Sommaire NOTICE TECHNIQUE Un jeu pour comprendre le fonctionnement en Equipes Autonomes OBJECTIFS...2 CONCEPTS ENSEIGNES...2 CONTEXTES D UTILISATION...3 POUR LES ENTREPRISES :...3 POUR LES ORGANISMES DE FORMATION PROFESSIONNELLE ET DE CONSEIL :...3 POUR LES ETABLISSEMENTS DE FORMATION INITIALE :...3 INFORMATIONS GENERALES...4 QUEL PUBLIC?...4 COMBIEN DE PARTICIPANTS?...4 QUELLE DUREE?...4 QUELLE LOGISTIQUE?...4 PEDAGOGIE...5 TYPE DE PEDAGOGIE :...5 ANIMATION :...5 QUELS SUPPORTS PEDAGOGIQUES?...6 QUELS DEVELOPPEMENTS?...6 DESCRIPTIF DU SCENARIO...7 CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE...13 PERSONNALISATION :...13 PRESTATIONS DU CIPE :...13 PARMI LES UTILISATEURS D ATOLL...14 ENTREPRISES :...14 ORGANISMES DE FORMATION ET CONSEIL :...14 ETABLISSEMENTS DE FORMATION INITIALE :...14 1
Objectifs ATOLL, Le jeu des Ilots est un outil pédagogique de mise en situation ; les participants vont vivre, et découvrir, de façon très concrète, le passage d'une organisation traditionnelle en ateliers technologiques (regroupement de machines de même type), à une organisation en ligne/processus. A l'issue de la simulation, les participants auront : découvert, par eux-mêmes, les intérêts de l'implantation en ligne, participé à la mise en place de cette nouvelle organisation, compris l'intérêt de la polyvalence des personnes de la ligne. Concepts Enseignés Par rapport aux concepts et réflexions abordés durant la formation, l'outil pédagogique va permettre aux participants : de comprendre en quoi une implantation en ligne (ou en îlot) est pertinente, de vivre ce changement d'organisation, en participant à sa construction et en l'améliorant, de réfléchir face aux contraintes qui agissent autour de cette entité de production, de vivre la montée en compétences de l'équipe : capacité à réfléchir sur son propre fonctionnement, tableau de bord, mise en place et suivi d'indicateurs, gestion des stocks matières et des en-cours, communication directe avec le client, gestion des compétences, participation à l'élaboration des formations, implication dans le contrôle de la qualité des produits, Surveillance et analyse de la charge et de la capacité. 2
Contextes d utilisation Cet outil pédagogique est destiné aux trois entités suivantes : Entreprises, Organisme de formation et de conseil, Education Nationale. En fonction de leurs missions, ils pourront notamment l'utiliser dans les cas suivants : Pour les Entreprises : Lorsqu'elles souhaitent impliquer davantage leur personnel dans la compréhension d'une implantation en ligne ou en îlot, Dans des cursus de formation d'ordre général. Pour les organismes de Formation Professionnelle et de Conseil : Lors de formations généralistes à l organisation de la production. Dans des programmes spécifiques à la réimplantation d atelier. Lors de l'implantation des équipes autonomes chez un de leurs clients. Pour les établissements de Formation Initiale : Dans les programmes Productique de niveau BAC, BTS, DUT, Ecole d Ingénieurs, Ecole de Commerce, Formations spécialisées. 3
Informations Générales Quel public? ATOLL, Le jeu des Ilots a été spécialement conçu pour être joué avec tous les publics (maîtrise, étudiants, techniciens, ) et en particulier avec les opérateurs. Combien de participants? La formation a lieu en groupe. Elle peut se dérouler avec un public de 6 à 14 personnes environ. Un nombre plus important de stagiaires n'est pas souhaitable, pour des raisons évidentes de suivi de chaque participant. Le chiffre idéal serait de 8 stagiaires. Quelle durée? Le déroulement standard de ATOLL, Le jeu des Ilots est d'environ 4 heures. Cette durée peut, bien entendu, varier en fonction : des concepts supplémentaires que l'entreprise souhaite aborder et développer, des transpositions qui seront faites avec la réalité de l'entreprise. Quelle logistique? Cette formation requiert une salle d'environ 50 m 2 ; elle devra être équipée d'un tableau papier avec des feutres de couleur, d'un rétroprojecteur et d'un écran, de tables modulaires permettant d'implanter deux sous-groupes (4 à 7 personnes) suivant le plan proposé dans le guide de l'animateur. Par ailleurs, il devra être possible d'afficher des documents sur les murs à l'aide de scotch ou épingles. 4
Pédagogie Type de pédagogie : ATOLL, Le jeu des Ilots repose sur une pédagogie de la découverte. Au cours des trois simulations "enchaînées", les participants progressent dans la compréhension des concepts, et mettent eux-mêmes en œuvre les règles qui montent l'îlot en performance. Ils vont : améliorer le fonctionnement global de l'entreprise "vu du client" (c'est-à-dire la qualité, le respect des délais, la réactivité face à une demande spécifique, ), réfléchir à une organisation plus motivante (développement de la communication interne, esprit d'équipe, implication de chacun, ), participer activement à la mise en place de cette organisation. ATOLL, Le jeu des Ilots est construit de telle sorte que l'apprentissage des différents concepts se fasse de façon progressive au cours des trois simulations (par exemple, la notion d'équilibrage de la charge et de la capacité ne sera abordée qu'après la deuxième simulation). Animation : Le jeu est généralement animé par des formateurs professionnels, mais il est conçu de façon à pouvoir être utilisé également par des formateurs occasionnels internes des entreprises. Dans ce dernier cas, le CIPE peut assurer la formation de mise en main de l outil. (Le descriptif de la simulation, fourni dans le guide de l'animateur, présente le déroulement de la formation de façon linéaire et détaillée). 5
Quels supports pédagogiques? La mallette d Atoll contient : le guide d'animation, les transparents de présentation et d'animation de la simulation, les éléments de table (zone de stockage, emplacement client, ), les tableaux muraux (un tableau de communication par îlot, un tableau de projet), les éléments venant compléter les tableaux de communication (tableau de compétences, références des produits, indicateurs, messagerie, ), les badges d'identification des postes, les courriers des clients (de commandes, et de félicitations), les matières premières (fiches cartonnées), le matériel de fabrication (surligneurs fluorescents), le matériel de contrôle (gommettes vertes et rouges), les colleuses à bande pour la réalisation des tableaux, Quels développements? Un grand nombre de concepts de gestion de production, et d'animation des équipes constitue la base à partir de laquelle a été conçu l'outil pédagogique ATOLL, Le jeu des Ilots. Ils sont présentés et utilisés, durant la formation, sans être développés de façon à ce que la formation se déroule sur la durée prévue, et reste centrée sur le passage d'une organisation traditionnelle par métiers, à une organisation en ligne. Néanmoins, en fonction des objectifs de la formation et du temps consacré, ces aspects complémentaires peuvent facilement être développés de façon plus explicite. 6
ATOLL ATOLL - Edition 1 - CIPE, Tous Droits Réservés Descriptif du Scénario Introduction Le groupe prend en charge une entreprise qui fabrique des fiches cartonnées, sur lesquelles se trouvent des formes géométriques de couleur. Chaque participant occupe soit un poste de fabrication (Rectangle, Ovale, Croix, Triangle, Vague), soit un poste de Contrôle ou de Direction. Les postes de fabrication ont pour mission unique de produire. L'ORGANISATION PAR METIERS TECHNOLOGIQUES DIRECTEUR CONTROLE FINAL OF A.1 7
