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Licence MIEE Module BUR OpenOffice Writer Traitement des textes courts L'objectif de ce TP est de vous familiariser avec une utilisation intelligente des logiciels de traitement de textes. Dans la perspective d'une utilisation professionnelle, nous nous attacherons surtout à la mise en forme du document et pas à ce qu'il contient. Il est en effet essentiel de dissocier contenu et mise en page d'un document : il faut par exemple pouvoir enlever ou déplacer certaines parties d'un document sans avoir à modifier manuellement la table des matières ou la numérotation des figures ou des notes ; il faut aussi pouvoir changer la présentation globale d'un document en quelques clics de souris, sans en retoucher tous les paragraphes, toutes les parties. La prise en main d'un logiciel de traitement de texte doit permettre de prendre conscience à la fois de l'intérêt, des possibilités, mais aussi des limites de ce type de logiciel. Pour tirer le maximum de profit des exercices proposés ici, deux écueils doivent être évités : 1. croire que le travail d'édition demandé consiste à effectuer le plus vite possible, de façon «mécanique», un certain nombre de manipulations techniques, 2. croire que l'utilisation d'un logiciel se résume à l'énoncé d'une liste de commandes. À l'issue de chaque étape, un bilan est proposé : c'est le moment de se poser des questions sur ce qui vient d'être fait, sur les capacités du logiciel et sur les généralisations possibles. 1. Mise en place de votre environnement de travail Créez un dossier (répertoire) BUR dans votre espace de travail. Dans ce dossier BUR, créez un dossier TP1, pour sauvegarder tous les documents sur lesquels vous aurez travaillé durant cette séance. De la même façon, au début de chaque TP, vous créerez un dossier TPX dans le dossier BUR et vous enregistrerez les documents produits au cours du TP dans le dossier correspondant. Pour exécuter le logiciel de traitement de texte : menu Applications, puis Bureautique, puis Traitement de texte ooowriter (séquence d'actions que l'on notera Applications->Bureautique->Traitement de texte ooowriter). Lors de l'édition d'un document (modification de contenu ou de style), pensez à sauvegarder régulièrement (par exemple, tous les quarts d'heure ou après chaque étape importante) une copie du document en cours d'édition (Fichier->Enregistrer). Si par mégarde vous perdez ou dégradez le contenu des fichiers fourni pour ce TP, vous pouvez repartir des fichiers d'origine, mais votre travail antérieur sera perdu. Une pratique utile consiste à enregistrer les versions successives avec des noms incrémentaux («- 1», «-2», etc. qui permettent de retrouver un état «raisonnable» lorsqu'on a fait des modifications @ Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 1/8

hasardeuses dont on ne perçoit les conséquences que trop tard... Bien entendu, penser à «faire le ménage» de ces versions successives de temps en temps. 2. Configuration de OpenOffice Writer pour la saisie et la correction de texte : Un logiciel de traitement de texte offre diverses aides qui peuvent améliorer la qualité de la saisie. Il faut savoir le configurer pour pouvoir profiter pleinement de ses fonctionnalités et saisir rapidement vos prochains documents. Correction orthographique Pour utiliser judicieusement la correction proposée par le logiciel, il est nécessaire de : Vérifier que la langue de correction par défaut est bien celle que vous utilisez (Outils->Options->Paramètres linguistiques->langues). La vérification orthographique pour la langue sélectionnée ne fonctionne que si vous avez installé le module de langue approprié. Une coche se trouve en regard de l'entrée de langue si la vérification orthographique est activée pour cette langue. Choisir le mode de correction, soit à la demande (F7), soit à la volée Outils->Options->paramètres linguistiques->linguistique-> Options : Vérifier l'orthographe au cours de la frappe Dans ce cas, les mots non reconnus sont soulignés en rouge. Attention : il s'agit généralement d'une simple vérification d'appartenance des mots à un lexique, qui dépend de la langue et qui peut contenir certains ajouts faits par l'auteur du document ou des omissions. Correction typographique Le document ne peut rester correct que si c'est le logiciel qui le formate entièrement. Les «bons» traitements de textes permettent de contrôler cette saisie selon certaines règles typographiques. Dans OpenOffice, la commande Format->AutoCorrection formate automatiquement le fichier en fonction des options définies sous Outils >Options d'autocorrection... Par exemple, en typographie française, le blanc fixe (ou blanc insécable) remplace le blanc simple de la barre d'espacement quand on veut interdire un changement de ligne automatique ; un tel blanc insécable est indispensable en français entre un mot et les caractères deux-points (:), point-virgule (;), points d'exclamations et point d'interrogation. Dans OpenOffice, le blanc insécable est saisi par Ctrl + Shift + Espace et affiché en grisé. De même, les guillemets français («...») diffèrent des guillemets anglais et des guillemets informatiques. Par Outils->Options d'autocorrections on peut configurer ooffice pour qu'il mette les guillemets français quand on frappe la touche guillemet ("). @ Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 2/8

