LES ETAPES DANS L ORGANISATION D UN EVENEMENT Lancer un projet Les bonnes questions à se poser : - Quoi? : quel type d événement? - Pourquoi? : quels objectifs? quels résultats attendus? - Pour qui? : quels publics visés? Quelle participation du public? - Où? : quel lieu? - Quand? : quelle période? quel jour? - Comment? : quels besoins? quelle organisation? quel budget? à Ces éléments s ils peuvent parfois paraitre inutiles apparaitront certainement nécessaires pour : - Bien argumenter auprès de potentiels partenaires ou financeurs, - Et auprès des administrations (ville, pompiers ). Le contenu et la programmation : à ll sera important de bien travailler cette partie afin qu elle réponde vraiment aux objectifs visées. - Exemple 1 : Si l objectif est de faire connaître les musiques traditionnelles au plus grand nombre, il pourra être plus adapté de faire un événement plein air, gratuit, avec une programmation accessible et dans un lieu public très connu et très visité plutôt que de faire un bal dans une salle, à 15 l entrée et avec un groupe folk connu des spécialistes. - Autre exemple 2 : Si l objectif est d offrir un espace de danse de qualité, avec une musique de qualité, pour favoriser la pratique de la danse folk avec un public déjà averti, un lieu fermé avec un plancher de danse de bonne qualité, et une scène avec de bonnes conditions scéniques ainsi que l accueil d un bon groupe seront visés. Il faudra alors s assurer que le public cible «spécialiste» existe et utiliser tous les créneaux de communication permettant de le toucher. à Partenariat et financements : ils sont indispensables pour monter un événement, on ne peut pas travailler seul. à Tout comme dans la rédaction d un projet ou d une demande de financement, plus les objectifs seront clairs et énoncés, plus l équipe organisatrice pourra se rassembler autour de ceux-là et les porter collectivement. Et plus il sera facile de convaincre des partenaires. Les étapes de l organisation Les étapes de l organisation : 1. Valider des objectifs partagés : Bien se poser les questions ci-dessus ensemble. 2. Réunir et animer une équipe d organisation = cette après-midi 3. Programmer l événement = cette après-midi nous verrons les critères, les outils pour chercher
4. Prévoir le budget = on ne travaillera pas sur ce sujet o Un budget doit être équilibré recettes/dépenses o Poste de dépenses : salaires organisateurs et techniciens, boissons et nourriture pour revente, spectacle, mission réception (hôtel, restauration artistes et organisateurs, transport), assurance, droits d auteurs, communication, TVA si assujetti, location matériel, o Poste de recettes : subventions, sponsors, mécénats, recettes billetterie ou coût de formation, recettes ventes (buvette, restauration ), prêt de matériel de la ville ou d associations partenaires. o Valorisation des prêts ou don de matériel. Il est important dans un budget de valoriser les prêts, les dons, les ressources humaines bénévoles. o Penser également à la Trésorerie : l association ou la structure peutelle avancer les frais? 5. Chercher les partenaires et financeurs si nécessaire = on ne travaillera pas sur ce sujet 6. Prévoir toutes les tâches à réaliser et les organiser dans un calendrier (rétroplanning) 7. Valider l événement et son programme 8. Demander toutes les autorisations administratives = cette après-midi 9. Communiquer : Créer les outils de communication, prévoir un plan de diffusion. = cette après-midi 10. Prévoir la logistique 11. Jour J : bien organiser les équipes, anticiper les tâches, prévoir l ensemble du matériel, prévoir l accueil des groupes Gestion des artistes - L accueil des artistes : o Feuilles de routes o Repas, catering o Logement o Fiches techniques transmises au sonorisateur pour qu il prépare le matériel à Les artistes sont souvent sur les routes, l accueil est très important pour qu ils se sentent à l aise et bienvenues. - Contrats des artistes : o Différents types de contrats : Contrats de cessions / Contrat de vente / Intermittence o Guso : gestion simplifiée. Le Guso est aujourd hui très fortement conseillé quand le métier de la structure n est pas centré sur le spectacle. - Licence d entrepreneur du spectacle ou licence occasionnelle : elle est
obligatoire quand on fait plus de 6 dates par an. Sinon il faut faire une déclaration d événement à la préfecture pour obtenir une licence occasionnelle (on reçoit un récépissé de Licence occasionnelle). Il existe 3 licences : 1. Licence 1 pour gérer un lieu ou louer un lieu. Pour obtenir cette licence il faut être titulaire d un diplôme de sécurité. 2. Licence 2 : producteur de groupes, celui qui salarie les artistes 3. Licence 3 : organisateur, diffuseur de spectacle. Attention avec la licence 3 on ne peut pas faire des cachets. On peut cumuler les licences. La majorité des personnes demandent la 2 et la 3. Attention sur la comptabilisation des dates. Un artiste sur scène = une date. Une nuit du folk avec 6 artistes = 6 dates. Les licences se demandent auprès de la DRAC. à Le numéro de licence doit être indiqué sur les tracts et sur la billetterie. Administration, sécurité, légalité Responsabilité de l organisateur et autorisations à L organisateur est responsable de la sécurité du public et du site qu il occupe. Il doit respecter la loi : - Le code du travail pour les salariés - Obligation de sécurité vis-à-vis des spectateurs - Code de la construction et de l habitation : Réglementation des ERP (salle des fêtes, salle de concert ) Si le lieu n est pas un ERP attention il faut demander une autorisation spéciale à la mairie le GN6 = Établissement temporaire En plein air, les conditions sécurité dépendront des conditions d accueil selon si c est une enceinte ouverte ou fermée par exemple. - Réglementation incendie : dans les ERP les matériaux doivent être résistants au feu. - Réglementation sonore 105 db (code de l environnement) pour le public c est moins pour les travailleurs 85 deb à Toute manifestation organisée dans un lieu public doit faire l objet d une demande d autorisation et d une information aux autorités de police et à la préfecture. L organisateur doit fournir un Dossier sécurité comprenant : - Le descriptif de l événement - L autorisation de la préfecture : + lâchers de ballons, tombolas, ventes - L autorisation de la ville : + ventes au déballage, licence vente boissons (licence 1 supprimée pour boissons sans alcool / Licence 2 à demander généralement = boissons fermentées), autorisations circulations poids lourds - La police doit être informée - Les jauges public et issues de secours - Les autorisations et contrôles des systèmes électriques pour le plein air - Des indications sur le service d ordre et les secouristes - Le descriptif des mesures de sécurité et incendie (extincteurs, couloir d évacuation ) - Les autorisations de bon montage pour les scènes, les tentes, les podiums, les systèmes sons ou électrique par les prestataires qui les ont installés.
