Institut d Administration des Entreprises Informatique : Word Support de Cours Fiche Word n 1 : Les principales fonctions de mise en forme... 2 Fiche Word n 2 : Les marges et tabulations... 4 Fiche Word n 3 : En-tête et pied de page, Numérotation des pages... 8 Fiche Word n 4 : Insérer une partie de l'écran dans un document... 9 Fiche Word n 5 : Puces et numéros... 10 Fiche Word n 6 : Styles et Modèles... 13 Fiche Word n 7 : Table des matières, Index, Table des illustrations... 14 Fiche Word n 8 : Publipostage... 18 Averseng Informatique : Word, fiches - 1/23
Fiche Word n 1 : Les principales fonctions de mise en forme L'intérêt est ici de pouvoir mettre en forme un document Word. L'interface graphique de Word se présente ainsi : Ici, on a activé 4 barres d outils : Première barre en haut de l écran : barre des menus déroulants Deuxième barre en haut de l écran : barre «Standard» Troisième barre en haut de l écran : barre «Mise en Forme» Barre en bas de l écran : barre «Dessin» La plupart des outils de mise en forme se situent dans la barre «Mise en Forme». On y retrouve les principaux raccourcis du menu déroulant «Format» : «Style» : permet d utiliser des mises en forme déjà enregistrées ou créées par l utilisateur. Police de caractère Taille de la police de caractère Gras Averseng Informatique : Word, fiches - 2/23
Italique Souligné Aligner le texte à Droite Aligner le texte à Gauche Centrer le texte Justifier le texte (i.e. l aligner à Droite et à Gauche) Insérer une numérotation Insérer une «puce» Diminuer le retrait (vers la gauche) Augmenter le retrait (vers la droite) Créer une bordure (pour un texte, un tableau ) Surligner le texte Couleur de la police Certaines fonctions situées sur d autres barres d outils sont utiles dans la mise en forme : Dans la barre «Standard» : Couper / Copier / Coller Reproduire la mise en forme (sélectionner le texte dont on veut reproduire la mise en forme, cliquer sur ce bouton, et «passer le pinceau» sur le texte à modifier) Annuler la dernière action effectuée Insérer un tableau. Les fonctions de mise en forme des tableaux se situent dans le menu déroulant «Tableau» : insérer des cellules, fusionner ou fractionner des cellules Créer des colonnes Afficher/Masquer tous les caractères Zoom Averseng Informatique : Word, fiches - 3/23
Les Marges Fiche Word n 2 : Les marges et tabulations Les marges permettent de dimensionner le corps d un texte ou d un paragraphe. Elles s appliquent à toute une ligne, à un paragraphe ou à la page entière. Le symbole marque l emplacement de la marge de gauche. Le triangle inversé du haut (pointe vers le bas) permet de marquer l emplacement d un retrait qui ne concernera que la première ligne du paragraphe sélectionné. Il pourra être déplacé vers la droite (retrait positif) ou vers la gauche (retrait négatif). Le triangle marque l emplacement de la marge de droite. On peut la modifier en «cliquant-glissant» vers la gauche ou vers la droite. Attention, si l ensemble du document n est pas sélectionné, seule la ligne sur laquelle se situe le curseur sera modifiée. Le triangle du bas (pointe vers le haut) permet de définir l'emplacement de la suite du texte (2 ème ligne et suivantes). On peut aussi le déplacer vers la droite ou vers la gauche en cliquant-glissant dessus. Le carré, qui se situe en dessous des 2 triangles, permet de déplacer les 2 à la fois. Il est aussi possible de modifier les marges en passant par le menu «Fichier» puis «mise en page», mais il ne sera pas possible de positionner les retraits positifs ou négatifs à l'aide de ce menu et ces dimensions s'appliqueront à l'ensemble de la page, ou du document. Averseng Informatique : Word, fiches - 4/23
Les tabulations Les tabulations permettent d'aligner le texte par rapport à un point précis de la page. Contrairement aux marges, les tabulations peuvent ne s appliquer qu à une partie d une ligne. Exemple : Tabulation gauche Tabulation droite Il existe différents types de tabulation : Tabulation gauche Tabulation centrée Tabulation barre Tabulation droite Tabulation décimale Tabulation gauche : texte aligné à gauche Tabulation centrée : texte centré sur la tabulation Tabulation droite : texte aligné à droite Tabulation barre : création d'une barre verticale à l'endroit de la tabulation (pour séparer du texte par exemple) Tabulation décimale : aligne les nombre par rapport à la virgule (ou au point) Mise en place des tabulations : à partir du menu «format», puis «Tabulations»: 1 2 3 Averseng Informatique : Word, fiches - 5/23
