Création d une base de connaissances HAKAMA au sein des juridictions financières

Année 2013/2014 N Création d une base de connaissances HAKAMA au sein des juridictions financières Projet de fin d études du cycle des informatistes Mlle EL BARAKA Randa & Mlle NAIMI Kenza Encadrante : Mme EL YAMANI Samira Professeur à l Ecole des Sciences de l Information Tutrice : Mme DOUIMI Wafae Chef du service de Documentation de la Cour des Comptes 1

Notices bibliographiques (Selon la norme Z-50) EL BARAKA, Randa Création d une base de connaissances HAKAMA au sein des juridictions financières / Randa EL BARAKA ; Kenza NAIMI.-[s.l] : [s.n], 2014.-60p. : ill., tabl. ; 21cm. Projet de Fin d études : Sci.Info. : Rabat, ESI,2014. Bibliogr. Annexes T. NAIMI, Kenza NAIMI, Kenza Création d une base de connaissances HAKAMA au sein des juridictions financières / Randa EL BARAKA ; Kenza NAIMI.-[s.l] : [s.n], 2014.-60p. : ill., tabl. ; 21cm. Projet de Fin d études : Sci.Info. : Rabat, ESI,2014. Bibliogr. Annexes T. EL BARAKA, Randa 2

Remerciements Ce modeste travail n'aurait certainement pas pu être mené à bien et à terme sans l'aide et le soutien dont il a pu bénéficier. Madame le professeur Samira EL YAMANI, qui s est montrée disponible tout au long de la réalisation de ce Projet de Fin d Etudes, qui n'a ménagé aucun effort pour guider nos recherches, nous suggérer de nouvelles perspectives et nous donner au moment opportun les conseils judicieux dont nous avions besoin. Qu'elle veuille donc bien trouver ici l'expression de notre profonde reconnaissance et de notre plus grande estime. Madame la responsable du service de documentation de la Cour des Comptes Wafae DOUIMI qui s est montré généreuse et patiente tout au long de notre période de stage, qu'elle en soit ici sincèrement et profondément remerciée. A elles, mais aussi à ceux qui ont contribué de près ou de loin à l'élaboration de ce modeste travail, nous adressons nos remerciements les plus sincères et notre reconnaissance la plus profonde. Cordialement Randa & Kenza 3

Dédicaces A mon très cher père Rien au monde ne vaut les efforts fournis jour et nuits pour mon éducation et mon bien être. Aucune dédicace ne saurait exprimer l amour, l estime et le respect que j ai toujours eu pour toi.ce travail est le fruit de tes sacrifices que tu as consentis pour mon éducation et ma formation. A ma très chère mère Ta prière et ta bénédiction m ont été d un grand soutien pour mener à bien mes études Aucune dédicace ne saurait être assez éloquente pour exprimer ce que tu mérites pour tous les sacrifices que tu n as cessé de me donner. Je te dédie ce travail en témoignage de mon profond amour. Puisse Dieu le tout puissant, te préserve et t accorde santé, longue vie et bonheur. A ma très chère sœur Sara En témoignage de l amour et de l affection que je porte pour toi, je te dédie ce travail avec tous me vœux de bonheur, de santé et de réussite. Tu es toujours dans mon cœur. A mon cher Nabil Que dieu réunisse nos chemins pour un long commun serein et que cette dédicace soit témoignage de mon amour sincère et fidèle. A ma chère Kenza En témoignage de l amitié qui nous a uni et des souvenirs de tous les moments que nous avons passé ensemble, je te souhaite une vie pleine de santé et de bonheur. A mes chers grand parents, mes tantes, mes oncles, mes cousin et mes cousine. A tous mes amis Randa 4

Kenza 5

Résumé Dans un environnement caractérisé par la surabondance de l information, le service de documentation de la Cour des Comptes est appelé à disposer d un système d information ouvert à l extérieur, lui permettant d être à l affut des changements de son environnement, et satisfaire les besoins informationnels de ses utilisateurs qui sont en perpétuelle évolution. C est dans cette perspective que s inscrit notre projet qui vise à proposer au service de documentation de la CDC une base de connaissances, lui permettant la recherche, le traitement et le stockage de la bonne information au bon moment et aux bonnes personnes. Pour ce faire, nous nous sommes fixés trois objectifs à savoir : 1. Analyse de l existant. 2. Etude des besoins informationnels du service. 3. Création d une base de connaissances tout en proposant un outil de veille et un logiciel ECM permettant : ๔ Repérer les sources d information pertinentes dans le domaine juridique et thématique ; ๔ Suivre ces sources ; ๔ Traiter et trier des informations recueillies ; ๔ Stocker l information ; ๔ Diffuser l information. Pour atteindre ces objectifs et collecter les données nécessaires à la réalisation de cette étude, nous nous sommes basés sur la technique de l enquête sur le terrain, et plus précisément le questionnaire qui a été administré directement aux magistrats qui consultent le service de documentation de la CDC. Les résultats de cette enquête ont permis de connaître les besoins des magistrats ; d identifier les dysfonctionnements, et proposer un système de veille juridique et documentaire. Il est à noter que nous avons mis en place un outil de veille et une base de connaissances sous un logiciel de gestion de contenu que nous avons alimenté à l aide de rapports et bulletins de veille et élaboré un guide de recherche pour permettre aux utilisateurs du service de documentation de chercher l information qu ils désirent d une manière plus rapide et efficace. 6

Liste des sigles et abréviations Abréviation CDC SDCC SGG JF Développement Cour des Comptes Service Documentation de la Cour des Comptes Secrétariat Général du Gouvernement Juridictions Financières Liste des tableaux N tableau Description Page 1 Apports principaux de la veille 21 2 Typologies de veille 21 3 Tableau récapitulatif du processus de veille adopté par le 43 SDCC 4 Présentation de l outil de veille KeyWatch 44 5 Présentation de l outil de veille KB-Crawl 44 6 Présentation de l outil de veille WebSite-Watcher 44 7 Grille d évaluation des outils de veille 45 8 Tableau comparatif des solutions GED OpenSource 47 9 Sources externes surveillées 53 10 Base Artémis 55 11 Documenthèque SGG 55 Liste des figures N figure Description Page 1 Organigramme des juridictions financières 15 2 Organigramme du SDCC 18 3 8 étapes de la veille 22 4 Axes et sources de la veille juridique 25 5 Processus de la veille documentaire 26 6 Domaines couverts par l ECM 30 7 Roue de l ECM 31 Liste des captures N capture Description 1 Rubrique Documentation du portail Intranet Tawassol de la CDC 2 Création d une liste de signets 3 Paramétrage de WebSite-Watcher à travers l ajout de mots clés 4 Ajout des filtres 5 Paramétrage de l AUTOWATCH 7

6 Création des deux sites sur Alfresco 7 Dossiers et Sous-dossiers du site de la veille juridique 8 Dossiers et Sous-dossiers du site de la veille documentaire Liste des graphiques N graphique Description 1 Répartition des magistrats 2 Accès au portail 3 Consultation des produits documentaires disponibles sur le portail Intranet 4 Degré de satisfaction de l information offerte sur le portail 5 Degré de satisfaction des mises à jours des produits documentaires sur le portail Intranet 6 Fréquence d utilisation des sources d information 7 Langues utilisées dans la recherche d informations 8 Intérêt des interrogés par l actualité juridique et thématique internationale 9 Intérêt selon les champs d activité 10 Degré d insuffisance des produits de veille élaborés par le SDCC 11 Besoins des interrogés en terme de périodicité de communication de l information de veille Liste des annexes N annexe Description 1 Questionnaire 2 Guide d interview 3 Liste thématique «veille juridique» 4 Liste thématique «veille documentaire» 5 Guide de recherche 8

Sommaire Remerciements... 3 Dédicaces... 4 Résumé... 6 Liste des sigles et abréviations... 7 Liste des tableaux... 7 Liste des figures... 7 Liste des captures... 7 Liste des graphiques... 8 Liste des annexes... 8 INTRODUCTION GENERALE... 11 ENONCE DE LA PROBLEMATIQUE... 12 Chapitre 1 : CONTEXTE DE L ETUDE... 14 I. Cour des Comptes... 14 1- Présentation de la Cour des Comptes... 14 2- Organigramme... 14 3- Missions... 15 4- La composition de la cour des comptes... 15 1- Présentation des cours régionales des comptes... 16 2- Missions... 16 3- Compétences et procédures... 17 III. Service de documentation de la Cour des comptes (SDCC)... 17 1- Organigramme... 17 2-Missions du service de documentation... 18 3- Ressources du service de documentation... 18 Chapitre 2 : REVUE DE LITTERATURE... 19 A- Veille stratégique... 19 A.1- Définition du terme... 19 A. 2 -Apport de la veille/utilité de la veille... 20 A.3- Typologies de veille... 20 A.5- Processus de veille... 21 A.6- Produits de veille... 22 B-Veille juridique... 22 B.1- Définition... 22 B.2- Intérêt de la veille juridique... 23 B.3- Etapes de la veille juridique... 23 B.4- Typologie de la veille juridique... 23 B.5- Sources et axes... 24 C-Veille documentaire... 24 C.1- Définition... 24 C.2- Le processus... 25 C.3- Acteurs de la veille documentaire... 25 C.4- Etapes de la veille documentaire dans le secteur des juridictions financières... 26 C.5- Méthode de collecte, de sélection et de traitement des articles à diffuser... 27 Notion de base de connaissances... 28 1- Définition... 28 2- ECM... 28 9

2-1 Définition... 28 2.2 Domaines couverts par l ECM... 29 3- Besoins auxquels répond l ECM... 30 4- L intérêt des Systèmes ECM pour l entreprise... 31 Chapitre 3 : CADRE METHODOLOGIQUE... 32 1- Objectifs du projet... 32 3- Méthodologie et instruments de recherche... 32 4- Population cible... 33 5- Contraintes et limites de l étude... 33 Chapitre 4 : ETUDE DE L EXISTANT... 34 I. Analyse du questionnaire... 34 II. Description du processus de veille adopté par le SDCC... 39 1-Les besoins et les thèmes de la veille (ciblage)... 40 2-Le choix des sources... 40 3-Les outils de collecte, traitement et analyse... 41 4-Stockage et diffusion de l information... 41 5-L évaluation... 42 Chapitre 5 : CONCEPTION ET MISE EN PLACE D UNE BASE DE CONNAISSANCES 43 A. Veille... 43 1- Conception et mise en place d un outil de veille... 43 2- Grille d évaluation des outils proposés... 43 3- Justification du choix de WebSite-Watcher... 44 B. Gestion de contenu... 45 1- Conception et mise en place d une solution GED... 45 2- Grille d évaluation... 46 3- Justification du choix d Alfresco... 47 Chapitre 6 : PRATIQUE DU PROCESSUS DE VEILLE ET DE CAPITALISATION... 49 1- Redéfinition des axes de la veille... 49 1-1 La redéfinition des axes de la veille documentaire... 49 1-2-La redéfinition des axes de la veille juridique... 50 2-Identification et sélection des sources à surveiller (sourcing)... 50 2-1 Sources à surveiller pour la veille documentaire... 50 2-1-1 Les sources externes... 50 2-1-2 Les sources internes... 52 2-2 Sources à surveiller pour la veille juridique... 52 2-2-1 Base de données payante (Artémis)... 52 2-2-2 Site institutionnel (SGG)... 53 3-Collecte et sélection d information... 53 4- Organisation, traitement et capitalisation... 56 4-1 Création des sites... 56 4-2 Création et alimentation des dossiers... 57 5- Diffusion et communication des livrables de la veille... 58 Conclusion... 59 Bibliographie... 60 Annexes... 63 10

