1 ENVIRONNEMENT RUBANS À première vue, la nouvelle présentation des applications Office 2007 a de quoi surprendre. Toutefois, la plupart des changements se concentrent au niveau du ruban, cette zone qui s'étend dans la partie supérieure de la fenêtre du logiciel. Grâce au ruban, les commandes usuelles sont placées au premier plan, si bien que vous n'avez plus besoin de parcourir les diverses parties du programme pour effectuer les tâches les plus courantes. Ce changement a été motivé par un souci de faciliter votre travail et de vous rendre plus efficace. Le ruban est le fruit d'un travail de recherche et de conception intense basé sur l'expérience des utilisateurs dans l'optique d'optimiser l'emplacement des commandes. Le ruban présente trois composantes : onglets, groupes et commandes. Les onglets : Les groupes : Les commandes : La partie supérieure du ruban compte les onglets principaux. Chacun représente un domaine d'activité. Chaque onglet contient plusieurs groupes qui réunissent des éléments connexes. Une commande est un bouton, une zone pour entrer des informations, ou encore un menu. Le contenu des onglets n'a pas été choisi au hasard. Chaque élément a été sélectionné en fonction de l'usage qu'en font les utilisateurs. Par exemple, l'onglet Accueil regroupe les commandes les plus fréquemment utilisées, comme celles du groupe Police qui permettent de modifier la police du texte : Police, Taille de police, Gras, Italique, etc. LANCEUR DE BOÎTE DE DIALOGUE À première vue, il peut vous sembler que certaines commandes que vous utilisiez dans une version précédente de Word soient disparues. Pas de panique. Certains groupes présentent une petite flèche diagonale dans le coin inférieur droit. Cette flèche est ce que l'on appelle un lanceur de boîte de dialogue. Si vous cliquez dessus, les autres options associées à ce groupe s'affichent. Ces options apparaissent souvent sous la forme d'une boîte de dialogue qui vous rappellera peut être celle d'une version précédente du logiciel. Elles peuvent également apparaître dans un volet Office d'aspect classique.
2 AFFICHAGE CONVENTIONNEL À propos des versions précédentes, si vous vous demandez s'il est possible de revenir à un aspect plus conventionnel tel que celui des versions précédentes de votre logiciel, la réponse est non. Mais au bout de quelque temps passé à manipuler le ruban, vous vous habituerez à l'emplacement des divers éléments de l'interface et découvrirez combien il est facile d'accomplir ses tâches. ONGLETS À LA DEMANDE Dans cette nouvelle version, certains onglets ne s'affichent que lorsque vous en avez besoin. Ainsi, supposons que vous ayez inséré une image et que vous souhaitiez à présent y travailler dessus. Vous pouvez, par exemple, souhaiter modifier la façon dont le texte habille l'image ou encore effectuer un rognage. Où se trouvent les commandes correspondantes? Sélectionnez l'image. L'onglet Outils Image s'affiche. Cliquez sur cet onglet. Vous voyez apparaître des groupes et des commandes supplémentaires destinées à travailler les images ; tel est le cas du groupe Styles d'images. Lorsque vous cliquez hors de l'image, l'onglet Outils Image disparaît et les autres groupes réapparaissent. Note : Des onglets à la demande s'affichent pour d'autres domaines d'activité, tels que les tableaux, les dessins, les diagrammes et les graphiques. MINI BARRE D OUTILS Certaines commandes de mise en forme sont indispensables au point qu'il est difficile de s'en passer, quelles que soient les tâches effectuées. Admettons que vous souhaitiez mettre rapidement en forme un bloc de texte, mais que vous travailliez sous l'onglet Mise en page. Vous pourriez cliquer sur l'onglet Accueil pour afficher les options de mise en forme, mais voici une méthode plus efficace : Sélectionnez votre texte en faisant glisser la souris, puis placez le pointeur sur la sélection. La mini barre d'outils s'affiche, estompée. Si vous pointez dessus, elle s'active et vous pouvez cliquer sur l'une des options de mise en forme qu'elle contient.
