NOTICE D'INSTALLATION ET D'UTILISATION Préambule Pour utiliser toutes les fonctions de Gitisy, il est recommandé d'installer PDFCreator (logiciel gratuit) sur votre ordinateur. Avec PDFCreator vous pourrez archiver vos factures au format pdf sur votre disque dur. Pour télécharger PDFCreator, veuillez consulter le site : http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/ Pour lire les fichiers au format pdf, une visionneuse pdf (Adobe Reader, Foxit Reader,...) doit être présente sur votre ordinateur. Pour télécharger Foxit Reader, veuillez consulter le site : http://www.foxitsoftware.com/downloads/
NOTICE D'INSTALLATION ET D'UTILISATION développement C BATTUT INSTALLATION 1) 2) saisie des données non modifiables saisie des données modifiables 3 5 UTILISATION 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) création d'une fiche client consultation du fichier client. facture établie à partir d'une exportation d'une fiche client impression d'une facture archivage d'une facture avec PDFCreator changer l'apparence de la facture comptabilité a) bilan mensuel b) bilan annuel 8) planning de réservation a) saisie d'une réservation dans le planning b) saisie de la fiche de réservation c) saisie d'une réservation pour un client absent du fichier d) suppression d'une réservation e) édition des réservations 9) établissement d'une facture à partir du planning de réservation 10) suppression d'une facture 11) modification du courriel automatique de confirmation 12) gestion des données a) sauvegarde des données b) récupération des données c) récupération des données après une nouvelle installation d) changement de numéro de téléphone ou d'adresse électronique e) suppression du fichier client 13) acquisition de la version complète 14) mise à jour a) accès au site Gitisy b) mise à jour automatique 11 12 13 14 16 20 24 24 25 26 29 29 29 30 31 32 33 34 35 37 37 38 39 39
NOTICE D'INSTALLATION ET D'UTILISATION développement C BATTUT INSTALLATION : 1) saisie des données non modifiables Dès le commencement de l'installation, pour pouvoir continuer vous devez accepter le contrat d'utilisateur final. ATTENTION : Les renseignements que vous allez fournir ici sont ceux qui figureront en entête de vos factures, ils ne seront plus modifiables par la suite, exceptés le numéro de téléphone et l'adresse électronique 3
Une fois les champs renseignés vous pouvez enregistrer les données. Remarque : Vous n'êtes pas obligé de renseigner le champ courriel pour pouvoir enregistrer les données, Vous pourrez indiquer votre adresse électronique ultérieurement. Une fois les données enregistrées vous obtenez une clef provisoire d'utilisation de Gitisy. Remarque : Vous n'êtes pas obligé de noter cette clef, elle sera accessible dans le logiciel. 4
2) saisie des données modifiables : champs de la facture ATTENTION Si vous avez commis une erreur avant ce niveau, vous devrez recommencer l'installation du logiciel depuis le début. Après enregistrement des données, il faudra renseigner les rubriques appelées champs qui figureront sur votre facture : Ouvrir le menu «Gestion des données personnelles» puis «Changer les champs de la facture» Le champ 1 correspond à la 1ère ligne des désignations, le champ 2 correspond à la 2ème ligne des désignations, etc... Vous pouvez saisir 10 champs avec au maximum 5 chambres. 5
Un message vous avertit que les champs que vous allez saisir sont aussi ceux de l'intitulé des chambres qui figureront dans le planning. 6
ATTENTION : Pour que le nombre de repas figure dans votre comptabilité les champs correspondants doivent contenir les mots repas ou Repas. 7
Après avoir cliqué sur «enregistrer les champs», un message vous demande si l'intitulé des chambres vous convient ATTENTION : si vous avez des réservations, changer l'intitulé des chambres risque de générer des erreurs dans les fiches de réservation. Exemple : Sur la fenêtre ci-dessus le champ chambre 3 ne correspond pas à une chambre, il faudrait donc répondre non à la question et effacer le champ correspondant à l'intitulé chambre 3. 8
Après enregistrement des données, un message vous indique qu'il va falloir enregistrer les tarifs. enregistrement des tarifs Une fois les tarifs saisis, sans oublier le montant de la taxe de séjour, vous les enregistrerez en cliquant sur Gestion des tarifs - Enregistrer les tarifs 9