INTRODUCTION GENERALE Dans un contexte mondial caractérisé par la surabondance et l éparpillement des sources d information, les organisations, privées ou publiques, trouvent des difficultés pour la surveillance de leurs environnements et la recherche d informations de la manière la plus rapide et efficace possible. Les usagers sont devenus de plus en plus exigeants et de plus en plus avertis. Les solutions classiques ne leur suffisent pas, ils cherchent des solutions adaptées à leurs besoins, qui leur offrent des produits et services personnalisés et de qualité. D où l intérêt de concevoir une base de connaissances dans chaque organisation afin de stocker l ensemble des informations qui s avèrent nécessaires à leur bon fonctionnement pour pouvoir rendre la recherche plus facile et efficace. C est dans cet esprit que nous avons pensé à réaliser notre projet à travers une étude de mise à niveau du système de veille adopté par le Centre de Documentation de la Cour des Comptes et ce en créant une base de connaissances où seront stockées les informations de type juridique et thématique collectées depuis un outil de veille. Le présent projet de fin d études se propose de créer une base de connaissances nommée HAKAMA au sein du CDCC, afin de permettre à ce dernier de collecter, traiter, diffuser et exploiter l'information pertinente et utile. Ce travail contient 6 chapitres à savoir : 1. Problématique : où nous présentons le contexte de l étude, et nous décrivons l énoncé de la problématique. 2. Revue de la littérature : dédiée premièrement à la veille, sa définition, sa typologie et ses objectifs ; puis deuxièmement à la veille juridique, sa définition et sa typologie et finalement à la veille documentaire. 3. Cadre méthodologique : consacré à la description de notre méthodologie et instruments de recherche, questions de recherche, objectifs du projet, notre population cible et déroulement de l enquête, et enfin un aperçu sur les contraintes et limites de l étude. 4. Etude de l existant : qui porte sur l analyse et l interprétation des résultats de l enquête ainsi que la description du processus de veille adopté par le service de documentation de la Cour des Comptes. 5. Conception et mise en place d une base de connaissances : où on présente les différentes solutions ECM et outils de veille pour enfin en choisir un. 6. Pratique du processus de veille et de capitalisation : où on aborde les étapes du processus en redéfinissant les axes des deux types de veille (juridique et documentaire), identifiant les sources à surveiller, en évoquant comment se fait la recherche et la collecte de l information, le traitement de l information, et enfin la diffusion de l information. 11

ENONCE DE LA PROBLEMATIQUE La cour des comptes du royaume du Maroc, étant donné qu elle contrôle les finances publiques, est censée connaître les textes juridiques et réglementaires dans le pays, mais aussi les mises à jour régulières que ces textes subissent. Elle dispose d un service de documentation et d information qui est répartie en 2 sousservices ; l un est chargé de la gestion documentaire (acquisition, catalogage, inventaire ) et l autre est chargé d assurer un service de référence pour les cadres opérants dans la cour des comptes. La responsable de ce dernier assure la sélection de deux types d informations ; informations documentaires et informations juridiques (décrets, dahirs, décisions, arrêtés ). Cependant, la collecte et la sélection des informations citées au-dessus posent un problème au niveau vu l indisponibilité du service d un outil de veille pour assurer cette fonction. Donc on se trouve face à une collecte qui se fait d une manière traditionnelle vu que la responsable est censée de naviguer sur internet et de consulter certaines bases de données gratuites (SGG, Abhatoo ) et d autres payantes (Artemis ). Pour trouver l information répondant aux besoins des usagers, et à côté du problème de la collecte, s ajoute un autre de diffusion, en effet, le service de documentation et d information de la Cour des Comptes dispose d un portail Intranet où sont stockées et diffusées les informations collectées lors de la première étape. En revanche, ce portail est désormais non opérationnel, il ne permet pas le stockage du texte intégral (rapports, bulletins de veille ), en plus de l absence de la fonction recherche. Ceci rend l usager incapable de se positionner par rapport à la grande quantité d informations. Au demeurant que les cadres de la Cour des Comptes ont besoin non seulement d informations mises à jour dans le cadre de leur travail mais aussi pertinentes, d où la nécessité de la mise e place d une plateforme permettant de capitaliser toutes les informations collectées préalablement. C est dans cette perspective et dans le cadre de notre projet de fin d études que nous avons constaté que le service de documentation et d information de la Cour des Comptes a besoin à la fois d un outil de veille qui se présente comme une solution efficace permettant une collecte rationnalisée et plus maîtrisée de l information et d une solution de gestion de contenu qui doit fournir une application personnalisée répondant aux attentes des usagers en terme de recherche et de repérage d information. Par conséquent, il s est avéré nécessaire d implanter un système de veille et une base de connaissances au sein du service qui permettront d offrir une gestion optimale de l information qui vise à : ๔ Répondre aux besoins informationnels des usagers au moment opportun ; ๔ Améliorer la fonction de la veille au sein du service de documentation et d information de la Cour des Comptes ; ๔ Faciliter la recherche et l accès aux produits documentaires issus de la veille pour les usagers ; ๔ Procéder à une DSI selon le profil des usagers. 12

Ainsi, dans une vision d amélioration de ses méthodes de travail, le service de documentation et d information de la Cour des Comptes projette de mettre en place une base de connaissances dédiée à la capitalisation d informations et un système de veille afin de professionnaliser son processus de collecte et de traitement de l information destinée aux cadres de la Cour des Comptes. 13

I. Cour des Comptes Chapitre 1 : CONTEXTE DE L ETUDE 1- Présentation de la Cour des Comptes La cour des comptes (CDC) et les cours régionales des comptes (CRC) représentent l ensemble des juridictions financières (JF) en tant qu institution supérieure de contrôle des finances publiques au Maroc. Chargée d assurer le contrôle supérieur de l exécution des lois de finances, les JF exercent un double contrôle : un contrôle juridictionnel et un contrôle de la gestion axé sur l appréciation des résultats et des performances. «La Cour des comptes est une institution établie pour examiner les comptes de l Etat et des autres organismes publics, afin de vérifier l exécution des opérations financières de ces organismes et de sanctionner ou faire sanctionner la responsabilité des agents qui en étaient chargé» 1. 2- Organigramme 1 Code des juridictions financières : Dahir n i.02.124 du1er rabii II 1423 (13 juin 2002) portant promulgation de la loi n 62-99 formant code des juridictions financières. 14

Figure n 1 : Organigramme des juridictions financières 2 3- Missions La cour des comptes a une mission très large qui englobe les fonctions suivantes : ๔ «Assurer le contrôle supérieur de l exécution de la loi de finances ; ๔ S assurer de la régularité des opérations de recettes et de dépenses des organismes définis par la loi ; ๔ Sanctionner, le cas échéant, les manquements aux règles qui régissent les dites opérations ; ๔ Contrôler et apprécier la gestion des organismes soumis à son contrôle ; ๔ Rendre compte à Sa majesté le Roi de l ensemble de ses activités ; ๔ Et enfin assiste le parlement et le gouvernement dans les domaines relevant de sa compétence en vertu de la loi.» 3 4- La composition de la cour des comptes La cour des comptes est composée de fonctionnaires et de magistrats, on trouve : ๔ Le premier président ; ๔ Le procureur général du roi ; ๔ Les conseillers ; ๔ La cour dispose d un secrétariat général et d un greffe. Le premier président assure la direction générale de l organisation des travaux de la cour il en dirige l administration. LES CHAMBRES : La Cour comprend actuellement sept (7) chambres. L une des Chambres exerce les compétences de la Cour en matière de discipline budgétaire et financière ; une deuxième Chambre statue sur les appels formés contre les jugements définitifs rendus par les Cours Régionales des comptes, une troisième chargée de la déclaration obligatoire du patrimoine et l audit des partis politiques. Quant à la répartition des compétences entre les 4 autres Chambres, elle est faite sur une base sectorielle puisque chacune des 4 Chambres exerce l ensemble des compétences dévolues à la Cour des comptes à l égard d un certain nombre de Départements ministériels et sur les organismes publics qui en dépendent. Les organismes soumis au contrôle de la cour des comptes : ๔ Les services de l Etat ; ๔ Les établissements publics ; 2 http://www.courdescomptes.ma/index.php?id=14 consulté le 15/03/2014 3 Dahir n 1-02-124 du 1 er rabii II 1423 (13 Juin 2002) portant la promulgation de la loi n 62-99 formant code des juridictions financières, Article 4 et 5. Articles 96, 97 et 98 de la constitution du 13 Septembre 1996. 15

๔ Les sociétés ou entreprises dans lesquelles les Etats ou les établissements publics détiennent séparément ou conjointement directement ou indirectement une participation majoritaire au capital ou un pouvoir prépondérant de décision ; ๔ Les sociétés ou les entreprises dans lesquelles les Etats ou les établissements publics détiennent conjointement avec des collectivités locales une majoritaire au capital ou un pouvoir prépondérant de décision. La cour contrôle l emploi des fonds publics reçus par les entreprises autres que celles citées avant au par les associations ou tout autre organisme bénéficiant d une participation de l Etat, d un établissement public ou de l un des autres organismes du Dahir n 1-58-376 joumada1,1378(15 Novembre 1958) réglementant le droit d association tel qu il a été modifié et complété. II. Les cours régionales des comptes 1- Présentation des cours régionales des comptes La régionalisation de la CDC s inscrit dans le cadre de la politique générale de la décentralisation et de déconcentration engagée par les pouvoirs publics. La loi sur la région, adoptée en 1997, accorde de larges pouvoirs à la région à laquelle l Etat transférera éventuellement certaines prérogatives actuellement exercées au niveau central. La CDC dispose actuellement de 9 cours régionales dispersées sur le territoire national comme suit : CRC-Agadir ; CRC-Casablanca ; CRC-Fès ; CRC-Laayoun ; CRC-Marrakech ; CRC-Oujda ; CRC-Rabat ; CRC-Settat ; CRC-Tanger. 2- Missions «Sous réserve des dispositions transitoires prévues à l article 164 de la présente loi, il est institué une cour régionale dans chaque région du Royaume. Conformément aux dispositions de l'article 98 de la Constitution, les cours régionales sont chargées d'assurer le contrôle des comptes et de la gestion des collectivités locales et de leurs groupements. Dans la limite de son ressort, la cour régionale : 1 - Juge les comptes et contrôle la gestion des collectivités locales, de leurs groupements et des établissements publics relevant de la tutelle de ces collectivités et groupements ; 16

