l Dossier d inscription - Société Madame, Mademoiselle, Monsieur, Nous sommes heureux que vous nous ayez fait part de votre volonté d inscrire votre société d architecture à l d Île-de-France. Vous trouverez dans ce dossier les éléments qui vous permettront de mener à bien cette démarche : des informations relatives à la procédure d inscription le calendrier prévisionnel des sessions d inscription des informations relatives aux frais d'inscription des informations relatives à l obligation d assurance professionnelle une liste d adresses utiles la liste des pièces nécessaires à la constitution du dossier un modèle de clauses, conformes à la loi sur l architecture, pour les statuts des sociétés d architecture le questionnaire d inscription et ses annexes Les services de l Ordre se tiennent à votre disposition pour répondre à vos questions et faciliter toutes vos démarches. Confraternellement vôtre, Le Conseil Service du Tableau / Ordre des Architectes d Île-de-France 148 rue du faubourg Saint-Martin horaires d ouverture du lundi au vendredi de 9h à 12h30 Jessica Ourrad 01 53 26 10 60 tableau@architectes-idf.org Sébastien Carpentier Un service d'information juridique par téléphone est à votre disposition au 0 892 683 783* du lundi au vendredi de 10h à 19h (*0,337 la minute) 1
l' Procédure d inscription 1- Envoi du dossier complet a) vous envoyez le dossier de la société par courrier ou vous nous l apportez directement. Tout dossier incomplet retardera l inscription (voir calendrier prévisionnel page suivante) b) après vérification des pièces, nous vous adressons sous 8 jours, par courrier uniquement, un récépissé de demande d inscription. Ce document vous permettra notamment de souscrire une assurance professionnelle. NB : Tous les courriers de l Ordre sont envoyés au siège de la société : veillez à faire figurer sa dénomination sociale sur la boîte postale. c) une fois l assurance contractée au nom de la société, vous nous l envoyez au plus vite. Plus tôt nous recevrons cette attestation, plus tôt la société pourra être inscrite 2- Réunion Officielle du Conseil Le seul dépôt du dossier d inscription ne permet pas à votre société d exercer. Le Conseil de l Ordre est seul habilité à prononcer l inscription au Tableau. Il se réunit au moins une fois tous les trois mois. La société est informé(e) de sa décision par une notification qui lui est adressée par courrier, dans un délai de 15 jours après la réunion officielle. Nous lui faisons également parvenir un e-mail le lendemain de la réunion : NB : dès que la société apparaît sur l annuaire internet des architectes (), elle peut commencer à exercer. 3- Tampon et papier à en-tête de la société Ils doivent obligatoirement comporter, au minimum, la dénomination sociale, suivie ou précédé de la forme juridique (ex : SARL d'architecture), l'adresse du siège social et le numéro national d'inscription au Tableau. 2
l' Calendrier des inscriptions NB : Ce calendrier est prévisionnel. Session de novembre Session de janvier Date de clôture des inscriptions* Nous devons recevoir le dossier complet (à l exception de l attestation d assurance) au plus tard le : Date-limite de réception de l attestation d assurance mercredi 16 novembre 2011 vendredi 25 novembre 2011 mardi 20 décembre 2011 vendredi 6 janvier 2012 Date de présentation de la demande en Réunion Officielle du Conseil** Seul le Conseil peut statuer sur votre demande d inscription et autoriser la société à exercer la profession. mardi 29 novembre 2011 mardi 10 janvier 2012 *Tout dossier transmis ou complété après ces dates-limites ne pourra être présenté qu à la session d inscription suivante. **La décision du Conseil vous sera notifiée sous 48 heures à l adresse email que vous communiquez sur le formulaire d inscription, et sous 15 jours par courrier officiel. 3
l' Frais de dossier d'inscription Les frais d instruction de dossier sont fixés comme suit pour 2011 : Architecte : 260 Société d architecture à associé unique : 260 Autre forme de société : 470 L inscription d une société peut être effectuée en même temps ou après l inscription au Tableau de chacun des architectes, agréés en architecture ou détenteurs de récépissé qui y sont associés. Les frais d inscription individuels des associés ne sont pas déductibles de ceux de la société. Tout règlement par chèque doit être libellé à l ordre du C.R.O.A.I.F. (Conseil Régional de l Ordre des Architectes d Île-de-France). Le chèque sera encaissé dans la semaine suivant le dépôt du dossier. Nous vous prions de noter que les droits d inscription restent acquis à l Ordre quelle que soit la suite donnée à la demande (article 35 du décret n 77-1481 du 28 décembre 1977). NB : Les sociétés ne sont actuellement pas soumises à cotisation. Celle-ci doit être acquittée chaque année et individuellement par tous les architectes associés inscrits auprès d un conseil régional. 4
