Inscriptions via le site de la commune : http://www.lahulpe.be En dehors des périodes d inscription, le site est fermé. Inscriptions possibles par téléphone lors des permanences. Responsable: Renseignements: Josiane Fransen, Echevine de la Jeunesse Administration Communale de La Hulpe Anne-Catherine Verkaeren coordinatrice communale Rue des Combattants, 59-1310 La Hulpe Tél.:02/634.30.78 - Fax: 02/652.24.55 Mail: anne-catherine.verkaeren@lahulpe.be Coordination plaines maternelles (2,5 5 ans) : François Mulamba : 0476/572.768 Coordination plaines primaires (6-12 ans) : Anne-Catherine Verkaeren : 02/634.30.78 Coordinatrice du Groupe IFAC ASBL : 0493/185.011 (uniquement pendant la période des plaines) 1
Plaines de La Hulpe Périodes d'inscription Un tout cartable reprenant ces dates est diffusé en septembre. Ainsi qu avant les plaines d été. Merci de respecter les délais d'inscription afin que nous puissions organiser au mieux les plaines tant pour les enfants (organisation de sorties, ) que pour l'engagement d'animateurs en suffisance. Explication de la "mailing-list". A chaque période d'inscription, nous envoyons un mail de rappel. Gain de temps inestimable puisque vous n'avez plus à penser aux périodes d'inscription. Si cela vous intéresse, veuillez envoyer un email à l'adresse suivante: anne-catherine.verkaeren@lahulpe.be 2
Comment s organisent nos Centres de Loisirs? L organisation des plaines se fait toujours sous la houlette de la commune mais avec des équipes de professionnels, de l ISBW et du Groupe IFAC ASBL, dans l intérêt de vos enfants. L I.S.B.W. organise les plaines pour les enfants de 2,5 à 5ans (maternelles), ils prendront en charge les animations ainsi que la facturation et l envoi des attestations fiscales. L équipe d animateurs professionnels de l ISBW sera supplée par un ou deux animateurs communaux en fonction du nombre d enfants inscrits. La Commune organise les plaines pour les enfants de 6 à 12 ans (primaires), en collaboration avec le Groupe I.F.A.C. ASBL. La Commune se charge des inscriptions, de la facturation, de l envoi des attestations fiscales. Le Groupe IFAC ASBL, quant à lui, s occupera de l animation, du choix des sorties, des thèmes, et de la coordination sur place. Leur équipe d animateurs professionnels sera supplée par un ou deux animateurs communaux en fonction du nombre d enfants inscrits. L accueil du matin et du soir est toujours prévu de 7h* à 8h30 et de 16h30 à 18h*. Il est organisé par l ISBW et sera facturé ultérieurement par l ISBW, en fonction de vos jours de présence. *Possibilité d accueil avant 7h et après 18h contact préalable au 0478/309.566 Les inscriptions, pour les maternelles et pour les primaires, se font toutes via le site de l ISBW, le lien est disponible sur le site de la commune. En dehors des périodes d inscription, le site est fermé. En cas d inscription tardive, il est indispensable de téléphoner à la coordinatrice communale. Toutes les inscriptions se font à la semaine!!! Les projets d accueil de l I.S.B.W. et du Groupe I.F.A.C. ASBL ainsi que le Règlement d Ordre Intérieur sont disponibles sur simple demande à la coordinatrice communale 3
Et concrètement, ça donne quoi? Pour les enfants âgés entre 2,5 et 5 ans (maternelles) Organisation par l I.S.B.W. L I.S.B.W. est l Intercommunale Sociale du Brabant Wallon. A la demande de la commune, ce service nous mettait à disposition des professionnels qualifiés pour l animation des enfants âgés de 2,5 à 3 ans et de 9 à 12 ans, mais également pour l accueil du matin et du soir. A présent, L ISBW a repris l organisation des plaines pour les maternelles, en collaboration avec la commune. Les «maternelles» seront divisés en 2 groupes : 2,5 3 ans / 4 5 ans, tous deux encadrés par 2 animateurs I.S.B.W. et 1 animateur communal. Coût : 1 er enfant : 5 /jour => 25 / semaine 2 ème enfant : 4,50 /jour => 22,50 / semaine 3 ème enfant : 4 /jour => 20 /semaine Les collations saines pour le goûter sont proposées par l ISBW Coût : 0.50 / collation => 2,50 /semaine En continuité avec ce qui se fait dans les écoles communales pendant l année, l ISBW propose des collations saines pour tous les enfants de maternelles : fruit, yaourt, céréales, biscuits, Vous devez toutefois encore penser à prendre le 10h et le repas de midi. 4
