Cahier des clauses techniques particulières Dans le cadre de l organisation de la 13 ème Conférence Internationale des Villes Portuaires qui se déroulera du 18 au 21 juin 2012 inclus, à Saint-Nazaire et à Nantes ; Saint-Nazaire Tourisme et Patrimoine est amené à sélectionner un prestataire traiteur pour la globalité de la manifestation (hors déjeuner du mercredi 20 juin 2012), incluant des accueils café, des pauses café, des cocktail déjeunatoire, dîners assis et cocktails apéritifs. Le titulaire s engage à ce que la qualité de ses prestations et produits réponde pleinement aux nécessités qui sont celles de l image, de la réputation et de la renommée de la Métropole Nantes Saint- Nazaire. CONTENU DES PRESTATIONS L offre devra se décliner en 3 degrés de qualité : des prestations de bonne qualité, de très bonne qualité et d excellente qualité. Le titulaire devra offrir une variété suffisante afin de ne pas heurter un interdit alimentaire à caractère allergique ou religieux. DEFINITION DES RECEPTIONS ET ESTIMATION QUANTITATIVE Lundi 18 juin 2012 13h00 Cocktail déjeunatoire pour 150 personnes au Théâtre de la Ville de Saint-Nazaire* Prestation niveau très bonne qualité devant comporter : 18 pièces cocktail dont 4 sucrées minimum, softs, prévoir aussi en option un forfait vin (2 verres/personne). 19h30 Cocktail de bienvenue pour 450 personnes à la base sous-marine de Saint-Nazaire Prestation niveau excellente qualité devant comporter : 2 coupes de champagne, 5 pièces cocktail minimum, softs. Mardi 19 juin 2012 10h30 Pause-café pour 450 personnes à Cinéville de Saint-Nazaire 12h30 Cocktail déjeunatoire pour 450 personnes au Théâtre de la Ville*
Prestation niveau très bonne qualité devant comporter : 18 pièces cocktail dont 4 sucrées minimum, softs, prévoir aussi en option un forfait vin (2 verres/personne). 15h30 Pause-café pour 450 personnes à Cinéville de Saint-Nazaire 20h00 Dîner de gala pour 450 personnes au sein d Escal Atlantic à Saint-Nazaire* Prestation niveau excellente qualité devant comporter : entrée, plat, fromage, dessert + forfait vin (3 verres par personne) + café et mignardises servis à table + catering intervenants (ex : artistes, coordinateur ). Mercredi 20 juin 2012 8h30 Accueil café pour 450 personnes au Théâtre de la Ville de Saint-Nazaire Prestation niveau bonne qualité devant comporter : café, thé, 2 variétés de jus de fruits, softs et 2 mini viennoiseries par personne. 10h30 Pause-café pour 450 personnes au Théâtre de la Ville de Saint-Nazaire 20h00 Dîner pour 450 personnes aux Machines de l Ile de Nantes* Prestation niveau très bonne qualité devant comporter : entrée, plat, dessert + forfait vin (3 verres par personne) + café et mignardises servis à table + catering intervenants (ex : artistes, coordinateur ) Jeudi 21 juin 2012 10h30 Pause-café pour 450 personnes à l Ecole d architecture de Nantes 13h30 Cocktail déjeunatoire pour 450 personnes à l Ecole d architecture de Nantes* Prestation niveau bonne qualité devant comporter : 18 pièces cocktail dont 4 sucrées minimum, softs, prévoir aussi en option un forfait vin (2 verres/personne). * Les menus des différents dîners et déjeuners seront à fournir au préalable à l organisateur.
