DONNER DE NOUVELLES DIMENSIONS A NOS TABLEURS PRESENTATION RAPIDE DE L ARCHITECTURE Il est possible et même souhaitable dans bon nombre de problématiques de gestion, de «booster» nos applications Excel et Calc. Les deux logiciels ont atteint des capacités de stockage tout à fait satisfaisantes au niveau de la feuille de calcul avec respectivement 1.048.576 lignes et 16.384 ou 1.024 lignes pour respectivement Excel et Calc. Capacité qui pourrait nous laisser croire que tous deux sont devenus de véritables gestionnaires de bases de données. Nous sommes un peu «à côté» de la vérité. Certes, il est naturel de stocker un fichier client sur une feuille de calcul dans la mesure où les seuls traitements que vous serez amené à effectuer sur ces fichiers consistent à consulter, modifier, ajouter ou supprimer des clients de la base. Si, maintenant, ces clients vous passent des commandes, ce que je vous souhaite de tout cœur, la tentation de créer sur une autre feuille de calcul la liste des commandes peut paraître légitime. Les premiers soucis vont survenir quand il va falloir éditer un état faisant ressortir le montant de toutes les commandes passées par tel ou tel client. C est faisable mais au prix de manipulations qui sont normalement du ressort du service informatique. Et que dire, si vous avez besoin de connaître le montant des commandes passées sur une année pour tel ou tel article, dans tel ou tel point de vente, par tel ou tel commercial, bref ce qu on appelle dans le jargon informatique : une requête? Là, à ce niveau de détail, persévérer dans l utilisation de feuilles de calcul avec, pour seules armes, les fonctions intégrées d Excel et de Calc relève de la mission quasiment impossible! Heureusement, comme vous le savez car vous les utilisez tous les jours au bureau, il existe des logiciels de gestion de bases de données qui, eux, peuvent faire ça. Ces outils, au travers d interfaces utilisateurs vous permettent de questionner la base de données et vous retournent les résultats sous forme d états prêts à imprimer. Mais ces outils ne s adressent clairement pas aux non-informaticiens et chaque besoin nouveau en terme de restitution d information doit faire l objet d une demande auprès du service informatique. Ces outils sont également très couteux et vous aurez souvent besoin du tableur pour sortir vos statistiques et vos états périodiques.
Cette note a pour objet de redonner au tableur, dont on vient de suggérer qu il était indispensable, ses lettres de noblesse et de lui faire ce pour quoi il a été conçu : la production de statistiques et de graphiques. Le projet consiste à adosser au tableur le logiciel PALO, gestionnaire de bases de données multidimensionnelles. La différence entre les logiciels cités plus haut et PALO réside dans le fait que les premiers sont de type «relationnel» et PALO de type «cell-based» Les uns vous retournent le résultat de votre requête sous le forme d un tableau (lignes et colonnes), PALO stocke le résultat dans une cellule (c est pour cette raison que l on dit «cell based» ou basé sur la cellule). Or, Excel et Calc, sont, par nature «cell based» et donc la collaboration s effectue naturellement. PALO peut s intégrer dans un système d information d entreprise reposant sur des bases de données relationnelles (1) ou peut fonctionner de manière totalement autonome(2). Dans les deux cas, l utilisateur va gagner en autonomie dans sa capacité à interroger la base de données et à produire des états «à la volée». Base de données relationnelle PALO Postes utilisateur EXCEL/CALC PALO
POURQUOI CHOISIR PALO Que constatons-nous aujourd hui auprès d un grand nombre d entreprises de tous types et de toutes tailles? La multiplication des fichiers Excel ou Calc sur les postes utilisateurs et sur le réseau d entreprise La redondance des informations La perte de temps due à la saisie et à la confection des tableaux périodiques Les dangers du «copier-coller» L absence de «collaboration» : chaque utilisateur travaille sur ses fichiers sans tenir compte de l existant ; en effet, des modifications importantes entre le moment ou les informations ont été extraites du système d information et le moment de la sortie du rapport ne figureront pas sur ce