GénéraFI 2014 GénéraFi Etats Financiers Ver 2.1 Guide d Utilisation Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci- dessous est vérifiée : Windows installer 3.1 Framework 4.0 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. Ensuite, les éléments composants le logiciel sont installés. Processeur Mémoire Ecran Configuration minimale requise P4 2 GHz ou équivalent 1 Go (2 Go pour Windows Vista) Résolution 1024x768 en 16 bits Disque 1.5 Go Système d Exploitation Windows XP SP2 Windows Vista SP1 - - 32 bits Windows 7-32 bits Windows 7-64 bits Tél: +212 5 22 24 28 99 Fax: + 212 5 22 24 77 01 Bd Bahmad Rés. Najmat Bahmad, imm. B, Appt. 86 Casablanca 22330 www.generafi.ma 1
Introduction Félicitations, vous venez d acquérir un logiciel GénéraFi, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide contextuelle présente le logiciel GénéraFi Etats Financiers Version 3.1 et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Structure de l interface Contenu Menu Navigation Barre des Tâches Onglets 2
Activation de la Licence Demande Pour obtenir le code d'activation, Cliquez sur le menu "Demande" (Menu principal :? puis Enregistrement). Il vous suffit de renseigner les informations nécessaires. Le logiciel va ensuite générer un fichier «Demande de Licence» qui sera enregistré sur dans l emplacement de votre choix. Réception Après avoir envoyé en fichier joint la demande d activation à l adresse «licence@generafi.ma», vous recevrez votre fichier licence qui contient l activation de la solution. Cliquez sur le bouton Réception (Menu principal,? puis Enregistrement ), et choisissez le fichier de licence. Un message apparaitra à l écran pour confirmer votre activation. Modification Pour modifier votre demande, régénérez une nouvelle demande en suivant les étapes précédentes. 3
Création d un dossier GénéraFi Etats financiers vous permet de créer très facilement votre dossier. Vous devez renseigner toutes les informations générales sur la société type : adresse, numéro RC, Identifiant fiscal Vous avez ensuite le choix d enregistrer votre dossier à l emplacement qui vous convient. Si vous êtes relié à un réseau, vous pouvez partager votre dossier au niveau du serveur, et celui- ci fonctionnera normalement pour l ensemble des utilisateurs ayant installé GénéraFi Etats Financiers et qui y accèdent. 4
Périodes Création d une période Lorsque vous avez créé votre dossier, il vous est demandé d ajouter une nouvelle période pour que le logiciel vous donne la main sur les autres fonctions. Pour cela, il suffit de se diriger vers l onglet «Paramètres», cliquer sur période et ensuite sur la tâche ajouter, choisissez la date de début de la fin de la période précédente, et sélectionnez sa période précédente. Création de situations Vous pouvez également créer des situations à cheval ou fractionnaires en y attribuant des situations précédentes de même durée pour afficher une liasse comparative significative. Activation d une période Pour activer une période, vous double- cliquez sur la case à cocher de la période en question, vous allez remarquer qu elle sera affichée dans la barre de titres dès son activation. 5
Balance Votre balance comptable peut être soit saisie soit importée directement au niveau du logiciel. Saisie Vous pouvez saisir votre balance en allant sur l onglet «Traitements», et cliquer sur Balance. Importation de la Balance Comptable La solution GénéraFi Etats Financiers vous permet d importer aisément votre balance sous format électronique (TXT, XLS, XLSX, CSV ou PRN). Vous n avez pas à modifier le format de votre balance pour l importer. GénéraFi Etats Financiers vous permet d identifier les colonnes de votre balance par simple glissement. Cliquez sur Importer dans le menu Taches, la fenêtre «Importation de la balance» s affiche. Sélectionnez le fichier contenant la balance de la période correspondante et cliquez sur «Commencer l importation». Glissez ensuite la case Compte pour la colonne correspondante aux comptes, Libellé pour libellé (ou intitulé), Débit pour débit, Crédit pour crédit ainsi que les soldes respectifs (si votre balance comporte 6 colonnes). Enfin, cliquez sur Importer et votre balance s affiche. 6