3 BARRE D OUTILS «ACCÈS RAPIDE» La barre d'outils «Accès rapide» est la petite zone située en haut à gauche du ruban. Elle contient les fonctions que vous utilisez au quotidien : Enregistrer, Annuler et Répéter. Vous pouvez également ajouter vos commandes favorites pour qu'elles soient toujours disponibles, quel que soit l'onglet activé. MASQUER LE RUBAN Grâce au ruban, tous les éléments d'interface d Office 2007 sont agréablement centralisés et faciles à trouver. Or, parfois, vous n'avez rien besoin de chercher. Vous voulez simplement travailler sur votre document et pourquoi ne pas disposer d'espace supplémentaire. Autant le dire, masquer temporairement le ruban est aussi simple que de l'utiliser. Pour ce faire double cliquez sur l'onglet actif. Les groupes disparaissent, si bien que vous bénéficiez ainsi d'espace supplémentaire. Chaque fois que vous avez besoin d'afficher à nouveau les commandes, double cliquez sur l'onglet actif pour rétablir les groupes. BOUTON MICROSOFT OFFICE Le point de départ pour tout document Office est le bouton Microsoft Office. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un menu s'affiche à l'écran. Peut être trouverez vous des similitudes entre ce menu et le menu Fichier des versions précédentes d Office. Dans la partie gauche du menu se trouvent toutes les commandes permettant de travailler sur un fichier. C'est ici que vous créez les nouveaux documents et que vous ouvrez les documents existants. Les commandes Enregistrer et Enregistrer sous se trouvent également ici.
4 La partie droite du menu contient la liste des documents récemment ouverts. Ils sont toujours mis en évidence de sorte que vous n'ayez pas à rechercher les documents que vous utilisez régulièrement. ZOMM Après avoir inséré un élément, vous pouvez juger utile de l'examiner en détail. Pour cela, vous devez savoir où se trouve le contrôle de zoom. Portez votre regard dans le coin inférieur droit. Faites glisser le curseur vers la droite pour effectuer un zoom avant ou vers la gauche pour effectuer un zoom arrière. Conseils : Cliquez sur la valeur de pourcentage à gauche du curseur pour accéder à la boîte de dialogue Zoom et spécifier un facteur de zoom. Si votre souris est équipée d'une molette, vous pouvez maintenir la touche Ctrl enfoncée et faire tourner la molette vers l'avant pour effectuer un zoom avant ou vers l'arrière pour effectuer un zoom arrière. Les commandes Zoom se trouvent également sous l'onglet Affichage.
5 OPTIONS WORD Toutes les fonctionnalités que vous êtes habitué d utiliser au quotidien dans votre logiciel se trouvent dans le ruban, et il est plus facile que jamais de les trouver. Mais qu'en est il des autres paramètres, notamment ceux qui ne concernent pas directement la production de documents et qui sont plutôt chargés de contrôler le fonctionnement du logiciel, comme les informations sur les enregistrements, les dictionnaires d'orthographe et la correction automatique? Dans les versions antérieures d Office, vous deviez cliquer, dans votre application, sur Options dans le menu Outils. À présent, tous ces paramètres font partie des Options Word auxquelles vous accédez en cliquant sur le bouton Options Word dans le menu qui s'ouvre à partir du bouton Microsoft Office. COMPATIBILITÉ AVEC LES AUTRES VERSIONS NOUVEAU FORMAT DE FICHIER La nouvelle version d Office s'accompagne d'un autre changement important, à savoir, un format de fichier amélioré. Qu'est