Excel 2010 Tableaux croisés dynamiques Macros Service ICT & Pédagogie CPLN 2012 Page 1 sur 11
Table des matières Tableaux croisés dynamiques... 3 Quand sont-ils utilisés?... 3 Création d un tableau croisé dynamique... 3 Lignes... 5 Valeurs... 6 Remarques... 6 Les macros... 7 Enregistrer une macro... 7 Conseils d enregistrements des macros... 8 Exécuter une macro... 9 Création d un bouton pour exécution macro... 9 Besoin d aide?... 11 Page 2 sur 11
Tableaux croisés dynamiques Quand sont-ils utilisés? Un Tableau Croisé Dynamique est un moyen rapide et pratique pour faire la synthèse des éléments d'une table de données Interroger «de grandes quantités» de données de différentes manières conviviales, sous plusieurs «angles» Obtenir des sous-totaux et agréger des données numériques, résumer les données par catégories et sous-catégories, et créer des calculs et des formules personnalisées Présenter des rapports en ligne ou imprimés concis, annotés et bien organisés Création d un tableau croisé dynamique Pour créer un tableau croisé dynamique, il vous faut impérativement un tableau (base de données) qui sera utilisé pour mettre en place le tableau croisé dynamique. Une base de données Excel correspond à un tableau contenant : Enregistrements Des entêtes/champs Des enregistrements Champs Titre Année Réalisateur Genre Note E.T. - L'extraterrestre 1982 S.Spielberg Fantastique 7 Apocalypse now 1979 F.Coppola Guerre 9 Sueurs froides 1958 A.Hitchcock Thriller 8 Le Parrain 1972 F.Coppola Gangster 7 Le Seigneur des anneaux 2001 P.Jackson Fantastique 7 La liste de Schindler 1993 S.Spielberg Drame 6 Pulp Fiction 1994 Q.Tarantino Gangster 8 Platoon 1986 O.Stone Guerre 5 Les Affranchis 1990 M.Scorcese Gangster 6 Il faut sauver le soldat 1998 Ryan S.Spielberg Guerre 6 Veillez à ne pas laisser de lignes vides dans votre base de données! Page 3 sur 11
Pour faire de la base de données un tableau croisé dynamique, aller dans l onglet Insertion, puis sur le bouton TableauCroiséDynamique. La fenêtre ci-dessous apparaît : Dans «données à analyser», sélectionner le tableau (la base de données) de base. Il est nécessaire de sélectionner tout le tableau, avec les entêtes. Le petit bouton sur la droite vous permet d aller sélectionner le tableau. Il est ensuite possible de choisir l emplacement du tableau croisé dynamique. Soit sur une nouvelle feuille, soit en sélectionnant un emplacement sur une feuille existante. L option «Utiliser une source de données externes» est destinée aux utilisateurs avancés. Elle permet d utiliser un tableau sur un autre document Excel, une base de données Access,. Valider en cliquant sur OK. Le tableau croisé dynamique est créé. Il faut encore lui assigner les étiquettes de lignes, colonnes et des valeurs pour le remplir. Exemple affectation lignes, valeurs et filtre (pas de colonnes dans ce cas) : Genre (Tous) Étiquettes de lignes Moyenne de Note A.Hitchcock 8 Sueurs froides 8 F.Coppola 8 Apocalypse now 9 Le Parrain 7 M.Scorcese 6 Les Affranchis 6 O.Stone 5 Platoon 5 P.Jackson 7 Le Seigneur des anneaux 7 Q.Tarantino 8 Pulp Fiction 8 S.Spielberg 6.333333333 E.T. - L'extraterrestre 7 Il faut sauver le soldat Ryan 6 La liste de Schindler 6 Total général 6.9 Page 4 sur 11
