Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» APPEL D OFFRES OUVERT Référence n EACEA/2014/06 Assurance pour les participants du programme «Volontaires de l'aide de l'ue» Pouvoir adjudicateur: Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» CAHIER DES CHARGES
1 INTRODUCTION... 3 1.1 Généralités... 3 1.2 Gestion de l appel d'offres... 4 1.3 Durée du contrat... 4 2 CONDITIONS GÉNÉRALES APPLICABLES AUX APPELS D OFFRES... 5 2.1 Accès au marché... 5 2.2 Offres... 5 2.3 Conditions contractuelles... 6 2.4 Pénalités... 7 2.5 Période de validité des offres... 7 2.6 Prix... 7 2.7 Offres conjointes/consortiums... 9 2.8 Sous-traitants... 9 2.9 Variantes... 10 2.10 Protection des données... 10 2.11 Point de contact... 11 3 SPECIFICATIONS TECHNIQUES... 11 3.1 Contexte du marché... 11 3.2 Objectifs du marché et résultats escomptés... 13 3.2.1 Objectifs du marché... 13 3.2.2 Résultats à atteindre par le contractant... 13 3.3 Services... 14 3.3.1 Zone géographique couverte par les services d assurance... 14 3.3.1.1 Pays membres du programme... 14 3.3.1.2 Pays partenaires (Pays tiers)... 15 3.3.2 Bénéficiaires de l'assurance... 15 3.3.3 Durée d assurance... 16 3.3.4 Nature et étendue de la couverture... 16 3.3.5 Niveau de couverture... 18 3.3.6 Gestion et fourniture des services contractuels... 19 3.3.7 Langues... 19 3.3.8 Réunions de démarrage et de suivi... 19 3.4 Conditions... 19 3.4.1 Personnel... 19 3.4.2 Moyens à fournir par le contractant... 20 3.5 Lieu... 20 3.6 Modalités de paiement... 20-2 -
3.6.1 Premier paiement intermédiaire... 20 3.6.2 Deuxième paiement intermédiaire (le cas échéant)... 21 3.6.3 Paiements intermédiaires ultérieurs... 21 3.6.4 Paiement du solde... 21 3.7 Rapports... 22 3.7.1 Modalités d établissement et de soumission des rapports... 22 3.7.2 Rapports intermédiaires sur l'état d'avancement... 23 3.7.3 Rapport final sur l'état d'avancement... 23 3.8 Valeur du contrat... 24 4 ÉVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHÉ... 24 4.1 Exclusion de soumissionnaires... 24 4.2 Sélection des soumissionnaires... 26 4.2.1 Capacité professionnelle... 26 4.2.2 Capacité économique et financière... 27 4.2.3 Capacité technique... 27 4.3 Évaluation des offres... 28 4.3.1 Évaluation technique... 28 4.3.2 Évaluation financière... 30 4.4 Attribution du marché... 30 5 CONDITIONS GÉNÉRALES POUR L ATTRIBUTION DU MARCHÉ... 31 5.1 Contrat... 31 5.2 Absence d obligation d attribuer le marché... 31 6 PUBLICATION... 31 7 DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE... 31 8 PLAGIAT... 32 9 ANNEXES... 32 1 INTRODUCTION 1.1 Généralités La Commission européenne a institué l Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (EACEA, ci-après «l Agence») pour la gestion de l action de l Union dans les domaines de l éducation, de l audiovisuel et de la culture en application du règlement (CE) n 58/2003 du Conseil (Journal officiel L 11 du 16.1.2003). Celle-ci a pour mission de gérer certains volets de plus de 15 programmes et actions financés par l Union européenne dans les domaines de l éducation et de la formation, de la citoyenneté - 3 -
européenne active (participation civique), de la jeunesse, de l audiovisuel, de la culture et de l'aide humanitaire. La Décision C(2014) 4084 de la Commission du 25 juin 2014 modifiant la décision C(2013) 9189 du 18/12/2013 de la Commission à déléguer à l'agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» en vue de l'exécution de tâches liées à la mise en oeuvre de programmes de l'union dans les domaines de l'éducation, de l'audiovisuel et de la culture et comprenant notamment l'exécution de crédits inscrits au budget général de l'union et des dotations du Fonds européen de développement (FED). L Agence est chargée des principaux aspects de la gestion des programmes, notamment l établissement des appels à propositions, la sélection des projets et la signature des conventions de subvention, la gestion financière, le suivi des projets, les contacts avec les bénéficiaires et les contrôles sur place. L Agence commande également la prestation de services, via des appels d offres publics, dans des domaines liés aux programmes Erasmus+, Europe créative et «l Europe pour les citoyens». L Agence possède sa propre identité juridique et est établie à Bruxelles. Elle souhaite conclure un contrat de services pour la fourniture d une assurance complète couvrant les participants du programme «Volontaires de l'aide de l'ue». Les services requis sont détaillés au chapitre 3 du présent cahier des charges. 1.2 Gestion de l appel d'offres Le présent appel d offres est géré par l Agence, en collaboration avec la Commission européenne. L Agence devra mettre en place un comité de pilotage, composé de représentants de l'agence et de la Commission, chargé de la gestion du marché, de l analyse des progrès avec le contractant, de la formulation de recommandations et de l'acceptation des services et produits. Un membre du comité de pilotage sera désigné à l'agence comme principal point de contact pour toute la correspondance officielle. La propriété des produits et éléments à fournir reviendra à la Commission européenne. 1.3 Durée du contrat Le marché à attribuer fera l objet d un accord établi conformément au modèle joint à l'annexe 1. Le contrat sera attribué pour une durée de 66 mois et prendra effet à compter de la date de signature de la dernière partie contractante. La durée d exécution indicative du contrat s étend: du 1er juillet 2015 au 31 décembre 2020. - 4 -
