GED: Gestion Electronique de Document (Support de cours) R. MAHMOUDI (mahmoudr@esiee.fr) www.research-ace.net/~mahmoudi 1

Gestion Electronique de Documents Plan du cours - Introduction générale - Spécificités & Avantages - Mise en place d un outil de gestion documentaire - Les facteurs clés de succès d un projet / solution GED - Les risques liés à la mise en place d une solution GED - Normes & standards - Structuration de l information - Techniques de la GED Ramzi Mahmoudi 2

Gestion Electronique de Documents C1: Introduction à la GED Plan - La GED c est quoi? - GED et Système Documentaire - GED et Systèmes d Informations Géographiques - GED et Documentation Technique 3

Un constat -Quand il s'agit de gérer des données numériques et quelques lignes de texte: les Systèmes de Gestion de Bases de Données (SGBD) sont satisfaisants. - Quand il s'agit de mettre en œuvre une gestion dynamique des documents contenant du texte, des illustrations, voire du son et de l'image. => SGBD ne suffisent plus. - Pour répondre à ces exigences, il existe des bases de données documentaires sur lesquelles de puissants outils sont greffés : Ces outils permettent une augmentation de la productivité et une rationalisation des tâches au sein de l'entreprise. La GED s'inscrit dans cette voie. 4

Un document - Renseignement écrit ou objet servant de preuve, d'information ou de témoignage : Document statistique, photographique. -Objets qui jouent un rôle de médiateur, entre les hommes, dans le temps et l espace. -Moyens de communication de la pensée, connaissance, information et savoir -Se présentent sous la forme de textes, tableaux, dessins, photos - Ce sont des objets très riches avec forme (structure) et fond (contenu) très codifiés: Règles de rédaction, de mise en page, de typographie 5

Documents électroniques (1/2) Ensemble cohérents d objets (textes, graphisme, vidéo, son) numériques (informatiques) stockés sur des machines informatiques connectées, transportables et de grandes capacités. Ces objets incorporent de nouvelles fonctionnalités: - nouvelles expressions (sonores, visuelles) - Hypertexte: contenu homogène seulement textuel - Hyperdocument: contenu hétérogène - Multi- ou Hypermedia: supports différents et multiples média 6

Documents électroniques (2/2) Les documents sont des réceptacles où l information est présentée de façon granulaire: Noeuds reliés par des liens ou passerelles sémantiques. Ces liens permettent de passer d un noeud à un autre pour accéder à de nouvelles informations. -Lecture non-linéaire / lecture traditionnelle -Accès à l information par la navigation / requête de SGBD 7

Documents électroniques / pivot de la GED Le document électronique est -un lieu de composition et d assemblage de fragments documentaires divers -une plate-forme à partir de laquelle peuvent être dérivés de nombreux supports matériels. Texte Données DVD Papier Son Image Composants Document électronique Support 8

Document = Contenu + Structure (1/2) Les Techniques de la GED ont rendu possible la séparation du message (contenu) de sa présentation matérielle (structure) Cette séparation permet à la GED de: Faciliter accès et diffusion: Quasi instantanés via les réseaux de télécommunication D un coût très faible avec les CD-ROM Transformer un document d un format à un autre Définir des documents normalisés 9

Document = Contenu + Structure (2/2) Diffuser puis produire: -Plus rentable parfois de diffuser (réseau) un document et de le produire localement (Journaux) Produire à partir d un format initial des documents multi-supports De créer des documents multimédia interactifs 10

Document = Contenus / Codages Diffuser puis produire: Objets documentaires de base: texte, graphisme son image fixe et animée. Chacun de ces objets est codé selon une technique particulière. La technique de codage des caractères est différente de celle des images ou du son. Ces techniques de codages rendent compréhensibles ces données par l ordinateur. La forme du codage permet de déterminer la nature de l objet. Ces codages sont appelés techniques de représentation de contenus Il est par contre très difficile de déterminer la sémantique (sens) d un contenu Pour chaque objet, il existe de très nombreuses normes et standards. 11

Définitions (1/4) Gestion de Documents Electroniques / Gestion Electronique de Documents 1er: gère les documents si ils sont électroniques: restrictif 2nd: gère des documents de toute nature (le papier aussi) par des moyens électroniques La GED est l ensemble des techniques permettant d organiser, gérer et distribuer des informations documentaires sous forme électronique. (APROGED) 12

Définitions (2/4) La production d un document s effectue par étapes successives mettant en jeu des processus pour travailler: - soit sur le message véhiculé par le document Processus rédactionnel qui concerne le recueil et la validation de l information. Il dépend de la nature de l information traitée: recherche, sélection et vérification de l information, indexation, veille... - soit sur le document lui-même. Processus éditorial de mise en forme du message et de production industrielle des documents. Acquisition des documents, structuration, indexation et archivage, production et diffusion de l information. 13

Définitions (3/4) Les techniques de la GED s intéressent plus au deuxième processus : Processus éditorial 14