Tarifs Trois tarifs devront être communiqués par le titulaire : - Premier tarif correspondant aux jauges exposées ci-dessus dans le déroulé. - Deuxième tarif pour une jauge inférieure de 30% à celles exposées ci-dessus. - Troisième tarif pour une jauge supérieure de 20% à celles exposées ci-dessus. Matériel et locaux Pour les offices traiteur ; la location, la livraison et l installation y compris le mobilier et le matériel de maintien du froid et de remise en température, seront à la charge du titulaire sur les sites : du Théâtre de la ville de Saint-Nazaire, du cinéma Cinéville, des Machines de l île de l Ecole d Architecture de Nantes. Il conviendra de prendre les dispositions nécessaires (repérages notamment) et d informer les sites précités des dates et heures de livraison et montage des structures et / ou du mobilier d office en tenant compte de leurs disponibilités. Le matériel de réception (vaisselle, linge de table, ) sera à fournir par le titulaire. La décoration florale de centre de table ou de buffets sera également à fournir et installer. Le nettoyage des lieux utilisés pour l office ou le service sera à la charge du titulaire. Dans certains cas les offices existants peuvent permettre la conservation de denrées mais en faible quantité. Fourniture et prestations à la charge du titulaire Les prix du titulaire comprennent la fourniture et le conditionnement des plats cuisinés et denrées, la responsabilité du transport et du déchargement. Sont également compris dans le prix la fourniture de pain (non industriel et non congelé) ainsi que tout l économat nécessaire à l élaboration des plats et denrées (huile, vinaigre, sel, poivre, moutarde, etc...) Le prestataire doit prévoir la livraison des denrées des cocktails et buffets préalablement dressés sur platerie, en cas d impossibilité (fragilité ), il doit prévoir le matériel nécessaire au dressage des denrées des cocktails et buffets. Le titulaire doit mettre à disposition le personnel de cuisine, de service correspondant à la demande et la réalisation des réceptions et notamment : - la mise en place des salles de réception ; - l élaboration, le dressage, le réchauffage ou la cuisson sur place des denrées ; - le service de table ; - le débarrassage et le rangement des salles de réception.
Denrées alimentaires Le titulaire est réputé connaître l intégralité des lois, de la réglementation et des normes en vigueur en matière de prestations de traiteur. Il ne peut en aucun cas de par sa profession et son obligation de résultat dans l exécution des prestations du présent marché, se prévaloir d un défaut de connaissance des textes en vigueur durant l exécution du marché. Les marchandises fournies et livrées doivent répondre aux spécifications, normes et prescriptions prévues par les lois, règlements et décisions en vigueur au jour de la livraison. Les prestations fournies devront à cet égard être de première qualité et conformes aux normes d hygiène et de sécurité alimentaire. Le titulaire doit respecter les textes en vigueur notamment la réglementation européenne et les divers règlements existants en matière de mesures sanitaires. Le titulaire devra être particulièrement attentif à la qualité de présentation des buffets et cocktails, au renouvellement des visuels des buffets, à la fraîcheur des produits et au caractère saisonnier de ces derniers. Conditionnement et transport Les risques afférents au conditionnement, à l emballage, au chargement au transport et à la livraison des plats et denrées incombent au prestataire. Le titulaire prend à sa charge la responsabilité liée au transport garantissant la livraison des denrées dans des délais indiqués. Au cours des opérations d emballage, de chargement et de déchargement, et tout au long du transport, le titulaire doit prendre toutes les précautions afin de s assurer que les aliments ne sont pas souillés ou contaminés. Pour les prestations le titulaire devra fournir un conditionnement adapté. Pour les buffets et les cocktails d excellente qualité, très bonne ou bonne qualité, le dressage sur platerie est à la charge du titulaire ainsi que la reprise de son matériel. Le titulaire ne sera pas autorisé à effectuer de nettoyage de vaisselle sur le lieu de ses prestations. Personnel Nature du personnel de service Le titulaire doit mettre à disposition dans le cadre de l organisation et du déroulement des prestations des personnels suivants ; cuisiniers, commis de cuisine, maîtres d hôtel, chefs de rang, serveurs. Le personnel doit impérativement disposer d une qualification hôtelière.
