1 Direction générale de l administration Direction des personnels, de la formation et de l action sociale PARIS, le 12 mars 1999 Sous-direction des personnels Bureau des affaires générales des personnels de préfecture Section «organisation et méthode de gestion» Affaire suivie par Mme Josette LEPAGE Tél: 01-40-57-58-48 Le ministre de l intérieur à Madame et Messieurs les Préfets de région Mesdames et Messieurs les Préfets des départements de métropole, Messieurs les Préfets des départements d'outre-mer, Monsieur le Préfet, représentant du gouvernement à Mayotte, Monsieur le Préfet, représentant de l'etat à Saint-Pierre-et-Miquelon, Circulaire NOR/INT/A/99/00049/C OBJET : Attribution des réductions d'ancienneté d échelon aux agents des corps des personnels de préfecture au titre de l année 1998. REF. : Décret n 59-308 du 14 février 1959 ; circulaire n 77-160 du 21 mars 1977 relative à l'application des règles de l'avancement accéléré aux fonctionnaires du Cadre National des Préfectures. P.J. : Annexe 1 : rappel des règles d attribution ; Annexe 2 : modèle de liste des agents pris en compte pour le calcul du contingent ; Annexe 3 : modèle d état de l effectif pris en compte et contingent à répartir par corps ; Annexe 4 : modèle de liste des agents susceptibles de bénéficier des réductions ; Annexe 5 : Ordre des opérations à effectuer sur l application GPR2 ; RÉSUME La présente circulaire rappelle les règles essentielles en matière d attribution des réductions d ancienneté aux personnels administratifs et de service du cadre national des préfectures. Elle précise le
2 dispositif adopté pour l attribution de ces réductions au titre de l année 1998, et fixe au 31 mai 1999, délai de rigueur, le retour à l administration centrale des décisions préfectorales portant attribution de réductions. Afin de vous permettre de réunir les commissions administratives paritaires compétentes pour l'attribution des bonifications d'ancienneté d'échelon pour les personnels du CNP, au titre de l'année 1998, je vous prie de trouver ci-après le rappel de la réglementation en la matière. Les modalités d utilisation de GPR2 sont détaillées en annexe 5. S'agissant de l'ensemble des règles applicables pour l avancement accéléré, je vous invite à vous reporter au décret n 59-308 du 14 février 1959 et à la circulaire du 21 mars 1977 visés en référence. Un tableau joint en annexe 1 à la présente circulaire rappelle les règles des maxima attribuables dans chaque échelon ainsi que le seuil à partir duquel se calculent les 30% d'agents bénéficiant de réductions maximales. Dorénavant, mais toujours sur la base de la réglementation en vigueur, chaque préfecture initiera elle-même l ensemble du traitement sur la base locale. En particulier il vous appartiendra de procéder vous-même à l édition des trois états (par le poste bureautique de GPR2), qui sont des états sous EXCEL, suivants : - le tableau n 1 (Fonctionnaires pris en compte) établit la liste des agents pris en compte pour le calcul du contingent de mois et de jours attribuables ; - le tableau n 2 (Tableau de répartition par corps) indique l'effectif pris en compte et le contingent à répartir par corps et grade et mentionne les éventuels reports de 1997 ; Les données de base par corps sont issues directement du nombre d agents retenus au tableau 1. Les données d effectif du grade peuvent donc être modifiées en fonction des ajustements que vous aurez opérés sur le tableau 1. Le calcul des réductions attribuables pour le corps sera effectué automatiquement ensuite. - le tableau n 3 (Fonctionnaires bénéficiaires) établit la liste des agents susceptibles de bénéficier de l'attribution d'une réduction d'ancienneté au titre de l'année 1998. Vous trouverez en annexe à la présente circulaire les modèles de ces états informatiques accompagnés des explications complémentaires concernant leur utilisation, ainsi que les explications nécessaires à la mise en œuvre de la procédure d ensemble sur GPR2 (Annexe 5). REGLES GENERALES : Je vous rappelle les éléments les plus importants de la procédure. En premier lieu, la compétence des C.A.P. locales s'applique aux agents : - titulaires affectés à la préfecture concernée ; - accueillis en détachement dans votre préfecture ; - bénéficiant de décharges syndicales à temps complet, même s'ils ne sont pas en position de détachement. Sont examinés par la C.A.P. nationale : - les agents du CNP en position de détachement (hors du CNP) au 1er janvier de l'année considérée.
