GFI MailEssentials 10. Manuel. Par GFI Software Ltd.

GFI MailEssentials 10 Manuel Par GFI Software Ltd.

http://www.gfsfrance.com E-mail : info@gfsfrance.com Ce manuel a été créé par GFI Software Ltd. Les informations fournies par ce document peuvent être changées sans préavis. Les entreprises, les noms et les données utilisés ci-après, à titre d exemple, sont fictifs jusqu à la notification contraire. Ce document, même partiellement, ne peut être reproduit ou transmis, sous quelque forme ou quelque moyen que ce soit, électronique ou mécanique, et quel qu en soit l objet, sans l autorisation expresse et écrite de GFI Software Ltd. GFI MailEssentials a été conçu par GFI Software Ltd. GFI MailEssentials est un copyright de GFI Software. 1998-2004 GFI Software Ltd. Tous droits réservés. GFI MailEssentials est une marque déposée, et GFI Software ainsi que le logo GFI Software sont des marques déposées de GFI Software Ltd. en Europe, aux Etats-Unis et dans les autres pays. Dernière mise à jour de la version 10.1 : 16 Septembre 2004

Table des matières Explications sur GFI MailEssentials 1 Introduction à GFI MailEssentials...1 Fonctionnalités clefs de GFI MailEssentials...1 Composants de GFI MailEssentials...2 Installation de GFI MailEssentials 5 Introduction à l installation de GFI MailEssentials...5 Mise à niveau de GFI MailEssentials 9 à 10...6 Installation de GFI MailEssentials sur le serveur Exchange 2000/2003...7 Installation de GFI MailEssentials sur une machine séparée... 10 Saisir votre clé de licence après l installation... 21 Installation du gestionnaire de règles (envoi du spam au dossier du courrier indésirable)... 22 Le filtre anti-spam Bayésien 27 Introduction... 27 Fonctionnement du filtre Bayésien... 27 Création d une base de données Bayésienne de mots sur mesure... 28 Création d une base de données ham (selon les besoins de votre compagnie)... 28 Création d une base de données anti-spam... 29 Comment se déroule le filtrage même... 29 Pourquoi le filtre Bayésien est le meilleur... 29 Où est le piège?... 30 Apprentissage du filtre bayésien... 31 Configuration du filtre bayésien... 31 Mises à jour... 33 Actions... 34 Configuration anti spam 35 Une introduction à l Anti-Spam... 35 Liste blanche... 36 Liste blanche automatique... 37 Mots clefs de liste blanche... 39 Listes noires personnalisées... 39 Listes noires DNS (DNSBL)... 41 Actions quoi faire avec le courrier spam... 42 Contrôle d en-tête... 45 Vérification de mots clef... 49 Sender Policy Framework (SPF)... 52 Configuration de la fonctionnalité SPF... 53 Actions globales d Anti Spam... 56 Gestion de spam à partir du point de vue de l utilisateur 59 Introduction... 59 GFI MailEssentials 10 Manual Table des matières i

Révision du courrier spam... 59 Ajouter des expéditeurs à la liste blanche... 60 Ajouter des expéditeurs à la liste noire... 61 Ajouter des listes de discussions à la liste blanche... 61 Ajouter un spam à la base de données SPAM... 61 Ajouter HAM à la base de données ham... 61 Sécurisation de l accès aux dossiers publics... 61 Configuration du scan du dossier Public par IMAP ou MAPI... 62 Création d un compte dédié au démarrage via IMAP... 62 Configuration des dossiers GFI AntiSpam de façon à ce que les postes soient cachés... 64 Configuration des disclaimers 65 Introduction aux disclaimers... 65 Configuration des disclaimers... 65 Configuration des réponses automatiques 69 Introduction aux réponses automatiques... 69 Configuration des réponses automatiques... 69 Configuration du Mail Monitoring 73 Introduction au Mail monitoring... 73 Configuration de Mail monitoring... 73 Activer/Désactiver Mail monitoring... 75 Configuration du serveur de listes 77 Introduction aux serveurs de listes... 77 Besoins du serveur de listes... 77 Création d une liste... 77 Propriétés des lettres de nouvelles... 81 Création d un pied de page personnalisé pour la liste... 83 Paramètres d autorisations à la liste... 84 Ajouter des membres à la liste... 85 Exploiter la liste de lettre de nouvelles... 85 Envoyer une lettre de nouvelles... 85 S inscrire à la liste... 85 Procédé d inscription... 85 Désinscription de la liste... 86 Ajouter un lien à votre site Internet... 86 Création d une liste de discussions... 86 Propriétés de la liste de discussions... 88 Création d un pied de page personnalisé pour la liste... 88 Ajouter des membres à la liste... 88 Import d inscriptions à la liste / Structure de la base de données... 89 Installation de services Message Queuing (MSMQ) sur Windows 2000... 89 Configuration de l archivage des emails 93 Introduction à l archivage des emails... 93 Configuration de l archivage des emails... 93 Configuration de la page de recherche (AWI)... 94 Sécurisation de l Interface de Recherche Web d Archives... 97 Création de rapports de courrier électronique 101 Introduction...101 Configuration du module de rapport de GFI MailEssentials...101

Rapport spam quotidien...103 Rapport des règles Anti Spam...104 Statistiques d utilisation par utilisateur...105 Statistiques d utilisation par domaine...106 Statistique d utilisation quotidienne du serveur de messagerie...107 Communication des utilisateurs...109 Autres options...110 Impression des rapports...111 Configuration du téléchargement POP3 113 Que dois-je utiliser pour recevoir mes e-mails : POP3 ou STMP?...113 Configuration du téléchargement POP3...114 Options de connexion dial up...116 Autres options 119 Nœud Général...119 GFI MailEssentials monitor...119 Configuration d un faux rapport de livraison (NDR)...120 Ajout de domaines locaux supplémentaires...120 Commandes à distance...120 Utilisation des commandes à distance...122 Exemples...123 Enregistrement de commande à distance...124 Troubleshooting 127 Introduction...127 Base de connaissances...127 Demande de support via email...127 Demande de support par l intermédiaire du web chat...128 Demande de support par téléphone...128 Forum Internet...128 Notifications de révisions...128 Index 129 GFI MailEssentials 10 Manual Table des matières iii

Explications sur GFI MailEssentials Introduction à GFI MailEssentials GFI MailEssentials propose un anti-spam de serveur et autres fonctionnalités d email de réseau clés pour votre serveur de messagerie. Installé comme extension de votre serveur de messagerie, GFI MailEssentials est entièrement invisible pour vos utilisateurs - il n y a pas besoin de formation supplémentaire de l utilisateur final ni d administration. Fonctionnalités clefs de GFI MailEssentials Anti-spam basé sur le serveur Dû aux quantités énormes d'emails frauduleux, inopportuns et offensifs sont envoyés aux entreprises, aux adultes et aux enfants, chaque jour, la protection contre le spam est une composante essentielle de la stratégie de sécurité de votre réseau. Le spam est une perte de temps pour les utilisateurs et un gaspillage des ressources de votre réseau, et peut aussi être dangereux. GFI MailEssentials inclut un module anti-spam avancé qui contient des listes noires/blanches, un filtre bayésien, un système de vérification par mot clé et une analyse d en-tête. Texte de disclaimer/pied de page sur l ensemble de l entreprise Du fait que chaque entreprise est tenue responsable du contenu des messages de ses employés, il serait prudent d ajouter un disclaimer à chaque message sortant. Le texte de disclaimer/ pied de page peut aussi être utilisé pour incorporer un message de la compagnie à chaque email, tel que l adresse de la compagnie ou son slogan. Bien que la plupart des employés aient leur propre signature, le texte de disclaimer/pied de page garantit que le message de la compagnie est toujours communiqué. Les disclaimers peuvent être ajoutés en haut ou en bas d un courrier. Il est aussi possible d inclure des champs/ variables dans le disclaimer, par exemple le nom du destinataire ou son adresse email. Vous pouvez ainsi personnaliser le disclaimer selon le destinataire. Archivage d emails sur une base de données Grâce à GFI MailEssentials, vous pouvez archivez tous les courriers Internet entrants et sortants. Ceci vous permet de garder un back up de toute communication par email, et de rechercher facilement un certain message, tel que les emails d un client particulier. Cela vous permet aussi de vérifier le contenu des messages et la qualité des réponses. GFI MailEssentials 10 Manual Explications sur GFI MailEssentials 1

Rapports GFI MailEssentials inclut un module de création de rapports qui vous permet de créer des rapports sur l usage du courrier Internet, y compris : des rapports statistiques quotidiens, des journaux détaillés de rapports envoyés soit par utilisateurs soit par date. Ces rapports peuvent être employés dans le but de créer des audits. Réponses automatiques personnalisées basées sur le serveur avec numéro de suivi Les réponses automatiques ne se résument pas à une réponse du type «Absent du bureau». Avec des réponses personnalisées générées par le serveur, vous pouvez accuser réception des mails de vos clients et leur communiquer qui traitera leur demande. GFI MailEssentials affecte un numéro de suivi unique à chaque réponse donnée à vos clients et un point de référence à vos employés. Téléchargement POP3 Certains serveurs de messagerie, comme le serveur MS Exchange et Lotus Notes, sont incapables de télécharger le courrier depuis les boîtes aux lettres POP3. GFI MailEssentials inclut un utilitaire pouvant transférer et distribuer le courrier depuis les boîtes aux lettres POP3 vers les boîtes aux lettres de votre serveur de courrier. Surveillance des emails La fonctionnalité de surveillance des emails vous offre la possibilité de transmettre une copie des emails envoyés ou reçus depuis un domaine ou une adresse email locale spécifique, vous permettant ainsi de conserver les correspondances email d une personne ou d un département en particulier. Puisque vous pouvez configurer le courrier à copier vers une adresse email, tous les emails peuvent être stockés dans un dépôt d Exchange ou d Outlook, de manière à ce que vous puissiez facilement les rechercher. Serveur de listes (en option) GFI MailEssentials comprend un serveur de listes complet qui vous permet d établir facilement des listes de distribution de lettres de nouvelles ou des listes de discussions. Composants de GFI MailEssentials GFI MailEssentials est constitué des parties suivantes : La console de courrier de GFI MailEssentials La console de courrier s installe sur le service SMTP IIS de Windows et analyse tout le courrier entrant et sortant. 2 Explications sur GFI MailEssentials GFI MailEssentials 10 Manual

Capture d écran 1 Configuration de GFI MailEssentials Configuration de GFI MailEssentials Le programme de configuration vous permet de mettre en place et de configurer GFI MailEssentials. Toute la configuration peut être faite à partir de la nouvelle console MMC. Capture d écran 2 GFI Monitor GFI MailEssentials monitor Ce programme vous permet de surveiller l activité de GFI MailEssentials. Le service de l agent collecteur POP peut être contrôlé depuis l onglet POP2EXCHANGE. Rapport Mail essentials Option de Serveur de listes GFI MailEssentials Le serveur de listes est une application séparée et s exécute en tant que service d arrière-plan. Service d aide GFI MailEssentials Ce service prend en charge un certain nombre de tâches et procédés de GFI MailEssentials. GFI MailEssentials 10 Manual Explications sur GFI MailEssentials 3

Installation de GFI MailEssentials Introduction à l installation de GFI MailEssentials Ce chapitre explique la procédure à suivre pour installer et configurer GFI MailEssentials. GFI MailEssentials peut être installé de 2 façons : Option d installation 1 : Installation de GFI MailEssentials sur le serveur Exchange 2000/2003 C est un mode de déploiement très direct et facile. Installez GFI MailEssentials sur la machine serveur Exchange 2000/2003 Allez au paragraphe Installation de GFI MailEssentials sur la machine serveur Exchange 2000/2003. Remarque : Cette option d installation vous permet de router le courrier considéré comme spam directement dans le dossier de courrier indésirable. Cela aide les utilisateurs à passer en revue périodiquement le courrier spam pour traiter les faux positifs. Si vous installez GFI MailEssentials dans le DMZ ou devant Exchange 2000/2003, cette fonctionnalité ne sera pas disponible. Option d installation 2 : Installation de GFI MailEssentials sur une machine séparée Si vous ne possédez pas Exchange 2000/2003 ou si vous souhaitez séparer l installation de GFI MailEssentials d Exchange 2000/2003, vous pouvez installer GFI MailEssentials sur une autre machine. Cela vous permet également de maintenir votre serveur de courrier derrière un pare-feu. GFI MailEssentials agit alors en tant que smart host /serveur relais de courrier dans le périmètre réseau (aussi connu sous le nom de DMZ, littéralement zone démilitarisée). Avantages supplémentaires : Vous pouvez effectuer la maintenance de votre serveur de messagerie, tout en continuant à recevoir votre courrier depuis Internet Vous utilisez moins de ressources de votre serveur de messagerie La machine sur laquelle vous installez GFI MailEssentials peut avoir une puissance inférieure à votre serveur de messagerie et traiter le courrier plus rapidement Tolérance supplémentaire aux pannes - si une panne se produit sur votre serveur de messagerie vous continuerez à recevoir le courrier en attente sur la machine de GFI MailEssentials. Remarque : Cette machine séparée ne doit pas nécessairement être consacrée à GFI MailEssentials, vous pouvez y installer d'autres applications, comme MailSecurity par exemple. GFI MailEssentials 10 Manual Installation de GFI MailEssentials 5

Si vous choisissez cette option, vous devez configurer IIS avant d installer GFI MailEssentials. Pour davantage d informations sur les instructions d installation référez-vous au paragraphe Installation de GFI MailEssentials sur une machine séparée. IMPORTANT : Ne jugez pas le taux de détection de spam de GFI MailEssentials avant d avoir laissé au filtre bayésien le temps de s adapter pendant au moins une semaine! GFI MailEssentials a un taux de détection de spam plus élevé que les autres solutions antispam car il s adapte tout particulièrement à votre messagerie. Soyez patient et attendez au moins une semaine avant de porter un jugement sur le produit! Mise à niveau de GFI MailEssentials 9 à 10 Cette section s applique seulement aux utilisateurs de GFI MailEssentials 9! Notez qu une mise à niveau ne peut pas être annulée : Par exemple, vous ne pouvez pas retourner à la version 9 une fois que la mise à niveau a été faite. Si vous utilisez actuellement GFI MailEssentials 9, vous pouvez mettre à niveau votre installation. Tous les paramètres de configuration de la version 9 seront conservés. Vous devrez saisir une nouvelle clé de licence dans les 30 jours qui suivent l installation de la mise à niveau. Pour davantage d informations sur l obtention de nouvelles clés de licence, allez à la page http://customers.gfi.com. Pour mettre à niveau : Capture d écran 3 Confirmation de la mise à niveau 1. Lancez le fichier de paramétrage de GFI MailEssentials 10 sur la machine où GFI MailEssentials 9 a été installé. Vous devrez alors préciser si vous voulez supprimer GFI MailEssentials 9 et installer GFI MailEssentials 10. 2. GFI MailEssentials 10 sera installé de la même façon que la version précédente (pour une description détaillée lisez ce chapitre). Cependant vous ne pourrez pas changer le dossier de destination. 3. Après que le programme d installation finit de copier tous les fichiers, il vous avertira qu il convertit le fichier de mesures Bayésien au nouveau format de GFI MailEssentials 10. Le nouveau format est plus compact et utilise moins de mémoire. Ce procédé peut prendre du temps, c est pourquoi une boîte de dialogue de progression apparaît à l écran. 4. Une fois la conversion prête, le programme d installation affichera la boîte de dialogue Terminé habituelle. Cliquez sur Terminer pour finir la mise à niveau. 6 Installation de GFI MailEssentials GFI MailEssentials 10 Manual

Installation de GFI MailEssentials sur le serveur Exchange 2000/2003 C est le mode recommandé si vous possédez Exchange 2000/2003! Système requis Windows 2000/2003 Server ou Advanced Server Microsoft Exchange server 2000/2003 Si vous utilisez le module de rapport de GFI MailEssentials, les services principaux de Microsoft XML sont requis. Ils sont inclus dans le programme d installation de GFI MailEssentials et seront installés automatiquement si votre système d exploitation est en anglais (ROYAUME-UNI / US) IMPORTANT : Désactivez la vérification des répertoires de GFI MailSecurity & IIS pour tout logiciel anti-virus! On sait que les produits AV interfèrent avec les opérations habituelles et ralentissent tout logiciel qui a besoin d un accès aux fichiers. En fait, Microsoft ne recommande pas l utilisation de logiciels antivirus de fichiers sur le serveur Exchange. Pour un complément d information : http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=kbid001824 Assurez-vous qu aucun logiciel de sauvegarde n enregistre les répertoires de GFI MailEssentials à aucun moment Seulement pour serveur de listes : La fonction serveur de listes requiert l installation de Microsoft Message Queuing Services. Il s agit d un service de traitement d évènements de systèmes flexible développé par Microsoft. Il est compris dans toutes les versions Windows 2000/2003 et XP, bien qu il ne soit pas toujours installé par défaut. Pour plus d informations sur l installation du produit, veuillez consulter le chapitre configuration du serveur de listes. Si vous ne prévoyez pas d utiliser la fonction serveur de listes, vous n avez pas besoin d installer Microsoft MSMQ. Remarque : Si vous avez un cluster veuillez lire cet article de base de connaissances avant de procéder à l installation : http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=kbid001639 GFI MailEssentials vous demandera de redémarrer et d arrêter les services d Exchange pendant l installation. Lancez l installation de GFI MailEssentials 1. Sur votre serveur Exchange, connectez-vous en tant qu administrateur et lancez l installation de GFI MailEssentials en double cliquant sur le fichier me.exe. Une boîte de dialogue de bienvenue apparaît alors. Fermez les autres programmes Windows et cliquez sur Next. GFI MailEssentials vous invitera à vérifier l existence d une version supérieure de GFI MailEssentials. Utilisez toujours la dernière version! 2. Accepter les conditions d utilisation du logiciel, puis cliquez sur Next. 3. L'installation vous demande où vous souhaitez que GFI MailEssentials soit installé. GFI MailEssentials a besoin GFI MailEssentials 10 Manual Installation de GFI MailEssentials 7

d approximativement 70 Mo libres. En plus de cela, vous devez réserver approximativement 200 Mo pour les fichiers temporaires. 4. Entrez maintenant votre Nom, celui de la compagnie et la clé de licence. Si vous souhaitez faire une évaluation du logiciel, laissez Evaluation par défaut. Cliquez sur Next. 5. Indiquez l adresse email de l administrateur. Cette adresse sera utilisée pour recevoir les notifications d erreurs. Capture d écran 4 - Sélection du mode SMTP ou Active Directory 6. Si vous installez GFI MailEssentials sur un serveur Exchange configuré en tant que serveur frontal (par exemple dans une DMZ avant un autre serveur Exchange) vous pouvez choisir d installer GFI MailEssentials en mode Active Directory ou SMTP. Le mode Active Directory vous permet de sélectionner les utilisateurs présents sous AD pour configurer des règles basées sur l utilisateur, telles que des disclaimers. Dans le cas d un serveur frontal, tous les utilisateurs ne sont pas disponibles. Il est alors préférable de choisir le mode SMTP, qui vous permet d entrer l adresse email SMTP pour la configuration de règles selon l utilisateur. 8 Installation de GFI MailEssentials GFI MailEssentials 10 Manual

