La police d assurance assistance contrôle fiscal a été développée par Qdos Broker & Underwriting Services Limited, au nom de Qdos European Limited, ayant toutes deux établi leur siège au Royaume-Uni, Qdos Court, Rossendale Road, Earl Shilton, Leicestershire, LE9 7LY et disposant d une succursale en Belgique, au Leopold II laan 132 b, 8000 Bruges. La police est garantie par IGI Insurance Company Limited, ayant établi son siège à Market Square House, St James s Street, Nottingham NG1 6FG, England. Qdos Broker & Underwriting Services Limited est autorisée et contrôlée par la Financial Services Authority (FSA) britannique, sous le n 460886, et autorisée par la Commission bancaire, financière et des assurances (CBFA) à exercer son activité par l intermédiaire d une succursale en Belgique ou sous le régime de la libre prestation de services en Belgique Qdos European Limited est un représentant désigné de Qdos Broker & Underwriting Services Limited et est autorisée et contrôlée par la Financial Services Authority (FSA) britannique, sous le n 482.423, et autorisée par la Commission bancaire, financière et des assurances (CBFA) à exercer son activité par l intermédiaire d une succursale en Belgique ou sous le régime de la libre prestation de services en Belgique IGI Insurance Company Limited (ci-après dénommée : l assureur ) est autorisée et contrôlée par la Financial Services Authority (FSA) britannique, sous le n 1229676. Important : Toutes les dérogations éventuelles aux présentes conditions générales, ainsi qu aux clauses particulières applicables à la présente police, sont décrites aux CONDITIONS PARTICULIERES annexées à la présente police. L assureur remboursera les honoraires du comptable, expert-comptable, consultant, avocat ou expert désigné lorsque ce dernier accomplit un travail pour le compte du preneur d assurance en rapport avec un événement couvert par la police, à condition que l assureur soit informé de la demande pendant la durée de l assurance ou période de notification et que la demande relève du champ d application territorial de la police. Article 1. Personnes assurées Toute personne physique qui a sa résidence principale en Belgique et qui a souscrit la police et payé la prime, ainsi que le conjoint de ce preneur d assurance ou la personne avec qui il cohabite légalement. Toute personne morale qui a souscrit la police et payé la prime. Les personnes physiques qui ont la qualité d administrateur, de gérant ou d associé actif de 17.04.2009 Page 1 de 10
cette personne morale sont également assurées pour autant qu elles fassent l objet d un contrôle, tel que décrit à l article 2 ci-après, qui soit la conséquence directe d un contrôle sur la personne morale ou société assurée. Article 2. Objet de la couverture La police couvre : - les frais et honoraires du comptable ou expert-comptable désigné, comptable externe, expert-comptable, conseil fiscal, réviseur d entreprises, avocat, huissier de justice ou de toute autre personne qui possède la qualification requise conformément à la loi applicable à la procédure - les frais des procédures judiciaires et extrajudiciaires mis à la charge du preneur d assurance - les frais d exécution En rapport avec les événements suivants : a) Contrôles fiscaux et contestations d impositions à l impôt belge sur les revenus 1) Un contrôle par les administrations fiscales belges concernant le respect par le preneur d assurance de la réglementation relative à l impôt belge sur les revenus, préalable à la procédure administrative et judiciaire. 2) Une procédure de réclamation administrative conforme aux dispositions des articles 366 et suivants CIR92 ou une procédure administrative de dégrèvement d office conforme aux articles 376 et suivants CIR92 en rapport avec une imposition à l impôt belge sur les revenus 3) Une médiation fiscale administrative conforme aux dispositions des articles 376 quinquies et suivants CIR92 en rapport avec une imposition à l impôt belge sur les revenus. 