Laboratoire de Biologie Médicale Jacquet Marchand MANUEL DE PRELEVEMENT Version 2 Date d application : 01 10 2014 9. TRANSMISSION DES PRELEVEMENTS AU LABORATOIRE 9.1 Transport des échantillons Le transport des échantillons sanguins est réglementé par l arrêté " TMD " du 29 mai 2009 relatif aux transports de marchandises dangereuses par voies terrestres consolidé au 1 er janvier 2014 et l ADR 2013(Accord européen relatif au transport de marchandises Dangereuses par Route). L identification des emballages des échantillons biologiques en vue d analyses doit porter obligatoirement la mention UN 3373 «Matière biologique, catégorie B». Ce logo indique des matières infectieuses contenant des agents biologiques ne provoquant pas une invalidité permanente ou une maladie mortelle/potentiellement mortelle pour l homme et l animal. Conditions requises pour l emballage des échantillons Transport Température et délai Le système du triple emballage est obligatoire et consiste en : - Un récipient primaire résistant aux chocs: tubes, flacons, écouvillons homologués fournis par le laboratoire - Un emballage secondaire étanche avec matériau absorbant - Un emballage tertiaire de plus de 10 cm portant les noms, adresse et numéro de téléphone du destinataire, les coordonnées de l expéditeur, le logo UN 3373 et la mention «Matière biologique, catégorie B». Tout ou partie doit être résistant à la pression de 95 KPa. Sont concernés les échantillons biologiques venant des cabinets de médecin, pharmacies, établissements de soins, cabinets infirmiers ainsi que les prélèvements à domicile. Les prélèvements seront transportés à une température de 15-25 C sauf mention particulière (en particulier bactériologie). Le délai est en principe de 6 H sauf pour certaines analyses dont la liste est reprise dans le chapitre délais et conditions d acheminement ou dans la rubrique Analyses du site internet. www.laboratoire-vienne.com Page 41 sur 69
Le transport doit s effectuer le plus rapidement possible en prenant toute précaution pour éviter les risques de contamination et de dégradation des constituants, dans les boîtes fournies par le laboratoire et répondant aux obligations réglementaires. Pour les prélèvements en provenance des établissements de soins et des maisons de retraite, le laboratoire dispose de boites de prélèvement étanches et d une boite résistante à 95 kpa pour les bactériologies. 9.2 Délais et conditions d acheminement des prélèvements sanguins Le délai maximum toléré est de 6 H entre le prélèvement et l arrivée au laboratoire, à condition de maintenir la boîte de prélèvement en position verticale. Cependant certaines analyses fragiles nécessitent un transport plus rapide. Pour les délais inférieurs à 1 H, il est préférable que le prélèvement soit effectué directement au laboratoire. Analyses Bilirubine, Fer, Fibrinogène, Na/K/Cl, LDH, Lipase, CPK, Lithium, PTH, Paludisme, Phosphore, PCT, PSA libre, NPProBNP, Troponine, Ac anti thyroglobuline, Délais d acheminement Température de transport 4 H 15-25 C DDI, Réserve alcaline (CO 2 ) 1 H 15-25 C Folates, Cross Laps (CTX), Anti-Xa et héparinémie < 30min 15-25 C Page 42 sur 69
10. RECEPTION DES PRELEVEMENTS PAR LE LABORATOIRE 10.1 Contrôles à réception des prélèvements au laboratoire CONTRÔLES EFFECTUES AU SECRETARIAT Les échantillons apportés par les patients, les infirmières et les coursiers sont réceptionnés au secrétariat. La personne présente vérifie : - la conformité de la fiche de suivi et signature de la secrétaire - les conditions de recueil : si celles-ci ne sont pas respectées il est demandé au patient de renouveler le prélèvement après lui avoir bien reprécisé les modalités à suivre (voir document support: préconisations pour les patients) - pour les prélèvements provenant d'établissement de santé, la secrétaire devra vérifier que les fiches de suivi correspondent bien aux prélèvements En cas de non-conformité, la secrétaire fait le nécessaire pour la corriger et si besoin s'en réfère au biologiste qui est le seul à prendre la responsabilité d'accepter ou non l'échantillon. En cas de refus une fiche de non-conformité est enregistrée. CONTRÔLES EFFECTUES PAR LE SECTEUR TECHNIQUE Les échantillons traités par le laboratoire et pris en charge par le secteur technique subissent à nouveau des contrôles effectués par la technicienne : - l identification des échantillons - l adéquation des récipients par rapport aux analyses demandées - le respect des volumes (notamment le bon remplissage des tubes) - la qualité de l'échantillon (hémolyse, lactescence, coagulation) En cas de non-conformité, la technicienne fait le nécessaire pour corriger et si besoin s'en réfère au biologiste qui est le seul à prendre la responsabilité d'accepter ou non un échantillon. En cas de refus une fiche de non-conformité est enregistrée. Page 43 sur 69
