Organiser le travail partagé

BTS Assistant de Gestion PME-PMl Gestion du Système d'lnformation Activités 5.3 et 7.1 Chapitre 9 Organiser le travail partagé Application AUTOEXPERT 1. Le travail collaboratif 2. Les outils nomades BTS Assistant de Gestion PME PMI - Gestion du Système d'lnformation - Claudie Maurin

Gestion du Système d'lnformation Chapitre 9 - Organiser le travail partagé Fiche ressource «Le travail collaboratif >> raucner- Gesrion de t'inrormation ef des nsgues informatiques Le travail en commun en présence de tous (membres d'une équipe de cottaborateurs ou partenaires externes) n'étant pas toujours possible, du fait de [a distance ou de plannings incompatibles, on a observé te développement de sotutions de travai[ partagé. 1 Bénêfices attendus du travait partagé Its sont nombreux et complémentaires les uns des autres. * Réduction des délais (prise de décision accélérée par les réunions en tigne..') r Réduction des coûts (temps et frais de transport, de conception..-) r Vatorisation des savoir-faire par [e partage et enrichissement mutuel des connaissances (knodedge management, gestion des connaissances). Chacun participe à [a construction des savoir-faire, à [a mémoire et à [a cutture cotlectives grâce à [a capitatisation des connaissances e Autonomisation et meilleure organisation des équipes Pour tendre vers une ptus grande ftuidité des données et une meitleure quatité de service client (travail en mode projet). Souvent, un espace de travait virtuel (ou ptate-forme de travail collaboratif) centralise et met à disposition des outils afin de facititer [a coopération entre les acteurs. S'il est accessibte à distance, on parle d'extranet. 2 Garactêristiques d'une ptate-forme de travail c ollab o ratif/extran et Un extranet permet [e partage de fonctionnalités variées entre individus, entre groupes, au sein de groupes, présents sur [e même site ou sur des sites différents et appartenant à [a même entité ou à des entités différentes. Partage d'applications Édition partagée Wiki ' I?i'*:- Outits de coordination des tâches ou des projets Espaces de capitatisation et de partage de [information Outils d'administration Agendas partagés, comptabitité partagée, travail commun sur dês bases de données commerciales.,. I Propositions de modifications à un auteur sans détruire son document, ' autorisant ainsi un arbitrage simple entre les remarques, propositions, ; et changements des tiers coltaborateurs. i Conservation d'un historique des versions uccessives du document i Co-construction de documents, de plannings... i CMS (outit de gestion de contenu) basique' É:lyt-"-: o-.i{"*:li:y.:"1:ï P'?I::':1T'I:,], -d-yl j ' Workflow,logiciels de gestion de Proiets ou de tâches. I Documents communs, bases de connaissances' i é"j"ia* i;;;;;;;j"" J* të* tr".r,;;,i;il;;;itiii,i"," i I l i I I de [a plate-forme création, suppression, administration). r À

Parmi les outils de communication servant à coopérer (échanger des informations) et à collaborer (travaitter ensembre sur un projet.orrrn;, on."ir"r. particutièrement : r A trouvé sa place dans [es processus d,interaction. 1 ô Son êxtrême simpticité conduit à des usages peu efficaces. r Perte de temps pour séparer les messages utires des superflus. certaines masse er perdues. r"ur""u uirn. :::1ï"t,:ï!.'t*:ril:' ::nr::véo!a11!a i ' Pour accompagner des processus ae creatlon [l"rrt"*i"i pri.-"rpr"l visio-conférence i". p.*"t. J"i.rt"rr.i rn. fr.ri" o. ir'ii.r,.ri" a".o*rr'n'iàr -- -: '1' ;";;;;,i. i;;;t"ie"- i::;;,;ffi:#::,ï"rj,,ïï1,".l Phviq:":' illü"ï-t$p!:"t: ' r Est adapté aux messaées très courts. r pose des problèmes de sécurisation. compte tenu de [a diversité des usages, i[ est parfois difficite de faire [e bon choix... et i[ est toujours utite de former [e fersonnel. viennent ensuite se greffer des outils ptus spécifiquement destinés à [a coopération. 3 L,e workflow, modétisation des flux oans un proces u métier À ta fois outil et Processus organisationnel, [e workflow(ftux de travail ou partage de tâches) est une formalisation des processus métiers de l'entreprise. l[ peut être directif (imposé) pour des procédures préétablies ou cottaboràtif : son cheminement est alors dynamique. un.workflow représente en général les interactions (échanges d'informations) dans [e cadre d'un Processus métier. Ces interactions sont des inieractions humaines, mais font intervenir aussi des apptications ou des processus tiers. Le p[us souvent (et par ab.t11 de langage), on parte- de workftow pour dls processus avec des séquences et des validations successives (c'est-à-dire dei processus où [a circulatisn de l,information est très structurée et suit des règles claires et connues de tous). Notification de refus (mait) o 4.J