3 1- CALCUL DU CONTINGENT A REPARTIR Effectif pris en compte pour effectuer le calcul Date du recensement L'effectif est recensé à la date du 1er janvier de l'année 1998. La situation des agents est appréciée à cette date au regard du grade et de l'échelon détenu dans le grade d'affectation et de la position statutaire. Agents mutés : les agents doivent être comptabilisés dans le contingent à répartir de la préfecture où ils sont présents depuis une période égale ou supérieure à 6 mois, puisqu ils sont notés dans cette préfecture. Ainsi l agent sera pris en compte dans sa préfecture d origine si la mutation est intervenue le 1er juillet 1998 ou postérieurement. d accueil. Dans le cas d une mutation antérieure au 1er juillet 1998, il sera comptabilisé dans la préfecture Exemples : 01/07/1998? Agent muté à compter du 01/07/98 et au - delà. Sera pris sur les états de la préfecture d où il vient. 01/07/1998? Agent muté avant le 01/07/98. Sera pris sur les états de la préfecture où il vient d être affecté. Critères de prise en compte surveillants. Sont concernés tous les grades administratifs et de service, y compris AST, AS et chefs Seuls sont pris en compte les agents dans une position autorisant l'avancement c'est à dire les agents titulaires dans un grade à la date du 1er janvier 1998 placés dans une des positions statutaires suivantes : - activité (y compris CLM, CLD, MAD, congés de formation, CPA) ; - congé parental.
4 suivantes: Par voie de conséquence, en sont exclus les agents titulaires dans les positions statutaires - disponibilité ; - congé sans solde ; - congé de fin d activité, - sous les drapeaux. Les agents au dernier échelon de leur grade ne sont pas comptés dans cet effectif. REMARQUE : Les échelons pour lesquels durée maximale et durée moyenne sont égales sont pris en compte dans le calcul du contingent, bien que les agents concernés ne puissent bénéficier eux-mêmes de l'attribution des réductions (cf. parag. 2). C'est le cas des secrétaires administratifs aux 2ème, 3ème, 4ème et 5ème échelons. Les agents titulaires détachés sur un emploi de stagiaire à la date du 01/01/1998 doivent être pris en compte dans leur grade d'origine. C est le cas, par exemple, d un adjoint administratif titulaire détaché sur un poste de secrétaire administratif de classe normale stagiaire au 01/01/1998 pour lequel l attribution et l utilisation de la réduction d ancienneté ne pourra se faire que dans le grade d origine (adjoint adminis tratif). Si l agent est titularisé secrétaire administratif de classe normale au 01/01/1998, attribution et utilisation se feront sur ce grade. Pour les chefs de service administratif, l attribution et l utilisation des bonifications d ancienneté d échelon se font dans leur grade de directeur. Détermination du contingent attribuable Le quota de mois et jours de réductions attribuables au sein d un corps correspond à l effectif de ce corps multiplié par 3/4. Le calcul du contingent à répartir est effectué par corps. Ce contingent sera réparti entre les agents de chaque grade dans ce corps. Il est cependant possible - si la CAP l'estime nécessaire - de reporter sur un autre grade tout ou partie du contingent calculé pour un grade donné dès lors que les deux grades appartiennent au même corps. S'agissant de la catégorie B, le protocole d accord Durafour au 1 er août 1995 a reclassé ces personnels dans un corps unique (corps 39) comprenant SA de classe exceptionnelle, SA de classe supérieure et SA de classe normale. Il vous est donc possible de répartir tout ou partie du contingent entre ces trois grades.? Il en va de même pour les agents de service, chefs surveillants et agents des services techniques qui doivent être considérés comme appartenant à un corps unique.
