REGLEMENT INTERIEUR DE L ASSOCIATION GFP SERVICES ET DE SES ANTENNES Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l association GFP SERVICES. Il s applique obligatoirement à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il est disponible au siège de l association et une copie doit être remise à chaque adhérent qui en fait la demande (moyennant une participation au frais de reprographie de 5 euros). Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d ambiguïté ou de contradiction, les statuts s appliquent par priorité sur le règlement intérieur. Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l association. Il concerne notamment : - L adhésion à l association - La cotisation - Les institutions de l association - Les attributions des organes dirigeants - La charte du bénévole - La charte des usagers - Les dispositions diverses TITRE 1 - L ADHESION A L ASSOCIATION GFP SERVICES ARTICLE N 1 ADMISSION DES MEMBRES L'association peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter les conditions et la procédure d'admission prévue aux: - Article n 3 catégorie de membre de composition ; - Article n 4 les membres fondateurs ; - Article n 5 les membres actifs bénévoles ; - Article n 6 les membres actifs salariés ; - Article n 7 les membres utilisateurs ; - Article n 8 les membres donateurs ; ARTICLE N 2 REFUS D ADMISSION L association se réserve le droit de refuser la demande d adhésion, sans avoir à motiver sa décision. ARTICLE N 3 CATEGORIE DE MEMBRE DE COMPOSITION Parmi ses membres, l association GFP SERVICES distingue les catégories suivantes : - Les membres fondateurs - Les membres actifs - Les membres utilisateurs - Les membres donateurs
ARTICLE N 4 LES MEMBRES FONDATEURS Les fondateurs soussignés de l association GFP SERVICES, sont membres fondateurs. Ils sont dispensés de cotisation annuelle mais ils doivent acquitter le prix des services rendus par l association. Lorsqu ils s engagent dans les activités de l association, les membres fondateurs assurent leurs fonctions bénévolement. Ils disposent d un droit de vote en assemblée générale. ARTICLE N 5 LES MEMBRES ACTIFS BENEVOLES Les membres actifs bénévoles de l association GFP SERVICES acquièrent cette qualité par décision du bureau en raison des services qu'ils ont rendus ou sont amenés à rendre à l'association. Ils sont dispensés de cotisation. Lorsqu ils sont engagés dans l activité de l association, les membres actifs bénévoles assurent leurs fonctions bénévolement. Ils disposent d un droit de vote en assemblée générale. ARTICLE N 6 LES MEMBRES ACTIFS SALARIES Les membres actifs salariés de l association GFP SERVICES acquièrent cette qualité par décision du bureau en raison des services qu'ils sont amenés à rendre à l'association. Ils sont dispensés de cotisation. Lorsqu ils sont engagés dans l activité de l association, les membres actifs salariés assurent leurs fonctions moyennant une rémunération correspondante à leur travail effectif eu égard à l importance des services rendus, compte tenu des usages professionnels. Ils disposent d un droit de vote en assemblée générale. Ils sont éligibles au conseil d administration dès lors qu ils ne représentent pas plus du quart des membres du conseil d administration et qu ils y figurent en qualité de représentants élus des salariés dans le cadre d un accord concernant la représentation du personnel. Ils ne sont pas éligible au bureau. ARTICLE N 7 LES MEMBRES UTILISATEURS Toute personne physique ou morale souhaitant utiliser les produits/services de l association GFP SERVICES doit y adhérer en tant que membre utilisateur et acquitter pour cela la cotisation annuelle prévue à l article n et le prix des produits/services utilisés. Ils ne disposent pas de droit de vote en assemblée générale. ARTICLE N 8 LES MEMBRES DONATEURS Toute personne physique ou morale qui fait un don à l association GFP SERVICES en nature ou en espèce pour contribuer au développement et aux objectifs de l association obtient le statut honorifique de membre donateur de l association. Il ne participe pas à l activité de l association. Ils ne disposent pas de droit de participation ni de vote en assemblée générale. Le montant minimum du don est prévu à l article n 9. TITRE 2 COTISATION ET TARIFS ARTICLE N 9 ADHESION A L ASSOCIATION Les membres fondateurs, les dirigeants, et les membres actifs ne paient pas de cotisation. Les membres utilisateurs doivent s acquitter d une cotisation. Le montant de celle-ci est fixé chaque année par le conseil d'administration. Le versement de la cotisation doit être établi par chèque à l'ordre de l'association et effectué le jour de l adhésion à l association GFP SERVICES.
