Publipostage avec l assistant Réaliser un publipostage consiste à fusionner un document principal (lettres types, enveloppes, étiquettes ou catalogues) contenant un texte commun avec une source de données contenant les informations propres à chaque destinataire (nom, prénom, adresse etc.). Création d'un document principal Réaliser le document en tapant le texte qui devra figurer sur tous les exemplaires et en utilisant les outils de formatage habituels. Laisser un vide à l'endroit où les informations des différents destinataires devront apparaître. Enregistrer ce document. Utilisation de l'assistant Publipostage Dans le document principale dérouler le menu Outils /Lettres puis Publipostage/Fusion et publipostage Etape 1 : Dans le volet Office qui s'affiche, choisir le type de document à utiliser, lettres ou étiquettes. Etape 2 : Lettres :Indiquer si le document principal correspond au document qui est affiché sur l écran (fenêtre active) ou s'il s'agit d'un modèle enregistré dans Word ou d une lettre déjà enregistré. Dans ce dernier cas, Word propose d ouvrir le document à utiliser. Etiquettes : Choisir votre type d étiquettes en passant par : Options d étiquettes. Etape 3 Cliquer sur le bouton Parcourir et indiquer si Word doit utiliser une base de données existante (tableau Word, feuille de calcul Excel, table Access), un carnet d'adresse ou si elle doit être construite. Vérifier au préalable dans la base de données Excel que le format des Code postaux est bien au format texte et qu il n y a pas de ligne de titre en entête de tableau. Si la base de données existe déjà, cliquer sur Ouvrir la source de données et utiliser la boite de dialogue qui s'affiche pour sélectionner le fichier qui contient ces données. Si les données à utiliser proviennent du carnet d'adresse d'un logiciel de messagerie électronique cliquer sur sélection à partir des contacts Outlook. Si la base de données n'existe pas cliquer sur Saisie d une nouvelle liste et utiliser l'assistant (voir Créer la source de données à l'aide de Http://www.activ-formations.com 42
l'assistant). Etape 4 : Lettres : Placer le curseur à l'endroit où l'information de la base de données devra être insérée dans le document principal Vérifier dans «faire correspondre les champs» que chaque champs est bien renseigné. Utiliser le bouton Insérer un bloc adresse et choisir les options de l adresse. Répéter ces manipulations pour insérer tous les champs, ligne de salutation ou autres éléments. Etiquettes : Utiliser ensuite la mise à jour de toutes les étiquettes pour dupliquer la première étiquette sur toute la planche. Etape 5 : Aperçu des lettres ou étiquettes, et modifications. Etape 6 : Fin de la fusion, imprimer ou enregistrer le publipostage. Publipostage Options La barre d outils fusion et publipostage permet de préparer un publipostage sans passer par l assistant. Ouverture de la base de données. Choix du document :Lettre ou étiquettes Choix de la base de données 1/ Choisir le type e document ( lettre, enveloppe ) 2/ Choisir une base de données 3/ Insérer champs de fusion 4/ Fusionner Cliquer sur le bouton Mode Publipostage pour remplacer les champs par leur valeur et pré-visualiser le résultat de la fusion et ainsi apporter des modifications si besoin. Word remplace alors les champs par les informations de la 1 ère ligne de données figurant dans la source. Http://www.activ-formations.com 43
Utiliser les boutons de déplacement pour afficher les autres enregistrements. Le chiffre au centre correspond au numéro de l'enregistrement dans la source de données. Utiliser si besoin le bouton Rechercher l'enregistrement pour n'afficher que les enregistrements qui correspondent à un critère. Remplir la boite de dialogue en sélectionnant le champ et en tapant le critère de recherche et cliquer sur Suivant. Une fois le document vérifié, lancer la fusion en cliquant sur l'un des boutons suivants : Fusionner vers un nouveau document crée un document avec le résultat de la fusion et affiche le résultat dans une nouvelle fenêtre. Fusionner vers l'imprimante effectue la même opération et lance en plus l'impression des documents. Fusionner ouvre une boite de dialogue qui permet de paramétrer la fusion. Options de requêtes Utiliser cette fonction avant de fusionner lorsque le résultat de la fusion doit être trié ou filtré suivant un critère prédéfini (par exemple ne fusionner seulement que les personnes habitant à Nice et trier les documents obtenus par ordre alphabétique suivant le Nom). Une fois le document principal préparé et la source de données définie, cliquer sur le bouton Fusionner dans la barre d'outils Publipostage. Dans la boite de dialogue qui s'affiche cliquer sur la petite flèche à gauche du nom de champ pour puis sur Avancées ) Http://www.activ-formations.com 44
