T OUS VOS CADEAUX, UNE BONNE CAUSE! Du 25 novembre au 6 décembre 2015 Formulaire
Présentation générale Au Palais des congrès de Montréal Galerie marchande (rez-de-chaussée) Le mercredi 25 novembre - 18 h à 20 h - Soirée d ouverture Du jeudi 26 novembre au dimanche 6 décembre 2015 Lundi au mercredi 11 h à 19 h Jeudi et vendredi 11 h à 20 h Samedi et dimanche 11 h à 17 h www.marchecassenoisette.com L événement en bref 2014 marquait la 5 e édition du Marché Casse-Noisette. Depuis 2010, à l initiative de son directeur général, Alain Dancyger, Les Grands Ballets Canadiens de Montréal (GBCM) offrent aux Montréalais et aux visiteurs de la métropole, un marché de Noël à caractère philanthropique. Cet événement annuel, au profit du Fonds Casse-Noisette pour enfants des GBCM, a réuni jusqu à maintenant 250 exposants différents, sélectionnés en fonction de la qualité, l originalité, l exclusivité et la diversité de leurs produits ainsi que leur gamme de prix. Le Marché Casse-Noisette a été imaginé et créé afin que chaque année 2 800 enfants de milieux défavorisés du Grand Montréal, participent à des ateliers éducatifs en arts visuels, création de costume et en danse. Cette campagne pour le Fonds Casse-Noisette pour enfants des Grands Ballets permet également à ces enfants d assister à une matinée du ballet Casse-Noisette, organisée spécialement pour eux. Pour amasser l argent remis au Fonds Casse-Noisette, chaque exposant reverse 10 % de ses ventes. De plus, tous les profits générés au cours du Marché (produits dérivés) vont également au profit du Fonds. Une partie des sommes récoltées sert aussi à la réfection des costumes et des décors du célèbre ballet chorégraphié par Fernand Nault, qui a passé le cap du demi-siècle! Grâce à son ergonomie de visite unique tout en longueur loin des versions labyrinthiques, le Marché Casse-Noisette garantit à ses exposants d être vus par tous les visiteurs. Avec pour concept «tout sous un même toit» le Marché Casse-Noisette réunit dans un même espace et pour un temps limité, des exposants sélectionnés, pour leur rareté, la qualité et l originalité de leurs produits. Le promoteur du Marché Casse- Noisette a à cœur de proposer des produits et une gamme de prix diversifiés pour le plaisir de tous. MCN Formulaire - Du 25 novembre au 6 décembre 2015 2
Formulaire d inscription 2015 Merci de remplir soigneusement le formulaire. Toutes les informations y figurant seront utilisées à des fins de promotion ou pour la rédaction de documents officiels. Nom de la compagnie : (Tel qu il doit apparaître sur tout le matériel promotionnel. Attention aux majuscules et aux accents. ) J ai participé à l édition 2014, les informations ci-dessous restent inchangées Nom de la personne contact : Titre : Adresse : Ville : Province : Code postal : Téléphone 1 : Téléphone 2 : Courriel (Merci de ne fournir qu un seul courriel pour toutes les communications) : Site Internet : Date de fondation de la compagnie : Liste des salons auxquels vous avez déjà participé (S il y a lieu) : Points de vente : Type de produits que vous comptez vendre au Marché Casse-Noisette : Clientèle cible (2 choix possible) Hommes Femmes Enfants (précisez groupe âge) Catégorie de produits (un choix) : Accessoires de mode et bijoux Maison et décoration Beauté et bien-être Enfants et jouets Plaisirs Gourmands Autres cadeaux découvertes. Précisez : MCN Formulaire - Du 25 novembre au 6 décembre 2015 3