Le.wi <i, un outli sïrnpâe aux posslbiiités veriées DéÊnitian: c'est un site web modifiable par tous. Il permet la libre ciiculation dè l'information au sein de l'entreprise, sans difficulté technique majeure (d installation ou d'utilisation) et à faible coût Deux vidéos d'illustration : <http/lw',,vwcommoncraft.com/video-wikis-plain-english> Wikis in plain English (présentation du principe) ; <http://guillaumelefebwe9.free.frlblogândex.php?id=101> Entreprise 2.0 :l'usage des wikis (applica-tion en eatreprise). Ce nom provient du mot hawaien wiàiwiki qui signifie,. vite,'. En effet, Ia publication d'une information est âcile et rapide : chaque utilisatew peut librement ajouter des pages, modiêer ou corriger les pages q<istantes du wiki, les aociennes versions restânt accessibies. De par sa simplicité, le wiki est adapté aux PME qui ne souhaitent pas forcément mettre en place des systèraes lourds et chers, 11 peut soit être installé sur un serÿeur local, soit être héberge sur un serveur distant accessible par le web. Comme tous les systèmes de gestion de contenu (CMS) dont il est ua des plus simples, le contenu (souvent stocké dans une base de données sous forme de tables et de champs) est distinct de la présentation (qui s'appuie sur la mise en page - feuilles de styles CSS - et la structuration - )ilvll-). r Échanges et discussions autour de.nowetles idées et de nouveaux projets. Organisation d'événements. Étaboration de documents de travai[ de glossaires r Ca[endriers et plannings r CR de réunions. Partage de ficfriers et de documents de travail r Documents «finis >r (ptaquettes) Comrnert fonctianne un wiki? 'Structure : une page d'accueil reg$upe tous les sujets traités (organisés en rubrigues par 1'animateur). Uarborescence des pages est libre. ElIe doit être réorganisée régulièremert, en fonction de l'aaivité du wiki (nouvelle rubrique, fusion de pages, suppression de pages obsolètes). - 'Pages I elles sont créées et modifiées avec uo éditeur de texte. 11 est possible de mettre en forme 1e texte, d'ajouter des im4ges, des tableaiu, des listes, des liens vers d'autres pages du wiki ou Internet et d'attacler des documents pour enrichir une page. 'Histotique : à chaque fois qu'une page est créée ou modifiée, elle est listée dans l'historique avec la date et le nom de l'auteur. 11 est donc possible de consultèr les précédentes lrrsions de chaque documçnt modifié. 'Droits d'accès : certains wikis proposent un système de gestion des droits d'accès, qui permet de déûnir qui a acces à quelle page et quelle action I'utilisateur est autorisé à effecnrer (éditer, commenter, lire). ' Recherche : un moteur de recherche aide à trouver rapidement une irformation, une page, une modification. Le tri se fait par date de création, par auteur, par titre, par date de modification... 'Animation etformation : bien que l'usage soit simple, il est important de former les collaborateurs lors de la mise :l O* O:*, afin Cue 1outrl de.r,i1nn; ræidcment familiel 3

