TRAVAIL ADMINISTRATIF POUR LA FORMATION (A titre illustratif pour les formations bénéficiant d une assistance administrative) AVANT LE COURS. Commander et acheter les matériels didactiques Créer les fichiers pour la formation Editer les documents Imprimer les documents Préparer le carton des originaux Photocopier les documents (coller et trouer) Classer les documents dans le carton Préparer les classeurs (placer les intercalaires, classer certains documents dans le classeur) Préparer les dossiers pour les participants (avec bloc note, style, crayon, taie crayon, sous-ligneur) A l hotel Préparer la salle de formation dans l hôtel (placer les classeurs et dossiers a chaque place, mettre le papier flipchart sur les stands flipcharts, placer les feutres sur les stands ou a cote) Préparer le secrétariat dans la salle de formation (organiser les matériels pour faciliter le travail du formateur et des participants) En collaboration avec le formateur, mettre en place un système de gestion des documents dans l hôtel Prendre contacte avec la gestionnaire de l hôtel Gérer les aspects logistiques et administratives de la formation Se réunir avec le formateur Dimanche soir et Lundi matin PENDANT LE COURS Rester disponible dans la salle pour offrir assistance au formateur selon le besoin Saisir les résultats des autoévaluations des compétences (avant la formation) pour le rapport final Saisir certaines informations produites par les participants pendant les sessions Imprimer, photocopier, et distribuer ces informations selon l indication du formateur Suivre le carton des documents pour assurer qu il est en ordre Assurer que le secrétariat est organise et que les matériels sont facile pour le formateur a accéder
Préparer les classeurs supplémentaires en collaboration avec le comite administratif Servir comme liaison avec le gestionnaire de l hôtel selon le besoin Servir comme liaison avec les comites établis (comite d évaluation, comite administratif, comite social) Assister les comites établis avec le coté administratif et logistique de leur travail (surtout le comite d évaluation) Saisir les résultats des évaluations de session pour le rapport de formation Assister les équipes de co-formation avec la préparation administrative de leurs sessions Saisir les résultats de l autoévaluation des compétences (a la fin de la formation) pour le rapport de formation Superviser la remise des documents, des matériels, et de l équipement dans les cartons pour la rentrée à Kinshasa APRES LE COURS Remettre tous les matériels et équipements de formation de façon a les garder en bon état pour la formation suivante Réviser les documents du cours selon les corrections du formateur Faire les modifications nécessaires pour les classeurs (principal, du formateur, du projet, et d autres supplémentaires) Faire la moyenne de tous les résultats des évaluations (autoévaluation, session, et finale) et les présenter sous forme de tableau et de graphique Faire la mise en forme du rapport de formation Créer le dossier final du cours, y compris le rapport, le curriculum, l organisation du cours
FORMATION : LISTE DES MATERIELS (à titre indicatif) Matériel du formateur Classeur du formateur (x nombre de formateurs) Carton des originaux (4 ) Chemises en 5 couleurs différentes (100 de chaque couleur pour cartons et secrétariat) Matériel du participant Classeur (x nombre des participants + nombre de formateurs + 5) Chemise plasticisée avec poche (x nombre des participants + nombre de formateurs + 5) Bloc Note Grand Format (x nombre de participants + nombre de formateurs + 5) Stylo (x nombre de participants + nombre de formateurs + 10) Crayon avec gomme (x nombre de participants + nombre de formateurs + 10) Taie crayon (x nombre de participants + nombre de formateurs + 10) Souligneur (x nombre de participants + nombre de formateurs + 5) CD Rom + Etiquette Imprimee (x nombre de participants + nombre de formateurs + 10) Matériel de la salle de formation Projecteur LDC (1) Ordonnateur (1) Chevalets (minimum 3, de préférence 5) Papier flipchart (15 blocs, ou l équivalent en rouleaux) Patafix (s il y en a) Papier collant/masking tape (10 rouleaux) Feutres (12 noir, 12 bleu, 12 vert, 12 rouge) Post-it (5 Grand Format) Papier Bristol (100 A4, 100 A5) Petit Clous/Tack (2 Boites) Matériel du secrétariat Ordonnateur (1) Imprimante (1) Photocopieuse (1) Rames de papier (18) Bloc Note Petit Format (5) Post-it (3 Petit Format, 3 Moyen Format, 3 Grand Format) Coupe Papier Grand Format (1) Perforeuse (2 petits format, 1 grand format) Agrafeuse (3) Boites d agrafes (3) Trombones (1 boite de chaque : grand format, moyen format, petit format) Ciseaux (3) Blanco (3 bouteilles) Glue Stick (6) Elastiques (1 sachet de 100) Scotch (3) Chemises
FORMATION EN FBP : NIVEAU DS/ECZ PARSS-BM/MSP/RDC AGENDA POUR LA REUNION QUOTIDIENNE DE «DEBRIEFING» ET FEEDBACK (à titre indicatif) Déterminer qui va faciliter la réunion. S il y a un formateur principal pour la formation, il peut jouer le rôle de facilitateur de ces réunions journalières. Sinon l équipe peut décider de partager cette responsabilité parmi tous les membres à tour de rôle. (2 mn) 1. Evaluation des éléments de la logistique (10 mn) Qu est-ce qui a bien marche? Qu est-ce qui a fait défaut? Qu est-ce que nous devons changer pour faire face aux défauts? Quels sont les éléments urgents à régler ce soir? 2. Evaluation des sessions de la journée Discuter le plan de session : (10 20 mn ; 30 mn si beaucoup de changements nécessaires) Est-ce que les objectifs et le contenu étaient appropries pour le groupe cible? Est-ce que les techniques utilisées étaient efficaces et appropriées? Est-ce que la séquence des activités a été logique et cohérentes? Est-ce que le temps était suffisant? Qu est-ce qu il faut changer avant de faire la session encore? Responsabiliser une personne pour refaire le plan de session avec les changements Feedback interpersonnel (10 20 mn ; 30+ mn s il y a un problème entre formateurs) En tant qu équipe, comment est-ce que nous avons gère ce plan de session ensemble? A tour de rôle, chaque membre de l equipe demande du feedback des autres membres de l equipe par rapport à leur participation et contribution à la session. Les autres membres répondent en donnant au moins un feedback positif et un sur un aspect à améliorer. Agenda Réunion de Débriefing Page 1
FORMATION EN FBP : NIVEAU DS/ECZ PARSS-BM/MSP/RDC S il y avait deux sessions pendant la journée, il faut faire le même processus pour la deuxième session, et ainsi de suite. 3. Rappel sur et planification de la/les session/s du lendemain (10 20 mn; 30+ mn si il y a beaucoup de changements a à faire du a à l expérience de cette journée) Etant donne ce que nous savons maintenant sur le groupe cible, est-ce qu il est nécessaire de modifier les sessions qui suivent? Si oui, il faudrait en parler à ce point dans la réunion. Est-ce que les materiels sont prêts? Est-ce que les formateurs se sont reparti les parties de la session et est-ce qu ils sont a l aise? Est-ce qu il y a un formateur qui voudrait pratiquer sa session ce soir? Si oui, mettez vous d accord sur quand et comment ca va se faire et qui sera implique. 4. Préparation des documents de demain Quels nombre de documents restent à faire pour demain? Demander aux facilitateurs des sessions du lendemain d envoyer la documentation au logisticien pour traitement a temps. Souligner l importance de la coordination pour assurer que les documents les plus prioritaires soient préparés en premier lieu. FELICITATIONS ET ENCOURAGEMENTS A TOUT LE MONDE!! Agenda Réunion de Débriefing Page 2