2- Relation entre Writer et Calc dans le mailing

Transcription

1 Particularité du mailing sous Ooo 1- Une époque révolue A l'époque (oh combien regrettée par certain), nous avions l'habitude de réaliser des mailing à partir d'une source de donnée de type tableur (excel pour ne pas le nommer) Le schéma basique de cette relation est le suivant: Fichier source de données (xls) -> document de fusion 2- Relation entre Writer et Calc dans le mailing Sous Ooo la relation est un peu différente: Nous n'avons qu'en apparence un lien direct entre la source de donnée au format XLS ou ODS et le document servant au mailing. En effet, Ooo crée un fichier de liaison entre les 2 instances. Ce fichier est au format odb, cette extension correspond au programme de gestion de base données sous Ooo. Aussi, le schéma de mailing ressemble à celui-ci: Fichier source de données (ods / xls) -> Fichier de Base de donnée (odb) ->document de fusion Pour réaliser une fusion Ooo doit posséder une véritable base de donnée comme support et non un tableur. Pour l'utilisateur, cet intermédiaire n'est pas directement visible lors de la fusion. Il suffit pourtant de se rendre dans outil/options/openoffice.base/base de données pour vérifier l'existence de ces fichiers Remarquez l'extension des bases de données enregistrées: ODB et non ODS ou XLS

2 Ainsi, les fichiers de base de données situé dans afficher/source de données (F4), ne sont que des liens (au format odb) vers la véritable source tableur. Ces fichiers intermédiaires peuvent s'ouvrir avec Ooo Base mais seulement en lecture. En effet, ce ne sont que des liens vers le fichier de type tableur. Pour modifier la source de donnée il faut donc, ouvrir le fichier réel. Force est de constater que cette méthode de travail, ajoute des fichiers qui sont inutiles pour les utilisateurs mais indispensables pour Ooo.. En outre, cette relation n'apparaît guère stable dans le temps, il suffit d'une mauvaise manipulation pour que cette relation soit détériorer et que les mises à jour entre la source de donnée et le lien ne se fasse plus, dans ce cas, l'ajout, la modification comme la suppression ne sera pas reflété dans le mailing. Ainsi, par exemple une modification sur les entêtes de colonne ou une modification du nom de fichier source, cassera le lien entre le tableur et la source de fusion Puisque la fusion sous Ooo ne peut se faire qu'avec un fichier de base véritable, pourquoi ne pas créer des sources de données directement sous le module Base d'ooo? Je sais bien que ça risque de chambouler nos habitudes...mais si quelqu'un veut s'y coller, (juste pour voir) je suis prêt à l'aider! Voici donc un tutoriel destiné à basculer les données d'un fichier XLS ou ODS vers un fichier ODB et à créer la relation document de fusion - base de donnée

3 Changer le format d'un fichier Tableur : en image voici notre fichier de type excel ou calc 1- Selectionner tout le classeur 2- copier-le 3- Allez dans Fichier / nouveau/base de données/ Pour le reste du tutoriel tout est en image. cliquer sur suivant...

4 cliquer sur terminer Enregistrer la base de donnée à l'endroit que vous voulez... La base est alors crée (fichier avec l'extension odb), pour l'instant elle est vide. Nous voilà dans l'interface de Base d'open office (c'est chouette hein?)

5 Maintenant, il faut créer une table: considérons qu'une table dans une base de donnée correspond à une feuille d'un tableur. Une base de donnée peut inclure plusieurs tables pour le moment nous avons sélectionné et copier une feuille de calcul (voir plus haut). C'est cette feuille de calcul que nous allons transformer en table : Cliquer sur Tables à gauche Puis cliquer sur édition / coller

6 L'interface suivante apparaît, vous pouvez donner un nom plus parlant à votre table par exemple le nom de votre feuille de calcul. Surtout n'oubliez pas de cochez Créer une clef primaire.... puis cliquer sur suivant

7 cliquer >> pour basculer tout les champs du coté droit Cliquer sur Créer Votre table est créee, pour l'ouvrir cliquez 2 fois dessus ;

8 Ici vous pouvez modifier / ajouter / supprimer des enregistrements un peu comme sous un tableur. Noter que ID est un champs spécifique à la table laissez le, il ne fait rien de mal... Pour chaque feuille de votre fichier XLS ou ODS, il faut refaire cette manipulation. C'est à dire ouvrir la feuille de calcul qui vous intéresse, sélectionner tout, copier, retourner dans le Fichier de base de donnée et coller (30 secondes montre en main pour chaque feuille...) Une fois que la bascule est réalisée, vous pouvez associer directement le fichier de base à votre document de fusion. Associer la Base au document de Fusion Allez dans outils /options/openoffice.org Base/Base de données Le nouveau fichier de base de données est devenu visible. Si vous ouvrez un fichier de mailing et cliquez sur Afficher/source de donnée (F4), la nouvelle base sera visible. Vous avez 2 solutions pour basculer les champs d'une source de donnée à l'autre. Une très compliquée et une très simple Je commence par la plus simple : ->Remplacer tous les champs de votre document par ceux de la nouvelle base (supprimer donc les anciens champs, et remettre les nouveaux) ->La plus compliquée...ben j'ai expérimenté et même si ça fonctionne j'arriverais même pas à l'expliquer.