2 - Contrôle la gestion des entreprises concessionnaires ou gérantes d'un service public local et des sociétés et entreprises ; 3 - Contrôle l'emploi des fonds publics reçus par des entreprises, autres que celles citées ci-dessus, des associations, ou tous autres organismes bénéficiant d'une participation au capital ou d'un concours quelle que soit sa forme ; 4 - Exerce une fonction juridictionnelle en matière de discipline budgétaire et financière à l'égard de tout responsable, tout fonctionnaire ou agent ; 5 - Concourt au contrôle des actes relatifs à l'exécution des budgets des collectivités locales et de leurs groupements». 4 3- Compétences et procédures *Vérification et jugement des comptes ; *Vérification, instruction et jugement ; *Gestion de fait ; *Discipline budgétaire et financière ; *Contrôle des actes relatifs à l exécution du budget ; *Contrôle de la gestion et de l emploi des fonds. III. Service de documentation de la Cour des comptes (SDCC) 1- Organigramme Le service de documentation est rattaché au premier président de la Cour des comptes de la façon suivante : 4 Dahir n 1-02-124 du 1er rabii II 1423 (13 juin 2002) portant la promulgation de la loi n 62-99 formant code des juridictions financières, Article 116-118 17

Figure n 2 : Organigramme du SDCC 2-Missions du service de documentation Le SDCC a pour mission la mise à disposition des magistrats et fonctionnaires de la Cour l information juridique, économique et autres ; la Constitution et la mise à jour du fonds documentaires répondant aux attentes des usagers et en fin la diffusion sélective de l information et ce en fonction du profil des usagers. 3- Ressources du service de documentation Le fonds documentaire du service est un fonds spécialisé couvrant essentiellement les domaines touchant le champ d activité de juridictions financières, c est aussi un fonds assez varié puisqu on y trouve différents types de documents : monographies, ouvrages de références, périodiques et autres. Le fonds sur support papier est composé, selon l inventaire de l année 2014, de 1585 ouvrages, 17 titres de périodiques, en plus des produis documentaires. Pour ce qui est des équipements informatiques, le service de documentation dispose d un ensemble d équipements informatiques à savoir : 3 micro-ordinateurs, 1 serveur, 2 imprimantes, 1 photocopieuse numérique et 1 scanner. Et enfin le service de documentation est géré par une informatiste spécialisée et une informatiste. 18

Notion de veille Chapitre 2 : REVUE DE LITTERATURE A- Veille stratégique A.1- Définition du terme Comme étant une discipline faisant partie des métiers de l information, la veille ne cesse de s ériger dans un grand nombre d entreprises et organismes, quels que soient leurs tailles et champ d activité. Dans ce sens, plusieurs spécialistes de la veille ont proposé une panoplie de définitions dont on cite celles de : *L AFNOR qui définit la veille comme étant «une activité continue et en grande partie itérative visant à une surveillance active de l environnement technologique, commercial etc pour en anticiper les évolutions». 5 *Dans leur ouvrage intitulé «La veille 2.0 et ses outils», Gilles Balmisse et Denis Meignan définissent la veille comme «un ensemble d activités orientées vers l obtention d informations à caractère stratégique ou opérationnel, sur l évolution de l environnement pour viser la pertinence des processus de décision à court ou moyen terme». 6 *Jean-Pierre Desclés présente une définition plus pointue en citant non seulement le processus de la veille mais aussi ses objectifs. Pour lui, la veille stratégique est : «une activité qui comprend la collecte, l analyse, la mise en forme et la diffusion de l information et cela dans le but de détecter des signes de changements et de fournir les moyens de décider». 7 *P. Bergeron et C. Hiller présentent la veille stratégique comme étant une expressions qui désigne «un processus à valeurs ajoutées de collecte, transmission, analyse et diffusion d information publiquement disponible, obtenue éthiquement et légalement, pour produire de la connaissance d action, ( ) pour réduire l incertitude, supporter une meilleure prise de décision et l action dans l organisation». 8 A partir de ces définitions, on peut dire que la veille stratégique est une composante du système d information qui permet à l organisation de collecter, analyser et diffuser les informations pertinentes et les plus à jours à propos de son environnement dans le but de prendre des décisions. 5 AFNOR XP X50-053. Prestation de veille et de mise en place d un système de veille. Paris : AFNOR, 1998. 6 BALMISSE, Gilles, MEIGNAN, Denis. La veille 2.0 et ses outils. Chippenham : Hermes, 2008. 24p. 7 DESCLES, Jean-Pierre. Veille et intelligence stratégique. Tunis : IHEC, 2007 8 BERGERON, P. & HILLER C.. Competitive Intelligence. Annual review for information science & technology. 2002. P. 353-390. 19

A. 2 -Apport de la veille/utilité de la veille Les apports de la veille aux organisations se sont très nettement enrichis. Ils sont actuellement très nombreux. Le tableau ci-dessous réalise une présentation des principaux d entre eux. Connaissances des évolutions de l environnement Identification des menaces et des opportunités Appui à la prise de décision Dynamisation de l innovation Apports principaux de la veille Vue d ensemble des évolutions en cours Identification des évolutions hors périmètre usuel Mise en perspective des évolutions identifiées Evaluation des impacts sur l existant ou le futur proche de l organisation Fourniture d une vision élargie sur les éléments de contexte Assistance pour la formulation de scénarios d évolution Interpellation sur les offres et les modes de fonctionnement existants Tableau n 1 : Apport de la veille. 9 A.3- Typologies de veille La «veille stratégique» est une expression générique qui englobe plusieurs types de veilles spécifiques. Le tableau ci-dessous n est évidemment pas exhaustif mais contient les principaux types de veille existants dans la littérature. Veille stratégique Veille sociétale Veille sectorielle Veille concurrentielle Veille commerciale Veille fournisseurs Veille juridique et réglementaire Veille image Veille technologique Informations recherchées Tendances globales d évolution Signaux faibles sur l évolution des comportements Dynamique du secteur Chiffre d affaires, résultats, nouveaux produits, acquisitions des concurrents Besoins explicites et tacites des clients Pérennité, technologies, savoir-faire des fournisseurs Normes et règlements Eléments de perception de l organisation par les clients, les fournisseurs Evolutions des technologies actuelles et futures des produits et processus de l entreprise Tableau n 2 : Typologies de la veille 10 Nous pouvons également y rajouter : La veille événementielle : Identification des événements culturels/sportifs liés à une thématique précise au préalable. La veille scientifique : Repérage des rapports et des études scientifiques. La veille RH : Identification des nouveaux profils qui viennent de se présenter sur le marché du travail et la détection de l évolution du marché de l emploi. 9 BALMISSE, Gilles, MEIGNAN, Denis. La veille 2.0 et ses outils. Chippenham : Hermes, 2008, 38p. 10 idem. p. 2-13. 20

A.5- Processus de veille La norme XP X50-053 présente dans un schéma l ensemble des étapes à suivre pour mettre en place une veille stratégique allant de la définition des axes de surveillance et des finalités jusqu à la validation et réajustement. Figure n 3 : Les 8 étapes de la veille 11 Cette décomposition est généralement résumée en quatre grandes phases : - Le ciblage qui permet la définition des thèmes de veille, des sujets de surveillance et des sources concernées. Cette étape regroupe les trois premières phases présentées par l AFNOR : Définition des axes de surveillance et des finalités (1), détermination du type d informations utiles (2) et identification et sélection des sources d informations (3). - La collecte qui vise à recueillir et identifier des informations en utilisant des sources formelles (banques de données professionnelles, internet, presse ) et informelles (expositions et salons, réseaux professionnels ). Cette étape est la collecte et sélection des informations (4) prédéfinie par l AFNOR. - L analyse et le traitement qui se basent sur l extraction des informations pertinentes et non redondantes, la validation et le recoupage des informations extraites, l interprétation de ces dernières pour leur donner un caractère prospectif et finalement les synthétiser. Cette étape regroupe le traitement et l analyse des données collectées (5) et la synthèse et mise en perspective (6) dénombrées par l AFNOR. - La diffusion qui consiste à mettre les informations, traitées et analysées préalablement, à la disposition des personnes intéressées en les transmettant sous différents canaux. Cette étape est la 7ème définie par l AFNOR ; communication des résultats de la veille. 11 AFNOR XP X50-053. Prestation de veille et de mise en place d un système de veille. Paris : AFNOR, 1998. 21

A.6- Produits de veille Les résultats de veille se manifestent essentiellement dans des produits que nous pouvons catégoriser selon les objectifs visés : *Informer, *Extraire les tendances, *Renforcer la réflexion prospective. Pour le premier objectif, le type de produits qui y correspondent sont des produits relevant d une activité documentaire (recherches ponctuelles, profils bibliographiques ) ou de veille documentaire (newsletters, suivis thématiques). Afin de pouvoir extraire les tendances, une autre catégorie de produits peut intervenir, présentant cette fois-ci un niveau supérieur de valeur ajoutée et imposant l intervention d un expert tout comme les indicateurs, les fiches concurrents, tendances du marchés etc. Finalement, pour alimenter la réflexion prospective, il est recommandé d élaborer des documents de recommandation qui sont proposés sous forme de projets de recommandation, roadmaps ou feuilles de route, propositions d actions etc. B-Veille juridique Introduction : L information juridique constitue un moyen stratégique qui peut être exploité pour comprendre les mécanismes de la vie économique et donner à l organisation tous les atouts nécessaires pour agir sur le marché, à la fois en matière de défense et d attaque. Pour ce faire maitriser le droit qui peut être applicable à une activité quelconque s impose pour une prise de décision rationnelle, se tenir armée face aux différents changements des règlements et des lois permettant d anticiper et de se projeter dans une stratégie d avenir. B.1- Définition Comme déjà cité plus haut, la veille signifie avoir l œil sur, porter attention à.pour en tirer les conséquences, pour ce qui est de veille juridique : *Selon Didier Frochot : «c est un sous ensemble de la veille stratégique. Elle conditionne l évolution de l organisation et même sa survie.elle est avant tout une technique. Celle de la veille avec ses méthodes propres, qui sont ici appliquées du domaine juridique, au droit et à la législation. Aujourd hui plus que jamais les entreprises sont dans l obligation d y porter leur attention, tant sont nombreuses les lois et les règlements qui les concernent.» 12 *D après Marion Depadt Bels : «la veille juridique peut être définie comme un travail consistant dans le recensement de l actualité juridique et la réduction consécutive de l évolution du droit dans un domaine précisément défini ou par rapport à une question spécifique.» 13 Donc on peut conclure que la veille juridique est un processus informationnel continu et perpétuel, consistant à la fois en la recherche, l analyse, le traitement, la gestion et la 12 Archimag, Mars 2007 n 202. 13 Documentaliste - Science de l information, 2011, vol. 48n 1. 22

diffusion de l information juridique (projets de lois, textes juridiques, décrets d application) qui peuvent influencer le cadre de travail et les activités d une organisation. B.2- Intérêt de la veille juridique La veille juridique devient un outil de plus en plus important, vu qu elle permet d éviter toutes sortes de sanctions par un meilleur respect de la loi et de la réglementation,de limiter les coûts et d être plus efficace en anticipant les différentes évolutions du cadre juridique.en effet une veille juridique ne présente pas seulement un atout stratégique et concurrentiel pour toute organisme mais elle est obligatoire dans la mesure où elle assure la conformité de l organisme aux exigences légales en mettant à jour les textes relatifs à son activités De manière générale, la veille juridique permet aux organisations de : ๔ Se conformer et anticiper ; ๔ Réduire les risques ; ๔ Eviter les sanctions et les poursuites ; ๔ Réduire les coûts, voire réaliser des économies ; ๔ Contribuer au positionnement juridique de l organisation ; ๔ Etre plus efficace et compétitif ; ๔ Répondre aux exigences clients /fournisseurs ; ๔ Outil d aide à la décision (maîtriser le flot d information, à la bonne personne, au bon moment pour prendre la bonne décision) ; ๔ Anticiper la réglementation dans la conception des produits et le développement de nouveau process. 14 B.3- Etapes de la veille juridique Après avoir défini son champ et ses différents objectifs, la veille juridique se compose de plusieurs étapes : ๔ Une veille externe régulière des textes sortis et en préparation ; ๔ Une compilation et un archivage des textes pertinents ; ๔ Traitement analyse et mise en conformité initiale ; ๔ Diffusion des exigences par des réunions périodiques et des produits de veille (email, système intranet et autre) ; ๔ Une auto-évaluation avec un audit de conformité. B.4- Typologie de la veille juridique Il ya lieu de distinguer entre quatre types de veilles juridiques à savoir : la veille d adaptation, d anticipation, de réactivité et d application. Veille d adaptation : la veille d adaptation consiste à mettre en conformité la pratique juridique de l organisation et les évolutions du droit, de telle sorte d être à la page avec toutes les modifications possibles en matière de droit (quelle soit réglementaire, jurisprudentielles, ou même législatives) et ce afin de tracer de plus proche toutes es évolutions en cours. 14 http://ccinievre.suivionline.com/media/files/sedevelopper/i-environnement20060427 ACFCI veille reglementaire.pdf Consulté le 14/03/2014. 23