L origine géographique des convives étant internationale, la brigade de service devra comporter des personnels anglophones et hispanophones. Durant toute la durée des manifestations, le prestataire devra vérifier que tout son personnel est bien en place et pourvoir à son remplacement en cas d absence dans la demi-heure. En cas de retard ou d évènement extérieur, le titulaire s engage à informer immédiatement par téléphone la personne publique de la situation et des moyens qu il entend mettre en œuvre pour assurer sa prestation. Tenues vestimentaires Les personnels demandés doivent se rendre sur le lieu de mission indiqué avec la tenue vestimentaire adaptée à leur fonction. Le renouvellement des tenues doit être au minimum journalier de façon à être toujours d aspect irréprochable. Les serveurs seront au minimum vêtus d un pantalon noir, d une cravate et d une chemise. La fourniture et l entretien des tenues vestimentaires sont à la charge du titulaire. Missions du personnel mis à disposition La préparation des lieux de réception (nappage, mise en place de la vaisselle) et l installation des plats et denrées doivent être terminées au plus tard 30 minutes avant le début de la manifestation. Le titulaire s'engage à fournir un service rapide, discret et actif lors de l'exécution des prestations. Le personnel devra être en mesure de renseigner les convives sur le détail des produits servis, si nécessaire en Anglais et en Espagnol. Lors de la mise à disposition de ces personnels, il pourra également être demandé au titulaire d assurer le service des pauses ou accueil café pouvant précéder ou suivre le service du déjeuner. A la fin de la réception, les serveurs du titulaire devront procéder à la remise en état des lieux ainsi qu à l'évacuation des déchets et au nettoyage des lieux. Le personnel procède également au nettoyage et rangement du matériel des lieux et récupère le matériel lui appartenant. Les locaux professionnels, salles de réception, cuisines et offices doivent impérativement être laissés propres par le prestataire. Le prestataire doit également veiller à ce que son intervention n entraîne ni nuisance, ni dégradation.
Encadrement du personnel Le prestataire désigne un responsable d équipe chargé de coordonner le bon déroulement de l opération. Il sera l unique interlocuteur sur le lieu de la réception. Il devra se conformer aux règles d hygiène, de sécurité et aux consignes d utilisation de l office en vigueur dans les lieux d exécution de la prestation. Estimation des effectifs pouvant être mis à disposition Pour les repas, buffets ou cocktails, en fonction de la nature de la réception et du nombre d invités la mise à disposition de personnel est estimée de la façon suivante : Pour les cocktails déjeunatoires et le dîner aux Machines de l île : en dehors du maître d hôtel, un serveur pour 25-30 couverts ; Pour le dîner de gala : en dehors du maître d hôtel, un serveur pour 20-25 couverts. Critères d'attribution : Offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés ci-dessous avec leur pondération - prix des prestations : 65% - service proposé : 25 % - composition des menus : 10 % Les critères intervenant pour le jugement des offres sont pondérés de la manière suivante : Prix des prestations (65%) : - prix global et forfaitaire pour l ensemble de la manifestation sur la base de la qualité indiquée et du nombre indicatif de repas précisé au CCTP. Ce premier prix comptera pour 6/10 de la notation du «prix» - Un prix basé sur les mêmes prestations mais pour un effectif inférieur de 30% interviendra pour 2/10 de la note. - Un prix basé sur les mêmes prestations mais avec un effectif supérieur de 20 % interviendra pour le solde de cette note (2/10). Qualité de la note méthodologique (25%) détaillée comme suit: - Une présentation détaillée des équipes susceptibles d'effectuer les prestations (diplômes, expériences ) et langues pratiquées, - Une présentation de la vaisselle, de la décoration florale, des tenues vestimentaires, du nappage et de la mise en place des plats sur assiette et présentation des pièces cocktail sur buffet. - Une présentation relative à la provenance et la qualité des produits utilisés, filières de distribution équitables limitant les intermédiaires entre le producteur et le consommateur. - Une présentation synthétique de 5 références clients datant de moins d 1 an avec le détail des prestations effectuées ainsi que les coordonnées des contacts clients.
- Une présentation de la démarche du candidat en matière de risques liés à la consommation d alcool. - Une présentation de moyens techniques complémentaires (exemple : office traiteur sous barnum, mobilier ) pouvant être apportés par le traiteur pour la bonne exécution de ses prestations. Composition des menus 10% Une note sera attribuée par un jury interne à SNTP aux menus proposés. A cet effet, l ensemble des menus (cocktails et repas) devra faire l objet d une description détaillée. Modalités de commande des prestations Saint-Nazaire Tourisme & Patrimoine adressera au titulaire une fiche de renseignements détaillée 15 jours avant le début du congrès. Le document fera mention de la nature de la prestation, du lieu d intervention, des horaires définis avec le client, des spécificités le cas échéant. S ensuivra un bon de commande finalisé au plus tard 7 jours ouvrés avant chaque prestation validant tous les détails précités ainsi que l effectif définitif qui servira de base à la facturation. Le contexte de réalisation des prestations est réputé connu du prestataire, néanmoins, compte tenu de la spécificité des lieux retenus et de l enjeu d image du territoire, il est précisé que des visites «repérage» seront organisées obligatoirement en amont des prestations (dates communiquées ultérieurement).