Pour les enfants âgés entre 6 et 12 ans (primaires) Organisation par Le Groupe I.FA.C. ASBL Le Groupe IFAC ASBL est un service de jeunesse reconnu et agrée par la Communauté française et l O.N.E. Pour les plaines, il nous délivre 2 animateurs qualifiés et spécialisés dans un domaine bien précis (par exemple, les marionnettes), en fonction du thème de la semaine. Un animateur communal ayant suivi une formation de base sur le thème proposé les accompagnera pendant toutes les plaines. Nous précisons que le thème ne sera pas rigide, les animateurs tiendront compte des motivations des enfants. De plus, les après-midi seront consacrées au sport et aux jeux extérieurs. Coût : Enfants domiciliés sur La Hulpe: 1 er enfant: 30 /semaine ou 24 /semaine de 4j 2 ème enfant: 28 /semaine ou 22 /semaine de 4j 3 ème enfant: 26 /semaine ou 20 /semaine de 4j Enfants non-domiciliés sur La Hulpe: 1 er enfant: 60 /semaine ou 48 /semaine de 4j 2 ème enfant: 58 /semaine ou 46 /semaine de 4j 3 ème enfant: 56 /semaine ou 44 /semaine de 4j Et pour tous les enfants, Un accueil le matin et le soir, organisé par l ISBW Un accueil possible dès 7 heures et jusqu à 18 heures! * L équipe d animateurs et d animatrices de l'i.s.b.w. accompagnera les enfants dans leurs exploits tout au long de la journée ; mais les animateurs seront aussi présents avant et après tout le monde! Dès 7h, ils seront là pour accueillir les enfants dont les parents travaillent et le soir, d'autres animateurs prennent le relais pour garder les enfants jusque 18h. Tarif de l accueil : Forfait de 1,50 par jour par enfant ¼ h de gratuité est offert le matin et le soir Il est à noter que : - un tarif adapté est toujours possible, sur base d une enquête sociale, pour maintenir l accessibilité pour tous, - une attestation fiscale sera fournie sur base des montants payés. - *Possibilité d accueil avant 7h et après 18h contact préalable au 0478/309.566 5
Comment se passent les inscriptions? Périodes d inscription A chaque période de vacances scolaires, nous organisons des plaines. Afin de prévoir tout le nécessaire (engagement des animateurs, réservation des sorties, achat de matériel, ), nous prévoyons des périodes d inscription. Un tout cartable est envoyé en début d année scolaire ainsi qu avant les plaines d été rappelant les périodes d inscription. Vous les trouverez également au début de ce règlement. Vous pouvez également faire partie de notre mailing-list et recevoir les rappels et les informations concernant les plaines et certaines activités à destination des enfants. Pour ce faire, il suffit de le demander en envoyant un courriel à Anne-Catherine Verkaeren. Vous serez ainsi repris dans la mailing-list jusqu à ce que vous demandiez la suppression de votre nom dans la liste. Adresse mail d Anne-Catherine Verkaeren : anne-catherine.verkaeren@lahulpe.be Pour inscrire RAPPEL : Inscriptions à la semaine! Toutes les inscriptions se vont via le site http://www.lahulpe.be, allez dans l onglet «plaines» et cliquez sur le lien «inscription». Vous serez redirigé vers le site de l ISBW. Si vous n avez pas accès à Internet, vous pouvez téléphoner à la coordinatrice communale lors des permanences prévues à cet effet. Notons que les renseignements encodés par les parents sont nécessaires pour accueillir leurs enfants dans les meilleures conditions. En outre, toutes les informations renseignées via ce formulaire ne devront plus être retranscrites manuellement par les parents sur les documents d'inscription le premier jour de l'accueil. Ces données seront utilisées pour le suivi journalier