Checklist SEPA pour ERP s (packages comptables) version juillet 2012 www.ingsepa.com Financial Supply Chain SEPA Cette liste reprend 11 questions qui détermineront si votre système ERP 1 est prêt pour le SEPA. Les 3 premières questions traitent des fonctionnalités indispensables pour savoir si votre système ERP est conforme au SEPA. Les 5 questions suivantes traitent des fonctionnalités importantes si vous utilisez la domiciliation européenne en tant que créancier. Les 3 dernières questions traitent de fonctionnalités facultatives. 1 ERP= Enterprise Resource Planning
1. Votre système ERP produit-il des fichiers XML pour les transactions SEPA? PAIN001 pour les virements européens PAIN008 pour les domiciliations européennes Si la réponse à cette question est non, votre système ERP n est pas conforme au SEPA. 2. Votre système ERP peut-il traiter les données obligatoires telles que l IBAN et BIC? Si votre système ERP ne peut pas traiter les données IBAN et BIC, il n est pas conforme au SEPA. 2.1. Votre système ERP convertit-il le BBAN en IBAN et BIC indépendamment? Si la réponse est non, la conversion va exiger beaucoup d interventions manuelles. 2.2. Pouvez-vous importer des listes ou fichiers de conversion dans votre système ERP? Si la réponse est non, la conversion va exiger beaucoup d interventions manuelles. 2.3. Votre système ERP peut-il traiter la conversion des comptes BBAN non-belges en comptes IBAN? C est important pour les encaissements et virements vers les pays de la zone SEPA autres que la Belgique. La conversion des comptes BBAN non-belges en IBAN peut s avérer être très complexe. 3. Votre ERP peut-il traiter correctement le reporting SEPA? Si la réponse à cette question est non, votre ERP n est pas conforme au SEPA. 3.1. Si votre système ERP traite le reporting SEPA, les codes ISO sont-ils correctement utilisés pour le SEPA XML? Une réponse positive implique un mapping complet et correct dans votre reporting et dans votre comptabilité. 3.2. Les codes ISO sont-ils traités automatiquement dans votre reporting (par ex. traitement des messages d erreur, la création d un nouvel encaissement en cas de messages «R» pour la domiciliation)? Une réponse positive implique un processus sophistiqué du reporting SEPA avec un certain niveau de personnalisation et d automatisation. 3.3. Pouvez-vous décider de comment répondre à un code ISO? Une réponse positive implique un processus sophistiqué du reporting SEPA avec un certain niveau de personnalisation et d automatisation. Checklist SEPA pour ERP s (packages comptables) 2
Questions spécifiques à l attention des créanciers qui encaissent des domiciliations européennes en Belgique 4. Pouvez-vous uploader des fichiers de migration de la Banque Nationale de Belgique (BNB) dans votre système ERP pour migrer vos mandats DOM80? Si oui, passez directement aux questions 4.2 à 4.4 ci-dessous. Si non, commencez par la question 4.1. 4.1. Pouvez-vous migrer vos mandats DOM80 manuellement? Si oui, la migration de vos mandats DOM80 est possible mais exige un effort considérable. Si non, votre système ERP n est pas encore prêt pour migrer les mandats DOM80. Contactez votre fournisseur ERP ou considérez la création de nouveaux mandats EDD pour tous vos débiteurs (vous devrez leur faire signer de nouveaux mandats). 4.2. Quel format est accepté par votre système ERP? La flexibilité de pouvoir utiliser d autres formats que l original (par exemple, csv, mdb,...) facilite la lecture d un fichier de migration dans un texte basique editor ou l import vers une feuille de calcul (spreadsheet) ou base de données telle que Excel / Access. Ceci permet de revérifier le fichier de migration avant l upload dans votre système ERP. 4.3. Votre système ERP filtre-t-il les caractères non autorisés? Il est possible que le fichier de migration de la BNB contienne des caractères non autorisés (caractères en dehors du set de caractères requis UTF-8). Cela peut causer de sérieux problèmes dans les canaux de paiement qui sont utilisés pour transmettre les instructions de domiciliations européennes. 4.4. Votre système ERP reconnait-il les doublons de mandats DOM80? Certaines banques - ING incluse utilisent les comptes BBAN comme le numéro de mandat de domiciliation DOM80. Il est possible qu un numéro de mandat de domiciliation DOM80 apparaisse plusieurs fois dans le fichier de migration de la BNB (un débiteur peut avoir plusieurs mandats DOM80 avec le même créancier). 