RAPPORT DE LA RÉUNION DU CONSEIL EXÉCUTIF DU REMDUS TENUE LE 3 FÉVRIER 2016 À 16 H, AU LOCAL E-1 115 DU PAVILLON DE LA VIE ÉTUDIANTE Ordre du jour 1. Présences 2. Ouverture de la réunion 3. Présidium 4. Adoption de l ordre du jour 5. Activité sociale 6. Attaché-e aux communications 7. Plainte assurance 8. Demande de subvention 8.1 Colloque 8.2 Expo-sciences 2016 9. Carte de crédit REMDUS 10. Portes ouvertes 11. Cotisations UEQ 12. Parrainage 13. Tour de table 14. Levée de la réunion 1. PRÉSENCES Steve St-Pierre Chaabane Calv Gneskoum Guebre Jean-Sébastien Gagné-Bisson Otman Chater Anne Duplantier Elham E. Khoshmanzar Laura Cicciarelli Président Secrétaire général Vice-président à la recherche, aux affaires académiques et universitaires Vice-président au développement durable Vice-présidente à l'information Vice-présidente à la vie sociale et aux affaires internes Vice-présidente aux campus délocalisés et partenariats externes 2. OUVERTURE DE LA RÉUNION Proposition 1 : Elham E. Khoshmanzar propose «que la réunion soit ouverte». Appuyé par Anne Duplantier. CE-2016-02-03-1 La réunion est ouverte à 16 h 5. 1
3. PRÉSIDIUM Proposition 2 : Otman Chater propose «que Chaabane Calv Gneskoum Guebre et Anne Duplantier agissent respectivement comme président et secrétaire de la réunion du CE». Appuyé par Elham E. Khoshmanzar. CE-2016-02-03-2 4. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Proposition 3 : Anne Duplantier propose «que l ordre du jour soit adopté». Appuyé par Steve St-Pierre. CE-2016-02-03-3 5. ACTIVITÉ SOCIALE Responsable : Vice-présidence à l information Anne Duplantier Co-responsable : Présidence - Steve St-Pierre Présentation : Vice-présidence à l information Anne Duplantier Description : L activité sociale est construite autour d un partie de jeu à «Échappe toi!» qui aura lieu le vendredi 5 février à 18 h 30. Un souper commun est aussi prévu. Le budget total de l'activité sociale s élève à 325.97 $. Discussion : Otman fait remarquer que le montant n est pas suffisant pour couvrir les frais du trajet. Proposition 4 : Jean-Sébastien Gagné-Bisson propose «qu on prévoie un budget de quatre cent soixantedix dollars (470 $), soit cent vingt (120 $) pour le trajet des quatre vice-président-e-s du campus principal et trois cent cinquante (350 $) pour l activité sociale». Appuyé par Otman Chater. CE-2016-02-03-4 6. ATTACHÉ AUX COMMUNICATIONS Responsable : Vice-présidence à l information Anne Duplantier Co-responsable : Secrétariat général Chaabane Calv Gneskoum Guebre Présentation : Vice-présidence à l information Anne Duplantier Description : Sélection de l attaché aux communications pour la session Hiver 2016. 2
Discussion : Les entrevues tenues le jeudi matin de la semaine précédente ont permis au comité de recrutement de se mettre d accord sur le choix du candidat qui assurera le poste d attaché aux communications (graphiste). Proposition 5 : Anne Duplantier propose «que Patrice Brisson soit embauché comme attaché aux communications pour la session Hiver 2016». Appuyé par Chaabane Calv Gneskoum Guebre. CE-2016-02-03-5 Proposition 6 : Laura Cicciarelli propose «que Gabrielle Déry soit embauchée comme attachée à Longueuil pour la session Hiver 2016». Appuyé par Chaabane Calv Guebre Gneskoum. CE-2016-02-03-6 Laura indique que l étudiante semble avoir de bonnes compétences en rédaction et règlements généraux. Elle devrait commencer lundi le 8 février. 7. PLAINTE ASSURANCE: Responsable : Vice-présidence à l information Anne Duplantier Co-responsable : Présidence Steve St-Pierre Présentation : Vice-présidence à l information Anne Duplantier Description : Dossier 20160122-P1. Les membres de l exécutif souhaitent traiter le point en huis clos. Proposition 7 : Otman Chater propose «qu un huis clos soit ouvert». Appuyé par Chaabane Calv Gneskoum Guebre. Début du huis clos. CE-2016-02-03-7 Proposition 8 : Otman Chater propose «que le huis clos soit levé». Appuyé par Chaabane Calv Gneskoum Guebre. Fin du huis clos. CE-2016-02-03-8 3