Vérification de la conformité des comptes au PCG et réaffectation des comptes Une fois votre balance saisie ou importée, vous pouvez vérifier la conformité de votre balance au P.C.G Marocain. Dans le cas où votre balance contient des comptes non conformes, le logiciel vous les indique en vous permettant de les rattacher à un compte parent. Vous pouvez vérifier la conformité de votre balance en cliquant sur «Vérifier», dans la barre de tâches. Si la balance n est pas conforme au P.C.G Marocain, le message suivant s affichera : «Certains comptes ne sont pas conformes aux P.C.G. Cliquez ici pour les réaffecter?» Dirigez- vous sur l onglet «Réaffectation» vous permettant de réajuster les comptes qui ne sont pas conformes en les rattachant à un compte Parent du P.C.G, cliquez à nouveau sur «Vérifier» et un message vous indiquera que votre balance est conforme au P.C.G. Saisie des Opérations Diverses L onglet «Saisie Opérations Diverses» vous permet de saisir vos écritures complémentaires. 7
Balance globale L onglet «Balance Globale» affiche une balance consolidée composée de votre balance importée et de vos opérations diverses saisies. C est sur cette base que votre liasse fiscale est générée. Attention, cette balance ne s affichera pas si vous n avez pas corrigé vos comptes non conformes. Clôture Pour clôturer votre balance, cliquez sur Clôturer dans le menu Tâches, vous pouvez à tout moment déclôturer la balance en cliquant sur Déclôturer. 8
Liasse Fiscale Génération de la liasse fiscale Une fois votre balance vérifiée est conforme au P.C.G, vous pouvez générer votre liasse fiscale dans l onglet «Traitements, Liasse Fiscale». Saisie des données extracomptables Afin de compléter votre liasse fiscale, vous pouvez saisir vos données extracomptables au niveau des tableaux concernés. Pour chaque tableau, vous pouvez compléter les champs nécessaires à votre déclaration. 9
Plan d Affectation Vous pouvez modifier les formules de calcul de certaines cellules de votre liasse fiscale une fois celle- ci est générée. Ce plan d affectation vous sert également à visualiser le détail de votre cellule à partir de la balance. Les cellules que vous pouvez modifier sont : - La dépréciation de la trésorerie au niveau de l Actif, - Le calcul de la CAF au niveau de l ESG. - Le tableau de Provisions. Afin de modifier la formule d une cellule, cliquez sur Plan d affectation, Explorer. La fenêtre «Explorer une cellule» s affiche et vous pouvez modifier les formules de calcul dans le champ Formule. Cliquez sur Appliquer pour visualiser le résultat de votre modification. Le bouton Valider enregistre vos modifications et le bouton Annuler les ignore. Vous pouvez à tout moment restaurer la formule par défaut de la cellule en cliquant sur le bouton Par Défaut. 10
L ensemble des modifications apportées aux formules est accessible dans la partie «Mon plan d affectation» accessible à travers le menu Plan d affectation ou l onglet Paramètres, Plan d affectation. 11
Etats des Dotations aux Amortissements des Immobilisations Vous pouvez saisir vos dotations aux amortissements des immobilisations au niveau du tableau 16 (tableau 15 pour les sociétés sous le régime simplifié), ou les importer de vos tableaux tenus sur Excel à l aide d un schéma d importation que vous aurez configuré. Pour se faire, cliquez sur «Importer» dans la barre de tâches, la fenêtre «Importation des immobilisations existantes» s affiche. Schéma d importation Vous pouvez créer votre schéma d importation en cliquant sur «Créer» que vous trouverez au niveau du menu déroulant, glissez les libellés proposés sur les colonnes d une manière a ce que le modèle créé soit identique a celui que vous avez sous format Excel en respectant l emplacement des colonnes, cliquez sur Enregistrer, ainsi votre schéma est créé. 12
Importation. Sélectionnez votre fichier Excel des dotations aux amortissements et le schéma d importation approprié (créé au préalable dans la section précédente) et cliquez sur «Commencer l importation». Une fois votre tableau importé, la rubrique affectation sera visible, affectez vos comptes de la classe 2 à votre balance en saisissant le numéro de compte dans la case affectation. Un assistant est là pour vous monter les différences présentes entre votre fichier Excel et les comptes sélectionnés. Enfin, cliquez sur le bouton Importer pour finir et enregistrer votre opération. L Etat des Dotations aux Amortissements de votre liasse s affiche automatiquement après avoir importé vos dotations aux amortissements. 13
Contrôle de Concordance GénéraFi Etats Financiers intègre une multitude de contrôles de concordances inter- états. Pour lancer la batterie de tests sur l état actuel de votre liasse, accédez au Menu Principal, Liasse Fiscale et cliquez sur Contrôle de Concordance. Une fois les tests finis vous pouvez les imprimez via l outil GénéraFi Viewer. Pour cela, il suffira de cliquer sur le bouton Imprimer. 14