5. Le système ERP vérifie-t-il si la banque du débiteur est atteignable en SEPA (BIC au sein de la zone SEPA)? Si la réponse est non, vous aurez beaucoup de transactions impayées (notamment si vous encaissez des domiciliations en dehors de la Belgique). Des contrôles manuels sont possibles mais augmentent la charge de travail. Si la réponse est oui, passez aux questions ci-dessous. 5.1. Votre système ERP vérifie-t-il cela pour les schémas Core et B2B? Toutes les banques de la zone Euro sont atteignables via le schéma Core de la domiciliation européenne SEPA. Pour le schéma B2B, c est facultatif. Il y a un grand risque de transactions impayées avec le B2B, à moins que votre système ERP ne vérifie l accessibilité des participants. 5.2. Quelles sont les listes qui sont utilisées pour ce contrôle (EPC, EBA, )? La liste de l EPC mentionne les banques qui ont signé la convention d adhésion (Adherence Agreement), sans pour autant garantir que ces banques soient atteignables par certains Clearing Settlement Mechanism (CSM). (Par EBA, par exemple, elles peuvent utiliser un autre système de clearing comme STET ou Equens). La liste de EBA vous informe au sujet des banques qui sont atteignables via EBA (ECT et EDD). Checklist SEPA pour ERP s (packages comptables) 3
6. Votre système ERP permet-il des interventions manuelles des «SequenceType» (séquences de présentation des encaissements SEPA) (première, récurrent, one off ou final)? Un traitement correct des types de séquences est un facteur-clé de réussite du traitement des domiciliations européennes. 7. Votre système ERP permet-il de «défaire» des domiciliations et fournit-il des «Payment Status Reports»? SEPA permet au créancier d utiliser les messages-r pour «défaire» des encaissements (révocations et demandes d annulation avant la date d échéance = camt.055; et reversal après la date d échéance = pain.007) et des «Payment Status Reports» (pain.002). Pour ING, ces messages-r et «Payment Status Reports» sont en cours de développement. Il est dès lors recommandé de vérifier si votre système ERP dépend de l utilisation de ces messages ou si vous devez prévoir une procédure manuelle pour défaire des encaissements. 8. Votre système ERP est-il équipé d un moyen de gestion avancé des encaissements impayés? SEPA permet au débiteur (ainsi qu à la banque du débiteur) d utiliser les messages-r en cas de refus, de différends concernant les encaissements, ou pour les impayés (refus, rejets, retours, remboursements), pour lesquels le créancier est informé par sa banque via un «Payment Status Report». Pour ING, ces messages-r et «Payment Status Reports» sont en cours de développement. Il est dès lors recommandé de vérifier si votre système ERP est capable d utiliser ces messages, ou si vous devez prévoir une procédure manuelle pour le traitement des impayés. Checklist SEPA pour ERP s (packages comptables) 4
Caractéristiques facultatives qu il est conseillé d avoir 9. Votre système ERP a-t-il la fonction d imprimer les mandats ou des lettres pour les domiciliations européennes? Si oui, cette fonctionnalité va réduire votre charge de travail (solution intégrée) mais d autres solutions existent. 9.1 Si votre système ERP imprime des mandats, cela inclut-il toutes les mentions légales obligatoires (Core & B2B)? C est crucial pour la validité de vos mandats. Veuillez vérifier si les formulaires de mandats (Core et B2B) imprimés par votre système ERP sont conformes avec les règles stipulées dans notre brochure Tout sur le mandat en Belgique. 10. Pouvez-vous archiver des mandats signés dans votre système ERP (scan)? Cette fonctionnalité va réduire votre charge de travail (solution intégrée) mais d autres solutions existent. 11. Votre système ERP peut-il créer des aperçus et rapports? Cette fonctionnalité va vous aider considérablement dans le suivi de la migration et la détection d erreurs. ING Belgique SA Banque avenue Marnix 24, B-1000 Bruxelles RPM Bruxelles TVA : BE 0403.200.393 BIC : BBRUBEBB IBAN : BE45 3109 1560 2789. Éditeur responsable : Inge Ampe Cours Saint-Michel 60, B-1040 Bruxelles 705117F 07-12 Editing Team & Graphic Studio Marketing ING Belgium