Proposition 9 : Anne Duplantier propose «que le REMDUS ne rembourse pas le plaignant [20160122- P1]». Appuyé par Elham E. Khoshmanzar. CE-2016-02-03-9 8. DEMANDES DE SUBVENTION 8.1. Colloque du religieux contemporain Responsable : Secrétariat général Chaabane Gneskoum Guebre Co-responsable : Présidence - Steve St-Pierre Présentation : Secrétariat général Chaabane Gneskoum Guebre Description : Un budget de 1000 $ est demandé au REMDUS pour financer le 5e Colloque pour étudiants et jeunes chercheurs sur le religieux contemporain. Discussion : Les membres du conseil exécutif évaluent le dossier. Proposition 8 : Chaabane Calv Gneskoum Guebre propose «que le REMDUS accorde une subvention de cinq cents dollars (500 $) au 5 e Colloque sur le religieux contemporain». Appuyé par Elham E. Khoshmanzar. 8.2. Expo-sciences 2016 Responsable : Secrétariat général Chaabane Gneskoum Guebre Co-responsable : Présidence - Steve St-Pierre Présentation : Secrétariat général Chaabane Gneskoum Guebre CE-2016-02-03-10 Description : L édition 2016 de l Expo-sciences de l Estrie aura lieu du 18 au 20 mars 2016 au Centre culturel de l Université de Sherbrooke. L organisation demande l appui du REMDUS. Discussion : Un montant de 300 $ est prévu au budget du REMDUS pour cette demande. C'est le montant que le REMDUS donne annuellement. Proposition 9 : Anne Duplantier propose «que le REMDUS donne deux cents dollars (200 $) au projet Expo-sciences 2016». Appuyé par Jean-Sébastien Gagné-Bisson. CE-2016-02-03-11 4
9. CARTE DE CRÉDIT REMDUS Responsable : Secrétariat général Chaabane Gneskoum Guebre Co-responsable : Présidence - Steve St-Pierre Présentation : Secrétariat général Chaabane Gneskoum Guebre Description : Suivi de la demande de carte de crédit présentée à Desjardins. Discussion : Desjardins demande que nous leur fassions parvenir une décision du conseil d administration autorisant le secrétaire général à présenter à Services de cartes Desjardins une demande de marge de crédit «Solutions Libre-Affaires» et/ou d émission de carte(s) de crédit commerciale «Affaires» au nom du REMDUS. Proposition 10 : Laura Cicciarelli, vice-présidente aux campus délocalisés du REMDUS, propose «que le CE donne son accord pour que le REMDUS fasse une demande de marge de crédit «Solutions Libre- Affaires» et/ou d émission de carte(s) de crédit commerciale «Affaires» et que le point soit soumis au CA». Appuyé par Otman Chater, vice-président au développement durable du REMDUS. CE-2016-02-03-12 Proposition 11 : Anne Duplantier, vice-présidente à l information du REMDUS, propose «que le CE autorise le REMDUS à présenter à Services de cartes Desjardins, une demande de marge de crédit «Solutions Libre-Affaires» et/ou d émission de carte(s) de crédit commerciale «Affaires» et d un ou des prêts à terme «Financement Accord D» au nom de la corporation ci haut identifiée, et que Chaabane Calv Gneskoum Guebre, secrétaire général du REMDUS, en soit le responsable». Appuyé par Laura Cicciarelli, vice-présidente aux campus délocalisés du REMDUS. CE-2016-02-03-13 10. PORTES OUVERTES Responsable : Vice-présidence à l information Anne Duplantier Co-responsable : Vice-présidence à la vie sociale et aux relations internes - Elham E. Khoshmanzar Présentation : Vice-présidence à l information Anne Duplantier Description : Production de matériel visuel pour présenter le REMDUS lors de la journée Portes ouvertes. Discussion : Le nouvel attaché aux communications travaille à la production du matériel d information qui sera distribué à la journée Portes ouvertes pour faire connaître le REMDUS. Des dépliants seront produits pour expliquer les principales missions du REMDUS. Il faut débloquer un montant pour la production de ces dépliants. 5