Fiche pour site internet marchécassenoisette.com Description de votre compagnie (Les informations doivent être exactes. 50 mots maximum. Utilisez une autre feuille au besoin.) : Biographie du fondateur / créateur (si approprié) (Les informations doivent être exactes. 50 mots maximum. Utilisez une autre feuille au besoin.) : Avez-vous reçu des récompenses, prix ou reconnaissance pour votre compagnie ou produits? Si oui, veuillez les nommer : Avez-vous participez à des émissions telle que L œil du Dragon, Dragons Den, Génération Inc? Ou une personnalité publique endosse-t-elle vos produits? Si oui, veuillez nous indiquer la ou lesquelles : Mots clés pour idées cadeaux par liste (maximum de 2 choix) Danse Hôte et Hôtesse Échange cadeaux Maman Enfants Papa Veuillez nous faire parvenir : (à fournir même si vous avez déjà participé aux éditions précédentes) Liste des produits qui seront disponible au Marché Casse-Noisette et que vous désirez mettre de l avant avec les prix détaillés Les photos de ces produits. Sur fond blanc Format horizontal HAUTE RÉSOLUTION, format JPG, 1Mo (CD, Dropbox, WeTransfer) LOGO de l entreprise (format.jpg, 300 dpi, noir et blanc OU format.eps VECTORIEL, noir) sur CD ou par courriel Un exemplaire de votre produit phare accompagné de sa description et de son prix. Ce produit servira à des fins de promotion et de relations publiques du Marché Casse-Noisette et ne vous sera pas retourné. Si aucun produit ne nous est envoyé de votre part, vous serez absent de toute campagne de promotion (exposition à la Place des Arts, médias, photos dans le matériel promotionnel). Nous vous invitons à développer et à soumettre un objet ou une gamme de produits exploitant la thématique de Casse-Noisette ou avec le logo du Marché Casse-Noisette. Après approbation du promoteur, ce produit pourrait être mis de l avant à travers les relations de presse et la campagne de promotion. Vous devrez vous assurer d avoir ce produit en quantité suffisante pour toute la durée du Marché. MCN Formulaire - Du 25 novembre au 6 décembre 2015 4
Tarif de location Veuillez noter : Les kiosques 5 x 10 seront concédés suivant l approbation du comité et en priorité aux exposants renouvelant leur participation. Le nombre de kiosques de coin sont limité, il est vivement recommandé de s inscrire le plus tôt possible. La location d un kiosque 10 x 30 jumelle un espace d entreposage de 10 x 10. Les autres kiosques ont un espace d entreposage de 5 x 10. Veuillez cocher votre choix Dimensions (P x L) Tarif UN Exposant Tarif «Partage» Tarif «Partage» INDÉPENDANT 5 x 10 1 815 $ + taxes = 2 086.80 $ Indisponible Service non proposé 10 x 10 2 465 $ + taxes = 2 834.13 $ 2 465 $ + taxes = 2 834.13 $ 1 500 $ + taxes = 1 724.63 $ 10 x 10 coin 2 965 $ + taxes = 3 409.01 $ 2 965 $ + taxes = 3 409.01 $ Service non proposé 10 x 20 3 165 $ + taxes = 3 638.96 $ 3 625 $ + taxes = 4 167.84 $ Service non proposé 10 x 20 coin 3 665 $ + taxes = 4 213.83 $ 4 025 $ + taxes = 4 627.74 $ Service non proposé 10 x 30 3 865 $ + taxes = 4 443.78 $ 4 525 $ + taxes = 5 202.62 $ Service non proposé 10 x 30 coin 4 365 $ + taxes = 5 018.66 $ 4 825 $ + taxes = 5 547.54 $ Service non proposé Le tarif de location inclut : Une structure de base du kiosque (3 panneaux en bois) décorée sur la façade avant extérieure de guirlandes, boules et lumières Une enseigne avec votre logo noir et blanc (Votre logo doit nous être envoyé dans le format demandé, lors de votre inscription sinon nous devrons seulement inscrire votre nom dans une simple typographie de notre choix. Éclairage de base (spots de 40 watts encastrés sur la devanture intérieure du kiosque) éclairage supplémentaire recommandé. Frais d électricité (ne dépassant pas 1500 watts/15 ampères) Montage et démontage des murs du kiosque Sécurité Promotion générale De l évènement à travers une vaste campagne de relations de presse De l exposant par le biais du site Internet du Marché Casse-Noisette MCN Formulaire - Du 25 novembre au 6 décembre 2015 5