3. Saisie de texte Dans cet exercice, il s'agit de saisir un texte court en désactivant les fonctionnalités d'aide à la saisie de OpenOffice, puis de recommencer après les avoir réactivées, et d'observer les différences. Q.1. Ouvrir un nouveau document. Q.2. Désactiver les fonctionnalités d'aide à la saisie : Dans le menu Format->AutoCorrection désactiver si nécessaire la mise en forme automatique (décocher Pendant la frappe). Dans le menu Outils >Options d'autocorrection : Onglet Guillemets typographiques, décocher Remplacer pour les guillemets doubles Onglet Insertion Automatique : décocher Compléter les mots. Cela désactive la saisie semi-automatique. Cette facilité propose de compléter le mot en cours de frappe : la fin de mot proposée est surlignée. Vous pouvez la valider (touche Entrée), parcourir les différents choix (Ctrl+Tab) ou continuer la frappe normalement. Dans le menu Outils >options->paramètres linguistiques Désactiver la vérification orthographique : dans Linguistique > Options décocher Vérifier l'orthographe au cours de la frappe. Afficher les caractères non imprimables (points d'insertion, marqueurs de paragraphes, espaces...) avec la commande Affichage-> Caractères non imprimables. taper le texte suivant, sans majuscules et en insérant des fautes de frappe et des espaces successifs : openoffice est un logiciel libre de bureautique. son site internet est : http://www.openoffice.org. son objectif est de devenir " une suite bureautique internationale leader tournant sur les principales plates-formes". Q.3. Réactivez les fonctionnalités d'aide à la saisie (menus Outils et Format) : vérification orthographique, valider toutes les options d'auto-correction, remplacer les guillemets, compléter les mots, et validez l'auto-correction pendant la frappe. Essayez de retaper le même texte, avec les mêmes fautes : majuscules, fautes de frappe, double espaces successifs... Que constatez-vous? Vérifier notamment qu'il n'est pas possible de frapper plusieurs espaces consécutifs, que les majuscules sont saisies automatiquement et que le caractère guillemet du clavier s'affiche comme un double chevron avec un blanc insécable derrière le «et devant le». 4. Correction de texte On va maintenant appliquer les corrections orthographiques et typographiques à un document existant. @ Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 3/8

Copiez le document tp1_article.txt dans votre répertoire de travail (~/BUR/TP1). Ouvrez ce document avec OpenOffice et enregistrez-le, toujours dans votre répertoire de travail, sous le nom : TP1_article dans le format Open Office (odt). Q.1. Vérifier et corriger l'orthographe et les erreurs de frappe du document fourni. Remplacer toutes les occurrences du mot «CLIN» par «CNIL» (avec la commande de recherche et remplacement : Édition->Rechercher & remplacer). Attention : le remplacement automatique peut avoir des effets désastreux. Vérifier attentivement le résultat. Q.2. Afficher les caractères non imprimables du texte et procédez aux corrections typographiques suivantes : Supprimer les espaces doubles. Corriger l'usage de capitales. Remplacer les guillemets par des guillemets français. Remplacer tous les espaces qui doivent l'être par des espaces insécables. Pour cela, utiliser la commande : Édition->Rechercher & remplacer, mais comme certains caractères spéciaux ne peuvent être frappés directement dans cette fenêtre, il faudra faire un copier-coller du caractère <blanc insécable> depuis le document vers la fenêtre de remplacement. Sauvegarder la version corrigée. Bilan : Vous devez savoir configurer correctement le logiciel pour pouvoir utiliser les règles de typographie propres à votre langue (par défaut.) Vous devez aussi savoir utiliser ponctuellement des caractères spéciaux et des règles de typographie non prévues dans les options automatiques. Vous pouvez utiliser les méca - nismes de recherche et de remplacement mais attention à la substitution globale et systématique, qui est très risquée. Vous devez avoir conscience que les outils «d'aide à la correction» ne sont que des aides. Les erreurs typographiques ne sont pas toujours détectées. 5. Styles de paragraphes : modification et création de styles L'objectif est maintenant d'utiliser des styles préexistants et de les appliquer judicieusement au texte fourni après l'avoir structuré. Une présentation du document est proposée dans le fichier tp1_article_enforme.pdf. À la fin du TP1, la mise en forme de votre document devra être identique. Des styles sont prédéfinis pour les différents niveaux de titres : Titre pour le titre du document et Titre 1 pour le premier niveau numéroté, Titre 2 pour un deuxième niveau de titre, etc. Les styles ne se combinent pas n'importe comment. On distingue les styles de paragraphes, de caractères,..., de listes. Chaque style est désigné par un nom. Pour la suite, reportez-vous au document «Prise en main de ooo writer». Q.1. Activer la fenêtre flottante «Styles et formatage» (menu Format). @ Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 4/8