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre en cours d année. Les membres donateurs doivent s acquitter d un don dont le montant minimum est fixé chaque année par le conseil d'administration. ARTICLE N 10 PRIX DES PRODUITS ET SERVICES FOURNIS PAR L ASSOCIATION Ils sont fixés chaque année par le conseil d'administration. Nul usager ne peut être dispensé du paiement du prix. Toutefois, le conseil d'administration peut accorder des remises sur les prix ou octroyer des délais de paiement, si la situation de l adhérent l exige. ARTICLE N 11 CONSEQUENCES DE L ADHESION : DROITS DES ADHERENTS Les droits des adhérents sont développés dans la Charte des adhérents ARTICLE N 12 - PROTECTION DE LA VIE PRIVEE DES ADHERENTS FICHIERS Les adhérents sont informés que l association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant. Ce fichier est à l usage exclusif de l association et des sous-traitants auxquels l association GFP- SERVICES pourrait faire appel. Il présente un caractère obligatoire. L association s engage à ne pas publier ces données nominatives sur Internet sans autorisation préalable de l adhérent. Les informations recueillies sont nécessaires pour l adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l association. Elles peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, l adhérent s adressera au siège de l association. ARTICLE N 13 - CONSEQUENCES DE L ADHESION : OBLIGATIONS DES ADHERENTS L adhésion à l association à quel titre que ce soit entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur. ARTICLE N 14 DEMISSION Conformément à l'article 7.2 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre recommandée avec AR sa démission au Président de l association Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une quelconque indemnité.
TITRE 3- INSTITUTIONS DE L ASSOCIATION (ASSEMBLEES GENERALES, ORGANES DE DECISION ET DE CONTROLE) ARTICLE N 15 ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE CONVOCATION Conformément à l'article 8.2.1 des statuts de l'association, l'assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an sur convocation du bureau. L'assemblée générale de l'association comprend les membres actifs de l'association, faisant partie de l'association depuis au moins 3 mois, les membres du conseil d administration et les membres fondateurs. Seuls les membres à jour de leur cotisation à la date de la convocation de l'ag sont autorisés à participer à l assemblée. Ils sont convoqués suivant la procédure suivante : courrier simple 21 jours calendaire avant la date prévue pour l assemblée générale ordinaire. ORDRE DU JOUR Le bureau rédige un ordre du jour communiqué aux adhérents en même temps que la convocation. Seules les questions inscrites à l ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée, à l exception de la révocation des dirigeants qui peut intervenir à tout moment. QUORUM ET VOTE Les décisions prises par l'assemblée générale ordinaire sont adoptées à la majorité relative. Le vote des résolutions s'effectue par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance. Les membres peuvent se faire représenter par un autre membre de l'association faisant partie de l'assemblée générale. Nul ne peut être titulaire de plus de 2 mandats. Le vote par correspondance n est pas autorisé. DECISION L assemblée générale élit les administrateurs membres du conseil d administration. Elle se prononce notamment sur le rapport annuel des dirigeants, les comptes et le budget de l association. L assemblée générale est essentiellement consultative. Les rapports présentés par les dirigeants ne donnent lieu ni à un vote, ni à un quitus. L assemblée ne dispose d un pouvoir de révocation des dirigeants. ARTICLE N 16 ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE CONVOCATION Conformément à l'article 8.3.2 des statuts de l'association, l'assemblée générale extraordinaire se réunit sur demande écrite des 2/3 des membres de l'association. Seuls les membres à jour de leur cotisation à la date de la convocation de l'assemblée générale extraordinaire sont autorisés à participer Ils sont convoqués suivant la procédure suivante : courrier simple 21 jours calendaire avant la date prévue pour l assemblée générale extraordinaire. QUORUM ET VOTE Les décisions prises par l'assemblée générale extraordinaire sont adoptées aux conditions de quorum et de majorité suivantes : 2/3 des suffrages exprimés. Le vote des résolutions s'effectue par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance.
