Calcul des dépenses de personnel P. 1
7 ème PCRD - Coût Europe (avec déductions de certains éléments de rémunération non éligibles) - Méthode de calcul validée par le siège (basée sur 217 jours) - PPE éligible - Dépenses déclarées par type de WP et activité - Déclaration des hommes-mois correspondants (1PM = 18,08 jours) P. 2
INTERREG - Temps dédié au projet/temps travaillé total = pourcentage de temps - Pourcentage de temps * brut chargé agent (cf. bulletin de salaire) - Attention certains éléments de rémunération en sont pas éligibles (indemnités jurys, indemnistations jours CET ) - Dépenses déclarées par activités/wps - PPE non éligible (règle FEDER) P. 3
Eligibilité des dépenses P. 4
Les coûts éligibles A- Eligibilité des dépenses: - Les dépenses doivent être réelles et en lien direct avec le projet Règles de participation au 7ème PCRD - Les dépenses doivent être inscrites dans la comptabilité de l établissement et imputées sur une ligne de crédit spécifique au projet (si une dépense est imputée sur plusieurs projets, alors une clé de répartition est requise) - Les dépenses doivent avoir été réalisées pendant la période de référence (cf. convention de subvention) Pour les projets INTERREG, les coûts de préparation réalisés avant le dépôt de la candidature (5 % du coût total éligible du projet et inférieurs ou égaux à 20 000 ; le plus petit de ces 2 montants est retenu) pourront être justifiés. P. 5
Les coûts éligibles B- Les coûts directs et coûts indirects: - Les coûts directs : coûts directement liés à la réalisation du projet : coûts de personnel, consommables, missions - Les coûts indirects : coûts encourus en relation directe avec les coûts directs éligibles attribués au projet mais non individualisables : logiciels, PCs administratifs, fournitures de bureau P. 6
Les coûts éligibles C- Les consommables : - Les acronymes doivent être présents sur les bons de commande (BC), si possible les factures - Le service fait doit apparaître sur la facture - Les bons de livraison, devis doivent être conservés dans le dossier Pour les consommables veillez à respecter la règle de mise en concurrence = bien évaluer ses besoins en laboratoire Les auditeurs sont très regardants vis-à-vis des règles de mise en concurrence. Justification dès le 1er euro (devis, demande de catalogues ) P. 7
D- Les missions : Les coûts éligibles - Les acronymes doivent être présents sur les OMs. - Les programmes, feuilles d émargement, présentations, posters, comptes rendus doivent être conservés et respecter les règles communautaires en matière de publicité : reflects only the author s views and that the Union is not liable for any use that may be made of the information contained therein - L ensemble des pièces justificatives/facturettes doivent être conservées en laboratoire (billets, tickets parking, péage ) et susceptibles d être demandées à tout moment en cas d audit P. 8
Les coûts éligibles E- Les équipements : - Les équipements sont amortis selon les règles CNRS : - > 800 HT - Durée de vie > 1 an (PC scientifique : 5 ans # PC admnistratif : 3 ans) - Ils nécessitent : - La mise en place d un cahier de laboratoire - La mise en place des feuilles temps équipements - Ils doivent porter, si la taille le permet, le logo Europe P. 9
P. 10
Les coûts éligibles F- Les frais généraux (INTERREG) : 25% maximum du budget total - Méthode de calcul validée par l Autorité de Gestion - Méthode basée sur les comptes de l année N-1 - Calcul effectué par unité - Nombre d heures justifiées par le personnel CNRS impliqué dans le projet - Utilisation du référentiel budgétaire CNRS Future programmation FEDER (2014-2020) coût forfaitaire (25% des coûts directs éligibles) = non justifiable comme le PCRD P. 11
Les coûts inéligibles Dépenses inéligibles : impôts indirects identifiables, y compris la TVA intérêts débiteurs provisions pour pertes ou charges futures éventuelles pertes de change coûts déclarés et financés par un autre projet P. 12
Du lancement du projet à la remontée de dépenses P. 13
Du lancement du projet (PCRD) - Au lancement du projet, le laboratoire reçoit une lettre de notification signée du Délégué Régional : Organigramme de la Cellule Contrats Européens Fichier des feuilles temps par agent Calendrier du projet Procédures de justification de projet Tableau récapitulatif des coûts par type de projet - Réunion de suivi administratif et financier du projet P. 14
à la justification des reporting-period (PCRD) - Le laboratoire saisit au fil de l eau le tableau récapitulatif des dépenses (sauf les dépenses de personnel calculées par la Cellule Contrats) et envoie l ensemble des pièces justificatives correspondantes (hormis les facturettes qui seront demandées en cas d audit) : - Bons de commande - Factures (y compris factures FRAM/CWT) - Ordre de mission + état de frais - Feuilles temps équipements P. 15
La Third Party - Les 3rd parties établissent également leur bilan financier qui doit être dûment signé par leur Agent Comptable : Tableau récapitulatif des coûts de personnel par WP Hommes-mois par WP Description des activités par WP des agents impliqués Certificat d audit le cas échéant P. 16
Soumission des rapports - Le CNRS et les 3rd parties saisissent leur FORM C sur le Participant Portal et fournissent le cas échant leur FORM D. Certificat d audit obligatoire lorsque la subvention CE justifiée est > à 375 000 - Une fois validé par le coordinateur, le CNRS et les 3rd parties envoient une copie de leur FORM C généralement signé en 3 exemplaires originaux et le cas échéant de leur FORM D en 2 exemplaires originaux - Le rapport scientifique est également validé et soumis en ligne P. 17
Le FORM C - Il distingue les dépenses de personnel et les autres coûts par WP: - Staff costs : coût chargé total + nombre d hommes-mois correspondants + activités réalisées - Other costs : consommables (description de leur utilisation) + missions (nom missionnaire + destination + durée + objet de la mission) + équipements - Coûts indirects : 7 % pour les ACS 20 % pour les actions de soutien à la recherche exploratoire (ERC) 60 % pour les actions comportant des activités de RTD - Contribution CE : taux tel que négocié et mentionné dans le contrat (maximun rate : 75%) P. 18
P. 19
La remontée de dépenses (INTERREG) - Saisie des dépenses au fil de l eau sous Présage - Envoi du tableau récapitulatif des dépenses complété (selon le type de programme) et envoi des pièces justificatives correspondantes - Le CNRS valide les dépenses et établit l attestation d acquittement des dépenses. Si celui-ci est chef de file, il rassemble auprès de ses partenaires les attestations de chacun afin d établir la liste des attestations d acquittement des dépenses. - Le rapport d avancement est également signé par le Délégué Régional. Le laboratoire fournit les annexes au rapport d avancement i.e. programme, feuilles d émargement, présentations permettant de justifier les réunions, séminaires et les livrables. P. 20