l' La responsabilité professionnelle et le devoir d assurance Après réception du récépissé de votre demande d inscription, vous nous faites parvenir dès que possible une attestation d assurance au nom de la société. Plus tôt nous recevrons cette attestation, plus tôt la société pourra être inscrite L architecte/la société d'architecture a pour obligation : d être couvert par une assurance pour tout acte professionnel sur le territoire français, à titre gratuit ou onéreux, pouvant engager sa responsabilité ou celle de ses préposés (article 16 de la loi n 77-2 du 3 janvier 1977) ; d envoyer avant le 31 mars de chaque année au Conseil Régional de l Ordre dont il relève une attestation de son organisme assureur conforme au modèle légal défini par l arrêté du 15 juillet 2003 (voir en annexe), établissant qu il est couvert pour l année en cours (article 32 du code des devoirs professionnels des architectes) ou tout document se substituant à cette attestation (attestation sur l honneur de non activité pour les architectes n exerçant pas la profession, attestation d assurance de l employeur pour les architectes salariés, attestation d assurance de la société pour les architectes associés) de joindre au contrat passé avec chaque maître d ouvrage son attestation d assureur ou, le cas échéant, celle de son employeur. En cas de non respect de ces obligations, l architecte / la société d architecture encourt la suspension du Tableau, ce qui l empêche d exercer et de porter le titre, puis la radiation de l Ordre s il ne régularise pas sa situation entre-temps. L Ordre a pour mission : d assurer la tenue du tableau régional des architectes, afin de protéger et contrôler le titre d'architecte de rappeler à ses membres l obligation qu ils ont de souscrire une assurance garantissant l ensemble de leurs activités professionnelles ; de les informer des risques qu ils pourraient encourir en cas de non respect de cette obligation. 5
l' Adresses utiles Inscription à l Ordre et tenue du Tableau Conseil Régional de l Ordre des Architectes d Île-de-France (CROAIF) Service du Tableau - 148 rue du faubourg Saint-Martin - Tel. : 01 53 26 10 60 Mail : tableau@architectes-idf.org Site internet : Principales compagnies d assurance MAF ALLIANZ AXA COVEA RISKS GAN (Groupe des assurances nationales) GMF ASSURANCES SA LLOYD S MONTMIRAIL MMA (Mutuelle du Mans Assurances) SMABTP www.maf.fr www.allianz.fr www.axa.com www.covea-risks.fr www.gan.fr www.gmf.fr www.montmirail.com www.mma.fr www.smabtp.fr Vous trouverez les listes de toutes les compagnies d assurance agréées par le Ministère de l économie, des finances et de l industrie et par la Commission de contrôle des assurances sur le site internet http://www.ceassur.fr (section «Listes des entreprises»). N oubliez pas que l agence doit également être assurée : biens, pertes d exploitations, accidents du travail, protection juridique, etc. Formalités relatives à l immatriculation de la société Le Centre de Formalités des Entreprises (C.F.E.) centralise toutes les pièces et formalités relatives à l immatriculation de la société. NB : La société ne pourra pas être immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés avant son inscription officielle à l Ordre des Architectes. La notification officielle d inscription qui vous est adressée, par courrier, dans un délai de 15 jours après la réunion officielle du Conseil, vous permettra de remplir les dernières formalités administratives. Vous pouvez retrouver toutes les coordonnées et sites internet des Centre de Formalités des Entreprises sur le site de l INSEE : http://annuairecfe.insee.fr/annuairecfe/jsp/controleur.jsp 6
l Constitution du dossier d inscription 1/ Un exemplaire de la demande collective d inscription (pages 11 et 12) signé par tous les associés 2/ Un exemplaire de la demande individuelle d inscription (page 13) signé par chacun des associés architectes (inscrits ou en cours d inscription à l Ordre) 3/ Un exemplaire du formulaire «exercice de la profession» (page 14) signé par chacun des associés architectes déjà inscrits à l Ordre 4/ Un exemplaire des statuts conformes à la loi sur l architecture (cf. pages 8 à 10) datés, paraphés et signés par tous les associés. 5/ Un acte séparé de nomination du/des premier(s) gérant(s), si cette mention n apparaît pas dans les statuts. 