4) Une procédure fiscale judiciaire en rapport avec une imposition à l impôt belge des sociétés, portée devant les juridictions visées à l article 632 C. jud. et dans l Arrêté royal du 25 mars 1999 portant exécution de l article 7 de la loi du 23 mars 1999 relative à l organisation judiciaire en matière fiscale, à savoir les Cours d appel, la Cour de cassation, la Cour constitutionnelle, la Cour de justice des Communautés européennes et la Cour européenne des droits de l homme. b) Contrôles fiscaux et contestations d impositions à la TVA belge 1) Un contrôle par les administrations fiscales belges concernant le respect par le preneur d assurance de la réglementation relative à la TVA due en Belgique, préalable à la procédure administrative et judiciaire. 2) Une procédure de réclamation administrative conforme aux dispositions de l article 84 C.TVA en rapport avec une imposition à la TVA belge. 3) Une médiation fiscale administrative conforme aux dispositions de l article 84quater C.TVA en rapport avec une imposition à la TVA belge. 4) Une procédure fiscale judiciaire en rapport avec une imposition à la TVA belge, portée devant les juridictions visées à l article 632 C. jud. et dans l Arrêté royal du 25 mars 1999 portant exécution de l article 7 de la loi 17.04.2009 Page 2 de 10
du 23 mars 1999 relative à l organisation judiciaire en matière fiscale, à savoir les Cours d appel, la Cour de cassation, la Cour constitutionnelle, la Cour de justice des Communautés européennes et la Cour européenne des droits de l homme. Article 3. Exclusions de couverture Sont exclus : a) les frais et honoraires dus pendant la période qui précède la déclaration et l acceptation d un sinistre par l assureur ; b) les frais et honoraires se rapportant à un sinistre dont le preneur d assureur avait ou aurait raisonnablement du avoir connaissance au moment de la souscription de la police ; c) les frais et honoraires se rapportant à un sinistre qui découle directement d un contrôle fiscal qui a débuté avant la souscription de la police ou avant l inclusion d un preneur d assurance dans la police, sauf en cas de renouvellement de la police ; d) les frais et honoraires se rapportant à un sinistre qui découle directement d une contestation administrative ou judiciaire introduite avant la souscription de la police ou avant l inclusion d un preneur d assurance dans la police, sauf en cas de renouvellement de la police ; e) les frais et honoraires se rapportant à un sinistre qui est la conséquence directe qu une enquête pénale à charge du preneur d assurance ; f) les frais et honoraires se rapportant à un sinistre qui découle du fait que le preneur d assurance n a pas introduit sa déclaration fiscale ou à tout le moins pas dans le délai prévu par la loi à cet effet ; g) les frais et honoraires se rapportant à un sinistre qui découle du fait que le preneur d assurance a enfreint la législation fiscale ou sociale avec une intention frauduleuse ou avec l intention de nuire ; h) les frais et honoraires se rapportant à un sinistre en rapport avec la responsabilité des administrateurs, eu égard à l article 442quater CIR92 ou à l article 93undecies C.TVA ; i) les frais et honoraires se rapportant à un sinistre qui a été porté à la connaissance de l assureur en dehors de la période d assurance ; j) les frais et honoraires se rapportant à une demande de décision anticipée introduite auprès du Service des Décisions Anticipées en matière fiscale conformément aux dispositions de la Loi du 24 décembre 2002 modifiant le régime des sociétés en matière d impôts sur les revenus et instituant un système de décision anticipée en matière fiscale ; k) les frais et honoraires se rapportant à l introduction d une déclaration de régularisation auprès du Point de contact régularisations du Service des Décisions Anticipées en matière fiscale conformément aux dispositions de la Loi-programme du 27 décembre 2005 ; l) tous les impôts et taxes, intérêts, amendes ou autres montants réclamés au preneur d assurance ou au comptable, expert-comptable ou consultant désigné. 17.04.2009 Page 3 de 10
