INSTITUT FRANCAIS DE FINLANDE FICHE DU POSTE OCCUPÉ PAR :.. ÉTABLISSEMENT OU SERVICE D AFFECTATION: Institut français de Finlande Fiche révisable à tout moment en fonction des nécessités de service. Type de contrat : CDD de 1 an. Date de recrutement prévue pour le 1 er novembre 2014. PRÉSENTATION DU POSTE INTITULÉ DU POSTE Chargé de communication de l établissement (transversal) / responsable du marketing et de la promotion des cours - (chargé de communication / responsable du développement de l établissement) POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE SECTEUR DES COURS POSITIONNEMENT DANS L ORGANIGRAMME Sous la responsabilité du Directeur de l Institut français de Finlande, placé sous la Direction de l ACPF/Directeur des cours. GRADE / QUALIFICATION DU POSTE niveau 4 de la grille du cadre salarial (2007,08 Brut)
ARCHITECTURE DU POSTE MISSION OU FONCTION PRINCIPALE DU POSTE Définir, la stratégie globale de l Institut en matière d information et de communication et mise en œuvre des actions de communication vers les différents publics, il promeut l image et l'identité de l établissement. MISSION Assistant en communication Le chargé de communication met en œuvre les actions de communication interne ou externe, vers des publics variés en cohérence avec la stratégie générale de l établissement et le plan de communication du Poste. Assurer la réalisation matérielle, la logistique et la mise en œuvre d actions ou d évènements ou la rédaction de supports de communication, en relation avec des partenaires internes et externes. représenter l établissement lors des salons ou autres évènements promotionnels. Définir les cibles et les priorités en vue de la réalisation des supports de communication. Conseiller les acteurs dans leur demande de communication et préconiser des solutions adaptées. Concevoir un plan de communication de l établissement et le faire valider. Réaliser des documents de communication écrit (dépliant, dossiers de presse, PowerPoint..). Réaliser des revues de presse. ACTIVITÉS DU POSTE (assistant en communication) Elaborer un cahier des charges en relation avec le coût des opérations. Sélectionner des prestataires externes appropriés et suivre leur réalisation. Entretenir et développer des réseaux de relations externes. Gérer les relations presse de l établissement. Evaluer les actions de communication et leur pertinence ; Répondre aux demandes d information écrites ou orales y compris des médias. Diffuser les documents de communication.
Assister l'organisation matérielle et logistique des manifestions de l établissement (colloques, salons, conférence de presse, spectacles, etc.). Gérer, diffuser et archiver les informations électroniques ou papier et la documentation du service. Tenir à jour des fichiers (journalistes, partenaires, publics ciblés) sur base de données. Mettre en place et animer un réseau de communication interne Le responsable marketing coordonne les activités de marketing et de communication sur les différentes lignes produits, auprès d une cible, dans l objectif de promouvoir les ventes de cours et services de l' Institut. MISSION responsable marketing des cours Il définit et met en œuvre une politique de conquête de nouveaux publics pour les cours et formation. Il développe l activité et l offre. Il assure la mise en place et la gestion du secteur des cours en entreprise/institution. Participer à l analyse des tendances du marché : analyser les différents produits concurrents sur le marché. Participer à la définition de la stratégie en préconisant des actions en matière de marketing. Elaborer les cahiers des charges des produits/services (caractéristiques, tarification, mode de distribution, axe de communication, actions publicitaires). Définir un marché et un public des entreprises et des institutions (étude de la clientèle) activité du poste: Définir et mettre en œuvre la politique et l action marketing Organiser la logistique du service et définir des procédures (lien et outils à partager avec les services concernés- gestion des cours et inscriptions) Effectuer des enquêtes de satisfaction et assurer le suivi commercial. Démarcher promouvoir et suivre les clients institutionnels. Coordonner la réalisation des outils d aide à la vente (document d information, argumentaires commerciaux). Piloter la mise en œuvre des actions de
promotion. Conquérir et fidéliser des clients en rendant visible l entreprise et en valorisant son image et ses produits. Coordonner la gestion et l exploitation d une base de données prospect, élaborer les planning des envois, définir le message et rédiger des contenus. Développer les partenariats avec les organismes publics et privés appropriés. Participer à l élaboration d un plan média. Représenter l Institut auprès des clients, partenaires et professionnels du secteur.. CONTEXTE D EXERCICE DU POSTE CHAMP DES RELATIONS ET NATURE DES LIENS CHAMP D AUTONOMIE RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES En relation étroite avec les autres secteurs de l Institut (médiathèque, linguistique et scientifique, administratif et comptable) forte autonomie CHAMP DE TECHNICITÉ RISQUES DU POSTE DIFFICULTÉS ET CONTRAINTES DU POSTE QUOTITÉ DE TRAVAIL (%) connaissance générale des principes de la communication et du marketing Stress l activité s exerce sur site et à l extérieur (nombreux déplacements (démarcharge, salon)/ forte disponibilité, contraintes horaires. 100% OPPORTUNITÉS / INTÉRÊT PROFESSIONNEL DU POSTE (*) ÉVOLUTIONS PRÉVISIBLES le cas échéant (*) Cette rubrique pourra être complétée ultérieurement.
LES EXIGENCES DU POSTE Les savoirs : Connaissance des théories et concept de l information. Connaissance générale des méthodologies de de l évaluation de l enquête. Connaissance des règles déontologiques éthiques et juridiques de la profession (copyright, droits d auteurs). Connaissance approfondie des techniques et des outils, des chaines éditoriales de la communication (PAO, base de données, manipulation des fichiers). Connaissances générale des bases de la communication et de la documentation. Connaissance de l environnement et du fonctionnement des Instituts. Connaissance des missions et priorités de l établissement. Maitrise des outils bureautiques. Maîtrise parfaite du finnois exigée (idéalement natif), du français et anglais courant. Les "savoir-faire" Analyser, synthétiser et rechercher les messages dans un langage accessible. Animer l activités des réseaux de correspondants. RESSOURCES NECESSAIRES Animer les réseaux sociaux de l établissement. Rechercher des partenaires techniques ou financiers Assurer une veille sur l'évolution des techniques de communication (TIC). Hiérarchiser les priorités. Rassembler et traiter les informations. Sélectionner l information pertinente. Traduire aisément des textes du français au finnois et du finnois au français. Utiliser les outils du domaine (logiciels). Respecter les délais de production. Maîtriser les techniques d expression écrites et orales. Planifier les actions, répartir le travail en fonction des priorités. Appréhender la réalisation des objectifs en mode projet. S informer sur les milieux professionnels concernés et l évolution des matériels et techniques. Analyser les attentes du public. Travailler en équipe avec les services demandeurs.
Nouer des contacts / Etablir des relations avec partenaires extérieurs. Les comportements professionnels : Excellent sens du relationnel Sens de l accueil, du service et la vente rigueur / organisation / sens de l initiative / flexibilité et polyvalence. Répondre avec réactivité aux sollicitations urgentes (en matière de communication). Ouverture d esprit et curiosité. Langues : La maîtrise du français, du finnois et de l anglais sont indispensables