6/ Si l adresse de l activité principale n apparaît pas dans les statuts : un justificatif de domicile au nom de la société (quittance de loyer, facture d électricité ou de télécom) 7/ Les frais d instruction du dossier : Société à associé unique : 260 Autre forme de société : 470 Tout dossier incomplet ou présentant des statuts non-conformes à la loi sur l architecture ne sera pas enregistré. Après vérification des pièces, nous vous enverrons dans un délai de 8 jours, par courrier uniquement, un récépissé de demande d inscription. Il est envoyé au siège social de la société sauf demande écrite de la part de l ensemble des associés. Il facilitera la souscription de l assurance professionnelle. Une fois l assurance contractée par la société (voir modèle page 15), vous nous l envoyez dans les meilleurs délais, par fax, mail ou courrier. Plus tôt nous recevrons cette attestation, plus tôt la société pourra être inscrite à l Ordre. Important Conformément à la loi informatique et liberté n 78-17 du 6 juillet 1978, nous vous indiquons que les informations nécessaires à votre inscription à l Ordre feront l objet d un traitement informatique. Ces informations sont obligatoires pour que votre inscription soit effective (loi sur l architecture n 77-2 du 3 janvier 1977, articles 9, 10, 11 et 12 décret sur l organisation de la profession du 28 juillet 1977, articles 17 à 23 du règlement intérieur de l Ordre article 30). Elles sont destinées au public. Vous disposerez d un droit d accès et de rectification auprès de nous. 7
l Obligations statutaires des sociétés d architecture L architecture est une profession réglementée. Les sociétés d architecture sont non seulement soumises aux règles du droit des sociétés mais aussi aux dispositions de la loi du 3 janvier 1977 sur l architecture et de ses décrets d application : - Pas de mention d activités immobilières, commerciales ou financières dans l objet social : les sociétés d architecture ont pour unique objet l exercice de la profession d architecte. - Au moins 51 % du capital social sont détenus par un ou plusieurs architectes et/ou sociétés d architecture. - Au moins 5 % du capital social sont détenus par un architecte, personne physique. - Les sociétés associées qui ne sont pas inscrites à l Ordre ne peuvent pas détenir plus de 25% du capital social (sauf dans le cas d une SELARL, SELAS ou SELAFA, où ce montant peut atteindre 49 %) - La société est administrée soit par un gérant inscrit à l Ordre, soit par plusieurs gérants dont au moins la moitié sont inscrits à l Ordre. - Un architecte associé peut exercer sa profession en dehors de la société, à la condition que les statuts le prévoient ou sur décision de l assemblée générale. Ses domaines d intervention doivent être clairement définis. - Une fois inscrites à l Ordre, les sociétés d architecture sont tenues d informer le Conseil Régional de toute modification statutaire : cessions de parts, changement de gérant, transfert de siège social, etc. Cette liste n est pas exhaustive. Reportez-vous au site de notre Conseil National pour de plus amples informations : http://www.architectes.org, rubrique Exercer la Profession > Les conditions d exercice > Les sociétés d architecture. 8
l Modèle de clauses conformes En complément des clauses prévues dans les statuts de droit commun, vous trouverez ci-après des exemples d articles à insérer dans vos statuts. Ces clauses ont été rédigées pour une SARL, et devront être adaptées pour les autres formes juridiques. Forme Il est formé une société à responsabilité limitée d architecture qui sera régie par les lois en vigueur et notamment par le livre II titre II du Code de commerce, notamment les articles L. 223-1 et suivants, et la loi n 77-2 du 3 janvier 1977 sur l architecture, ainsi que par les présents statuts. Objet (Art. 12 - Loi 1977 - attention : ne pas faire figurer d activités immobilières, commerciales ou financières) La société a pour objet l exercice de la profession d architecte et d urbaniste en particulier de la fonction de maître d œuvre et toutes missions se rapportant à l acte de bâtir et à l aménagement de l espace. À cette fin, la société peut accomplir toutes opérations concourant directement ou indirectement à la réalisation de son objet ou susceptibles d en favoriser le développement. Dénomination La société prend la dénomination de : Dans tous les actes et documents émanant de la société, la dénomination sociale doit toujours être précédée ou suivie immédiatement des mentions société à responsabilité limitée d architecture ou des initiales S.A.R.L. d architecture, de l énonciation du montant du capital social, du numéro d immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés et du numéro d inscription National au Tableau de