à pour les événements plein air, les grandes villes organisent généralement une visite de la commission de sécurité qui vérifie que toutes les mesures citées cidessus sont remplies. Cette commission est composée de la Gendarmerie, de la Police, d un représentant des pompiers et de la ville qui va ou non autorisé la tenue de l événement. à pour les installations provisoires : un podium dans un champ instable, tour de projection dans un champ, un bureau de contrôle doit passer pour vérifier que ça tient. Service d ordre et Secouristes Ils doivent être certifiés par une autorisation d activité de la Préfecture qu ils doivent vous fournir. On doit simplement les déclarer au maire de la ville. Assurance Droits d auteurs - Il est obligatoire de déclarer le spectacle à la Sacem (la SACD si c est du théâtre) Communication Billetterie - Que les entrées soient gratuites ou payantes, dès lors qu on a une jauge à respecter, on doit faire une billetterie. - Elle doit comporter au minimum deux tickets : un pour le public, un pour l organisateur bien numérotés dans une série ininterrompue. - Elle doit être conservée pendant 6 ans - Elle doit indiquer : o Le nom de l établissement recevant le public o Le numéro de licence d entrepreneur du spectacle o La date et le programme de la manifestation o Le numéro du ticket o Le prix payé par le spectateur (ou la gratuité le cas échéant) - Les supports de communication o Tracts, dépliants, catalogues o Affiches o Trucs et astuces : les impressions sont aujourd hui très économiques sur internet : rapid flyer / Print carrier à Prévoir un plan de diffusion de tous les supports pour qu ils ne vous restent pas sur les bras. Il est inutile de faire 10 000 tracts si vous pensez en poser dans 50 lieux une vingtaine par lieu. - Les relations presse o Selon la taille de l événement réalisé un communiqué de presse ou un dossier de presse o Envoyez les aux médias puis recontactez les médias par téléphone pour leur parler de l événement. - Les sites internet et réseaux sociaux Outils indispensables de nos jours
- Invitations : pensez à inviter vos partenaires (la ville, les sponsors ou financeurs, les personnes qui vous ont aidés ) et les journalistes qui pourront couvrir l événement. Gestion de l équipe, logistique, organisation à Assurer une bonne organisation c est planifier et anticiper le plus de choses possibles. Dans ce cadre plus les missions seront réparties et partagées plus l organisation sera fluide et ne se fera pas dans le stress car vous n aurez plus qu à gérer les imprévus. Il y en a toujours dans les événements. Réunir et animer une équipe d organisation : - Il est indispensable qu une équipe suffisante soit mobilisée pour mener le projet et gérer l ensemble des tâches qui sont nombreuses (communiquer en amont, programmer, chercher des fonds, prévoir le budget et les fonds de caisse, faire les courses, acheter les boissons, préparer les repas ). - S assurer que les personnes sont prêtes à participer. Pour cela : animer les réunions (Outil 1 : Animer une réunion) - Partager les objectifs - Lister les tâches et répartir les responsabilités (Outil 2 : rétroplanning) et planification. - Pour faciliter l organisation n hésitez pas à désigner des responsables par missions (un responsable des artistes, de la négociation à l accueil le jour J), un responsable des bénévoles, un responsable général, un responsable de la billetterie, un responsable des repas, un responsable de la technique - Former, informer, accompagner, indiquer les mesures de sécurité pour que chacun s y retrouve, ait une place, puisse agir sans attendre. - Mobiliser de nouvelles personnes : faire des annonces sur facebook, sur internet, sur Espace bénévolat, France bénévolat, mais surtout dans vos réseaux. Planifier, organiser, partager les tâches - Tout prévoir au maximum, y compris les détails auxquels on ne pense pas. Qui range, où se trouve le matériel - Et informer tout le monde de ces détails afin que chacun soit autonome et ne dépende pas d une personne. - Prévoir aussi les transports des matériel ou personnes - Prévoir les équipes de travail : accueil, buvette, rangement, nettoyage - Désigner une personne responsable de la bonne tenue du planning, en capacité de réagir s il manque du monde.