Les membres peuvent se faire représenter par un autre membre de l'association faisant partie de l'assemblée générale. Nul ne peut être titulaire de plus de 2 mandats. Le vote par correspondance n est pas autorisé. DECISION Conformément à l article n 9 des statuts de l association, une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée en cas de modification des statuts et de dissolution. TITRE 4 - ATTRIBUTIONS DES ORGANES DIRIGEANTS (FONCTIONS-CLES ET TACHES FONDAMENTALES) ARTICLE N 17 - ORGANES DIRIGEANTS ET ATTRIBUTIONS Les organes dirigeants de l association GFP SERVICES sont le bureau et le conseil d administration. Ils assurent : - la fonction opérationnelle - la fonction financière - la fonction administrative ARTICLE N 18 FONCTION OPERATIONNELLE Les membres du bureau assurent la direction opérationnelle de l association. Il dispose à cet effet de tout pouvoir pour notamment : - organiser la pratique des activités, en mobilisant les ressources de l association, - sécuriser les conditions d exercice (notamment en interrompant les activités dès lors que les conditions de sécurité ne seraient pas réunies). - Organiser l engagement des bénévoles Les membres du bureau représentent l association tant à l égard des pouvoirs publics qu auprès des partenaires privés. Les membres du bureau négocient et concluent tous les engagements de l association et d une manière générale, agissent au nom de l organisme en toutes circonstances, sous réserve du respect des statuts et des décisions souveraines de l assemblée générale. ARTICLE N 19 FONCTION FINANCIERE Les membres du bureau veillent au respect des grands équilibres financiers de l association, en maîtrisant les dépenses, assurant un flux de recettes internes et externes suffisant et en fixant des tarifs équilibrés. Ils assurent ou font assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l association, les taches suivantes : - Le suivi des dépenses et des comptes bancaires ; - La préparation et le suivi du budget ; - Les remboursements de frais et les paiements aux fournisseurs ; - La transparence du fonctionnement financier envers l assemblée générale ; - Les demandes de subventions ; - L établissement de la comptabilité. Les membres du bureau peuvent librement effectuer seuls pour le compte de l association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l objet statutaire. Toutefois pour les engagements dont le montant excède 1500, un document écrit devra attester l opération. Il sera visé par le président et par le Trésorier. L association se veut accessible au plus grand nombre, notamment aux TPE (Très petites entreprises), aux PME (Petites et moyennes entreprises). À cet effet, elle pratique une politique tarifaire adaptée au nombre de salarié et à l ancienneté de l entreprise.
Pour les membres utilisateurs impécunieux dont la situation l exige, le bureau peut décider d accorder des réductions sur le prix des produits et services. ARTICLE N 20 FONCTION ADMINISTRATIVE Les membres du bureau veillent au respect de la réglementation tant interne qu externe. Ils assurent ou font assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l association, les taches suivantes: - La convocation et le bon déroulement de l AG (convocation, comptes rendus) ; - La bonne circulation des informations à destination des adhérents ; - L archivage de tous les documents juridiques et comptables de l association ; - Les déclarations en préfecture ; - Les publications au journal officiel ; - La tenue du registre spécial; - Le dépôt des comptes de résultat, bilan, rapport d activité et conventions en préfecture dès lors que le financement par les autorités administratives dépasse 153 000 (L. du 12 avril 2000, D. du 6 juin 2001) ; - Dans les communes de plus de 3 500 habitants, le dépôt en mairie d un bilan certifié conforme si l association reçoit de la commune une subvention supérieure à 76 300 ou représentant plus de 50 % de son budget. ARTICLE N 21 FONCTIONNEMENT DES ORGANES DIRIGEANTS Le choix d une gouvernance collégiale a été retenu pour l association. Les organes dirigeants de l association GFP SERVICES sont le bureau et le conseil d administration ; ARTICLE N 22 LE CONSEIL D ADMINISTRATION DESIGNATION