l Ordre des Architectes. Exercice de la profession - Responsabilité Assurance - Discipline - Communication au Conseil Régional de l Ordre des Architectes (obligatoire) Exercice de la profession (Art. 14 - Loi 1977) Chaque architecte associé exerce sa profession au nom et pour le compte de la société. Il ne peut exercer selon un autre mode que dans la mesure où il a obtenu l accord exprès de ses coassociés. Il doit faire connaître à ses clients la qualité en laquelle il intervient. (Art. 41 - Code des Devoirs) Les architectes associés doivent s informer mutuellement des activités professionnelles qu ils exercent au nom et pour le compte de la société. Responsabilité - Assurance (Art. 16 - Loi 1977) La société est seule civilement responsable des actes professionnels accomplis pour son compte. Elle doit souscrire une assurance garantissant les conséquences de ceux-ci. 9
Discipline (Art. 64 - Décret 77-1481 du 28/12/77) Les dispositions légales et réglementaires concernant la discipline des architectes sont applicables à la société et à chacun des architectes associés. La société peut faire l objet de poursuites disciplinaires, indépendamment de celles qui seraient intentées contre les associés. La société est représentée par les gérants. Cependant, les associés non gérants peuvent prendre connaissance du dossier et présenter ou faire présenter leurs observations écrites ou orales. La suspension disciplinaire de la société s applique à tous les associés architectes, sauf si la décision de la juridiction exclut expressément de cette mesure un ou plusieurs d entre eux. (Art. 46 à 51 - Décret 77-1480 du 28/12/77) L architecte associé suspendu disciplinairement ne peut exercer aucune activité professionnelle d architecte pendant la durée de la peine, mais conserve, pendant le même temps, la qualité d associé, avec tous les droits et obligations qui en découlent, à l exclusion de sa vocation aux bénéfices sociaux. En cas de suspension de la société ou de tous les associés architectes, la gestion de la société est assurée par un ou plusieurs architectes désignés par le Président du Conseil Régional de l Ordre des Architectes au tableau duquel la société est inscrite. Communication au Conseil Régional de l Ordre des Architectes (Art. 17 - Décret 77-1481 du 28/12/77) La société doit être inscrite au tableau régional de la circonscription dans laquelle se situe son siège social. Le ou les gérants sont tenus, sous leur responsabilité, de communiquer au Conseil Régional au tableau duquel la société est inscrite, les statuts de la société et la liste des associés ainsi que toute modification apportée à ces statuts ou à cette liste. (Art. 42 - Code des Devoirs) Le Conseil Régional vérifie si la société demeure en conformité avec les dispositions légales et réglementaires et en particulier avec celles de l article 13 de la loi du 3 janvier 1977. Selon les cas, il procède à la modification correspondante de l inscription ou à la radiation de la société si, à l expiration du délai qu il impartit, aucune régularisation n est intervenue. Nomination du ou des gérant(s) (ou nomination par acte séparé joint au dossier d inscription, ce qui présente l avantage de ne pas devoir modifier les statuts lors d un changement de gérant) Les soussignés nomment en qualité de gérant(e/s) de la société, pour une durée de..., M./Mme/Mlle... architecte(s) associé(e/s), demeurant à... Le gérant est désigné par l assemblée générale ordinaire. 10
l Demande collective d inscription d une société d architecture (Cadre réservé au Conseil régional) N CROA 10 Île-de-France Matricule Régional Matricule National Dossier complet déposé reçu le... Récépissé délivré le... Décision d inscription le... de refus d inscription le... Motif :... V. 101110 I. Dénomination sociale (NB : une recherche d antériorité auprès de l INPI (www.inpi.fr) permettra de vérifier si la dénomination choisie fait déjà l objet d une protection)...... Sigle :... II. Forme juridique Société à responsabilité limitée (SARL) Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL ou SARL à associé unique) Société civile professionnelle (SCP) Société anonyme (SA) Société par actions simplifiée (SAS) Société par actions simplifiée à associé unique (SASU) Société d exercice libéral à responsabilité limitée (SELARL) Société d exercice libéral sous la forme de SA (SELAFA) Société d exercice libéral sous la forme de SAS (SELAS) Société coopérative de production sous la forme SARL (SCOP SARL) III. Adresse de l activité principale (NB : Tous les courriers de l Ordre seront envoyés à cette adresse : veillez à faire figurer le nom de la société sur la boîte postale) Résidence... Rue...... Lieu dit... CP... Ville... Pays FRANCE Tél.... Fax... Portable... E-mail (obligatoire)... Site... 11
