Vendredi le 20 février 2015 À 19h00 au Stade Olympique de Montréal Procès-verbal 1. Accueil, bienvenue et présences Étaient présents : Janick Provencher, Stéphane Tardif, Dominique Cadoret, Bernard Aurouze, Claude Corbeil, Normand Croisetière, Yanick Laulhé et Lyne Pineault. Aucun absent. Janick souhaite la bienvenue à tous et ouvre la réunion à 19h00. 2. Lecture et adoption de l ordre du jour Janick procède à la lecture de l ordre du jour. Résolution 20150220-01 : Lyne, appuyée de Stéphane, propose l adoption de l ordre du jour. Adoptée à l unanimité 3. Lecture et adoption du procès-verbal du 16 janvier 2015 Janick procède à la lecture du procès-verbal du 16 janvier 2015. Résolution 20150220-02 : Bernard, appuyé de Dominique, propose l adoption du procès-verbal du 16 janvier 2015. Adopté à l unanimité 1
4. Correspondance 4.1. Demande d un membre au sujet du classement des joueurs Nous avons répondu au demandeur que le classement était basé sur des résultats et non sur des critères objectifs. Les critères de classement sont présents afin d éviter qu un joueur qui domine dans une catégorie ne puisse se former avec d autres joueurs dominants. De plus, un joueur Argent pourra toujours continuer à jouer chez les Bronze avec deux joueurs de cette catégorie. Ce dernier déplore le fait de ne plus pouvoir jouer dans les boulodromes durant la saison hivernale car ils refusent les joueurs de catégorie Argent et Or. La Fédération de Pétanque du Québec n a malheureusement aucun contrôle sur cet état de fait. Certains boulodromes comme Longueuil, Granby et Ste-Hélène-de- Bagot, pour en nommer que quelques-uns ne se préoccupent pas du classement des joueurs. Il est rappelé que les joueurs seront consultés en commission d orientation durant l année afin d analyser notre système de classement actuel. 4.2. Courriel au sujet de la séparation des deux fédérations de pétanque soit celle de 5. Finances : la Fédération de pétanque du Québec et celle de Pétanque Canada. Janick s est chargé de répondre aux questions demandées et a confirmé que cela ne change en rien la mission de la Fédération de Pétanque du Québec. 5.1. États des résultats Bernard présente l état des résultats. Il indique que certains postes budgétaires l inquiète. Il n a pas obtenu toutes les informations pour proposer au C.A. des actions à prendre. Parallèlement à tout cela, Bernard avise le C.A. qu il prépare une politique financière ce dont la Fédération ne dispose pas. 5.2. Publication du budget sur notre site web Tout le monde est d accord pour que le budget soit publié sur notre site web. 6. Communications : 6.1. Pétanque Mag Stéphane nous confirme qu il reste deux articles pour la finalité du magazine. 6.2. Revue du Site web www.petanquequebec.com Présentement, lorsque quelqu un tape www.petanque.qc.ca, le lien conduit au site de Pétanque Canada alors qu il devrait conduire au www.petanquequebec.com. La demande de changement sera faite auprès du responsable du RLQ. 2
6.3. Revue du Site web de Pétanque Canada Bernard a fait l inventaire des changements qui devaient être faits et constate que la majorité a été faite après trois jours. Il en reste quelques-uns à effectuer, Janick s occupe d en faire la demande à Vivien Virgili. 6.4. Mailing list Nous enverrons à nos membres la nouvelle adresse de notre site internet via un mailing list où toutes les adresses seront mises en CCI afin de protéger la confidentialité de nos membres. Tel que prévu selon la nouvelle loi contre les pourriels, une mention sera ajoutée au bas de tous nos courriels pour informer les destinataires que nous pouvons les retirer de notre liste d envoi (désabonner) s ils le désirent. 7. Mise-à-jour des FPQ 7.1. FPQ 003 Cahier de charge pour l organisation de tournois Méritas Normand est mandaté pour communiquer avec Marie-Josée Fournier, arbitre en chef, afin de procéder à une mise-à-jour de ce règlement afin qu il soit plus adapté aux besoins actuels. Le projet sera ensuite présenté au C.A. pour adoption. 