Article 4. Conditions de couverture a) Libre choix du comptable ou expert-comptable désigné En cas de sinistre, le preneur d assurance a le droit de choisir librement un comptable externe, expert-comptable, conseil fiscal, réviseur d entreprises, avocat, huissier de justice, ou toute autre personne possédant la qualification requise conformément à la loi applicable à la procédure, afin qu il l assiste dans le règlement du contrôle fiscal et/ou de la contestation qui en découle. b) Obligation de déclaration du preneur d assurance Le preneur d assurance a l obligation, lors de la conclusion du contrat, de déclarer exactement toutes les circonstances connues de lui et qu il doit raisonnablement considérer comme constituant, pour l assureur, des éléments d appréciation du risque. Il n est toutefois pas tenu de déclarer à l assureur les circonstances dont ce dernier a déjà ou aurait raisonnablement dû avoir connaissance. S il n est point répondu à certaines questions écrites de l assureur et si ce dernier a néanmoins conclu le contrat, il ne peut, hormis le cas de fraude, se prévaloir ultérieurement de cette omission. Si l omission intentionnelle ou l inexactitude intentionnelle d éléments concernant le risque induit l assureur en erreur lors de l appréciation de ce risque, le contrat d assurance est nul. Les primes échues jusqu au moment où l assureur a eu connaissance de l omission ou de l inexactitude intentionnelle lui sont dues. Si l omission ou l inexactitude dans la déclaration n est pas intentionnelle, le contrat n est pas nul. L assureur propose, dans le délai d un mois à compter du jour où il a eu connaissance de l omission ou de l inexactitude, la modification du contrat avec effet au jour où il a eu connaissance de l omission ou de l inexactitude. Si l assureur apporte la preuve qu il n aurait en aucun cas assuré le risque, il peut résilier le contrat dans le même délai. Si la proposition de modification du contrat est refusée par le preneur d assurance ou si, au terme d un délai d un mois à compter de la réception de cette proposition, cette dernière n est pas acceptée, l assureur peut résilier le contrat dans les quinze jours. Si l omission ou la déclaration inexacte ne peut être reprochée au preneur d assurance et si un sinistre survient avant que la modification du contrat ou la résiliation ait pris effet, l assureur doit fournir la prestation convenue. Si l omission ou la déclaration inexacte peut être reprochée au preneur d assurance et si un sinistre survient avant que la modification du contrat ou la résiliation ait pris effet, l assureur n est tenu de fournir une prestation que selon le rapport entre la prime payée et la prime que le preneur d assurance aurait dû payer s il avait régulièrement déclaré le risque. 17.04.2009 Page 4 de 10
Toutefois, si lors d un sinistre, l assureur apporte la preuve qu il n aurait en aucun cas assuré le risque dont la nature réelle est révélée par le sinistre, sa prestation est limitée au remboursement de la totalité des primes payées. c) Obligation de collaboration du preneur d assurance L assureur peut limiter le montant réclamé si : 1) le preneur d assurance et/ou le comptable ou expert-comptable qu il a désigné n a pas entrepris toutes les démarches raisonnables pour limiter au maximum les frais et conséquences d un contrôle par les administrations fiscales ou d un litige avec les administrations fiscales 2) le preneur d assurance n a pas satisfait à son obligation de conserver les pièces et documents pertinents en matière fiscale, tel que prévu par la réglementation relative à l impôt sur les revenus, la TVA et la sécurité sociale 3) le preneur d assurance et/ou le comptable ou expert-comptable qu il a désigné n a pas, pendant le contrôle fiscal ou social, offert son entière collaboration à l administration ou lui a communiqué des informations incomplètes ou inexactes. e) Contestation d impositions fiscales 1) L assureur se réserve le droit, en ce qui concerne la contestation d impositions fiscales, de refuser de supporter les frais et honoraires du comptable ou expert-comptable désigné si : - le point de vue du preneur d assurance est déraisonnable ou si les chances que la procédure aboutisse sont insuffisantes - si le preneur d assurance a refusé une proposition raisonnable de règlement amiable de l administration fiscale. 2) Si, en la matière, un litige permanent oppose l assureur au preneur d assurance, le preneur d assurance a le droit de consulter le comptable, l avocat ou l expert-comptable désigné. Si le comptable, l avocat ou l expert-comptable désigné confirme le point de vue du preneur d assurance, la couverture est maintenue. Si le comptable, l avocat ou l expert-comptable désigné confirme le point de vue de l assureur, les frais et honoraires de cette consultation seront supportés pour moitié par le preneur d assurance. Si le preneur d assurance décide de poursuivre la procédure malgré tout, les frais et honoraires du comptable, de l avocat ou de l expert-comptable désigné lui seront remboursés s il obtient gain de cause. 