Veille d anticipation : vise à prévoir les différentes modifications d un corps ou un ensemble de règles et ce afin d en prévenir la mise en place dans les pratiques juridiques internes de l organisation, cette veille suppose une introduction forte dans les cercles décisionnaires pour avoir des idées sur les projets en cours. Veille de réactivité : consiste à prendre en compte la mise en place d un nouveau dispositif juridique et ce afin d appliquer sans risque de contentieux.en effet le suivi de nouveaux textes de loi peut ne pas avoir lieu, pour cela cette veille permet de réagir et de modifier les pratiques juridiques afin d être en conformité avec le nouvel ordre juridique. Veille d application : permet de suivre la mise en œuvre d un nouveau dispositif de veille juridique, son entrée en application ainsi que son interprétation par la jurisprudence. B.5- Sources et axes C-Veille documentaire C.1- Définition Figure n 4 : Axes et sources de la veille juridique. 15 La veille documentaire est définie par G. Charton comme «une surveillance de sources diversifiées donnant lieu à la diffusion de signalements». 16 «Son but est de faciliter l identification de ressources pertinentes et de maintenir un flux régulier d informations appropriées dans des champs d intérêt précis» 17. 15 http://jurisguide.univ-paris1.fr/rd/index.php?view=ssearch&action=showfiche&fid=fr2265 Consulté le 28/03/2014 16 CHARTRON Ghislaine. Dossier «Introduction à la veille». INTD, Cycle supérieur, 2010. 59p. 17 BENSLIMANE Mounia. Veille documentaire : veille et méthodologie de veille [en ligne]. http://www.demainlaveille.fr/2009/01/21/veille-et-methodologie-de-veille [Consulté le 29/03/2014] 24

Cette veille est différente des autres vu qu elle est limitée aux sources formelles, on ne peut en extraire des informations informelles. C.2- Le processus Figure n 5 : Processus de la veille documentaire C.3- Acteurs de la veille documentaire Le fonctionnement d une veille documentaire requiert plusieurs profils qui sont liés par le processus de veille à sa voir : ๔ Le responsable de la veille documentaire ; ๔ L observateur ; ๔ L expert ; ๔ Les demandeurs ; ๔ Et le comité de veille. Le responsable de la veille documentaire est un élément important dans la mise en place du dispositif de veille, il remplit plusieurs rôles à savoir : -Sensibiliser les différents collaborateurs de l organisation à la veille documentaire ; -Démontrer et faire connaître ses apports et intérêts ; -Déterminer les nouveaux besoins ; -Présenter et proposer des thèmes de veille ; -Rendre valide ces thèmes auprès des collaborateurs ; -Régler le réseau de veille et motiver ses membres ; -Etablir les synthèses de l ensemble d informations recueillies ; -S assurer de la satisfaction des destinataires des produits de la veille documentaire. L observateur collecte dans l outil de veille, les informations liées aux thèmes retenus. 25

L expert a pour fonction la validation des informations recueillies, cependant la présence d expert n est as nécessaire vu que la validation peut être faite par accord des observateurs, néanmoins si les observateurs ne sont as compétents sur une thématique ou domaine donnée, il serait plus fiable de faire appel aux experts. Les demandeurs sont les personnes auxquelles les produits et les livrables de veille sont destinés. Le comité de veille regroupe les responsables opérationnels des fonctions concernés par cette veille et a pour but de faire le ciblage des thèmes de veille documentaire, de proposer à la direction les actions à mener et de fournir un support pour animer le réseau de veille. C.4- Etapes de la veille documentaire dans le secteur des juridictions financières La fixation des axes de la «veille documentaire» : Les thèmes de la veille documentaire assurée par le service de documentation de la cour des comptes ont été fixés en fonction du métier exercé au sein de la cour des comptes et des besoins détectés chez les différents corps exerçant dans l organisme Les axes pris en considération dans la veille documentaire sont les suivants : - Culture et communication - Développement durable - Economie - Education- Formation -Entreprises publiques - Finances publiques - Gestion - Juridictions financières - pouvoirs publics - Santé social -Technologies de l information - Territoires La veille documentaire est précise vu qu il ne s agit pas uniquement de réussir à trouver n importe quelle information ayant lien avec les domaines d activités de cour des comtes mais plutôt une précision et finesse durant tout le processus, chose qui aidera les responsables à trouver les informations susceptibles de répondre aux différents besoins informationnels de manière plus ciblée et plus précise. Les sources d informations utilisées et les critères de leur sélection : Le choix des sources d informations utilisées dans la veille documentaire est basé principalement sur l utilité des informations et leu disponibilité L utilité des informations = l utilité ou l importance de l information collectée se base principalement sur les besoins prédéterminés du personnel de la cour des comptes et les problèmes décisionnels, que lesquels ils travaillent. 26

La disponibilité des informations : se base dans la collecte d information sur les informations accessibles que ça soient via les revues aux quelles le service de documentation est abonné en lus d internet notamment les portails officiels, sites ministériels et autres. A ne pas omettre les autres critères de sélection devant être pris en considération lors de la collecte des informations : Mise à jour ; Objectivité ; Autorité ; Ergonomie et organisation de l information. C.5- Méthode de collecte, de sélection et de traitement des articles à diffuser Nous présentons ci-dessus la méthode adoptée par le service de la documentation de la Cour des Comptes dans la sélection et le traitement des informations et des articles qu il intègre dans son activité de «veille documentaire». 1- La collecte et la sélection : La méthode de collecte et de sélection des informations issues de la «veille documentaire» commence par le ciblage et le sourcing. Il s agit de définir les besoins de veille de l organisme et de lister l ensemble des sources formelles susceptibles de contenir des informations utiles et pertinentes. Ces sources sont : -Les sites institutionnels ; -Les bases de données gratuites ; -Les observatoires La collecte des informations est accomplie en rassemblant des études, des rapports, faits, etc, sur les thématiques qui ont été définies au préalable lors du ciblage. Quant à la sélection, elle repose sur le choix des informations les plus utiles selon leur degré de pertinence par rapport aux besoins de veille. 2- Le traitement : Après la sélection des publications et informations à diffuser qui sont attribuées, chacune à une thématique, la phase du traitement s impose. Cette dernière repose sur le fait d extraire les informations pertinentes, les valider et les interpréter afin de leur donner un sens et les synthétiser. 3-La forme et le canal de diffusion des résultats : Les résultats de la «veille documentaire» parviennent généralement aux destinataires par les moyens de communication les plus ajustés à la démarche de veille : intranet, email, blogs, newsletters, blogs 4-Les ressources attribuées à assurer l activité de la «veille documentaire» : Afin d assurer une bonne veille documentaire, plusieurs ressources doivent être attribuées : 27

Ressources humaines : *Le responsable de la veille documentaire, *l observateur, *L expert, *Les demandeurs, *Et le comité de veille. Ressources matérielles et logistiques : *Ordinateur, *Connexion internet, *Publications en série. 5- La fréquence d actualisation des informations publiées : Les informations publiées dans le cadre de «la veille documentaire» n ont pas de périodicité d actualisation prédéfinies. La périodicité peut être hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou semestrielle. Notion de base de connaissances 1- Définition Le but d'une base de connaissances est de modéliser et stocker de manière informatique un ensemble de connaissances, idées, concepts ou données et de permettre leur consultation/utilisation. Il existe plusieurs méthodes et logiciels différents pour créer des bases de connaissances: Un wiki ; Un CMS ; Une mindmap ; Un concept map ; Un système expert ; Le format "forum". 18 2- ECM 2-1 Définition La gestion de contenu est un terme générique ciblant un large spectre de fonctionnalités couvrant des domaines tels que : la création, l approbation, l agrégation, la communication, la dissémination, la publication, la réutilisation, l archivage d informations structurées et non structurées ainsi que la collaboration, le workflow, le record management, etc. 19 18 http://www.commentcamarche.net/faq/4855-organisation-creer-une-base-de-connaissances Consulté le 12/04/2014 19 http://www.aubay.com/fileadmin/user_upload/publications_fr/lb_enterprise_content_management.pdf Consulté le 15/04/2014 28

2.2 Domaines couverts par l ECM Le schéma ci-dessous présente les différents domaines de l ECM : Figure n 6 : Domaines couverts par l ECM 20 -Les Formulaires électroniques servent à extraire les informations de tout type de formulaires qui contiennent non seulement des cases à cocher mais aussi des codes barres et des caractères imprimés. -La bulle centrale Gestion du document fait référence aux outils et méthodes permettant le stockage et l indexation des documents. -La bulle Publication Web (WCM) reflète la possibilité de publier du contenu Web afin de pouvoir créer une infrastructure Web complète. -Gestion des mails : le courrier électronique véhicule des informations importantes dans le processus métier de l organisation, dans ce sens un logiciel de gestion des contenus permet une gestion complète du cycle de vie du courrier électronique qui doit être traité, géré et classé. -Contenu multimédia (ou DAM) : la gestion des ressources numériques est considéré comme une sous catégorie de la gestion de contenus (musique, vidéos, image), elle vise à gérer et enrichir des supports / ressources multimédias. -Gestion de records : la solution de gestion des records permet de gérer des documents validés et d assurer une traçabilité de la conservation tout en appliquant des règles de conservation et de destruction. 20 SUPERCZYNSKI, Guillaume. Alfresco 3.4 : travail collaboratif et GED avec la plate-forme share. 2011, 235, 236 p. 29