7.2. FPQ 004 Arbitrage au Québec Normand est mandaté pour communiquer avec Marie-Josée Fournier, arbitre en chef, afin de procéder à une mise-à-jour de ce règlement afin qu il soit plus adapté aux besoins actuels. Le projet sera ensuite présenté au C.A. pour adoption. 7.3. FPQ 008 Critères de reclassement Stéphane est mandaté pour organiser au moins deux réunions de consultation auprès des joueurs afin de discuter du classement actuel des joueurs et des pistes de solution afin d augmenter la participation lors des tournois Méritas. 3
8. Pétanque Canada 8.1. Convention d affiliation Janick confirme que la demande a été déposée au C.A. de Pétanque Canada lors de leur dernière réunion du 10 janvier dernier. Ludwig Vinches est en charge de nous présenter la convention demandée. Tout le monde est d accord pour planifier une rencontre entre les deux fédérations qui permettra de répondre mutuellement à nos questions et demandes. 8.2. Avis juridique au sujet de la séparation des deux fédérations Janick mentionne que l avocate consultée au sujet des demandes de l AGA de la Fédération de Pétanque du Québec a demandé d avoir le procès-verbal de la dissolution du C.A. de la Fédération Canadienne de Pétanque. Le tout sera demandé au C.A. de Pétanque Canada et sera acheminé à qui de droit. 9. Varia 9.1. Sauvegarde de nos données sur le Réseau RLQ versus Internet Janick confirme que le RLQ facture un montant mensuel pour le service internet et cela comprend la sauvegarde de nos données sur le réseau. Il n y a pas de modification du tarif à la baisse si nous ne prenons pas le service. 9.2. Lieu de l AGA 2015 Dominique communiquera avec M. Paul Blanchette afin de savoir s il est possible de réserver son boulodrome les 21 et 22 novembre 2015 ou de louer une salle communautaire à cet effet. De plus, une liste d hôtels et motels recommandables lui sera également demandé afin d informer les participants de l AGA. 4
9.3. Retour sur la C.O. 2014 9.3.1. Modification de la ristourne aux clubs. Ce qui oblige un retour sur la résolution 20141219-07. Janick rappelle que le tableau de ristournes de l an passé a été mis sur pied afin d inciter les clubs de fédérer tous leurs membres. Puis, Janick rappelle que lors de la dernière Commission d Orientation (CO), les présidents de clubs ont suggéré que le tableau des ristournes soit modifié. Après un tour de table, deux membres du C.A. sont en faveur pour garder l ancien tableau et cinq membres du C.A. sont en faveur de le modifier tel que demandé lors de la CO. Donc voici donc le nouveau tableau des ristournes qui seront faites aux clubs en 2015 : Club de 26 à 49 membres = Ristourne de 50$ Club de 50 à 74 membres = Ristourne de 100$ Club de 75 à 99 membres = Ristourne de 150$ Club de 100 à 124 membres = Ristourne de 200$ Club de 125 à 149 membres = Ristourne de 250$ Club de 150 à 174 membres = Ristourne de 300$ Etc. 9.3.2. Communication des dates de commandes OBUT France Janick confirme que nous venons de procéder à une commande de stock importante. Il serait étonnant qu une autre commande soit faite en cours d année, mais si le cas se présente, les clubs et les membres seront informés via notre mailing list et notre site web. 9.3.3. Communication des explications de la subvention Placement Sports aux présidents de clubs La plaquette d explication du programme Placements Sports ainsi que les formulaires de dons et les contrats d engagement seront envoyés aux clubs. De plus, les documents se retrouveront également sur notre site web. 5