COMPOSITION Il est composé d un minimum deux membres et d un maximum de dix membres élus par l assemblée générale en son sein. Les candidats doivent déclarer formellement leur volonté. Le mandat des administrateurs est d une durée de trois ans. Il est renouvelable. ATTRIBUTION Le Conseil a pour fonction de désigner les membres du bureau, de fixer les prix des produits et services fournies par l association, de fixer la rémunération des membres du bureau, le cas échéant et l établissement du règlement intérieur. REUNION - DECISIONS VOTES Ses modalités de fonctionnement sont les suivantes : Deux réunions par an, en Septembre et en mars. Les décisions prises par le conseil d administration sont adoptées à la majorité relative. En cas d égalité des voix, la voix du président est prépondérante. ARTICLE N 23 - LE BUREAU COMPOSITION - DESIGNATION Il est composé de deux membres au minimum et six membres au maximum dont : - Le président de l association. S'il y a lieu, un vice-président, - Un secrétaire et, si besoin est, un secrétaire adjoint - Un trésorier et, si besoin est, un trésorier adjoint. Les membres du bureau sont élus au sein du conseil d administration. Les fonctions de président et de trésorier sont interdites aux mineurs. Les candidats doivent déclarer formellement leur volonté.
Les membres du bureau sont désignés pour une période de 4 ans renouvelable. FONCTIONS Les membres du bureau prennent en charge les trois fonctions opérationnelles de l association. Ils disposent à cet effet des pleins pouvoirs, notamment pour engager juridiquement l association et la représenter en justice, dans le respect des dispositions statutaires. L association donne tous les moyens aux dirigeants pour mener à bien leurs taches, y compris le recours à la sous-traitance ou la collecte d avis d experts. Le conseil d administration peut décider d octroyer une rémunération aux membres du bureau, s il l estime nécessaire. Les membres du bureau disposent des pleins pouvoirs pour conduire les chantiers et activités de l association et engager à cet effet les différentes ressources de l association. Les membres du bureau veillent au bien-être des bénévoles, à la satisfaction des usagers, aux respects des grands équilibres financiers et à la sécurité de toutes les parties prenantes. DECISIONS Les modalités de fonctionnement du Bureau sont les suivantes : le bureau se réunit chaque fois que nécessaire, sur la convocation qui lui est faite par le président ou à la demande de la moitié des membres qui le composent. Il veille au fonctionnement de l'association en conformité avec les orientations générales définies par l'assemblée générale et en application des décisions du conseil d'administration Les décisions sont prises à l unanimité des membres du bureau et sur toutes questions, ils rechercheront un consensus, chacun d entre eux pouvant s opposer à une décision. TITRE 5 ORGANISATION DES ACTIVITES ARTICLE N 24 - DEROULEMENT DES ACTIVITES Les activités se déroulent conformément au règlement intérieur des antennes. Ce règlement est obligatoire ; il s impose aux usagers de l association, à ses bénévoles, salariés et dirigeants. Il est pris et modifié dans les mêmes conditions que le règlement intérieur de l association. ARTICLE N 25 - CREATION DE NOUVELLES ANTENNES Lorsqu une activité regroupe plus de vingt participants, le conseil d administration peut décider de la création d une antenne. La création d une antenne est ratifiée par la plus prochaine assemblée générale. Chaque section peut se doter d un règlement intérieur organisant la pratique de ses activités. TITRE 6 LA CHARTE DES BENEVOLES ARTICLE N 26 - ENGAGEMENT DE L ASSOCIATION Accueillir et considérer le bénévole comme un collaborateur à part entière. Lui donner une information claire sur l association, ses objectifs et son fonctionnement. Lui confier une activité qui lui convienne. Assurer sa formation et son accompagnement par un responsable compétent. L aider à s insérer et à s épanouir au sein de l équipe. Le couvrir par une assurance adéquate. ARTICLE N 27 - DEVOIR DU BENEVOLE Accepter les principes de l association et se conformer à ses objectifs. Effectuer une période d essai définie avec l association.