Définitions (4/4) La Gestion Electronique des Documents (GED) est une des solutions utilisées par les entreprises et les organisations pour répondre à la problématique d optimisation de la gestion de l information, et par conséquent des connaissances et des compétences. 15

GED : un défi ambitieux Après quelques années d existence, les avantages de la GED sont bien identifiés et répondent aux besoins exprimés par les utilisateurs (homogénéité, évolutivité, sécurité des documents recensant l information, ) L existence sur le marché de nombreuses solutions, avec un large choix de fonctionnalités, montre l intérêt qu accorde le monde professionnel à la GED. Néanmoins, la décision de mettre en place un outil de Gestion Electronique des Documents constitue un défi ambitieux car elle intègre à la fois une dimension fonctionnelle et architecturale. 16

GED : un défi ambitieux Dans la majorité des cas, elle est l occasion de mener une réflexion sur l optimisation des processus organisationnels. De ce fait, un tel projet est constitué de différentes phases majeures : Définition des besoins fonctionnels, Réflexion sur les besoins techniques et les architectures cibles (choix de l outil, intégration des différents environnements comme la multiplicité des applications sources, la diversité des formats de documents, etc.), Choix d une solution adaptée, Conduite du changement, communication et sensibilisation à l outil et aux nouveaux processus de gestion de la connaissance, Suivi et animation de l outil choisi. 17

GED : un défi ambitieux - Les orientations des entreprises 18

GED vs GEIDE - la GED est définie comme le regroupement d un ensemble de techniques et de méthodes qui ont pour but de faciliter l archivage, l accès, La consultation, la diffusion de documents et des informations qu ils contiennent» (Source : J.Y. Prax, Manager la connaissance dans l entreprise, INSEP Editions, Paris, 1997). La GEIDE :(Gestions Electronique d Information et de Documents Existants) est un nom déposé par l APROGED, une association française. Alors que la GED est un terme générique désignant les systèmes d'information intégrant : les différents supports optiques, un numériseur, une imprimante, etc. et assurant les fonctions de stockage-archivage et de consultation-diffusion, le GEIDE correspond à un ensemble de solutions d'organisation et de gestion électronique de l'information existante. 19

GED et Systèmes Documentaires Fonctions de documentation par archivage et diffusion de l information: -bibliothèques, banques de données, serveurs Web Trois grandes classes: - Banques de données textuelles (ou de données primaires) : texte intégral - Banques de données bibliographiques (ou secondaires) : références des documents - Banques d images : images électroniques de documents de toutes sortes 20

GED et Systèmes d Informations Géographiques (SIG) S intéressent à des documents de type cartes géographiques ou plans où se mélangent un fond de carte et des informations de type socio-économiques. -Par exemple couplage d un fond de cartes de la France avec données sur le tracé des lignes haute tension de l EDF. -Intéressent Administrations, Collectivités locales (recensement, POS, urbanisme) ou entreprises (Géo-marketing) Les deux aspects essentiels des SIG: - Réalisation et mise à jour des cartes et représentations des données - Exploitation par l utilisateur: analyse, représentation des cartes sur le papier... 21

GED et Documentation Technique (1/2) La documentation technique comprend l ensemble des documents nécessaires à la vie d un produit industriel (pas seulement sa commercialisation.) - Les documents fixant les relations fournisseurs / clients peuvent être inclus. - La M.A.J. de cette Doc technique est essentielle à la vie de l entreprise. La masse de la Doc. Technique d un avion est > masse de l avion (représente 1/15 du prix!!!) Machine à laver = 1/100 du prix de la machine 22

GED et Documentation Technique (2/2) Deux sous ensembles de la Doc. Technique: Documentation interne qui supporte et accompagne la conception et la fabrication du produit (spécifications, plans, nomenclatures ) Documentation externe destinée au client du produit Description, procédures de dépannage ou d entretien, formation (tutoriels), manuel de référence Doit répondre à des critères de lisibilité, synthèse, mise à jour. Doit être traduite et comporte des clauses contractuelles 23

Doc. Technique et ISO 9000 (1/2) L ISO (International Standard Organization) a établi en 1987 des normes de gestion et d assurance qualité: la norme ISO 9000. Sert à fournir les éléments pour bâtir des relations précises entre clients et fournisseurs. Est le standard de qualité pour tous les appels d offres publics et privés. Les documents jouent un rôle très important dans : le processus de production et de maintenance (Doc. Technique) la commercialisation (documents publicitaires). 80% des informations nécessaires à une entreprise sont contenues dans des documents Echecs, surcoûts, délais non respectés sont souvent imputés à de la documentation mal conçue, mal gérée, non mise à jour. 24

Doc. Technique et ISO 9000 (1/2) ISO 9000 met en avant la Doc des Processus et des produits industriels Importance stratégique de la GED qui apporte ses méthodes, outils, automatismes 25