Pour modifier plus tard vos tarifs : En cliquant sur Gestion des tarifs - Changer les tarifs, vous pourrez écrire dans les cases prix. Une fois les tarifs modifiés, ne pas oublier de les enregistrer en cliquant sur Gestion des tarifs Enregistrer les tarifs L'installation est terminée, vous allez pouvoir utiliser Gitisy. Remarque : un dossier facture + (année en cours) est créé lors de l'installation dans lequel vous pourrez archiver vos factures (si vous avez installé PDFCreator). 10
UTILISATION : 1) création d'une fiche client En cliquant sur Gestion du fichier client puis Ajouter une fiche client, un fiche client s'ouvre et vous devez renseigner les champs connus. A la saisie du code postal, la liste des localités correspondantes s'ouvre, il suffit de cliquer sur la localité adéquate pour renseigner le champ. Ce bouton permet de donner des informations complémentaires qui ne sont visibles qu'en cliquant dessus efface tous les champs de la fiche ajoute la fiche au fichier client 11
2) consultation du fichier client En cliquant sur Gestion du fichier client puis sur Consulter le fichier client, ou directement sur le classeur, la fenêtre ci-dessous s'ouvre : écrit dans la facture les données clients de la fiche courante Liste des clients : En cliquant sur le nom d'un client, vous ouvrez sa fiche. vous pouvez modifier les données accès aux informations complémentaires en double cliquant sur l'adresse électronique du client votre logiciel de messagerie s'ouvre automatiquement avec un courriel à votre entête actualise dans le fichier client la fiche courante s'il y a eu modification supprime du fichier client la fiche courante 12
3) facture établie à partir d'une exportation d'une fiche client A partir d'une fiche client si vous avez demandé l'exportation dans le facturier, la facture apparaît avec les données de la fiche client. affichage du calendrier (date arrivée) par défaut date du jour (modifiable) En cas de réduction vous pouvez : indiquer ici le pourcentage ou donner directement le montant. Double cliquer sur la case blanche la fait disparaître, en double cliquant sur le mot Réduction elle réapparaîtra. efface la facture en cours En cliquant sur la date d'arrivée, elle s'inscrit et donne le calcul automatique du nombre de nuitées (champ modifiable) 13
4) impression d'une facture Vous devez renseigner les champs opportuns sur fond jaune pour accéder à l'impression de la facture. edition de la facture Avant de lancer l'impression, un message vous demande si le nombre de nuitées et le nombre de repas comptabilisés sont exacts, ces nombres sont ceux qui seront enregistrés dans votre comptabilité. Dans le cas contraire, vous pouvez modifier ici ces données. Remarque : le nombre de repas indiqué est le nombre total de repas adulte et repas enfant 14
En cliquant sur le bouton imprimante, la fenêtre aperçu avant impression s'ouvre : ATTENTION : le lancement de l'impression enregistre les données de la facture pour le fichier comptabilité permet de revenir au facturier pour d'éventuelles modifications 15
Après avoir cliqué sur le bouton imprimante cette fenêtre vous demande de choisir l'imprimante de destination et le nombre d'exemplaires souhaités. Remarque Si vous avez installé PDFCreator, appuyer seulement sur imprimer (vous pourrez imprimer sur papier avec PDFCreator) 5) impression et archivage d'une facture avec PDFCreator Si PDFCreator est installé : Gitisy mettra PDFCreator comme imprimante par défaut et rétablira votre configuration initiale à la fin de la session. Quand cette fenêtre apparaît, cliquer sur Enregistrer 16
Remarque : un dossier facture + (année en cours) a été créé lors de l'installation dans lequel vous pourrez archiver vos factures cliquer éventuellement sur parcourir les dossiers pour atteindre votre dossier facture de l'année en cours votre facture sera enregistrée sous le nom année mois jour heure minute.pdf Dans l'exemple la date de la facture est 25 juillet 2011 à 16 h 11. 17
La facture apparaît sous PDFCreator Cliquer sur le bouton imprimante Choisir l'imprimante et éventuellement le nombre d'exemplaires puis Ok pour imprimer 18
La facture ci-dessous est imprimée, la mention «facture réalisée avec la version de démonstration de Gitisy» ne figure pas si vous possédez la licence. 19
