COMPTE RENDU DE LA REUNION PLEINIERE DU 28 MARS 2015 Présents: cf liste à compléter Secrétaires: Fany, puis Vassilia. En bleu les décisions prises lors de cette plénière Ordre du jour: 16h : organisation de la réunion (qui fait le relevé de décisions et prend des notes pour faire un compte rendu?) + lecture de l ordre du jour - 16h05 : historique - 16h15 : retour informatif sur les travaux de différentes commissions : Ø négociations avec le propriétaire et le bail + nouvelles concernant la règlementation Ø évènements Ø organisation des espaces Ø communication externe Ø communication interne: site internet + rendu de l'enquête + création et fonctionnement de la liste de diffusion - 17h15 présentation d un mode de prise de décision collective sur le nom de l association 17h20 Pause - 17h30 prise de décision collective sur le nom de l association - 17h40 Retours de la commission Statuts de l association : Ø présentation Ø prise de note des questions sur le texte élaboré par la commission Ø prise de note des points de vigilance que le groupe souhaite souligner à propos du texte 18h30 pause 18h40 Récolte d opinions sur sur ce qui marche / ce qui peut être amélioré /ce qui pose question sur le fonctionnement du collectif jusqu à présent
19h Constitution de nouvelles commissions (règlement intérieur + analyse des différents retours sur le fonctionnement du collectif ) 19h10 Répartition des différentes tâches importantes à venir Ø définition des cautionnaires Ø date de l'assemblée générale constitutive + Ø dépôt des statuts de l association Ø ouverture d un compte banque et d une assurance Ø organisation des travaux Ø signature du bail et planification avant relevé décisions Après une rapide présentation et validation de l'odj, Tatiana rappelle brièvement l'historique affiché dans la salle pour le consulter et demander plus de précisions si nécessaire. (mise à niveau de l'information pour tous) Présentation des nouvelles personnes présentes: Marie-Claude:travail sur le corps à travers la danse. Intéressée pour une utilisation occasionnelle. Magali:atelier musique et corps. Utilisation régulière et occasionnelle pour des événements. cotise 20 /mois perso. Julien :même asso que Flora. Propose des séances de Reiki. Utilisation hebdomadaire. cotise 30 /mois Charlotte:assos terre de resonnance. Travaille sur les constellation s familiales, prganise les Tentes rpuges.. Utilisation1 fois/mois. Cotisation :? Alexandra:activité yoga. 2ou 3 fois/semaine.+une atemier une fois /mois. Cotisation 40. Claire: cours d'anglais pour les enfants. À partir de septembre. 1 à 2 fois/ semaine pdt la période scolaire. cotisation:30 /mois Bruno : amoureuxeux du cèdre. travaille en collaboration avec Wilfried. Cotisation de 5 /mois Retour des commissions (informatif)
Commission bail: négociations avec M.Maurin - 3 mois de préavis - bail pro de 9 ans - loyer de 1250 réévalué à 1500 bout de 9 ans. - ok pour les travaux à la hauteur de 7000 HT Marc et Ecolodeve s' occupe des matériaux. Fred Lamauve du devis. - il demande de plusieurs cautionnaires, nominatifs. Ils seront garants du paiement du loyer. - l'association "immeuble collectif" sera signataire du bail. - sera signée une clause de partage du jardin avec le secours populaire. - il prend zn charge la réparation de l'interphone. En ce qui concerne la réglementation pour l' ERP ET accès handicapés. Conseil d'un juriste via i ternet (payé par Shantidas) demarches faites par Tatiana. :propose que l'on entre dans les lieux et on voit après. il est très rare de faire fermer une assos. Delaippur la mise aux normes. proposition de Gilles avoir un espace d'accueil au RDC. Commission événements: - Propose et validation d' une projection au Neuf le 10 avril à 19h30 de film sur 0des mouvements collectifs. 4 la place - Jean-loup propose de s' associer à l'événement qu'ils propose le 11 juillet autour du Flamenco. - La commission voudrait organiser une rando. Communication interne: Présentation du wiki et des résultats de l'enquête d'utilisation du web. (seb) uniquement 5 réponses : pas représentatif mais intéressants. Distribution des résultats à ceux qui le souhaitent. Communication par mail: présentation du google groupe par Gilles. Il n'est pas obligatoire d'avoir un compte chez google pour être dans la liste de diffusion. Attention il existe deux listes. Une informative pour toutes les personnes intéressées par le projet et une pour les membres actifs. Point de vigilance: pour ne pas être inondé de mails. Il est proposé de réserver cette liste aux échanges concernant le collectif et le projet, pas d'infos persos d'événements extérieurs. Attention aussi aux objets des messages répondre en fonction du sujet ou bien il est préférable de créer nouvel objet si nouveau sujet afin de mieux suivre les échanges et les infos sur une même question.
