UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À RIMOUSKI Procédure d attribution Exemption des droits de scolarité supplémentaires exigés des étudiants étrangers pour les trimestres été, automne 2015 et hiver 2016 Services aux étudiants Janvier 2015 Dans ce document, le genre masculin est utilisé sans intention discriminatoire et a uniquement pour but d alléger le texte.
Description du programme d'exemption des droits de scolarité supplémentaires exigés des étudiants étrangers En vertu de la réglementation du ministère de l Enseignement supérieur, de la Recherche et de la Science (MESRS) relative aux droits de scolarité exigés des étudiants étrangers, les universités québécoises doivent facturer aux étudiants étrangers les frais de scolarité exigés des étudiants québécois en plus d un montant forfaitaire déterminé chaque année et inscrit dans les règles budgétaires des universités. Un étudiant étranger peut toutefois être exempté de ce montant s il fait partie d une des catégories de personnes admissibles à une exemption 1 ou encore grâce à l obtention d une exemption par son université. Les étudiants étrangers peuvent faire une demande d exemption à l organisme responsable de la gestion des exemptions de leur pays d origine 2 ou encore directement à l UQAR lorsqu ils répondent aux critères établis dans la présente procédure. Le présent document établit les différentes mesures de la gestion des dossiers liés au programme d exemption de droits de scolarité supplémentaires. Critères généraux d admissibilité : Pour être admissible, l étudiant doit : - Être assujetti aux droits de scolarité supplémentaires exigés des étudiants étrangers (ex. : ne pas être citoyen canadien, résident permanent ou de nationalité française, etc.) au moment de sa demande; - Être admis définitivement à un programme d études admissible offert par l UQAR 3 et inscrit à temps complet; - Posséder les documents légaux (permis de séjour, CAQ) pour étudier au Québec; - Résider au Québec durant le trimestre faisant l objet de l exemption; - Ne pas bénéficier d une exemption des droits de scolarité exigés des étudiants étrangers (ex. : les étudiants de nationalité française, les étudiants provenant de pays ou d établissements bénéficiant d une entente à cet effet avec le MESRS); - Ne pas bénéficier d une autre bourse qui couvre en partie ou en totalité les frais de scolarité (ex. : bourses de l ACDI, bourses de la francophonie, bourses directement attribuées par le MESRS, etc.); - Déposer une demande d exemption sur le formulaire prévu à cette fin, dans les délais prescrits. 1 Pour connaître les catégories de personnes exemptées, consultez le lien suivant : http://www.mels.gouv.qc.ca/ens-sup/ensuniv/politique_etud_etr.pdf. 2 Pour connaître les démarches qu un étudiant étranger doit faire pour déposer une demande d exemption à partir de son pays d origine, consultez la section «EXEMPTIONS ACCORDÉES EN VERTU DE L ARTICLE 4D DE LA POLITIQUE POUR LES UNIVERSITÉS ET DE L ARTICLE 4C DES ANNEXES F084 ET 028 POUR LES COLLÈGES» DU SITE http://www.meq.gouv.qc.ca/ens-sup/ensuniv/droits_scolarite-f.asp. 3 Les étudiants admis en propédeutique et dans les programmes courts de 1 er et 2 ième cycles ne sont pas admissibles à cette exemption. 2
Priorités institutionnelles 1. Programmes de doctorat (exemptions disponibles pour les étudiants étrangers admissibles). 2. Aide humanitaire (6 exemptions par trimestre) Note : exemptions réservées à des étudiants sélectionnés dans le cadre d un programme de la Fondation de l UQAR. 3. Programmes de maîtrise avec mémoire. 4. Programmes de maîtrise avec mémoire. (1 er trimestre d études) 5. Programmes de maîtrise sans mémoire. 6. Programmes de DESS. 7. Programmes de baccalauréat (6 exemptions réservées pour des étudiants ayant une moyenne cumulative minimale de 2.8/4.3) 8. Programmes de certificat ou autres programmes. Modalités d application A) Exemptions disponibles à compter du premier trimestre Programmes de doctorat et programmes de maîtrise avec mémoire. Admissibilité dès le premier trimestre pour toute la durée du programme d études et pour un maximum de 6 trimestres au doctorat et de 3 trimestres à la maîtrise; L étudiant doit faire une première demande le plus tôt possible (idéalement lors de sa demande d admission), aux Services aux étudiants directement ou par l intermédiaire de son directeur de programme au plus tard à la date du début des cours du trimestre concerné; L étudiant doit être inscrit aux cours faisant partie de son programme d études (incluant les cours d appoint exigés lors de l admission); l inscription à d autres cours hors programme est exclue de l exemption; Pour les étudiants à la maîtrise, avoir déposé une demande d exemption sur le formulaire prévu à cette fin, à chaque trimestre, aux Services aux étudiants, dans les délais prescrits; Pour les étudiants au doctorat, l exemption sera réservée jusqu à la date limite d inscription pour chacun des trimestres. L exemption pourra être réservée au-delà de la date limite d inscription si l étudiant a reçu une autorisation d arrivée tardive du bureau du registraire. 3
Programme d aide humanitaire (6 exemptions par trimestre). Les exemptions réservées au volet humanitaire sont déterminées en fonction d un programme de la Fondation de l UQAR. La recommandation des titulaires sera approuvée par le vice-recteur à l enseignement et à la recherche. Candidats ayant déjà complété 2 trimestres d études au Québec. Admissibilité à partir du premier trimestre pour un étudiant qui a déjà complété 2 trimestres d études au Québec et qui a obtenu une moyenne supérieure à 2.00 au premier cycle ou 2.5 aux cycles supérieurs lors des trimestres précédents. Le candidat devra fournir un relevé de notes de l établissement fréquenté précédemment. L étudiant doit être inscrit aux cours faisant partie de son programme d études (incluant les cours d appoint exigés lors de l admission); l inscription à d autres cours hors programme est exclue de l exemption; Avoir déposé une demande d exemption sur le formulaire prévu à cette fin, à chaque trimestre, aux Services aux étudiants, dans les délais prescrits. 4