ce que cela signifie pour vous? Le nouveau format de fichier permet de limiter la taille des fichiers et d'en accroître la sécurité. Et les avantages ne s'arrêtent pas là. Dans Word, le nouveau format de fichier (.docx) vous permet en outre d'utiliser des fonctionnalités qui ne sont disponibles que dans Word 2007. Tel est le cas des nouveaux graphiques SmartArt. Le nouveau format de fichier prend en charge de nombreuses autres fonctionnalités nouvelles, telles que les équations mathématiques, les thèmes et les contrôles de contenu. Lorsque vous créez un document dans Word 2007 et que vous l'enregistrez, le nouveau format de fichier est choisi automatiquement. Pour vous en assurer, il suffit d'examiner la boîte de dialogue Enregistrer sous. La zone Type de fichier indique Document Word (*.docx). Cela signifie que le nouveau format de fichier est utilisé. La seule différence apparente que vous risquez de noter avec les nouveaux formats de fichiers Word, c'est celle liée à l'utilisation de macros ou de code. Auparavant, il n'existait que deux types de fichiers Word : les documents et les modèles (.doc et.dot). Dans Word 2007, il en existe quatre :.docx,.dotx,.docm et.dotm («x» étant l'abréviation de XML et «m» celle de macro). Les documents et les modèles de base (.docx et.dotx) ne peuvent plus contenir de macros ou de code, ce qui rend leur utilisation plus sûre au quotidien personne ne peut glisser de code caché dans un document. Or, les macros étant des outils forts utiles, il existe deux autres types de fichiers destinés à prendre en charge les documents et les modèles contenant du code :.docm et.dotm. C est le même principe pour toutes les applications Office, un «x» s ajoute à l extension de l application (.xlsx pour Excel,.pptx pour PowerPoint, etc.). Même chose pour les modèles ou pour les fichiers avec macro. Attention, dans un premier temps, il sera important d enregistrer vos documents dans l ancien format si vous avez à les partager avec d autres personnes qui n ont peut être pas la nouvelle version d Office.
6 Pour changer ce paramètre, cliquez sur le bouton Microsoft Office et sur Options Word, dans Enregistrement, choisissez, avec la liste déroulante, Document Word 97 2003 (*.doc) à Enregistrer les fichiers au format suivant : Fermez toutes les fenêtres on confirmant le tout. MISE EN SITUATION Supposons que vous utilisiez le nouveau format de fichier, soit en créant de nouveaux documents ou en les enregistrant. Votre collègue, Jean, possède une ancienne version de Word, celle qui faisait partie d'office 2000. Vous voulez lui transmettre votre dernier document par courrier électronique. Pourra t il l'ouvrir? Absolument. Lorsque Jean cliquera sur le document, sous réserve que son installation Office 2000 a été mise à jour avec les correctifs et Service Packs les plus récents, il sera invité à télécharger un convertisseur qui lui permettra d'ouvrir votre document. En revanche, le document qu'ouvrira Jean n'aura pas tout à fait le même aspect que celui que vous avez créé, car votre nouvelle version de Word intègre de nombreuses fonctionnalités qui n'existent pas dans sa version. Malgré tout, il pourra l'ouvrir, y travailler dessus et vous le renvoyer. Note : Le convertisseur ne fonctionne qu'avec Office 2000 SP3, Office XP SP3 et Office 2003 SP1. Il n'est compatible qu'avec les systèmes d'exploitation suivants : Windows 2000 SP4, Windows XP SP1 et Windows Server 2003.