Capture d écran 5 Installation de Microsoft Message Queuing Service 7. Si le Microsoft Message Queuing Services (MSMQ) n est pas installé, le programme d installation vous demandera si vous souhaitez l installer. La fonction de serveur de liste requiert ce service. Microsoft Message Queuing Service est un service de traitement d évènements de systèmes flexible développé par Microsoft. Il est compris dans toutes les versions Windows 2000/2003 et XP, bien qu il ne soit pas toujours installé par défaut Si vous ne prévoyez pas d utiliser la fonction de serveur de listes, ou si vous préférez l installer plus tard, cliquez sur No pour continuer l installation. Si vous cliquez sur YES vous devrez insérer le CD de Windows et le programme d installation lancera l installation MSMQ. Capture d écran 6 Configuration de votre domaine local 8. L installation confirmera maintenant les domaines locaux que vous avez configurés. Elle recherche les domaines locaux présents sur votre installation d IIS/Exchange. Il est important de s assurer que vos GFI MailEssentials 10 Manual Installation de GFI MailEssentials 9

domaines locaux sont listés correctement. GFI MailEssentials filtrera SEULEMENT le courrier destiné à votre domaine local donc si vous ne configurez pas votre domaine local correctement, aucun spam ne sera supprimé! Vous pouvez changer les domaines de messagerie locaux plus tard à partir de la configuration de GFI MailEssentials 9. Le programme d installation copie alors tous les programmes vers la destination sélectionnée et finit l installation en créant un groupe de programmes GFI MailEssentials. Cliquez sur Terminer pour quitter l installation. Une fois que l installation a copié tous les fichiers, elle demandera si elle peut redémarrer le service de SMTP 10. Après l installation, le programme d installation va vérifier que le moteur Microsoft XML est installé. S il n est pas installé et que votre système d exploitation est en anglais, le programme d installation l installera automatiquement. Si votre système d exploitation n est pas en anglais UK/US, le programme d installation vous demandera de télécharger et d installer le moteur Microsoft XML approprié. Le moteur XML est utilisé par le module de rapport et sa taille est seulement de 2 Mo. Il peut également être utilisé par d autres applications. Pour davantage d informations référez-vous à : http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=kbid001584 Installation de GFI MailEssentials sur une machine séparée Si vous installez GFI MailEssentials sur une machine séparée, vous devez vous assurer qu'il est le premier à recevoir le courrier destiné à votre serveur de messagerie et le dernier pour le courrier en partance. Pour que cela soit possible, GFI MailEssentials doit être installé en tant que passerelle de messagerie. Cette installation est aussi connue sous le nom de Smart host ou Hôte Actif. GFI MailEssentials agira alors en tant que serveur relais le courrier. Système requis Windows 2000/2003 - Pro, Server ou Advanced Server ou Windows XP Professional. (Notez que si vous utilisez Windows 2000/Pro ou XP, il vous sera possible d accepter que 10 connexions SMTP simultanément, c est pourquoi il est préférable d utiliser Windows 2000/2003 server) Le service SMTP d IIS5 doit être installé et fonctionner en tant que relais SMTP de votre serveur de messagerie. Cela signifie que le MX record de votre domaine doit indiquer la machine sur laquelle vous installerez GFI MailEssentials. Pour davantage d information sur la configuration de IIS5: http://support.microsoft.com/support/kb/articles/q293/8/00.asp Microsoft Exchange server 2000, 2003, 4, 5 ou 5.5, Lotus Notes 4.5 et versions supérieures, ou un serveur de messagerie SMTP/POP3 IMPORTANT : Désactivez la vérification des répertoires de GFI MailSecurity & IIS pour tout logiciel anti-virus! On sait que les produits AV interfèrent avec les opérations habituelles et ralentissent tout logiciel qui a besoin d un accès aux fichiers. En fait, Microsoft ne recommande pas l utilisation de logiciels antivirus de fichiers sur le serveur Exchange. Pour un complément 10 Installation de GFI MailEssentials GFI MailEssentials 10 Manual

d information : http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=kbid001824 Assurez-vous qu aucun logiciel de sauvegarde n enregistre les répertoires de GFI MailEssentials à aucun moment Seulement pour serveur de listes : La fonction serveur de listes requiert l installation de Microsoft Message Queuing Services. Il s agit d un service de traitement d évènements de systèmes flexible développé par Microsoft. Il est compris dans toutes les versions Windows 2000/2003 et XP, bien qu il ne soit pas toujours installé par défaut. Pour plus d informations sur l installation du produit, veuillez consulter le chapitre configuration du serveur de listes. Si vous ne prévoyez pas d utiliser la fonction serveur de listes, vous n avez pas besoin d installer Microsoft MSMQ. Installer et configurer le service SMTP de IIS GFI MailEssentials utilise le service SMTP IIS de Windows en tant que serveur SMTP. Vu que GFI MailEssentials utilise ce service SMTP, vous devez d abord configurer ce service en tant que serveur de relais de courrier. A propos du service SMTP IIS de Windows Le service SMTP de Windows fait partie d IIS, qui fait partie de Windows 2000/2003. Il est utilisé comme agent de transfert de messages du serveur Exchange de Microsoft et a donc été conçu pour gérer d importants flux de courrier. Le service SMTP IIS 5 de Windows est inclus dans toutes les versions de Windows, dont Windows professionnel. Remarque : Si vous avez un cluster veuillez lire cet article de base de connaissances avant de procéder à l installation : http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=kbid001639 Pour installer et configurer le service SMTP IIS comme serveur relais de courrier : Etape 1 : Vérifier l installation du service SMTP Dans le panneau de configuration, allez sur Ajouter/supprimer des programmes puis cliquez Ajouter/supprimer des composants de Windows. Cliquez sur les composants IIS, cliquez sur Détails et vérifiez que la case service SMTP est cochée. Si elle ne l est pas, cochez-la, cliquez ok et suivez les instructions d installation. GFI MailEssentials 10 Manual Installation de GFI MailEssentials 11

Capture d écran 7- Précisez le nom du serveur relais de courrier et assignez-lui une IP Etape 2 : Spécifier le nom du serveur- relais de courrier et assigner une adresse IP Allez dans le menu Démarrer, Programmes, outils d administration, et cliquez sur Gestionnaire de services Internet. Sous l arborescence du nom du serveur développez l arborescence du serveur SMTP Virtuel par défaut. Cliquez et sélectionnez Propriétés. Assignez-lui une adresse IP. Etape 3 : Configurer le service SMTP en tant que relais de courrier vers votre serveur de messagerie Comment configurer le service SMTP pour retransmettre les messages entrants à votre serveur de messagerie. Remarque : Pendant l installation, GFI MailEssentials exécute automatiquement cette étape. GFI MailEssentials demande votre nom de domaine local et le crée en tant que domaine distant. Vous verrez alors le domaine inscrit dans le panneau droit. Cependant, si vous exécutez cette étape manuellement, assurez-vous que votre serveur relais fonctionne correctement avant l installation de GFI MailEssentials. Création d un domaine local dans IIS pour le routage du courrier 1. Allez dans le menu Démarrer, Programmes, outils d administration, et cliquez sur Gestionnaire de services Internet. 2. Sous l arborescence du nom du serveur développez l arborescence du serveur SMTP Virtuel par défaut. Par défaut, vous devriez avoir un domaine local avec le nom de domaine entièrement qualifié du serveur. 3. Configurer le domaine pour les mails entrants : 12 Installation de GFI MailEssentials GFI MailEssentials 10 Manual

1. Cliquez droit sur l icône Domaines, cliquez Nouveau et ensuite cliquez Domaine. 2. Cliquez Distant, Suivant et entrer le nom de domaine dans le champ correspondant. Cliquez sur Terminer. Capture d écran 8 - Configuration du domaine NOTE IMPORTANTE AU SUJET DES DOMAINES LOCAUX Assurez-vous de bien ajouter tous vos domaines locaux de messagerie (par exemple, mycompany.com), ou le courrier entrant ne sera pas filtré! Remarque : Durant l installation, GFI MailEssentials importera les domaines locaux du service SMTP d IIS. Si vous ajoutez ensuite plus de domaines locaux, vous devez ajouter ces domaines locaux dans la configuration de GFI MailEssentials. Pour plus d information, consulter Ajouter des domaines locaux supplémentaires dans le chapitre Autres Options. Si vous ajoutez des domaines locaux supplémentaires dans le service SMTP d IIS, ils ne seront pas automatiquement identifiés jusqu à ce que vous les insériez dans la configuration de GFI MailEssentials. Ceci vous permet d installer les smart hosts à distance pour les domaines particuliers qui ne sont pas locaux. Configuration du domaine pour relayer le courrier vers le serveur de messagerie 1. Dans les propriétés du domaine, que vous venez de créer, cocher l option Autoriser le transfert de tous les mails entrants vers la boîte de ce domaine. 2. Pour un domaine interne, vous devez spécifier le nom de domaine de serveur qui reçoit l email par son adresse IP dans la boîte de dialogue de routage. GFI MailEssentials 10 Manual Installation de GFI MailEssentials 13

3. Choisissez l option smart host pour tout le courrier électronique et tapez ensuite l adresse IP du serveur de messagerie de ce domaine entre crochets. Par exemple : [123.123.123.123] Remarque : La saisie de l adresse IP du serveur entre crochets est nécessaire afin que le serveur reconnaisse qu il s agit d une adresse IP et non d un paramètre DNS. 4. Cliquez OK. Capture d'écran 9 - Options de relais Etape 4 : Sécuriser votre serveur relais de courrier Dans cette étape vous spécifierez le nom de votre serveur de courrier et des autres serveurs de messagerie qui enverront du courrier électronique via ce serveur relais de courrier. Ainsi, vous limiterez efficacement les serveurs qui peuvent envoyer du courrier par le biais de ce serveur. Si vous ne définissez pas de restrictions, tout le monde pourra employer votre serveur relais en tant que relais ouvert (dans le but de publipostage excessif par exemple). Pour empêcher cela : 1. Ouvrez les propriétés du serveur SMTP virtuel par défaut. 2. Sous l onglet Accès, cliquez Relais ( Relay ). 3. Cliquez Uniquement la liste ci-dessous ( Only the list below ), cliquez ajouter et ensuite saisissez l adresse IP de votre serveur de messagerie qui transférera le courrier vers ce serveur. Vous pouvez spécifier un seul ordinateur, un groupe d ordinateurs ou un domaine : a) Un seul ordinateur : spécifiez un hôte particulier de ce que vous voulez retransmettre vers ce serveur. Si vous cliquez sur le bouton des paramètres DNS, vous pouvez consulter l adresse IP d un hôte spécifique. b) Groupe d ordinateurs : spécifiez une adresse IP de référence pour les ordinateurs vers lesquels vous souhaitez relayer le courrier ou les ordinateurs relais. c) Domaine: Sélectionnez tous les ordinateurs au sein d un domaine selon le nom de domaine qui sera autorisé à utiliser 14 Installation de GFI MailEssentials GFI MailEssentials 10 Manual

le serveur de relais. Cette option ajoute une charge supplémentaire de traitement et peut réduire la performance du service SMTP car elle inclut une procédure de vérification des paramètres DNS pour toutes les adresses IP qui essaye de relayer ses emails pour vérifier leur nom de domaine. Etape 5 : Configuration du serveur de messagerie pour relayer le courrier électronique via le serveur relais Après avoir configuré le service SMTP d IIS pour envoyer et recevoir le courrier, vous devez configurer votre serveur de messagerie pour retransmettre tout le courrier au serveur relais. Pour ce faire : Si vous utilisez le serveur MS Exchange 4/5/5.5 : 1. Démarrez l outil d administration Exchange. 2. Allez dans Internet Mail Service et double-cliquez afin de configurer ses propriétés. 3. Allez sur l onglet Connexions. 4. Dans la section de livraison du message, choisissez Transmettre tous les messages vers l hôte. Entrez le nom de l ordinateur ou l adresse IP de la machine, sur laquelle est installé GFI MailEssentials. 5. Cliquez OK et redémarrez le serveur Exchange. Cela peut être fait depuis l'applet des services. Si vous utilisez le serveur MS Exchange 2000/2003: Il vous faudra installer un connecteur SMTP qui transmettra tout le courrier à GFI MailEssentials : 1. Lancez le Gestionnaire Système d'exchange. Capture d écran 10 Transmettre le courrier à la machine GFI MailEssentials 2. Cliquez droit sur Connecteurs - > Nouveau - > Connecteur SMTP et créez un nouveau connecteur SMTP. Attribuez-lui un nom. GFI MailEssentials 10 Manual Installation de GFI MailEssentials 15

Capture d écran 11 Précision de l adresse IP de la machine GFI MailEssentials 3. Sélectionnez maintenant l option transférer tout le courrier par ce connecteur vers l hôte actif suivant ( forward all mail through this connector to the following smart host ) et entrez l adresse IP du serveur GFI MailEssentials (le serveur relais de courrier) entre crochets : par exemple [100.130.130.10]. Capture d écran 12 Ajouter une tête de passerelle 4. Cliquez sur le bouton Add dans la section de tête de passerelle, et choisissez les exemples virtuels de Serveur SMTP appropriés pour lesquels vous voulez que le courrier soit transféré. 16 Installation de GFI MailEssentials GFI MailEssentials 10 Manual

Capture d écran 13 Ajout de SMTP en espace d adressage 5. Allez sur l onglet Espace d Adressage et cliquez sur Ajouter. Choisissez le SMTP et cliquez sur OK. 6. Cliquez OK pour finir. Tous les mails seront désormais transférés vers la machine de GFI MailEssentials. Si vous utilisez Lotus Notes ou un serveur SMTP/POP3 : Lisez la documentation de votre serveur de messagerie pour savoir comment transférer le courrier vers la machine de GFI MailEssentials. Etape 6 : Indiquez le MX record de votre domaine au serveur relais de courrier Puisque le nouveau serveur relais de courrier doit recevoir en premier tout le courrier entrant, vous devez mettre à jour le MX record de votre domaine pour indiquer l adresse IP du nouveau serveur relais de courrier. Autrement le courrier arrivera encore sur votre serveur de messagerie et contournera GFI MailEssentials. Si vous utilisez votre propre serveur DNS, il vous faut donc le mettre à jour. Si c est votre fournisseur d accès Internet qui gère les paramètres DNS, vous devez lui demander de mettre à jour MX record. Après avoir fait cela, vérifiez si MX record est configuré correctement pour l utilisation de la procédure suivante. Vérifiez si le MX record de votre domaine est configuré correctement 1. Allez à l invite de commandes Entrez nslookup. 2. Entrez maintenant 'set type=mx'. GFI MailEssentials 10 Manual Installation de GFI MailEssentials 17

3. Entrez votre domaine de messagerie. 4. Le MX record devrait vous renvoyer une seule adresse IP Cette adresse IP doit être celle du serveur relais de courrier! Capture d écran 14 Vérification du MX record de votre domaine Remarque : Si vous souhaitez envoyer du courrier en utilisant un smart host (utilisé en combinaison avec dial-up) ou recevoir du courrier en utilisant ETRN, vous devrez exécuter des étapes supplémentaires pour configurer IIS 5 en tant que serveur relais de courrier. Pour plus d information, référez-vous à la documentation d IIS 5. Etape 7 : Testez votre nouveau serveur relais de courrier! Avant de procéder à l installation de GFI MailEssentials, vérifiez que votre nouveau serveur relais de courrier fonctionne correctement. 1. Testez la connexion SMTP IIS 5 entrant de votre serveur relais de courrier en envoyant un courrier d un compte externe à un utilisateur interne (vous pouvez utiliser Hotmail, si vous n avez pas de compte externe disponible). Vérifiez que le client de messagerie a reçu l email. 2. Testez la connexion SMTP IIS 5 sortant de votre serveur relais de courrier en envoyant un mail à un compte externe depuis un client de messagerie Internet. Vérifier que l utilisateur extérieur a bien reçu le mail. Remarque : Au lieu d utiliser un client email, vous pouvez utiliser Telnet et envoyer manuellement un email. Cela vous donnera plus d information pour la localisation d une panne. Voici un lien vers l article de Microsoft KB qui vous aidera à le faire : http://support.microsoft.com/support/kb/articles/q153/1/19.asp Etape 8 : Lancez l installation de GFI MailEssentials 1. Sur le serveur relais de courrier nouvellement configuré, connectezvous en tant qu administrateur et lancez l installation de GFI MailEssentials en double cliquant sur le fichier me.exe. Une boîte de dialogue de bienvenue apparaît alors. Fermez les autres programmes Windows et cliquez sur Next. GFI MailEssentials vous invitera à vérifier l existence d une version supérieure de GFI MailEssentials. Utilisez toujours la dernière version! 2. Accepter les conditions d utilisation du logiciel, puis cliquez sur Next. 3. L'installation vous demande où vous souhaitez que GFI MailEssentials soit installé. GFI MailEssentials a besoin d approximativement 70 Mo libres. En plus de cela, vous devez réserver approximativement 200 Mo pour les fichiers temporaires. 18 Installation de GFI MailEssentials GFI MailEssentials 10 Manual

4. Entrez maintenant votre Nom, celui de la compagnie et la clé de licence. Si vous souhaitez faire une évaluation du logiciel, laissez Evaluation par défaut. Cliquez sur Next. Capture d écran 15 Précision de l IP du serveur de messagerie et du domaine 5. Le programme d installation va maintenant vous demander de préciser votre adresse IP ainsi que votre domaine local. Précisez le nom de votre serveur de messagerie (par exemple le nom de votre serveur Exchange) ainsi que le port de votre serveur de messagerie Précisez l adresse IP du serveur de messagerie. Le domaine local est la dernière partie de votre adresse e-mail interne, par exemple gfi.com. 6. Indiquez l adresse email de l administrateur. Cette adresse sera utilisée pour recevoir les notifications d erreurs. Capture d écran 16 - Sélection du mode SMTP ou Active Directory Si vous installez GFI MailEssentials sur une machine faisant partie d un domaine et sur laquelle est installée Active Directory, le programme d installation vous demandera si vous souhaitez effectuer GFI MailEssentials 10 Manual Installation de GFI MailEssentials 19

l installation en mode Active directory ou SMTP. Le mode Active Directory vous permet de sélectionner les utilisateurs présents sous AD pour configurer des règles basées sur l utilisateur, telles que des disclaimers. Cependant dans le cas d une DMZ, il est préférable de choisir le mode SMTP. Avec ce mode, toutes configurations/règles basées sur l utilisateur exigera que vous entriez l adresse email SMTP. Capture d écran 17 Installation de Microsoft Message Queuing Service 7. Si le Microsoft Message Queuing Services (MSMQ) n est pas installé, le programme d installation vous demandera si vous souhaitez l installer. La fonction de serveur de liste requiert ce service. Microsoft Message Queuing Service est un service de traitement d évènements de systèmes flexible développé par Microsoft. Il est compris dans toutes les versions Windows 2000/2003 et XP, bien qu il ne soit pas toujours installé par défaut. Si vous ne prévoyez pas d utiliser la fonction de serveur de listes, ou si vous préférez l installer plus tard, cliquez sur No pour continuer l installation. Si vous cliquez sur YES vous devrez insérer le CD de Windows et le programme d installation lancera l installation MSMQ. 20 Installation de GFI MailEssentials GFI MailEssentials 10 Manual

Capture d écran 18 Configuration de votre domaine local 8. L installation confirmera maintenant les domaines locaux que vous avez configurés. Elle recherche les domaines locaux présents sur votre installation d IIS. Il est important de s assurer que vos domaines locaux sont listés correctement. GFI MailEssentials filtrera SEULEMENT le courrier destiné à votre domaine local donc si vous ne configurez pas votre domaine local correctement, aucun spam ne sera supprimé! Vous pouvez changer les domaines de messagerie locaux plus tard à partir de la configuration de GFI MailEssentials. 9. Le programme d installation copie alors tous les programmes vers la destination sélectionnée et finit l installation en créant un groupe de programmes GFI MailEssentials. Cliquez sur Terminer pour quitter l installation. Une fois que l installation a copié tous les fichiers, elle demandera si elle peut redémarrer le service SMTP. 10. Après l installation, le programme d installation va vérifier que le moteur Microsoft XML est installé. S il n est pas installé et que votre système d exploitation est en anglais, le programme d installation l installera automatiquement. Si votre système d exploitation n est pas en anglais UK/US, le programme d installation vous demandera de télécharger et d installer le moteur Microsoft XML approprié. Le moteur XML est utilisé par le module de rapport et sa taille est seulement de 2 Mo. Il peut également être utilisé par d autres applications. Pour davantage d informations référez-vous à : http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=kbid001584. Si les services IIS sont lancés, GFI MailEssentials devra stopper ces services durant l installation de certains fichiers. Une fois l installation terminée, il vous proposera de redémarrer ces services. Saisir votre clé de licence après l installation Si vous avez acheté GFI MailEssentials, vous pouvez saisir votre clé de licence dans le nœud Général > Licence. GFI MailEssentials 10 Manual Installation de GFI MailEssentials 21

Si vous évaluez GFI MailEssentials, celui-ci expirera automatiquement après 60 jours (avec la clé de licence). Si vous décidez d acheter GFI MailEssentials, il vous suffira de saisir la clé de licence ici sans devoir recommencer l installation. Il vous faut valider la licence de MailEssentials pour le nombre d utilisateurs présents sur votre serveur de messagerie. Il ne faut pas confondre la saisie de la clé de licence avec le processus d enregistrement des coordonnées de votre société sur notre site web. Ces dernières sont importantes, puisqu elles nous permettent de vous offrir un système de support et de vous avertir de l arrivée de nouvelles importantes concernant les produits. Inscrivezvous sur : http://www.gfsfrance.com/pages/regfrm.htm. Installation du gestionnaire de règles (envoi du spam au dossier du courrier indésirable) Remarque : Le gestionnaire de règles ne fonctionne que sur Windows 2000 ou plus. Il ne pourra être exécuté sur Windows NT. Gestionnaire de règles de boîte aux lettres Le gestionnaire de règles de boîte aux lettres est un utilitaire qui vous permet de paramétrer les règles des boîtes aux lettres des utilisateurs, de façon à ce que le courrier reconnu en tant que spam soit automatiquement envoyé vers un dossier d email poubelle et revu plus facilement par l utilisateur. Comment cela fonctionne Installez le gestionnaire de règles sur le serveur Exchange et précisez les boîtes aux lettres auxquelles la règle s applique. Ensuite, dans la configuration de GFI MailEssentials, vous devez précisez que tout message spam doit être balisé. Si vous voulez utiliser le gestionnaire de règles, vous devez sélectionner TAG, et NON bloquer, supprimer ou déplacer. La dernière option signifie qu aucun message n atteindrait la boîte aux lettres de l utilisateur et donc que la règle ne serait jamais activée! 22 Installation de GFI MailEssentials GFI MailEssentials 10 Manual