5 2 - DETERMINATION DE L'EFFECTIF POUVANT BENEFICIER DE REDUCTIONS D'ANCIENNETE ET REGLES DE REPARTITION Nombre total d agents bénéficiaires dans un corps Le nombre de bénéficiaires de réductions ne peut dépasser la moitié de l'effectif de référence pris en compte dans l état informatique n 1. Dans le cas où l effectif de départ est un nombre impair, la fraction décimale pourra être reportée sur l année suivante. Nombre d agents bénéficiaires de réductions supérieures à 1 mois, 1 mois 15 jours ou 2 mois Le nombre de bénéficiaires de réductions supérieures à 1 mois, 1 mois et demi ou 2 mois ne peut excéder 30% de l effectif du corps tel que défini au paragraphe 1. Minimum attribuable Le minimum attribuable à un agent est de 1 mois. S'agissant des personnels bénéficiant de décharges syndicales, il est rappelé qu'ils doivent bénéficier de l'attribution de réductions d'ancienneté égales à la moyenne attribuée dans leur grade. Situation des agents bénéficiaires Agents exclus de l effectif des bénéficiaires : Bien que pris en compte dans le calcul du contingent sont exclus : les agents dans un échelon dont la durée moyenne et la durée minimale sont égales (ex. : secrétaire administratif jusqu'au 5ème échelon inclus, SA de classe supérieure au 1 er échelon). les agents en congé parental au 01/01/1998. comme Agents inclus dans l effectif des bénéficiaires : Les chefs de service administratif sont pris en compte dans leur grade de directeur et c est tels qu ils peuvent éventuellement bénéficier de l'attribution et de l utilisation de réductions d'ancienneté. Le tableau n 3 dresse la liste des agents susceptibles de bénéficier de réductions. 3 - UTILISATION DE CES REDUCTIONS D ANCIENNETE Date d'effet L'application des réductions prend effet dès le 1er janvier 1998. Des projets d arrêtés modificatifs seront édités par vos soins à partir de l application locale GPR2 (poste bureautique) pour modifier une situation d'avancement d'échelon échue depuis le 01/01/1998. Concernant les chefs de service administratif, l attribution et l utilisation de la réduction d ancienneté d échelon ne peut se faire que dans le grade de directeur.
6 Limites d'utilisation Il est rappelé que lorsqu'un agent change de corps après le 1er janvier 1998, il perd le bénéfice des réductions non utilisées qui lui ont été attribuées dans son corps d'origine. En revanche si l'agent change de grade à l'intérieur du même corps, il conserve le bénéfice des réductions d'ancienneté attribuées. Celles-ci peuvent être incluses dans le reliquat de service civil calculé lors du reclassement. Préparation de votre CAP Je vous invite à procéder à un contrôle systématique des listes que vous aurez obtenues afin de les modifier ou de les compléter, le cas échéant, pour tenir compte des mises à jour non encore effectuées dans la base GPR2 (créations, radiations, changements de positions statutaires, mutations...). Remontée des informations vers le ministère Il conviendra de me faire parvenir uniquement le procès-verbal des commissions, des décisions d'attribution, les différents tableaux restant en votre possession. Vos décisions feront l'objet d'une saisie informatique locale pour permettre l'édition des arrêtés modificatifs correspondants. Je vous demande de m envoyer aussitôt l'ensemble de ce dossier, c est-à-dire le procès-verbal susnommé à l adminis tration centrale, sous le timbre du bureau de gestion des personnels de préfecture, les arrêtés de réduction d ancienneté et les arrêtés modificatifs, à l'administration centrale, sous le timbre du bureau des affaires générales des personnels de préfecture, section de la gestion informatisée pour le 31 mai 1999, délai de rigueur. Je vous remercie par avance de la diligence et de l'attention avec laquelle vous voudrez bien mener à son terme cette procédure. Pour le ministre de l intérieur et par délégation, le directeur des personnels, de la formation et de l action sociale Gérard MOISSELIN
7 REDUCTIONS D ANCIENNETE : MAXIMA ATTRIBUABLES A CHAQUE ECHELON ANNEXE 1 CATEG. GRADE ECHELON DUREE MOYENNE EN MOIS DUREE MINIMALE EN MOIS DM-dm RED MAX EN MOIS = DM-dm/DM 30% de l effect. Peut bénéficier de RA supérieures au seuil indiqué cidessous DIRECTEUR 7 - - - - - 6,5,4 36 27 9 3 1 m 15 j 3,2,1 24 18 6 3 1 ATT PPAL 1 classe 4 - - - - - 2,3 36 27 9 3 1 m 15 j 1 30 24 6 3 1 ATT PPAL 2 classe 6 - - - - - 5 36 27 9 3 1 m 15 j A 4,3,2 30 24 6 3 1 1 - - - - - ATTACHE 12 - - - - - 11 48 36 12 3 2 10,9,8,7 36 27 9 3 1m15 j 6 30 24 6 3 1 5,4,3 24 18 6 3 1 2,1 - - - - - SA CLASSE EXC. 7 - - - - - 6 48 36 12 3 2 5,4 36 27 9 3 1 m 15 j 3,2 30 24 6 3 1 1 24 18 6 3 1 S. A. CLASSE SUP. 8 - - - - - 7 48 36 12 3 2 B 6,5 36 27 9 3 1m15j 4 30 24 6 3 1 3,2 24 18 6 3 1 1 - - - - - S. A. CLASSE NOR 13 - - - - - CATEG. GRADE ECHELON 12 48 36 12 3 2 11, 10, 9,8,7 36 27 9 3 1m15j 6 24 18 6 3 1 5,4,3,2,1 - - - - - DUREE MOYENNE EN MOIS DUREE MINIMALE EN MOIS DM-dm RED MAX EN MOIS = DM-dm/DM 30% de l effect. Peut bénéficier de RA supérieures au seuil indiqué cidessous AAP1 3 - - - - - 2 48 36 12 3 2 1 36 24 12 4 2 C AUTRES GRADES 11 - - - - - (1) 10,9,8 48 36 12 3 2 7,6,5 36 24 12 4 2 4,3,2 24 18 6 3 1 1 - - - - - (1) AAP2, ADJOINTS, AGENTS, AST, CHEFS SURV.