1 Dans la zone de saisie "position", taper la position de la tabulation (en centimètres par rapport à la marge). 2 Choisir le type de taquet (gauche, droite ). 3 Cliquer sur "définir". ou directement à partir de la «règle» (en haut de la page, en dessous des barre d'outils) 1 : Par défaut, le taquet de tabulation est un taquet "tabulation gauche". Pour positionner la tabulation, il faut cliquer sur la règle à l endroit où on désire le placer. La touche «Tab» permettra d activer la tabulation : le curseur se positionne à l endroit défini par le taquet. Pour modifier le taquet de tabulation, il faut cliquer sur : Les différents taquets : Taquet : «tabulation gauche» Taquet : «tabulation centrée» Taquet : «tabulation droite» Taquet : «tabulation barre» Taquet : «tabulation décimale» Autres taquets : Taquet («retrait de la première ligne») à la même fonction que le triangle vers le bas vu au point2 : retrait qui ne concernera que la première ligne. Exemple : Il existe pour l homme d autres impératifs que ceux du droit. A la vérité, il n est pas toujours facile de discerner ce qui sépare de ces autres règles les règles proprement juridiques. On peut même considérer que cette séparation est le produit d une certaine civilisation juridique : dans les systèmes orientaux (spécialement, droit chinois ancien), tout était confondu. Taquet («retrait négatif») permet d utiliser un retrait qui concernera tout le paragraphe, sauf la première ligne. Exemple : Il existe pour l homme d autres impératifs que ceux du droit. A la vérité, il n est pas toujours facile de discerner ce qui sépare de ces autres règles les règles proprement juridiques. On peut même considérer que cette séparation est le produit d une certaine civilisation juridique : dans les systèmes orientaux (spécialement, droit chinois ancien), tout était confondu. Remarques : La touche «tab» permet d effectuer un retrait de la première ligne du paragraphe (de largueur 1.25 par défaut), paramétrable en passant par le menu «Format», «Paragraphe» et «Retrait et espacements». Si une tabulation a été définie sur le linge, elle sera reproduite à la ligne suivante si on appuie sur la touche "entrée". Il est possible d utiliser plusieurs taquets de tabulation sur une même ligne : les positionner, puis utiliser la touche «tab» pour passer de l une à l autre. Pour supprimer une tabulation, cliquer dessus, déplacer le curseur vers le bas puis la «lâcher». On peut accéder à la fenêtre «tabulations» en double-cliquant sur une tabulation. 1 Remarque : Si cette dernière n est pas visible, cliquer sur menu «Affichage», puis «Règle». Averseng Informatique : Word, fiches - 6/23
Les tabulations avec points de suite Les «points de suite» sont souvent utiles dans les sommaires ou pour créer des lignes de pointillés Exemple : pour un sommaire : Positionner une «tabulation droite» à droite de la règle. Créer les points de suite. Saisir les titres et les n de page. On obtient : Chapitre 1... 2 Chapitre 2... 12 La démarche à suivre est la suivante : 1. Positionner le taquet de la tabulation. 2. Dans le menu «Format», cliquez sur «Tabulations». 3 4 3. Sous «Position» sélectionnez la tabulation avant laquelle vous souhaitez ajouter des points de suite (ou tapez la position de la nouvelle tabulation et sélectionnez l'alignement que vous voulez appliquer). 4. Sous «Points de suite», cliquez sur l'option correspondant aux points de suite souhaités, puis sur Définir ou sur OK. 5. Pour que les «points de suite» apparaissent, se positionner sur la ligne et taper sur la touche «Tab». Remarque importante : les points de suite se situent toujours à gauche de leur tabulation. Averseng Informatique : Word, fiches - 7/23
