Août 2005 F COMITE FINANCIER Cent dixième session Rome, 19-23 septembre 2005 Les services de traduction de la FAO INTRODUCTION 1. À sa cent neuvième session, le Comité financier «a reconnu l importance des services de traduction de l Organisation et a recommandé que le Secrétariat fournisse d autres informations concernant le financement de ces services et les mécanismes financiers en place pour garantir des résultats optimaux pour les Membres. Il s est inquiété du fait que les restrictions budgétaires pourraient avoir une incidence négative sur les crédits alloués aux services de traduction. Afin de faciliter un nouvel examen de la question à sa prochaine session de septembre, le Comité a demandé que le mécanisme actuel de facturation des services de traduction soit évalué et comparé avec un système de financement centralisé, en tenant compte des méthodes et de l expérience d organismes analogues du système des Nations Unies et de la nécessité de bien gérer et financer les services de traduction». 2. En réponse à la demande du Comité financier, le Secrétariat présente ci-après les mesures prises depuis 1996 en vue d améliorer le rapport coût-efficacité des services de traduction de l Organisation. Le Secrétariat a par ailleurs adressé un questionnaire aux institutions des Nations Unies suivantes, afin de faire le point sur les types de financement mis en œuvre et sur les effectifs de leurs services de traduction: AIEA, OMI, OMM, OMS, ONU/Genève, ONU/Nairobi, ONU/New York, ONU/Vienne, UIT, UNESCO. Les réponses aux questions posées dans le questionnaire, ainsi qu une synthèse des informations supplémentaires communiquées, sont présentées à l annexe I. 3. D autres organisations internationales de grande envergure ont également été contactées, afin d avoir une vision plus globale de la situation: Commission européenne, Parlement européen, FMI, OCDE, Banque mondiale et OMC. Pour l instant, seules quelques-unes d entre elles ont répondu. Par souci d'économie, le tirage du présent document a été restreint. MM. les délégués et observateurs sont donc invités à ne demander d'exemplaires supplémentaires qu'en cas d'absolue nécessité et à apporter leur exemplaire personnel en séance. La plupart des documents de réunion de la FAO sont disponibles sur l'internet, à l'adresse www.fao.org W/J5963/f
2 I. SITUATION À LA FAO 4. Le mécanisme de facturation interne mis en œuvre à la FAO consiste à facturer a posteriori des services centralisés, à des tarifs convenus. Plusieurs services de la FAO appliquent ce type de mécanisme: interprétation, formation informatique, cours de langue, installation des ordinateurs personnels, etc. En ce qui concerne la traduction, les tarifs sont fixés lors de chaque exercice biennal en fonction du volume de traduction et des coûts prévus, l objectif étant de clôturer les comptes avec un solde nul. 5. La publication du document intitulé Propositions pour la mise en oeuvre du nouveau cadre financier pour les publications et documents de la FAO 1 s est accompagnée de la suppression de la Division des publications (GIP), qui comprenait les services de traduction. La facturation interne, qui était appliquée à tous les services de la Division des publications, a été maintenue pour plusieurs d entre eux, notamment le groupe de la traduction. Comme l'indiquait le Rapport intérimaire sur l exécution du Programme de travail et budget 1996-1997, la suppression de la Division des publications avait pour objet de: a) réduire les coûts facturés aux Divisions pour des services qui devraient continuer d être fournis à l interne; b) privilégier le recours à des fournisseurs extérieurs pour toutes les activités pour lesquelles il serait possible d obtenir un produit de qualité acceptable, à moindre frais; c) permettre aux unités rédactrices de disposer d une marge de manœuvre en ce qui concerne le choix des prestataires. 6. Toutefois, du point de vue de l Organisation, il s est rapidement avéré qu il n était ni réaliste, ni souhaitable de se concentrer uniquement sur le facteur coûts. Le fait de laisser aux divisions la liberté de sous-traiter les traductions au moins-disant ne permettait pas de garantir la qualité des résultats, élément dont les conséquences peuvent être déterminantes. Plus précisément, il a été admis que: a) la traduction des documents relatifs aux réunions officielles et des publications phares de la FAO devrait respecter les critères de qualité les plus stricts et, à ce titre, être confiée à des traducteurs professionnels chevronnés, fonctionnaires de l Organisation, à même d'utiliser la terminologie maison et de garantir un style adapté; b) les dépenses fixes de personnel liées au service de traduction étaient par définition supérieures au coût des traducteurs indépendants; c) le service de traduction permettait d avoir en permanence des traducteurs à disposition et garantissait une masse critique capable de faire face aux urgences; d) le service de traduction fournissait une gamme de services sans commune mesure avec les tâches ponctuelles effectuées par les contractants externes. 