Services à réserver gratuitement auprès du promoteur avant le vendredi 2 octobre 2015 Une prise électrique avec trois branchements capacité maximale totale : 1500 watts / 15 ampères (après le 2 novembre 144 $) Un espace d entreposage (5 x 10 ) (après le 2 novembre 50 $) Les kiosques 10 x 30 ont un espace d entreposage de 10 x 10 Partage d un kiosque Les organisateurs du Marché Casse-Noisette n ont pas la responsabilité de trouver les partenaires de partage, et devront absolument donner leur approbation quant à la participation de chacun d entre eux. Nonobstant ce qui précède et exceptionnellement, le promoteur pourra, pour le partage d un kiosque 10 x 10 uniquement, jumeler deux exposants qui auraient exprimé le désir de diviser le kiosque. Le tarif dans ce cas sera celui mentionné comme Tarif «Partage» INDÉPENDANT, pour chaque partie. Le partage de kiosque est soumis à un tarif spécial (voir grille tarifaire en page 5). Un contrat devra être rempli par chaque exposant. Chacun recevra une facture à son nom tant pour la location du kiosque que pour la redevance des 10 %. Pour le partage de kiosque, une seule enseigne sera créée et comportera les logos des exposants qui partagent l espace. Une seule prise sera fournie et un seul espace d entreposage de 5 x 10 sera inclut dans la location. Les exposants qui partagent un kiosque, pourront à leur frais, ajouter l installation de prise de courant au prix de 144 $ avant le 02-10-15 ou 180 $ après le 02-10-15) et/ou louer un espace d entreposage supplémentaire (5 x 10 ). (25 $ avant le 02-10-15 ou 50 $ après le 02-10-15). Ces frais supplémentaires seront facturés aux exposants concernés en partage équitable. Modalité de paiement Inscription 500 $ (encaissé uniquement sur acceptation de la candidature et non-remboursable) 1 er septembre 2015 50 % des frais de location (kiosque et services) non remboursable 2 octobre 2015 100 % des frais de location (kiosque et services) obligatoire et non remboursable Versement des 10 % des ventes Chaque exposant s engage à verser au Fonds Casse-Noisette pour enfants des Grands Ballets, 10 % des ventes réalisées au cours du Marché Casse-Noisette (les taxes en vigueur seront ajoutées). À la fin du Marché Casse-Noisette, une facture sera envoyée et le paiement devra être effectué au plus tard le vendredi 15 janvier 2016. Après cette date une pénalité de retard sera appliquée. MCN Formulaire - Du 25 novembre au 6 décembre 2015 6
Services Je souhaite réserver gratuitement (valide jusqu au vendredi 2 octobre 2015 17 h seulement) les services suivant : Une prise électrique à trois sorties (15 ampères) Un espace d entreposage sécurisé, 5 x 10 déterminé au sol et identifié à mon nom Les kiosques 10 x 30 jumellent un espace d entreposage de 10 x 10 Je souhaite ajouter un espace d entreposage de 5 x 10 au coût de 25 $ + + Valide jusqu au vendredi 2 octobre 2015 17 h. Après cette date les frais seront de 50 $ Je partage mon kiosque 10 x avec et nous souhaitons réserver le(s) service(s) supplémentaire(s) suivant(s) : prise(s) électrique(s) supplémentaire(s) à trois sorties au coût de 144 $ chacune espace(s) d entreposage(s) sécurisé(s) supplémentaire(s), 5 x 10 déterminé au sol et identifié à mon nom au coût de 25 $ chacun Si votre terminal bancaire est sans fil, il n est pas nécessaire de réserver une ligne téléphonique. Je désire réserver une ligne téléphonique (pour terminal bancaire) au coût de 189 $. Dans le cas où votre système de paiement fonctionnerait avec une connexion wi-fi, il est vivement conseillé de commander une connexion Internet auprès du Palais des congrès. (319 $ pour un seul appareil) Veuillez cocher parmi les éléments suivants ceux qui pourraient se retrouver dans votre kiosque lors du Marché Casse-Noisette vous devez nous mentionner l ampérage ou le voltage de vos appareils ainsi que le nombre : Cafetière Réfrigérateur Congélateur Bouilloire Lampe allogène Four micro-onde Autre spécifiez : À l approche de l évènement, nous vous transmettrons une liste de fournisseurs pour un accès aux services additionnels suivants : location d un terminal à cartes bancaires location de mobilier services électriques manutention nettoyage de kiosque connexion Internet Cette liste est transmise à titre indicatif. Vous êtes libres de travailler avec vos propres fournisseurs. Le promoteur se dissocie entièrement de vos liens avec les fournisseurs. MCN Formulaire - Du 25 novembre au 6 décembre 2015 7