Capture d écran 19 Tag mail, et NON bloquer et supprimer! De cette façon, tout le spam sera marqué comme [SPAM], et par conséquent la règle installée dans la boîte aux lettres déplacera le message spam vers un autre dossier de votre choix, par exemple le dossier de courrier indésirable de l utilisateur. Le gestionnaire de règles de boîtes aux lettres s applique aux : Compagnies qui n ont pas installé GFI MailEssentials sur le serveur Exchange 2000/2003, mais qui l ont installé comme un serveur relais par exemple dans la DMZ Compagnies qui utilisent Exchange 5.5 Si GFI MailEssentials a été installé sur la machine Exchange 2000/2003 même, il n est pas nécessaire d exécuter le gestionnaire de règles de boîtes aux lettres car GFI MailEssentials est capable de router le courrier lui-même vers un dossier de courrier indésirable. Installation de l assistant Bayésien et du gestionnaire de règles Pour installer l assistant Bayésien et le gestionnaire de règles : 1. Copiez le fichier bayesianwiz.exe, situé dans le dossier MailEssentials\bsw, vers la machine sur laquelle vous voulez installer ces utilitaires. 2. Exécutez bayesianwiz.exe. Configuration des règles sur les boîtes aux lettres des utilisateurs Pour configurer les règles sur les boîtes aux lettres des utilisateurs : GFI MailEssentials 10 Manual Installation de GFI MailEssentials 23

1. Exécutez l application gestionnaire de règles à partir du dossier programme GFI MailEssentials. Capture d'écran 20 - Gestionnaire des règles 2. L écran principal montre toutes les boîtes aux lettres trouvées sur votre serveur Sélectionnez maintenant les boîtes aux lettres sur lesquelles vous voulez appliquer les règles Vous pouvez créer 2 types de règles : Une règle qui déplace le courrier marqué en tant que spam vers le dossier de courrier indésirable Une règle qui supprime le courrier marqué en tant que spam (cette règle peut être utilisée pour les utilisateurs qui souhaitent supprimer leur courrier spam automatiquement). Capture d écran 21 Création d une règle 3. Cliquez configurer Par défaut la règle recherchera le [SPAM] dans l objet Notez que si vous procédez à des changements, vous devrez aussi changer la balise apposée par MailEssentials au niveau du serveur! Ensuite, veuillez choisir soit de supprimer le message, ou de déplacer le spam vers un dossier séparé. Vous pouvez donner le nom du dossier. Si vous précisez par exemple inbox\indésirable, alors le dossier sera créé sous le dossier inbox. Si vous précisez seulement indésirable, alors le dossier sera créé à un plus haut niveau, par exemple à côté du dossier de réception. 24 Installation de GFI MailEssentials GFI MailEssentials 10 Manual

4. Vous pouvez choisir des boîtes aux lettres multiples et configurez les règles qui s appliqueront à toutes d un seul coup (du moment qu elles répondent toutes à la même règle). 5. Toutes les boîtes aux lettres auxquelles une règle s applique seront en bleu. GFI MailEssentials 10 Manual Installation de GFI MailEssentials 25

Le filtre anti-spam Bayésien Introduction Le filtre Bayésien est la technologie de défense principale «contre le spam» de GFI MailEssentials. Alors que d autres fonctionnalités antispam sont tout aussi importantes et complémentaires au filtre Bayésien, celui-ci vous permet d éliminer virtuellement tout le spam de votre réseau. La technologie de filtrage bayésienne est une technique adaptative, «d intelligence artificielle» beaucoup plus difficile à outrepasser pour les spammeurs. Cependant, il est important que les administrateurs prennent le temps de comprendre cette technologie, de façon à pouvoir en profiter au maximum. Ce chapitre explique comment le filtre Bayésien fonctionne, comment il peut être configuré et comment le former. IMPORTANT : Ne jugez pas le taux de détection de spam de GFI MailEssentials avant d avoir laissé au filtre bayésien le temps de s adapter pendant au moins une semaine! GFI MailEssentials a un taux de détection de spam plus élevé que les autres solutions antispam car il s adapte tout particulièrement à votre messagerie. Soyez patient et attendez au moins une semaine avant de porter un jugement sur le produit! Fonctionnement du filtre Bayésien Le filtrage bayésien est basé sur le principe que la plupart des événements sont dépendants et que la probabilité, qu un événement se produise à l avenir, peut se déduire des occurrences précédentes de cet événement. (Plus d informations sur les bases mathématiques du filtrage Bayésien sont disponibles sur Estimation des Paramètres Bayésiens et Une introduction aux réseaux Bayésiens et à leurs applications contemporaines http://wwwccrma.stanford.edu/~jos/bayes/bayesian_parameter_estimation.html & http://www.niedermayer.ca/papers/bayesian/bayes.html). Cette même technique peut être utilisée pour distinguer le spam. Si certains morceaux de texte réapparaissent souvent dans un spam et non dans un message légitime, alors il est raisonnable d assumer que cet email est un spam. GFI MailEssentials 10 Manual Le filtre anti-spam Bayésien 27

Création d une base de données Bayésienne de mots sur mesure Avant que le courrier ne puisse être filtré en selon cette méthode, l utilisateur doit générer une base de données de mots et d unités lexicales (telles que $, adresses et domaines IP, etc.), récupéré à partir d un exemple de message spam et valide (connu sous le nom de «ham»). Image 1 - Création d une base de données de mots pour le filtre Une valeur de probabilité est alors affectée à chaque mot ou d unité lexicale ; elle est basée sur des calculs qui tiennent compte de combien de fois ce mot se présente en tant que spam par opposition au courrier légitime (ham). Cela se fait en analysant le courrier sortant des utilisateurs et en analysant les spams connus : Tous les mots et unités lexicales des deux regroupements de courrier sont analysés pour définir la probabilité qu un mot particulier est spam. Cette probabilité par mot est calculée de la façon suivante : Si le mot "mortgage" apparaît dans 400 des 3 000 messages spam et dans 5 des 300 messages légitimes, par exemple, alors sa probabilité spam serait de 0,8889 (c est-à-dire, [400/3000]divisé par [5/300+400/3000]). Création d une base de données ham (selon les besoins de votre compagnie) Il est important de noter que cette analyse est exécutée sur le courrier de l entreprise et est donc conçue en fonction de cette entreprise en particulier. Par exemple, une institution financière pourrait utiliser le mot mortgage (anglais pour «hypothèque») beaucoup de fois et obtiendrait beaucoup de faux positifs en utilisant une série de règles anti-spam générales. Cependant, le filtre bayésien considère le courrier sortant valide de l entreprise (et reconnaît le mot mortgage comme étant fréquemment utilisé dans les messages légitimes), et a donc un taux bien meilleur de détection de spam et un taux de faux positifs bien inférieur. Notez que certains logiciels anti-spam aux possibilités Bayésiennes basiques, tels que le filtre anti-spam d Outlook ou l Internet Message Filter dans le Serveur Exchange, ne créent pas de fichier de données ham sur mesure pour votre compagnie mais établit un fichier standard 28 Le filtre anti-spam Bayésien GFI MailEssentials 10 Manual

qui vient lors de l installation. Bien que cette méthode ne requière pas de période d apprentissage initiale, elle a 2 inconvénients majeurs : 1. Le fichier de données ham est public et peut donc être piraté par des spammeurs professionnels et donc contourné. Si le fichier de données ham est spécifique à votre compagnie, alors le piratage du fichier est inutile. Par exemple, il y a des failles connues pour outrepasser le filtre anti-spam d Outlook 2003 Microsoft ou du serveur Exchange. Pour plus d information à ce sujet, allez à la page Microsoft Outlook 2003 Spam Filter: Under the hood. 2. Deuxièmement, le fichier de données ham est général, et par là même n est pas adapté à votre compagnie ; il ne peut pas être aussi efficace et vous recevrez donc beaucoup plus de faux positifs. Création d une base de données anti-spam Mis à part le courrier ham, le filtre Bayésien dépend aussi d un fichier de données anti-spam. Ce fichier de données spam doit comprendre un grand échantillonnage de spam connus et doit être constamment mis à jour avec les derniers spams et logiciels anti-spam. Cela fait que le filtre Bayésien est toujours au courant des derniers tours de spam, offrant ainsi un meilleur taux de détection (remarque : cela est possible une fois la période initiale d apprentissage de 2 semaines terminée). Comment se déroule le filtrage même Une fois les bases de données de ham et de spam créées, les probabilités de mots peuvent être calculées et le filtre est prêt à l emploi. Quand un nouveau courrier arrive, il est décomposé en mots et les mots les plus importants c est-à-dire, ceux qui sont les plus significatifs pour identifier si le courrier est spam ou pas - sont sélectionnés. A partir de ces mots, le filtre bayésien calcule la probabilité que le nouveau message soit retenu comme spam ou non. Si la probabilité est plus grande qu un certain seuil, par exemple 0,9, alors le message est classé comme spam. Cette approche bayésienne du spam est très efficace un article de mai 2003 de la BBC a signalé que des taux de détection de spam de plus de 99,7% peuvent être réalisés avec un nombre très bas de faux positifs. Pourquoi le filtre Bayésien est le meilleur 1. La méthode bayésienne prend le message entier en considération elle reconnaît les mots-clés qui identifient le spam, mais elle identifie également les mots relatifs au courrier valide. Par exemple : Tous les emails qui contiennent les mots «free» et «cash» ne sont pas des spams. L avantage de la méthode bayésienne est qu elle considère les mots les plus intéressants (comme défini selon leurs dérivés de sens) et rapporte la probabilité qu un message soit spam. La méthode bayésienne prendrait les mots cash et free en considération mais elle tiendrait également compte du nom du commercial qui a envoyé le message et classerait, par exemple, ainsi le message comme légitime; elle permet aux mots de créer un équilibre les uns avec les GFI MailEssentials 10 Manual Le filtre anti-spam Bayésien 29

autres. En d autres termes, le filtrage bayésien est une approche beaucoup plus intelligente parce qu elle examine tous les aspects d un message, par opposition au contrôle de mots clés qui classe un courrier comme spam sur la base du simple mot. 2. Le filtre bayésien est constamment auto adaptable En s améliorant à partir du nouveau spam et des nouveaux courriers sortants valides, il évolue et s adapte aux nouvelles techniques de spam. Par exemple, lorsque des spammeurs ont commencé à utiliser «f-r-e-e» au lieu de free ils sont arrivés à évaser la vérification de mot clé jusqu à ce que «f-r-e-e» soit aussi incorporé dans la base de données. D un autre côté, le filtre Bayésien remarque automatiquement de telles tactiques, en fait, si le mot f-r-e-e est détecté, il constitue un indicateur de spam encore plus évident, vu qu il n est pas probable qu il apparaisse dans un message ham. Un autre exemple serait d utiliser le mot 5ex au lieu de Sex. Vous n aurez probablement pas un mot tel que 5ex dans un courrier ham, d'où plus de chance qu il s agisse d un spam. 3. La technique Bayésienne est sensible à l utilisateur elle apprend les habitudes de messagerie de la compagnie et comprend que, par exemple, le mot «mortgage» peut indiquer un spam si la compagnie qui exécute les filtres est, disons, un revendeur de voitures, alors qu il ne l indiquerait pas comme spam si la compagnie est une institution financière s occupant de prêts hypothécaires. 4. La méthode bayésienne est multi linguale et internationale. Un filtre Bayésien anti-spam, étant adaptable, peut être utilisé pour n importe quel langage requis. La plupart des listes ne sont disponibles seulement qu en Anglais et sont donc inutiles aux régions ne parlant pas la langue. Le filtre Bayésien prend aussi en compte certains dérivés linguistiques ou les divers usages de certains mots dans différents domaines, même si le même langage est parlé. Cette intelligence permet à un tel filtre d attraper plus de spam. 5. Un filtre Bayésien est difficile à tromper, à l opposé d un filtre à mots clés. Un spammeur avancé qui voudrait tromper un filtre Bayésien doit soit utiliser moins de mots qui normalement indiquent un spam (tels que free, Viagra, etc.), ou plus de mots qui indiquent généralement un courrier valide (tel que le nom d un contact, etc.). Le dernier est impossible car le spammeur doit connaître le profile email de chaque destinataire et un spammeur ne pourra jamais amasser ce genre d informations pour chaque boîte visée. L utilisation de mots neutres, par exemple le mot public, ne marchera jamais du fait qu ils sont ignorés lors de l analyse finale. Décomposer des mots associés au spam tels que «m-o-r-t-g-a-g-e» au lieu de «mortgage», ne fera qu augmenter les chances de découvrir le spam, vu qu un utilisateur n écrira jamais le mot «mortgage» «m-o-r-t-g-a-g-e». Où est le piège? Le filtre de Bayes, si implémenté correctement et adapté aux besoins de la compagnie est de loin la technologie la plus efficace contre le spam. Y a-t-il un piège? Et bien, d une façon oui, il y a un piège, mais il peut être facilement surmonté : Avant d utiliser et de juger le filtre de Bayes, vous devez attendre qu il fasse sa formation pendant deux semaines- ou vous pouvez créer une base de données de spam et de 30 Le filtre anti-spam Bayésien GFI MailEssentials 10 Manual

ham vous-même. Cette tâche peut être très complexe, il est donc recommandé de laisser le filtre faire son éducation tout seul. Avec le temps, le filtre de Bayes devient de plus en plus efficace alors qu il en apprend plus sur les habitudes email de votre organisation. Comme on dit, il faut savoir être patient. Apprentissage du filtre bayésien A la première installation de GFI MailEssentials, le filtre bayésien sera désactivé. GFI MailEssentials est équipé d une base de données HAM et SPAM par défaut (2000 emails ham), cependant il serait préférable de former le filtre Bayésien avec vos profils email précis avant de l activer. Ceci peut se faire de deux façons : 1. Par collection automatique des emails envoyés. GFI MailEssentials recueillera le courrier légitime (HAM) en scannant le courrier sortant. Vous pouvez activer le filtre Bayésien après qu il ait collecté au minimum 500 emails sortants (si vous envoyez des emails principalement en anglais) ou 1000 emails sortants (si vous n envoyez pas principalement des emails en anglais). Normalement cela se fait en quelques jours seulement. Capture d écran 22 Approvisionnement du filtre Bayésien 2. En approvisionnant le filtre Bayésien avec du ham en copiant 500-1000 messages envoyés vers le sous-dossier This is legitimate email dans les dossiers publics de GFI AntiSpam. Pou plus d information allez au paragraphe Ajout de HAM à la base de données ham dans le chapitre Management de Spam du point de vue de l utilisateur. Configuration du filtre bayésien Après l apprentissage du filtre Bayésien, vous pouvez l activer : GFI MailEssentials 10 Manual Le filtre anti-spam Bayésien 31

Capture d écran 23 Propriétés d analyse Bayésienne 1. Dans la configuration de GFI MailEssentials, choisissez le nœud Anti Spam > filtre bayésien, cliquez droit et choisissez les propriétés. Ceci vous amène aux propriétés du filtre bayésien. Cliquez sur Enable Bayesian analysis. 2. Assurez-vous que l option Automaically learn from outbound emails est cochée. Cette option mettra à jour de façon continue la base de données du courrier légitime avec les mails sortants. 32 Le filtre anti-spam Bayésien GFI MailEssentials 10 Manual

Mises à jour Capture d écran 24 Mises à jour Bayésiennes 3. Dans l onglet de mises à jour vous pouvez préciser la fréquence des vérifications de GFI MailEssentials pour des mises à jours de la base de données spam. Vous pouvez aussi déclencher un téléchargement instantané en cliquant sur Download Updates Now. GFI MailEssentials 10 Manual Le filtre anti-spam Bayésien 33

Actions Capture d écran 25 Que faire du courrier marqué comme spam Après avoir configuré le filtre bayésien, vous pouvez configurer ce que vous souhaitez faire avec le courrier marqué comme spam. Référezvous au paragraphe des actions du chapitre de configuration antispam. 34 Le filtre anti-spam Bayésien GFI MailEssentials 10 Manual

Configuration anti spam Une introduction à l Anti-Spam GFI MailEssentials se charge de la protection contre le spam au niveau du serveur et élimine le besoin d installer et de mettre à jour le logiciel anti-spam sur chaque poste de travail. GFI MailEssentials a plusieurs façons d identifier du spam : 1. Listes blanches - Les listes blanches sont des listes d adresses email et des expressions/mots desquels vous voulez accepter le message GFI MailEssentials construira automatiquement une liste blanche pour votre courrier sortant. 2. Listes noires personnalisées cette fonction vous laisse préciser les adresses emails et les domaines desquels vous ne voulez pas recevoir de message. 3. Liste noire DNS elle vous permet de configurer GFI MailEssentials afin de découvrir si l expéditeur du message fait partie d une liste noire DNS publique de spammeurs connus telle que ORDB. 4. Bayesian analysis cette méthode analyse le contenu des messages entrants et basée sur des règles mathématiques elle décide si le message est un spam ou non. Le topique du filtre Bayésien est abordé dans le chapitre. Vérification d entêtes cette méthode analyse l entête du message pour savoir s il s agit d un spam ou non. 6. Vérification de mot clef cette méthode vous permet de configurer des mots clefs qui indiquent l état spam d un message. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration anti spam 35

Liste blanche Capture d écran 26 Configuration anti-spam Lorsque GFI MailEssentials rencontre un message spam, il peut le supprimer, le déplacer vers un dossier central, le transférer vers une adresse email, le baliser ou le déplacer vers un dossier de courrier indésirable. Remarque : Pour empêcher les spammeurs de relayer leurs messages par votre serveur de messagerie, vous pouvez configurer votre serveur de façon à interdire le relais de message. Pour plus d information à ce sujet, veuillez consulter la documentation du serveur de messagerie. La Liste blanche est une liste d adresses email & de domaines à partir desquels vous voulez recevoir les messages. Par exemple, les messages envoyés de ces adresses email ou domaines ne seront jamais marqués comme spam. Vous pouvez aussi configurer des mots clefs qui, si rencontrés dans le corps ou l objet du message, seront automatiquement envoyés dans une liste blanche. 36 Configuration anti spam GFI MailEssentials 10 Manual

Capture d écran 27 Domaines mis en liste blanche La configuration d une Liste blanche se fait à partir du nœud Anti- Spam > White list. Cliquez-droit sur le noeud pour afficher les propriétés de la Liste blanche. Le premier onglet est la configuration de la Liste blanche. Liste blanche automatique Cette fonction met automatiquement en liste blanche les adresses email auxquelles vous envoyez des messages. Il est clair que vous voudrez recevoir les réponses de ceux que vous contactez, d où la logique de la liste blanche automatique. Ce procédé est automatique vous aurez une liste blanche fiable et constamment mise à jour en un rien de temps et ce sans besoin d administration! La liste blanche peut stocker jusqu à 30 000 adresses email. Après quoi, les données les plus anciennes sont remplacées. Il est fortement recommandé d utiliser cette fonction puisqu elle permet à GFI MailEssentials d obtenir un taux de faux positifs très faible. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration anti spam 37

Capture d écran 28 Ajout d adresse email de la liste blanche Pour ajouter une adresse email ou un domaine de liste blanche : 1. Cliquez Add et préciser l adresse email dans son intégralité. Si vous souhaitez préciser un domaine entier, précisez-le de la façon suivante *@companysupport.com. Le signe * est un caractère de remplacement à inclure dans les adresses email de ce domaine. Vous pouvez aussi préciser des caractères de remplacement et des suffixes de domaines de liste blanche, par exemple *@*.mil ou *@*edu. Ce dernier par exemple fera en sorte que le courrier envoyé à partir de domaines militaires ou éducationnels ne sera jamais considéré comme spam. 2. Précisez Check MIME to: OU Check MIME from: Cette option vous permet de mettre en liste blanche l email d un destinataire. MIME TO : est l adresse email à laquelle l email est envoyé. Pour trouver le MIME TO: Ouvrez une copie de la liste de messages/lettres de nouvelles et double-cliquez sur le champ to:. Entrez l adresse email affichée dans la boîte de dialogue Add List. Certaines lettres de nouvelles utilisent des expéditeurs qui laissent le champ MIME vide, ce qui fait que la vérification d entêtes de GFI MailEssentials le classe comme spam. Ceux-là devraient être mis en liste blanche avec l option MIME TO:. Remarque : Si vous voulez exclure un utilisateur d un filtrage spam, entrez juste son adresse email et sélectionnez MIME TO:. 38 Configuration anti spam GFI MailEssentials 10 Manual