6) changer l'apparence de la facture Ouvrir le menu «Gestion des données personnelles» puis «Aperçu de la facture» Incorporer les logos Gîtes de France ou Clévacances En cochant ou décochant les boutons correspondants aux logos, vous faites apparaître les logos dans l'ordre désiré dans votre facture 20
changer la couleur d'impression En cliquant sur Changer la couleur d'impression, une fenêtre vous permet de choisir la nouvelle couleur 21
changer la fonte de l'entête En cliquant sur Changer la fonte de l'entête, une fenêtre vous permet de choisir la nouvelle fonte 22
Les modifications effectuées apparaissent dans l'aperçu. Si elles vous conviennent, vous devez les enregistrer en cliquant sur le bouton Enregistrer les modifications. 23
7) comptabilité a) bilan mensuel En sélectionnant un mois dans le calendrier, la liste des factures établies pendant ce mois apparaît avec les montants. En cliquant sur une date, la liste des clients du jour sélectionné apparaît. vous pouvez imprimer le bilan mensuel Les totaux mensuels des taxes de séjour et des recettes, du nombre de nuitée et de repas sont exportables dans un tableur par un copier-coller 24
b) bilan annuel En sélectionnant une année dans le cadre, la comptabilité mois par mois remplit la grille vous pouvez imprimer le bilan annuel 25
8) planning de réservation L'accès au planning de réservation peut se faire par la barre de menus ou par le raccourci a) saisie d'une réservation dans le planning Le calendrier permet de changer les dates, la consultation est possible pour l'année antérieure et les 3 années à venir. Les samedis et dimanches sont repérés en rouge. impression du planning du mois sélectionné 1) Pour établir une réservation à partir de la liste des clients : a) un client étant sélectionné dans la liste des clients, la touche F2 permet la consultation de sa fiche client b) cliquer sur la case correspondant à la date et à la chambre 26 c) cliquer sur le nom du client dans la liste d) remplir la fiche de réservation en cliquant sur ce bouton
b) saisie de la fiche de réservation Tous les champs de cette fiche sont modifiables. date d'arrivée du client dans le planning la date de réservation est celle de votre ordinateur lors de la création de la fiche intitulé de la chambre retenue du planning (non modifiable ici) saisissez ici la date de départ corrections possibles des dates de départ et d'arrivée saisissez ici le nombre de personnes prévues, ce nombre est figurera dans la facture pour le calcul de la taxe de séjour ce champ se remplit automatiquement saisissez ici l'acompte versé, il sera copié dans votre facture au moment de l'édition saisissez ici le nombre de repas prévus, ce nombre est indépendant de votre facture Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder cette réservation 27
La couleur des cellules du planning ont cette signification : le fond jaune qu'il n'y a pas eu d'acompte versé le fond rouge indique qu'un acompte a été versé 28
La fiche de réservation étant renseignée en cliquant sur la réservation du planning le bouton Modifier la fiche de réservation permet de la modifier le bouton Envoyer un courrier de confirmation (actif que si le client a donné son adresse électronique) permet d'envoyer automatiquement un message de confirmation(nous verrons plus tard comment modifier le message) 29
c) saisie d'une réservation dans le planning pour un client absent du fichier Pour établir une réservation pour un client ne figurant pas dans le fichier client il est impératif de faire une fiche client comme décrit à la page 11 d) suppression d'une réservation Pour supprimer une réservation a) cliquer sur la case correspondant à la réservation à supprimer b) appuyer sur la touche Suppr ou Del du clavier e) édition des réservations Pour éditer les réservations du mois sélectionné cliquer sur le bouton Lister les réservations vous pouvez imprimer la liste 30
9) établissement d'une facture à partir du planning de réservation En cliquant sur le jour d'arrivée du client vous faites apparaître un résumé de la fiche de réservation En double-cliquant sur le jour d'arrivée du client vous avez la possibilité avec Gitisy d'établir la facture. Dans ce cas les champs suivants de la facture sont créés automatiquement : coordonnées du client date d'arrivée nombre de nuitées nombre de personnes nombre de repas chambre occupée Remarque : Par défaut la date de départ est la date de facturation, elle est modifiable. 31
