SOMMAIRE : 1. Objet 2. Objectifs 3. Domaine d application 4. Documents associés 5. Textes de référence 6. Destinataires 7. Préambule 8. A la prise du véhicule 9. Au retour du véhicule 10. Cas particuliers 11. Conseils pratiques 12. Annexes DATE DE DIFFUSION : DESTINATAIRES : Personnel soignant Personnel encadrant Personnel administratif Date Intitulé (création ou évolution) HISTORIQUE Rédacteur (nom, visa) Vérificateur (nom, visa) Approbateur (nom, visa) 1
1. Objet - Décrire l utilisation des véhicules au quotidien 2. Objectifs - Assurer la bonne utilisation des véhicules dans un cadre sécuritaire des agents - Assurer la traçabilité et continuité des soins 3. Domaine d application - Ensemble des salariés des SSIAD / ESAD 4. Documents associés - Charte d utilisation des véhicules - Procédures incidents, accidents, - Règlement Intérieur : «utilisation des véhicules» 5. Textes de référence - Code de la route - Sécurité routière - Photocopie de la carte grise et texte de loi - Conditions Cofiparc / organisme loueur 6. Destinataires - toutes personnes des SSIAD / ESAD (soignants, encadrants et administratifs) - toutes personnes salariées de l UTML 7. Préambule Les véhicules mis à disposition des collaborateurs des SSIAD pour l exercice de leurs fonctions sont des véhicules de service. Cette procédure concerne l utilisation des véhicules mis à disposition à titre professionnel. Tout véhicule doit être rendu et ramené au service à la fin de chaque journée de travail (sauf en cas d intempérie ou situation exceptionnelle avec l autorisation de l IDEC de service ou d astreinte). Celui peut être conservé par l agent lors d une journée en coupé. Les personnes véhiculées sont toutes assurées, sous la responsabilité (en terme de sécurité : siège auto, port de la ceinture, ) du conducteur devant être obligatoirement salarié de l UTML. Nous rappelons que tout utilisateur doit être en possession de son permis de conduire et doit signaler à son employeur la perte de celui-ci. En cours d exécution de contrat, l employeur peut demander à tout moment au salarié de prouver qu il en est toujours titulaire. Les utilisateurs doivent signaler au service tout problème de chauffage, de batterie Le service met à disposition durant toute l année une bombe dégivrante et du liquide lave-glace (antigel). Du matériel est mis à disposition dans le véhicule : bâche antigel, grattoir, balayette, couverture de survie, gilet, triangle, lampe. Pensez à vérifier le niveau du réservoir du liquide lave-glace et à le compléter si besoin! Pensez à vérifier la présence de tout matériel mis à disposition et signaler au service tout manquement! 2
8. A la prise du véhicule Véhicule attribué à une tournée spécifique par l encadrement Véhicule aléatoire Prendre les documents du véhicule : pochette et son contenu à vérifier (clefs, photocopie carte grise / texte de loi, carte dite accréditive du loueur, carnet de bord, carte verte, constat) Il est précisé que les loueurs conservent désormais les originaux des cartes grises et ne transmettent désormais qu une copie de celle-ci. Le décret autorisant cette pratique est fourni dans la pochette du véhicule, afin d être présenté le cas échéant aux forces de l ordre à l occasion d un contrôle. Vérifier que le matériel de sécurité est bien présent et signaler tout manquement (gilet, triangle, éthylotest, disque de stationnement) Remplir le carnet de bord de suivi des véhicules : Noter le N immatriculation Noter son nom Cocher le site d utilisation Noter le nombre de km au départ de tournée Noter si une anomalie est observée à la prise du véhicule ; sinon RAS Noter tout autre commentaire relatif au véhicule, au trajet (déviation, ) ou à l utilisation particulière du véhicule (Formation, ). Faire le tour du véhicule pour en vérifier l état général Noter RAS s il n y a rien à signaler Noter dans la partie «état» toutes observations non encore signalées et se référer à la procédure «incidents / dégradation» Vérifier le niveau de carburant et faire le plein en fin de tournée si nécessaire 3