Mots clefs de liste blanche Capture d écran 29 Mots clefs de liste blanche GFI MailEssentials vous permet de préciser des mots clefs qui font en sorte que le message est marqué comme HAM (message valide). Si un mot clef configuré dans la liste blanche de mots clefs est rencontré dans un message, alors GFI MailEssentials ne filtrera pas le message et le délivrera directement dans la boîte de réception de l utilisateur. Utilisez cette option avec prudence, car si vous entrez trop de mots clefs, beaucoup de spam échappera aux filtrages. Vous pouvez configurez des mots clefs de corps et d objet en liste blanche. 1. pour configurer des mots clefs de corps en liste blanche, cliquez sur l onglet White listed keywords (body) et sélectionnez Add 2. pour configurer des mots clefs d objet en liste blanche, cliquez sur l onglet White listed keywords (subject) et sélectionnez Add Listes noires personnalisées La Liste noire est une base de données personnalisée d adresses email & de domaines dont vous ne désirez pas recevoir de messages. Par exemple, les messages envoyés de ces adresses ou domaines seront toujours marqués comme spam. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration anti spam 39

Capture d écran 30 Liste noire personnalisée La configuration de la liste noire se fait à partir du nœud Anti-Spam > Custom Blacklist. Cliquez avec le bouton droit sur le noeud pour afficher les propriétés de la Liste noire. Capture d écran 31 Ajout d adresse email de la liste noire Pour ajouter un domaine ou une adresse en liste noire, cliquez sur Add. Préciser l adresse email dans son intégralité. Si vous souhaitez préciser un domaine entier, précisez-le de la façon suivante *@spammer.com. Le signe * est un caractère de remplacement à inclure dans les adresses email de ce domaine. Vous pouvez aussi mettre en liste noire les suffixes de domaines, par exemple *@*.jp. Ceci assurera, par exemple, que le courrier envoyé du Japon est automatiquement marqué comme spam. Clairement vous devez réaliser ces enregistrements avec précaution. Précisez ensuite si vous voulez appliquer l entrée en liste noire au champ MIME TO: ou au champ MIME FROM:. L option MIME TO vous permet d ajouter à votre liste noire les messages envoyés à une 40 Configuration anti spam GFI MailEssentials 10 Manual

adresse inexistante. Cela peut être pratique si vous voulez éviter qu un NDR (non delivery report) soit envoyé et que vous vouliez juste supprimer l email automatiquement (par exemple le courrier envoyé aux ex-employés). Listes noires DNS (DNSBL) Remarque : Cette fonction requiert que le serveur DNS soit correctement configuré. Si le serveur DNS n est pas correctement configuré (et c est souvent le cas), il y aura un délai et le courrier sera traité lentement, en plus beaucoup d emails valides seront marqués comme spams. Pour plus d information, veuillez lire l article de base de connaissances de GFI Software KBID001770. GFI MailEssentials supporte plusieurs listes noires DNS, qui peuvent être configurées à partir du nœud de liste noire DNS. Les listes noires DNS sont des bases de données de serveurs SMTP qui ont été utilisés pour répandre du spam. Ces bases de données recherchent des styles DNS. Il y a plusieurs listes noires de tiers DNS disponibles, allant de listes fiables qui ont clairement défini les procédés pour entrer ou sortir des listes noires DNS à des listes moins fiables. Quand un email est envoyé, il passe par un certain nombre de serveurs SMTP jusqu à ce qu il atteigne la destination finale. L adresse IP de chacun de ces serveurs SMTP est enregistrée dans l en-tête de l email. GFI MailEssentials contrôlera tout le public ip trouvé dans l en-tête de message avec la base de données de DNSBL configurée (exemple: ordb.org). La liste ORDB est une base de données accessible mise à jour par ORDB.org. ORDB.org est une organisation à but non lucratif, qui stocke les adresses IP des relais SMTP ouverts vérifiés. Ces relais sont probablement employés pour l envoi en masse d emails non sollicités, aussi connu sous le nom de spam. L accès à cette liste permet aux administrateurs système d accepter ou de refuser le courrier des serveurs en provenance de ces adresses. Comment cela fonctionne GFI MailEssentials vérifiera toute IP publique trouvée dans l en-tête de message avec la base de données de DNSBL configurée (exemple: ordb.org). GFI MailEssentials enregistrera toutes les ip vérifiées dans une base de données interne et n effectuera pas d autres contrôles avec la DNSBL pour ces ip. Les adresses ip sont conservées dans une base de données pour 4 jours, ou jusqu à ce que le service Simple Mail Transport Protocol soit redémarré. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration anti spam 41

Capture d écran 32 Propriétés de la Liste noire DNS Pour activer une liste noire DNS : 1. Cliquez- droit sur le nœud Anti Spam > DNS Blacklist et choisissez les propriétés. 2. Cliquez sur Check whether the sending mail server is on this DNSBL'. 3. Choisissez maintenant la liste noire DNS pour laquelle vous voulez vérifier le courrier entrant. Par exemple relays.ordb.org 4. éventuellement, vous pouvez sélectionner une deuxième liste noire DNS, par exemple, SpamHaus. Veuillez noter que l interrogation d une liste noire DNS est un peu longue (cela dépend de votre connexion). Donc le courrier peut être un peu ralenti, surtout si vous interrogez 2 listes noires DNS. Actions quoi faire avec le courrier spam Les propriétés de chaque filtre de spam (c est-à-dire les vérifications de nœuds liste noire/liste blanche, Liste noire DNS, analyse bayésienne, contrôle d en-tête et de mots clés) ont un onglet d actions pour vous permettre d indiquer ce qui devrait être fait avec le courrier marqué comme spam par ce module. La raison pour laquelle vous pouvez indiquer ceci par filtre est : Si vous triez le courrier du dossier email indésirable des utilisateurs, vous pouvez créer des dossiers pour chaque filtre, de sorte que l utilisateur puisse immédiatement identifier pourquoi le courrier a été marqué comme spam. 42 Configuration anti spam GFI MailEssentials 10 Manual

D autre part, vous pourriez vouloir supprimer le courrier marqué par le filtre de spam de liste noire, mais faire autre chose avec le courrier marqué comme spam par le filtre de contrôle de mots clés. Les options dans l onglet d actions sont identiques pour chaque filtre de spam. Capture d écran 33 - Configuration de l action à prendre Vous avez le choix entre les options suivantes: Supprimer Transférer vers un sous dossier de la boîte aux lettre de l utilisateur cette option enverra le courrier spam vers des sous dossiers dans la boîte aux lettres de l utilisateur. GFI MailEssentials créera un dossier selon le nom que vous indiquez et classera tout le courrier marqué comme spam dans ce dossier. Ainsi, les utilisateurs pourront régulièrement vérifier le spam et identifier le courrier qui pourrait avoir été à tort considéré comme spam. Si vous entrez inbox/email indésirable, alors le dossier sera créé sous le dossier de boîte de réception. Sinon, il sera créé à côté de la boîte de réception, c est-à-dire au même niveau. En utilisant un autre nom de dossier pour les vérifications de filtres Bayésiens, de mots clefs et d entêtes, le spam sera automatiquement envoyé vers un dossier différent selon le filtre qui l aura identifié. Cela facilite le procédé de révision de spam Notez que cette option exige que GFI MailEssentials soit installé sur la machine de serveur Exchange, en mode Active GFI MailEssentials 10 Manual Configuration anti spam 43

Directory, et que vous exécutiez Exchange 2000/2003. Cependant si vous exécutez Exchange 5.5 ou n exécutez pas GFI MailEssentials sur la machine de serveur Exchange, vous pouvez toujours réaliser la même chose avec la fonctionnalité d étiquetage d email et le gestionnaire de règles (consulter le chapitre Installation). Transférer vers une autre adresse email Dans ce cas, l email sera envoyé vers une adresse email centrale. Vous pouvez choisir l adresse mail d un dossier public. Le sujet de l email sera dans le format [recipient] [subject]. De cette façon, une personne peut être affectée pour contrôler périodiquement le courrier marqué comme spam et identifier le courrier qui pourrait avoir été incorrectement marqué comme spam. Cette fonction peut aussi être employée pour améliorer les règles de spam Déplacer vers un dossier spécifique Dans ce cas, le mail sera sauvegardé en tant que fichier dans le dossier spécifié. Le nom du fichier ressemblera à: [Sender_recipient_subject_number_.eml] Cela vous permet de trier rapidement le spam selon le destinataire Baliser: Cette option vous permet d étiqueter un courrier spam. Cela ne bloque pas ou ne supprime pas le spam. Cette option peut être utilisée en combinaison avec l application de gestionnaire de règles, qui vous permet de configurer facilement les règles de tri pour toutes les boîtes aux lettres de la machine serveur Exchange. Alors, tout le courrier balisé comme spam sera classé dans le dossier email indésirable des utilisateurs. (l emplacement et le nom du dossier sont paramétrables) Envoyer vers le dossier courrier indésirable de l'utilisateur. (Seulement pour Exchange 2003.) Si vous avez Exchange 2003, GFI MailEssentials peut baliser le spam de telle façon qu Outlook triera le courrier vers le dossier de courrier indésirable de l utilisateur. Nous recommandons cependant le la fonction de déplacement vers le dossier spam des utilisateurs car elle vous permet d utiliser un nom différent pour les vérifications de filtres Bayésiens, de mots clefs et d entêtes. Le courrier spam est alors automatiquement trié vers un dossier différent selon le filtre qui l aura identifié comme spam, facilitant beaucoup le procédé de révision de spam. 44 Configuration anti spam GFI MailEssentials 10 Manual

Autre Contrôle d en-tête Capture d écran 34 Les autres onglets d action Dans l autre onglet, vous pouvez préciser un nombre d actions optionnelles : La fonction Log occurrence to this file vous permet d enregistrer l occurrence du courrier spam vers un fichier d évènements de votre choix La fonction de création de rapports de non remise de courrier (NDR) vous permet de créer un faux rapport de non remise (NDR). Ainsi la plupart des logiciels de messagerie en masse enlèveront votre adresse de leur base de données. De plus, vous pouvez utiliser cette fonction pour alerter l expéditeur que son message a été considéré comme spam. Cette fonction peut être utile lors de la période d apprentissage initiale. Remarque : Vous pouvez personnaliser vos NDR si vous le souhaitez. Référez-vous au chapitre «Divers» pour obtenir davantage d informations. Le module de contrôle d en-tête analyse les champs individuels de l en-tête. Ce module fait référence aux champs SMTP et MIME. Les champs SMTP sont spécifiés par le serveur de messagerie, alors que les champs MIME sont spécifiés par le client de messagerie (qui crypte le mail en MIME). La configuration d identification anti-spam basée sur les en-têtes des emails se fait à partir du nœud Anti Spam > Header Checking. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration anti spam 45

Cliquez-droit sur ce nœud pour ouvrir les propriétés du contrôle d entête. Capture d écran 35 - Propriétés du contrôle d en-tête (1) Options générales du contrôle d en-tête anti-spam L onglet général de la fenêtre des propriétés du contrôle d en-tête propose les options suivantes : 1. Checks if the email header contains empty MIME From field : Cette fonctionnalité vérifie si l expéditeur s est identifié dans le champ FROM..Si ce champ est vide, il est quasiment sûr que ce mail provient d un spammeur. 2. Checks if the email header contains a malformed MIME from:. Cette fonction vérifie si l en-tête MIME du champ expéditeur est correcte, c est-à-dire s il correspond au RFC. Les spammeurs y insèrent souvent une adresse erronée. 3. 'Marks emails with recipient lists of more then X recipients as spam. Cette fonctionnalité marque les courriers avec de grandes listes de destinataires comme spam. Les courriers avec de grandes listes de destinataires tendent à être des listes de plaisanterie, emails à chaînes ou simplement des spammeurs juniors ou négligents. 4. Marks email with different SMTP to: et MIME to: dans les adresses emails comme spam. Vérifiez si les SMTP to: et MIME to: sont les mêmes. Le serveur de messagerie spammeur doit toujours inclure une adresse SMTP to:. Cependant, l adresse email MIME to: est souvent omise ou est différente. Cette fonction bloque beaucoup de spams, mais certains serveurs de listes n incluent pas de MIME to: non plus. Donc, pour utiliser cette fonction, vous devez mettre sous 46 Configuration anti spam GFI MailEssentials 10 Manual

liste blanche les adresses des expéditeurs de lettres de nouvelles si elles sont marquées comme spam par cette fonction. Cela peut se faire à partir du noeud liste blanche ou en déplaçant la lettre de nouvelles dans le nœud de dossiers publics de GFI Anti-Spam I want this newsletter. 5. Contrôler si l email contient seulement des images à distance: Pour éviter les filtres de mots clés, les spammeurs envoient maintenant des courriers d image seulement. GFI MailEssentials peut marquer les courriers qui ont seulement des images et une quantité minimale de texte comme spam. Capture d écran 36 Contrôle d en-tête, suite 6. Verify if sender domain is valid - Cette fonction va effectuer une vérification DNS du domaine spécifié dans le champ MIME du destinataire et contrôler que le domaine est valide. Si le domaine n est pas valide, c est un indice pour identifier du courrier spam. Remarque : Cette fonction requiert que le serveur DNS soit correctement configuré. Si le serveur DNS n est pas correctement configuré (et nous avons pu fréquemment le remarquer), il y aura un délai et le courrier sera traité lentement, en plus beaucoup d emails valides seront marqués comme spams. 7. Vérifiez si les emails contiennent plus de chiffres X dans le champ MIME from S il y a plus de 3 chiffres dans le champ MIME from, l expéditeur est la plupart du temps un spammeur. La raison de ceci est que les spammeurs utilisent souvent des outils de création automatique de répondre-à : adresses sur Hotmail et d autres services gratuits d email. Fréquemment ils emploient 3 nombres ou plus dans le nom pour s assurer que le répondre-à: soit unique. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration anti spam 47

8. Vérifier si l objet de l email contient la première partie de l adresse électronique du destinataire Afin de personnaliser le spam, les spammeurs incluent fréquemment la première partie de l adresse électronique du destinataire dans l objet. Ils utilisent cette particularité avec des adresses génériques comme sales@company.com. Soyez vigilants. Un client qui répond à une réponse automatique avec un objet tel que votre mail à notre service commercial serait alors qualifié de spam. Pour éviter ceci, vous pouvez indiquer les adresses email pour lesquelles ce contrôle ne devrait pas être réalisé, en utilisant le bouton Except. Capture d écran 37 omettre une adresse email 9. Voir si le message contient des adresses IP encodées cette vérification recherche un URL avec des encodages hex/octaux (http://0072389472/hello.com) ou avec une combinaison de nom d utilisateur/mot de passe(e.g. www.citibank.com@scammer.com). Ces tours sont souvent utilisés par les spammeurs ainsi que par les pirates informatique. Exemples qui seraient marqués comme spam : http://12312 www.microsoft.com:hello%01@123123 48 Configuration anti spam GFI MailEssentials 10 Manual

Détection de la langue Capture d écran 38 Détection de la langue L onglet langages dans la boîte de dialogue des propriétés du contrôle d en-tête contient les options de détection de langue. Beaucoup de ces courriers indésirables ne sont même pas dans votre langue, ce qui signifie que vous pouvez très simplement réduire le spam en bloquant le courrier écrit en chinois ou en vietnamien, par exemple. En utilisant l onglet des langues, vous pouvez bloquer le courrier en utilisant certains jeux de caractères. (GFI MailEssentials ne peut pas distinguer l italien du français par exemple parce qu ils utilisent le même jeu de caractères). GFI MailEssentials peut seulement détecter des langues écrites dans différents jeux de caractères. Actions Après avoir configuré le filtre de contrôle d en-tête, vous pouvez configurer ce que vous souhaitez faire avec le courrier marqué comme spam. Veuillez consulter le paragraphe Actions pour plus d informations sur l onglet d actions. Vérification de mots clef La configuration de l identification du spam se fait depuis le nœud Anti Spam > Keyword Checking. Cliquez sur ce nœud pour ouvrir la boîte de dialogue des propriétés. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration anti spam 49

Capture d écran 39 Propriétés de vérification Anti-spam par mot clef 1. Activez 'Scan e-mail body'. Maintenant vous pouvez entrer les mots-clés et les conditions qui identifient le spam. Choisissez soit 'Add Condition' pour entrer une condition qui emploie les connecteurs logiques ou bien choisissez 'Add Keyword' pour entrer un mot clé simple ou une expression. Capture d écran 40 Ajout d une condition Ajouter des conditions Les conditions sont des combinaisons de mots clés utilisant les coordinateurs : si, et, et pas, ou, ou pas (if, and, and not, or, or not). En employant des conditions, vous pouvez préciser les combinaisons des mots qui doivent apparaître dans le courrier électronique. Par exemple une condition "si mot1 ET mot2" vérifie pour mot1 et mot2. 50 Configuration anti spam GFI MailEssentials 10 Manual

Les deux mots doivent apparaître dans le courrier pour activer la règle. Pour ajouter une condition, choisissez 'Add Condition'. Capture d écran 41 Ajout d un mot clé ou d une expression Ajout de mots clés Si vous voulez seulement vérifier des mots seuls ou des expressions, vous ne devez pas créer de condition. Dans ce cas il vous suffit d ajouter un mot clé. Sélectionnez alors 'Add Keyword'. Si vous entrez plusieurs mots, GFI MailEssentials cherchera cette expression. Par exemple si vous entrez Basketball sports, GFI MailEssentials scannera les emails à la recherche de l expression Basketball sports. Seule cette expression exacte active la règle, et non le mot basketball OU le mot sport isolés. Correspondance aux mots entiers uniquement ( Match whole words only ): Activer cette option vous assure que GFI MailEssentials ne bloquera que des courriers où le mot que vous précisez, est un mot entier. Par exemple, si vous spécifiez le mot sport, un email avec le mot sport sera bloqué, mais pas un email avec le mot Allsports. Objet 2. Pour scanner le contenu de l objet, activez Scan e-mail subject. Ainsi vous pouvez préciser les mots que vous souhaitez contrôler dans l objet du message. Vous pouvez préciser des mots clés et des conditions. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration anti spam 51

Capture d écran 42 - Contrôle des mots clés sous l onglet objet Actions Après avoir configuré le filtre de contrôle de mots clés, vous pouvez configurer ce que vous souhaitez faire avec le courrier marqué comme spam. Veuillez consulter le paragraphe Actions pour plus d informations sur l onglet d actions. Sender Policy Framework (SPF) GFI MailEssentials supports le Sender Policy Framework (SPF). Le Sender Policy Framework vous permet de vérifier si un email particulier provient d un expéditeur forgé ou non. La plupart des spammeurs aujourd hui utilisent des adresses email forgées. SFP est un effort communautaire qui gagne rapidement du terrain. SFP requière que l entreprise de l expéditeur ait publié son serveur de messagerie dans un enregistrement SPF. Par exemple, si un email est envoyé à partir de xyz@societeabc.com alors societeabc.com doit publier un enregistrement SPF afin que SPF puisse déterminer si le message était réellement envoyé à partir du réseau societeabc.comou si il a été forgé. Si un enregistrement SPF n est pas publié pat societeabc.com, le résultat SPF sera inconnu. Comment SPF fonctionne-t-il? Les domaines utilisent des enregistrements publics (DNS) pour diriger les requêtes pour différents services (web, email, etc.) vers les machines qui offrent ces services. Tout domaine publie déjà un enregistrement email (MX) pour indiquer au monde quelles machines reçoivent les emails pour ce domaine. 52 Configuration anti spam GFI MailEssentials 10 Manual

SPF fonctionne par domaine publiant un enregistrement texte dans le DNS de ces domaines afin d indiquer au monde quelles machines envoient le message à partir du domaine. Quand vous recevez un message à partir d un domaine, GFI MailEssentials peut vérifier ces enregistrements afin de s assurer que les messages proviennent de là où ils sont supposés provenir. GFI MailEssentials ne vous oblige pas à publier un enregistrement SPF. Si vous désirez effectuer ceci, vous pouvez utiliser l assistant SPF sur : http://spf.pobox.com/wizard.html Un exemple Supposons qu un spammeur forge societeabc.com et essaye de vous envoyer un spam. Il se connecte à partir d un endroit autre que SociétéABC. Une fois le message envoyé, vous voyez MAIL FROM: <adresse_forgee@societeabc.com>, mais vous n êtes pas obligé de le croire. Vous pouvez demander à SociétéABC si l adresse IP proviens de leur réseau. Dans cet exemple, SociétéABC publie un enregistrement SPF. Cet enregistrement indique à GFI MailEssentials comment déterminer si la machine expéditrice est autorisée à envoyer des emails au nom de SociétéABC. Si SociétéABC indique qu ils reconnaissent la machine expéditrice, celui-ci passe, et vous pouvez penser que l expéditeur est qui il indique être. Si le message ne passe pas les tests SPF, c est un message forgé. C est de cette manière que vous pouvez penser qu il s agit vraisemblablement d un spammeur. Pour plus d informations sur SPF et comment il fonctionne, veuillez visiter le site Internet du Sender Policy Framework sur http://spf.pobox.com. SPF sur une machine en passerelle Pour que le SPF fonctionne correctement, cet ordinateur doit recevoir des emails directement à partir d Internet. Si les messages entrant sont relayés par un autre serveur, alors les vérifications SPF vont échouer. Si vous n êtes pas sûr si un message arrive à votre serveur par un relais, indiquer le niveau de réaction à bas et configurez l action pour mettre une balise au message (TAG) plutôt que de le bloquer. Veuillez consulter cet article de base de donnée de connaissance pour plus d informations : http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=kbid002159. Configuration de la fonctionnalité SPF La configuration de SPF est effectuée par le nœud Anti Spam -> Sender Policy Framework. Cliquez droit sur le noeud pour afficher les propriétés de SPF. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration anti spam 53