Commission communication externe Présentation par Véronique du texte presentant le collectif et le projet pour les personnes extérieures mis sur le wiki avec le support du vidéo projecteur. Decision: Ok. Il est décidé que la commission fasse une mise en forme avec une image et le soumette pendant une semaine au collectif via le wiki pour commentaires après ce délais il y a validation. Choix du nom Proposition par le groupe structuration au vu de la grande quantité de noms proposés de faire un vote par pondération. méthodo :Dans un premier temps l'ensemble des noms sont listés et il est proposé à chacun des membres présents de voter avec 3 gommettes pour les 3 noms qu'ils préfèrent. 1 gommette par nom. 3 noms s' en degagent: Ammassa avec 10 Les jardins du cèdre 6 La V.A.C.H.E 5 il y a vote à doigts levés pour ces 3 propositions. Chaque personne vote 1 fois pour chaque nom avec 1, 2 ou 3 doigts. On ne peut utiliser qu'une seule fois son 1, 2 ou 3.. Il y a contestation et discussion sur ce principe après le 1er vote. L'assemblée décide de garder cette proposition mais avec 0, 1 et 2 à doigts levés Résultats : Ammassa: 27 Les jardins du cèdre: 19 La V.A.C.H.E :19 Decision: "l'ammassa" à prononcer l'ammasso est le nom du collectif Présentation des statuts Les statuts sont présentés avec le video proj et lus par Fany à l'assemblée. Avec comme proposition pour chaque article de faire un tour de questions de compréhension et un second tour pour noter les points de vigilance à avoir et/ou ajout de propositions. Liste des points de vigilance dont la commission statuts doit tenir compte pour l'écriture finale des nouveaux statuts. A écrire : qui a le paperboad concernant ces propositions??elles ne sont pas dans le cr.
Problème exposé par la commission structuration au jour d'aujourd'hui nous n'avons pas défini les commissions ni donc les represants de ces commissions désigné s pour siéger au CA, hors ils nous faut ces noms pour deposer les statuts. 2 scenarii possibles: - on recule la date de signature du bail pour avoir un "organe exécutif" élutel que défini par les statuts et signataires de ces derniers. - on garde la date du 1 mai et on dépose les statuts rapidement en désignant les membres de la commission statuts comme membres fondateurs et signataires de ceux ci. Decision: l'assemblé se décide Pour la deuxième proposition. Liste des taches à effectuer et de qui les fait cette liste sera aussi dans le tableau des mandats sur le wiki à outils de suivi A faire par la commission statuts: - Finaliser les statuts en tenant compte deq points de vigilance énoncé par la plénière - Déposer les statuts - Ouvrir un compte en banque - Choisir une assurance Commission règlement intérieur doit faire une proposition de règlement. Dans cette nouvelle commission: Fany, Marie, Vassilia, Loïc, Amélie, Hervé, Magali, Jean-Louis, Denis. Marie est mandaté pour réaliser un fichier pour le registre des adhésion. L - La commission bail se charge de relire le bail et de faire lire par une juriste (cf Tatiana pour le contact) proposé par M. MAURIN il faut réfléchir chacun à la circulation de l'information en interne. Voir aussi avec la commission réglementation intérieure. CR réalisé par Fany et Vassilia.