7 MODE DE COMPATIBILITÉ Vous vous demandez probablement ce qui se passe lorsque vous ouvrez des anciens documents dans la nouvelle version d Office. De fait, Microsoft Office 2007 peut ouvrir les fichiers créés dans toutes les versions précédentes d Office, de 1.0 à 2003. L application ouvre les documents anciens en mode de compatibilité. La présence de [ Mode de compatibilité ] à côté du nom du fichier indique que ce mode est activé. En quoi consiste le mode de compatibilité? En substance, Office vous indique que le document utilise un ancien format de fichier et que de ce fait, certaines fonctionnalités de la nouvelle version ne sont pas reconnues. Ces fonctionnalités sont donc désactivées ou modifiées de sorte qu'elles se rapprochent de celles d'une ancienne version. Vous avez tout intérêt à rester en mode de compatibilité si vous prévoyez partager vos documents avec de nombreuses personnes utilisant des versions plus anciennes. Vous serez ainsi assuré qu'ils verront ce que vous voyez et vous saurez à l avance ce qu'ils peuvent faire dans leur version et ce qu'ils ne peuvent pas faire. Si vous prévoyez partager des documents avec de nombreuses personnes, il y a des méthodes que vous avez intérêt à connaître. Examinons certaines situations auxquelles vous serez peut être confronté pendant que vous utiliserez la nouvelle version d Office. Vous pouvez utiliser le Mode de comptabilité ou convertir votre document au format de fichier Office 2007. La conversion de votre document vous permet d'accéder aux nouvelles fonctionnalités et aux fonctionnalités améliorées dans Office 2007. Il se peut toutefois que les personnes qui utilisent des versions antérieures d Office ne puissent pas modifier ou rencontrent des difficultés à modifier certaines parties du document créé avec les nouvelles fonctionnalités ou les fonctionnalités améliorées dans Office 2007. Si vous craignez que la personne à qui vous faites parvenir votre document n'ait pas entièrement mis à jour son installation d'office 2000, vous pouvez choisir d'enregistrer votre document dans un ancien format de fichier avant de le lui envoyer par courrier électronique. Voici comment : Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis dans le menu qui s'affiche, pointez sur la flèche en regard de la commande Enregistrer sous. Cliquez, par exemple, sur Document Word 97 2003 dans la liste d'options lorsque vous êtes dans Word 2007. Il se peut qu'un avertissement s'affiche, indiquant que certaines fonctionnalités risquent d'être perdues ou modifiées suite à l'enregistrement dans l'ancien format de fichier. Par exemple, si votre document contient un nouveau diagramme, Word vous avertira que le diagramme sera combiné en un objet unique non modifiable. La personne pourra au moins visualiser le diagramme. En revanche, elle ne pourra pas le modifier, car sa version de Word ne prend pas en charge cette nouvelle fonctionnalité.
8 NOUVEAUTÉS ENREGISTRER DIRECTEMENT EN FORMAT ADOBE PDF Office 2007 permet de sauvegarder un document directement en format.pdf. Vous n avez donc pas à installer ou à acheter de logiciel supplémentaire, cette fonction est incluse à l intérieur d Office 2007. LES GALERIES Les galeries sont au cœur des nouvelles applications. Elles vous proposent un aperçu clair des résultats, dans lesquels vous faîtes votre choix lorsque vous travaillez sur vos documents. En vous proposant un ensemble simple de résultats potentiels, plutôt qu une boîte de dialogue complexe contenant toutes sortes d options, les galeries simplifient la production d'un travail de qualité professionnelle. Les interfaces de boîtes de dialogue traditionnelles sont encore disponibles si vous souhaitez contrôler plus finement le résultat de l opération. Les galeries simplifient de nombreuses opérations en présentant un ensemble de résultats que les utilisateurs peuvent tout simplement «choisir et cliquer» pour obtenir les résultats voulus. UNE VISUALISATION AVEC UN APERÇU INSTANTANÉ L aperçu instantané est une nouvelle technologie qui montre le résultat de l application d une modification ou d une mise en forme lorsque vous déplacez le pointeur de votre souris sur les résultats proposés dans une galerie. Cette nouvelle fonctionnalité dynamique rationalise la mise en page, la modification et la mise en forme. INSERTION D UNE FEUILLE EXCEL DANS UN DOCUMENT WORD À l intérieur d un document Word, il est maintenant très simple d ajouter une feuille Excel, toutes les fonctions d Excel apparaissent dans les rubans jusqu à ce que vous sortiez de la feuille du classeur pour revenir à votre document Word. LES GRAPHIQUES SMARTART Les graphiques SmartArt donnent des couleurs et du relief à votre texte et à vos données. En plus, ils sont très simples à utiliser. N'hésitez pas à expérimenter avec différents graphiques SmartArt pour voir le style qui vous semble le plus adéquat. Organigramme? Frise chronologique? Processus avec tâches séquentielles? Éléments en vrac? Expérimentez tous les styles et formats, vous avez l'embarras du choix. Et pour vous faciliter la vie, vous pouvez prévisualiser chacun des styles sans devoir les appliquer, puis les supprimer un à un jusqu'à trouver celui qui vous plaît. Une fois un style appliqué, vous pouvez même le personnaliser en y ajoutant des couleurs, des animations ou encore des effets d'ombres, de reliefs, de luminosité, etc.