Niveau de blocage SPF Capture d écran 43 Configuration du niveau de blocage SPF Le niveau de rejet vous permet de paramétrer la sensibilité du test SPF. Vous pouvez choisir parmi 4 niveaux : Jamais : Ne jamais rejeter aucun message. Avec cette option selectionnée, aucun test SFP n est effectué sur les messages entrants. Faible : Bloquer seulement les messages dont la provenance a été déterminée comme erronée (Echec SPF). Cette option traitera tout message avec un expéditeur forgé comme du spam. Moyen : Bloque les messages qui pourraient provenir d un expéditeur forgé. Cette option traitera tout message avec un expéditeur qui apparaît forgé comme du spam. Cette option est l option par défaut, et le paramètre recommandé. Fort : Bloque tout message qui n est pas prouvé de provenir de l expéditeur. Cette option traitera tout message comme du spam, à moins que leur provenance soit garantie de ne pas être forgée. Puisque la majorité des serveurs de messagerie n ont pas encore d enregistrement SPF, cette option n est pas recommandée. 54 Configuration anti spam GFI MailEssentials 10 Manual

Configuration des Exceptions Capture d écran 44 Configuration des exceptions SPF Cette page vous permet de configurer les adresses IP et les destinataires qui doivent être exclus des vérifications SPF. Liste d exception d IP : Les adresses IP dans cette liste passeront automatiquement les vérifications SPF. Cliquez sur Add pour ajouter une nouvelle adresse IP. Pour retirer une adresse IP, selectionnez la de la liste et cliquez sur Remove. Pour désactiver la liste d exception par IP, décochez la boîte IP Exception list. Liste d exception de destinataires : Cette option permet à certains destinataires de toujours recevoir leurs emails, même si le message doit être rejeté. Un destinataire peut être entré de l un ou l autre de ces trois méthodes : Partie locale «abuse» (se trouve dans «abuse@abc.com, «abuse@xyz.com», etc ) Domaine @abc.com (se trouve dans «john@abc.com», «jill@abc.com» etc...com', "is méthodes:a bo'e IP. ions SPF.n'eur forgé uer le niveau de réaction si le message était rééllement envoyé dep, etc ) Complet joe@abc.com (se trouve uniquement dans «joe@abc.com») Pour désactiver la liste d exception par destinataire, décochez la boîte Recipient Exception list. Liste blanche globale Trusted Forwarder : La liste blanche globale Truste Forwarder (www.trusted-forwarder.org) offre une liste blanche GFI MailEssentials 10 Manual Configuration anti spam 55

globale pour les utilisateurs SPF. Il offre une méthode de permettre aux messages légitimes qui passent par des relais de messagerie connus et de confiance car les relayeurs n utilisent aucune forme de réécriture de l enveloppe. Par défaut, ce paramètre est activé. Il est recommandé de toujours laisser cette option active. Actions Après avoir configuré la fonction SPF, vous pouvez configurer ce que vous souhaitez faire avec le courrier marqué comme Spam. Veuillez consulter le paragraphe Actions pour plus d informations sur l onglet d actions. Actions globales d Anti Spam Cette section s applique seulement aux utilisateurs qui ont installé GFI MailEssentials sur la machine d Exchange 2000/2003 et qui utilisent la fonction Forward to user s spam folder, transférer au dossier spam de l utilisateur. Si vous n avez pas installé sur la machine Exchange 2000/2003, les actions globales anti-spam n apparaîtront pas. Beaucoup de spam est envoyé à des adresses email qui n existent plus sur votre serveur. Par conséquent, une fois que vous commencez à trier le courrier marqué comme spam des dossiers email indésirable de l utilisateur, vous arriverez à un pourcentage relativement important de courrier ne pouvant pas être trié dans la boîte aux lettres de certaines personnes. D une façon générale, vous voudrez simplement supprimer ces courriers. Cependant, à des fins de dépannage ou d évaluation, vous pourriez vouloir déplacer ces courriers vers un dossier ou bien les transférer à une adresse email en particulier. Ceci peut être fait depuis l onglet d actions globales dans les propriétés d Anti-spam. Pour configurer les actions globales: 1. Cliquez-droit sur le nœud Anti-spam et choisissez les propriétés. 56 Configuration anti spam GFI MailEssentials 10 Manual

Capture d écran 43 Actions globales 2. Choisissez maintenant si: Supprimer le courrier Le transférer à une adresse email Le déplacer vers un dossier précis. De plus, en utilisant la fonction 'Log occurrence to this file', vous pouvez enregistrer la fréquence du courrier spam vers un fichier journal de votre choix. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration anti spam 57

Gestion de spam à partir du point de vue de l utilisateur Introduction Ce chapitre décrit comment les utilisateurs peuvent gérer le spam. Tout d abord, il faut dire que GFI MailEssentials a été conçu de façon à réduire la gestion de spam de l utilisateur. Il est inutile de baliser le courrier comme spam si l utilisateur doit passer beaucoup de temps à le gérer. Ceci dit, il y a des actions valides qu un utilisateur peut effectuer afin d augmenter l efficacité de GFI MailEssentials. Elles sont : 1. Faire l apprentissage du filtre Bayésien avec des emails valides, balisés à tort comme spam par GFI MailEssentials. 2. habituer le filtre Bayésien au spam, marqué à tort comme email valide. 3. ajouter des expéditeurs de courrier et de lettres de nouvelles à la liste blanche. En plus, les utilisateurs auront tendance à blâmer le produit anti-spam s ils ne reçoivent pas certains messages. Donc, particulièrement après le déploiement de GFI MailEssentials, il est utile pour les administrateurs de laisser le contrôle aux utilisateurs et de leur permettre de voir ce qui a été marqué comme spam. Révision du courrier spam Nous recommandons configurer GFI MailEssentials en transférant les messages marqués comme spam par les filtrages Bayésiens, de mots clefs et d en-tête vers un sous dossier séparé dans la boîte aux lettres de l utilisateur. GFI MailEssentials 10 Manual Gestion de spam à partir du point de vue de l utilisateur 59

Capture d écran 44 Le spam est trié vers un sous dossier Ainsi, les utilisateurs pourront régulièrement vérifier le spam et identifier le courrier qui pourrait avoir été à tort considéré comme spam. L usage de sous dossiers séparés pour chaque filtre permet à l utilisateur de comprendre immédiatement quel filtre anti-spam a marqué le message comme spam. Pour plus d informations sur cette configuration, référez-vous au chapitre de configuration anti-spam. Ajouter des expéditeurs à la liste blanche Capture d écran 45 Mettre un email en liste blanche Si un utilisateur veut ajouter une adresse email précise à la liste blanche de la compagnie, tout ce qu il doit faire est de déplacer l email vers le dossier public «Add to the white list», situé sous les dossiers publics GFI AntiSpam. GFI MailEssentials récupère le message et ajoute l adresse email MIME FROM à la liste blanche (l email entier et NON le domaine) De même pour les lettres de nouvelles que vous désirez recevoir, amenez-les simplement dans le dossier Add to white list. Remarque : Lorsque vous déplacez un message, par défaut, Outlook le déplacera. Pour conserver une copie du message, pressez sur la touche CTRL, qui le copiera plutôt que de le déplacer. 60 Gestion de spam à partir du point de vue de l utilisateur GFI MailEssentials 10 Manual

Ajouter des expéditeurs à la liste noire Pour ajouter des expéditeurs de spam à la liste noire de la compagnie, déplacez le message vers le dossier public «Add to blacklist», situé sous les dossiers publics de GFI AntiSpam. GFI MailEssentials récupère le message et ajoute l adresse email MIME FROM à la liste noire (l email entier et NON le domaine). Ajouter des listes de discussions à la liste blanche Souvent, des listes de discussions (PAS des lettres de nouvelles) sont envoyées sans inclure l adresse email de l expéditeur dans MIME TO et sont donc marquées comme spam. Si vous voulez recevoir ces listes de discussions, vous devez inclure les adresses email de ces expéditeurs valides dans la liste blanche. Pour ajouter les lettres de nouvelles à la liste blanche de la compagnie, déplacez la liste de discussions vers le dossier Public «I want this discussion list», situé sous les dossiers publics de GFI AntiSpam. GFI MailEssentials récupère le message et ajoute l adresse email MIME TO, CC et BCC à la liste blanche (l email entier et NON le domaine). Ajouter un spam à la base de données SPAM Lorsqu un spam arrive dans la boîte aux lettres de l utilisateur, et qui n a pas été marqué comme spam, les utilisateurs en doivent avertir GFI MailEssentials. Amener le message au dossier Public This is spam email, aidera GFI MailEssentials à récupérer le message et à l ajouter à la base de données SPAM. Cela améliore les performances du filtre Bayésien. Ajouter HAM à la base de données ham Si, lors de la révision du courrier spam un utilisateur trouve un message valide, il doit l ajouter à la base de données ham. Pour cela il doit simplement le déplacer vers le dossier Public «This is legitimate email». Grâce à cela, GFI MailEssentials retrouve le message et l ajoute à la base de données HAM, affine le paramétrage du filtre Bayésien et évite qu il soit marqué comme spam. Sécurisation de l accès aux dossiers publics Si vous ne voulez pas que des utilisateurs au sein de votre compagnie ajoute des emails aux bases de données ham, spam ou aux listes blanches, il vous faut alors simplement limiter l accès au dossier public du serveur Exchange. GFI MailEssentials 10 Manual Gestion de spam à partir du point de vue de l utilisateur 61

Configuration du scan du dossier Public par IMAP ou MAPI Capture d écran 46 configuration du scan du dossier Public Pour utiliser le scan du dossier public vous devez configurer GFI MailEssentials au scan de dossiers publics. Pour cela : 1. Dans le panneau de configuration de GFI MailEssentials, cliquez droit sur le nœud anti-spam et sélectionnez properties. 2. Cochez l option Enable folder scanning. 3. Maintenant, choisissez la façon dont GFI MailEssentials récupère les messages des dossiers publics : Par MAPI (GFI MailEssentials doit être installé sur la machine Serveur Exchange) Par IMAP (le service Ms Exchange IMAP doit être en exécution) IMAP vous permet de scanner les dossiers publics à distance et fonctionne à travers les pare-feu. Il peut aussi être utile avec d autres serveurs de messagerie qui supportent IMAP. 4. Si vous optez pour IMAP, vous devez préciser le nom du serveur de messagerie, du port (par défaut, le port IMAP est 143) ainsi que le nom du compte et le mot de passe. Vous pouvez aussi utiliser une connexion sécurisée. 5. Cliquez Test. Si tout s est bien passé, le dossier public sera créé automatiquement. Si rien n apparaît, veuillez vérifier les coordonnées et recommencez le Test. Création d un compte dédié au démarrage via IMAP Si GFI MailEssentials est installé dans une DMZ, il est recommandé pour des raisons de sécurité de créer un compte d utilisateur dédié à 62 Gestion de spam à partir du point de vue de l utilisateur GFI MailEssentials 10 Manual

la récupération de courrier des dossiers publics. Cet utilisateur aura seulement accès aux dossiers GFI Anti Spam. Pour ce faire sur Exchange 2003 : 1. Avant de commencer à créer l utilisateur, utilisez les coordonnées administratives et cliquez Test pour vous assurer que IMAP fonctionne normalement et que les dossiers publics ont été créés 2. Créez un nouvel utilisateur. Cet utilisateur peut avoir des droits limités 3. Ouvrez le gestionnaire Exchange System et allez dans Administrative groups > Folders > Public Folders. Cliquez-droit sur les dossiers publics de GFI AntiSpam pour visualiser ses propriétés 4. Allez à l onglet des autorisations et cliquez sur autorisations client 5. Cliquez Add et choisissez l utilisateur que vous avez créé à la 2em étape et cliquez sur OK Capture d écran 47 Paramétrage du rôle de l utilisateur 6. Cliquez sur l utilisateur que vous venez d ajouter à la liste des permissions client et paramétrez ses fonctions en tant que propriétaire. Assurez-vous que toutes les cases soient actives et que les boutons radio soient réglés sur All 7. Cliquez OK deux fois pour retourner au gestionnaire d Exchange System 8. Maintenant, cliquez droit sur GFI AntiSpam Folders, sélectionnez All tasks > Propagate settings. Activez le Folder rights et cliquez sur OK 9. Maintenant, entrez les noms de l utilisateur que vous avez créé dans le panneau de configuration de GFI MailEssentials et cliquez test pour vous assurer du bon paramétrage des autorisations. GFI MailEssentials 10 Manual Gestion de spam à partir du point de vue de l utilisateur 63

Configuration des dossiers GFI AntiSpam de façon à ce que les postes soient cachés Si voulu, il est possible de cacher les courriers que les utilisateurs écrivent des autres utilisateurs en configurant le serveur Exchange de façon à ce qu il les cache. 1. Ouvrez le gestionnaire Exchange System et allez dans Administrative groups > Folders > Public Folders. Cliquez-droit sur les dossiers publics de GFI AntiSpam pour visualiser ses propriétés 2. Allez à l onglet des autorisations et cliquez sur autorisations client 3. Cliquez sur Add et choisissez l utilisateur/groupe dont vous voulez cacher votre courrier et cliquez sur OK 4. Cliquez sur l utilisateur/groupe que vous venez d ajouter à la liste des autorisations client et paramétrez ses fonctions en tant que collaborateur. Assurez-vous que seule Create items soit active et que les boutons radio soient sur none 5. Cliquez OK deux fois pour retourner au gestionnaire d Exchange System 6. Maintenant, cliquez droit sur GFI AntiSpam Folders, sélectionnez All tasks > Propagate settings. Activez le Folder rights et cliquez sur OK. Remarque : Les utilisateurs ne pourront envoyer du courrier qu aux dossiers GFI AntiSpam. Ils ne pourront pas visualiser d autres messages, même pas ceux qu ils envoient. 64 Gestion de spam à partir du point de vue de l utilisateur GFI MailEssentials 10 Manual

Configuration des disclaimers Introduction aux disclaimers Qu est ce qu un disclaimer d e-mail? Les disclaimers sont des textes standards ajoutés en haut ou en bas de chaque message sortant. Ils peuvent être à vocation légale et/ou commerciale. Raisons légales d ajouter un disclaimer Les disclaimers d email aident les sociétés à se protéger des menaces légales potentielles résultant du contenu d un courrier électronique. Ajouter un disclaimer standard à chaque email peut essentiellement vous aider dans le cas où vous seriez poursuivi en justice (pour le contenu d un email). Raisons commerciales d ajouter un disclaimer Vous pouvez également utiliser un disclaimer pour décrire vos produits ou services. Notez que les disclaimers ne sont ajoutés qu aux mails sortants. Configuration des disclaimers Pour ajouter un disclaimer à vos emails sortants, aller sur le nœud disclaimer dans la configuration de GFI MailEssentials. Vous pouvez ajouter différents disclaimers pour différents domaines et utilisateurs. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration des disclaimers 65

Capture d écran 48 Ajouter un disclaimer Pour ajouter un disclaimer : 1. Sélectionner le nœud Email management > Disclaimer dans le panneau de configuration de GFI MailEssentials. Cliquez-droit et choisissez New > Disclaimer. Capture d écran 49 - Sélection d un disclaimer par domaine ou par utilisateur 2. Maintenant vous pouvez précisez si vous voulez ajouter un disclaimer selon l utilisateur ou le domaine. Si vous choisissez le domaine, vous pouvez choisir le domaine approprié à partir d une liste de domaines configurés. Un disclaimer sera ajouté à tous les emails envoyés A PARTIR de ce domaine. Si vous choisissez l utilisateur, vous pouvez préciser un utilisateur ou un groupe d utilisateurs et le disclaimer sera ajouté SEULEMENT aux courriers envoyés PAR cet utilisateur ou groupe d utilisateurs. 66 Configuration des disclaimers GFI MailEssentials 10 Manual

Capture d écran 50 - Sélection de l utilisateur ou du groupe, auquel le disclaimer s appliquera 3. Si vous avez choisi un disclaimer basé sur utilisateur, vous devez préciser l utilisateur. Si vous avez installé GFI MailEssentials en mode Active directory, vous pourrez choisir les utilisateurs ou les groupes d utilisateurs directement dans la liste Active Directory. Si vous n avez pas installé GFI MailEssentials en mode Active Directory, vous devez préciser l email SMTP de l utilisateur. Capture d écran 51 - Ajouter un disclaimer à un domaine 4. Si vous choisissez un disclaimer de domaines, vous devez préciser le domaine. Notez que le disclaimer ne sera ajouté que si le domaine précisé est apparent dans l adresse de l émetteur! Si vous utilisez des adresses électroniques multiples avec des domaines différents, ajoutez le disclaimer à chaque domaine utilisé. 5. Le nouveau disclaimer sera ajouté dans le panneau de droite. Vous pouvez maintenant double-cliquer sur un disclaimer pour afficher ses propriétés. 6. Vous pouvez préciser à quel endroit doit venir s insérer le disclaimer dans votre message : en haut ou en bas. Vous pouvez également changer le courrier auquel le disclaimer est ajouté, en cliquant sur le bouton Select, sélectionner, et en choisissant l utilisateur/groupe ou le domaine. 7. Vous pouvez maintenant créer votre disclaimer. Vous avez la possibilité de créer un disclaimer au format texte et un autre au format HTML. Pour éditer un disclaimer au format HTML, cliquez sur Edit HTML, l éditeur HTML apparaît. Saisissez maintenant votre disclaimer. Vous pouvez insérer des variables en utilisant le menu d insertion Insert. Vous pouvez formater le texte et les variables en utilisant le menu de formatage. Les variables sont des champs, qui seront remplacés par le vrai nom de destinataire ou d expéditeur dans l e-mail. Vous pouvez inclure les champs suivants dans le texte du GFI MailEssentials 10 Manual Configuration des disclaimers 67

disclaimer: [recipient display name], [recipient email address], [date], [sender display name] et [sender email address]. Une fois prêt, cliquez sur Close pour terminer. Ceci ajoutera le disclaimer à la boîte de dialogue des propriétés du disclaimer. Capture d écran 52 Editeur de disclaimer 8. Vous pouvez inclure une version texte de votre disclaimer (pour les emails texte uniquement) directement depuis la boîte de dialogue des propriétés des disclaimers. Insérez simplement le texte dans le champ d édition du disclaimer. Vous pouvez également insérer des variables préétablies depuis l option «Variable». Capture d écran 53 inclure des variables dans votre disclaimer 9. Si vous le souhaitez vous pouvez importer ou exporter un disclaimer en utilisant les boutons Import et Export. 10. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue. Remarque : Les variables relatives au nom du destinataire et à l adresse email du destinataire seront remplacées seulement si le courrier est envoyé à un unique destinataire. Si le message est envoyé à des destinataires multiples, la variable sera alors remplacée par recipients. 68 Configuration des disclaimers GFI MailEssentials 10 Manual

Configuration des réponses automatiques Introduction aux réponses automatiques La fonction de réponses automatiques vous permet d envoyer des réponses automatiques à certains messages entrants. Vous pouvez préciser une réponse automatique différente selon l adresse électronique ou l objet. Vous pouvez utiliser ces variables dans les réponses automatiques pour personnaliser vos emails. Configuration des réponses automatiques Capture d écran 54 Propriétés des réponses automatiques Pour créer une réponse automatique : 1. Sélectionner le nœud Email management > Auto replies dans le panneau de configuration de GFI MailEssentials. Cliquez droit, et sélectionner New > Auto reply. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration des réponses automatiques 69