Sous réserve de la disponibilité budgétaire, le contrat peut être renouvelé une fois pour une durée supplémentaire de 24 mois, ce qui porte sa durée maximale à 90 mois (ci-après «la durée totale maximale»). Ce renouvellement est destiné à couvrir les participants/volontaires jusqu'au 31 décembre 2022, soit deux ans après la fin légale du programme «Volontaires de l'aide de l'ue», et ce pour permettre à tous les projets encore en cours d'être menés à terme. L Agence se réserve le droit de recourir à une procédure négociée, sans publication préalable d un avis de marché, pour des contrats supplémentaires impliquant des services semblables à ceux visés par le contrat initial attribué à la partie concernée par l'agence. Cette procédure ne peut être utilisée qu au cours des trois années suivant la conclusion du marché initial. 2 CONDITIONS GÉNÉRALES APPLICABLES AUX APPELS D OFFRES 2.1 Accès au marché La participation à cet appel d offres est ouverte à égalité de conditions à toutes les personnes physiques et morales relevant du domaine d application des traités et à toutes les personnes physiques et morales d un pays tiers qui aurait conclu avec l Union un accord spécial dans le domaine des marchés publics, conformément aux conditions prévues par cet accord. 1 2.2 Offres Les offres doivent inclure l ensemble des informations et documents requis pour permettre à l Agence de les évaluer conformément aux critères définis au chapitre 4. Tous les documents remis par les soumissionnaires deviendront la propriété de l Agence et doivent être considérés comme confidentiels. Les dépenses encourues pour la préparation et la soumission des offres ne seront pas remboursées par l Agence. La soumission d une offre en réponse à un appel d offres lancé par l Agence implique: - l acceptation des clauses et conditions définies dans l appel d offres, dans le présent cahier des charges et dans le contrat type (cf. annexe 1); 1 Veuillez noter que l accord multilatéral relatif aux marchés publics conclu dans le cadre de l Organisation mondiale du commerce (OMC) ne s applique pas aux marchés attribués par l Agence, de sorte que le présent appel d offres n est pas ouvert aux ressortissants des pays ayant ratifié cet accord. - 5 -
- le cas échéant, la renonciation par le soumissionnaire à ses propres clauses et conditions générales ou spécifiques; l offre soumise engage le soumissionnaire auquel le contrat est attribué pour la durée du contrat. Veuillez noter que les offres peuvent être rejetées si les soumissionnaires n acceptent pas les termes du contrat, ou d autres conditions énoncées dans les documents relatifs à l offre, et cherchent à imposer leurs propres conditions. Les offres doivent être: - rédigées dans l une des langues officielles de l Union; - soumises en trois exemplaires: un exemplaire portant clairement la mention «Original», et les deux autres les mentions «Copie 1» et «Copie 2» respectivement. La «Copie 2» ne sera pas reliée; - accompagnées des formulaires prévus aux annexes 2 à 4, complétés et signés par le soumissionnaire; - accompagnées d une lettre d accompagnement signée de la main du soumissionnaire ou de son représentant dûment autorisé; - parfaitement lisibles de manière à exclure tout doute concernant les termes ou chiffres; - soumises en tenant compte des dispositions du projet de contrat (voir l annexe 1); - placées dans deux enveloppes scellées, conformément aux dispositions de l appel d offres. 2.3 Conditions contractuelles Le soumissionnaire doit garder à l esprit les dispositions du projet de contrat qui précise les droits et obligations du contractant, notamment en ce qui concerne les paiements, l exécution du contrat, la confidentialité et les vérifications et audits. - 6 -
2.4 Pénalités Si le contractant n exécute pas ses obligations contractuelles dans le délai fixé par le contrat (voir le contrat type à l annexe 1), l Agence peut décider de lui imposer, indépendamment de la responsabilité contractuelle réelle ou potentielle du contractant et du droit de l Agence de résilier le contrat, le paiement de dommages-intérêts par jour civil de retard calculés selon la formule suivante: 0,3 x (V/d) V est le montant mentionné à l article I.3.1 du contrat; d est la durée, exprimée en jours, mentionnée à l article I.2.3 du contrat. 2.5 Période de validité des offres 2.6 Prix La durée de validité de l offre est de neuf mois à compter de la date limite de soumission des offres. L Agence passe ses marchés et effectue ses paiements en euros. Les offres doivent donc être libellées en euros. Les offres exprimées dans d autres devises que l euro seront éliminées. Pour les soumissionnaires situés dans des pays ne faisant pas partie de la zone euro, le prix proposé ne peut être révisé en fonction des variations du taux de change. Le soumissionnaire est tenu d arrêter un taux de change et d assumer les risques ou profits découlant de toute variation. Les prix sont fermes et couvrent la durée totale maximale. Les soumissionnaires doivent proposer une prime forfaitaire par tête (par personne assurée) applicable à tous les jeunes volontaires participant au programme, pendant la durée totale maximale (voir chapitre 1.3). Afin de permettre aux soumissionnaires de fixer le montant de la prime forfaitaire par tête pour la période comprise entre l'entrée en vigueur du contrat et le 31 décembre 2022 2,, l Agence fournit les prévisions suivantes à titre indicatif: Le nombre total de jeunes volontaires/participants est estimé à 6 930, comme indiqué dans le chapitre 3.1. 2 Les volontaires/participants prendront part à des projets sélectionnés en 2020, leur participation/déploiement sera effectif à compter de l'année 2021 pour une période pouvant aller jusqu'à 12 mois. - 7 -