3) Par dérogation au point 2), l assureur se réserve le droit de suspendre ou de limiter les remboursements d honoraires si le preneur d assurance refuse une proposition de règlement amiable que l assureur considère comme équitable. 4) Si la possibilité juridique existe de récupérer les frais et honoraires du comptable ou de l expert-comptable désigné auprès de l administration ou de tiers, l assureur se réserve le droit d exercer ce droit de récupération. A cette fin, l assureur est subrogé dans les droits du preneur d assurance. 17.04.2009 Page 5 de 10
Dans le cas d une procédure judiciaire, les dépens récupérés à charge de tiers, l indemnité de procédure et l indemnité pour action téméraire et vexatoire doivent, conformément au principe indemnitaire, être remboursés à l assureur. f) Limitation de la couverture La garantie maximale est fixée à 30.000 EUR (TVAC) par sinistre. Cette garantie maximale est scindée comme suit : 15.000 euros (TVAC) pour la phase administrative de la procédure fiscale et 15.000 euros (TVAC) pour la phase judiciaire de la procédure. La phase administrative comprend le contrôle par les administrations fiscales compétentes, la procédure de réclamation administrative et la procédure de médiation administrative. Elle s achève avec l épuisement des moyens de recours administratif, la réalisation d un accord ou l introduction d une procédure en justice. L introduction d une procédure en justice est considérée comme le point de départ de la phase judiciaire de la procédure. La tarification appliquée par les professionnels concernés sera évaluée par l assureur en tenant compte des usages en vigueur dans leur profession respective. Article 5. Durée de validité du contrat et de la couverture a) Acceptation du preneur d assurance par l assureur Le contrat ne sortira ses effets et la couverture ne sera accordée qu après que la personne physique ou morale qui se présente comme preneur d assurance potentiel, aura été acceptée en cette qualité par l assureur. b) Début et fin du contrat Sauf disposition contraire, le contrat entrera en vigueur à la date d entrée en vigueur mentionnée dans la présente police. Le contrat est conclu pour une durée d un an et sera reconduit tacitement pour une durée équivalente s il n a pas été résilié valablement par l une des deux parties. c) Objet de la couverture dans le temps La police couvre les contrôles et contestations visés à l article 2, respectivement entrepris et nées après la conclusion de la police et le paiement complet de la prime. La couverture est accordée, par sinistre et dans les limites de l article 2, dès que le preneur d assurance a reçu d une administration fiscale belge l annonce écrite d une visite sur place. La couverture prend fin à la date à laquelle la résiliation notifiée soit par le preneur d assurance, soit par l assureur, sortit ses effets conformément aux conditions visées sous d.1, d.2. et d.3. Aucune couverture ne sera plus accordée pour les sinistres postérieurs à cette date. 17.04.2009 Page 6 de 10
Si la police a été résiliée avant d être souscrite à nouveau par le preneur d assurance, la couverture ne sera accordée pour les contrôles et contestations visés à l article 2 qu à partir de la période imposable au cours de laquelle la police est souscrite à nouveau. d) Résiliation de la police d.1 Résiliation à l échéance La police peut être résiliée à chaque échéance annuelle par le preneur d assurance moyennant notification écrite recommandée à l assureur, 30 jours au moins avant l échéance annuelle. L assureur peut également résilier la police moyennant notification écrite au preneur d assurance 30 jours avant l échéance annuelle. Toute demande introduite dans la période après que la police a été résiliée valablement par l une des deux parties, ne sera plus couverte. d.2 Suspension et résiliation pour non-paiement L assureur peut résilier le contrat en cas de non-paiement de la prime, des surprimes ou des frais accessoires. A cet effet, il mettra le preneur d assurance préalablement en demeure par lettre recommandée à la poste ou par exploit d huissier afin d obtenir le paiement des sommes dues dans un délai de 15 jours à compter du jour