Règlements L adhésion aux règlements fait partie intégrante du présent contrat et est une condition sine qua non à la participation de l exposant au Marché Casse-Noisette. Partage d un kiosque Le partage d un kiosque est permis à condition que les deux exposants soient approuvés par le comité de sélection. Les organisateurs du Marché Casse-Noisette n ont pas la responsabilité de trouver les partenaires de partage, et devront absolument donner leur approbation quant à sa participation. Nonobstant ce qui précède et exceptionnellement, le promoteur pourra, pour le partage d un kiosque 10 x 10 uniquement, jumeler deux exposants qui auraient exprimé le désir de diviser un kiosque. Le tarif dans ce cas sera celui mentionné comme Tarif «Partage» INDÉPENDANT, pour chacune des parties. À noter que les conditions de location ne sont pas les mêmes que pour un seul exposant. Les coûts éventuellement engendrés par ce partage (besoins supplémentaires électriques, espace d entreposage ) seront à la charge des exposants (remplir l annexe pour réserver ces services payants). Le partage de kiosque est soumis à un tarif spécial (voir grille tarifaire en page 5). Un contrat devra être rempli par chaque exposant. Chacun recevra une facture à son nom tant pour la location du kiosque que pour la redevance des 10 %. Emplacement de votre kiosque Les exposants ayant confirmé leur retour pour cette nouvelle édition à l issue du Marché Casse-Noisette 2014 possèdent le privilège de choisir leur emplacement en primeur. À l automne 2015, vous recevrez le plan du Marché avec les espaces restants disponibles. Les inscriptions sont traitées sur la base du premier réservé, premier servi. Vous pourrez procéder à trois choix d emplacement. Dans un souci de bonne répartition des produits, nous vous demandons de nous indiquer trois emplacements répartis à des endroits différents. Le promoteur se réserve le droit d assigner le kiosque de son choix parmi les trois choix de l exposant. Les 20 derniers exposants à s inscrire seront placés par le promoteur, qui veillera à répartir au mieux les exposants vendant les mêmes types de produits. Liste d attente En cas d inscription tardive, les exposants seront inscrits sur une liste d attente en cas de désistement. MCN Formulaire - Du 25 novembre au 6 décembre 2015 8
Vente des produits Les exposants sont tenus de vendre les produits pour lesquels ils sont connus et ont été sélectionnés. Si un nouveau produit venait à s ajouter en cours de Marché et ne correspondait pas à ce qui a été soumis, le promoteur pourrait en tout temps demander à l exposant de le retirer de son kiosque. L exposant s engage à vendre des produits de qualité et décharge les Grands Ballets de tout recours d un acheteur. Les anciens exposants doivent ajouter chaque année un nouveau produit ou une nouvelle gamme/collection par rapport à l année précédente. Il est interdit de vendre des denrées alimentaires fabriquées et prêtes à consommer sur place dans un autre format que le format dégustation (crêpes, gaufres, café, thé ). Les prix des produits doivent être indiqués. L exposant est toutefois libre de décider de sa politique de prix au cours de l évènement, à condition que sa nouvelle tarification soit affichée. Les Grands Ballets se déchargent de toute vente de liquidation éventuelle d un exposant. Chaque transaction doit être facturée et écrite et tous les relevés de transaction et fermeture de lots doivent être accessibles au promoteur. Celui-ci se réserve le droit de faire des vérifications jusqu à la remise des redevances de 10 % des ventes. Exclusivité Aucune exclusivité ne peut être promise aux exposants. Dans un souci de diversité de proposition, le promoteur a à cœur de varier les produits. Toutefois plusieurs types d un même produit peuvent se retrouver au Marché Casse-Noisette. Décoration d un kiosque Les Grands Ballets fournissent les murs et la décoration extérieure du kiosque. L exposant doit assurer la décoration à l intérieur de son kiosque pour le rendre festif et attrayant. Le promoteur se réserve un droit de regard sur l aménagement intérieur du kiosque afin de s assurer de son esthétisme, de son bon