CONSTITUTION Congrès national des cadres en immobilier public fondé à l Université Queen s, Kingston Statuts et règlements comprenant les modifications apportées dans le cadre de l Assemblée générale annuelle, le 29 janvier 2007 1. Nom et statut Le Congrès national des cadres en immobilier public, appelé anciennement le «Forum immobilier Queen s», est un organisme sans but lucratif, non constitué en société, faisant partie de l Université Queen s, de Kingston. L université approuve le budget et le programme du Congrès, et fournit des services de soutien à son fonctionnement. 2. Objectifs Le Congrès vise à promouvoir l approfondissement et l échange de connaissances et de techniques en matière de gestion de biens immobiliers publics, en fournissant un contexte neutre et un environnement collégial propices au réseautage par des cadres supérieurs responsables de la gestion de biens immobiliers publics à tous les paliers de gouvernement à l échelle du Canada. Le Congrès reçoit l appui de l Université Queen s, de Conseillers académiques, de Conseillers du Congrès et d Associés provenant d entreprises privées intéressées aux objectifs du Congrès. 3. Catégories de membres Les cinq catégories de membres du Congrès figurent ci-dessous. À l exception de l Université Queen s, les membres sont les organismes que le Comité de direction invite à se joindre au Congrès, qui versent les droits d adhésion annuels s il y a lieu, et dont les noms figurent au registre des membres tenu à jour par la Convocatrice du Congrès. Le Comité de direction établit tous droits et privilèges des cinq catégories qui doivent s ajouter aux droits et privilèges définis ci-dessous. 3.1 l Université Queen s L université, par l entremise du Vice-directeur, Recherches, nomme deux représentants au Congrès. Chacun de ces représentants a un droit de vote lors des réunions des membres du Modifié et approuvé par l AGA du 29 janvier 2007 1
Congrès. De plus, un(e) des deux représentant(e)s est membre du Comité de direction ayant un droit de vote. 3.2 Les organisations membres Les organisations membres, représentées par leurs cadres supérieurs, sont des organismes responsables de la gestion de biens immobiliers publics au sein des gouvernements fédéral, provinciaux et municipaux ainsi que des sociétés d État et des organismes parapublics. Le nombre d organisations membres se limite à un total de 30 organisations, avec une directive de 10 de chaque niveau fédéral, provincial et municipal du gouvernement. Chaque organisation membre a un droit de vote lors des réunions des membres du Congrès, et l un(e) de ses représentant(e)s est admissible à élection au Comité de direction du Congrès. 3.3 Les particuliers ou organisations associés Les Associés sont des particuliers ou des entreprises ou organisations non gouvernementales entretenant un intérêt dans la mission du Congrès. Le Comité de direction invite les Associés à se joindre au Congrès. Le nombre d Associés ne peut être supérieur au nombre d organisations membres. Les représentants des Associés ne peuvent assister aux réunions des membres du Congrès, et ne sont pas admissibles à élection au Comité de direction. 3.4 Les Conseillers académiques Les Conseillers académiques sont des professeurs œuvrant au sein d universités, autres que l Université Queen s, et dont les disciplines appuient le Congrès. Le Comité de direction les invite à se joindre au Congrès pour un mandat renouvelable de deux ans. Chaque Conseiller académique a un droit de vote lors des réunions des membres du Congrès et est admissible à élection au Comité de direction du Congrès. 3.5 Les Conseillers du Congrès Les Conseillers du Congrès sont des particuliers ou représentants des organismes qui entreprennent des activités d appui au Congrès et qui sont activement intéressés à assister aux programmes du Congrès. Ils sont invités à se joindre au Congrès par le Comité de direction pour un mandat renouvelable de deux ans. Chaque conseillers du Congrès a un droit de vote lors des réunions des membres du Congrès et est admissible à élection au Comité de direction du Congrès. 4. Structure 4.1 Le Comité de direction Le Comité de direction est l organe directeur du Congrès. Il établit les politiques qui touchent l adhésion, les droits et privilèges des catégories de membres, la régie, le budget, l embauche de personnel et tous les autres aspects des activités et programmes du Congrès. Le Comité peut Modifié et approuvé par l AGA du 29 janvier 2007 2
toutefois déléguer ses pouvoirs à un Comité consultatif de recherche, à un Service des opérations et à tout autre organe ou particulier qu il juge approprié. Le Comité de direction se compose de huit membres : un(e) est représentant(e) de l Université Queen s, six, incluant l ancien(ne) Président(e), représentent les organisations membres, deux de chaque niveau de gouvernement et un(e) autre est un(e) Conseiller(ère) académique provenant d une université autre que l Université Queen s ou un(e) Conseiller(ère) du Congrès. Le(La) Président(e) est un(e) représentant(e) d une organisation membre, élu(e) par le Comité de direction pour une période d un an. Il est membre du Comité sans droit de vote, mais pourra voter en cas d égalité des voix. L ancien(ne) Président(e) et le(la) Convocateur(trice) sont des membres d office sans droit de vote. Le quorum du Congrès est de trois membres, dont un(e) représentant(e) de l Université Queen s. Les membres du Comité de direction, sauf le (la) représentant(e) de l Université Queen s, font l objet d élection lors de l Assemblée générale annuelle et remplissent un mandat de deux ans. Toutefois, le Comité de direction peut nommer un autre organisation membre afin qu elle termine le mandat d une organisation membre qui a mis fin à son adhésion au Congrès. Les réunions peuvent se tenir par voie électronique. 