La somme totale à régler par le pouvoir adjudicateur dans le cadre du contrat sera calculée à partir de la prime forfaitaire par tête proposée par le soumissionnaire et du nombre réel de volontaires assurés. Les prix doivent couvrir toutes les tâches, ainsi que tous les frais de déplacement et de séjour prévus par le soumissionnaire pour l exécution des tâches. Ces frais de déplacement et de séjour ne seront pas remboursés séparément, même s ils diffèrent de l estimation initiale du contractant. Les prix doivent être fermes et inclure tous les coûts (gestion de projets, contrôle de la qualité, formation des employés du contractant, ressources de réserve, etc.) et les frais (gestion de l entreprise, secrétariat, sécurité sociale, salaires, frais de déplacement et de bureau, etc.) directement ou indirectement liés à la prestation des services. Les soumissionnaires sont invités à remplir le formulaire relatif au prix (annexe 3), en indiquant la prime forfaitaire par tête. En cas d attribution du marché au soumissionnaire, le prix indiqué est contraignant. Le soumissionnaire doit signer l annexe 3 complétée. La signature du soumissionnaire engage celui-ci vis-à-vis du pouvoir adjudicateur. Les prix doivent être nets de tout impôt, taxe ou droit, y compris la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Aux termes des articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités de l Union européenne, cette dernière est exonérée de tous impôts, taxes et droits, y compris la TVA; ces droits ne peuvent donc entrer dans le calcul du prix de l'offre. Si le soumissionnaire estime être dans l obligation de facturer la TVA, le montant de la TVA doit être indiqué séparément. La TVA ne sera pas prise en compte lors de l examen des prix des différentes offres. En signant une offre et en la soumettant, le soumissionnaire ou, en cas de consortium constitué par deux ou plusieurs sociétés, chaque membre du consortium certifie au nom de sa société que: - les prix indiqués dans l offre ont été fixés en toute indépendance, sans qu il y ait eu consultation ou communication sur l un des points relatifs au prix avec un autre soumissionnaire ou concurrent, - sauf si la loi en dispose autrement, les prix indiqués dans l offre n ont pas été et ne seront pas volontairement communiqués par le soumissionnaire à un autre soumissionnaire ou concurrent, directement ou indirectement, avant l ouverture des enveloppes contenant les offres, - le soumissionnaire n a pas tenté et ne tentera pas d inciter une autre personne à présenter une offre ou de l en empêcher en vue de restreindre la concurrence. - 8 -
2.7 Offres conjointes/consortiums Les consortiums de deux ou plusieurs opérateurs économiques peuvent soumissionner («offre conjointe»). Les offres de cette nature ne seront pas traitées différemment de tout autre type d offre, chacune étant évaluée sur la base de ses qualités intrinsèques, compte tenu des critères d évaluation et d attribution contenus dans le présent cahier des charges. Toutes les entités juridiques seront conjointement et solidairement responsables vis-à-vis du pouvoir adjudicateur du respect des conditions contractuelles. Toute modification de la composition du consortium durant la procédure de passation du marché peut entraîner le rejet de l offre concernée. Le consortium nommera une entité juridique («le chef de file») qui sera investie de tous les pouvoirs lui permettant d engager le consortium et chacun de ses membres et qui sera responsable de la gestion administrative du contrat (établissement des factures, réception des paiements, etc.) au nom de toutes les autres entités. L offre sera signée par l un des membres («le chef de file») dûment mandaté par les autres membres et au nom de ceux-ci (une procuration doit être annexée à l offre). Chaque membre du consortium complétera et signera l annexe 4 «Déclaration sur l honneur relative aux critères d exclusion et à l absence de conflit d intérêts». Des informations relatives aux membres du consortium seront fournies à l annexe 2 «Informations relatives au soumissionnaire». L annexe 2 sera accompagnée de toutes les pièces justificatives décrites dans le formulaire et signée par l un des membres («le chef de file») au nom des autres. 