Se sentir responsable et solidaire de la promotion et du développement de l association. Agir avec sérieux, discrétion et régularité, l activité choisie. Collaborer dans un esprit de compréhension mutuelle avec les autres bénévoles et salariés. Suivre régulièrement les actions de formation proposées. TITRE 7 LA CHARTE DES USAGERS ARTICLE N 28 - LOCAUX Il est interdit de fumer dans les locaux de l association. Dans tous les locaux utilisés par l association, les adhérents doivent se conformer aux règles et usages locaux et veiller à la bonne occupation des lieux. ARTICLE N 29 - PRATIQUE DES ACTIVITES Les activités se déroulent sous la responsabilité des bénévoles et des préposés salariés de l association. Ils ont seuls autorité pour mettre fin aux activités, s ils estiment que les conditions de sécurité ne sont pas réunies. Ils peuvent notamment exclure/interdire l accès à tout usager ne respectant pas les horaires/tenues vestimentaires/équipement de sécurité ou dont le comportement est contraire aux règles de sécurité en vigueur dans l association ou ne produisant pas les certificats médicaux d aptitude à la pratique des activités ou tout autre pièce justificative du droit à pratiquer les activités de l association. Les activités de l association se déroulent dans le cadre d un programme arrêté par le bureau, le conseil d administration ou le Président ; toute utilisation des locaux/matériel de l association en dehors des horaires prévus est strictement prohibée. ARTICLE N 30 - ENGAGEMENT DES USAGERS Les usagers sont tenus de fournir les certificats médicaux ou tout autre justificatif prévus par la loi, de respecter les dispositions de sécurité du présent règlement, en toutes circonstances se conformer aux consignes des préposés de l association, bénévoles ou salariés. A défaut, la responsabilité de l association est dégagée. Ils peuvent être exclus sans préavis des activités de l association. Par ailleurs, l association se réserve le droit d engager les sanctions prévues à l article n 31 ARTICLE N 31 SANCTIONS DISCIPLINAIRES AVERTISSEMENT Lorsque les circonstances l exigent, l association peut délivrer un avertissement à l encontre d un adhérent pour les raisons : - non-respect des règles établies - attitude portant préjudice à l'association - faute intentionnelle - refus du paiement de la cotisation annuelle Celui-ci doit être prononcé par le bureau, seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'avertissement est engagée, celle-ci pouvant se faire assister par un membre de l'association de son choix. Si l avertissement est prononcé, une procédure d'appel est autorisée auprès du conseil d administration par lettre recommandée et ce dans un délai de 7 jours à compter de la date de réception de la lettre notifiant l avertissement. EXCLUSION Selon la procédure définie à l'article 7.2 des statuts de l'association GFP SERVICES, les cas pouvant déclencher une procédure d'exclusion sont :
- Non-paiement de la cotisation annuelle - Démission adressée par lettre recommandée avec AR au président de l'association - Décision d'exclusion pour motif grave (non-respect des règles établies, attitude portant préjudice à l'association, faute intentionnelle); cette décision, prise par le bureau après avoir entendu l'intéressé et notifiée par lettre recommandée à ce dernier dans un délai de 7 jours peut être contestée dans un délai de 7 à compter de sa notification par le membre exclu devant le conseil d administration, laquelle doit être réunie à cet effet dans les 7 jours qui suivent - Rupture de contrat de travail - Décès - Fin d existence d une personne morale TITRE 8 - DISPOSITIONS DIVERSES ARTICLE N 32 - MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR Le règlement intérieur de l association GFP SERVICES est établi par le conseil d administration conformément à l'article des statuts. Il peut être modifié par le conseil d administration, sur proposition du président de l association selon la procédure suivante : La proposition est faite lors des réunions semestrielles du conseil d administration, la modification du règlement intérieur est validée par décision du conseil d administration selon les modalités prévues par l article n 22 A Juvisy-sur-Orge, le 22 Novembre 2011. Le président Le trésorier