dernier, obligeant l utilisateur à refaire une requête ou à partir «à la chasse» au fichier à jour auprès de ses collègues! Pour illustrer le propos, partons d un exemple simplifié à l extrême. Le problème qui se pose à notre entreprise est de rationnaliser le traitement des frais professionnels de nos collaborateurs nomades. Ces gens là sont nombreux dans notre entreprise et se déplacent beaucoup, générant, par là même de nombreuses notes de frais. Nous allons, pour les besoins de cette démonstration, limiter nos collaborateurs nomades à 3. La direction tient à créer des indicateurs de tendance concernant les frais professionnels afin de visualiser les montants mois par mois, année par année, pour chaque type de frais et pour chaque collaborateur. Un système basé sur Excel(ou Calc) a été mis en place : Un fichier par collaborateur et par année composé de 13 feuilles (12 pour les mois et une feuille récapitulative : la consolidation). Cela donne donc : 3 (collaborateurs) X 5 (années : de 2008 à 2012) = 15 fichiers et 18 en 2013, 21 en 2012 etc. 15 fichiers de 13 feuilles chacun soit 195 feuilles de calcul! Et ce, pour seulement 3 collaborateurs. Sachant que le service gère aussi les temps de travail sur le même modèle, on se représente aisément le nombre de fichiers qu il va falloir manipuler pour mener à bien la mission. Imaginons maintenant que la direction nous demande un graphique montrant l évolution des frais de train pour la période de 2008 à 2011 pour tous les collaborateurs! Quelques fichiers à ouvrir, quelques copiercoller à effectuer sur un nouveau fichier qu il faudra refaire quand il s agira des frais, non plus de train, mais de restauration! Bref, beaucoup de temps nécessaire et une mise à jour constante (par de nouveaux copier-coller) pour actualiser sans cesse les indicateurs.
Avec PALO, nous allons rationnaliser le processus et ramener le nombre de fichiers à 1 et le nombre de feuilles à 2! Après avoir installé le logiciel sur le poste des gestionnaires, ces derniers auront la capacité de saisir les frais professionnels grâce à une feuille de calcul de ce type (celle-ci a été élaborée à partir de Calc) La colonne de gauche représente les jours, le choix du collaborateur, du mois et de l année se fait grâce à des listes déroulantes. La consultation et la production d états se font, quant à elles, grâce à une deuxième feuille du même fichier :
Les listes déroulantes permettent de choisir un collaborateur en particulier ou bien tous les collaborateurs de même que pour les mois. Soyons honnêtes, il nous faudra quand même peut-être quelques feuilles supplémentaires si nos axes d analyse sont nombreux. Mieux encore : la saisie effectuée par un gestionnaire est visible par tous les autres gestionnaires et la direction! En effet, lors de la saisie, les données sont stockées non pas sur la feuille de calcul mais dans un «cube» PALO installé sur un serveur ou un simple ordinateur dédié. Ainsi, tout le monde a accès aux mêmes informations mises à jour en temps réel. Toujours plus! Pour soulager les gestionnaires, on peut décider que la saisie sera dorénavant confiée aux collaborateurs nomades eux-mêmes. On installe alors ce petit fichier Excel ou Calc sur le portable de nos commerciaux et ces derniers, le soir à l hôtel peuvent saisir au jour le jour leurs frais. Les données sont stockées sur le serveur d entreprise. Une simple connexion Internet et une IP fixe et le tour est joué. Le dernier argument de poids : PALO est gratuit! On récapitule : PALO et EXCEL (ou CALC) permet de mettre en place un système d information. PALO permet de faire du client/serveur en réseau local et étendu (via Internet) : la même information pour tous à tout moment. PALO permet de diminuer très sensiblement le nombre de fichiers (dans notre exemple : de 15 à 1! et de 195 feuilles de calcul à moins de 10!) PALO stocke vos données : plus de saisies redondantes PALO vous permet de proposer des états «à la volée» en toute simplicité. PALO est GRATUIT Couplé avec les possibilités de développement d Excel (par VBA) de Calc (avec OOBasic), il est possible de créer de véritables applications professionnelles grâce à la mise en œuvre de formulaires sécurisés de saisie et de consultation.