B) Par appel de candidature à compter du deuxième trimestre Les étudiants du groupe des programmes énumérés ci-dessous doivent présenter un formulaire de demande à chaque trimestre et ce, au plus tard à la date du début des cours du trimestre concerné, tel qu indiqué dans le calendrier universitaire de l UQAR. Programme de maîtrise avec mémoire Programmes de maîtrise sans mémoire Programmes de DESS Programmes de baccalauréat (6 exemptions par trimestre) Programmes de certificat Critères d admissibilité Les exemptions sont attribuées en fonction du dossier académique. Programmes de maîtrise avec mémoire, sans mémoire et DESS L étudiant est admissible pour un maximum de 3 trimestres lorsqu il est inscrit à temps complet à un programme de maîtrise et de 2 trimestres lorsqu il est inscrit à un DESS. Les étudiants de 2 e cycle doivent détenir une moyenne cumulative de 2,5 sur 4,3. Les étudiants ayant les meilleures moyennes cumulatives seront priorisés à l intérieur de ce groupe. Programmes de baccalauréat et de certificat L étudiant est admissible pour un maximum de 5 trimestres lorsqu il est inscrit à temps complet à un programme de baccalauréat de 90 crédits et à un maximum de 7 trimestres lorsqu il est inscrit à un programme de baccalauréat de 120 crédits. Dans un programme de certificat, l étudiant est admissible pour un maximum d un trimestre. Les étudiants de 1 er cycle doivent détenir une moyenne cumulative de 2,0 sur 4,3. Les étudiants du baccalauréat ayant les meilleures moyennes cumulatives seront priorisés; L étudiant doit être inscrit aux cours faisant partie de son programme d études (incluant les cours d appoint exigés lors de l admission); l inscription à d autres cours hors programme est exclue de l exemption; Avoir déposé une demande d exemption sur le formulaire prévu à cette fin, à chaque trimestre, aux Services aux étudiants, dans les délais prescrits. Demande d exemption et date limite L étudiant doit obligatoirement présenter une demande d exemption des droits de scolarité supplémentaires exigés des étudiants étrangers à chaque trimestre et ce, au plus tard à la date du début des cours du trimestre concerné, tel qu il apparaît au calendrier universitaire de l UQAR. Le dossier complet doit être déposé au campus de Rimouski, au bureau des Services aux étudiants, local E-105 ou au Guichet étudiant, local 1011 pour le campus de Lévis. 5
Procédure d attribution Dès le lendemain du début des cours, les demandes sont compilées, traitées et analysées. Une confirmation d obtention de l exemption est acheminée à l étudiant, par courriel, au plus tard une semaine après la fin de la période de modification à l inscription. Les étudiants non admissibles ou placés en liste d attente ne sont pas avisés sauf s ils obtiennent l exemption au cours du trimestre concerné. Validation d une exemption attribuée à l étudiant L étudiant, à qui l UQAR a attribué une exemption et qui n est plus inscrit à temps complet après la date limite pour l abandon de cours sans mention au dossier universitaire et avec annulation de la charge financière conserve l exemption pour le trimestre concerné. Trimestre d été Le même ordre de priorité sera respecté. Cependant, s il reste des exemptions disponibles, l UQAR verra à les utiliser pour des étudiants admissibles avant de les proposer au siège social de l Université du Québec. Intervenants Les personnes responsables de l aide financière aux études, au campus de Rimouski et au campus de Lévis font la promotion du programme de bourses et reçoivent les demandes. L analyse, le traitement et l attribution des exemptions sont effectués par la personne responsable de l aide financière au campus de Rimouski. À la fin du processus, cette dernière informe les récipiendaires et transmet les listes d exemptions accordées aux bureaux des doyens de cycles supérieurs et de la recherche et de premier cycle, au Bureau du registraire, au Service des finances, aux responsables des étudiants internationaux à Rimouski et au campus de Lévis ainsi qu'au siège social de l Université du Québec. Si une modification est apportée à la liste, elle en transmet une mise à jour aux instances ci-haut mentionnées. Responsable de la procédure Toute modification à la présente procédure sera discutée au Comité consultatif : le doyen des études de cycles supérieurs et de la recherche, le doyen des études de premier cycle, le registraire, le directeur des Services aux étudiants, le directeur des Services à la communauté universitaire au campus de Lévis et les responsables de l aide financière aux études. À cet effet, les intervenants qui désirent apporter des modifications à la procédure sont invités à les soumettre à la direction des Services aux étudiants qui assurera le suivi de la consultation et de l approbation auprès du Comité consultatif. Toute suggestion ou plainte quant à la présente procédure doit être déposée par écrit à la direction des Services aux étudiants. Cette dernière transmet la dite suggestion ou plainte au Comité consultatif qui peut par la suite recommander des modifications au vice-recteur à l enseignement et à la recherche. 6