Q.2. Utiliser la commande de recherche-remplacement (menu Édition->Rechercher & remplacer, option Rechercher des styles obtenue en cliquant sur Autres) pour transformer tous les paragraphes de style Texte préformaté en paragraphes de style Standard. Bilan : Avoir compris que les fonctions de recherche-remplacement peuvent opérer sur des informations autres que des groupes de caractères. Q.3. Appliquer les styles Titre et Titre 1 aux paragraphes concernés. Les styles Titre et Titre 1 préexistants ne conviennent pas : on voudrait un Titre plus gros, centré et détaché du reste du texte et un Titre 1 plus petit et avec un espacement avant le texte. Transformer les styles des différents titres : changer le corps, la graisse, augmenter l'espace au dessus du titre,... Pour effectuer un changement sur un style ou créer un nouveau style à partir d'un style existant, utiliser le menu contextuel (clic droit) associé au nom de ce style dans le styliste. Utiliser uniquement les styles proposés par le logiciel (styles automatiques) pour structurer le document fourni : il ne doit plus rester un seul paragraphe dans le style Texte préformaté. Q.4. Créer quatre styles particuliers héritant du style Standard pour les paragraphes particuliers du début du document (auteur, url, date et résumé). Les résumés sont souvent dans une police plus petite, en gras, justifiés et avec un retrait à gauche et à droite. Q.5. Modifier si nécessaire le style Standard de façon à ce que la première ligne des paragraphes soit en retrait, que la police soit en corps 12 points et justifiée. Bilan : Chaque document dispose d'une batterie de styles prédéfinis qu'il est conseillé d'utiliser. Si leur apparence ne convient pas, il est possible de les redéfinir ou bien d'en définir de nouveaux ultérieurement. À ce stade, vous devez être capables de modifier ou de créer un style de paragraphe pour lui donner l'apparence visuelle désirée. Le temps passé à définir les styles est largement compensé par les erreurs qu'ils évitent, même pour des documents courts. De plus, ils sont réutilisables dans d'autres documents. Il faut bien avoir compris la notion d'héritage des styles : que se passe-t-il pour les styles qui héritent du style Standard lorsqu'on modifie ce dernier? 6. Style de caractères Q.1. Mettre les URLs contenues dans le texte sous forme d hyperlien en utilisant le style de caractère prédéfini correspondant. Adapter ce style si nécessaire (pas de soulignement). Q.2. Créer un nouveau style de caractères, pour les noms de fichiers particuliers cités dans le texte (Edvige, Cristina, Safari). Q.3. Traiter les textes des notes qui apparaissent dans certains paragraphes (encadrées par des «--») pour en faire des notes de bas de page, référencées par un petit numéro en chiffre arabe (Menu Insertion->Note de bas de Page). Modifier le style des notes de bas de page (pas de retrait, numérotation dans la marge, caractères plus petits). @ Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 5/8