- Gestion du Système d'lnformation Chapitre I - Organiser le travail partagé FiChe fessoufce «LeS OUtilS nomades )) Foucrrer-Gesrrbn det'informationet des nbques informatiques I les outils nomades : de nouveaux supports de travail De nombreux appareils, intermédiaires entre te téléphone mobite (uniquement communicant) et l'ordin'ateur de bureau (relié à lnternet et au réseau [oca[ de t'entreprise), se diffusent toujours ptus largement à [a faveur d'importants progrès techniques et de la baisse des prix. Désormais, dans un votume de plus en plus réduit, i[ devient ainsi possible d'accéder aux principales fonctions bureautiques (traitement de texte, présentations...), au muttimédia (lecture de vidéos, TV, radio), à lnternet (messagerie, navigation], vôirè au géopositionnement (GPS). Selon les usages attendus, [e support physique prendra [a forme d'un ordinateur portable voire d'un tabtet PC (sans tétéphonie), pour des usages ptutôt bureautiques, ou d'un smartphone ou PDAphone pour des usages plus communicants et réeltement nomades (messagerie notamment, mais aussisynchronisation avec le réseau de ['entreprise). 2 De nouveaux usages et de nouvellês contraintes 2.! De nouveaux usages Ces nouveaux outils doivent permettre de travailler dans les mêmes conditions qu'au bureau, où que [a personne se trouve, giâce aux technotogles sans fit (wi-fi) qui permettent d'accéder notamment à lnternet à partir de lieux pubtics (bibtiothèques, restaurants...) ou de lieux privés (sur te lieu de vacances par exemple). lt en est de même grâce à [a té[éphonie mobite numérique (UMTS). Cet accès permanent et indépendant du tieu simptifie les synchronisations (auparavant limitées à t'infrarouge sur les appareils mobites] et permet donc des mises à jour en temps rée[. Cela contribue à penser différemment l'organisation des travaitteurs nomades (commerciaur chefs de projet, maîtres d'æuvre...) et autorise [e télétravai[ pour certains cadres par exempte. 2.2 0e nouve[tes contraintes Au-detà de [a suppression de ta timite entre le travail et [a vie privée, qui peut générer du stress pour les employés, [e travail à distance, partagé ou non, impose [a prise en cgmpte de nouvelles contraintes, notamment techniques. r Dépendance vis-à-vis de l'accès au réseau Ainsi, [a généralisation du recours à des technologies en ligne rend l'activité très dépendante du réseau lnternet (voir tes réactions à la suspension pendant trois heures q

du service Gmai[ le 25 février 2009], au point que [es développements récents ont souvent pour objectif de permettre à [a fois un travait en ligne et un travail hors ligne: après une connexion (en ligne), ['utilisateur non Çonnecté peut accéder à ses documents (ou à son agenda, ou à son courrier étectroniqu.i, 1., modifier pour une synchronisation lors d'une connexion ultéiieure (voir par exemple Googte ie.ars). * écurité des connexions t< atternatives»r S'i[ est facile de sécuriser un réseau [oca[ (pour tequet it suffit en quelque sorte de surveiller l'entrée et [a sortie), l'utilisation de connexions rnultiples à partir de réseaux inconnus incite à prendre des précautions concernant [a sécurité des communications, et notamment à s'assurer de ta confidentiatité des échanges. La sécurité d'un réseau sans fi[ repose sur ptusieurs points qui posent [a question de ta sécurité des échanges de données dans ce cadre....-....- ^.-:.. _ Sécurité des points d'accès I Mots de passe, adressage privé, réglage de [a puissance ' de l'émetteur au minimum "^*.*'-"'-*"'r' Sécurité des protocoles o Chiffrement r Authentification.. Ouuerte (sans), partagée (tous ta même cté), ou protocole ËAp, I plus robuste. l i Sécurité de [a technologie Le wi-fï est un protocole qui diffuse les données vem toutes tes l i stations qui sont aux alentours. i Sécurité après la mise en place i Gérer. surveitter et auditer [e réseau. r Compatibitité entre tes différents outits Les appareits nomades (Smartphone, PDAphone) fonctionnent souvent avec des systèrnes d'exptoitation spécifiques - symbian os, iphone os, RIM (Btackberry), Windows mobile,androîu (Googte) - qui leur permettent d'être moins gourmands en ressources (ce qui augmente ainsi leur autonomie, par exempte). Afin de contourner cette hétérogénéité qui comptique les synchronisations et [es accès à distance, les solutions mobiles privitégient souvent des apptications accessibles par [e web (web 2.0), c'est-à-dire ne nécessitant que ['utitisation d'un navigateur. Cette sotution pose cependant'de nouveau [a question de ta dépendance vis-à]vis de t'accès permanent à lnternet (et tes questions de sécurité afférentes). r Des contraintes sur les applications professionneltes Suite à ces changements technologiques, les applications professionnelles doivent e[[es aussi s'adapter à ces nouveltes contraintes. fisj, it n'est plus question de construire une base de données sans se poser, dès l'élaboration du cahier des charges fourni au développeur (ou à l'acheteur d'un iogiciel), [a question de son accès à distance et de [a simultanéité des accès (plusieurs utilisateurs doivent pouvoir se connecter en même temps). De même, disposer d,une interface accessible par [e web ou proposer une versio.n «portable >> qu'i[ est possibte d'instalter rapidement et facilement sur un ordinateur extérieur à t'entreprise (et qui Permettra d'accéder simplement à I'information requise) deviennent des exigencls impératives.. 5

