L outil HP Marketing Development Funds (MDF Tool)

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1 L outil HP Marketing Development Funds (MDF Tool) Guide des partenaires Version nº2, juin 2012 Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l'objet de modifications sans préavis.

2 Comment fonctionne le processus Les principales étapes Vous n'êtes plus obligé d établir votre facture avant d envoyer votre demande de remboursement. Dès lors que vos justificatifs ont été validés par HP, un contenant les instructions de facturation sera envoyé à votre service comptabilité Étapes HP configure les activités pour vous dans l outil MDF Vous confirmez votre approbation pour les activités dans l outil MDF Vous réalisez votre activité Vous transmettez les justificatifs relatifs à votre demande de remboursement dans l outil MDF HP valide vos justificatifs dans l outil MDF HP prépare la demande de facture pour votre service de comptabilité HP procède au règlement Notification par donnant le feu vert : vous serez informé lorsqu'une activité vous a été attribuée et nous vous demanderons l'approuver/rejeter. Veuillez ne pas réaliser une activité tant que cette notification n'a pas été reçue Rappel de demande de remboursement : vous recevrez une série de rappels avant la date limite de dépôt de la demande Mises à jour du statut : vous serez notifié en cas de modification du statut de votre activité, ex. : validée ou rejeteé Avis de paiement : votre contact pour le paiement recevra des instructions de facturation pour le paiement 2 Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l'objet de modifications sans préavis.

3 Demander votre remboursement Transmettre votre demande directement dans l'outil Sur la page «Mes activités», vous pouvez filtrer les activités pour lesquelles une demande est attendue et soumettre votre demande directement dans l'outil en cliquant sur «demander maintenant» 3 Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l'objet de modifications sans préavis.

4 Transmettre une demande Télécharger et soumettre votre documentation 1. Joindre des documents : les documents requis varient en fonction du Type d'activité Justificatif de performance Justificatif de frais 2. Entrez le montant de votre demande hors taxe 3. Vérifier les détails : vérifiez si la demande est précise et vérifiez les coordonnées bancaires de votre entreprise et l interlocuteur pour le paiement afin de vous assurer que le montant réglé corresponde au montant facturé Cliquer sur Envoyer : la demande sera ensuite validée et vous pourrez voir son statut dans le MDF TOOL. Remarque importante : pour les activités co-financées par des alliances, il vous sera demandé de fournir Alliance reference ID 4 Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l'objet de modifications sans préavis.

5 Publicité Presse écrite, radio ou spots télévisés, panneaux publicitaires, bannières ou autres supports publicitaires pour les produits, solutions ou services HP proposés à l'utilisateur final Coûts de repas, d'hébergement, de transport ou de billets d'avion Coûts d'infrastructure de Partenaires/Revendeurs comme le mobilier (chaises, bureaux, tables, etc.) Justificatif de coûts du Partenaire requis avec la soumission de la demande Les Partenaires doivent fournir les factures ou reçus détaillés de fournisseurs tiers qui sont en lien direct avec l'activité, notamment la(/les) date(s) et la nature de l'activité. Si l'activité de marketing est effectuée par le Partenaire en interne, le Partenaire doit fournir une facture ou une lettre à en-tête stipulant la date, le placement publicitaire et le détail des coûts. Justificatif de mise en œuvre du Partenaire requis avec la soumission de la demande de remboursement 1. Publicité écrite : Copie/fichier PDF de la parution (mentionnant le titre et la date) 2. Publicité radio : Copie du script, longueur du spot, heure et date de diffusion. 3. Publicité en extérieur : Photographie du panneau publicitaire. (mentionnant la date) Catalogues (imprimés/en ligne) Catalogues imprimés ou électroniques ou page de catalogue, brochures de produits, newsletters ou flyers imprimés pour une distribution massive aux clients potentiels. Coûts de repas, d'hébergement, de transport ou de billets d'avion Pénalités ou frais d'annulation Les Partenaires doivent fournir les factures ou reçus détaillés de fournisseurs tiers qui sont en lien direct avec l'activité, notamment la(/les) date(s) et la nature de l'activité. Si l'activité de marketing est effectuée par le Partenaire en interne, le Partenaire doit fournir une facture ou une lettre à en-tête stipulant les dates, le nom du catalogue et le détail des coûts. Exemplaire de catalogue, fichier PDF, lien Web ou copie d'écran du catalogue en ligne. Education/Briefings/ client Séminaires/Webinaires Activités assurées par un Partenaire visant à informer la clientèle sur les produits, les services et les solutions HP. Remarque : Si l'activité implique des déplacements, les coûts de transport et d'hébergement peuvent faire l'objet d'un remboursement pour ce type d'activité. Temps passé par les employés du partenaire en dehors du bureau Frais de transport ou d'hébergement pour les employés HP Commissions versées à un employé HP Les achats de billets d'avion sont limités exclusivement à la classe économique Tous les frais de transport jugés excessifs par HP Les Partenaires doivent fournir les factures ou reçus détaillés de fournisseurs tiers qui sont en lien direct avec l'activité, notamment la(/les) date(s) et la nature de l'activité. Si l'activité de marketing est effectuée par le Partenaire en interne, le Partenaire doit fournir une facture ou une lettre à en-tête stipulant les dates et le détail des coûts. Copie de l'invitation ou du programme