Impression et Export Chaque état de votre liasse est imprimable et exportable sous différents formats. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Imprimer de la barre de tâches pour démarrer GénéraFi Viewer, puissant outil d impression et d exportation vers MS Excel, PDF, et JPG. Vous pouvez lancer l impression ou l exportation de plusieurs états de la liasse en appuyant sur le bouton Imprimer Plusieurs de votre barre de tâches qui vous donne accès à la sélection des états à traiter sur GénéraFi Viewer. 15
GénéraFi Viewer affiche donc l ensemble des feuilles à exporter ou à imprimer. Ces actions, parmi tant d autres (zoom, navigation ), sont accessibles sur la barre d outils horizontale. 16
Télédéclaration de la Liasse Fiscale Une fois votre liasse fiscale complétée et vérifiée, cliquez sur le menu Liasse Fiscale, Télédéclarer Sélectionnez ensuite l emplacement de génération de votre fichier XML et validez. Une fois la génération finie, vous pouvez transférer ce fichier en mode EDI sur la plateforme Simpl IS à l adresse https://tax.gov.ma pour télédeclarer votre liasse fiscale. Vous devrez être munis de votre certificat et votre clef usb fournis par la direction générale des impôts 17
Rémunérations Versées à des Tiers Saisie Vous pouvez saisir votre liste des tiers en allant sur l onglet Traitements, Rémunérations et cliquer sur Tiers. Pour ajouter un tiers, cliquez sur le bouton Ajouter dans la barre de tâches, remplissez les informations nécessaires et appuyez sur le bouton Enregistrer ou Annuler votre opération. 18
Suppression Pour supprimer un tiers, sélectionnez sa ligne et appuyez sur le bouton Supprimer Ligne. Vous pouvez aussi appuyer sur Vider pour supprimer l ensemble des lignes. Importation La solution GénéraFi Etats Financiers vous permet d importer aisément votre fichier Excel des honoraires. Pour cela, cliquez sur Rémunérations, Honoraires puis sur Importer dans la barre de tâches, le message Conditions d importation s affiche vous expliquant les démarches a suivre pour l importation de votre fichier, lisez le et cliquez sur oui. Choisissez ensuite votre fichier conforme aux conditions d importation et vos rémunérations seront importées. Impression A partir de la barre de tâches, appuyez sur le bouton imprimer et sélectionnez les éléments de votre déclaration des rémunérations versées aux tiers à imprimer, à savoir : Recto, Verso et Récépissé. 19
Etats de Synthèse Saisie Afin de compléter vos états de synthèse, vous pouvez saisir vos données au niveau des tableaux concernés. Pour chaque tableau, vous pouvez compléter les champs nécessaires à votre déclaration. Impression et Export Tout comme pour votre liasse fiscale, les états de synthèse sont transférables vers l outil GénéraFi Viewer qui vous permettra de les imprimer ou les exporter sous MS Excel, PDF ou sous format image. Pour ce faire, les boutons Imprimer et présents dans votre barre de tâches. Imprimer Plusieurs sont 20
Paramètres Société Pour modifier les options de votre dossier, cliquez sur Société dans l onglet Paramètres, effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Période Pour créer, supprimer, clôturer, rouvrir ou fermer une période, cliquez sur Période dans l onglet Navigation et choisissez l opération souhaitée. 21
Merci d avoir choisi GénéraFi - Etats Financiers Simple d utilisation, GénéraFi Etats Financiers s inscrit dans une continuité parfaite dans les processus de télétransmission des données comptables et fiscales des entreprises à l administration fiscale. Gagnez un temps considérable pour la production de votre liasse fiscale et vos Etats de synthèse. Générafi Etats Financiers V 3.1 www.generafi.ma contact@generafi.ma Tél: +212 5 22 24 28 99 Fax: + 212 5 22 24 77 01 Adresse : Bd Bahmad Rés. Najmat Bahmad, imm. B, Appt. 86 Casablanca 22330 GénéraFi 2012-2014 Tous droits reserves. Les marques GénéraFi et Etats Financiers EF sont des marques deposées au nom de GénéraFi SARL. Toute reproduction illégale du programme GénéraFi Etats Financiers est considérée comme frauduleuse. L acquisition de la license est strictement privée. Tout acte de vente, de location ou de prêt est interdit. Pour toute information supplémentaire, merci de contacter GénéraFi à l adresse suivante : Bd Bahmad Rés. Najmat Bahmad, imm. B, Appt. 86 Casablanca 22330 - Tél: +212 5 22 24 28 99 - Fax: + 212 5 22 24 77 01.