7. Style de page Activer l'onglet «Styles de page» du styliste. Q.1. Définir et appliquer un style Première page qui ne comporte pas d'en-tête mais seulement un pied de page contenant, à gauche le nom de l'auteur «D'après J-M. Manach, juillet 2008», au centre le numéro de page et à droite la date : utiliser la commande Inséretion->Champs, puis vérifier le résultat en cliquant sur Aperçu. Q.2. Regarder avec le styliste le style Pied de page(menu contextuel Modifier...). L'onglet Tabulation contient deux tabulations : l'une au milieu de page, l'autre en marge droite. Cela signifie que trois marques sont définies : à gauche, au centre, et à droite. Ces marques sont visibles sur la règle en haut. On peut aligner le texte directement sur ces marques à l'aide de la touche TAB (sur le clavier, à gauche au dessus du cadenas). Modifier le style Pied de page pour le mettre en couleur grise. Q.3. Définir un style de page Standard qui comporte à la fois en-tête et pied de page. Placer dans l'en-tête le rappel du titre centré. Q.4. Modifier le style de page Standard de façon à augmenter : les marges latérales de la page l'espace entre le corps du texte et les en-têtes et pieds de page. 8. Style de cadre Q.1. Copier l'image DCRI.jpg dans votre répertoire de travail (~/BUR/TP1). Insérer l'image dans le document, ainsi que la légende, selon le modèle tp1_article_enforme.pdf. Modifier le style de paragraphe Légende associé à l'insertion de la légende pour diminuer la police et le mettre en gras italique. Q.2. Activer l'onglet «Style de cadre» du styliste et visualiser les paramètres du cadre prédéfini correspondant à l'insertion d'une image. Quels sont l'adaptation au texte et l'ancrage utilisés? Q.3. Créer un nouveau style de cadre Texte permettant d'insérer une zone de texte. Ce cadre devra être ancré au paragraphe et centré. La hauteur du cadre est automatique (elle s'adapte au texte qu'il contient) et l'adaptation au texte est choisie avec l'onglet Adaptation au texte est Parallèle. Modifier les paramètres d'arrière-plan, de bordure du cadre et d'espacement. Q.4. Insérer du texte dans ce cadre conformément au modèle proposé. Modifier les paramètres d'arrière-plan et de bordure du cadre. Votre document doit maintenant avoir la même mise en page que tp1_article_enforme.pdf. Sauvegardez-le dans votre répertoire de travail sous le nom : tp1_article_enforme.odt, auvegardez-le également au format PDF. @ Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 6/8

9. Modèle de document L'objectif de cette partie est de définir un nouveau modèle à partir de tp1_article_enforme.odt qui pourra être appliqué à d'autres documents par OpenOffice Writer. Pour vérifier ce modèle, vous l'appliquerez au document tp1_facebook.txt qui a une structure analogue. Vous optimiserez la présentation de tp1_facebook.txt. Q.1. Enregistrez le document tp1_article_enforme.odt sous le type «modèle de texte» : tp1_article_enforme.ott. Q.2. Copiez le document tp1_facebook.txt dans votre répertoire de travail (~/BUR/TP1). Ouvrez-le avec OpenOffice et sauvegardez-le au format OpenOffice : tp1_facebook.odt. Q.3. Chargez les styles définis dans le modèle tp1_article_enforme.ott : dans le styliste, cliquez sur la flèche située en regard de l'icône Nouveau style à partir de la sélection et choisissez Charger les styles. Sélectionnez les types de style à importer en activant les cases à cocher correspondantes en bas de la boîte de dialogue. Pour remplacer les styles du document actif par les styles importés de même nom, activez la case à cocher Écraser. Cliquez sur À partir d'un fichier, localisez et sélectionnez le fichier contenant les styles à utiliser, puis cliquez sur Ouvrir. Vérifiez que les styles définis précédemment apparaissent bien dans le styliste. Q.4. Mettez le document tp1_facebook.odt en forme selon l'exemple donné dans : tp1_facebook_enforme.pdf. Vous utiliserez l'image facebook.jpg après l'avoir copiée dans votre répertoire de travail (~/BUR/TP1). 10. Compte-rendu Afin de répondre aux questions figurant dans le fichier tp1_questions.txt, vous allez créer un modèle de document «compte-rendu de TP» que vous pourrez utiliser par la suite. Ce modèle de document doit comprendre : En en-tête : le logo de l'université de Rennes 1 (disponible dans le fichier UR1.jpg), l'année en cours (2010-2011), vos noms et groupe de TP. En pied de page : le nom de module, la date et le numéro de page Une fois ce modèle de document créé, vous le compléterez avec vos réponses et le sauvegarderez sous le nom : «tp1_cr_xxx_yyy.odt», où «XXX» et «YYY» sont vos noms. Vous rendrez votre TP à la fin de la deuxieme séance via une plateforme dont l'adresse vous sera communiquer par votre enseignant. Vous pouvez déjà prévoir de rendre les document sous la forme suivante : les «???» sont votre numéro de groupe et «XXX», «YYY» par vos noms ; @ Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 7/8

Les documents à rendre sont les suivants : les documents «tp1_article_xxx_yyy.odt», «tp1_article_xxx_yyy.pdf», «tp1_facebook_xxx_yyy.odt», «tp1_facebook_xxx_yyy.pdf» et «tp1_cr_xxx_yyy.odt» que vous avez crées durant ce TP ; @ Université de Rennes 1 / Cycle L / MIEE / BUR 8/8