-La GED image : la solution de gestion électronique des documents est incluse dans l ECM afin de répondre au besoin de concentrer et de stocker des données aux formats source différents. -WCM : il s agit d un module de publication intégré qui permet de créer, gérer et publier des pages web sur lesquelles l ensemble des documents (contenus) sont publiés et mis à la disposition des collaborateurs. -Workflow : fonction qui permet une gestion informatique de l ensemble des tâches à accomplir dans le but de collaborer autour d un document (contenu) donné. 3- Besoins auxquels répond l ECM L ECM répond entre autres aux besoins de l gestion électronique des documents en offrant l ensemble des fonctionnalités de la GED et ce de la capture jusqu à la restitution. ๔ Dématérialisation des documents papiers ; ๔ Création, stockage et récupération des documents ; ๔ Maitrise du cycle de vie des documents ; ๔ Respect de la législation. Les besoins de gestion de contenus : Figure n 7 : La roue de l ECM 21 L ECM répond aux besoins en matière de gestion de contenus, il permet à l organisme de décentraliser et maitriser son processus de publication web, et de multiplier les usages du contenu. 21 Oudjoudi, Idir ; Hocini, Hatem. Système de gestion de contenus d entreprises. Algérie. 2p. 30

Les besoins de collaboration : Les moyens de collaboration sont parmi les services qu offre l ECM à savoir le partage et l organisation de l information, la fluidité en matière d échange, ainsi que la capitalisation et l archivage des informations essentielles à la fois pour le bon déroulement des activités de l organisme ainsi que pour sa pérennité. Les besoins du Business Process Management : L ECM permet également la rationalisation de la circulation des documents (workflow) et assure la traçabilité de l ensemble des actions ou modifications réalisés sur un document. 4- L intérêt des Systèmes ECM pour l entreprise L ECM (Entreprise Content Management) représente le point de convergence entre deux familles d outils informatiques : Figure n 6 : Familles d outils informatiques 22 Pour une organisation, qu elle soit publique ou privée, l intérêt d un ECM est d avoir un outil qui va permettre de gérer pleinement l information : ๔ Gérer le workflow et le versionning afin de désigner le cycle de vie du document, c est-à-dire son passage d un état à l autre (validé, rejeté ), ainsi que les différents changements (versions) auxquels il a subi. ๔ Gérer les rôles et les identités des utilisateurs afin que l organisation puisse contrôler les flux informationnels et ce pour garantir une certaine sécurité. ๔ Une catégorisation manuelle ou automatique des contenus/documents est permise. Cette catégorisation va permettre à plusieurs personnes d accéder à la même information. ๔ Permettre le travail d une manière collaborative au sein d espaces virtuels. 22 idem. 6p. 31

Chapitre 3 CADRE METHODOLOGIQUE Le but de notre projet est de réaliser une base de connaissance permettant de capitaliser toutes les informations issues de la veille documentaire & juridique. La réalisation du présent projet nécessite la définition du cadre méthodologique qui s articule autour des objectifs et questions du projet, du déroulement et la population cibles, des instruments de collecte des données, et en fin des contraintes et limites rencontrées. 1- Objectifs du projet Les objectifs fixés par notre étude sont les suivants : *Répondre aux besoins informationnels des usagers au moment opportun ; *Améliorer la fonction de la veille au sein du service d information et de documentation ; *Faciliter la recherche et l accès aux produits documentaires issus de la veille juridique et documentaire pour les usagers. 2- Questions de recherche De ces trois objectifs découlent les questions de recherche suivantes : a- Répondre aux besoins informationnels des usagers au moment opportun. -Quels sont les besoins informationnels des usagers de la cour des comptes? -Quels sont leurs profils? -Quels sont les spécialités et leurs domaines d intervention? b- Améliorer la fonction de la veille au sein du service d information et de documentation. -Quelles sont les finalités d un dispositif de veille juridique et documentaire au sein du service? -Quelle est sa place dans la cour des comptes? -Quels sont les axes à surveiller? -Quel est l outil approprié pour la veille? c- Faciliter la recherche et l accès aux produits documentaires issus de la veille juridique et documentaire pour les usagers comptes? -Quel est le mode de diffusion des produits documentaires issus de la veille? -Quels sont les problèmes rencontrés lors de la recherche de l information? -L information diffusée est elle facilement accessible aux cadres de la cour des 3- Méthodologie et instruments de recherche Pour atteindre les objectifs ci dessus, nous nous sommes basées sur une méthode formalisée de collecte de données tout en fusionnant l usage des deux instruments les plus 32

utilisés dans la méthode descriptive, à savoir : le questionnaire et le guide d interview et ce pour profiter des avantages de chacun d eux. Le questionnaire : Distribué au personnel de la cour des comptes et des cours régionales des comptes, cet instrument nous a permis de recueillir des données quantitatives et qualitatives, ainsi que des informations précises, à travers des questions ouvertes, fermées ou semifermées. Grâce à cet outil, nous avons pu collecter des informations pour définir les axes de veille. Le guide d interview : l entrevue avec le personnel de la cour des comptes nous a permis de compléter les données collectées par le questionnaire en recueillant des informations supplémentaires et détaillées susceptibles de nourrir notre réflexion quant aux éléments de création de la base de connaissance que nous proposerons. Cette entrevue a été réalisée n a de discussions approfondies sur la pratique de recherche d information. Dans le cadre de cette étude les instruments de recherche utilisés nous ont permis de collecter des données sur les besoins des usagers du service de documentation, de ses attentes vis-à-vis de la nouvelle base de connaissance. 4- Population cible La présente enquête portera sur un échantillon représentatif du personnel de la Cour des Comptes pour la simple raison que l effectif des fonctionnaires y travaillant est très important. En effet, la population totale de la Cour des Comptes et des Cours Régionales des Comptes est de 556 réunissant les magistrats, les administrateurs et les greffiers. Nous avons décidé de cibler les magistrats vu leur grand nombre à la CDC en représentant un taux de 58% de la population totale. Par conséquent, la population retenue est : Fonctions occupées Nombre interrogé Questionnaire -Magistrats 320 Guide d interview -Responsable du CDCC 1 Total 321 5- Contraintes et limites de l étude Comme tout travail d investigation, notre étude comporte un certain nombre de contraintes et de limites qui ont entravé le bon déroulement du projet. On trouve entre autres : ๔ La limite de temps. ๔ L énorme charge horaire de certains acteurs clés : qui ne nous a pas permis de rencontrer la totalité des magistrats que nous avons identifié au départ. ๔ L absence de la documentation sur les expériences des Cours des Comptes des autres pays en matière de veille juridique et documentaire. 33

I. Analyse du questionnaire Chapitre 4 : ETUDE DE L EXISTANT Dans ce chapitre, nous allons présenter les résultats de notre enquête au sein du CNIDJ, où, comme il a été susmentionné, le questionnaire était notre outil de base. Rappelons que notre échantillon se compose de 9 personnes, répartis en responsables et fonctionnaires sans responsabilité. Le nombre de questionnaires collectés est 8, soit un pourcentage de 100%. Répartition des magistrats : 47% 53% Cour des Comptes Cour Régionale des Comptes Graphique n 1 : «Répartition des magistrats» D après cette figure, nous pouvons clairement constater que la Cour des Comptes est la mieux représentée dans notre échantillon, avec 53% en raison du grand nombre de responsables affectés à cette direction et leur quête incessante d information pertinente pour la prise de décision. Alors que pour les autres CRC, les pourcentages des répondants sont relativement faibles. Accès au portail Intranet : 41% Oui 59% Non Cette figure montre que 59% des magistrats ont accès au portail Intranet tandis que 41% ne l ont pas. Graphique n 2 : «Accès au portail Intranet» 34

Consultation des produits documentaires disponibles sur le portail Intranet : Ce diagramme montre que 57% des magistrats consultent les produits documentaires, tandis que 43% ne le fait pas. 43% Oui 57% Non Graphique n 3 : «Consultation des produits documentaires disponibles sur le portail Intranet» Degré de satisfaction de l information offerte sur le portail : 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Très souvent Parfois Jamais Graphique n 4 : «Degré de satisfaction de l information offerte sur le portail» Malgré le nombre considérable: 24 % de personnes qui déclarent leur satisfaction de l information offerte sur le portail, un nombre important demeure peu satisfait : 50 %, ceci peut être expliqué par la non adéquation de ces informations avec les besoins et attentes des magistrats. 35

Degré de satisfaction des mises à jours des produits documentaires sur le portail Intranet : 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Satisfaisantes Peu satisfaisantes Pas du tout satisfaisantes Graphique n 5 : «Degré de satisfaction des mises à jours des produits documentaires sur le portail Intranet» 37% des interrogés ont été pleinement satisfaits par les mises à jour que subissent les produits documentaires sur le portail, le même taux était peu moyennement satisfait tandis qu un taux de 26% était insatisfait. Fréquence d utilisation des sources d information : 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Souvent Parfois Jamais Graphique n 6 : «Fréquence d utilisation des sources d information» D après cette figure, nous décelons une forte utilisation des moteurs de recherche et sites web; des sources privilégiées pour les répondants, très peu de personnes déclarent la non utilisation de ces sources. Les outils de communication et de partage de l information entre professionnels (c est le cas des listes de diffusion) sont très 36

faiblement sollicités comme en atteste le forum de discussion avec une fréquence d utilisation très modique. Aussi, Les sources les plus pertinentes et à haute valeur ajoutée telles que les bases et banques de données sont moyennement consultées. Langues utilisées dans la recherche d informations : 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Arabe Français Anglais Espagnol Graphique n 7 : «Langues utilisées dans la recherche d informations» D après ce graphe, nous constatons que la moitié des interrogés utilise souvent la langue française dans la recherche d information. L arabe est utilisé également avec un pourcentage de 38% tandis que l information recherchée en anglais représente 10% alors que la recherche réalisée en espagnol est la moins utilisée par la plupart des répondants. Intérêt des interrogés par l actualité juridique et thématique internationale : 23% 77% Oui Non Pour l intérêt des interrogés pour l actualité juridique et thématique internationale, un pourcentage très fort de 77% des interrogés affirment qu ils sont intéressés par les nouveautés législatives et thématiques alors qu une minorité de 23% déclare son désintérêt. Graphique n 8 : «Intérêt des interrogés par l actualité juridique et thématique internationale» 37

Intérêt selon les champs d activité : Education Finances publiques Social Culture Développement durable Territoires Economie 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% Graphique n 9 : «Intérêt selon les champs d activité» Les deux domaines les plus choisis par les interrogés sont : les finances publiques et l économie. Tandis qu une part préfère recevoir une veille thématique concernant le domaine du développement durable et des territoires, alors qu une petite part veut avoir de l actualité concernant le domaine culturel et social. Le domaine de l éducation n intéresse pas la majorité des interrogés. Degré d insuffisance des produits de veille élaborés par le SDCC : Cette figure nous montre que 46% trouvent que les produits de veille offerts sont suffisants alors que 54% ne leur suffisent pas. 54% 46% Suffisants Insuffisants Graphique n 10 : «Degré d insuffisance des produits de veille élaborés par le SDCC» 38

