répertoire. Nommez cette copie : La copie de mon premier classeur.xlsx Validez Le fichier actif (celui qui est ouvert) est désormais le nouveau Classeur : Conception : Loïc Hénon 13
Dans le répertoire, nous avons désormais 2 fichiers identiques mais portant un nom différent. Maintenant, vous allez effectuer une copie sous un autre format. Pour transmettre notre fichier par e-mail. Il faut l enregistrer au format PDF. Cliquez sur Fichier / Enregistrer Sous Donnez comme Nom de fichier : Mon fichier à transmettre Dans la liste Type, séléctionnez PDF. Validez Le répertoire compte désormais un nouveau fichier. L option Fichier / Enregistrer Sous permet d enregistrer des copies sous un autre nom ou dans un autre format. Conception : Loïc Hénon 14
3 Imprimer Raccourci clavier Pour imprimer un classeur Excel, rien de plus facile. Votre document est toujours ouvert, Cliquez sur Fichier / Imprimer : Plusieurs options sont présentées. Pour lancer l impression Imprimante sélectionnée Aperçu du document Paramètres de mise en page Affiche la fenêtre Mise en page Notez que les paramètres disponibles dépendent du matériel utilisé. Par exemple : le recto-verso n est pas proposé par toutes les imprimantes. 4 onglets pour gérer la mise en page : - Page - Marges - En-tête / Pied de page - Feuille Conception : Loïc Hénon 15
Soyez curieux! Si vous en avez la possibilité, lancez des impressions, tester la mise en page. Pour limiter le gaspillage, réutilisez les feuilles Vous pouvez également accéder à l onglet Mise en page dans le ruban. Un clic sur l icône en bas à droite du groupe Affichera la fenêtre Mise en page où vous Retrouverez les 4 onglets : - Page - Marges - En-tête / Pied de page - Feuille Comme je le disais plus haut, les paramètres disponibles dépendent du matériel utilisé. Les marges très étroites, le recto-verso, l impression de filigranes ne sont pas proposés par toutes les imprimantes. Conclusion, avant d imaginer des impressions farfelues, renseignez-vous sur les possibilits de votre matériel. Conception : Loïc Hénon 16
FÉLICITATIONS! Vous savez désormais manipuler les fichiers Excel! Ouvrir, fermer et imprimer un document n ont plus de secret pour vous. Enregistrer sous d autres formats vous permettra de communiquer vos chefs d œuvre et de travailler en collaboration sans décalage technique avec vos collaborateurs. Vous savez «jongler» avec les éléments et toutese ces manipulations, que vous commencez à maitriser, vous aideront chaque jour dans la gestion de vos fichiers. Pour toute précision ou question, n hésitez pas à solliciter votre formateur. Je vous invite à continuer l apprentissage avec le Livret 3 : Les tableaux dans Excel. Conception : Loïc Hénon 17