qui suit la notification ou la remise à la poste de la lettre recommandée. A défaut de paiement dans le délai imparti, le contrat sera suspendu et l assureur pourra procéder à sa résiliation. En l occurrence, la résiliation devient effective à l expiration d un délai de 15 jours à compter du premier jour de la suspension. d.3 Résiliation après sinistre Les deux parties se réservent le droit de résilier la police d assurance après un sinistre. Dans cette hypothèse, la résiliation doit intervenir au plus tard 1 mois après le paiement ou le refus de paiement de dommages et intérêts, par lettre recommandée à la poste, par exploit d huissier de justice ou par remise de la lettre de résiliation contre accusé de réception. En l occurrence, la résiliation devient effective 3 mois après le jour de sa notification. Article 6. Décès du preneur d assurance En cas de décès du preneur d assurance, les droits et obligations nés du contrat d assurance passent aux éventuels copreneurs d assurance ou héritiers qui poursuivent l entreprise temporairement ou non. A défaut, la police est dissoute de plein droit. Quoi qu il en soit, la police peut être résiliée tant par le copreneur d assurance, les héritiers ou le nouveau preneur d assurance que par l assureur. Le preneur d assurance dispose d un délai de 30 jours après le décès pour résilier la police, et l assureur d un délai de trois mois après la notification du décès. 17.04.2009 Page 7 de 10
Article 7. Paiement de la prime. a) La prime est une prime annuelle, payable anticipativement sur présentation de la quittance ou à la réception d un avis d échéance. Les parties peuvent convenir du fractionnement de la prime, à savoir la division de la prime en parts égales et l échelonnement des paiements sur l année. La prime est due pour l année d assurance complète, même en cas de fractionnement. Lors du calcul de la prime, un supplément pour fractionnement sera porté en compte. b) Les impôts et taxes perçus sur le contrat sont à la charge du preneur d assurance. c) A défaut de paiement après l envoi en recommandé d un rappel par l assureur, la couverture sera suspendue à l expiration d un délai de 15 jours à compter du jour qui suit la notification ou la remise à la poste de la lettre recommandée. La couverture n entrera à nouveau en vigueur que le lendemain du paiement complet de toutes les primes échues, intérêts, frais d avertissement et de recouvrement compris. Les primes échues pendant la période de suspension, avec un maximum de deux primes annuelles consécutives, restent entièrement dues à la compagnie à titre de dommages et intérêts. d) Toutes les modifications de prime qui interviennent pendant la durée de la police sont réglées comme suit : En cas d augmentation de la prime en vigueur, la nouvelle prime pourra être appliquée à partir de la première échéance qui suit l augmentation de tarif, laquelle aura été notifiée au preneur d assurance par lettre recommandée à la poste. Le preneur d assurance a le droit de résilier la police lors de chaque modification tarifaire, et ce par lettre recommandée à la poste envoyée dans les 30 jours qui suivent la notification de la modification par l assureur. En l occurrence, la police prend fin à la date de réception par l assureur de la lettre recommandée du preneur d assurance, sans préjudice toutefois de l exécution des obligations courantes. Les sinistres qui trouvent leur origine dans des faits postérieurs à la résiliation par le preneur d assurance, sont dès lors exclus de la couverture de la police. Si le preneur d assurance ne fait pas usage de ce droit de résiliation, la nouvelle prime sera considérée comme acceptée par le preneur d assurance. En cas de réduction de la prime, le preneur d assurance paiera la prime réduite à partir de la première échéance suivante. Article 8. Litiges La présente police est régie par le droit belge. Les tribunaux de l arrondissement judiciaire de Gand sont seuls compétents pour connaître des litiges qui opposent le preneur d assurance à l assureur concernant l application de la police. 17.04.2009 Page 8 de 10