Fiche Word n 3 : En-tête et pied de page, Numérotation des pages En-tête et pied de page L'intérêt est ici de pouvoir insérer une ligne en haut de la page («en-tête») et/ou en bas de la page («pied de page»). Ces lignes seront présentes sur toutes les pages du document (sauf si l utilisateur en décide autrement). Pour activer la barre «En-tête et pied de page» : Cliquer sur le menu «Affichage» Puis sur «En-tête et pied de page» La barre suivante apparaît : Pour passer de l en-tête ou pied de page, cliquer sur le bouton Pour revenir dans le corps de texte, cliquer «Fermer». Numérotation des pages 1. Dans le menu «Insertion», choisir «Numéros de page». La fenêtre suivante apparaît : 2. Choisir la position du numéro, son alignement ainsi que son format. Valider. Il est aussi possible d insérer un numéros de page dans une en-tête ou un pied de page grâce au bouton de la fenêtre «En-tête et pied de page». Le bouton sert quant à lui à insérer le nombre de page du document. Averseng Informatique : Word, fiches - 8/23
Fiche Word n 4 : Insérer une partie de l'écran dans un document L'intérêt est ici de pouvoir insérer l'image d'un bouton, d'un écran dans un document Word par exemple (pour expliquer l'utilité de tel ou tel bouton ). La démarche est la suivante : 1. Taper sur la touche "Imprime écran" 2. Ouvrir un logiciel de traitement d'image (Paint ou Microsoft Photo Editor ) 3. Dans "Edition", cliquer sur "coller" (ou Ctrl + V) 4. Facultatif : Enregistrer l'image au format JPEG (pour qu'elle prenne moins de place!) 5. Sélectionner la partie de l'image voulue à l'aide du bouton et de la souris 6. "Edition", "Copier" (ou Ctrl + C) 7. Aller sous Word (ou un autre logiciel) 8. "Edition", "Coller" (ou Ctrl + V) Remarque : pour ne copier que la dernière fenêtre active, appuyer simultanément sur les touches "Imprime écran" et "Alt" lors de l'étape 1 et poursuivre la démarche Averseng Informatique : Word, fiches - 9/23
Fiche Word n 5 : Puces et numéros La fonction "Puces et numéros" permet de faciliter la mise en place d'une hiérarchisation dans un texte. Dans le menu "Format", choisir "Puces et numéros" Les 2 premiers onglets permettent de mettre en place des listes de puces ou de numéros, sans hiérarchisation : un seul niveau. Exemples : Ces 2 types de puces/numéros sont accessibles directement par les raccourcis Le 3 ème onglet permet de définir des hiérarchisations entre différents types de puces/numéros : Averseng Informatique : Word, fiches - 10/23
Choisir par exemple le 2 ème modèle (1., 1.1., 1.1.1.) et cliquer sur le bouton OK : Démarche Le 1 er numéro apparaît : 1. Exemple Saisir du texte après le numéro puis valider. On obtient le numéro 2 : Si on désire passer au 2 ème niveau de hiérarchie, il faut taper sur la touche tab au clavier ou sur le raccourci. On obtient : Pour revenir à un niveau hiérarchique supérieur, taper sur shift+tab ou sur le raccourci : 1. Chapitre 1 2. 1. Chapitre 1 1.1. Section 1 1. Chapitre 1 2. Si on souhaite recommencer la numérotation, faire un clic droit sur le numéro. Le menu contextuel suivant apparaît : Choisir "Recommencer la numérotation". Averseng Informatique : Word, fiches - 11/23
Il est possible de personnaliser les styles de numérotation à partir d'un modèle existant : 1. Sélectionner un modèle 2. Cliquer sur "personnaliser" 1 2 La fenêtre suivante apparaît : 1 2 3 4 Il est alors possible : 1. De choisir le niveau du numéro que l'on souhaite modifier 2. De mettre un nom avant la numérotation ("Chapitre" par exemple) 3. De choisir le type de numérotation pour chacun des niveaux (1, 2, 3, ou a, b, c ) 4. De choisir de commencer la numérotation à partir d'un nombre donné. Averseng Informatique : Word, fiches - 12/23
Fiche Word n 6 : Styles et Modèles Styles Un style correspond à la mise en forme d un texte, d un titre, tant au niveau de la police, de la taille Ils sont très utiles dans la mise en forme : tous les titres d un même niveau auront exactement la même mise en forme. Ils seront utilisés aussi dans les modèles de documents que l utilisateur pourra créer (Sous XP : «Fichier», «Nouveau», «Créer à partir d un modèle», «Modèles généraux», puis «Créer un nouveau modèle» en bas à droite de la fenêtre de dialogue). Leur raccourci est situé dans la barre «mise en forme», à gauche : Plusieurs styles («Titre1», «Titre2» ) sont déjà disponibles, mais il est bien sur possible d en créer de nouveaux. Pour utiliser un style existant : 1. Sélectionner le texte à mettre en forme 2. Cliquer sur la flèche à droite du bouton «style» Cliquer sur le style désiré Pour créer un nouveau style : 1. Mettre en forme le texte. 