8 ANNEXE 2 MODELE DE TABLEAU PAR CORPS : ETAT BUREAUTIQUE N 1 PREFECTURE : XXX DATE : FONCTIONNAIRES PRIS EN COMPTE POUR LE CALCUL DES REDUCTIONS D ANCIENNETE ATTRIBUABLES AU TITRE DE L ANNEE 1998 CORPS: DIRECTEURS, ATTACHES PRINCIPAUX ET ATTACHES DE PREFECTURE Libellé du grade Matricule Nom Prénom Echelon Date d effet Directeur de préfecture xxxxxxx yyyyyyy Attaché principal de 2 classe xxxxxxx Sont pris en compte les agents qui au 1er janvier 1998 se trouvaient dans une situation autorisant l avancement. Les agents détachés sont exclus ainsi que les agents au dernier échelon de leur grade. Cet état liste les agents comptabilisés ensuite dans le tableau n 2.
9 ANNEXE 3 MODELE DE TABLEAU PAR CORPS : ETAT BUREAUTIQUE N 2 MINISTERE DE L INTERIEUR PREFECTURE : XXX DATE : CADRE NATIONAL DES PREFECTURES : AVANCEMENT D ECHELON ACCELERE TABLEAU DE REPARTITION DES REDUCTIONS D ANCIENNETE ATTRIBUABLES AU TITRE DE L ANNEE 1998 AGENTS NON DETACHES CORPS: DIRECTEURS, ATTACHES PRINCIPAUX ET ATTACHES DE PREFECTURE COL 1 COL 2 COL 3 COL 4 GRADE EFFECTIF PRIS EN COMPTE E TOTAL DES REDUCTIONS D ANCIENNETE 3/4 E (Ms -Jrs) TOTAL MAXIMAL DES BENEFICIAIRES DE REDUCTIONS E/2 TOTAL MAXIMAL DES BENEFICIAIRES DE REDUCTIONS >1 OU 2M 30/100XE DIRECTEUR DE PREFECTURE ATTACHE PRINCIPAL DE 1 ERE CLASSE ATTACHE PRINCIPAL DE 2 EME CLASSE ATTACHE DE PREFECTURE TOTAL DU CORPS RESTANT ANNEE PRECEDENTE TOTAL ANNEE En grisé sont indiquées les zones calculées du tableau COLONNE 1 : Comptabilisation des effectifs par grade tels qu édités dans l état précédent. En cas d erreur constatée dans le recensement des agents pris en compte pour un grade donné, les chiffres pourront être modifiés directement dans cette colonne: le total des effectifs pris en compte pour le corps sera modifié automatiquement. Les calculs des colonnes 2, 3 et 4 seront modifiés automatiquement sur la base des nouveaux chiffres indiqués en colonne 1. NB: De telles modifications affectent directement le contingent de mois et jours attribuables pour un corps. Il y aura donc lieu de les expliciter lors du retour des tableaux au BAGPP. COLONNES 2, 3 et 4 : Ces colonnes sont calculées sur la base des informations affichées en colonne 1. Les données ne doivent en aucun cas être directement modifiées dans ces cellules.