LES PRODUITS Jaune Jaune Première simulation Dans ces conditions de production, les participants sont amenés à constater que : les postes et les circuits ne sont pas repérés, on se croise en permanence pour passer les produits au poste suivant, il n'y a pas de communication, il y a un manque d'informations sur des produits spécifiques, certains postes sont difficiles à tenir, car les cadences sont élevées, il y a des goulots d'étranglement, il n'y a pas d'informations sur les produits surtout quand ils sont spécifiques, il n'y a pas d'informations sur les clients, il n'y a pas d'informations sur les critères qualité, 8
Passage en îlot L'animateur aidera les participants à remarquer que les références traitées dans l'entreprise peuvent se séparer en deux sous-groupes ; ces derniers seront à l'origine de la création des deux îlots. Suite aux remarques relevées, les participants aménageront eux-mêmes leur nouveau territoire, mettront en place un tableau de communication, et feront vivre cette nouvelle entité : rôles de chacun clairement définis, affichage dynamique, mise à jour d'indicateurs (délai total, rebuts, temps de passage, et en-cours de fabrication). LE PASSAGE EN ILOT 2 familles de produits 9
SARL «AU PARADIS DES ENFANTS» - 9 rue du sanglier, BP 97, 67000 STRASBOURG - tél : 03 88 23 13 48 - fax : 03 88 23 13 49 Deuxième simulation La deuxième simulation (en ligne) va permettre de démontrer l'intérêt d'une telle organisation. Les participants retiennent principalement : on communique entre nous et on voit mieux où ça bloque, il y a un esprit d'équipe et on s'entraide en cas de difficultés, on comprend ce qui se passe, et ce qu'il faut faire, on s'implique davantage parce que l'on est tous ensemble, les produits avancent plus vite, il y a encore des goulots d'étranglement, et des postes en sous-charge. TABLEAU DE COMMUNICATION DE CHAQUE ILOT Notre équipe ILOT BLEU Nos produits Informations clients sait faire Réf E BLEU OF B/C bleu. 1 Sabine Michel Pascal Patrice vert bleu Légende : sait faire en formation / accompagnement Strasbourg, le 12 février 1997 A l attention de Mlle Battesti - Responsable commerciale Div. Jeux Educatifs Mademoiselle, Nous sommes ravis que vous ayez accepté de réaliser notre commande. Comme vous nous l avez demandé, nous vous communiquons notre cahier des charges concernant : - la couleur de remplissage, - le mode de remplissage. RéfA VERT Le modèle que nous souhaitons se rapproche fortement de votre produit référencé Réf A de votre catalogue standard. Nous avons repris sur le schéma cicontre l emplacement des couleurs (les flèches indiquent quelle est la surface à colorier) : Partie à colorier en vert (toujours en dessous du trait horizontal) NOMBRE DE REBUTS Nos Indicateurs TEMPS HOMME Nous vous souhaitons bonne réception de ce courrier, et espérons que cette commande sera le début d une longue collaboration. Sincèressalutations, ChristianZELLER Responsable Achats de Robert pour l'îlot bleu : il s'agira de l'of n 13 12 10 8 6 4 2 Objectif = 0 84 70 56 42 28 14 Objectif = 56 Objectif = 28 Au jour le jour... sim A sim B sim C sim A sim B sim C 12 10 8 6 4 2 TEMPS DE PASSAGE Objectif = 6 Objectif = 3 18 15 12 9 6 3 NOMBRE D'EN-COURS Objectif = 8 Objectif = 5 ATTENTION aux couleurs!! (1 produit perdu le 4 mars) sim A sim B sim C sim A sim B sim C 10