2.8 Sous-traitants La sous-traitance est autorisée, mais le contractant conserve l entière responsabilité de l exécution du marché vis-à-vis du pouvoir adjudicateur. Un opérateur économique peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d'autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre luimême et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu'il disposera des moyens nécessaires pour l'exécution du marché, par exemple par la production de l'engagement de ces entités de les mettre à sa disposition. Toute intention de sous-traiter partiellement le marché doit être clairement exprimée dans l offre. Le soumissionnaire doit indiquer la part qu il a l intention de sous-traiter (en pourcentage de la valeur totale du contrat), avec les références des sous-traitants proposés et une déclaration de chaque sous-traitant confirmant sans ambiguïté son engagement à collaborer avec le soumissionnaire s il remporte le marché et décrivant les ressources qu il mettra à la disposition du soumissionnaire en vue de l exécution du contrat. - 9 -
Pour les sous-traitants fournissant plus de 10 % (en valeur) des services, les informations supplémentaires demandées à l annexe 2 «Informations relatives au soumissionnaire» doivent être fournies dans le formulaire. Toute modification des modalités de sous-traitance survenant durant la procédure de passation du marché peut entraîner le rejet de l offre en question. Toute modification des modalités de sous-traitance survenant après la signature du contrat peut entraîner la résiliation de ce dernier. 2.9 Variantes Les soumissionnaires ne peuvent présenter une offre portant uniquement sur une partie des services requis. Les variantes sont interdites. 2.10 Protection des données Le traitement de votre réponse à l invitation à soumissionner impliquera l enregistrement et le traitement de données à caractère personnel (telles que vos nom, adresse et C.V.). Ces données seront traitées conformément au règlement (CE) n 45/2001 relatif à la protection des personnes physiques à l égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Sauf indication contraire, les réponses aux questions et les données à caractère personnel demandées sont nécessaires à l évaluation de votre offre, conformément au cahier des charges de l appel d offres, et seront traitées uniquement à cette fin par le responsable du traitement des données. Aux fins de cette disposition, le «responsable du traitement des données» est la personne qui représentera le pouvoir adjudicateur lors de la signature du contrat. Vous pouvez demander l accès à vos données à caractère personnel et vous avez le droit de rectifier toute donnée incorrecte ou incomplète. Vous pouvez adresser votre demande au responsable du traitement des données. Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou en cas de conflit concernant la protection des données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser au responsable du traitement des données susmentionné. Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données de l EACEA à l adresse électronique suivante: eacea-dataprotection@ec.europa.eu. Si le conflit n est pas résolu par le responsable du traitement des données ni par le délégué à la protection des données de l EACEA, vous pouvez déposer plainte à tout moment auprès du Contrôleur européen de la protection des données. Vous êtes informé qu aux fins de la protection des intérêts financiers de l Union, vos données à caractère personnel peuvent être transmises aux services d audit internes, à la Cour des comptes européenne, à l instance en matière d irrégularités financières ou à l Office européen de lutte antifraude (OLAF), et entre les ordonnateurs de la Commission et les agences exécutives. - 10 -
Vos données personnelles (nom, prénom dans le cas de personnes physiques, adresse, forme juridique, numéro d enregistrement, et nom et prénom des personnes ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle dans le cas de personnes morales) pourront être enregistrées dans le système d alerte précoce uniquement ou dans le système d alerte précoce et dans la base de données centrale sur les exclusions par le comptable de la Commission si vous vous trouvez dans l une des situations prévues par: - la décision 2008/969/CE de la Commission du 16 décembre 2008 relative au système d alerte précoce (pour de plus amples informations, voir la déclaration sur la politique en matière de respect de la vie privée à l adresse suivante: http://ec.europa.eu/budget/info_contract/legal_entities_en.htm), ou - le règlement (CE, Euratom) n 1302/2008 de la Commission du 17 décembre 2008 relatif à la base de données centrale sur les exclusions (pour de plus amples informations, voir la déclaration en matière de respect de la vie privée à l adresse suivante: http://ec.europa.eu/budget/library/explained/management/protecting/privacy_stateme nt_ced_en.pdf) Comme l indiquent les déclarations susmentionnées, toute personne enregistrée dans la base de données a le droit d accéder aux données qui la concernent et d obtenir leur rectification, sur demande adressée au comptable de la Commission européenne. 2.11 Point de contact Le seul point de contact pouvant être utilisé pendant la période de soumission des offres est celui qui est indiqué dans la lettre d accompagnement du présent appel d offres. Les soumissionnaires sont priés de poser leurs questions par écrit et de les transmettre au point de contact par télécopieur, courrier électronique ou voie postale. Pour des raisons d ordre juridique, les questions transmises par téléphone ne seront pas prises en considération. 