9 AVANTAGES GAIN DE PRODUCTIVITÉ Tout se trouve à portée de main et trois clics suffisent pour avoir ce que vous voulez. Un réel gain de productivité. Ceci est un peu déroutant lors de vos premiers documents mais on s'y fait très vite et vous aurez même du mal à vous en passer car en plus d'être puissant c'est autrement plus joli que les barres grises avec des icônes. FONCTION D AIDE Pour vous aidez à apprivoiser Word 2007, la fonction d Aide peut être très utile. Dans l Aide vous n avez qu à taper l ancienne façon dont vous accédiez à une opération et l Aide vous affichera la nouvelle procédure à suivre. Par exemple, vous ne trouvez plus comment insérer des caractères spéciaux alors dans l Aide tapez l ancienne fonction qui était Insertion/Caractères spéciaux. On vous affichera alors la nouvelle façon d accéder aux caractères spéciaux. Microsoft Office a aussi mis à la disposition des utilisateurs, un guide interactif sur Internet vraiment performant qui vous permet d exécuter une commande dans Word 2003 et le guide vous indique comment le faire dans Word 2007. Vous trouverez ce guide interactif à l adresse suivante : http://office.microsoft.com/frfr/word/ha100744321036.aspx. ONGLETS DE BASE Ces onglets apparaissent tous par défaut. Il suffit de cliquer sur leur nom, dans l en tête, pour les faire apparaître au premier plan. Si une commande est en «grisée» c est qu elle n est pas disponible en ce moment. Les commandes s adaptent en fonction du travail que vous effectuez. Ne pas oublier d utiliser le lanceur de boîte de dialogue lorsque nécessaire afin d obtenir plus d options. ACCUEIL
10 PRINCIPALES FONCTIONS GROUPE Presse papiers Police Paragraphe Style Modification FONCTIONS Copier, Couper, Coller et Reproduire la mise en forme. Tous les attributs possibles à la police de caractères. Toutes les fonctions de mise en forme du paragraphe (Puces, Numéros, Justification, Retrait de paragraphes, Interligne, Remplissage, Bordures, etc.). Toutes les fonctions pour l utilisation des styles. Rechercher, Remplacer et Sélectionner. INSERTION PRINCIPALES FONCTIONS GROUPE Pages Tableaux Illustrations Liens En tête et pied de page Texte Symboles FONCTIONS Insertion de Page de garde, Page vierge ou Saut de page. Attention, le saut de section se trouve dans l onglet Mise en page. Insertion de tableaux et de Feuilles de calcul Excel. Insertion de tout type de formes et d images. Insertion de liens hypertextes, de signets et de renvois. Insertion d une zone d en tête ou de pied de page ainsi que de la numérotation automatique du document. Insertion de différents types de texte, tel que les zones de texte, des WordArt, etc. Insertion d équations ou de symboles. Attention les symboles étaient appelés «Caractères spéciaux» dans les versions antérieures de Word.