Besoins des interrogés en terme de périodicité de communication de l information de veille : 31% 14% 55% Hebdomadaire Bimensuelle Mensuelle Graphique n 11 : «Besoins des interrogés en terme de périodicité de communication de l information de veille» Plus que la moitié de la population étudiée avec un taux de 55 % souhaite recevoir les prestations de veille hebdomadairement, et 14 % avait manifesté un intérêt à une périodicité bimensuelle, alors qu un groupe de 31 % préfère être informé mensuellement. II. Description du processus de veille adopté par le SDCC Tout système de veille juridique /documentaire, a pour objectif de collecter l information juridique et /ou thématique critique, indispensable pour la prise de décision.il est aussi responsable de la diffusion des informations pertinentes. La collecte de ces informations n est pas une fin en soi mais une étape du processus de veille. Cela suppose une bonne perception des problématiques métiers et une définition correcte des axes de surveillance en relation avec les axes stratégiques de l organisation. Afin de proposer une stratégie -de veille juridique et documentaire rentable et profitable pour les acteurs de la cour des comptes notamment les magistrats, pour faciliter l accès à l information juridique dans ce domaine et en vue d anticiper les évolutions continuelles du cadre juridique pouvant influencer l activité de ses acteurs : réaliser une étude d existant 39

s avère d une importance incontestable pour détecter les problèmes et les écueils du processus de veille déjà mis en place dans le service de documentation. Cette évaluation portera sur les éléments suivants : *Les besoins et thèmes de la veille (ciblage) ; *Le choix des sources (sourcing) ; *Les outils de collecte, traitement et analyse ; *Le stockage des informations collectées ; *La diffusion de ces informations (le portail) ; *Et enfin l évaluation. 1-Les besoins et les thèmes de la veille (ciblage) Absence d un plan de veille qui permet de fixer de manière organisée les thèmes sur lesquels la veille doit être déployée, même si la sélection des textes juridiques est plus ou moins claire vu qu elle porte sur un volet métier fixé implicitement, celle thématique pose plus de difficultés dans la mesure ou le choix des thèmes et des sous thèmes est un peu plus complexe car certains thèmes sont transversaux, d autre évoluent en permanence et les limites entre certains d entre eux ne sont pas toujours faciles à cerner, d où le risque de se mettre à une écoute trop large ou au contraire trop limitée, il est donc essentiel de travailler sur cette étape de ciblage en dressant une liste qui organisera les relations entre thèmes et sous thèmes et ce en fonction des besoins exprimées par chaque chambres de la cour des comptes. 2-Le choix des sources L identification des sources pertinentes à mettre sous surveillance pose plus de difficultés au niveau de la veille thématique que celle juridique, ne serait ce que même en veille réglementaires les 2 sources consultées (ARTEMIS et le SGG) posent quelques lacunes à relever : *Artemis : est une base de donnée documentaire de plus de 1000000 de documents juridiques en actualisation continue et systématique, la base présente une panoplie de produits à savoir les bulletins officiels, le juris-classeur et autres. En effet le bulletin officiel présente le texte juridique de base dont le contenu ou une partie du contenu peut suivre des modifications, celles-ci sont à leurs tour prises en compte par le juris-classeur qui constitue à son tour un fond documentaire juridique riche vu qu il prend en charge l actualisation et les modifications des articles pour qu ils s adaptent à l environnement d application. La contrainte s impose dans le sens où le service de documentation dispose d une seule licence de la base juridique Artemis ce qui donne accès uniquement à la responsable du service de documentation qui se charge seule de chercher le texte juridique demandé pour répondre aux requêtes formulées par les différents usagers. *Le SGG : constitue également une source pour le service de documentation, il s agit d un site institutionnel qui fournit les instructions à caractère réglementaire prises en application de textes nationaux. La contrainte s impose dans la mesure où le site propose le bulletin dans son 40

intégralité, ce qui impose à l usager le fait de dépouiller tout le bulletin pour trouver le texte recherché, chose qui n est pas toujours pratique. Pour la veille documentaire, puisqu il ya absence de sources précises à consulter,internet est utilisé pour sélectionner les articles qui abordent les axes préétablis, cependant il est inutile de vouloir mettre sous surveillance l'intégralité du Web (le volume d'informations à traiter étant alors considérable avec une très forte proportion d'informations redondantes et non pertinentes.ce qui nous met dans l obligation de développer des outils professionnels permettant d organiser et gérer la navigation courante et suivre les contenus et flux d informations sélectionnés. 3-Les outils de collecte, traitement et analyse Absence d outil dédié à la collecte, traitement et analyse de l information, la sélection est faite de manière traditionnelle, la responsable est tenu de se rendre sur tous les sites web, bases de données, et centres de ressources pour voir si des nouveautés sont mises en ligne,de ce fait la notion d alertes, de newsletters, de liste de diffusion, de syndication de contenu (FRSS, podcasts) est à développer. 4-Stockage et diffusion de l information La diffusion des produits de veille (livrables) nous amène à aborder le mode de diffusion adopté par le service de documentation. En effet les produits de veille dans notre cas passe par une approche «push» par laquelle le produit va vers l utilisateur, une approche qui a certes ses avantages dans le sens où elle offre la possibilité de faire varier les modes de traitement et également laisser une plus grande souplesse au destinataire pour archiver les produits de veille, cependant la contrainte ne se pose pas à ce stade mais au niveau du portail intranet sur lequel les résultats de veille sont déposés. En effet la conception modulaire du portail ne garantit pas une utilisation riche et correcte de l information recueillie, et ce à la fois pour l usager -qui a du mal à chercher l information suite à l absence de la fonction «recherche» au niveau du portail- et pour la responsable qui au début essayait de se positionner par rapport aux documents et informations stockées mais au fur et à mesure de la croissance du volume de l information la recherche est désormais difficile même pour la responsable qui ne parvient pas facilement à se positionner par rapport aux documents déjà traités et stockés. Absence de la fonction recherche Capture n 1 : Rubrique Documentation du 41

portail Intranet Tawassol de la CDC 5-L évaluation Le retour sur les activités de sélection et de veille menées est difficile dans la mesure où le portail intranet ne le permet pas, ce qui peut entrainer une perte de motivation vu que la responsable ne voit concrètement et de manière organisée les résultats de ses efforts. Tableau récapitulatif : Processus \ Evaluation Veille juridique Veille documentaire Ciblage Sourcing 2 sources de veille : *Artemis. Absence d un plan thématique de veille. *Absence d un bookmark. *Source principale : Internet. Collecte, traitement et analyse Stockage et capitalisation Diffusion *SGG (fournit le bulletin officiel dans son intégralité). Absence d outil de veille (surveillance, identification et traitement). Absence de logiciel de gestion de contenu. Portail Intranet TAWASSOL non opérationnel. Absence d outil de veille (surveillance, identification et traitement). Absence de logiciel de gestion de contenu. Portail Intranet TAWASSOL non opérationnel. Tableau n 3 : Tableau récapitulatif du processus de veille adopté par le SDCC 42

Chapitre 5 : CONCEPTION ET MISE EN PLACE D UNE BASE DE CONNAISSANCES A. Veille 1- Conception et mise en place d un outil de veille Le marché des logiciels propriétaires connait une abondance remarquable proposant ainsi une variété de produits. Certes ces produits ont presque les mêmes critères et fonctionnalités jugés en fonction et spécificités de l organisme qui peut y investir. Ainsi, nous avons proposé au SDCC une liste non exhaustive d outils de veille pour pouvoir en choisir celui qui répond au mieux à ses besoins. Les tableaux suivants présentent un certain nombre d outils : Key Watch Version Key Watch 4 Editeur IScope Site Web www.iscope.fr Contact 6, rue du Petit Pont 75005 Paris, France Tableau n 4 : Présentation de l outil de veille «Key Watch» Version Editeur Site Web Contact KB Crawl KB Crawl Professional KB Crawl SAS www.kbcrawl.net 10, rue Lionel Terray, 92508 Rueil-Malmaison Tableau n 5 : Présentation de l outil de veille «KB-Crawl» Website Watcher Version Website-Watcher Editeur Martin Aignesberger Site Web www.website-watcher.fr Contact Goethestrasse 10, 4800 Attnang-Puchheim, Austria Tableau n 6 : Présentation de l outil de veille «WebSite-Watcher» 2- Grille d évaluation des outils proposés 43

WebSite-Watcher KB Crawl Key Watch Création d une base de connaissances HAKAMA au sein des juridictions financières Le choix d une solution de veille se base sur un certain nombre de critères qui doivent correspondre aux besoins de l organisme. Ainsi, nous avons développé une grille descriptive permettant de clarifier l offre des outils de veille en proposant des critères d évaluation de ces outils. Cette grille servira comme guide pour le SDCC dans le choix de la solution adaptée à ses besoins. Bases de données en ligne Sans connecteurs : toutes BDD sans restriction. Oui, toutes les BDD sont accessibles via navigateurs. Oui, toutes les BDD sont accessibles via navigateurs. Surveillance Analyse Diffusion Autres sources Sans connecteurs : toutes sources et formats. Exemples de BDD : Factiva, Lexis, Nexis, Europa Sources très variées d information : sites Web, fils RSS, forums de discussion Clustering (regroupement par catégorie, ) Catégorisation thématique et sous thématique. Classification avec logiciels tiers. Regroupement par plan de classement : sources et mots clés. Résumé automatique Résumés basés sur l extraction des paragraphes pertinents. Possibilité de couplage avec des solutions spécialisées. Fonctions collaboratives (annotation, groupes de travail) Groupes d utilisateurs, annotations, commentaires, images. Fonctionnalités d alertes e-mail, validation, commentaire, export, enrichissement et formatage de l information. Regroupement Fonctionnalités par plan de d alertes e-mail, classement : validation, signets. commentaire, export, enrichissement et formatage de l information. Tableau n 7 : Grille d évaluation des outils de veille Alertes (génération de PDF, sur PDA) Pdf, OD/TRF, e- mails, exports XML, intranet, fils RSS. Email, portail web, pdf, RSS, excel, blogs, wiki. Email. 3- Justification du choix de WebSite-Watcher WebSite Watcher est un logiciel de surveillance qui permet de surveiller autant de sites web que l'on souhaite et de visualiser les changements et les mises à jour entre deux contrôles du logiciel. En comparant la page d'un site web par rapport à une version de référence enregistrée, il permet de détecter les différences entre les 2 pages. Il a comme principales fonctions : 44