3 SPECIFICATIONS TECHNIQUES 3.1 Contexte du marché L'objectif de l'initiative des volontaires de l'aide de l'union européenne 3 est de contribuer au renforcement de la capacité de l'union à fournir une aide humanitaire fondée sur les besoins, visant à protéger des vies, prévenir et atténuer la souffrance humaine, préserver la dignité humaine et renforcer les capacités et la résilience des communautés vulnérables ou frappées par des catastrophes dans des pays tiers, particulièrement par la capacité de 3 RÈGLEMENT (UE) N 375/2014 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL DU 3 AVRIL 2014 portant création du Corps volontaire européen d'aide humanitaire («initiative des volontaires de l'aide de l'union européenne»). - 11 -
réagir aux catastrophes, la réduction des risques de catastrophes et le renforcement du lien entre secours, réhabilitation et développement. Cet objectif est atteint grâce à la valeur ajoutée qu'apportent les contributions communes des volontaires de l'aide de l'union européenne, tout en exprimant les valeurs de l'union et sa solidarité avec les personnes en situation de besoin et en favorisant un sentiment de citoyenneté européenne. L'initiative des volontaires de l'aide de l'union européenne devrait permettre aux Européens âgés de 18 ans et plus de faire preuve d'une citoyenneté européenne active. L'initiative devrait contribuer ainsi à promouvoir le volontariat dans l'ensemble de l'union, à offrir aux volontaires participants une occasion de développement personnel et à les sensibiliser aux autres cultures, dans une optique d'amélioration de leurs compétences et de leur employabilité dans l'économie mondiale. Les volontaires de l'aide de l'initiative réaliseront les types d'actions suivantes: - élaboration et gestion de normes et de procédures relatives aux candidats volontaires et aux volontaires de l'aide de l'union européenne; - élaboration et gestion d'un dispositif de certification pour les organisations d'envoi et d'accueil; - identification et sélection des candidats volontaires; - mise en place d'un programme de formation et soutien pour des stages de formation et d'apprentissage; - élaboration, tenue et mise à jour d'une base de données des volontaires de l'aide de l'union européenne; - déploiement des volontaires de l'aide de l'union européenne en soutien et en complément à l'aide humanitaire dans des pays tiers; - renforcement des capacités des organisations d'accueil; - création et gestion d'un réseau pour l'initiative des volontaires de l'aide de l'union européenne; - communication et sensibilisation; - activités auxiliaires renforçant la responsabilité, la transparence et l'efficacité de l'initiative des volontaires de l'aide de l'union européenne. En tant que partie intégrante de l'initiative des volontaires de l'aide de l'union européenne, la Commission établira des normes et des procédures régissant les conditions, les modalités et les exigences devant nécessairement être respectées par les organisations d'envoi et d'accueil lors de l'identification, de la sélection, de la préparation, de la gestion et du déploiement des candidats volontaires et des volontaires de l'aide de l'union - 12 -
européenne en soutien aux opérations d'aide humanitaire dans des pays tiers. Un dispositif de certification sera élaboré pour garantir que les organisations d'envoi respectent les normes et procédures établies. Ces normes et procédures de mise en œuvre prévoiront l'obligation pour les organisations, soutenues par l'initiative des volontaires de l'aide de l'ue, d'encourager les volontaires et les autres participants, tels que définis ci-dessous, à souscrire à l'assurance proposée en vertu du présent contrat. Pour la durée totale maximale, les catégories suivantes de participants à l'initiative des volontaires de l'aide de l'ue doivent être couvertes par un régime d'assurance: - 2 200 placements en apprentissage (déploiement maximum de six mois, dans les pays européens du programme). - 4 400 stages de déploiement complet sur le terrain (déploiement de 12 mois en moyenne, dans les pays tiers, à travers le monde). Les volontaires de l'aide de l'union européenne ne sont pas déployés lors d'opérations menées sur le théâtre de conflits armés internationaux et non internationaux. - 330 participants aux actions de renforcement des capacités de leadership (déploiement de 3 mois en moyenne, de ressortissants de pays tiers au sein de l'europe). Il est prévu que le nombre annuel de participants à assurer augmentera progressivement à partir de 2015. 3.2 Objectifs du marché et résultats escomptés 3.2.1 Objectifs du marché Ce contrat contribuera à l objectif général visant à assurer un cadre plus sûr pour tous les volontaires participant aux projets et aux activités relevant de l'initiative des volontaires de l'aide de l'union européenne. 3.2.2 Résultats à atteindre par le contractant Le contractant s'assurera que chaque volontaire/participant prenant part à l'initiative des volontaires de l'aide de l'ue est couvert par un plan d assurance complet spécifiquement destiné à protéger les volontaires durant toute la durée de leur projet, comme indiqué au chapitre 3.3 du présent cahier des charges. - 13 -