Proposition 12 : Anne Duplantier propose «qu on autorise une dépense s élevant jusqu à deux centcinquante dollars (250 $) pour produire du matériel visuel pour les journées Portes ouvertes». Appuyé par Elham E. Khoshmanzar CE-2016-02-03-14 11.COTISATION UEQ Responsable : Vice-présidence au développement durable Otman Chater Co-responsable : Secrétariat général Chaabane Calv Gneskoum Guebre Présentation : Vice-présidence au développement durable Otman Chater Description : Des étudiants du REMDUS demandent à être remboursés de leur cotisation de l Union étudiante du Québec. Les membres de l exécutif conviennent de tenir la discussion à huis clos. 12.PARRAINAGE Responsable : Vice-présidence à la vie sociale et aux relations internes - Elham E. Khoshmanzar Co-responsable : Présentation : Vice-présidence à la vie sociale et aux relations internes - Elham E. Khoshmanzar Description : Implication du REMDUS dans le projet de parrainage des étudiant-e-s internationaux. Discussion : Elham dit avoir fait une recherche dans les procès-verbaux des réunions antérieures pour trouver des activités similaires. Proposition 14 : Elham E. Khoshmanzar propose «que le REMDUS supporte le projet de parrainage avec ses moyens médiatiques». Appuyé par Steve St-Pierre. CE-2016-02-03-15 13.TOUR DE TABLE (VARIA) Steve fait quelques rappels. - CAE mercredi prochain pour les assurances. Le support des membres de l exécutif est bienvenu. Toutefois, Steve souligne que c est Anne qui fera principalement les interventions et répondra aux questions, ainsi que certains membres du comité assurance et lui-même. Si des exécutant-e-s veulent discuter de certains points à l avance ou donner un coup de main pour la préparation des documents du 6
CAE, ce serait très utile. Il serait important d avoir quelqu un qui donne un coup de main à Chaabane pour la préparation. - Le rapport mensuel doit être remis vendredi avant minuit. Steve mentionne qu il n a pas reçu de demande de support pour expliquer comment fonctionne le fichier; il imagine donc qu aucun membre du CE n a éprouvé de difficulté. Steve donne quelques spécifications. 1) Il faut prendre le temps de bien lire le document en détail avant de le remplir. 2) Il y a trois sections pour les activités : il est très important de comprendre correctement les différences. 3) Si quelqu un a des activités partagées, il ou elle peut le mentionner à la fin de la section «détail» à la dernière ligne. 4) Le fichier que les exécutant-e-s utiliseront ne sera jamais effacé et il sera réutilisé chaque mois. Les activités seront les seuls éléments qui progresseront. Il sera normal, pour un-e exécutant-e, d avoir un très long document à la fin de son mandat. C est l objectif. Ce document contribuera à faciliter la rédaction du rapport de fin de mandat. - Le CAO du 17 février arrive prochainement. Les points à discuter lors de la séance devront être déterminés au prochain conseil exécutif ou plus tôt. Steve informe que Guillaume Raymond a communiqué avec lui afin d avoir un point à l ordre du jour du CA concernant un manque de liquidités au niveau du Projet pour un mouvement étudiant (PPME). Il demandera alors un montant d argent au CA afin de couvrir certaines de leurs activités. L Union étudiante