Extmît d e hw ;,//www. com m e ntts m srch e n et/conte nts776g pd a Un PDA (Personal Digrtal Assistant, littéralement üssistant fiumérique personnel, aussi appelé organisear) est un ordinateur de poche composé d'un processeur, de mémoire vive, d'un écran tactile et de fonctionnalités réseau dans un boîüer compact d'extrêmement petite taille. Utilité du PDA Le PDA çst un ordinateur de poche dont I'usage est préw originalement dans tur but d'organisation. Un assistant personnel foumit donc généralement en standard les applications suivantes : r Un agenda, pour I'organisation de I'emploi du üemps, avec des mécanismes de rappel visuels ou auditifs, Les rendez-vous et événements planifiés dans l'agenda peuvent êke contèxtualisés, afin de repondre à des besoins tant professionnels que personnels, grâce à une classification adaptable (bwe au, privé, etc.). Un gestionnaire de tâches faisant of;fice d'aide-mémoire pour les tâches à effectuer. Une priorité, des dates limites ou des mécanismes de rappel peuvent être affectées à chaque tâche. r Un carnêt d'adresses (gestionnaires de contacts), permettant d'avoir à tout moment sous la main les coordonnées de ses contacts (numéro de téléphone, adresse postale, adresse de messagerie, etc.). o Un logiciel de messagerie, rendant possible la consultatior de ses méls ainsi que la rédaction de nouveaux messages. Les assistants personnels proposent des outils de bureautique allégés tels qu'un traitement de texte, un tableur, rme calculatrice, des visualiseurs pour un grand aombre de fonnats de fichiers (fichiers PDF, images, etc.). En plus de ces fonctions de base, de plus en plus de PDA proposent des outils multimédias awmcés permettant de lire des vidéos (dans les differents formats, y compris le format DivX), des musiques (notamment au format mp3) ou des animations Flash- Les PDA sont également de plus en plus utilisés pour des usages de geolocalisation, de cartographie et de navigation routière lorsqu'ils sont couplés à un dispositif de géolocalisation (GP, Globaî Positianning System). En effet, Bour un faible coût il est possible de disposer d'un système GPS embarqué très performant permettant lme oavigation routière à I'aide d'une carte indiquant en pefinanence sa position, la vitesse et lme représentation visuelle de la route (éventuellement en 3D) avec des instructions à l'écran et dictées par ure voix de synthèse. Système d'exploitation Les PDA possèdent des systèmes d'exploitation dont 1a définition est adaptée à la résolution d'affichage de l'écran et dont les fonctionnalités corespondent aux caractéristigues de ce ÿpe d'appareil. Il existe plusieurs systèmes d'encploitatioû pour PDA, correspondant 1â plupart du temps à des types de PDA differents et portés par des constructeurs différents, au même titre qu'il existe des ordinateurs Mac et PC. Les deux principar»r systèmes sont :. Palm0, promu parlasociété Palm.. 'lvindows Mobile ou Pocket PC (anciennemerfi W'indows C@, promu par la société Microsoft. I1 est à noter qu'il existe des systèmes d'exploitation Linux développés spécifiquement pour les deux types de maçhines.