3.3 Services 3.3.1 Zone géographique couverte par les services d assurance L'initiative des volontaires de l'aide de l'union européenne comprend une forte dimension internationale et est ouvert à une multitude de candidats et d organisations partenaires. En conséquence, les services d assurance couvrant tous les volontaires participant au service volontaire européen doivent être fournis pour les pays suivants: 3.3.1.1 Pays membres du programme Allemagne Autriche Belgique Bulgarie Chypre Croatie Danemark États membres de l Union européenne (UE)4 Espagne Estonie Finlande France Grèce Hongrie Irlande Italie Lettonie Lituanie Luxembourg Malte Pays-Bas Pologne Portugal République slovaque République tchèque Roumanie Royaume-Uni Slovénie Suède Ancienne République 5 yougoslave de Macédoine Islande 6 Pays extérieurs à l UE membres du programme Liechtenstein 7 Norvège 8 Suisse 9 Turquie 10 4 Y compris les personnes résidant dans un pays ou territoire d outre-mer (PTOM), sous réserve des règles du programme et des dispositions applicables à l État membre avec lequel ils ont des liens. La liste des PTOM concernés figure à l annexe 1A de la décision 2001/822/CE du Conseil du 27 novembre 2001 relative à l association des pays et territoires d outre-mer avec la Communauté européenne, JO L 314 du 30.11.2001. 5 La participation de l'ancienne République yougoslave de Macédoine est soumise à la signature d'un protocole d'accord entre la Commission et les autorités compétentes. 6 La participation de l'islande est soumise à la décision du Comité mixte de l'eee. 7 La participation du Liechtenstein est soumise à la décision du Comité mixte de l'eee. 8 La participation de la Norvège est soumise à la décision du Comité mixte de l'eee. 9 La participation de la Confédération suisse est soumise à la signature d'un accord bilatéral à conclure avec ce pays. 10 La participation de la Turquie est soumise à la signature d'un protocole d'accord entre la Commission et les autorités compétentes. - 14 -
Remarque: La participation peut être ouverte à des organisations de pays en voie d'adhésion à l'union européenne et de pays candidats, de l'aele et des pays partenaires de la Politique européenne de voisinage, sous réserve des conventions de coopération établies. 3.3.1.2 Pays partenaires (Pays tiers) En principe: couverture mondiale. Couverture dans les pays tiers pour les endroits où «l'aide humanitaire» est délivrée, c'est-à-dire des actions et opérations dans des pays tiers qui visent à apporter une assistance d'urgence fondée sur les besoins afin de protéger des vies, de prévenir et d'atténuer la souffrance humaine et de préserver la dignité humaine lors de crises d'origine humaine ou de catastrophes naturelles. L'aide humanitaire englobe des opérations d'assistance, de secours et de protection lors des crises humanitaires ou immédiatement après celles-ci, des mesures d'appui destinées à garantir l'accès à la population en détresse et à faciliter le libre acheminement de l'aide, ainsi que des actions qui visent à renforcer la préparation aux catastrophes et à réduire les risques de catastrophes, et à contribuer à l'amélioration de la résilience et de la capacité à faire face aux crises et à les surmonter. IMPORTANT: La liste des pays éligibles à l'initiative des volontaires de l'aide de l'union européenne où «l'aide humanitaire» est délivrée peut être modifiée durant la durée du programme 11. En tout état de cause, ces changements seront notifiés au contractant et le contrat sera modifié en conséquence au moment opportun. 3.3.2 Bénéficiaires de l'assurance Tous les volontaires et participants qui prennent part à l'initiative des volontaires de l'aide de l'union européenne, telle que définie à la section 3.1, seront âgés au minimum de 18 ans. Les volontaires et les participants originaires de pays membres du programme qui prennent part à l'initiative peuvent être des citoyens de ces pays ou des ressortissants de pays tiers qui sont des résidents de longue durée dans un État membre de l'ue. 11 Une liste indicative des pays où une telle aide est délivrée/est susceptible d'être délivrée est disponible aux adresses cidessous. La Commission effectue au niveau central une évaluation globale qui a deux dimensions: (i) l'évaluation globale des crises et de la vulnérabilité (GVCA), qui classe près de 140 pays en développement sur la base de l'existence d'une crise récente (catastrophes naturelles ou d'origine humaine) et du degré de vulnérabilité de la population du pays; (ii) et l'identification des crises oubliées (FCA), qui détermine les crises qui ont été ignorées ou négligées par la communauté humanitaire internationale et/ou les médias mondiaux et qui requièrent une attention particulière. Les indices GVCA et FCA et leurs sous-indicateurs, ainsi que des cartes et des résultats, peuvent également depuis 2012 être consultés sur ces platesformes web: GVCA: http://echo-global-vulnerability-and-crisis.jrc.ec.europa.eu/ et FCA: http://echo-global-vulnerabilityand-crisis.jrc.ec.europa.eu/?system=fca. - 15 -