Correspondances : 1. Filtres : dans l exemple, permet de filtrer l ensemble des films par genre. 2. Lignes : liste des films données à analyser 3. Valeurs : note des films. Ici c est la moyenne des notes qui nous intéresse. 4. Colonnes : pas utilisées dans l exemple. Lignes L ordre dans lequel sont affichées les lignes a une importance. Dans l exemple, la première valeur «Réalisateur» correspond au premier niveau de classement. «Titre» correspond au deuxième niveau : Genre (Tous) Étiquettes de lignes Moyenne de Note A.Hitchcock 8 Sueurs froides 8 F.Coppola 8 Apocalypse now 9 Le Parrain 7 M.Scorcese 6 Les Affranchis 6 O.Stone 5 Platoon 5 P.Jackson 7 Le Seigneur des anneaux 7 Q.Tarantino 8 Pulp Fiction 8 S.Spielberg 6.333333333 E.T. - L'extraterrestre 7 Il faut sauver le soldat Ryan 6 La liste de Schindler 6 Total général 6.9 Étiquettes de lignes Moyenne de Note Apocalypse now 9 F.Coppola 9 E.T. - L'extraterrestre 7 S.Spielberg 7 Il faut sauver le soldat Ryan 6 S.Spielberg 6 La liste de Schindler 6 S.Spielberg 6 Le Parrain 7 F.Coppola 7 Le Seigneur des anneaux 7 P.Jackson 7 Les Affranchis 6 M.Scorcese 6 Platoon 5 O.Stone 5 Pulp Fiction 8 Q.Tarantino 8 Sueurs froides 8 A.Hitchcock 8 Total général 6.9 Page 5 sur 11
Valeurs Par défaut, les valeurs du tableau croisé dynamique sont calculées en SOMME. Pour modifier cela, cliquer sur la valeur, puis aller dans «Paramètres des champs de valeurs» pour accéder à la fenêtre ci-dessous : Il est alors possible de choisir parmi plusieurs fonctions : SOMME, MOYENNE, MIN, MAX, en fonction de vos besoins. Remarques L onglet «Outils de tableau croisé dynamique» apparaît lors du clic sur un tcd : Options : données, tris, actualisation, Créations : couleurs, sous-totaux, La plupart des options de cet onglet, sons activables avec un clic droit sur les différents éléments (tableau, champs, filtres, ). Le tableau croisé dynamique n est pas actualisé automatiquement. Pour l actualiser : faire un clic droit sur le tableau et «Actualiser». Pour faire une copie du tableau à un instant T, double cliquer sur une cellule contenant un total. Un tableau de synthèse est créé dans une nouvelle feuille (pas possible de l actualiser). Les tableaux croisés dynamiques sont des outils permettant d améliorer la présentation de données. Mais toutes les bases de données ne se prêtent pas forcément à être transformer en tableau croisé dynamique (si vous n avez qu un seul axe d analyse de vos données par exemple). Page 6 sur 11
Les macros Les macros sont des scripts permettant d automatiser certaines tâches. Il est possible de les réaliser de deux manières différentes : Avec l enregistreur de macros (Excel produit le code correspondant aux actions souhaitées) Manuellement (utilisateurs avancés - connaissance du code VBA) pas vu dans ce cours Avant de pouvoir utiliser l enregistreur de macros, il est nécessaire d activer l onglet «Développeur» qui n est pas visible par défaut. Pour cela il faut : Aller dans les options d Excel via l onglet «Fichier». Cliquer sur «Personnaliser le ruban» Activer la case à cocher «Développeur», dans la liste de droite : Valider avec le bouton OK. L onglet «Développeur» sera désormais disponible à chaque ouverture d Excel sur votre session. Enregistrer une macro L enregistrement d une macro se déroule comme suit : 1. Débuter l enregistrement 2. Effectuer les actions souhaitées (celles qui seront exécutées par la macro) 3. Stopper l enregistrement Conseil : une fois l enregistrement commencé, chaque action exécutée sur votre feuille de calcul sera considérée comme une partie de votre macro. Veillez donc à être sûr des manipulations que vous allez faire. Pour cela, il est recommandé d écrire sur un bout de papier les étapes dans l ordre. A noter qu en cas d erreur, il suffit de supprimer la macro et recommencer. Pour débuter un enregistrement, cliquer sur le bouton Enregistrer une macro de l onglet développeur. Appuyer sur ce même bouton pour terminer l enregistrement. Page 7 sur 11