6 Évaluations du client : Évaluation ou consultation du client à la demande du partenaire ou du client avec un plan stratégique précis visant à distancer un concurrent de HP, en développant l'activité de la société par l'ajout d'un nouveau compte client ou d'une nouvelle division au sein d'un compte client existant. L'évaluation est généralement assurée par un intégrateur de systèmes ou un consultant tiers. Temps passé par les employés du partenaire en dehors du bureau Frais de transport ou d'hébergement pour les employés HP Commissions versées à un employé HP Les achats de billets d'avion sont limités exclusivement à la classe économique Justificatif de coûts du Partenaire requis avec la soumission de la demande Les partenaires doivent fournir une facture de tiers ou une facture détaillée (générée en interne) du partenaire si l'évaluation a été réalisée dans le cadre temporel de l'activité. Justificatif de mise en œuvre du Partenaire requis avec la soumission de la demande de remboursement Copie du retour de l'évaluation indiquant les dates auxquelles l'évaluation a été réalisée Publipostage/Télémarketing Publicité électronique Remarque : Si l'activité implique des déplacements, les coûts de transport et d'hébergement peuvent faire l'objet d'un remboursement. Campagnes de marketing par publipostage (par voie écrite ou électronique) ou campagnes par télémarketing pour la création d'opportunités, les suivis des campagnes de marketing, l'étude de marché, les mises à jour de la clientèle de programmes, produits et services HP. Publicités Internet, bannières électroniques, flyers électroniques ou contenu Web où figurent les produits, solutions ou services HP. Coûts de repas, d'hébergement, de transport ou de billets d'avion Pénalités ou frais d'annulation Coûts de repas, d'hébergement, de transport ou de billets d'avion Pénalités ou frais d'annulation Les Partenaires doivent fournir les factures ou reçus détaillés de fournisseurs tiers qui sont en lien direct avec l'activité et qui stipulent les dates de la campagne de publipostage et de télémarketing. Si l'activité est effectuée en interne, les partenaires doivent fournir une facture ou une lettre à en-tête stipulant le détail des coûts, notamment le nombre de pièces envoyées ou d'appels passés ainsi que la(/les) date(s) auxquelles l'activité a été effectuée. Les Partenaires doivent fournir les factures ou reçus détaillés de fournisseurs tiers qui sont en lien direct avec l'activité, notamment la(/les) date(s) et la nature de l'activité. Si l'activité est effectuée en interne, les partenaires doivent fournir une facture ou une lettre à en-tête stipulant le détail des coûts, notamment l'adresse du site Web du contenu Web ou un exemple de contenu de publicité Internet ainsi que les dates auxquelles l'activité a été effectuée. Exemplaire de la sollicitation commerciale ou copie du script de télémarketing (le cas échéant) Lien Web, capture d'écran et/ou envoyé.