4.2 Réunions des membres La fin de l année du Congrès tombe le 31 décembre. L Assemblée générale annuelle de celui-ci doit avoir lieu vers le commencement de l année, et on doit y approuver le rapport annuel du(de la) Convocateur(trice) pour l année précédente, y compris les états financiers ainsi que le plan d action et les prévisions budgétaires proposés pour l année à venir. En outre, l Assemblée générale annuelle fixe les droits d adhésion annuels, approuve le registre des membres ainsi que toute modification des Statuts et règlements, et traite aussi toutes autres questions qui lui sont soumises. L approbation du rapport annuel et des modifications des Statuts et règlements n est définitive et n a force obligatoire qu après l approbation de ces éléments par le Comité consultatif de recherche de l Université Queen s, tel que le dispose la Section 5 ci-après. Les membres doivent absolument recevoir un préavis d au moins 30 jours de toute modification des Statuts et règlements, et toute modification proposée requiert l appui des deux tiers des membres qui votent. Il faut soumettre toute procuration au(à la) Convocateur(trice) avant la tenue de la réunion. Les réunions peuvent se tenir par voie électronique. On pourra convoquer les membres ayant droit de vote à des réunions extraordinaires moyennant préavis de quatorze (14) jours donné par le(la) Président(e) ou le(la) Convocateur(trice) par suite d une résolution adoptée par le Comité de direction ou d une demande écrite signée par au moins 20 % des membres ayant droit de vote. Modifié et approuvé par l AGA du 29 janvier 2007 3
4.3 Le Comité consultatif de recherche Le Comité consultatif de recherche élabore le programme de recherche, fixe les modalités de réalisation des projets individuels, examine les propositions de projet et en recommande l approbation par le Comité de gestion. Il se compose d un(e) représentant(e) de chacune d au moins deux organisations membres, un(e) représentant(e) de l Université Queen s, ainsi que d universitaires et de professionnels invités. Le Comité de direction détermine le nombre et la composition des membres invités. 4.4 Le Service des opérations Le Service des opérations, constitué du(de la) Convocateur(trice) et du Coordonnateur en liaison avec le corps enseignant, gère les affaires quotidiennes du Congrès et exerce l autorité que lui délègue le Comité de direction. 4.5 Le Coordonnateur en liaison avec le corps enseignant Le Coordonnateur en liaison avec le corps enseignant du Congrès est nommé(e) par le Viceprincipal, Recherche. Le Coordonnateur en liaison avec le corps enseignant assure la coordination et les communications quotidiennes avec l université. 4.6 Le(La) Convocateur(trice) Le(La) Convocateur(trice) est l administrateur(trice) du Congrès. Il(Elle) se fait engager par le Comité de direction, relève de celui-ci, et reçoit sa rémunération à même les fonds du Congrès. Responsable de l exécution du programme et du budget approuvés par l Assemblée générale annuelle et l Université Queen s, le(la) Convocateur(trice) autorise des dépenses dans les limites du budget approuvé. 5. Relation avec l Université Queen s Les règlements pertinents du Sénat de l Université Queen s régissent le Congrès. L université délègue deux représentants au Congrès, un(e) qui est membre du Comité de direction et chacun ayant un droit de vote lors de l Assemblée générale annuelle. Le Comité consultatif de recherche de l Université Queen s doit approuver le rapport annuel sur les activités du Congrès, y compris les états financiers, le programme et le budget relatifs à l année à venir, et toute modification des Statuts et règlements. L université fournit au Congrès des services comptables, bancaires, de courrier, informatiques et juridiques, de même que des locaux servant à l administration du Congrès. Modifié et approuvé par l AGA du 29 janvier 2007 4
6. Publication et propriété intellectuelle Toute propriété intellectuelle conçue et réalisée par un(e) représentant(e) d une organisation membre, d un(e) Associé(e) ou d un(e) Conseiller(ère) académique du Congrès, ou par toute autre personne qui soumet une communication ou une présentation au Congrès, appartient à cette personne ou à l institution ou organisation qui l emploie ou l engage par contrat, et ce, conformément aux politiques de ladite institution ou organisation. Tout matériel soumis au Congrès pourra faire l objet de distribution par celui-ci sans frais relativement aux activités appuyant sa mission; de plus, le Congrès détiendra licence non exclusive d utilisation ou de publication de tout matériel de ce genre. 7. Clôture S il survient des circonstances qui empêchent le Congrès de poursuivre l accomplissement de son mandat, l université ne sera plus obligée de maintenir son appui au Congrès. Advenant la clôture de celui-ci, toute obligation restante se fera débiter à l actif du Congrès et les actifs restants se feront attribuer à l université. Modifié et approuvé par l AGA du 29 janvier 2007 5