Consignes générales de conduite : Un bordereau de suivi des véhicules doit être saisi et correspond à une tournée ; Lors que vous êtes de coupé, faire un bordereau le matin et un autre l après-midi ou le soir. Stationner le véhicule sans danger et de manière à ne pas gêner les autres usagers! Utiliser le disque de stationnement en zone bleue Privilégier les grands axes principaux. Penser à vos collègues de week-end, faites le plein de carburant le vendredi! Se référer à la procédure «Gestion des intempéries» en cas de conditions climatiques particulières. Adopter une conduite prudente et adapter votre vitesse aux circonstances : lieux traversés, conditions de circulation et conditions climatiques, état de la chaussée et état des pneus. Respecter le code de la route : respecter la vitesse maximale autorisée et les distances de sécurité (cf. 11. Conseil pratiques / quelques chiffres) Pour information, en l état actuel de la réglementation française, il n est pas obligatoire de posséder des ampoules de rechange dans le véhicule (mais ceci est fortement recommandé). Plein de carburant : Chaque carte carburant est attribuée à un véhicule bien défini et un seul. Si celle-ci est utilisée pour un autre véhicule, cela engendrerait des anomalies au niveau du fournisseur (Total). Effectuer le plein de carburant lorsque le réservoir est entre ¼ et ½ - ne pas attendre d être sur la réserve! -, cocher dans le bordereau de suivi que le plein a été effectué et agrafer le ticket de paiement au bordereau du véhicule. Attention lors de la saisie du kilométrage au compteur avant la saisie du code carte carburant. Relever et noter les Km exacts pour éviter toutes anomalies. Lavage des véhicules : Lavage extérieur 1 fois / mois au minimum (sauf en hiver, éviter les jour de fortes gelées) Demander des jetons en station Total en utilisant la carte carburant Nettoyage intérieur 1 fois / mois au minimum Utiliser les aspirateurs mis à disposition par le service Suivre le planning du service 4
9. Au retour du véhicule Faire le tour du véhicule pour en vérifier l état général Noter RAS s il n y a rien à signaler Noter dans la partie «état» toutes observations non encore signalées et se référer à la procédure «incidents / dégradation» Remplir le carnet de bord de suivi des véhicules : Noter le nombre de km au retour de tournée (au domicile ou au service) Noter si une anomalie est observée à la restitution du véhicule ; sinon RAS Cocher si le plein de carburant est effectué ce jour Noter toute autre commentaire relatif au véhicule, au trajet (déviation, ) ou à l utilisation particulière du véhicule (Formation, ). Ranger la pochette du véhicule avec tout son contenu au service Signaler au service (secrétariat ou IDEC) toutes anomalies ou problèmes 5
10. Cas particuliers Amende / contravention : Prévenir son service lors d une amende ou contravention. Le paiement des contraventions incombe dans tous les cas au conducteur, responsable du respect du code de la route. Toutefois, l UTML encourage les contrevenants à s acquitter du règlement de la contravention dès réception, ce afin d éviter toute majoration. En cas de contravention entraînant également un retrait de points, l employeur est tenu de communiquer les informations relatives au conducteur aux autorités compétentes. Retrait de permis : Le contrat de travail stipulant la nécessité de posséder le permis de conduire, l agent n ayant plus de permis en court de validité, devra en avertir immédiatement l IDEC de son service. L agent sera alors suspendu en l attente d une décision hiérarchique. Véhicule de location : Dans le cadre d un véhicule de location : Vérifier le type de carburant (essence ou diesel) et utiliser la carte carburant supplémentaire fournie par votre service pour en faire le plein (NB : lors de sa restitution, le véhicule loué doit contenir au moins le même niveau de carburant présent initialement). Signaler tout incident auprès du service (rayure, ) Relever le nombre de Km au compteur initialement et à la restitution du véhicule, mais il n est pas nécessaire de remplir des bordereaux quotidiens. 11. Conseils pratiques / quelques chiffres La vitesse fait gagner très peu de temps : Un conducteur qui roule sur autoroute pendant une heure à 140 Km/h, au lieu de 130 Km/h autorisés, gagne environ 3 minutes sur 100Km. Ce gain vaut-il la peine de prendre des risques? Plus la vitesse augmente, plus le champ visuel est réduit : A 40 Km/h le champ de vision est de 100, à 130 Km/h il est seulement de 30. La distance de sécurité est importante au freinage et encore plus sur route mouillée : Sur route sèche, à 50 Km/h il faut 14m pour le temps de réaction et 14m pour le freinage (soit 28mètres), à 90 Km/h il faudra 25m pour réagir et 45m pour freiner (soit 70mètres). 6
12. Annexes 7
EMARGEMENT Noms Prénoms Réception de la procédure le : Signature 8