Capture d écran 55 Création d une nouvelle réponse automatique 2. Entrez l adresse email pour laquelle vous souhaitez créer une réponse automatique. Cette réponse automatique sera envoyée pour tout mail entrant destiné à cette adresse, par exemple sales@company.com. Cliquez OK. Les options de réponses automatiques apparaîtront. 3. En haut de la fenêtre de dialogue, vous pouvez également préciser l objet que le mail doit contenir pour déclencher la réponse automatique. Ceci est facultatif. Pour activer cette option préciser un objet dans le champ And subject contains. 4. Maintenant vous devez préciser le texte de votre réponse automatique. Entrez le texte que vous souhaitez envoyer. Pour importer un fichier texte, cliquez Import. Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe, cliquez sur Add et choisissez le fichier que vous souhaitez envoyer. 5. Vous pouvez personnaliser la réponse automatique en y ajoutant des variables. Pour ce faire, cliquez sur 'Variable'. Les champs suivants sont disponibles : Capture d écran 56 Boîte de dialogue des variables Date Field: insertion de la date à laquelle le message a été envoyé. From Email Field: insertion de l adresse électronique de l expéditeur. From Name Field: insertion du nom de l expéditeur. Subject Field: insertion de l objet de l e-mail. To Email Field: insertion de l adresse du destinataire. To Name Field: insertion du nom du destinataire. Tracking Number: assigne au message un numéro de suivi. 70 Configuration des réponses automatiques GFI MailEssentials 10 Manual

Sélectionnez les variables que vous souhaitez insérer et cliquez OK. 6. Quand vous avez préparé la réponse automatique, cliquez sur OK pour l activer. Autres options: Generate Tracking Number in subject: Activez cette option si vous souhaitez que la réponse automatique assigne un numéro de suivi dans l objet. Ce numéro de suivi peut être utilisé comme référence par le destinataire et par votre entreprise. Le numéro de suivi sera ajouté à la réponse automatique et aussi à l objet du mail d origine. Ainsi si vous déplacez le mail dans un dossier public, vous pouvez aisément rechercher un client par le numéro de suivi attribué. Include email sent: Activez cette option si vous souhaitez que la réponse automatique inclue le texte du message envoyé. Auto reply from: Vous pouvez préciser une adresse d origine dans votre réponse automatique. Auto reply subject: Vous pouvez préciser un objet dans votre réponse automatique. Remarque : Lorsque vous créez une réponse automatique, assurezvous que le corps du texte ne dépasse pas 30-40 caractères par ligne. Vous pouvez également créer un texte sans retour à la ligne. En effet certains serveurs de messagerie tronquent la ligne à 30-40 caractères. Si votre texte est plus long et contient un retour à la ligne, votre message sera tronqué de la sorte : Exemple : Ceci est une longue ligne de texte avec un retour à la ligne à la fin. Cela semble très bien dans mon éditeur Ceci est la ligne suivante Pourraient ressembler à cela: Ceci est une longue ligne de texte avec un retour à la ligne à la fin. Cela semble très bien dans mon éditeur Ceci est la ligne suivante Ainsi, beaucoup de Newsletters que vous recevez sont formatés pour éviter cela. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration des réponses automatiques 71

Configuration du Mail Monitoring Introduction au Mail monitoring Capture d écran 57 Surveillance particulière d adresses email La fonctionnalité Mail Monitoring vous offre la possibilité de transmettre une copie des emails envoyés ou reçus depuis une adresse email LOCALE spécifique vers une autre adresse email. Ceci vous permet ainsi de conserver dans un dépôt centralisé les correspondances email d une personne ou d un département en particulier. Puisque vous pouvez configurer le courrier à copier vers une adresse email, tous les emails peuvent être stockés dans un dépôt Exchange ou d Outlook, de manière à ce que vous puissiez facilement les rechercher. La fonctionnalité Mail monitoring peut donc être utilisée comme remplacement à l archivage du courrier. Configuration de Mail monitoring Mail monitoring se configure depuis le nœud du même nom dans le panneau de configuration de GFI MailEssentials. Pour suivre un domaine ou une adresse email en particulier: 1. Sélectionnez le nœud de Mail monitoring dans la configuration de GFI MailEssentials. Cliquez-droit et sélectionnez New > Inbound mail GFI MailEssentials 10 Manual Configuration du Mail Monitoring 73

monitoring rule or New > Outbound mail monitoring rule, selon que vous souhaitiez contrôler le courrier entrant ou sortant. 2. On vous demandera l'adresse électronique/boîte aux lettres vers laquelle vous voulez copier le courrier. Vous pouvez préciser l adresse email d un responsable ou une adresse email associée à un dossier public par exemple. Cliquez OK. Les propriétés de règles de monitoring apparaîtront. Capture d écran 58 Configuration du mail monitoring 3. précisez maintenant la correspondance que vous voulez contrôler en cliquant respectivement sur les boutons expéditeur et destinataire. Cliquez sur Ajouter pour ajouter le filtre de contrôle de courrier. Vous pouvez déterminer plusieurs filtres. Vous pouvez spécifier, à la fois l expéditeur et le destinataire d un email, ce qui signifie que vous pouvez contrôler les règles d une personne à une autre. Vous pouvez contrôler le courrier d une personne ou une société entière (domaine), ou contrôler tout le courrier d un utilisateur particulier. Pour contrôler: Tous les mails envoyés par un utilisateur en particulier: Créez une règle sortante, spécifiez l expéditeur de l email ou sélectionnez l utilisateur (si vous utilisez Active Directory) dans le champ expéditeur et précisez all mail (*@*) dans le champ destinataire. Tous les mails envoyés à un utilisateur en particulier: Créez une règle entrante, précisez le destinataire de l email ou sélectionnez l utilisateur (si vous utilisez Active Directory) dans le champ destinataire et précisez all mail (*@*) dans le champ expéditeur. Mails envoyés par un utilisateur en particulier vers un destinataire extérieur: Créez une règle sortante, précisez l expéditeur de l email ou sélectionnez l utilisateur (si vous utilisez Active Directory) dans le champ expéditeur. Ensuite entrez un destinataire extérieur dans le champ destinataire. 74 Configuration du Mail Monitoring GFI MailEssentials 10 Manual

Mails reçus par un utilisateur en particulier d un destinataire extérieur: Créez une règle entrante, précisez l expéditeur externe de l email dans le champ expéditeur. Ensuite entrez le nom d utilisateur ou son adresse mail dans le champ destinataire. Mails envoyés par un utilisateur en particulier vers une société ou un domaine: Créez une règle sortante, précisez l expéditeur de l email ou sélectionnez l utilisateur (si vous utilisez Active Directory) dans le champ expéditeur. Ensuite, précisez le domaine de l entreprise dans le champ destinataire. Pour ce faire sélectionnez domain et cliquez sur le bouton destinataire. Mails reçus par un utilisateur en particulier par une société ou un domaine: Créez une règle entrante, précisez le domaine de la compagnie dans le champ expéditeur. Pour ce faire sélectionnez domaine et cliquez sur le bouton expéditeur. Ensuite entrez le nom d utilisateur ou son adresse mail dans le champ destinataire. Exceptions Vous pouvez configurer des exceptions à la règle depuis l onglet exceptions. Ici vous pouvez exclure des courriers envoyés ou reçus par le PDG par exemple. Capture d écran 59 Création d une exception Notez que les exceptions sont appliquées à tous. Par exemple tous les expéditeurs inscrits dans la liste d'exception expéditeur et tous les destinataires inscrits dans la liste destinataire ne seront PAS contrôlés. Activer/Désactiver Mail monitoring Vous pouvez activer/désactiver temporairement toutes les règles de mail monitoring en désactivant le mail monitoring entrant/sortant. Ceci GFI MailEssentials 10 Manual Configuration du Mail Monitoring 75

peut être fait depuis la boîte de dialogue des propriétés de Mail monitoring, qui s ouvre en cliquant droit sur le nœud mail monitoring. Capture d écran 60 Activer ou désactiver mail monitoring Vous pouvez activer/désactiver temporairement une règle individuelle de mail monitoring, en cliquant droit sur la règle et en sélectionnant désactiver. 76 Configuration du Mail Monitoring GFI MailEssentials 10 Manual

Configuration du serveur de listes Introduction aux serveurs de listes Création d une liste Les serveurs de listes vous permettent de créer deux types de listes de distributions : 1. une liste d inscription aux lettres de nouvelles ce type de liste peut être utilisé pour des lettres de nouvelles d une compagnie ou d un produit L avantage principal par rapport à un logiciel de messagerie normal, est que la création d une liste permet aux utilisateurs de s inscrire ou de se désinscrire de la liste. 2. une liste de discussions ce type de liste permet à un groupe de personnes de discuter par email, chaque membre de la liste recevant le message qu un utilisateur a envoyé. Généralement, un serveur de liste est très onéreux. Il faut en plus de ça que vous exécutiez le serveur de liste sur une machine autre que le serveur Exchange car le port 25 est déjà pris par Exchange. GFI MailEssentials a maintenant des possibilités de serveur de listes aux utilisateurs d Exchange, à moindre prix et sans avoir besoin de dédier une autre machine à cet effet. Besoins du serveur de listes La fonction serveur de listes requiert l installation de Microsoft Message Queuing Services. Ce système évolutif, développé par Microsoft, permet un traitement des événements volumineux. GFI MailEssentials 10 fait usage de ce service. Il est compris dans toutes les versions Windows 2000/2003 et XP, bien qu il ne soit pas toujours installé par défaut Pour vérifier s il est installé et si ce n est pas le cas, référez-vous au dernier paragraphe de ce chapitre. Pour créer une liste de lettres de nouvelles : 1. Cliquez-droit sur le nœud email management > list server et sélectionnez New > Newsletter GFI MailEssentials 10 Manual Configuration du serveur de listes 77

Capture d écran 61 Création d une nouvelle liste de lettres de nouvelles 2. La boîte de dialogue générale de listes apparaît. Là, vous pouvez entrer un nom pour la liste, et aussi préciser le domaine de la liste (si vous avez des domaines multiples). Cliquez sur Next pour continuer Capture d écran 62 Précisez la base de données 3. Vous devez préciser le type de base de données. Utilisez Microsoft Access comme base de données pour des petites listes de 5000 membres. 4. Vous pouvez préciser si GFI MailEssentials doit créer une nouvelle base de données ou se connecter à une base préexistante. Cela vous 78 Configuration du serveur de listes GFI MailEssentials 10 Manual

permet d utiliser une base de données clients préexistante pour la liste de lettres de nouvelles. Cliquez sur Next. Capture d écran 63 Entrez les détails de Microsoft Access 5. Si vous avez choisi l option Automatic et sélectionné Microsoft Access comme base de données, vous devez configurer le nom et la location de la base de données. Cliquez sur Finish pour sortir de l assistant. Il confirmera alors la création de la base de données et du tableau. La liste de lettres de nouvelles sera créée dans le panneau de droite et vous pourrez en configurer les options en cliquant droit et en allant aux propriétés. Capture d écran 64 Entrez les détails su serveur SQL GFI MailEssentials 10 Manual Configuration du serveur de listes 79

Si vous avez opté pour Automatic et le serveur Microsoft SQL, vous pouvez configurer le nom du serveur SQL, la base de données et les coordonnées. Cliquez sur Finish pour sortir de l assistant. Il confirmera alors la création du tableau. La liste de lettres de nouvelles sera créée dans le panneau de droite et vous pourrez en configurer les options en cliquant droit et en allant aux propriétés. Capture d écran 65 Précisez le fichier de base de données et le tableau existants de Microsoft Access 6. Si vous avez choisi Existing database et Microsoft Access comme base de données, vous devez entrer le chemin du nom du fichier et celui du tableau qui contient les détails des membres inscrits. Ensuite, vous devez lier le champ EMAIL à un champ de fil de valeur contenant les adresses email. En plus de ça, vous devez lier le champ UNSUBSCRIBE à un champ de valeur de nombre entier (ou To Remove BOULEEN) qui sera utilisé pour vous aider à identifier si un membre est désinscrit de la liste ou non. Ce champ sert à simplement désinscrire un utilisateur de la liste plutôt que de supprimer sa saisie. Si vous sélectionnez Existing database et le serveur Microsoft SQL comme base de données, vous devez entrer les détails du serveur SQL, ainsi que le nom du tableau qui contient les coordonnées des membres désinscrits pour se connecter à la base de données. Ensuite, liez les champs selon les instructions précédents. 80 Configuration du serveur de listes GFI MailEssentials 10 Manual

Capture d écran 66 Précisez le tableau de serveur SQL existant Propriétés des lettres de nouvelles Après la création de la liste de lettres de nouvelles, vous pouvez poursuivre la configuration des propriétés. Pour ce faire, cliquez sur newsletter dans le panneau de droite et Properties. La boîte de dialogue des propriétés des lettres de nouvelles apparaît. Capture d écran 67 Propriétés générales des lettres de nouvelles GFI MailEssentials 10 Manual Configuration du serveur de listes 81

La boîte de dialogue des propriétés générales des lettres de nouvelles vous permet de changer le nom de la liste ainsi que son domaine. En plus, vous pouvez préciser que si le serveur de listes reçoit un rapport de non livraison (NDR), il désinscrit automatiquement l utilisateur. Capture d écran 68 Propriétés de la base de données des lettres de nouvelles Dans l onglet de base de données, vous pouvez modifier les paramètres de la base de données de la liste. 82 Configuration du serveur de listes GFI MailEssentials 10 Manual

Création d un pied de page personnalisé pour la liste Capture d écran 69 Propriétés des pieds de page des lettres de nouvelles L onglet de pied de page vous permet de configurer un texte ou un HTML de pied de page personnalisé. Il sera ajouté à chaque email. Cliquez Edit HTML pour créer un pied de page HTML. Utilisez-le pour communiquer comment les utilisateurs peuvent s inscrire à la liste ou s en désinscrire. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration du serveur de listes 83

Paramètres d autorisations à la liste Capture d écran 70 Paramétrage des autorisations aux lettres de nouvelles L onglet des permissions vous permet de préciser qui peut envoyer un email à la liste. Si la liste n est pas sécurisée, n importe qui pourra envoyer un email à la liste en adressant le message au nom de la liste! Cliquez Add pour préciser quel utilisateur a la permission d envoyer un message à la liste. 84 Configuration du serveur de listes GFI MailEssentials 10 Manual

Ajouter des membres à la liste Capture d écran 71 Entrer les membres inscrits dans la lettre de nouvelles L onglet des membres inscrits vous permet d ajouter/d enlever manuellement des utilisateurs à la liste. Toutefois, nous vous recommandons de laisser tous les utilisateurs s inscrire expressément à la liste. Si vous importez les utilisateurs, et que vous leur en avez demandé la permission, il se peut qu ils se plaignent de spam. Donc, envoyez un email général demandant à ce qu ils s inscrivent à inscriptionlettredenouvelles@votredomaine.com. Exploiter la liste de lettre de nouvelles Envoyer une lettre de nouvelles Envoyer un email à toute la liste est très facile. Les membres qui ont la permission d envoyer un email à la liste (Cela est configuré dans l onglet des permissions dans les propriétés des lettres de nouvelles), envoient simplement leur email à l adresse de la liste de la lettre de nouvelles qui est <nomdelettredenouvelles>@votredomaine.com. S inscrire à la liste Nous vous recommandons de laisser tous les utilisateurs s inscrire expressément à la liste. Si vous les inscrivez sans leur permission, ils se plaindront de spam. Donc, nous vous recommandons d envoyer un email général leur demandant de s inscrire à <nomdelettredenouvelle>@votredomaine.com. Procédé d inscription Pour s inscrire à une lettre de nouvelles, un utilisateur doit envoyer une demande d inscription à <nomdelettredenouvelles>- GFI MailEssentials 10 Manual Configuration du serveur de listes 85

inscrireàvotredomaine.com. Sur réception de la demande, le serveur de listes enverra une confirmation par email à l utilisateur. Après confirmation seulement de son inscription, en répondant par email, l utilisateur pourra-t-il être ajouté en tant que membres. La confirmation par email est nécessaire et ne peut pas être éteinte. Cela vous épargnera beaucoup de plaintes. Désinscription de la liste Pour annuler leur inscription, les utilisateurs doivent simplement envoyer un email à <nomdelettredenouvelles>désinscrire@votredomaine.com. Ajouter un lien à votre site Internet Pour permettre une inscription facile aux utilisateurs à la lettre de nouvelles, ajouter simplement un petit formulaire Internet qui demande l adresse email et le nom et dirige l email sortant vers <nomdelettredenouvelles>-inscription@votredomaine.com. Création d une liste de discussions La création d une liste de discussion est en grande partie identique à celle d une liste de lettre de nouvelles. Pour créer une liste de discussions : 1. Cliquez-droit sur le nœud Email management > list server et sélectionnez New > Discussion list 2. La boîte de dialogue générale de listes apparaît. Là, vous pouvez entrer un nom pour la liste, et aussi préciser le domaine de la liste (si vous avez des domaines multiples). Cliquez sur Next pour continuer Capture d écran 72 Précisez la base de données 86 Configuration du serveur de listes GFI MailEssentials 10 Manual

3. Vous devez préciser le type de base de données. En général, nous recommandons d utiliser le serveur Microsoft SQL si vous avez plus de 5 listes OU si une des listes a plus de 1000 membres. Capture d écran 73 Entrez les détails de Microsoft Access 4. Si vous sélectionnez Microsoft Access, vous pouvez configurer un nom de fichier ainsi qu une location pour la base de données. Cliquez sur Finish pour sortir de l assistant. Il confirmera alors la création de la base de données et du tableau. La liste de discussions sera créée dans le panneau de droite et vous pourrez en configurer les options en cliquant droit et en allant aux propriétés. Capture d écran 74 Entrez les détails su serveur SQL GFI MailEssentials 10 Manual Configuration du serveur de listes 87

Si vous avez opté le serveur Microsoft SQL, vous pouvez configurer le nom du serveur SQL, la base de données et les coordonnées. Cliquez sur Finish pour sortir de l assistant. Il confirmera alors la création du tableau. La liste sera créée dans le panneau de droite et vous pourrez en configurer les options en cliquant droit et en allant aux propriétés. Propriétés de la liste de discussions Après avoir créé la liste de discussion, vous pouvez continuer à configurer ses propriétés en cliquant droit sur la liste et ensuite Properties. La boîte de dialogue des propriétés de la liste de discussions apparaît. Capture d écran 75 Propriétés générales des listes de discussions L onglet général vous permet de changer le nom de la liste ainsi que son domaine. En plus, vous pouvez préciser que si le serveur de listes reçoit un faux rapport (NDR), il désinscrit automatiquement l utilisateur. Dans l onglet de base de données, vous pouvez modifier les paramètres de la base de données de la liste. Création d un pied de page personnalisé pour la liste L onglet de pied de page vous permet de configurer un texte ou un HTML de pied de page personnalisé. Il sera ajouté à chaque email. Cliquez Edit HTML pour créer un pied de page HTML. Utilisez-le pour communiquer comment les utilisateurs peuvent s inscrire à la liste ou s en désinscrire. Ajouter des membres à la liste L ajout d inscriptions à la liste est identique à celui des listes de lettres de nouvelles. L onglet des membres inscrits vous permet d ajouter/d enlever manuellement des utilisateurs à la liste. 88 Configuration du serveur de listes GFI MailEssentials 10 Manual

Import d inscriptions à la liste / Structure de la base de données Lorsque vous créez une liste de lettres de nouvelles OU de discussions, la configuration créera un tableau appelé listname_subscribers dont les champs seront comme suit. Si vous désirez importez des données dans la liste, assurez-vous que la base de données contient les bonnes données et les bons champs. Nom du champ Type Valeur par Balises Description défaut : Ls_id Varchar(100) PK Identité du membre Ls_first Varchar(250) Prénom Ls_last Varchar(250) Nom Ls_email Varchar(250) Email Ls_unsubscribed Int 0 AUCUNE Balise de désinscription ls_company Varchar(250) Nom de la compagnie Tableau 1 Champs automatiquement créés pour la liste Installation de services Message Queuing (MSMQ) sur Windows 2000 La file d attente de messages (Message queuing) est un service de système évolutif développé par Microsoft pour permettre un traitement des événements volumineux. GFI MailEssentials fait usage de ce service. Il est compris dans toutes les versions Windows 2000/2003 et XP, bien qu il ne soit pas toujours installé par défaut Pour vérifier qu il est bien installé ou pour l installer : 1. Pour vérifier s il est installé, allez sur Panneau de configuration > Ajout/suppression de programmes > Composants Windows. L assistant de composants Windows apparaît. Vérifiez alors si le service Message Queuing est coché. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration du serveur de listes 89

Capture d écran 76 Assistant de composants Windows 2. Si celui-ci n est pas coché, il vous faut installer le service Message queuing. Pour cela, cochez la case correspondante et cliquez sur Suivant. Ayez votre CD Windows 2000 à portée de main. Capture d écran 77 - Définition du type de Message Queuing 3. On vous demande alors de sélectionner le type de file d attente à installer. Sélectionnez 'independent client'. 90 Configuration du serveur de listes GFI MailEssentials 10 Manual

Capture d écran 78 - Message queuing ne peut accéder à un service d annuaire 4. Après avoir sélectionné indépendant, on vous demande si Message Queue doit être connecté à un service d annuaire. Sélectionnez 'Message Queuing service will not access a directory service'. Cliquez sur Next. Le service Message queue est maintenant installé. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration du serveur de listes 91