๔ Surveiller une page web ; ๔ Surveiller l apparition de mots clés sur une page web ; ๔ Surveiller un site web en totalité ou en partie ; ๔ Surveiller les résultats d'une requête (moteur de recherche, base de données ) ; ๔ Surveiller des sites nécessitant une authentification ; ๔ Surveiller des flux RSS ; ๔ Surveiller des forums de discussion. Ses avantages sont nombreux : 23 ๔ S'adresse aussi bien à des utilisateurs débutants (fonctions standards) qu'à des utilisateurs expérimentés (fonctions avancées) ; ๔ Filtres permettant d éviter le signalement de changements inutiles (date, nombre de visites ) ou non souhaités ; ๔ Un navigateur web est intégré : il permet de visualiser instantanément les changements intervenus sur les sites surveillés ; ๔ Rapport de veille (liste l ensemble des signets surveillés) ; ๔ Logiciel mis à jour régulièrement. B. Gestion de contenu 1- Conception et mise en place d une solution GED Afin de faire face aux problèmes liés à la diffusion des produits de veille dont fait face le Service de Documentation de la Cour des Comptes et dans le but de mettre à niveau ses moyens logiciels, nous avons émis un certain nombre de propositions relatives à la gestion électronique des documents. S agissant de la capitalisation des informations issues de la veille juridique et documentaire, nous avons été amenées à faire le choix entre plusieurs solutions libres de gestion électronique des documents, qui sont disponibles gratuitement sur le web. Cette opération consiste à analyser les fonctionnalités et les performances de chaque solution et ce d après une grille d évaluation. Maarch 24 : Maarch est une infrastructure générique comprenant l acquisition, la circulation, et la conservation de documents à caractère statistique. Les applications Maarch fournissent un environnement complet pour gérer tous les documents de manière efficace et sécurisée. C est une solution d archivage électronique robuste disposant de nombreuses fonctionnalités. Nuxeo EP 25 : Nuxeo est une plate-forme particulièrement adaptée pour mettre en œuvre des solutions de gestion électronique de documents collaboratives. En effet, elle propose nativement les fonctions suivantes : gestion des droits, collaboration, gestion des versions, stockage et indexation de fichiers externes, workflow et autres. 23 http://fr.slideshare.net/jdeyaref/websitewatcher-mode-demploi Consulté le 04/05/2014 24 http://www.maarch.orf/projets/entreprise/fonctionnalites Consulté le 05/05/2014 25 http://www.nuxeo.com/fr/societe/actualites/nuxeo-editeur-de-la-plateforme-de-gestion-de-contenu-opensource-continue-sa-croissance Consulté le 05/05/2014 45

Il s agit d une application ouverte respectant les standards et les normes d interopérabilité pouvant s interfacer avec d autres applications et s intégrer dans des systèmes d informations existants. Alfresco 26 : Alfresco est un système de gestion de contenu libre (Entreprise Content Management ECM) permettant de capturer, de rechercher et de collaborer simplement sur des documents grâce à des services complets de bibliothèque et de gestion de cycle de vie, dans un référentiel unifié et robuste. Alfresco propose une gestion documentaire reposant sur des interfaces familières facilitant l adoption par les utilisateurs et sur un référentiel offrant des services transparents dans le cadre d une solution ECM très complète. 2- Grille d évaluation Nous présentons ci-dessous un tableau comparatif de ces solutions libres : Maarch NuxeoEp Alfresco Editeur Maarch NuxeoEp Alfresco Type Open source Open source Open source Environnement informatique Administration Indexation Classement Compatible avec : Windows XP/ Vista/Server2 003 Linus (tout distributeur) Mac. Le module de gestion des archives physiques permet d organiser les documents papier et de les classer dans les boîtes d archives, puis de ranger ces boîtes sur leur site de stockage définitif. Dans les étapes de numérisation, il permet d indiquer dans quelle boîte d archive est versée l original papier, et faire ainsi le lien électronique-physique. L indexation est adaptative parce que les index s adaptent à la collection documentaire, au type de dossier et au type de document. Propose de créer des types de documents sur lesquels il est Tout système sur lequel on peut installer une JVM Sun 1.5 ou 1.6. Nuxeo recommande pour Windows l utilisation serveur 64 bits et supporte les environnements virtualisés. Nuxeo Platform propose un ensemble d outils puissants afin de faciliter l accès aux applications des administrateurs, ce qui leur permet d optimiser le monitoring et la maintenance. Nuxeo Shell propose des services d administration, un outil de récupération de données et un outil de test de performances. Notion de facettes. La saisie des métadonnées est manuelle ou automatique en utilisant le contenu des fichiers. Les nouveaux types de documents ou de facettes sont créés à partie de schémas XML (XSD) et sont ajoutés en créant un nouveau plug-in. Plan de classement sous forme de mots clés pour l indexation Compatible avec : Le système d exploitation Windows, Linux. Une administration simple pour la modification des paramètres serveur, qui peut s opérer par le biais d outils JMX standard, sans nécessiter l arrêt du serveur Alfresco. L indexation dans Alfresco est rapide et adaptative aux documents gérés par le logiciel. Plan de classement sous forme d une hiérarchie par 26 http://www.alfresco.com/fr/resources/datasheets/ Consulté le 05/05/2014 46

Gestion des versions Sécurité et droits d accès Recherche Import et export Workflow possible d effectuer les recherches. Ne propose pas ce type de fonctionnalités. Supporte l authentification via un annuaire LDAP. Une sécurisation des données archivées Intègre un module de recherche qui couvre l essentiel, à savoir la recherche sur les métadonnées et les documents bureautiques. Permet de gérer l import et l export de données via un module disponible sous licence commercial. Dispose d un système de Workflow par développement PHP. Notons qu il propose néanmoins une représentation graphique de flux du Worfklow. des documents, la navigation et la recherche dans le moteur de recherche. Fonctions avancées de réservation et de gestion de versions pour l ensemble des documents. Distinction entre versions mineure et majeure, les commentaires de version, et la réservation automatique lors de l édition en ligne d un document. Nuxeo est sécurisé à tous niveaux (utilisateur/mot de passe, certificat client, mot de passe à usage unique). Les applications basées sur Nuxeo peuvent être sécurisées par le biais de HTTPS. Recherche en texte intégral sur les documents bureautiques. Recherche sur chaque métadonnée et possibilité de sauvegarde. Enregistrement de la recherche Dispose d un module qui réalise des opérations d import et d export de documents et de métadonnées, y compris les droits, pilotés par une interface en ligne de commande le «Nuxeo Shell». Nuxeo DM inclut un moteur de Workflow qui permet notamment de gérer : La définition de processus (étapes et transitions), l état des processus, la définition des tâches et la définition des acteurs. catégorie. Fonctions avancées de réservation et de gestion de versions pour l ensemble des documents. Distinction entre versions mineure et majeure, les commentaires de version, et la réservation automatique lors de l édition en ligne d un document. Gestion fine des droits utilisateurs. Utilisation d un annuaire LADP. Configuration d un système de SSO. contrôle de l accès au contenu géré par Alfresco. Intégration native d OpenSearch pour Firefox ou IE7 fédérant plusieurs instances d Alfresco ou d autres référentiels OpenSearch. Permet d importer et d exporter sous forme d archives des espaces entiers du référentiel, en incluant les métadonnées ainsi que les règles et les droits au format XML. Outil très complet basé sur un moteur de workflow (JBPM). Forte intégration et réalisation des workflows documentaires ou métiers. Tableau n 8 : Tableau comparatif des solutions GED OpenSource 27 3- Justification du choix d Alfresco 27 http://www.blogoergosum.com/16750-maarch-une-puissante-ged-open-source Consulté le 05/05/2014 47

Il ressort de l analyse des différents logiciels de gestion de contenu susmentionnés que «Alfresco» constitue une solution adéquate à la gestion des produits de veille élaborés par le centre de documentation de la Cour des Comptes. Ce logiciel dispose de fonctionnalités de gestion électronique de documents qui lui permettent de gérer efficacement les produits de veille afin de les diffuser facilement aux usagers du centre. Alfresco est un ECM, conçu par Alfresco Software et distribué sous licence libre, qui a été créé en 2005 par John Newton et John Powell. Il contient deux interfaces : Explorer et Share. Son interface Share constitue une solution qui met en œuvre un outil qui permet de travailler d une manière collaborative et qui est dédié à la gestion et le partage d informations entre les utilisateurs ayant les mêmes centres d intérêt tout en réunissant en un seul lieu tous les éléments associés : *les documents ; *la documentation dans un wiki ; *la communication dans un blog ; *Un calendrier pour la liste des événements ; *un forum pour les discussions ; *La liste des liens ; *Les flux RSS. Il permet aussi à chaque utilisateur de créer un tableau de bord personnel afin de pouvoir accéder aux sites collaboratifs dans lesquels il est membre et de voir la synthèse de l activité des sites comme les mises à jour faites et les événements. 28 Les avantages de cette solution s inscrivent dans sa performance qui lui permet d être la plus rapide des solutions de gestion de contenu open source et la plus résistante à la montée en charge, sa simplicité d utilisation qui lui offre une recherche avancée, une interface utilisateur de type lecteur réseau ainsi qu elle s intègre facilement aux autres applications. 29 Vocabulaire général : ๔ Espace: Dossier ou répertoire qui peut contenir des documents ou d autres sous espaces. ๔ Espace de travail: Espace où plusieurs utilisateurs peuvent collaborer. ๔ Contenu: Document texte, pdf, ppt, jpg désigné par des informations spécifiques: des méta-données. ๔ Méta-donnée: des informations associées à un contenu et parfois à un espace (nom, titre, description, qui l a créé, quand.) Aspect : Ensemble de métadonnées spécifiques à Alfresco, associées à un comportement particulier. ๔ Workflow : Un workflow est un processus appliqué à un contenu, permettant de le valider ou de le refuser. ๔ Versionning : Le versionning permet de gérer automatiquement plusieurs versions d un document. 28 http://www.gipsa-lab.grenoble-inp.fr/~olha.nahorna/stendhal_2010-2011/l1s1- BasesNumeriques/TD2/guide_BV.pdf Consulté le 15/04/2014 29 www.informatiste.com Consulté le 01/05/2014 48

Chapitre 6 : PRATIQUE DU PROCESSUS DE VEILLE ET DE CAPITALISATION Pour mettre en place un dispositif de veille juridique et de veille documentaire efficace, il faut passer par un certain nombre d étapes.il faut commencer par l analyse de l environnement, des besoins et des informations essentielles à relever. C est ce que nous avons fait à travers l étude du contexte et l enquête que nous avons menée auprès du personnel de la CDC et des CRC. Par la suite il est nécessaire de définir une stratégie de collecte d information, de son organisation, exploitation et diffusion. Nous présentons dans un premier temps les axes de surveillance que nous avons fixé et le processus à suivre pour l identification, la collecte, le traitement et la diffusion des informations constituant le livrable de la veille juridique et celle documentaire. 1- Redéfinition des axes de la veille 1-1 La redéfinition des axes de la veille documentaire Pour assurer une veille documentaire, il faut démarrer le processus à partir des besoins exprimés par les destinataires des livrables de cette veille, comme nous l avons indiqué dans le chapitre qui a précédé portant sur l étude et l analyse de l existant, le service de documentation de la CDC assurait sa recherche documentaire en se basant sur des axes que le personnel de ce service a estimé importants.en se basant sur les résultats de l enquête que nous avons menée et en collaboration avec la responsable du service nous avons pu redéfinir les axes de surveillance et établir une liste des thèmes qui seront retenus par la suite, ces thèmes sont les suivants (voir annexe ) : Finances publiques Economie Culture et communication Entreprises publiques Veille documentaire Gestion Education/ Formation Pouvoirs publics Juridictions financières Figure n 7 : Thèmes de la veille documentaire 49