Conseils d enregistrements des macros Après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer une macro la fenêtre ci-dessous apparaît : Nom de la macro : Donner un nom à cette macro Touche de raccourci : Permet d assigner un raccourci clavier pour exécuter la macro. Attention car beaucoup de raccourcis avec CTRL sont déjà utilisés par Windows et sont donc prioritaires (CTRL + C, CTRL + V, CTRL + S, ). Mais en appuyant simultanément sur SHIFT et une lettre il est possible de créer un raccourci de type : CTRL + SHIFT + lettre. Enregistrer la macro dans : o Classeur actuel : la macro est enregistrée dans le classeur courant et peut être utilisée dans ce classeur ainsi que dans les autres classeurs ouverts. o Nouveau classeur : la macro est enregistrée dans un nouveau classeur. Peu utilisé. A de l intérêt dans de rares cas. o Classeur de macros personnelles : la macro est enregistrée dans un classeur «invisible» qui regroupe toutes les macros enregistrées avec cette option. Ces macros seront ensuite disponibles dans n importe quel classeur à l ouverture d Excel. Utile pour des macros utilisées dans plusieurs classeurs. Description : permet d écrire quelques lignes de textes pour expliquer les actions effectuées par la macro. Attention : Si vous sélectionnez des cellules pendant l enregistrement, la macro va précisément enregistrer les actions effectuées sur ces cellules. Exemples : - Vous débutez l enregistrement, vous sélectionnez la cellule D5 et lui appliquez un fond rouge. Vous stoppez l enregistrement. Lors de l exécution de la macro, peu importe où vous vous situez dans votre feuille, c est la cellule D5 qui sera remplie en rouge. - Vous êtes dans la cellule E4, vous débutez l enregistrement. Vous appliquez un fond rouge à la cellule E4. Vous stoppez l enregistrement. A l exécution de la macro, c est la cellule (ou la plage) sélectionnée qui sera remplie en rouge. Essayez quelques fois cette manipulation pour bien comprendre son fonctionnement. Les fichiers Excel contenant des macros doivent s enregistrer dans le format xlsm! Page 8 sur 11
Exécuter une macro Pour exécuter une macro dans un classeur Excel, trois moyens sont possibles : 1. Via l onglet Développeur, et le bouton Macros 2. Avec le raccourci clavier attribué à la macro 3. Avec un bouton (voir ci-dessous) Création d un bouton pour exécution macro Vous pouvez aussi créer un bouton qui exécutera la macro lors du clic. Ce bouton peut apparaître dans le ruban (Onglet personnalisé indispensable), dans la barre d outils ou directement sur votre feuille de calcul. Pour cela : 1. Dans le ruban : Aller dans les options d Excel (onglet Fichier) et «Personnaliser le ruban». Créer un onglet personnalisé. Dans la liste déroulante à gauche, choisir «Macros». Puis ajouter la macro désirée dans l onglet (cette manipulation fonctionne uniquement dans les onglets personnalisés) : 2. Dans la barre d outils : Mêmes manipulations que pour le ruban, mais cette fois-ci, choisir «Barre d outils Accès rapide» dans les options. Page 9 sur 11
3. Sur la feuille de calcul : Aller dans l onglet Développeur, bouton «Insérer» «Contrôle de formulaire» bouton. Dessiner ensuite le bouton sur la feuille. Une fois le bouton placé, la fenêtre ci-dessous apparaît : Dans la liste, sélectionner le nom de la macro qui doit être affectée au bouton. Valider en appuyant sur OK. Désormais la macro s exécutera lors du clic sur le bouton. Page 10 sur 11
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