Onglet Filtrer les enregistrements Sélectionner le champ contenant l'information Si le filtrage s'effectue selon plusieurs critères sélectionner en face de chaque ligne le ET ou le OU en fonction du filtre à appliquer. Sélectionner l'élément de comparaison Saisir le texte à utiliser comme critère de filtre Onglet trier les enregistrements Sélectionner le champ contenant les informations qui doivent être triées Indiquer si besoin d'autres critères de tri. Indiquer l'ordre du tri Http://www.activ-formations.com 45
Insérer un mot clé Utiliser cette fonction pour personnaliser la fusion, pour interroger l'utilisateur par exemple sur des informations à intégrer aux documents ou pour modifier du texte en fonction du contenu d'un champ de la source de données. Dans le document principal, placer le curseur à l'endroit où le mot clé doit être inséré Cliquer sur le bouton Insérer un mot clé dans la barre d'outils Publipostage et sélectionner le mot clé à insérer. Dans l'exemple ci-après, le mot clé Si...Alors...Sinon a été sélectionné. On effectue ici un test sur le champ Civilité de la source de données et on compare ce champ au mot "Monsieur". Si la condition est vérifiée Word insérera le mot "Cher" sinon le mot "Chère". Publipostage Word 2000 Création d'un document principal Réaliser le document en tapant le texte qui devra figurer sur tous les exemplaires et en utilisant les outils de formatage habituels. Laisser un vide à l'endroit où les informations des différents destinataires devront apparaître. Enregistrer ce document comme à l'accoutumé. Utilisation de l'assistant Publipostage Ouvrir le document à fusionner Dérouler le menu Outils / Publipostage Http://www.activ-formations.com 46
Dans la boite de dialogue qui s'affiche, cliquer sur Créer et sélectionner dans le menu le type de document principal à utiliser. Indiquer si le document principal correspond au document qui est affiché sur votre écran (fenêtre active) ou s'il s'agit d'un nouveau à créer. Le nom du document et le type de fusion sélectionné sont alors résumés sous le bouton Créer Cliquer sur le bouton Obtenir les données et indiquer si Word doit utiliser une base de données existante (tableau Word, feuille de calcul Excel, table Access), un carnet d'adresse ou si elle doit être construite. Si la base de données existe déjà, cliquer sur Ouvrir la source de données et utiliser la boite de dialogue qui s'affiche pour sélectionner le fichier qui contient ces données. Attention : Pour pouvoir choisir un fichier Excel ou autre afficher «tous fichiers» dans type de fichier dans la boite de dialogue ouvrir la source données. Si les données à utiliser proviennent du carnet d'adresse d'un logiciel de messagerie électronique cliquer sur Utiliser un carnet d'adresse Si la base de données n'existe pas cliquer sur Créer la source de données et utiliser l'assistant (voir Créer la source de données à l'aide de l'assistant). Une boite de dialogue s'affiche indiquant que Word n'a trouvé aucun champ de fusion et propose de modifier le document principal, cliquer sur ce bouton. Placer le curseur à l'endroit où l'information de la base de données devra être insérée dans le document principal Utiliser le bouton Insérer un champ de fusion de la barre d'outils Publipostage et cliquer sur le champ correspondant à l'information à insérer (le nom du champ entouré par des guillemets est alors placé dans le document) Répéter ces manipulations pour insérer tous les champs Utiliser ensuite la barre d'outils Publipostage pour exécuter une fusion complète ou paramétrée. Http://www.activ-formations.com 47
Cliquer et sélectionner le champ à insérer dans le document principal Cliquer pour remplacer les champs par les données. Utiliser les boutons de déplacement pour afficher les enregistrements suivants ou précédents Cliquer pour effectuer la fusion avec un compte rendu d'erreurs Cliquer pour rappeler la boite de dialogue Aide au publipostage. Cliquer pour afficher et/ou modifier la source de données Document principal de type "enveloppes" Dans la boite de dialogue Aide au publipostage, cliquer sur Créer / Enveloppes Puis cliquer sur Fenêtre active Cliquer ensuite sur Obtenir les données puis sur Ouvrir ou Créer la source de données. Cliquer sur Préparer le document principal. Dans la boite de dialogue Options pour les enveloppes, indiquer : La taille de l'enveloppe (sélectionner dans la liste, Taille personnalisée pour définir un format) Dans les zones Adresse du destinataire et de l'expéditeur, modifier si besoin la mise en forme et les marges à appliquer au texte. Sur l'onglet Options d'impression indiquer le sens selon lequel les enveloppes seront placées dans le bac de l'imprimante. Cliquer sur OK Dans la boite de dialogue Adresse destinataire utiliser le bouton Insérer champ de fusion et cliquer sur OK. Utiliser ensuite la barre d'outils Publipostage comme vu auparavant. Http://www.activ-formations.com 48