9.3.4. Communication des dates de tombée pour les calendriers de clubs 9.3.4.1. Fin janvier pour le calendrier estival Nous avons récolté les calendriers des clubs pour la saison estivale afin de pouvoir les publier dans le pétanque mag. 9.3.4.2. 15 septembre pour le calendrier hivernal Lyne se charge de récolter les calendriers des clubs pour la saison hivernale avant le 15 septembre 2015. 9.3.5. Critères d admissibilité pour la Coupe des Régions et Tournoi Boules d Argent Carte de fédération obligatoire Le joueur doit être fédéré dans un club de la région où est tenu l événement Un coach est permis pour chaque équipe lors de la finale Il est convenu de préciser le tout dans le FPQ006. 9.3.6. Redéfinition des zones afin de favoriser la participation de certains clubs aux événements. Exemple : Outaouais Il est convenu de garder le statu quo pour cette année, mais que la région de l Outaouais pourra être considérée comme région distincte et que les finales des tournois Boules d Argent et Coupe des régions pourraient se faire à 8 équipes (7 zones + l équipe gagnante de l année précédente). 9.3.7. Mettre le palmarès de nos tournois sur notre site web Janick s occupe de le faire. 9.3.8. Boutique en ligne à activer C est fait! 9.3.9. Mettre sur pied un site web de la Fédération de Pétanque du Québec et non de Pétanque Canada C est fait! Nouvelle adresse : www.petanquequebec.com 9.3.10. Infolettre à envoyer aux membres pour les dates de tombée des calendriers, pour partage des calendriers, pour les dates de commandes, etc. (courriel d information aux membres environ aux 2-3 mois) C est fait! 6
9.3.11. Publier les résultats des compétitions sur notre site web Un responsable a été nommé pour chaque tournoi où une des responsabilités est de rapporter les résultats du tournoi afin qu on puisse les publier le plus rapidement possible. 9.3.12. Valider avec les clubs leurs besoins de base pour ce qui est de l interprétation des règlements et publier un règlement à chaque semaine sur notre site Sera fait via les visites de clubs de Janick et un mailing list. 9.3.13. Que le prix de la carte d un jour soit le même autant pour les tournois récréatifs que compétitifs. C est fait! Prix unique à 5$. 9.3.14. Retour à faire auprès des arbitres. Aucun cellulaire permis lors de l exercice de leur fonction. Normand se charge du tout en appelant personnellement tous les arbitres pour s assurer que le message est bien reçu. 9.3.15. Faire un sondage auprès des joueurs afin d avoir leur suggestion pour augmenter le nombre de participation aux tournois. Stéphane est mandaté pour organiser au moins deux réunions extraordinaires où seront convoqués joueurs et présidents de clubs pour partager les avis et trouver des pistes de solutions. 9.4. Plan de développement Point reporté au prochain C.A. 9.5. Sous-comité de membership Point reporté au prochain C.A. 9.6. Topo sur le tournoi Boules d Argent hivernal 2015 Claude nous précise qu il attend une confirmation de Paul Blanchette de Trois- Rivières, mais que toutes les zones devraient être représentées. Il nous confirme que la finale se fera au Boulodrome de Longueuil le 26 avril 2015. 7
9.7. Formation des équipes au Championnat Québécois Triplette La formation habituelle dans ce tournoi est de trois joueurs de catégorie Bronze seulement. Aucun joueur de catégorie Argent, contrairement aux tournois Méritas où un joueur de catégorie Argent a le droit de participer avec deux joueurs Bronze. Certaines équipes doivent donc modifier la composition de leur équipe habituelle pour participer au Championnat Québécois Triplette. Résolution 20150220-03 : Stéphane, appuyé de Yanick, propose qu un joueur de catégorie Argent puisse avoir le droit de jouer avec deux joueurs de catégorie Bronze lors du Championnat Québécois Triplette comme pour les tournois Méritas afin que ces joueurs puissent conserver la même équipe pour tous les tournois de la saison. Deux membres du C.A. ne sont pas en faveur Adoptée à la majorité Un suivi des réactions des joueurs sera fait et des modifications seront apportées pour l an prochain au besoin. 10. Lieu, date et heure du prochain C.A. et levée de l assemblée Résolution 20150220-04 : Claude, appuyé de Lyne, propose la levée de l assemblée à 21h37. Adoptée à l unanimité 8