MODE D EMPLOI OUTLOOK ADD-IN POUR SELECTLINE IOWARE SA WARPELSTRASSE 10 3186 DÜDINGEN +41 26 492 90 30 WWW.IOWARE.SA INFO@IOWARE.CH
MODE D EMPLOI MODULE ADD IN (pour Outlook) L Add In est un programme qui complète le module CRM (customer Relationship Management) dans Selectline et qui vous permettra de mieux gérer vos comptes et vos emails depuis Selectline. Vous pouvez ainsi depuis Outlook définir manuellement les emails que vous souhaitez importer dans Selectline. ADD IN ne fonctionne qu avec Outlook 2007 ou 2010 Marche à suivre : 1 Ouvrez Selectline : Pour transférer des emails dans Selectline vous devez définir un compte email dans les paramètres de la société. 2 Définissez les paramètres d un compte Email dans Selectline : 2.1 Si vous souhaitez sélectionner manuellement les emails à importer dans Selectline : - Ne définissez pas de compte POP3 (courrier entrant) - Définissez les paramètres pour SMTP (courrier sortant) Avantage : vous choisissez les emails qui figurent dans Selectline ainsi les emails privés ou sans rapport avec Selectline ne s afficheront pas dans le programme 2.2 Si vous souhaitez que tous les emails s importent dans Selectline : - Définissez les paramètres de compte POP3 (courrier entrant) et SMTP (courrier sortant) Remarque : Astuce : si vous définissez les paramètres du compte POP3 dans les paramètres emails de la société, TOUS les emails seront importés automatiquement dans Selectline à chaque ouverture d Outlook Ne définissez pas les paramètres POP3 si vous ne voulez pas que les autres collaborateurs puissent lire l entier de votre répertoire Email 25.08.2011 P. 2 sur 7
2.3 Ouvrez Selectline Cliquez sur l onglet «société» Cliquez sur «Paramètres» (la fenêtre ci-dessous s ouvre) Appuyez sur «Email» (dans la liste à gauche de l écran) Cochez la case «utiliser les fonctions de mails interne» Cliquez sur l icône «Créer» (la fenêtre ci-dessous apparaît) 1. Introduisez les informations générales du compte 2. Saisissez votre adresse email 3. Saisissez les informations pour POP3 et SMTP a. ATTENTION : si vous activez POP3 (mail entrant) nous vous recommandons de décocher la case «Effacer les mails sur le serveur» b. ATTENTION à la syntaxe c. Après la configuation et l enregistrement de l email de base(p. ex : administration) introduire un compte de référence pour l expédition. Fermez Selectline 3 Installer l Add In : Fichier : OutlookAddIn-11.0.2.4_CH_ (FR, ENG, IT ou ALL) * Conseil : clic droit sur le programme exécutez en tant qu administrateur Redémarrer votre PC après l installation de l Add In * le nom peut varier selon la date et la version du programme 25.08.2011 P. 3 sur 7
4 Ouvrez Outlook : Lors du premier démarrage d Outlook, l Add In apparaît sous cette forme Ouvrez l onglet «complément» cliquez sur Selectline et dans le menu déroulant, cliquer sur «paramètres SL» 4.1 Définissez la langue Cliquez sur l onglet «langue» pour définir la langue d utilisation du programme. 4.2 Établissez la liaison entre l Add In et le serveur Selectline Ouvrez l onglet «complément» cliquez sur Selectline et dans le menu déroulant, cliquez sur «paramètres SL» cliquez sur «paramètre généraux» 25.08.2011 P. 4 sur 7
1. choisissez dans mode start «manuel» =vous établissez la connexion manuellement à chaque démarrage d outlook «lors du démarrage» = se connecte automatiquement au démarrage d Outlook 2. pressez sur connecter (l Add In se connecte à la base de selectline) 3. sélectionnez la société pour laquelle pour souhaitez envoyer et recevoir des emails (exemple ci-dessous) 6 5 4 1 2 3 4. cliquez sur «actualiser» les statuts appraissent (exemple ci-dessous) 5. décocher «affection automatique» 6. dans Status indiqué «aucun» illustration choix de la société : illustration de l apparition des statuts Le numéro de la société apparait ici 4.3 Finalisez Pressez sur ok 5 Transférez des emails d Outlook dans Selectline : Selectionnez le/les emails que vous souhaitez affecter à un fournisseur ou un client dans le programme Selectline (bouton gauche souris + crtl pour sélectionner plusieurs emails). 25.08.2011 P. 5 sur 7
5.1 Sur la partie de droite indiquez où votre email doit aller Indiquez le statut de l email à intégrer dans Selectline. Le statut vous permet de définir un stade d avancement (ex : en traitement ou terminé) pour tous les emails, téléphones, emails ou conversations avec vos clients ou vos fournisseurs. Le statut s affichera également dans Selectline et à tous moment vous pouvez le changer dans le module CRM de Selectline. Indiquez l adresse : dans le champs adresse, en cliquant sur «CHOISIR», vous pouvez choisir l adresse du client auquel attribuer l email. Add in vous proposera automatiquement une adresse lorsque celle-ci à déjà été attribué, aupravant, à une adresse email d un client ou d un fournisseur (vous pouvez toutefois l attribuer à un autre client). Par contre, un email ne peut être attribué qu une seul fois Pressez sur «attribuer» pour exporter le/les emails dans Selectline. Attribuer les brouillons et les emails envoyés vous pouvez également attribuer à un client ou à un fournisseur des emails que vous envoyez depuis Outlook. Lorsque vous envoyez un email vous pouvez, avant l envoi, l attribuer depuis la partie ci-dessous. REMARQUE : l email ne peut être attribué qu une seul fois 5.2 Retourner dans Selectline Dans «fichier de base» dans le module «CRM» pressez sur adresse, recherchez votre client (ici dans l exemple «Mastel SA») et ouvrez sa fiche. Les emails qui ont étés attribués à «Mastel SA» se retrouvent ici 25.08.2011 P. 6 sur 7
6 Astuces : Dans Selectline, depuis le module CRM, vous pouvez attribuez, à un fournisseur ou à client, plusieurs types de contact : Exemple de contact : - Email - Téléphone - Fax - Visite - Emailling - Échange Pour chaque contact, vous pouvez définir le statut actuel (ex : en traitement) 6.1 Attribuez des «contacts» En pressant sur la touche «créer» (lorsque vous êtes dans «adresse» dans le module CRM), Vous pouvez créer un «nouveau contact» entre la société et un client/ fournisseur Placez vous sur le client désiré et appuyez sur l icon «créer» 1. 2. Dans la liste déroulante 2., vous pouvez séléctionner le «type de contact» 1. et le créer VOUS NE PARVENEZ PAS À INSTALLER L ADD-IN OU VOUS NE PARVENEZ PAS À FAIRE LE LIEN ENTRE SELECTLINE ET OUTLOOK, N HÉSITEZ PAS À NOUS CONTACTER : IOWARE SA WARPELSTRASSE 10 3186 DÜDINGEN +41 26 492 90 30 WWW.IOWARE.SA INFO@IOWARE.CH 25.08.2011 P. 7 sur 7