Les volontaires et les participants originaires de pays partenaires (pays tiers) qui prennent part aux actions de renforcement des capacités de leadership dans le cadre de l'initiative seront des citoyens de ces pays. 3.3.3 Durée d assurance Le volontaire/participant sera couvert dans le monde entier, 24 heures sur 24, à compter du jour où il quitte son lieu de résidence pour se rendre dans le pays d accueil, jusqu'au jour où le volontaire/participant quitte le pays d accueil pour retourner dans son lieu de résidence et arrive dans son pays d origine. Pour les périodes de couverture supérieures à 12 semaines (du départ jusqu'au retour dans le lieu de résidence; ci-après dénommée «la première période de couverture»), la couverture doit être prolongée de huit semaines dans le pays d'origine de l'assuré pour couvrir le suivi médical des maladies/blessures qui se sont déclarées/sont intervenues au cours de la première période de couverture. La couverture concerne aussi bien les activités liées à l'initiative des volontaires de l'aide de l'union européenne que les activités privées du volontaire au cours de la première période de couverture. 3.3.4 Nature et étendue de la couverture Le contrat d assurance doit fournir la couverture indiquée aux points A à F ci-après: A. Soins médicaux et dentaires / grossesse et accouchement / accident / rapatriement L assurance couvrira, dans l ensemble du monde, les frais de traitement médical et dentaire, d hospitalisation et de chirurgie liés aux maladies, accidents, grossesses et accouchements, et les risques pour la sécurité personnelle survenus pendant la première période de la couverture. Elle couvrira également tout traitement ultérieur au cours d'une période de 8 semaines pour les cas prévus au chapitre 3.3.3. Les problèmes médicaux doivent être couverts s'ils sont déclarés et acceptés par l'assureur avant le départ. L assurance couvrira notamment (en totalité ou en tant qu assurance complémentaire) 100 % des frais suivants: a) honoraires de généralistes et de spécialistes b) chirurgie ambulatoire c) honoraires des kinésithérapeutes et des infirmiers diplômés d) analyses en laboratoire et examens de dépistage e) radiographie, radiothérapie et chimiothérapie - 16 -
f) médicaments sur ordonnance g) traitement médical en consultation externe dans un hôpital h) frais d hospitalisation i) frais de chirurgie j) transport en ambulance k) soins médicaux et examens requis en cas de grossesse l) frais d hôpital et de séjour, y compris les honoraires des médecins et sagesfemmes en cas d accouchement ou de césarienne m) rapatriement/évacuation médicale en cas de maladie grave, d accident grave, ou de risque pour la sécurité personnelle en raison de l'éclatement d'un conflit armé national ou international n) frais de voyage pour un membre de 1a famille / une personne à la charge de l'assuré en cas d'hospitalisation de plus de 15 jours o) envoi de médicaments non disponibles dans le pays d'accueil En outre, l'assurance couvrira les coûts des soins dentaires et ophtalmiques généraux nécessaires et le traitement approprié jusqu'aux limites fixées. B. Assurance-vie Cette assurance couvrira les volontaires 24 heures sur 24 contre le risque de décès survenant durant la période couverte par l assurance, quelle que soit la cause du décès (suicide compris). L assurance couvrira notamment: a) le transport de la dépouille jusqu au lieu choisi par la famille b) les frais d obsèques c) les frais d enterrement d) la somme forfaitaire payée au bénéficiaire désigné ou au survivant le plus proche e) les frais de voyage des membres de la famille au sens restreint jusqu au lieu du décès si la dépouille ne peut être rapatriée C. Invalidité et incapacité permanente ou temporaire 12 L'assurance couvrira le volontaire /participant contre l invalidité permanente et temporaire (totale ou partielle) résultant de tout événement survenu pendant la première période d'assurance. La couverture doit être fournie 24 heures sur 24, même si l'événement qui a provoqué l invalidité permanente ou temporaire n'est pas lié aux activités de l'initiative des volontaires de l'aide de l'ue. La somme forfaitaire payée sera fonction du niveau d'incapacité/d'invalidité à préciser dans 12 L'invalidité ou l'incapacité temporaire doit être couverte dans les cas où l'assuré n'est pas couvert par son régime national de sécurité sociale ou d'assurance dans le pays de son lieu de travail habituel. - 17 -
la police (jusqu'à 100% d'invalidité). Différents taux peuvent s'appliquer pour les citoyens européens et les ressortissants de pays tiers. D. Responsabilité civile L assurance couvrira, 24 heures sur 24, les conséquences financières de la responsabilité juridique d un volontaire/participant pour les lésions corporelles, les dégâts matériels et les pertes financières consécutives causés à un tiers. La responsabilité civile couvrira également les organisations chargées de l envoi des volontaires, de l accueil et de la coordination du projet, lorsqu elles peuvent être tenues responsables des actes des volontaires/participants. E. Perte ou vol de documents, de titres de transport et d'effets personnels L assurance couvrira les volontaires/participants contre le risque de perte ou vol de titres