7. Ces facteurs ont constitué le fondement de la Circulaire administrative 98/38, qui prévoyait les éléments suivants: définition des catégories de documents devant obligatoirement être traduits par les services internes de traduction (réunions des organes directeurs de la FAO, réunions ministérielles, conférences régionales, La situation mondiale de l'alimentation et de l'agriculture, La situation des forêts du monde, L'état de l'insécurité alimentaire dans le monde et La situation mondiale des pêches et de l'aquaculture); 1 Ajustements au Programme de travail et budget 1996-97 (PC 74/2-FC 84/4-Sup.1)
3 création d un mécanisme d incitation destiné aux Divisions utilisant les services de traduction; ce mécanisme établit des tarifs de traduction en fonction des délais d exécution requis, en vue de permettre à la Division d améliorer la planification et la programmation des demandes de traduction; décision en vertu de laquelle les départements, les divisions et les structures décentralisées de la FAO peuvent confier la traduction de documents ne devant pas obligatoirement être traduits à l interne à des traducteurs indépendants figurant sur la liste officielle dressée par les réviseurs de la FAO. 8. Les arrangements mis en œuvre à la FAO respectent ces différents éléments. Le tableau ci-après présente une synthèse des avantages et des inconvénients de ce système. Avantages Les coûts des services de traduction sont à la charge des usagers en fonction de la demande effective. Tarifs différenciés (tarif de base, tarif réduit et tarif majoré) afin de rationaliser la planification des documents de réunion et de motiver les divisions qui planifient de manière adéquate. Les divisions techniques peuvent confier la traduction de certains documents directement à des traducteurs externes figurant sur une liste approuvée, à des tarifs inférieurs. La structure des effectifs n est pas strictement liée aux niveaux de financement du Programme ordinaire. La capacité fait l objet d un examen tous les deux ans, lors de l élaboration du Programme de travail et budget, et est adaptée à la demande prévue. Inconvénients Fardeau administratif pour la Division de la Conférence, du Conseil et du protocole (GIC) et pour les divisions utilisant les services de traduction. Donne, à tort, l impression que les coûts des services linguistiques de la FAO peuvent être évalués selon des critères commerciaux, sans tenir compte des facteurs de qualité, de disponibilité et de service. Lorsque le principal critère de sélection est le coût, la qualité du produit final est susceptible de s en ressentir, ce qui risque de ternir l image de centre d excellence associée à la FAO. Contrôle insuffisant des traductions données en sous-traitance directement par les divisions. Non-respect de la Circulaire administrative 98/38 concernant le recours exclusif à des traducteurs externes approuvés (figurant sur la liste officielle). Malgré tous les efforts déployés pour garantir la précision des prévisions, la demande effective n en reste pas moins particulièrement fluctuante et difficile à prévoir, en raison de facteurs impondérables. II. SITUATION DANS D AUTRES ORGANISATIONS 9. À la lumière des premières informations reçues, d autres organisations internationales ont recours à des arrangements différents pour leurs services de traduction (Annexe 1). Nombre d entre elles préfèrent financer ces services sur leur budget ordinaire, alors que d autres, comme l AIEA et la Banque mondiale, privilégient la facturation interne. Deux organisations (OCDE et OMM) ont mis en oeuvre un système de facturation interne, sur la recommandation de cabinets privés de vérificateurs des comptes, mais sont ensuite revenues à un système de financement central, lorsqu il est apparu que le système n était pas à la hauteur des espérances. Certaines organisations (OCDE, UNESCO) ont adopté un système hybride, axé sur un financement central
4 assorti de quotas de traduction attribués à chaque division, ce qui permet d éviter une grande partie des inconvénients du système de facturation interne, tout en en conservant certains avantages. 10. Faute d informations suffisantes, il n est pas possible, pour l instant, de tirer des conclusions générales des réponses communiquées par les autres organisations internationales. Le Secrétariat fera le point avec ces organisations afin d obtenir des informations permettant d effectuer des comparaisons et continuera de surveiller de près le processus de traduction mis en oeuvre à la FAO, afin de garantir la qualité et l efficacité des services de traduction.