7 Équipement (exp./dév.) Investissements effectués pour l'achat, la location ou le leasing de matériel et logiciels HP destinés à l'exposition, au développement d'applications ou à l'évaluation des clients. Les modalités et conditions suivantes s'appliquent : Un co-investissement du Partenaire est requis pour cette activité. Le co-investissement de HP dans l'équipement d'exposition du Partenaire ne peut pas matériellement excéder la valeur du matériel après amortissement lorsqu'il sert d'équipement d'exposition Il incombe aux Partenaires d'assurer la mise à jour de la documentation détaillée et la disposition de l'équipement d'exposition. Le matériel doit être utilisé par le Partenaire à des fins d'exposition uniquement et ne peut pas être revendu pendant six mois. Une fois ce délai de six mois expiré, tout matériel d'exposition vendu aux clients doit inclure tous les équipements d'origine du fabricant, notamment toute les pièces, la documentation et les logiciels, sans quoi la garantie ne pourra s'appliquer. Il incombe au Partenaire de se conformer à toutes les lois et réglementations régissant la vente de ce type de systèmes lorsqu'un matériel d'exposition est vendu à un client utilisateur final. Le partenaire de distribution doit informer les utilisateurs finaux que le produit a servi de modèle d'exposition. Les produits éligibles ne peuvent pas être vendus à un autre revendeur ou intermédiaire. Il incombe aux Partenaires d'assurer la mise à jour et la mise à disposition de la documentation pendant au moins 2 ans. HP se réserve le droit d'effectuer des audits pour vérifier que les équipements n'ont pas été vendus et qu'ils sont bien utilisés à des fins d'exposition Produits et équipements non-hp Coûts de rénovation des pièces d'exposition Coûts de réparation des équipements Coûts de consommables tels que le papier et l'encre Coûts de repas, d'hébergement, de transport ou de billets d'avion Justificatif de coûts du Partenaire requis avec la soumission de la demande Les Partenaires doivent fournir une facture fournisseur où figure le prix payé pour le matériel ou les logiciels. Justificatif de mise en œuvre du Partenaire requis avec la soumission de la demande de remboursement Les Partenaires doivent indiquer les numéros de série des produits.

8 Salons & Événements Événements, expositions, conférences, expositions itinérantes ou salons organisés par des partenaires où sont présentés les produits, services et solutions HP pour les clients. Événements organisés par HP et auxquels participent des partenaires. Remarque : Si l'activité implique des déplacements, les coûts de transport et d'hébergement peuvent faire l'objet d'un remboursement. Les événements organisés par HP sont limités uniquement aux coûts de transport, frais d'hébergement et droits de participation des partenaires participants. Temps passé par les employés du partenaire en dehors du bureau Les coûts de réparation ou d'entretien de l'équipement d'exposition Frais de transport ou d'hébergement pour les employés HP Coûts des billets d'avion limités à la classe économique, pour les employés du Partenaire uniquement Tous les frais de transport jugés excessifs par HP Dons de charité ou parrainages d'œuvres de bienfaisance associés au salon ou à l'événement* sauf si une autorisation des Services Commerciaux de HP a été émise au préalable Justificatif de coûts du Partenaire requis avec la soumission de la demande Les Partenaires doivent fournir les factures ou reçus datés détaillés de fournisseurs tiers qui sont en lien direct avec l'activité, notamment la(/les) date(s) et la nature de l'activité. Si l'activité de marketing est effectuée par le Partenaire en interne, le Partenaire doit fournir une facture ou une lettre à entête stipulant le détail des coûts et la(/les) date(s) du salon/de l'événement. Justificatif de mise en œuvre du Partenaire requis avec la soumission de la demande de remboursement Copie du programme, de l'invitation ou du détail de l'événement. Formation Formations techniques, commerciales ou autres, dispensées par HP ou par des formateurs agréés par HP, et suivies par les employés du Partenaire pour accroître le potentiel de dynamisation de la demande de produits et services HP du Partenaire. Il peut s'agir de formations théoriques, de formations en salle de classe, de formations sur site, de formations sur le Web, de déjeunersconférences, d'auto-formations, de formations en compétences générales de vente, de coaching. Remarque : Si l'activité de formation implique des déplacements, les coûts de transport et d'hébergement peuvent faire l'objet d'un remboursement. Formations pour clients utilisateurs finaux Temps passé par les employés du partenaire en dehors du bureau Frais de transport ou d'hébergement pour les employés HP Coûts des billets d'avion limités à la classe économique, pour les employés du partenaire uniquement. Tous les frais de transport jugés excessifs par HP Les Partenaires doivent fournir les factures ou reçus datés détaillés de fournisseurs tiers qui sont en lien direct avec l'activité, notamment la(/les) date(s) et la nature de l'activité Certificat de formation ou copie du programme ou du contenu de la formation.