de transport, de documents d identité (carte d identité, passeport, etc.) et d'effets personnels. F. Assistance complémentaire Les soumissionnaires doivent inclure des dispositions relatives aux services complémentaires dans leur offre. Ceux-ci comprendront: - un site web dédié (disponible au moins en anglais), incluant un système d inscription convivial - une documentation de bienvenue comprenant une brochure d information, une attestation d assurance, des formulaires de demande et un guide des procédures relatives à la présentation des demandes (tous ces documents doivent être disponibles dans toutes les langues officielles de l Union européenne et sous format électronique - un service d assistance à contacter en cas d urgence (et des précisions sur le délai de réponse en cas d urgence) 3.3.5 Niveau de couverture En ce qui concerne le niveau de couverture du point A (chapitre 3.3.2.3), deux groupes peuvent être distingués: - Groupe 1: Couverture complémentaire Ce groupe comprend les volontaires/participants originaires des pays de l UE ou des pays de l Association européenne de libre-échange (AELE)/Espace économique européen (EEE) qui ont droit à la carte européenne d assurance - 18 -
maladie dans les pays de l UE, et qui participent aux activités de l'initiative au sein de l'ue ou d'un pays de l AELE/EEE. En principe, la couverture de ce groupe devrait être limitée aux coûts au-delà de la couverture offerte par le système national. Cependant, dans des cas exceptionnellement justifiés convenus avec l'agence, si le système national ne couvre pas les coûts indiqués au point A ci-dessus, ou n en couvre qu une partie, le contractant devra assurer une couverture à 100% des coûts induits. - Groupe 2: Couverture totale Tous les autres volontaires/participants ont besoin d une couverture à 100 % des coûts. 3.3.6 Gestion et fourniture des services contractuels Les services contractuels ne peuvent être cédés ou délégués par le contractant à des fournisseurs dont le rôle n'est pas défini dans leur offre initiale. 3.3.7 Langues Les conditions générales et spécifiques de l assurance doivent être traduites pour l usage des volontaires dans toutes les langues officielles de l Union européenne. De plus, l assureur doit être capable d offrir une assistance aux volontaires dans n importe laquelle des langues susmentionnées. 3.3.8 Réunions de démarrage et de suivi 3.4 Conditions Une réunion de démarrage et des réunions de suivi seront organisées lorsqu elles seront jugées nécessaires par l Agence ou le soumissionnaire (normalement, trois à quatre réunions durant la première année opérationnelle entière, et une à deux réunion(s) les années suivantes). Les frais exposés en relation avec la participation à ces réunions doivent être inclus dans le prix, car ils ne seront pas remboursés séparément. 3.4.1 Personnel Le soumissionnaire désignera un chef d équipe en mesure d assurer la planification, la gestion d équipe et la coordination des travaux requis en vue de l exécution du contrat. - 19 -
Le chef d équipe bénéficiera de l assistance d une équipe comprenant autant de membres du personnel supplémentaires et d experts clés que le contractant le jugera nécessaire pour couvrir tous les services, les pays et toutes les demandes tels que définis dans le contrat. Chef d équipe Le chef d'équipe sera le principal point de contact avec l'agence pour la gestion opérationnelle du contrat. Le chef d'équipe doit avoir un poste de responsabilité au sein de son organisation de telle sorte qu'il soit capable d'agir directement conformément aux instructions de l'agence avec un délai court ou minime. Le chef d'équipe doit avoir au moins 5 ans d'expérience dans la fourniture de contrats d'assurance à grande échelle, similaire à celui proposé dans le présent appel d'offres. Experts clés et autres membres du personnel Les experts clés sont définis comme des personnes jouant un rôle crucial dans l exécution du contrat. L équipe d experts clés proposée par le soumissionnaire devra disposer de toutes les compétences et expériences nécessaires pour gérer et assurer la prestation des services décrits dans le présent appel d'offres. Elle devrait inclure, par exemple: du personnel médical (médecins qualifiés et pratiquant), et du personnel ayant des compétences de gestion logistique. 3.4.2 Moyens à fournir par le contractant 3.5 Lieu Le contractant s assurera que les experts disposent du soutien et des moyens nécessaires, notamment en matière d administration, de secrétariat, de support informatique, de traduction et d interprétation, pour pouvoir se consacrer pleinement à leur mission. Le bureau principal du contractant doit être établi dans un des États membres de l'ue et devrait fonctionner ou avoir la capacité de fonctionner dans tous les pays participant à l'initiative des volontaires de l'aide de l'ue. Des réunions seront régulièrement organisées à Bruxelles (voir détails au chapitre 3.3.8). 3.6 Modalités de paiement 3.6.1 Premier paiement intermédiaire Une facture, d'un montant égal à 10% du montant total du contrat, sera présentée par le contractant au plus tard le 04/12/2015, accompagnée d'un rapport d'avancement conformément aux instructions énoncées dans le chapitre 3.7. - 20 -