10) suppression d'une facture Pour supprimer une facture cliquer sur comptabilité - Suppression d'une facture sélectionner avec le calendrier le mois de la facture à supprimer, la liste des factures du mois apparaît double cliquer sur la facture à supprimer confirmer la suppression 32
11) modification du courriel automatique de confirmation Choisir le menu Gestion des données personnelles puis Editer le texte de confirmation de réservation cette fenêtre apparaît : Vous pouvez modifier les 4 lignes modifiables Pour que les modifications soient effectives, n'oubliez pas de les enregistrer 33
12) gestion des données a) sauvegarde des données Il est très important de sauvegarder régulièrement les données générées par Giisy sur une clé usb. La destruction par mégarde de ces fichiers peut représenter une grande perte de temps. Les fichiers des réservations passées n'étant plus utiles, si vous répondez oui ils seront effacés de votre disque dur et ne figureront pas dans votre sauvegarde, Dans le cas contraire ils seront sauvegardés sur votre clef USB. Pour sauvegarder les données indiquer le lecteur et le dossier de destination puis cliquer sur le bouton sauvegarder les données Après la sauvegarde, un message vous indique le nombre de fichiers copiés 34
b) récupération des données Pour récupérer les données indiquer le lecteur et le dossier contenant les fichiers sauvegardés Vous pouvez récupérer : le fichier client uniquement le fichier planning uniquement les dossiers facture (si PDFCreator est installé) toutes les données En cas de présence de données existantes une confirmation est demandée pour écraser le fichier déjà présent. A la fin de la sauvegarde un message vous indique la nature et le nombre de fichiers récupérés 35
c) récupération des données après une nouvelle installation En cas de nouvelle installation degitisy, pour récupérer toutes vos données dans le cas où vous aviez fait une sauvegarde sur une clef usb, il faut procéder de la façon suivante : 1) quand cette fenêtre apparaît vous n'êtes pas obligé de la remplir exactement comme à la première installation puisque ces données figurent déjà dans vos données sauvegardées 2) quand cette fenêtre apparaît ne remplissez pas les champs et cliquer sur : Gestion des données - Récupérer les données 36
3) quand cette fenêtre apparaît indiquez le chemin de votre sauvegarde ici 4) cliquer sur importer toutes les données 5) répondre par oui à toutes les boîtes de dialogue 6) quand le bouton «Fermer» apparaît cliquer dessus, la récupération de vos fichiers est alors terminée. Vous devrez relancer Gitisy pour que les modifications soient prises en compte. 37
d) changement de numéro de téléphone ou d'adresse électronique Pour changer ces données cliquer sur l'option désirée, vous n'avez plus qu'à fournir le renseignement demandé et valider le changement e) suppression du fichier client Pour effacer le fichier client cliquer sur "Effacer le fichier client" dans le menu Gestion du fichier client, une boîte de dialogue vous demande de confirmer après acceptation: par sécurité l'ancien fichier client est renommé clients*******.bak où ******** est la date de suppression. 38
13) acquisition de la version complète Pour acquérir la version complète vous devez envoyer votre numéro de clef provisoire à cbattut@club-internet.fr un numéro de licence vous sera envoyé par courriel que vous saisirez de la façon suivante : cliquer sur Licence - entrer la clef définitive Entrer cette clef dans ce cadre et appuyer sur entrée Ce message vous indique si la clé est convenable et vous avez accès à toutes les possibilités de Facturier 2009. 39
14) mise à jour a) Accès au site Gitisy En cliquant ici, vous entrez sur le site de Gitisy et vous pouvez faire une mise à jour. b) Mise à jour automatique En cliquant sur Mise à jour automatique, cette fenêtre s'ouvre : Par défaut l'option mise à jour automatique est activée, cela signifie qu'à chaque utilisation de Gitisy, le logiciel va vérifier l'existence d'une version plus récente. Si vous ne voulez plus avoir cette option, vous pouvez, en cochant «désactivée» la supprimer, par contre vous ne serez plus informé de l'existence d'une nouvelle version. L'activation de la mise à jour automatique est indiquée dans la feuille A propos 40