Mise en place de la polyvalence Suite à leurs remarques, les participants vont découvrir que la polyvalence est une solution par rapport au problème des goulots. Ils vont définir : où se trouve(nt) le(s) goulot(s), qui doit être formé, et à quelle compétence, comment utiliser, au mieux, le budget formation qui leur est alloué. Troisième simulation Une troisième et dernière simulation va permettre aux participants de constater et de mesurer les progrès réalisés (suivi et mise à jour des indicateurs). TABLEAU DE SUIVI DU PROJET PROJET ILOT Remarques Solutions CIRCULATION «AVANT» CIRCULATION «APRES» DISTANCE MOYENNE 450 mètres ILOT BLEU DISTANCE MOYENNE 50 mètres ILOT VERT 50 mètres 5 mètres Les Compétences de l'equipe THEMES Sim A Sim B Sim C Gérer Charge et Capacité Analyser les familles de produits Organiser l'espace de travail Réfléchir sur son fonctionnement Développer la communication interne et externe Suivre des graphiques Gérer les stocks Auto - Contrôle Gérer les compétences Analyser les flux et réimplanter CIRCULATION DISTANCES TAILLES LOT REBUTS QUALITE CHARGE/CAPA MOTIVATION COMPLIQUEE 450 m Perte de temps Stocks inutiles 13 Pas concerné? - SIMPLE SIMPLE 50 m 50 m OK OK 1/0 0/0 impliqué impliqué déséquilibre équilibre +/- + 11
Conclusion Cette dernière partie du jeu est consacrée, en s'appuyant sur les remarques formulées tout au long des simulations, à analyser ce qu'ont vécu les deux équipes des deux îlots, du point de vue de la montée en compétences de l'équipe elle-même (savoir réfléchir sur son propre fonctionnement, gérer ses indicateurs, gérer ses formations, ). 12
Conditions de Mise en Oeuvre Personnalisation : Lors de l'utilisation du support pédagogique en entreprise, il est fortement conseillé de personnaliser un certain nombre d'éléments tels que : Le cadrage pédagogique : intégration de la formation au cursus existant dans l'entreprise. La progression pédagogique : organisation des modules en fonction du public, des objectifs pédagogiques et de la durée de la formation. Les illustrations concrètes : mise en avant d'exemples, de photos, d'anecdotes, pris dans le contexte de l'entreprise- le guide d'animation : en fonction du niveau des animateurs internes. Prestations du CIPE : Le CIPE vous propose différentes formes de mise en œuvre de cet outil. L'entreprise peut faire l'acquisition de la mallette pédagogique : dans ce cas le CIPE vous propose : de personnaliser les contenus au contexte de l'entreprise, de transférer l'animation auprès de formateurs internes, lors d'une formation de formateurs, d'apporter un soutien aux formateurs lors de leurs premières sessions, d'assurer un suivi technique (mise à jour informatique des documents) et logistique (mise à disposition des éléments consommables) de la mallette pédagogique, D accompagner des groupes de travail dans la mise en œuvre des méthodes enseignées. L'entreprise peut également confier la formation à des formateurs externes : dans ce cas le CIPE peut vous proposer : de personnaliser les contenus au contexte de l'entreprise, de réaliser les animations dans votre entreprise auprès du public à former, d'assurer un suivi technique (mise à jour informatique des documents) et logistique (mise à disposition des éléments consommables) de la mallette pédagogique, D accompagner des groupes de travail dans la mise en œuvre des méthodes enseignées. Nous sommes à votre disposition pour étudier avec vous la solution adaptée à votre besoin. 13
Parmi les utilisateurs d ATOLL (liste non exhaustive) Entreprises : ALCATEL, AUDIO LOOK, EADS, FAURECIA, GIAT INDUSTRIES, GLAXO SMITHKLINE BEECHAM, IBM, LABORATOIRES SERVIER, MESSIER BUGATTI, SEW USOCOME, Organismes de formation et conseil : AFPA, AFPI, APAVE, GRETA, OPTI PROCESS, KPMG, TECHSULT, Etablissements de formation initiale : Plusieurs IUT, LYCEES TECHNIQUES ET PROFESSIONNELS, Ecoles d Ingénieur, CEGEPS (Canada), 14