Article 9. Traitement des demandes a) Accord de l assureur Les frais et honoraires visés à l article 2 ne seront couverts par la police que s ils sont portés en compte avec l autorisation préalable de l assureur. L assureur donnera son autorisation par écrit, par fax ou e-mail, ou par téléphone, à condition qu il y ait des raisons acceptables à la représentation du preneur d assurance, à savoir : 1) Dans le cas d un contrôle fiscal, si le comptable ou l expert-comptable désigné est convaincu de la nécessité de son intervention. 2) Dans le cas d une contestation fiscale, à condition que l assureur soit convaincu qu il existe une probabilité raisonnable que l issue du contrôle, de l opposition, de l appel ou du litige soit favorable au preneur d assurance. En cas de contestation entre le preneur d assurance et l assureur à cet égard, il sera agi conformément aux dispositions de l article 4c. b) Obligation de notification Le preneur d assurance et/ou le comptable ou expert-comptable désigné ont l obligation d informer l assureur de tout sinistre, et ce dans les 30 jours de la prise de connaissance du sinistre. La couverture ne sera accordée que pour les frais et honoraires qui sont dus après la notification par l assuré et/ou le comptable ou expert-comptable qu il a désigné. Lors de la notification ou immédiatement après, le preneur d assurance ou le comptable ou expertcomptable désigné est tenu de compléter un formulaire de demande et de le renvoyer à l assureur, accompagné de toute information pertinente. Après réception du formulaire de demande dûment complété, l assureur fera savoir au preneur d assurance et/ou au comptable ou expert-comptable désigné si la couverture est accordée ou non. La notification initiale d un sinistre doit avoir lieu par écrit, par envoi prioritaire, fax ou e-mail adressé à Qdos European Limited, à l adresse susmentionnée, ou à une représentation en Belgique désignée dans les Conditions Particulières. Toutes les notifications et communications de l assureur ou de ses représentants au preneur d assurance seront réputées avoir été envoyées si elles ont été adressées au preneur d assurance ou au comptable ou expert-comptable ou au consultant qu il a désigné, à l adresse indiquée dans l avenant à la police. Toutes les notifications et communications du preneur d assurance ou du comptable ou expert-comptable ou consultant qu il a désigné à l assureur seront réputées avoir été envoyées si elles ont été adressées à Qdos European Limited, à l adresse susmentionnée, ou à une représentation en Belgique désignée dans les Conditions Particulières. c) Informations et données L assureur a le droit d obtenir du comptable ou expert-comptable désigné toutes informations ou données, même confidentielles, concernant le sinistre. A la 17.04.2009 Page 9 de 10
demande de l assureur, le preneur d assurance ou le comptable ou expertcomptable désigné communiquera toutes les instructions nécessaires en vue de l accès aux données. e) Paiement des notes de frais et honoraires du comptable ou expertcomptable désigné L assureur paiera les factures du comptable ou expert-comptable désigné relatives aux frais et honoraires à concurrence de la limite d indemnisation, mais uniquement s il est prouvé que les honoraires portés en compte sont équitables et ont été correctement portés en compte. Les factures intermédiaires seront payées à condition que le preneur d assurance consente à ce que l assureur réclame leur remboursement si, pour une raison quelconque et conformément aux conditions de la police, la couverture était considérée comme non valable par l assureur. f) Taxe sur la valeur ajoutée L assureur ne sera pas tenu de payer la TVA imputée par le comptable ou expertcomptable désigné au preneur d assurance si la TVA peut être récupérée auprès des administrations fiscales. Article 10. Plaintes Sans préjudice des droits qui lui sont conférés par l article 8, le preneur d assurance peut, concernant toute plainte relative à l exécution de la police, s adresser à : Le preneur d assurance a également le droit de porter sa plainte devant l Ombudsman des Assurances, square de Meeûs 35 à 1000 Bruxelles. Article 11. Protection de la vie privée Les données collectées dans le cadre de l exécution de la police sont réservées à l usage interne de l assureur. Les personnes que ces données concernent bénéficient d un droit d accès et de rectification desdites données, tel que prévu par la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l égard des traitements de données à caractère personnel. 17.04.2009 Page 10 de 10