9 Prime sur les ventes HP Champions Allocation d'encouragement versée par les Partenaires à leurs employés, ou par un Distributeur à un Partenaire, pour la vente d'un produit HP spécifique dans le délai à court terme prédéfini. Exemple : SPIF (prime au rendement), concours de vente, ou autres types d'activités de vente avec mesures incitatives (prix, cartes-cadeaux, voyages, séjours en hôtel, etc.) pour les employés du Partenaire pour vendre des produits, solutions ou services HP Le montant à rembourser sera couvert selon un plafond convenu. Ressources du partenaires (marketing, techniques ou commerciales) axées sur la planification, la mise en œuvre et l'évaluation de l'efficacité des programmes destinés à promouvoir, vendre et faire valoir les produits et services HP. Remises sur articles et sur produits en fin de vie Primes sur les ventes aux clients utilisateurs finaux Primes sur objectif de croissance Primes sur programme de réalisation d'objectif de vente Programmes incitatifs ou SPIF gérés par HP Les achats de billets d'avion sont limités exclusivement à la classe économique Tous les frais de transport jugés excessifs par HP Justificatif de coûts du Partenaire requis avec la soumission de la demande Le cas échéant, reçus et factures de tiers détaillés : Cadeaux et prix de concours Cartes-cadeaux/certificats Non applicable Justificatif de mise en œuvre du Partenaire requis avec la soumission de la demande de remboursement 1. Description détaillée du concours ou de la prime sur les ventes, notamment : a. modalités et conditions du concours ou de la prime b. RTM (à savoir, Distributeur, OEM, ODP, Revendeur, Détaillant) c. Articles et produits présentés d. dates/délai de la prime e. nature de la récompense 2. Réalisations/résultats, notamment une liste des noms des représentants (ou numéros d'employé) des ventes réalisées, précisant le SKU des produits, la quantité vendue, le prix unitaire et le prix total pour chaque représentant Les partenaires doivent remplir les Annexes D, E et F du «Guide HP Champion» (formulaires Remboursement et Plan d'activité) Merchandising Remarque : Si l'activité implique des déplacements, les coûts de transport et d'hébergement peuvent faire l'objet d'un remboursement. Articles promotionnels tels que crayons, stylos, briquets, casquettes, t-shirts, mugs, clés USB (portant le logo HP) offerts comme cadeaux aux clients lors d'événements, de salons, de conférences ou de portes ouvertes promouvant les produits HP. Coûts d'infrastructure de Partenaires/Revendeurs comme le mobilier (chaises, bureaux, tables, etc.) Les Partenaires doivent fournir les factures ou reçus détaillés de fournisseurs tiers qui sont en lien direct avec l'activité. Si l'activité est effectuée en interne, les partenaires doivent fournir une facture ou une lettre à en-tête stipulant le détail des coûts. Non applicable

10 Activités de marketing en magasin Affichages des produits en magasin/point de vente sur les fenêtres, baies vitrées, murs ou en tête de gondole pour exposer les produits HP et générer une demande. Démonstrations : dépenses pour des activités de démonstration en magasin proposées par le Partenaire, le Promoteur ou un service externalisé de tiers. Services ou outils permettant aux revendeurs d'évaluer et de gérer l'assortiment du magasin, le placement des produits (planogramme), le réassort des produits, les présentations des produits, la gestion des promotions ou d'autres activités conçues pour attirer le consommateur et maximiser les performances (vente) des magasins de distribution. Coûts d'infrastructure de Partenaires/Revendeurs comme les aménagements, les rénovations ou le mobilier (chaises, bureaux, tables, etc.) Les MDF ne peuvent EN AUCUN CAS être utilisés pour financer des remises en caisse, des bons ou des produits. Les MDF peuvent être utilisés uniquement pour faire connaître la promotion. Justificatif de coûts du Partenaire requis avec la soumission de la demande Les Partenaires doivent fournir les factures ou reçus datés détaillés de fournisseurs tiers qui sont en lien direct avec l'activité, notamment la(/les) date(s) et la nature de l'activité. Si l'activité de marketing est effectuée par le Partenaire en interne, le Partenaire doit fournir une facture ou une lettre à en-tête stipulant le détail des coûts et la(/les) date(s) du salon/de l'événement. Justificatif de mise en œuvre du Partenaire requis avec la soumission de la demande de remboursement Photographies du rayon/présentoir. Copie du planogramme, du point de vente sur site. OU Photographie du merchandising sur le site des différents points de vente de produits HP

11 Merci Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l'objet de modifications sans préavis.