10.2 Critères d acceptation/refus des prélèvements CRITERES Identification du patient Renseignements cliniques DESCRIPTION DE LA NON CONFORMITE Identification illisible, tubes non identifiés sans FS, discordance tubes et FS Tubes non identifiés quand groupe sanguin même si FS Prélèvement sans nom mais FS conforme dans la boite de transport et sans GS Date de naissance du patient absente sur tube et FS si groupe sanguin Nom de jeune fille si groupe sanguin Date de prélèvement et heure du prélèvement (FS) Nom du préleveur (FS) AVK : nom du médicament Heure de dernière prise de médicament Taille et poids Traitement antibiotique (bactériologie) Prescription d analyse absente/illisible/douteuse et/nom prescripteur absent Nature et/ou localisation du prélèvement bactériologique Tubes pour GS1 et GS2 dans le même sachet sans identification des préleveurs DECISION D ACCEPTATION SOUS CONDITION OU REFUS Refus du prélèvement : appel du préleveur (avis du biologiste pour prélèvement précieux) Acceptation sous réserve d obtention d une confirmation d identité par le préleveur. Aucun résultat ne sera rendu sans confirmation écrite. La phrase suivante apparaîtra sur le compte rendu de résultats : identification a posteriori par M ou M me XXX Acceptation du prélèvement. Le texte non communiqué apparaîtra sur le compte rendu de résultat au niveau du traitement Acceptation du prélèvement. Obtenir le renseignement auprès du service ou médecin. Demander ordonnance complète Acceptation d une détermination unique si même préleveur ou préleveur injoignable Exigences techniques (NC détectées avant ou après centrifugation) Manque tube ou écouvillon, Tube cassé, Échantillon ne correspond pas aux analyses prescrites, quantité insuffisante Remplissage insuffisant des tubes citratés (bouchon bleu) Caillot : pour une analyse nécessitant du sang total ou du plasma Hémolyse+++, lactescence Vérifier la prescription. Si analyse impossible sur un autre tube, refus et appeler le préleveur. Si impossible, annuler l analyse et informer le prescripteur. Refus d analyse Refus de prélèvement. Si nouveau prélèvement impossible, annuler l analyse et prévenir le prescripteur. S il n y a pas d interférence avec les analyses demandées, acceptation. Si interférence possible, refus et demande d un nouveau prélèvement Tube égaré Reprendre toutes les étapes, informer le biologiste et reprélever. Page 44 sur 69
CRITERES Conditions de réalisation du prélèvement et d acheminement - Réception DESCRIPTION DE LA NON CONFORMITE Manque heure de prélèvement Délai d acheminement ou conditions de transport non respectés Conditions de prélèvement non respectées (à jeun, traitements ) GS : Groupe sanguin FS : Fiche de suivi médical (bon de demande d examens) Référence documentaire : PRE-ECH-DS-001 DECISION D ACCEPTATION SOUS CONDITION OU REFUS Acceptation du prélèvement. Appel du préleveur Acceptation des prélèvements «précieux» et résultat rendu sous réserve. Un prélèvement de contrôle pourra être demandé. Prélèvement de bactériologie sans milieu de transport >1jour : Refus Pour les critères non respectés, une fiche de non-conformité est établie et son numéro noté dans le dossier patient. Page 45 sur 69
11. TRAITEMENT DES DEMANDES D ANALYSES NON CONFORMES 11.1 Responsabilités Les biologistes sont les seuls à pouvoir accepter ou refuser une demande d analyse non conforme. La responsabilité globale du traitement des demandes d analyses repose donc sur la direction et le responsable qualité. Les responsabilités des différentes étapes appartiennent aux personnes qui reçoivent et traitent la demande d analyse : secrétaire pour la création du dossier en informatiques les ordonnances qui sont scannées, et fiches de transmission voir 8.2, 10.2). techniciennes et infirmière pour les échantillons, selon les critères d acceptation/refus des prélèvements. 11.2 Les différents cas de figures Pour les échantillons, on distingue trois cas de figure : Échantillons traités avec dérogation : une mention sera faite sur le compte-rendu si la non-conformité n a pas pu être totalement levée. Les échantillons mis au rebut : très lactescents, coagulés, hémolysés, cassés : leur identification doit éviter leur utilisation : surlignage au marqueur rouge et dépôt des tubes avec les échantillons déjà traités de l automate concerné. Échantillons non demandés : supplémentaires ou erreur de tube : ils sont marqués «ND» au feutre noir et déposés sur le portoir de l automate en cas de demande supplémentaire selon les critères d ajout d une analyse. Page 46 sur 69