goût et du respect de l image de marque du Marché Casse-Noisette. Le promoteur peut en tout temps faire démonter la décoration des kiosques ne respectant pas les critères d esthétisme du Marché Casse-Noisette et demande aux exposants de garder leur kiosque propre et attrayant. Pour des raisons de sécurité, les installations de l exposant ne doivent en aucun cas dépasser les limites intérieures du kiosque, afin de laisser les allées de circulation libres en tout temps. Le promoteur veillera au bon respect de cette règle. ATTENTION : Les panneaux des kiosques doivent demeurer intacts. L exposant ne peut donc pas utiliser des méthodes qui endommageraient l état des murs (visser, clouer, poser du velcro ) pour fixer les éléments sur la structure du kiosque. Il n est pas possible non plus de suspendre des éléments au plafond du Palais des Congrès. Tous les éléments de décoration doivent donc être autoportants. En cas de non-respect de cette clause, une pénalité de 250 $ pourrait vous être appliquée après inspection du kiosque lors du démontage. Cette somme sera ajoutée à votre facture des 10 % de redevance, preuve photo à l appui. MCN Formulaire - Du 25 novembre au 6 décembre 2015 9
Sollicitation et activités de promotion Aucune activité de promotion ou de sollicitation (distribution de brochures, cartes-cadeaux, mascotte ) auprès des visiteurs n est permise à l extérieur du kiosque. Les exposants peuvent organiser des actions de promotion lors du Marché Casse-Noisette, mais uniquement à l intérieur de leur kiosque. Propreté des lieux Si vous effectuez des dégustations de produits dont certains résidus pourraient tomber sur le sol, il est impératif de protéger le plancher à l intérieur et devant votre kiosque au moyen d un tapis ou d une toile, en prenant garde d utiliser un adhésif qui se retirera facilement du sol (en granit) lors du démontage. Le non-respect de cette clause pourrait entraîner des frais d entretien ménager qui vous seront facturés. Apporter papier essuie tout et produit nettoyant doux (Windex ou M. Net). Annulation de participation Le dépôt de 500 $ est définitif et non-remboursable une fois votre participation acceptée. Dans l éventualité où la présence de l exposant ou de son équipe, au Marché Casse-Noisette, serait empêchée, impossible ou irréalisable, le remboursement de la location de kiosque irait comme suit : Annulation avant le 1 er septembre : Le promoteur remboursera l intégralité de la somme déjà payée pour la location du kiosque, à l exception du dépôt de 500 $. Annulation après le 1 er septembre : La moitié de la location du kiosque est due et non remboursable, des frais de promotion et de construction ayant déjà été engagés par le promoteur. Annulation après le 2 octobre : La totalité de la location du kiosque est due et non remboursable, des frais de promotion et de construction ayant déjà été engagés par le promoteur. Annulation à 3 jours et moins de l événement : En plus de la totalité de la location et des services, une pénalité de 1 000 $ vous sera imposée. Versement des 10 % des ventes Le promoteur fournira aux exposants cinq enveloppes de rapport de ventes. Elles devront obligatoirement être remplies et déposées dans la boîte aux lettres du kiosque des Grands Ballets prévue à cet effet, aux dates précises indiquées sur les enveloppes. Un formulaire récapitulatif vous sera également fourni pour vos dossiers. Pour faciliter la gestion de ces chiffres, le promoteur demande aux exposants de respecter les dates et heures indiquées sur les enveloppes. En cas de retard répétés et sans raison valable communiquée à l avance, une pénalité de 50 $ sera appliquée. À la fin du Marché Casse-Noisette, une facture totalisant le 10 % des ventes réalisées au cours du Marché Casse-Noisette à laquelle les taxes en vigueur seront ajoutées, vous sera envoyée. Le paiement devra être effectué par chèque libellé à l ordre des Grands Ballets Canadiens de Montréal, ou par carte de crédit. Le paiement devra être effectué au plus tard le vendredi 15 janvier 2016. Après cette date, veuillez noter qu une pénalité de 5 % sera appliquée par mois de retard. MCN Formulaire - Du 25 novembre au 6 décembre 2015 10