IV. Composition de la société Rappel : seuls les associés inscrits à l Ordre peuvent porter le titre d architecte. Associés architectes (nom, prénom) N national* Nombre de parts Associés non-architectes (nom, prénom) Nombre de parts *ne pas remplir si l architecte est en cours d inscription à l Ordre V. Désignation des organes de direction de la société SARL, EURL, SCP, SELARL, SCOP SARL : Prénom(s), nom(s) et profession(s) du ou des gérant(s) :...... SA, SAS, SASU, SELAFA, SELAS : Prénom(s), nom(s) et profession(s) des membres du Conseil d administration ou du dirigeant unique :...... L'inscription au Tableau de l' entraîne l'obligation de : déclarer au Conseil régional toutes modifications et notamment celles apportées aux statuts ou à la liste des associés déclarer les liens d'intérêts professionnels que la société pourrait avoir avec une personne physique ou morale exerçant une activité dont l'objet est de tirer profit directement ou indirectement de la construction adresser au conseil régional, avant le 31 mars de chaque année, une attestation d assurance professionnelle En application de l'article 16 de la loi sur l'architecture, tout architecte (personne physique ou société d'architecture) dont la responsabilité peut être engagée à raison des actes qu'il accomplit à titre professionnel (ou des actes de ses salariés) doit être couvert par une assurance. En application de l'article 27 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, nous vous informons que le droit d'accès et de rectification s'exerce auprès du conseil régional de l' auprès duquel la société est inscrite. Date... Signatures de tous les associés 12
Requête individuelle à remplir par chacun des associés architectes ou en cours d inscription, y compris pour les sociétés à associé unique Je soussigné(e)...... architecte ou agréé(e) en architecture inscrit(e) au Tableau du Conseil Régional de l de... demande l inscription de la société d architecture :...... dont le siège social se situe :...... au Tableau du Conseil Régional de l Ordre des Architectes d Île-de-France. Fait à... le... Signature 13
Exercice de la profession à remplir par chacun des associés architectes déjà inscrits à l Ordre Nom :... Prénom :... Matricule national :... Exercice exclusif au sein de la société : oui non Si non, autre(s) mode(s) d exercice autorisé(s) par les statuts ou par décision des associés (joindre le PV d assemblée générale ordinaire ou extraordinaire) : libéral associé(e) d une (ou plusieurs) autre(s) société(s) d architecture (y compris EURL). Précisez leur(s) dénomination(s) sociale(s) :...... salarié(e)-architecte (fournir une attestation précisant votre fonction et la date d'entrée dans l'agence ou la société) fonctionnaire ou agent public (fournir votre arrêté de nomination) autre profession exercée... Adresse professionnelle que vous souhaitez voir figurer au Tableau et sur l annuaire des architectes : siège social de la société adresse d un autre mode d exercice résidence... rue...... lieu-dit... CP... ville... pays... tel... fax... portable... mail... site... Adresse où vous souhaitez recevoir les courriers de l Ordre : siège social de la société adresse d un autre mode d exercice adresse personnelle résidence... rue...... lieu-dit... CP... ville... pays... tel... fax... portable... mail... site... Fait à..., le... Signature 14
document à produire à l en-tête de la compagnie d assurance Modèle d'attestation conforme à l obligation d'assurance Arrêté du 15 juillet 2003 La compagnie d'assurance... atteste avoir délivré à : L'architecte...... Domicilié(e) :...... N d'inscription à l'ordre... une police n... La société d architecture...... Siège social :...... N d'inscription à l'ordre... une police n... couvrant la responsabilité qui peut être engagée à raison des actes qu'il/elle accomplit à titre professionnel ou des actes de ses préposé(e)s depuis le (jour/mois/année) : * Cette police, actuellement en vigueur, satisfait aux obligations édictées par la loi n 77-2 du 3 janvier 1977 sur l'architecture et par la loi n 78-12 du 4 janvier 1978 relative à la responsabilité et à l'assurance dans le domaine de la construction. Elle est conforme aux exigences de l'article 16 de la loi n 77-2 du 3 janvier 1977 sur l'architecture ainsi qu'aux clauses types énoncées à l'annexe I de l'article A. 243-1 du code des assurances. La présente attestation ne peut engager la société d'assurance au-delà des conditions et limites du contrat auquel elle se réfère. Fait le, à Cachet de la compagnie d assurance 15