5 QUESTIONNAIRE ADRESSÉ À PLUSIEURS ORGANISATIONS (premier envoi le 17 juin 2005, rappel le 25 juillet) Organisations de référence Financement des traductions par facturation interne (intégrale ou partielle?) ou à partir du budget ordinaire? Nombre de pages traduites par année, toutes langues confondues (chiffres pour 2003 ou 2004, dans la mesure possible) Nombre de langues officielles Nombre total de traducteurs et de réviseurs (total global, toutes langues confondues) Coût total des traductions dans toutes les langues officielles, en pourcentage du budget total de l Organisation FAO (à titre comparatif) Facturation interne intégrale Diminution du tarif de 526 $EU/1 000 mots en 1997 à 399 $EU/ 1 000 mots en 2004. 36 000 pages (de 330 mots) en 2004 5 19 1,25% pour l exercice biennal 2002-03 Commission européenne Budget ordinaire En règle générale, les traductions sont effectuées par des traducteurs internes, qui sont fonctionnaires de l Union européenne. Les traductions internes et externes sont financées à partir du budget administratif de la Commission. 1 270 000 pages en 2004 20 (y compris les 9 langues devenues officielles suite à l élargissement) 1383 traducteurs/réviseurs pour 20 langues. Quelques 500 traducteurs/réviseurs seront recrutés en 2005-06 pour les nouvelles langues officielles Environ 6,5% du budget administratif, mais seulement 0,26% du budget total incluant les programmes opérationnels Parlement européen Budget ordinaire 2003: 718 500 pages 20 650 17% La facturation interne est prévue dans le code de conduite relatif au plurilinguisme, mais n a pas encore été appliquée. 2004: 686 000 pages
6 AIEA Facturation interne intégrale Le tarif moyen est de 720 $EU/1000 mots. Toutes les traductions externes doivent être sous-traitées sous l autorité du Service de traduction. 31 939 pages (2003) 27 529 pages (2004) OCDE Budget ordinaire 78 000 pages en 2004 UNESCO ONU/Nairobi (UNON) Office des Nations Unies à Vienne (UNOV) Toutes les activités relevant des organes directeurs sont financées à partir du budget ordinaire, un système de quotas est appliqué au reste des capacités permanentes et les travaux effectués en surplus des quotas sont facturés aux unités. L UNESCO envisage de facturer aux unités toutes les traductions qui ne relèvent pas des organes directeurs. Facturation interne pour 50% des coûts, le reste étant financé à partir du budget ordinaire. L Office des Nations Unies à Vienne fournit des services de conférence, notamment de traduction, aux institutions suivantes: Organisation des Nations Unies pour le développement industriel (ONUDI), Bureau du contrôle des drogues et de 40 500 pages en 2003 (année de Conférence générale) 27 500 pages en 2004. La demande est invariablement supérieure les années de Conférence générale 55 827 pages en 2004 Six 31 fonctionnaires 2,18% du budget ordinaire de l AIEA Budget de la traduction pour l exercice biennal: 12 000 000 $EU 2 (anglais + français), mais traductions à partir d autres langues et vers d autres langues 47 (41 francophones+ 6 anglophones) 6 Réduction du nombre à 31 d ici la fin de 2007, car plusieurs postes de fonctionnaires partant à la retraite ne seront pas pourvus. environ 2,5 % Difficile à évaluer 6 38 environ 6,8%
7 OMM Budget ordinaire la prévention du crime (BCDPC) et Commission préparatoire de l'organisation du Traité d'interdiction complète des essais nucléaires. Les traductions destinées au BDCPC font l objet d un financement central, mais l ONUDI et la Commission préparatoire sont facturés à raison de 815 $EU/1 000 mots de traduction. OMC Budget ordinaire 2004: 170 000 pages (de 330 mots) 3 (anglais, espagnol, français) 39 postes permanents