Configuration de l archivage des emails Introduction à l archivage des emails La fonction d archivage vous permet d archiver tout email entrant et sortant. Cette fonction peut être utilisée pour stocker l historique de vos correspondances. Dans certains pays et pour certaines branches d activités, c est exigé par la loi. Configuration de l archivage des emails Capture d écran 79 Propriétés d archivage Pour archiver vos messages : 1. Dans la configuration de GFI MailEssentials, sélectionnez archiving, cliquez droit et sélectionnez propriétés. Ceci ouvrira l interface d archivage. 2. Vous pouvez préciser d archiver les mails entrants et/ou sortants. Activer archivage entrant : Cochez cette option pour activer l archivage de mails entrants. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration de l archivage des emails 93

Enable Outbound archiving: Cochez cette option pour activer l archivage de mails sortants. 3. Choisissez ensuite d archiver le courrier sur une base de données ou dans un fichier texte. 4. Si vous voulez archiver le courrier dans un fichier texte, cliquez sur Configure pour déterminer la location et le nom de fichier vers lequel MailEssentials devra archiver le courrier. Assurez-vous de choisir un lecteur contenant suffisamment d espace! Remarque : Si vous archivez dans un fichier texte, les pièces jointes ne seront pas archives. 5. Si vous désirez archiver le courrier dans une base de données vous devrez sélectionner celle que vous voulez utiliser. Bien que vous puissiez archiver le courrier dans un fichier de données, cela ne sera pas très convénient étant donné les nombreuses informations qui seront enregistrées. Capture d écran 80 Paramétrages su serveur SQL 6. Sélectionnez SQL/MSDE (notez que si vous optez pour MSDE, il y aura une limitation de 2 gigaoctets) et précisez le nom du serveur, la base de données et les coordonnées. Configuration de la page de recherche (AWI) Le courrier archivé par le module d archivage peut être consulté en utilisant comme base de serveur frontale, appelée Archive Web Interface (AWI). Pour utiliser ce serveur frontal, vous devez configurer IIS et la page de recherche asp incluse dans GFI MailEssentials. Pour cela : 1. Démarrez le Internet Services Manager, cliquez droit sur le nœud Web Site, et à partir du nouveau menu, New Virtual Directory. 94 Configuration de l archivage des emails GFI MailEssentials 10 Manual

Capture d écran 81 Précisez un alias (pseudo) pour le registre virtuel 2. Cela lancera l assistant de création de registre virtuel. Cliquez sur Next pour continuer. Entrez un alias pour le registre virtuel. Dans cet exemple c est AWI, mais il est possible de rentrer n importe quel nom, du moment qu il respecte les conventions d appellation de Microsoft Windows. 3. Entrez maintenant le chemin où le contenu est localisé. Sélectionnez Browse et ensuite le dossier AWI\wwwroot dans le chemin d installation de MailEssentials. Capture d écran 82 Dossier web AWI GFI MailEssentials 10 Manual Configuration de l archivage des emails 95

Capture d écran 83 Paramètres de permissions 4. Ensuite, il faut établir les permissions d accès. Cochez seulement Read et Run scripts. Ne cochez aucunes des autres cases. Cliquez next pour finaliser l Assistant de création de registre virtuel. 5. Cliquez-droit sur le nouveau registre virtuel, situé sous la racine de votre serveur Internet et sélectionnez propriétés. 6. Dans les propriétés du registre virtuel, cochez Read, Log Visits et Index this resource. Pour Execute Permissions, sélectionnez Scripts Only. 7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte des propriétés. Le registre virtuel est paramétré et vous pouvez maintenant en tester l accès. Capture d écran 84 Paramétrage des propriétés du registre virtuel 96 Configuration de l archivage des emails GFI MailEssentials 10 Manual

Sécurisation de l Interface de Recherche Web d Archives Vu que AWI fournit un accès à tous les emails archivés par GFI MailEssentials, il est important de paramétrer une authentification et un sécurisation correctes pour ce serveur et pour le registre virtuel. Il y a 3 façons de sécuriser l Interface de Recherche. Il s agit de l authentification Windows de base, légère et intégrée. Authentification Windows Intégrée est la préférée dans un environnement Active Directory car elle rend le procédé infaillible. Elle ne demande aux utilisateurs ni leur nom ni leur mot de passe. A la place, elle utilise les informations actuelles de Windows du poste de travail de l utilisateur. Si vous installez GFI MailEssentials dans une DMZ, vous devez utiliser authentification de base. Les étapes ci-dessous vous montrent comment sécuriser l accès à l AWI. 1. Démarrez Internet Service Manager. Cliquez-droit sur le registre virtuel AWI du serveur Internet et sélectionnez propriétés. 2. Dans l onglet Virtual Directory assurez-vous de décocher Directory Browsing. 3. Sélectionnez l onglet des Documents et supprimez tous les documents par défaut, à l exception de default.asp Capture d écran 85 Précisez le document par défaut 4. Ensuite, sélectionnez l onglet Directory Security et cliquez sur Edit pour Anonymous access et authentification control group. 5. Cochez Integrated Windows authentification (recommandé si installé sur le réseau interne) OU Basic Authentification (si installé en DMZ). Assurez-vous que l accès anonyme ne soit pas coché. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration de l archivage des emails 97

Capture d écran 86 Choisissez une méthode d authentification Si vous utilisez Integrated Windows authentication, alors authentification sera contre l Active Directory. Cela signifie que vous n aurez pas à configurer des utilisateurs supplémentaires. Si vous utilisez Basic Authentification, elle se fera contre la base de données locale de la machine de l utilisateur. Auquel cas, vous devez créer des noms et des mots de passé d utilisateurs sur la machine locale. Pour plus d informations sur la sécurisation IIS, référez-vous à la documentation IIS. Assurez-vous que l accès anonyme ne soit pas autorisé! 6. Limitez l accès aux comptes que vous avez choisi en utilisant les permissions NTFS. Démarrez Explorer et naviguez le dossier MailEssentials. Cliquez-droit sur le dossier MailEssentials, cliquez sur propriétés et ensuite l onglet de Sécurité. 98 Configuration de l archivage des emails GFI MailEssentials 10 Manual

Capture d écran 87 Paramètres de permissions 7. Ajoutez/ supprimez l accès d utilisateurs/ groupes à l AWI. Pour donner accès à des utilisateurs faisant partie du groupe des administrateurs, vous devez paramétrer l onglet de sécurité comme capture d écran. Cliquez OK. Vous avez maintenant une AWI sécurisée. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration de l archivage des emails 99

Création de rapports de courrier électronique Introduction Le module de rapport de GFI MailEssentials vous permet de créer des rapports avancés sur votre courrier entrant et sortant. Vous pouvez par exemple créer des rapports sur le nombre de mails envoyés par utilisateur, par domaine ou des statistiques quotidiennes du trafic de courrier. Capture d écran 88 MailEssentials reporter Configuration du module de rapport de GFI MailEssentials Le rapport de données est généré à partir des données enregistrées sur une base de données. GFI MailEssentials peut enregistrer des données sur un fichier Microsoft Access ou sur une base de données de serveur SQL. Pour les réseaux de plus grande taille, nous recommandons d utiliser Microsoft SQL. Si vous ne possédez pas se serveur Microsoft SQL, ou s il n est pas possible d accéder à la base de données à partir de la machine GFI MailEssentials, vous pouvez utiliser le format Microsoft Access pour y enregistrer les données. Cette option est incorporée au système d exploitation et ne requiert pas l installation de Microsoft Access. Notez cependant qu une limite de 2 gigaoctets est imposée à GFI MailEssentials 10 Manual Création de rapports de courrier électronique 101

ce fichier. Commencez à enregistrer sur une autre base de données avant que le fichier n atteigne cette taille. Pour configurer le type de base de données auquel GFI MailEssentials doit se connecter : 1. Dans le panneau de configuration GFI MailEssentials, allez sur le nœud Email management > Reporting. 2. Cliquez-droit sur le nœud et sélectionnez les propriétés. Ceci fera apparaître la boîte de dialogue des propriétés de rapport. Cliquez sur le bouton de configuration 3. Choisissez entre Microsoft Access ou Microsoft SQL server 4. Si vous avez opté pour Microsoft Access, précisez le nom et la location du fichier Capture d écran 89 Configuration de base de données 5. Si vous avez opté pour Microsoft SQL server, précisez le nom et les coordonnées du serveur. 6. Cliquez Test pour vous assurez que la base de données est configurée correctement. Cliquez OK pour finir. 102 Création de rapports de courrier électronique GFI MailEssentials 10 Manual

Rapport spam quotidien Capture d écran 90 Rapport spam quotidien Le rapport de Spam vous montre combien de spam GFI MailEssentials a repéré, et ceci en pourcentage par rapport au nombre total de messages reçu. Le rapport quotidien de spam peut être généré via l option de menu Reports > Daily Spam. Ceci fera apparaître la boîte de dialogue d options de rapport. Vous pouvez déterminer les options suivantes pour le rapport : Options de rapport Sort column vous permet d indiquer si le rapport doit être trié par date, spam total traité, contrôle de mots clés, etc.. Par exemple, si vous triez sur le contrôle de mots clés, il listera en premier les jours où GFI MailEssentials 10 Manual Création de rapports de courrier électronique 103

la plupart des emails ont été repérés par l intermédiaire du contrôle de mots clés. Multi Page report vous permet de préciser le nombre de jours que vous voulez lister sur chaque page. Options de filtrage Specific email, cette option de filtrage vous permet de limiter le rapport à une adresse électronique spécifique. Date range, cette option de filtrage vous permet de limiter le rapport à une période spécifique. Quand vous avez spécifié les options de rapport, cliquez sur le bouton Rapport afin de générer le rapport. Le rapport s affichera dans la fenêtre principale. Rapport des règles Anti Spam Capture d écran 91 Rapport de règles Anti-spam Le rapport des règles Anti Spam montre combien de spam a été détecté par la méthode anti-spam. Le rapport des règles anti-spam peut être généré via l option du menu Reports > Anti Spam rules. Ceci fera apparaître la boîte de dialogue d options de rapport. Vous pouvez déterminer les options suivantes pour le rapport : Specific email cette option de filtrage vous permet de limiter le rapport à une adresse électronique spécifique. Date range Cette option de filtrage vous permet de limiter le rapport à une période spécifique. Quand vous avez précisé les options de rapport, cliquez sur le bouton Report afin de générer le rapport. Le rapport s affichera dans la fenêtre principale. 104 Création de rapports de courrier électronique GFI MailEssentials 10 Manual

Statistiques d utilisation par utilisateur Capture d écran 92 Filtre de statistiques d utilisation par utilisateur Le rapport statistique de l utilisation vous donne un aperçu de la quantité et de la taille des e-mails envoyés et reçus par utilisateur. Le rapport statistique de l utilisation par utilisateur peut être créer depuis les options du Report > User usage statistics. La boîte de dialogue des options de rapports statistiques de l utilisation par utilisateur apparaît. Vous pouvez déterminer les options suivantes pour le rapport : Type de rapport Report Type : Vous permet de déterminer si vous souhaitez créer un rapport sur le courrier entrant, sortant, ou les deux. Options de rapport Sort by vous permet de déterminer si le rapport doit être classé par adresse mail, par nombre d emails ou par la taille totale des emails. Si vous classez vos rapports par nombre d emails par exemple, les utilisateurs recevant/envoyant le plus de courrier seront listés tout en haut du rapport. Si vous faites un rapport à la fois sur les emails sortants et entrants, vous pouvez spécifier cette option de tri pour les emails sortants ou entrants. Highlight users vous permet de mettre en évidence les utilisateurs qui envoient ou reçoivent plus de X emails ou X méga-octets de courrier. List top vous permet d inscrire seulement le top X des utilisateurs dans le rapport. Cela peut être très pratique si vous avez beaucoup d utilisateurs sur votre serveur de courrier. GFI MailEssentials 10 Manual Création de rapports de courrier électronique 105

Multi Page report vous permet de spécifier le nombre d utilisateurs que vous voulez afficher par page. Options de filtrage Specific email cette option de filtrage vous permet de limiter le rapport à une adresse électronique spécifique. Date range, cette option de filtrage vous permet de limiter le rapport à une période spécifique. Quand vous avez précisé les options de rapport, cliquez sur le bouton Report afin de générer le rapport. Le rapport s affichera dans la fenêtre principale. Statistiques d utilisation par domaine Capture d écran 93 Filtre de statistiques d utilisation par domaine Le rapport statistique d utilisation par domaine vous donne un aperçu de la quantité d emails reçus et envoyés pour un domaine spécifique. Ce rapport est pratique si vous gérer plusieurs domaines. Le rapport statistique d utilisation par domaine peut être créé depuis les options du Report > Domain usage statistics. La boîte de dialogue des options statistique d utilisation par domaine apparaît. Vous pouvez déterminer les options suivantes pour le rapport : Type de rapport Report Type : Vous permet de déterminer si vous souhaitez créer un rapport sur le courrier entrant, sortant, ou les deux. 106 Création de rapports de courrier électronique GFI MailEssentials 10 Manual

Options de rapport Sort by vous permet de déterminer si le rapport doit être classé par nom de domaine, par nombre d e-mails ou par la taille totale des e- mails. Si vous choisissez de classer vos rapports par nom de domaine, par exemple, ils seront classés par ordre alphabétique. Highlight domains vous permet de mettre en évidence les domaines qui envoient ou reçoivent plus de X emails ou X mégaoctets de courrier. List top vous permet d inscrire seulement le top X des domaines dans le rapport. Cela peut être très pratique si vous avez beaucoup de domaines. Multi Page report vous permet de spécifier le nombre de domaines que vous voulez lister sur chaque page. Options de filtrage Specific domain, ce filtre vous permet de limiter le rapport à un domaine spécifique. Date range, cette option de filtrage vous permet de limiter le rapport à une période spécifique. Quand vous avez précisé les options de rapport, cliquez sur le bouton Report afin de générer le rapport. Le rapport s affichera dans la fenêtre principale. Statistique d utilisation quotidienne du serveur de messagerie Capture d écran 94 - Boîte de dialogue du filtre de statistiques d utilisation quotidienne du serveur de messagerie GFI MailEssentials 10 Manual Création de rapports de courrier électronique 107

Le rapport statistique d utilisation quotidienne du serveur de messagerie vous donne un aperçu de la quantité d e-mails reçus et envoyés par le serveur de courrier, sur lequel GFI MailEssentials est installé. Le rapport statistique d utilisation quotidienne du serveur de messagerie peut être créé depuis les options du Reports > Mail server daily usage statistics. La boîte de dialogue des options statistiques d utilisation quotidienne du serveur de messagerie apparaît. Vous pouvez déterminer les options suivantes pour le rapport : Type de rapport Report Type : Le rapport statistique d utilisation quotidienne du serveur de messagerie est toujours pour les mails entrants et sortants. Options de rapport Sort by vous permet de déterminer si le rapport doit être classé par date (si le rapport est quotidien), par nombre d e-mails ou par la taille totale des e-mails. Si vous classez vos rapports par nombre d emails par exemple, les jours où vous recevez/envoyez le plus de courrier seront listés tout en haut du rapport. Vous pouvez spécifier cette option de tri pour les emails sortants ou entrants. Highlight days vous permet de mettre en évidence les jours où vous avez reçu ou envoyé plus de X emails ou X méga-octets de courrier. List top vous permet d inscrire seulement le top X des jours dans le rapport. Multi Page report vous permet de préciser le nombre de jours que vous voulez lister sur chaque page. Capture d écran 95 Rapport statistique d utilisation quotidienne Options de filtrage Specific email, cette option de filtrage vous permet de limiter le rapport à un domaine spécifique. Date range, cette option de filtrage vous permet de limiter le rapport à une période spécifique. 108 Création de rapports de courrier électronique GFI MailEssentials 10 Manual

Quand vous avez précisé les options de rapport, cliquez sur le bouton Report afin de générer le rapport. Le rapport s affichera dans la fenêtre principale. Communication des utilisateurs Capture d écran 96 Filtre de statistiques des communications par utilisateur Le rapport des communications des utilisateurs vous permet de voir quel type d email chaque utilisateur a envoyé. Une fois le rapport des communications des utilisateurs établi, vous pouvez étendre le rapport des utilisateurs et lister l objet des courriers envoyés ou reçus. Le courrier est groupé par objet. Ces courriers peuvent révéler quand et à qui, le courrier avec cet objet a été envoyé. Capture d écran 97 - Le rapport des communications des utilisateurs détaille la chaîne de courrier Le rapport des communications des utilisateurs peut être créé depuis les options du Reports > User communications option. La boîte de GFI MailEssentials 10 Manual Création de rapports de courrier électronique 109

Autres options dialogue des options rapport des communications des utilisateurs apparaît. Vous pouvez déterminer les options suivantes pour le rapport : Type de rapport Report Type : Vous permet de déterminer si vous souhaitez créer un rapport sur le courrier entrant, sortant, ou les deux. Options de rapport Sort by vous permet de déterminer si le rapport doit être classé par adresse mail, par nombre d e-mails ou par la taille totale des e-mails. Si vous classez vos rapports par nombre d emails par exemple, les jours où vous recevez/envoyez le plus de courrier seront listés tout en haut du rapport. Vous pouvez spécifier cette option de tri pour les emails sortants ou entrants. Highlight users vous permet de mettre en évidence qui envoie ou reçoit plus de X emails ou X méga-octets de courrier. List top vous permet d inscrire seulement le top X des utilisateurs dans le rapport. Multi Page report vous permet de spécifier le nombre d utilisateurs que vous voulez afficher par page. Options de filtrage Specific email, cette option de filtrage vous permet de limiter le rapport à une adresse électronique spécifique. Date range, cette option de filtrage vous permet de limiter le rapport à une période spécifique. Quand vous avez précisé les options de rapport, cliquez sur le bouton Report afin de générer le rapport. Le rapport s affichera dans la fenêtre principale. Remarque : Le rapport de communications utilisateur est un rapport complexe qui met du temps à se générer. Par conséquent, si vous avez de grands fichiers log, nous recommandons de limiter le rapport de communications utilisateur à des utilisateurs spécifiques ou à un intervalle spécifique de date. Les outils complémentaires suivants sont proposés dans le menu d outils du module de rapport de GFI MailEssentials. 110 Création de rapports de courrier électronique GFI MailEssentials 10 Manual

Utilisateurs exclus Capture d écran 98 Utilisateurs exclus L utilitaire des utilisateurs exclus vous permet de déterminer quelles adresses électroniques doivent être exclues du rapport. La boîte de dialogue des utilisateurs exclus est accessible depuis Tools > Excluded users menu option. Pour exclure un utilisateur, cliquez simplement sur le bouton Add et spécifiez l adresse électronique SMTP de l utilisateur à exclure des rapports. Recherche Capture d écran 99 Boîte de dialogue des recherches L outil de recherche vous permet de trouver un fil dans un rapport. Le dialogue de recherche est accessible depuis Tools > Find menu option. Impression des rapports Après avoir créer un rapport, vous pouvez choisir de l imprimer. Vous pouvez imprimer un rapport depuis les options du menu Fichier > Impression. Vous pouvez visualiser le rapport préalablement en utilisant l option d aperçu avant impression. GFI MailEssentials 10 Manual Création de rapports de courrier électronique 111