des enfants et sont réservées à une utilisation interne. Les informations relatives à la santé seront détruites une fois la plaine terminée. Conformément a la loi sur le traitement des données personnelles, chaque parent a le droit de consulter ses données et celles de ses enfants et de les modifier a tout moment. Procédure d inscription et paiement 1. Inscription via notre formulaire en ligne. En cas de question ou si vous ne pouvez pas accéder au formulaire, notre service est a votre disposition par email 3-12.compta@isbw.be ou par téléphone du lundi au vendredi de 09h00 à 17h00 au 081/62.27.75. 2. Envoi d'un email automatique de confirmation de réservation a l'adresse renseignée lors de la réservation. 6
Pour les maternelles et l accueil du matin et du soir : 3. Dans les 2 jours, envoi par email d'une invitation à payer sur base des informations renseignées via notre formulaire. Le paiement est à effectuer dans les 10 jours. Passé ce délai, l'inscription de votre enfant à la plaine n'est plus garantie. 4. Confirmation de la réception du paiement. Dès réception de votre paiement, nous vous confirmerons, par email, l'inscription définitive de votre (vos) enfant(s) a la plaine et/ou a l'accueil avant 08h30 et après 16h30. Via cet email, nous sommes susceptibles de vous demander des informations complémentaires non renseignées lors de l'inscription. 5. Signature des documents originaux. Les documents nécessaires à l'inscription seront générés automatiquement sur base des données renseignées via notre formulaire. Ces documents seront à votre disposition le premier jour de plaine sur le lieu d'accueil. Nos animateurs vous demanderont de signer et éventuellement compléter : Le formulaire d'inscription 915F si votre enfant n'a jamais participe à nos activités. La fiche santé. 6. Remise de documents le premier jour de la plaine. Preuve de paiement d'allocations familiales renseignant le nom de cette caisse (extrait de compte bancaire ou carte d'attributaire). Uniquement si votre enfant n'a jamais participé à nos activités. Photo. Uniquement pour les enfants en maternelles qui sont accueillis pour la première fois par l'isbw. Pour les primaires : Pour l accueil du matin et du soir : la procédure est la même que pour les maternelles Pour l accueil en journée : vous recevrez une facture de la part de la Commune avant les plaines. Nous précisons que le coût des plaines ne doit pas être un obstacle au bien-être de vos enfants. N hésitez pas à prendre contact avec la coordinatrice Anne-Catherine Verkaeren, qui est aussi assistante sociale, au 02/634.30.78 afin de trouver une solution. Quelles sont les limites à l'inscription? Afin de pouvoir offrir un accueil de qualité à vos enfants, nous sommes obligés de limiter le nombre d enfants inscrits. Après la période d inscription, l accès au site est bloqué. Pour tout changement ou toute inscription tardive, vous devez impérativement passer par la coordinatrice communale qui pourra faire l inscription en fonction des places disponibles. Aucune inscription n est donc garantie en dehors des périodes d inscription. Si vous souhaitez inscrire votre enfant et qu il n y a plus de place, une liste d attente est prévue et vous serez contacté si une place se libère. 7
Inscrit mais absent? Et oui, notre effectif d'animateurs, engagés et rémunérés pour gérer les groupes d enfants, tient, évidemment, compte du nombre des enfants inscrits. De plus, certaines activités demandent, au préalable, des inscriptions fermes et définitives. Pour les enfants de 2,5 à 5 ans - maternelles (ISBW) Les plaines, l'accueil et les collations ont été payés d'avance lors de l'inscription. Des éventuels remboursements pourront être octroyés si l'enfant ne s'est pas présenté aux plaines uniquement si la procédure suivante est respectée : 1. Un certificat médical ou un courrier justifiant d'un cas de force majeure est envoyé, au plus tard la semaine qui suit