8 Situation à l OCDE Un groupe de travail a formulé des propositions concernant la restructuration des services de soutien de l OCDE. Il a recommandé l application d un système de facturation interne pour les services de traduction, afin de circonscrire la demande et de mieux axer les services sur les clients. En 1997, le système proposé a été testé sur un petit nombre de Directions, puis appliqué à leur ensemble, en vertu d un «Accord sur les niveaux de service», précisant les tarifs et les mécanismes de contrôle. Fin 1997, il a fallu admettre que les inconvénients du système (augmentation des tâches administratives du Service de traduction et intensification des litiges liés à la facturation de travaux urgents ou révisés) l emportaient sur les avantages, d autant que l objectif premier du projet pilote (soit de mettre un frein aux demandes toujours croissantes relatives à la traduction) n avait pas été atteint. L OCDE a donc décidé de revenir au système de financement des services de traduction à partir du budget ordinaire. En 2004, l Organisation a mis en oeuvre un système de quotas, dans l optique de disposer d un autre moyen de maîtriser la demande: chaque année, les Directions se voient attribuer un quota de mots non facturés, fixé en fonction du volume moyen des années précédentes et corrigé en fonction de divers facteurs, comme la tendance budgétaire. Chaque Direction doit communiquer une liste de documents à traduire six mois au préalable, afin de faciliter la planification des services de traduction nécessaires. Tout excédent est facturé aux Directions. L expérience a montré qu en 2004, la plupart des Directions n avaient pas dépassé leur quota. Situation à l Office des Nations Unies à Nairobi L Office des Nations Unies à Nairobi (ONUN) a été créé en 1996 dans l optique de fournir des services de soutien au PNUE, au Programme des Nations Unies pour les établissements humains (Habitat) et à d autres institutions des Nations Unies établies au Kenya. L ONUN est composé de quatre grandes unités: le Bureau du Directeur général, le Centre d information, la Division des services de conférence et la Division des services administratifs. Le financement de la Division des services de conférence de l ONUN provient à 50 % du budget ordinaire de l ONU et couvre les réunions programmées du PNUE et du Programme pour les établissements humains et les salaires d une équipe d interprètes (20 postes). Les 50 % restants sont financés grâce à un système de recouvrement des coûts ou facturation interne relatifs aux services fournis aux «clients». Pour chaque service requis, la Division soumet un devis qui, en règle générale, tient compte des éléments suivants: préparatifs nécessaires (réservation, logistique, facturation), traduction, reproduction et distribution des documents, interprétation, frais liés aux rédacteurs de comptes-rendus et aux dactylographes de conférence, coûts liés au coordonnateur de la réunion, aux préposés, aux plantons et aux techniciens, et coût des équipements et de divers services (affiches, heures supplémentaires, transport, restauration, téléphone). Les devis, qui sont établis en consultation avec les clients, doivent être signés par les deux parties avant l exécution des tâches. Le système de recouvrement des coûts adopté par l ONUN tient compte du fait que des «clients externes» variés, dotés de budgets distincts, payent des services effectifs, ce qui est exceptionnel dans le système des Nations Unies. Situation à l OMM Un «système de transactions internes» a été mis en place en 1993. Ce système est fondé sur le règlement interne des factures pour chaque prestation, dont le prix est calculé en fonction d un barème de tarifs de base. Ce système a entraîné une augmentation considérable des tâches administratives à charge des Services linguistiques, sans que l objectif premier ne soit atteint pour autant, à savoir de permettre aux différents départements de prendre leurs décisions concernant l utilisation des services linguistiques en connaissance de cause. Après avoir analysé le système en 2002, un groupe spécial a préconisé sa simplification. Mais en 2003, il a été décidé que le système de transactions internes serait abandonné avant la fin de l année. En date du 8 août 2005, les organisations suivantes n avaient pas communiqué de réponse au questionnaire: FMI, OMI, UIT, ONU/NY, ONU/GENÈVE, OMS et Banque mondiale. Parmi ces
9 organisations, seule la Banque mondiale applique un système de facturation interne, d après des informations communiquées précédemment.