1-2-La redéfinition des axes de la veille juridique Comme pour la veille documentaire, l élaboration du processus de veille juridique nécessite en premier lieu la définition de l ensemble des thèmes sur lesquels la veille sera déployée, les axes ont été développé en thèmes et sous thèmes à savoir (voir annexe ) : Finances publiques Droit constitutionnel Droit administratif Droit boursier Veille Juridique Droit civil Droit bancaire Droit des affaires Droit pénal Figure n 8 : Thèmes de la veille juridique 2-Identification et sélection des sources à surveiller (sourcing) 2-1 Sources à surveiller pour la veille documentaire Pour une variété et une qualité des informations, il est indispensable de surveiller plusieurs sources tout en s assurant de leur autorité, objectivité, mise à jour et la qualité des informations qu elles offrent. En ce qui concerne le cas de notre travail, nous nous somme basées sur les axes de surveillance que nous avons déterminé et nous les avons considéré comme référence pendant notre sourcing. 2-1-1 Les sources externes En effet Internet est le moyen d accéder aux informations qui se développent le plus actuellement, et les méthodes de recherche sont nombreuses et variées, la navigation de lien en lien est très utilisée, mais cette technique possède de nombreux inconvénients, notamment le bruit ; de ce fait élaborer une liste des sites à consulter s est avérée indispensable pour la recherche. 50

Voici l exemple de quelques sources que nous avons sélectionnées. Ces listes ne sont pas exhaustives ni limitatives vu qu elles devront être amplement développées et régulièrement mises à jour. Institutions Sites ministériels : Site web Ministère de l Habitat, de l urbanisme et de la politique http ://www.mhu.gov.ma/pages/default.aspx de la ville Ministère de l Agriculture et de la Pêche Maritime http ://www.agriculture.gov.ma/ Ministère de l Industrie, du Commerce, de l Investissement, et de l Économie Numérique Ministère de la Communication http ://www.mcinet.gov.ma/pages/default.aspx http ://www.mincom.gov.ma/ Observatoire National du développement humain Observatoire technologique Observatoire Marocain de l'industrie Association Marocaine de Solidarité et de Développement (AMSED) Association Nationale de Réglementation et des Télécommunications (ANRT) Association Nationale des collectivités locales du Maroc (ANCLM) Association pour l'avancement des sciences et des techniques de la documentation (ASTED) CAIRN : Sites des Observatoires : Sites des Associations : http://www.ondh.ma/ http://www.omtic.gov.ma/pages/home.aspx http://www.omi.gov.ma/pages/home.aspx http://www.amds-asso.fr/ http://www.anrt.ma/ http://anclm.ma/ http://www.asted.org/ Bases de données en ligne : http://www.cairn.info/ Portail de recherche documentaire du centre national de documentation La Documentation Française http://www.abhatoo.net.ma/ http://www.ladocumentationfrancaise.fr/ Sites des instituts supérieurs : Institut National des Postes et Télécommunications http://www.inpt.ac.ma/pages/default.aspx (INPT) Ecole des Sciences de l Information (ESI) http://www.esi.ac.ma Institut Supérieur de Commerce et de l Administration des Entreprises (ISCAE) Ecole Nationale Supérieure des Sciences de l Information et des Bibliothèques (ENSSIB) http ://www.groupeiscae.ma/ http://www.enssib.fr/ 51

Union Internationale des Télécommunications (ITU) http://www.itu.int/fr/pages/default.aspx Sites des centres : Centre International d Etudes Pédagogiques (CIEP) http://www.ciep.fr/ Centre cinématographique Marocain (CCM) Centre national du livre http://www.ccm.ma/ http://www.centrenationaldulivre.fr/ Fédération Friedrich Ebert Sites des fédérations : http://www.fes.org.ma/ Fédération Nationale des Industries de Transformation et de Valorisation des Produits de la pêche (FENIP) International Federation of Journalists (IFJ) http://www.fenip.com/ http://www.ifj.org/fr/ Sites des organisations : Organisation des Nations Unies pour l éducation, la http ://fr.unesco.org/ science et la culture (UNESCO) Organisation météorologique mondiale http ://www.wmo.int/pages/index_fr.html International Food Policy Research Institute (IFPRI) Nations Unies au Maroc The world Bank L'instance centrale de prévention de la corruption http ://www.ifpri.org/fr http://www.un.org.ma/ http://www.banquemondiale.org/ http://www.icpc.ma/wps/portal 2-1-2 Les sources internes Tableau n 9 : Sources externes surveillées En plus des sources en ligne, le service de documentation pourra utiliser également les périodiques auxquels il est abonné en sélectionnant des articles et en les signalant aux destinataires. 2-2 Sources à surveiller pour la veille juridique Pour ce qui est veille juridique, il est également indispensable de surveiller plusieurs sources (bases de données payantes, sites institutionnels, et fonds documentaire existant) d une part pour la variété des textes juridiques qu ils mettent à disposition de l usager et d autre part pour les offres et les qualités dont dispose chacune. 2-2-1 Base de données payante (Artémis) Il s agit d un font documentaire juridique de 1000.000 de documents juridiques, éclatées entre plusieurs ases de données thématiques qui sont revue et améliorées 52

systématiquement pour améliorer le confort de travail et minimiser le temps de recherche, elle englobe les textes à caractère juridique et légal de diverses natures. Cette base de données est revisitée, segmentée et complétée par un ensemble de textes thématiques et d éléments d enrichissement de diverses natures pour donner naissance à une nouvelle version structurée autour de huit produits à savoir : Base «Artemis» Fiscalité d entreprise (accès libre) Droit des affaires Droit public Droit social Jurisprudence Bulletin officiel (accès libre) Juris-classeur (accès libre) Annonces légales Tableau n 10 : Base «Artémis» 2-2-2 Site institutionnel (SGG) Il s agit d un site institutionnel qui fournit les institutions à caractère réglementaires prises en application des textes de lois. Dispose d une documenthèque, structurée de la manière suivante : Documenthèque «SGG» Codes et textes de lois Conventions et accords internationaux circulaires Publications de la documentation judiciaire marocaine Projets de textes diffusés aux membres du gouvernement Archives actualisées Tableau n 11 : Documenthèque «SGG» 3-Collecte et sélection d information Concernant la veille juridique, la collecte d information se fait à partir de deux bases de données (l une payante et une autre gratuite). Cette collecte ne nécessite pas un outil de veille vu que le service de documentation de la Cour des Compte se contente des 2 sources citées. Quant à la veille documentaire, elle nécessite un outil de veille vu le grand nombre de sources à surveiller pour pouvoir en extraire les informations afin d élaborer des produits de veille. Pour cela, nous avons proposé au service de documentation de la Cour des Comptes l utilisation de l outil de veille «WebSite-Watcher». Ce dernier a pour fonction de visiter régulièrement les sites web surveillés et d alerter le veilleur en cas de changement. Pour pouvoir collecter les informations, en premier lieu il faut créer une liste de signets qui 53

réunit tous les sites qu on désire surveiller. Capture n 2 : Création d une liste de signets Une fois que les signets sont créés, et pour que la surveillance soit efficace et éviter le bruit, il est important de le personnaliser. Pour cela nous avons configuré trois paramètres essentiels ; les mots clés, les filtres et AUTOMATCH. Les mots clés : Permettent à WebSite-Watcher de limiter la surveillance en les mettant en évidence lorsque ce dernier surveille une page Web. Grâce aux mots clés, l outil ne va plus devoir indiquer (surligner) tous les mises à jour et changements que subit la page Web mais uniquement les mots-clés identifiés par le veilleur. Exemple : Paramétrer les mots clés du site web du ministère de l Habitat, de l urbanisme et de la politique de la ville (veille documentaire). Capture n 3 : Paramétrage de WebSite-Watcher à travers l ajout de mots clés 54

Les filtres : Ont pour objet de programmer WebSite-Watcher à ignorer les éléments que le veilleur a jugés non significatifs et inutiles. Exemple : Créer un filtre pour ignorer les changements des mentions vues. Capture n 4 : Ajout des filtres Autowatch : Ce paramètre permet à WebSite-Watcher de vérifier d une manière automatique le contenu des sources d information surveillées selon une durée déterminée par le veilleur. Exemple : 55

Capture n 5 : Paramétrage de l AutoWatch NB : Cela va de soi qu il existe d autres paramètres qui permettent de personnaliser l outil WebSite-Watcher, mais nous avons préféré de présenter ceux que nous avons jugé essentiels. Quant à la sélection d information, elle consiste à ne retenir parmi les informations recueillies que celles susceptibles d intéresser les deux approches de veille (juridique et documentaire). Cette sélection est réalisée en se référant aux critères prédéterminés à partir de l enquête menée : les thèmes, la nature (juridique, institutionnelle, ou actualité), ainsi que les critères de pertinence, d autorité et d actualité. 4- Organisation, traitement et capitalisation L objet de toute veille est de faire profiter les décideurs des informations collectées, et ce à travers une capitalisation efficace de ces informations, pour cela et comme déjà cité plus haut nous avons opté pour le logiciel de gestion de contenu Alfresco et ce à fin de classer, hiérarchiser et préserver l ensemble des informations collectées en proposant un regroupement par dossiers et sous dossiers. 4-1 Création des sites Deux sites sont créés, l un est destiné à la veille juridique et l autre à la veille documentaire, ces sites permettent d accueillir les contenus relatifs aux thèmes et sous thèmes sur lesquels le service de documentation déploie sa veille. Les deux sites créés permettent également une sorte d organisation et de communication efficaces d informations dans la mesure où chaque site regroupe l ensemble des dossiers et sous dossiers de veille. 56

Capture n 6 : Création des deux sites sur Alfresco Chacun de ces sites dispose d un ensemble d outils ou de fonctionnalités qui sont accessibles depuis un bandeau, et pour ne garder que ce qui peut intéresser le service de documentation, nous avons procédé par suppression de quelques fonctionnalités pour ne garder que celles de l espace documentaire qui est découpé en colonne de navigation (l arborescence), de contenu (dossier/sous dossiers/contenu PDF) et d action (métadonnées ). 4-2 Création et alimentation des dossiers En se basant sur les listes thématiques élaborées pour les deux champs (juridique et documentaire), nous avons procédé par l organisation des informations collectées par dossiers et sous dossiers, ceci va faciliter l accès à ces informations ainsi qu il facilitera par la suite leur diffusion. Le principal enjeu concernant l organisation de ces dossiers c est que celle-ci devra être la plus claire et la plus visible possible et ce afin de faciliter la navigation dans le dossier via une arborescence à gauche qui permettra à l utilisateur d appréhender l ensemble du dossier en un minimum de temps en lui donnant la possibilité d accéder directement à l information qui l intéresse. Dossiers Sous- Dossiers Capture n 7 : Dossiers et Sous-dossiers du site de la veille juridique 57

Capture n 8 : Dossiers et Sous-dossiers du site de la veille documentaire Pour ce qui est alimentation des dossiers, elle se fait via les différents flux auxquels le service de la documentation est abonné à travers l utilisation de l outil de veille «WebSite- Watcher». Et enfin une indexation est faite pour donner accès à ces documents à partir d une indication concernant leur contenu et/ou leur nature, et ce en remplissant les champs descriptifs proposés par «Alfresco» (titre, description, tags ). 5- Diffusion et communication des livrables de la veille La diffusion et la publication des documents est faite au niveau du portail du SDCC, dans des rubriques destinées l une à la veille juridique et l autre à la veille documentaire, en intégrant un lien qui amène l usager directement sur la plateforme d Alfresco et plus précisément sur le site de veille choisi. Le lien sur le portail est accompagné d une description. Pour rendre la recherche sur les sites d Alfresco plus pratique, un guide de recherche est élaboré (voir annexe ), dans le sens où il esquisse les grandes lignes de la recherche avancée pour la rendre plus efficace. 58