2. Le sélectionner 3. Cliquer dans la zone d écriture du bouton style 4. Saisir le nom que l on désire donner à ce style. Exemple : STYLE1 5. Valider («Entrer») 6. Le nouveau style est a présent disponible dans le menu déroulant du bouton «style» Exemple : 1. Les impératifs de l homme STYLE1 a) Bla STYLE2 Il existe pour l homme d autres impératifs que ceux du droit. b) Bla bla STYLE2 A la vérité, il n est pas toujours facile de discerner ce qui sépare de ces autres règles les règles proprement juridiques. 2. Origine des règles STYLE1 On peut même considérer que cette séparation est le produit d une certaine civilisation juridique : dans les systèmes orientaux (spécialement, droit chinois ancien), tout était confondu. Averseng Informatique : Word, fiches - 13/23
Fiche Word n 7 : Table des matières, Index, Table des illustrations Ces fonctions de Word permettent de faciliter la mise en page des rapports, mémoires Table des matières La création d un sommaire par Word repose sur les «styles». Il est en effet nécessaire de mettre en forme l ensemble du texte en utilisant un style propre à chaque niveau de titre. Exemple : Chapitre 1 : STYLE1 (Verdana, gras, souligné, 14, surligné gris) Section 1 : STYLE2 (Verdana, gras, souligne, 12) La démarche à suivre est alors la suivante : 1. Se placer à l endroit où l on désire insérer un sommaire 2. Dans le menu «insertion», choisir «tables et index» (dans le sous menu «références» dans Word XP), puis «table des matières». La fenêtre suivante apparaît : 3. Par défaut, les styles de référence sont ceux pré enregistrés. Il faut donc les modifier : cliquer sur «Options». Averseng Informatique : Word, fiches - 14/23
4. Il faut définir l ordre des titres de notre table des matières : saisir «1» en face du style correspondant au 1 er niveau de titre, puis 2 pour le suivant Et supprimer les anciens niveaux (1, 2 et 3 en face de Titre 1, Titre 2 et Titre 3) 5. Cliquer sur OK 6. Dans la fenêtre «table des matière», choisir le modèle désiré («Format»). Cliquer sur OK. La table apparaît avec les numéros de page correspondants. Index Le principe de l index automatique est le suivant : 1. Il faut dans un premier temps «marquer» les mots qui devront être présents dans l index : dans le menu «insertion», choisir «tables et index» (dans le sous menu «références» dans Word XP), puis «index». La fenêtre suivante apparaît : 2. Cliquer sur «Marquer entrée». La fenêtre suivante apparaît : Averseng Informatique : Word, fiches - 15/23
3. Sélectionner le mot à marquer puis cliquer sur la zone de saisie «Entrée». Le mot apparaît dans cette zone. Cliquer sur «Marquer». Renouveler l opération pour tous les autres mots à entrer. Cliquer sur «Fermer». Remarque : Word affiche automatiquement tous les caractères et une parenthèse apparaît à côté de chaque mot marqué. Elle ne sera pas visible à l impression. Pour masquer ces parenthèses, cliquer sur 4. Se positionner à l endroit où l on veut insérer l index. 5. Ouvrir à nouveau la fenêtre «Index». Choisir le modèle d index désiré («Formats»). Cliquer sur OK. L index apparaît avec les numéros de page correspondants. Pour supprimer une entrée, afficher tous les caractères placée à coté du mot que l on désire retirer de l index. et supprimer la parenthèse Exemple : Il existe pour l homme d autres impératifs que ceux du droit. A la vérité, il n est pas toujours facile de discerner ce qui sépare de ces autres règles les règles proprement juridiques. On peut même considérer que cette séparation est le produit d une certaine civilisation juridique : dans les systèmes orientaux (spécialement, droit chinois ancien), tout était confondu. civilisation, 4 C droit, 4 D juridiques, 4 J produit, 4 P Averseng Informatique : Word, fiches - 16/23