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11 MODELE DE TABLEAU PAR CORPS : ETAT BUREAUTIQUE N 3 ANNEXE 4 MINISTERE DE L INTERIEUR PREFECTURE : XXX DATE : FONCTIONNAIRES POUVANT BENEFICIER DES REDUCTIONS D ANCIENNETE ATTRIBUABLES AU TITRE DE L ANNEE 1998 AGENTS NON DETACHES CORPS: DIRECTEURS, ATTACHES PRINCIPAUX ET ATTACHES DE PREFECTURE Code grade Libellé du grade Matricule Nom usuel Prénom Code d affectation interne Echelon Date d effet Réduction maximum Réduction précédente Réduction attribuée Observations m j 0 m 0 j m j 0 m 0 j m j 0 m 0 j m j 0 m 0 j m j 0 m 0 j m j 0 m 0 j TOTAL DES REDUCTIONS ATTRIBUEES DANS LE CORPS S m S j Données extraites de la base centrale Données à compléter S m S j : Cellule calculée = Somme des réductions saisies convertie en mois et jours NB: L ajout d une ou plusieurs lignes ou colonnes est possible au sein du tableau. Les données sont extraites triées par grade puis, au sein d un grade, classées par échelon, date d effet, et enfin, à date égale, par ordre alphabétique de nom.
12 Il est possible d effectuer des tris différents à l aide des fonctions d EXCEL.
13 Procédure à suivre sur GPR2 ANNEXE 5 L ensemble des opérations disponibles pour la prise en compte des réductions d ancienneté doit se dérouler dans l ordre des actions suivantes : 1. Sous GPR2, lancer l option 300 : Initialisation du traitement. Cette option permet d initialiser toutes les tables nécessaires au traitement des bonifications d ancie nneté d échelon. 2. Sous GPR2, lancer l option 3010 : Saisie des reliquats de l année précédente (non détachés). Cette option offre la possibilité de saisir les reliquats de l année précédente. Cette saisie est effectuée par corps. 3. En Bureautique personnel, ouvrir l onglet «Réductions d ancienneté». Il vous appartient de lancer l un derrière l autre, les trois états préparatoires à la CAP (états EXCEL) suivants : Fonctionnaires pris en compte Tableau de répartition par corps Fonctionnaires bénéficiaires 4. Sous GPR2, lancer l option 304 : Prise en compte des CAP. Cette option offre la possibilité d une saisie globale ou individuelle des réductions d ancienneté attribuées selon vos besoins à l issue des décisions prises en CAP. Quatre options sont à votre disposition :?? en 3040 Saisie totale des réductions par préfecture et par corps?? en 3041 Saisie individuelle - recherche multicritère?? en 3042 Saisie globale - recherche par préfecture et par corps?? en 3043 Edition tableau de contrôle des réductions saisies 5. Sous GPR2, lancer l option 305 : Mise à jour du fichier des réductions attribuées et préparation des arrêtés modificatifs. Cette option peut être lancée soit pour l ensemble des agents, soit pour un agent en particulier. 6. En Bureautique personnel, ouvrir l onglet «Réductions d ancienneté». Vous avez alors accès aux éditions des arrêtés accordant des réductions d ancienneté. Deux types d arrêtés peuvent être édités : Arrêtés collectifs par corps Arrêtés individuels
14 7. Sous GPR2, lancer l option 306 : Édition des agents à traiter manuellement. Cette édition UNIX fournit la liste des agents qui ont pu changer de grade au cours de l année de traitement et qui se sont vu attribuer une bonification d ancienneté d échelon. 8. En Bureautique personnel, ouvrir l onglet «Réductions d ancienneté». Vous avez alors accès aux éditions des arrêtés modificatifs de promotion d échelon. Deux types d arrêtés peuvent être obtenus : Arrêtés collectifs Arrêtés individuels 9. Sous GPR2, lancer l option 307 : Traitement de clôture. Le lancement de cette option terminera définitivement l ensemble de la procédure. Elle ne doit intervenir qu une fois les arrêtés modificatifs de promotion d échelon signés. La mise à jour des situations des agents sera automatique. Pour plus d informations sur l utilisation de l ensemble de cette procédure, vous pouvez vous reporter utilement au manuel utilisateur GPR2 concernant le module «Réductions d ancienneté». Vous pouvez également contacter vos correspondants GPR2 habituels en cas de nécessité.