11 MISE EN PAGE GROUPE Thèmes Mise en page Arrière plan de page Paragraphe Organiser FONCTIONS Word vous permet, dans ce groupe, de personnaliser vos documents en fonction de thèmes prédéfinis. Toutes les options de mise en page sont regroupées dans ce groupe. Groupe d options permettant d habiller les pages (filigranes, bordures, etc.). Toutes les options de retraits et d espacements d un paragraphe sont regroupées dans ce groupe. Regroupement d options d organisation d images. Toutes ces options sont aussi disponibles dans l onglet Outils Image Format. RÉFÉRENCES GROUPE Table des matières Notes de bas de page Citations et bibliographie Légendes Index Table de références FONCTIONS Gestion d une table de matières. Gestion de notes de bas de page et de fin. Gestion de citations et de bibliographie. Gestion des légendes de tableaux ou d images. Gestion d un index. Gestion d une table de référence.
12 PUBLIPOSTAGE GROUPE Créer Démarrer la fusion et le publipostage Champs d écriture et d insertion Aperçu des résultats Terminer FONCTIONS Permet de créer des enveloppes ou des étiquettes. Étapes pour la réalisation d un document de fusion. Options pour la gestion des champs de fusion. Aperçu des résultats de la fusion avant de produire le document. Impression ou visualisation d un document de fusion. RÉVISION GROUPE Vérification Commentaires Suivi Modifications Comparer Protéger FONCTIONS Options de vérifications grammaticales et orthographiques ainsi que les outils de traduction et de recherche. Attention, les statistiques du document se retrouvent maintenant dans ce groupe. Gestion de l ajout et du retrait de commentaires à un document. Options pour le suivi des modifications d un document. Options pour la correction du suivi des modifications d un document. Options pour la comparaison de documents Options pour la protection d un document.
13 AFFICHAGE GROUPE Affichages document Afficher/Masquer Zoom Fenêtre Macros FONCTIONS Différents modes d affichage de document. Options d affichage et de masquage d éléments à l écran. Options d affichage de taille de la page. Options d affichage de diverses fenêtres à l écran. Outils d affichage et de conception de macros commandes. ONGLET À AJOUTER AFFICHER L ONGLET DÉVELOPPEUR Cet onglet n est pas là par défaut car il est très peu utilisé sauf par les personnes qui utilisent les macros, qui font de la création de formulaires ou de la programmation avec Visual Basic. Pour que cet onglet s affiche automatiquement, cliquez sur le bouton Microsoft Office et sur Options Word, dans Standard, cochez Affichez l onglet Développeur dans le ruban. Fermez toutes les fenêtres on confirmant le tout.
14 ONGLETS À LA DEMANDE Ces onglets apparaissent lorsque vous faites une insertion dans votre document. Ces onglets affichent les options nécessaires à la gestion de l élément insérer. Il suffit de cliquer sur leur nom, dans l en tête, pour les faire apparaître au premier plan. Si une commande est en «grisée» c est qu elle n est pas disponible en ce moment. Les commandes s adaptent en fonction du travail que vous effectuez. Ne pas oublier d utiliser le lanceur de boîte de dialogue lorsque nécessaire afin d obtenir plus d options. OUTILS IMAGE FORMAT OUTILS DE TABLEAU CRÉATION OUTILS DE TABLEAU DISPOSITION OUTILS DE DESSIN FORMAT
WORD 2007 15 OUTILS SMARTART CRÉATION OUTILS SMARTART FORMAT OUTILS DE GRAPHIQUE CRÉATION OUTILS DE GRAPHIQUE DISPOSITION OUTILS DE GRAPHIQUE M ISE EN FORME Rina Gagné, formatrice Service des TIC Novembre 2009
16 OUTILS DES EN TÊTES ET PIEDS DE PAGE CRÉATION OUTILS DE ZONE DE TEXTE FORMAT OUTILS WORDART FORMAT OUTILS D ÉQUATION CONCEPTION