l'absence, par email a 3-12.compta@isbw.be ou par courrier à l'adresse ci-dessous en mentionnant lisiblement le nom de l'enfant, la plaine et le(s) jour(s) concernes. ISBW - Service Extrascolaire Beatrice Piret Nathalie Lambert Rue de Gembloux 2-1450 Chastre 2. Pour une bonne organisation de nos activités, nous vous demandons de prévenir les animateurs du lieu par téléphone le plus tôt possible Pour les enfants de 6 à 12 ans - primaires (Commune Groupe IFAC ASBL) Si pour une raison médicale, votre enfant devait être absent, un remboursement peut être octroyé par le Collège Communal aux conditions suivantes : - prévenir la coordination le plus tôt possible et, au plus tard, le jour-même en téléphonant au 02/634.30.78 ou en envoyant un email à l adresse suivante : annecatherine.verkaeren@lahulpe.be. - introduire (dans la semaine suivant la fin du Centre) une lettre explicative mentionnant vos coordonnées bancaires, accompagnée d un certificat médical et d une attestation de paiement de l inscription, le tout est à adresser au : Collège Communal Administration communale de La Hulpe Rue des Combattants, 59 1310 La Hulpe - Aucun remboursement ne sera accordé pour des montants inférieurs à 15 ni pour une absence de moins de trois jours consécutifs. - Les remboursements se feront uniquement aux périodes suivantes : - 1 er octobre pour les plaines d été - 1 er février pour les plaines d automne et d hiver - 1 er juin pour les congés de carnaval et de printemps Si une raison personnelle devait empêcher l enfant de participer aux journées de stage pour lesquelles il est inscrit, veuillez également en avertir le responsable et adresser par écrit votre requête au Collège. Chaque cas particulier sera examiné. 8
Les horaires n ont pas changé Nos animateurs sont dévoués, mais... eux aussi ont besoin d un repos après une journée bien remplie. De plus, après le départ des enfants, ils ont aussi la journée du lendemain à préparer. Nous vous demandons donc d être vigilants et de vous tenir à l horaire précis que vous avez vous-même décidé. Il n'est pas question, sauf cas de force majeure, de venir chercher son enfant avant l'heure prévue. Les activités commencent à 9h. Soyez à l'heure!!! Sinon votre enfant risque de ne pas pouvoir participer pleinement à l'activité et cela perturbe aussi l'organisation du groupe. HORAIRE type 7h 8h30 Les lève-tôt sont accueillis et pris en charge par l'équipe de l'isbw. 8h30 9h00 C'est le moment des retrouvailles! Les enfants sont accueillis et ont mille choses à se dire...mais dès 9 h 00, les activités débutent et il n est pas rare qu à 9 heures 05, tous les groupes soient partis vivre leurs aventures. Soyez vigilants et veillez à ce que votre enfant n arrive jamais après l heure fatidique de 9 heures. 16h00 Les activités se terminent et les parents peuvent venir chercher leurs enfants. 16h30 18h L'équipe ISBW reprend le relais pour l'accueil du soir. Et pour finir quelques petits conseils bien utiles Pour les petits qui font la sieste : N'hésitez pas à apporter doudou, tétine, oreiller, couette et vêtements de rechange pour que la sieste de vos tout-petits soit agréable. En ce qui concerne la discipline : Il est évident que pour participer aux plaines, l enfant doit être capable de respecter les consignes transmises par les animateurs du Centre. Il doit respecter les autres, les locaux et le matériel mis à sa disposition. Tout manquement aux règles de sécurité et de discipline, de respect des adultes ou des autres enfants peut entraîner des sanctions. Nous rappelons aussi que les parents sont partenaires de l accueil et peuvent se référer aux projets de l ISBW ou du Groupe IFAC Asbl. Les attestations fiscales : Étant un centre de vacances reconnu par l ONE, nous vous enverrons une attestation fiscale pour l exonération de vos frais de garde. Cette attestation vous sera envoyée une fois par an, dans le courant du 1 er semestre de l année suivante. 9