Configuration du téléchargement POP3 Que dois-je utiliser pour recevoir mes e-mails : POP3 ou STMP? Nous recommandons SMTP. C est le meilleur protocole pour recevoir du courrier. Si vous avez une ligne continue ou un routeur de connexion sur demande, utilisez SMTP. Le protocole POP3 est uniquement conçu pour les clients email et non pour que les serveurs de messagerie récupèrent le courrier. Cependant, il se peut que vous n ayez pas le choix et que vous deviez utiliser le protocole POP3 pour télécharger votre courrier. Utiliser le POP3 pour recevoir votre courrier Post office protocol (POP3 (RFC 1225)) est un protocole client/serveur pour stocker le courrier de sorte que le client puisse toujours se connecter au serveur POP3 et lire le courrier. Un client de messagerie établira une connexion TCP/IP avec le serveur et lira l email en échangeant une série de commandes. Tout ISP supporte POP3. Avantages de l utilisation du POP3 pour la récupération du courrier Simple Chaque ISP le supporte Pas besoin d une adresse IP fixe. Inconvénients Les messages CCI ne sont pas acheminés avec votre entreprise Si vous utilisez un compte de courrier POP3 pour chaque utilisateur, vous devez créer les boîtes de réception 2 fois : une fois sur le serveur Exchange et une fois pour votre ISP Si vous utilisez une boîte de réception POP3 pour plusieurs utilisateurs, les messages envoyés par les serveurs de listes ne sont pas toujours acheminés correctement. Si votre serveur de courrier ISP ne supporte pas la clause for, les messages de certaines mailing listes ne seront pas routés. En effet, quand le courrier est envoyé via SMTP, l expéditeur mentionne le destinataire réel sur la commande «RCPT». Cette information est appelée "l enveloppe" (puisque à l extérieur du message) et n est pas toujours incluse dans l en-tête du message. Pour un destinataire unique, ce n est pas un problème. Si le mail est dans votre boîte de réception, vous savez qu il est pour vous. Cependant, si tout le courrier adressé à un domaine spécifique va dans la même boîte aux lettres, il peut n y avoir aucun moyen de déterminer à qui le courrier doit être livré. C est la plupart du temps GFI MailEssentials 10 Manual Configuration du téléchargement POP3 113

le cas pour les messages de mailing listes ou lorsque le champ CCI est utilisé..il existe cependant une solution à ce problème. La plus commune réside dans la ligne de réception.. Selon la page 32 de RFC 821, la ligne Received: Devrait avoir cette apparence : Received: from expéditeur.com by votreisp.com for vous@votredomaine.com La clause for provient directement de l information contenue par l enveloppe, de sorte que même si les champs Pour et Cc font mention de vous@votredomaine.com, le destinataire réel sera retrouvé. Donc toute solution POP à Exchange doit être au moins capable de faire l analyse syntaxique des champs Received: dans les en-têtes pour expédier le courrier au bon destinataire local. Remarque : Pour contourner facilement le problème mentionné cidessus, il suffit de créer des boîtes aux lettres POP3 dédiées aux listes. Ensuite, il faut router les listes vers une boîte aux lettres publique, de façon à ce que les utilisateurs puissent aussi en bénéficier. Using SMTP to receive mail Simple Mail Transport Protocol (SMTP(RFC821)) est un protocole de serveur à serveur pour envoyer le courrier électronique par le biais d Internet. Brièvement, un client mail établira une connexion TCP au serveur SMTP d un fournisseur d accès Internet et téléchargera un message (complet avec en-tête) ainsi que les instructions à qui le message doit être livré. Le serveur SMTP va ainsi soit délivrer le message (s il connaît le destinataire final) soit le faire passer à un autre serveur SMTP. Le protocole SMTP fonctionne mieux lorsque tous les serveurs sont continuellement connectés. Si le serveur destinataire n est pas disponible, alors l expéditeur devra mettre le message dans une file d attente pour essayer de le renvoyer plus tard. Finalement l expéditeur renoncera et rendra le message à son créateur. Dans le cas d une connexion par modem, le récepteur peut souvent ne pas être disponible. Avantages de l utilisation du protocole SMTP Protocole du serveur et non du client Permet la création de nombreuses adresse email sur votre serveur de courrier, sans avoir à ce soucier des pseudonymes Inconvénients d utilisation du protocole SMTP Vous avez besoin d une adresse IP publique. Configuration du téléchargement POP3 Si vous souhaitez recevoir le courrier en téléchargeant vos emails depuis une ou plusieurs boîtes de réception POP3, vous avez besoin de configurer le téléchargement POP3. Pour cela : 114 Configuration du téléchargement POP3 GFI MailEssentials 10 Manual

Capture d écran 100 Téléchargement POP3 de GFI MailEssentials 1. Sélectionnez POP2exchange sous la configuration de GFI MailEssentials. Dans le panneau droit, un nœud général apparaît. Double-cliquez sur général. Cela ouvrira la boîte de dialogue de configuration POP2Exchange. 2. Activer le téléchargement POP3 en cochant Enable POP2Exchange pour activer POP2Exchange. 3. Pour ajouter une boîte aux lettres POP3, depuis laquelle vous souhaitez télécharger les e-mails, cliquez sur Add. Capture d écran 101 Ajout d une boîte aux lettres POP3 Entrez le nom du serveur POP3, par exemple mail.monisp.com, votre login POP3 et votre mot de passe. Ensuite choisissez entre ces 2 options : Send mail to address stored in To field: Activez cette option si vous souhaitez que GFI MailEssentials analyse l en-tête et transfère le mail en fonction. Si l analyse du mail échoue, le mail sera envoyé à l adresse alternative spécifiée. GFI MailEssentials 10 Manual Configuration du téléchargement POP3 115

Send mail to alternate address: Activez cette option si vous souhaitez que tous les mails de cette boîte de réception soient transférés vers une adresse électronique. Entrez l adresse SMTP complète dans le champ d adresse ( Email address ), par exemple jean@entreprise.com. Précisez maintenant l adresse alternative. Le message sera envoyé à cette adresse si le destinataire n a pas pu être déterminé ou si vous précisez de transférer tous les messages vers cette adresse. 4. Lorsque vous êtes prêt, cliquez OK. Vous pouvez ajouter autant de boîte aux lettres POP3 que vous le souhaitez. Remarque : Lorsque vous spécifiez l adresse électronique de destination (celle vers laquelle GFI MailEssentials transfèrera le courrier), assurez-vous de configurer l adresse SMTP correspondante sur votre serveur de messagerie. Autres options de téléchargement POP3 Check every.. minutes: Spécifiez l intervalle entre chaque téléchargement. Do not download mail larger than: Ici vous pouvez préciser une taille maximale de téléchargement. Si un message dépasse cette taille, il ne sera pas téléchargé. If mail is larger, than: Vous pouvez choisir soit d effacer le mail, dont la taille dépasse le maximum admis, soit d envoyer un message au postmaster. Options de connexion dial up Pour recevoir des messages par dial up, allez sur l onglet dial-up dans la fenêtre de dialogue POP2Exchange. Cochez l option 'Receive mails by dial-up'. {0><}0{>Capture d écran 102 Options de dial up Dans cette fenêtre, vous pouvez spécifier où et quand vous souhaitez que GFI MailEssentials se connecte pour chercher les messages. Vous devez spécifier le profil de réseau dial up, un login et un mot de 116 Configuration du téléchargement POP3 GFI MailEssentials 10 Manual

passe ainsi que définir quand le courrier doit être envoyé/téléchargé. Les profiles de réseau dial up sont paramétrés à partir de RAS. Les options suivantes sont disponibles : Utiliser ce profil de Dial up en réseau : Choisissez le profil que vous souhaitez utiliser dans le menu déroulant. If not connected dial: Si vous cochez cette option, GFI MailEssentials ne se connectera que s il n y a pas de connexion. User name: Entrez le nom d utilisateur pour vous connecter à votre ISP. Password: Entrez le mot de passe pour vous connecter à votre ISP. Process only when already connected: Si vous cochez cette option, GFI MailEssentials ne traitera le courrier que si une connexion existe déjà. Dial on demand router: Si vous utilisez une connexion automatique, sur demande du routeur par exemple, sélectionnez cette option. Ainsi, GFI MailEssentials téléchargera le courrier à l intervalle indiqué, mais sans composer une nouvelle connexion. Dial every.. minutes: Entrez l intervalle auquel GFI MailEssentials doit soit composer soit contrôler si une connexion existe déjà (dépend de si GFI MailEssentials doit composer ou seulement traiter le courrier quand la connexion est déjà établie). Planificateur Utilisez le planificateur de tâches pour préciser quand GFI MailEssentials doit connecter pour télécharger le courrier: 1. Cliquez sur le planificateur de tâches 2. Spécifiez les horaires auxquels GFI MailEssentials doit appeler. V indique que GFI MailEssentials composera. X indique que GFI MailEssentials ne composera pas à cette heure. Capture d écran 103 - Configuration du planificateur de tâches lorsque GFI MailEssentials doit récupérer les messages GFI MailEssentials 10 Manual Configuration du téléchargement POP3 117

Autres options Nœud Général Sous le nœud général dans la configuration de GFI MailEssentials vous trouverez des informations d ordre général concernant GFI MailEssentials. 1. Information sur la version vous permet de vérifier quelle version est installée et quelle est la dernière. 2. Licence utilisez ce nœud afin d entrer votre numéro de série. 3. patches de produit vous montre les patches disponibles. 4. GFI MailSecurity lien vers la page d information de GFI MailSecurity, un produit complémentaire à GFI MailEssentials. 5. GFI FAXmaker lien vers la page d information de GFI FAXmaker, un produit complémentaire à GFI MailEssentials. 6. support vous amène directement à la page de support pour GFI MailEssentials, où les questions les plus fréquemment posées sont listées vous permet de consulter la base de connaissances de GFI Software. GFI MailEssentials monitor Capture d écran 104 MailEssentials monitor Le monitor vous montre l activité actuelle de GFI MailEssentials. Vous pouvez l utiliser afin de vérifier comment GFI MailEssentials traite les messages. Le service de l agent collecteur POP peut être contrôlé depuis l onglet POP2EXCHANGE. GFI MailEssentials 10 Manual Autres options 119

Configuration d un faux rapport de livraison (NDR) Dans les actions anti-spam, vous pouvez faire en sorte qu un faux rapport de non livraison (NDR) soit envoyé lorsqu'un spam est détecté. Configurer un faux NDR (Non Delivery Report) Parmi les mesures anti spam, vous pouvez choisir d envoyer un faux NDR lors de la réception d un mail indésirable. Vous pouvez éditer ce fichier avec bloc-notes ainsi qu'un éditeur XML. Ajout de domaines locaux supplémentaires GFI MailEssentials doit savoir si vos domaines locaux sont en mesure de distinguer l email entrant de celui sortant. Lors de l installation, GFI MailEssentials importera des domaines locaux depuis le service SMTP d IIS. Si cependant vous souhaitez ensuite ajouter ou retirer des domaines locaux, vous pouvez le faire depuis l onglet des domaines locaux dans les propriétés du noeud général: Capture d écran 105 Ajout de domaine local 1. Cliquez-droit sur le noeud général et choisissez les propriétés pour accéder à cette boîte de dialogue. 2. Entrez maintenant le domaine local. Cette fonctionnalité est utile car il se peut que vous vouliez configurer différemment le routage de courrier local dans IIS, tel que l ajout de domaines locaux pour le routage de courrier mais qui ne sont pas locaux pour votre serveur de messagerie. Commandes à distance Les commandes à distance facilitent l ajout de domaines ou d adresses email à la liste noire de spam, ainsi que la mise à jour du filtre bayésien avec le spam ou ham (mails valides). Fonction de commandes à distance, en envoyant un courrier à GFI MailEssentials: adressez simplement un mail à rcommands@mailessentials.com (paramétrable) et GFI 120 Autres options GFI MailEssentials 10 Manual

MailEssentials identifiera le courrier comme contenant des commandes à distance qui seront ensuite traitées. Avec les commandes à distance, vous pouvez faire ce qui suit: 1. Ajouter le Spam ou Ham au module bayésien. 2. Ajouter les mots clés à la fonctionnalité soit de contrôle de mots clés de l objet, soit de contrôle de mots clés du corps de texte. 3. Ajouter les adresses email à la fonctionnalité de liste noire. Configuration des commandes à distance Capture d écran 106 configuration des commandes à distance Pour configurer les commandes à distance: 1. Allez au noeud Anti Spam, cliquez droit et choisissez les propriétés. Ceci fait apparaître la boîte de dialogue des propriétés anti-spam. 2. Maintenant, activez les commandes à distance 3. Vous pouvez éditer l adresse email à laquelle les commandes à distance doivent être envoyées. Cependant, cela ne doit pas être un domaine local. Nous suggérons d utiliser rcommands@mailessentials.com. Une boîte aux lettres pour l adresse configurée n a pas besoin d exister en soi, mais la partie domaine de l adresse doit être composé d un vrai domaine d adresse email, renvoyant un résultat positif à une consultation de MX-record par l intermédiaire du DNS. 4. Vous pouvez éventuellement configurer une sécurité de base pour les commandes à distance, à savoir: Vous pouvez choisir n importe quelle option ci-dessous : GFI MailEssentials 10 Manual Autres options 121

Indiquez un mot de passe partagé, devant être inclus dans le courrier comme exposé ci-dessous (consulter la prochaine section pour en savoir plus sur la création d un courrier avec des commandes à distance) En outre, vous pouvez indiquer quels utilisateurs peuvent envoyer des courriers avec des commandes à distance. Notez qu un utilisateur pourrait fausser ceci truquant l adresse de l expéditeur. Le mot de passe est indiqué comme commande séparée avec la syntaxe suivante: MOT DE PASSE: <mot de passe partagé>; Utilisation des commandes à distance Après avoir configuré les commandes à distance, vous pouvez envoyer des courriers avec des commandes à distance. Les commandes à distance doivent respectées la syntaxe suivante: <command> : <param1>, [ <param2>, <param3>, ]; Il peut y avoir plus d une commande dans le corps de texte d un email, chacune d elles doit être séparée par un point-virgule (;). Chaque nom de commande est sensible à la frappe et doit être écrit en majuscules. Les commandes suivantes sont disponibles: Commandes de vérification de mots clés REMARQUE : Le robot peut seulement ajouter des mots clés, mais ne pas les supprimer ou les modifier. Les conditions ne sont pas supportées. ADDSUBJECT cette commande ajoute des mots clés à la base de données du contrôle de mots clés de l objet. Exemple : ADDSUBJECT: sexe, porno, spam; ADDBODY cette commande ajoute des mots clés à la base de données du contrôle de mots clés du corps de texte. Exemple : ADDBODY: gratuit, 100% gratuit, entièrement gratuit ; REMARQUE : quand vous devez indiquer une expression plutôt qu un simple mot, mettre l expression entre guillemets. Commandes de liste noire Avec les commandes de liste noire, vous pouvez ajouter une simple adresse email ou un domaine entier à la liste noire personnalisée. Pour ajouter un domaine entier à la liste noire, il faut indiquer un caractère spécial avant le domaine, par exemple *@domain.com. ADDBLIST: <email>; Exemple : ADDBLIST: user@somewhere.com; ADDBLIST: *@domain.com; REMARQUE : Pour des raisons de sécurité, il peut y avoir seulement une commande d ADDBLIST dans un email, et seulement une adresse peut être indiquée comme paramètre de commande. Le paramètre est soit l adresse email d'un utilisateur, par ex. spammer@spam.com, ou un domaine, par ex. *@spammers.org. Veuillez noter qu il est impossible d utiliser des caractères spéciaux 122 Autres options GFI MailEssentials 10 Manual

dans le nom du domaine, c est-à-dire, un email tel que*@*.domain.com sera considéré comme nul et rejeté. Commandes de filtre bayésien Avec ces commandes, vous pouvez ajouter le courrier spam ou le courrier valide (ham) à la base de données de filtre bayésien. Transférer simplement le courrier en y incluant une des commandes à distance suivantes. ADDASSPAM demande au module bayésien de classer l email donné comme spam. ADDASGOODMAIL demande au module bayésien de classer l email donné comme email valide. Ces commandes n ont pas de paramètres c est le reste du courrier qui constitue le paramètre. Exemples Capture d écran 107 - Ajouter une adresse email à la liste noire et aux mots clés Exemple 1 - En envoyant cet email, l utilisateur ajoute spammer@spamhouse.com à la liste noire et ajoute également quelques mots clés à la base de données du contrôle de mots clés. Capture d écran 108 préciser les mêmes commandes plus d une fois Exemple 2: Vous pouvez indiquer la même commande plus d une fois. (dans ce cas-ci ADDBODY). Le résultat est cumulatif, c est-à-dire ici GFI MailEssentials 10 Manual Autres options 123

les mots clés ajoutés à la base de données de contrôle de corps de texte sont: sex, 100% free et instant money. Capture d écran 109 - Ajouter un spam à la base de données de filtre bayésien Exemple 3: Un email spam est ajouté en utilisant la commande d ADDASSPAM. Notez que ces deux points ne sont pas exigés pour ce type de commande tout ce qui suit cette commande est traité en tant que données pour le filtre bayésien. Capture d écran 110 Envoyer des commandes à distance sans sécurité Exemple 4: Quand le paramètre Disable Password, désactiver mot de passe, est vérifié, vous pouvez envoyer des commandes à distance sans indiquer de mot de passe. Enregistrement de commande à distance Afin de maintenir un suivi des modifications réalisées dans la base de données de configuration par l intermédiaire des commandes à distance, chaque email avec des commandes à distance (même si l email avec des commandes à distance était incorrect) est 124 Autres options GFI MailEssentials 10 Manual

sauvegardé dans le sous-dossier d ADBRProcessed, qui est situé dans le dossier principal du produit. Le nom de fichier de chaque email est formaté selon le format suivant: <sender_email_address>_success_<timestamp>.eml en cas de traitement réussi. <sender_email_address>_failed_<timestamp>.eml en cas d échec. Le datage est formaté comme yyyyddmmhhmmss. GFI MailEssentials 10 Manual Autres options 125

Troubleshooting Introduction Le chapitre Troubleshooting vous explique comment résoudre les problèmes rencontrés. Les sources d informations principales offertes aux utilisateurs sont les suivantes : 1. Le manuel la plupart des problèmes peuvent être résolus en consultant le manuel. 2. La base de données de connaissance de GFI Software disponible sur le site web. 3. Le site de support GFI Software 4. Service support de GFI Software par email à support@gfsfrance.com. 5. Service support de GFI Software via notre système de support en direct sur http://support.gfi.com/livesupport.asp. 6. Service support de GFI Software par téléphone. Base de connaissances GFI Software maintient une base de connaissances comprenant des réponses aux problèmes les plus fréquents. Si vous avez un problème, veuillez tout d abord consulter la base de connaissances. Celle-ci propose toujours une liste très récente des questions de support et des nouveaux patches. Elle peut être consultée sur http://kbase.gfi.com (en anglais) Demande de support via email Si, après avoir utilisé la base de données de connaissance et le manuel, vous n avez pu résoudre votre problème, veuillez contacter le service support de GFI Software. Le meilleur moyen de demander de l aide est par email, puisque vous pouvez ainsi inclure des informations vitales en pièce jointe, qui nous permettront de résoudre le problème plus rapidement. Le Troubleshooter, compris dans le groupe de programmes, génère automatiquement une série de fichiers requis pour que GFI Software puisse vous apporter son support. Ces fichiers comprennent les paramètres de configuration etc Pour générer ces fichiers, démarrez le Troubleshooter et suivez les instructions dans l application. En plus de rassembler toutes les informations, il vous pose également un certain nombre de questions. Veuillez prendre le temps de répondre à ces questions de façon précise. Sans les informations GFI MailEssentials 10 Manual Troubleshooting 127

correctes, il ne nous sera pas possible de diagnostiquer votre problème. Allez ensuite sur le répertoire de support, situé sous le répertoire de programmes principal, zippez les fichiers, et envoyez les fichiers générés à support@gfsfrance.com. Vérifiez tout d abord que vous avez bien enregistré votre produit sur notre site web, sur http://www.gfsfrance.com/pages/regfrm.htm! Nous vous répondrons dans les 24 heures ou moins, selon votre fuseau horaire. Demande de support par l intermédiaire du web chat Vous pouvez également demander de l aide à travers notre système de Live support (webchat). Vous pouvez contacter le service support de GFI Software via notre système de support en direct sur http://support.gfi.com/livesupport.asp Vérifiez tout d abord que vous avez bien enregistré votre produit sur notre site web, sur http://www.gfsfrance.com/pages/regfrm.htm! Demande de support par téléphone Forum Internet Vous pouvez également contacter GFI Software par téléphone pour votre demande de support technique. Veuillez consulter notre site web de support pour trouver les numéros appropriés selon votre pays d origine et nos heures d ouverture. Site web de support : http://support.gfi.com/ Vérifiez tout d abord que vous avez bien enregistré votre produit sur notre site web, sur http://www.gfsfrance.com/pages/regfrm.htm! Un système de support inter utilisateurs est disponible à travers un forum internet. Découvrez ce forum sur : http://forums.gfi.com/ Notifications de révisions Il est fortement conseillé de s abonner à notre listing de notifications de nouvelles versions. De cette manière, vous serez informé(e) immédiatement de l arrivée de nouvelles révisions de produits. Pour vous inscrire au système de notifications des nouvelles révisions, allez sur : http://support.gfi.com/ 128 Troubleshooting GFI MailEssentials 10 Manual

Index A Anti-Spam 1, 35 Archiving 93 B blacklist 36 C Console 2 Console de courrier 2 Contrôle d en-tête 49 D Dial on demand 117 dial up 116 Disclaimers 67 DNSbl 41 E En-tête 45, 114, 116 H header checking 45 Planificateur 117 POP2exchange 115 POP3 2, 10, 17, 113 R Rapport de courrier 3 Rapport de MailEssentials 7 Rapport de non remise de courrier 120 Rapport Mail essentials 110 Réponses automatiques 2, 69 S Serveur Exchange 2000 5, 15 Serveur relais de courrier 14 Serveur relais de courrier 5 SMTP 2, Error! Not a valid bookmark in entry on page 10, 113 Système requis 7 T Téléchargement POP3 113, 116 W whitelist 36 X XML Error! Not a valid bookmark in entry on page 7, 21 I IIS5 SMTP 10 L Lotus Notes 10, 17 M Mail monitoring 2, 73, 75 76 MX record 10, 17 N non delivery report 120 O ORDB 41 P Paramètre 14 Passerelle 10 GFI MailEssentials 10 Manual 129