du Québec (UEQ) est maintenant créée (Steve dit ne pas avoir vu les documents encore). Pour l instant, selon les règlements généraux de l UEQ, la seule façon, pour un-e étudiant-e, de ne pas être représenté-e auprès de l UEQ, consiste à annuler sa cotisation auprès du REMDUS (un problème important, car les budgets du REMDUS fondent à vue d œil.). L avocat sera présent au prochain conseil d administration et il fera une présentation afin de trouver une solution aux problématiques touchant les associations facultaires. Cela entraînera une dépense d environ 250 $ (c est encore à confirmer avec l avocat). ConseillerVirtuel présentera aussi le contrat avec le REMDUS. Steve fera la présentation du projet de micro-implication étudiante, ainsi peut-être qu une décision par rapport l application (cette question sera discutée à la réunion du CE avant le CA) Il serait important d avoir quelqu un pour donner un coup de main à Chaabane pour la préparation. - La micro-implication étudiante pour créer l application du REMDUS avance très bien. Environ 26 personnes ont manifesté leur intérêt suite à l envoi d un simple courriel. Steve entend demander aux groupes de personnes d assister à une rencontre la semaine prochaine. Il demande aux membres du CE s ils ont des suggestions d éléments à inclure dans l application et s ils connaissent des endroits où le REMDUS pourrait faire des demandes de subventions. - Le fichier concernant les politiques des activités avec alcool est aussi inclus dans le document. Steve invite à lire le document et à vérifier si le REMDUS est avantagé ou non. Il invite les membres du CE à ajouter tous les commentaires qu ils considèrent importants. Laura rapporte que Jean-Sébastien et elle ont réalisé les entretiens pour combler le poste d attaché au Campus de Longueuil. Anne informe que le CAE s organise. Deux courtiers ont confirmé leur disponibilité pour la soirée. Anne indique qu elle prendra part à une réunion du comité «Sans oui, c est non!» à Montréal le vendredi 5 février. Par ailleurs, l activité sociale est presque organisée, il ne reste qu à trouver un restaurant où on pourra aller manger après l activité. 7
Otman indique qu il a reçu un courriel du vice-rectorat en rapport avec le comité Campus équitable. Il a été approché par l Université relativement à des nouvelles offres de paniers bio. Il continue par ailleurs à travailler sur la campagne pour la Syrie. Steve veut savoir ce qu il en est du dossier Recto Verso à Longueuil. Chaabane répond qu Otman reste le principal responsable de ce dossier. Il faut que ce dernier prenne les choses en main. Laura explique que les deux personnes qui apparaissent sur la photo sont des membres de l AMEUS. Il faut qu Otman s impose sur les questions de développement durable à Longueuil pour faire sa place. Jean-Sébastien parle du Colloque interfacultaire des cycles supérieurs. Ils ont reçu 11 propositions d affiches et 46 propositions de présentations. Le comité de sélection se penche actuellement sur ces propositions et rendra sa décision le plus tôt possible. Elham rapporte que le RECSUS et le G3 tiennent leur 5 @ 8 RECSUS-G3 le soir même. Elham dit qu elle sera présente à la journée Portes ouvertes de 9 h 30 à 15 h 30. Elle demande l aide des membres du CE. Chaabane informe qu il organise le comité de gouvernance et le comité investissement. Il précise que tous les membres du CE sont invités aux comités en fonction de leur disponibilité. Il est en train d organiser une formation pour les procédures d assemblée. 14. LEVÉE DE LA RÉUNION L ordre du jour étant épuisé, la réunion est levée à 17 h 35. Anne Duplantier secrétaire de la réunion 8