Table des illustrations 1. Se positionner au dessus (ou au dessous) de la photo, du dessin, schéma, graphique à numéroter. 2. Dans le menu «insertion», choisir «Légende». La fenêtre suivante apparaît : 3. Lui donner un nom («étiquette») si désiré. Cliquer sur OK. 4. Renouveler l opération pour chacune des illustrations du document. 5. Se placer à l endroit où l on veut insérer la table des illustrations. 6. Dans le menu «insertion», choisir «tables et index» (dans le sous menu «références» dans Word XP), puis «table des illustrations». La fenêtre suivante apparaît : 7. Choisir le modèle désiré : «formats». 8. Cliquer sur OK. La table des illustrations apparaît avec les numéros de page correspondants. Averseng Informatique : Word, fiches - 17/23
Fiche Word n 8 : Publipostage Le publipostage, ou mailing, permet d éditer un très grand nombre de lettres (ou enveloppes ou étiquettes) à partir d un modèle de départ et d un tableau regroupant les informations concernant les différents «destinataires». Pour effectuer un publipostage, il faut donc : Un tableau de données (document Word, Excel, ou Access par exemple). Exemple : (document Excel : «Exercice publipostage») N Nom Prénom Adresse Code Postal Ville N Info D info 1 Tapie Bernard 8 rue des alouettes 13000 Marseille 9,00 Non Acquis 2 Smet Jean- Philippe 50 rue Beethoven 59000 Lille 15,17 Acquis 3 Audouche Julie 2 place des Brot 69000 Lyon 13,63 Acquis 4 François Claude 5 square Madeleine 69001 Lyon 7,99 Non Acquis 5 Chancel Annie 2 rue du curé d'ars 75003 Paris 3,32 Non Acquis 6 Levy Raymond 12 rue du conclave 75011 Paris 10,38 Acquis 7 Amiral Gérard 23 rue des fouines 75012 Paris 8,93 Non Acquis 8 Montand Yves 20 rue d'italie 75013 Paris 20,70 Acquis 9 Signoret Simone 22 rue d'italie 75013 Paris 7,89 Non Acquis 10 Lemoine Claude 26 rue Vivaldi 75016 Paris 17,35 Acquis 11 Aulne Lucie 15 rue des Dames 75018 Paris 8,71 Non Acquis 12 De la Motte Anne-Lise 6 place du tertre 75018 Paris 19,55 Acquis 13 Zetoun Zébulon 89 rue paradis 75020 Paris 10,00 Acquis 14 Grimaldi Albert 1 rue du palais 95000 Monte-carlo 5,28 Non Acquis 15 Grimaldi Stéphanie 1 rue du palais 95000 Monte-carlo 7,32 Non Acquis 16 Dubois marc 2 rue dupond 14100 LISIEUX 8,55 Non Acquis Un modèle de lettre (sous Word) qui inclura les différents champs de fusions (i.e. les titres de chaque colonne du tableau de donnée). Exemple (document Word) L assistant publipostage permet de faciliter la mise en œuvre du publipostage : Dans le menu «Outils», choisir «Lettres et publipostage», puis «Assistant Fusion et publipostage». Averseng Informatique : Word, fiches - 18/23
Suivre ensuite les différentes étapes de l assistant : Etape 1 : choix du type de document (Lettres, enveloppes, Etiquettes ) Etape 2 : choix du document de base (modèle de la lettre par exemple) Etape 3 : choix des destinataires (i.e. liste des données) Choisir le fichier qui contient le tableau de donnée. S il s agit d un classeur Excel, il faut choisir la feuille contenant les données : Averseng Informatique : Word, fiches - 19/23
Les données apparaissent ainsi : Etape 4 : Ecriture de la lettre modèle. Ici, il faudra notamment veiller à bien placer les «champs de fusion» Afin de faciliter la réalisation de ce document «modèle», il est conseillé d utiliser la barre outil «Fusion et publipostage». Dans le menu déroulant «Affichage», choisir «Barres d outils», puis «Fusion et publipostage» Averseng Informatique : Word, fiches - 20/23
La Barre outil «Fusion et publipostage» apparaît : Affiche la liste des destinataires Insérer des champs de fusion Mode publipostage : permet de passer de la lettre de départ (modèle) aux lettres fusionnées Le sixième bouton permettra d insérer les champs de fusion aux endroits désirés : Averseng Informatique : Word, fiches - 21/23
Etape 5 : Fusion entre le modèle et le tableau de données : Le huitième bouton de la barre d outil «Fusion et publipostage» permet aussi d effectuer cette opération. Le résultat est alors le suivant : Averseng Informatique : Word, fiches - 22/23
Remarque : Sous Office XP, Word, lors de la fusion, ne récupère pas la mise en forme de départ des données. Pour résoudre ce problème, une solution consiste à : Dans Word, Cliquer sur le menu «Outils», puis «Options». Choisir l onglet «Général» et cocher l option «Confirmation des conversions lors de l ouverture». Lancer l assistant publipostage. Dans l étape 3 (choix du fichier des destinataires), une nouvelle fenêtre apparaît : Choisir «Feuilles de calcul MS Excel via un DDE (*.xls)», puis OK. Finir la fusion (Cf. Supra). Averseng Informatique : Word, fiches - 23/23