Le promoteur se base sur la bonne foi et l honnêteté des participants pour récolter la redevance. 100 % de l argent récolté est reversé au Fonds Casse-Noisette pour enfants. Toutes les transactions doivent être facturées. Le promoteur pourra jusqu au paiement de la redevance de 10 %, demander les relevés de transaction émis au cours de l évènement, pour des fins de vérification. L exposant s engage à être honnête et à déclarer toutes ses ventes. Toute fraude entraînera l interdiction définitive de participer aux éditions suivantes du Marché Casse-Noisette. Présence dans le kiosque Les exposants sont tenus d assurer une permanence dans leur kiosque durant toute la durée de l évènement, incluant l évènement d ouverture, soit du 25 novembre au 6 décembre 2015 inclusivement, et ce durant tous les horaires d ouverture au public. Une pénalité de 100 $ par jour sera appliquée en cas d absence ou de retard répété de l exposant ou de son personnel. L adhésion aux règlements fait partie intégrante du présent contrat et est une condition sine qua non à la participation de l exposant au Marché Casse-Noisette. J ai lu et accepte les règlements. Date : Signature : Mode de paiement Carte de crédit Visa MasterCard Numéro de carte : Date d expiration : Titulaire : Signature : Chèque inclus, libellé à l ordre des Grands Ballets Canadiens de Montréal MCN Formulaire - Du 25 novembre au 6 décembre 2015 11
Aide-mémoire Liste des documents à fournir FORMULAIRE dûment rempli et signé FICHE POUR SITE INTERNET PHOTOS de produits destinés à la vente au Marché Casse-Noisette (HAUTE RÉSOLUTION, format JPG, 1Mo) pour usage promotionnel (site web, brochure ), à fournir sur CD ou par courriel (à fournir même si vous avez déjà participé aux éditions précédentes) LISTE DES PRIX LOGO de l entreprise (format.jpg, 300 dpi, noir et blanc OU format.eps VECTORIEL, noir) pour usage promotionnel (site web, brochure, enseigne du kiosque, etc.), sur CD ou par courriel (à fournir même si vous avez déjà participé aux éditions précédentes) PRODUIT POUR TOURNÉE PROMOTIONNELLE et sa description LE PAIEMENT du dépôt de 500 $ (ou de la totalité du kiosque si inscription après le 1 er juillet 2015) Le paiement ne sera pas encaissé si votre candidature n est pas retenue. ATTENTION! Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte dans le classement de priorité pour le choix du kiosque. Merci d envoyer tous les documents requis à l adresse suivante : Les Grands Ballets Canadiens de Montréal Marché Casse-Noisette 4816, rue Rivard Montréal (Québec) H2J 2N6 Par télécopieur : 514-849-0098 Ou par courriel à Josée Kleinbaum : jkleinbaum@grandsballets.com Échéancier Jeudi 30 avril 2015 Lundi 29 juin 2015 Mardi 1 er septembre 2015 Vendredi 2 octobre 2015 Mercredi 25novembre 2015 Du jeudi 26 novembre au dimanche 6 décembre 2015 1 e phase de sélection des exposants 2 e phase de sélection des exposants Date limite d inscription et de réception de tous les documents requis. Le promoteur ne peut garantir la présence de l exposant dans toute la campagne promotionnelle. Moitié du paiement due et non remboursable. Intégralité du paiement du kiosque due. Après cette date aucun remboursement possible en cas d annulation. Date limite de réservation pour la prise électrique et l espace d entreposage sans frais. Évènement d ouverture et de préachat du Marché Casse-Noisette (présence requise des exposants dans leur kiosque). Ouverture du Marché Casse-Noisette au public MCN Formulaire - Du 25 novembre au 6 décembre 2015 12
Kiosques Dimensions des kiosques : les plans au sol détaillés sont disponibles sur demande. 10 X 10 coin (1 colonne de 2 X 2 ) 10 X 10 10 X 20 coin (2 colonnes de 2 X 2 ) 10 X 20 (1 colonne de 2 X 2 ) 10 X 30 coin (3 colonnes de 2 X 2 ) 10 X 30 (2 colonnes de 2 X 2 ) MCN Formulaire - Du 25 novembre au 6 décembre 2015 13