PREPARATION DES SCHEMAS REGIONAUX DE MUTUALISATION INC du 05 décembre 2013 20 novembre 2013
PREPARATION DES SCHEMAS REGIONAUX DE MUTUALISATION Préambule La COG 2013-2017 affiche dès son préambule l ambition de «produire mieux» et dans ce cadre elle prévoit l optimisation du fonctionnement du réseau de la branche famille. Les Caf sont organisées sur une base départementale, qui reste l échelon d organisation pertinent pour la mise en œuvre de la politique familiale. Toutefois, dans une organisation départementale, tous les organismes n ont pas la taille critique pour assurer l ensemble des missions de production ou de support avec un niveau d efficience et d expertise suffisant. L optimisation du fonctionnement du réseau visé par la COG passe donc par la mise en place, de façon volontaire ou pilotée par la Cnaf, de coopérations entre les Caf. La Branche famille possède d ores et déjà des acquis dans la mutualisation de fonctions faisant appel à un certain niveau d expertise ou se prêtant à des travaux de masse, comme la lecture automatisée des déclarations de ressources annuelles et trimestrielles, le traitement des dossiers des travailleurs migrants, la réponse téléphonique, etc. Ces premières mutualisations ont été mises en œuvre dans la cadre de la COG 2009-2012. L objectif de la COG 2013-2017 est d intensifier la voie ainsi ouverte en définissant, sur l ensemble du territoire, des échelles pertinentes pour mettre en oeuvre les fonctions de production du service à l allocataire, de support, d expertise et d achat. 1. LES DIFFERENTS NIVEAUX DE MUTUALISATION DANS LA COG 2013-2017 1.1. Les services nationaux Pour 6 thématiques prioritaires, des services nationaux à adhésion obligatoire ont été constitués. Les 6 thématiques sont les suivantes : - les achats, y compris les achats informatiques - l éditique - la gestion de la paye - la gestion des dossiers des travailleurs migrants - la Lecture Automatique des Documents (LAD) pour les pièces de masse - l atelier de régulation des charges pour le traitement des droits Ce dernier atelier de renfort a été élargi à la réponse téléphonique et renforcé par l affectation d effectifs supplémentaires sur un nombre limité d organismes pour atteindre une meilleure taille critique et optimiser l effet levier de l aide apportée. L objectif est d ici la fin de la COG l adhésion de 100% des Caf aux services nationaux. 2
1.2. Les mutualisations régionales Afin d éviter un enchevêtrement trop complexe des initiatives locales, des schémas directeurs régionaux de mutualisation doivent être établis par les organismes et validés par la Cnaf. Ces schémas permettent d assurer une répartition équilibrée, efficiente et cohérente des activités mutualisées sur l ensemble du territoire. Ils définissent également les retours attendus en terme de qualité de service et des gains de productivité. Ces schémas régionaux peuvent prévoir la mutualisation de fonctions support, de production ou d expertise. Certaines mutualisations doivent obligatoirement figurer dans les schémas, d autres sont facultatives. Pour faciliter l élaboration des schémas régionaux, un directeur de projet a été nommé au niveau national. 1.2.1. Les domaines obligatoires Les schémas régionaux de mutualisation doivent comporter au moins les champs de mutualisation suivants : - Numérisation - Documentation - Formation/appui aux métiers - Gestion de l Allocation de Soutien Familial (ASF) - Gestion de l Assurance Vieillesse du Parent au Foyer (AVPF) - Téléphone 1.2.2. Les offres de services régionales facultatives Elles peuvent concerner tout ou partie des Caf signataires du schéma régional de mutualisation. Les domaines concernés sont les suivants : - Contentieux et Recouvrement, - Sécurisation des risques (contrôle allocataire, fonction comptable), - Production (Allocation Journalière de Présence Parentale (AJPP), gestion de la personne, Atelier de régulation des charges régional, vérification, ), - Pilotage et l organisation du contrôle allocataires, - etc 3
1.2.3. Les expertises Les schémas régionaux peuvent prévoir des mutualisation dans les domaines d expertise. Dans ce cas, les schémas régionaux prévoient l articulation avec les expertises portées par les Centres de ressources (ex Pôle Régionaux Mutualisés). Les domaines concernés sont les suivants : - Etudes et statistiques, - Maîtrise des risques (MDR)/Processus, - Achats régionaux, - Immobilier 1.3. Le contenu des schémas régionaux de mutualisation Les schémas prévoient l échelle géographique retenue pour l organisation de chaque activité. La maille territoriale est par défaut la région administrative mais ce principe peut connaître des exceptions (maille territoriale plus élargie par exemple). Ils prévoient également, pour chaque activité mutualisée, la désignation d une seule Caf «pivot». Pour les mutualisations régionales obligatoires, chaque caisse doit adhérer au service offert par la Caf pivot. Pour les activités facultatives, les caisses peuvent se positionner, mais de façon non obligatoire, comme pivot ou adhérente. Dans tous les cas, le schéma régional doit rechercher une répartition équilibrée des activités entre organismes. Le schéma régional doit en outre prévoir le calendrier de mise en oeuvre effective ainsi que les indicateurs d évaluation. 2. ACCOMPAGNEMENT RESSOURCES HUMAINES DES MUTUALISATIONS PAR LA CNAF La mise en œuvre des schémas régionaux de mutualisation a des impact sur les activités des salariés : modification de l activité et des compétences nécessaires, départ de l activité dans une autre CAF La Cnaf met donc en place un accompagnement RH destiné à permettre la mise en œuvre des schémas régionaux en tenant compte de leur impact sur les emplois, les compétences et les conditions de travail des salariés. Cet accompagnement est mis en œuvre le plus en amont possible dans la conduite du projet. C est pourquoi un soin particulier est apporté aux diagnostics préalables (cf annexe). Cet accompagnement est effectué en direction des Caf et en direction du pilote national chargé de mettre en place la mutualisation sur un thème donné. Il a pour objectif de guider et de faciliter l action des directions d organismes dans l accompagnement RH des salariés, d évaluer les impacts RH liées à la mise en place d une mutualisation et de contribuer à la sécurisation juridique du projet national et des pratiques des Caf. 4
Sur ce dernier point la Cnaf conseille les organismes en matière de consultation et information des Instances Représentatives du Personnel (IRP) et des Conseils d Administration : quand l information ou la consultation doivent-elle être effectuées, quel contenu d information, comment coordonner l information entre les différentes Caf qui mettent en œuvre un schéma régional L objectif recherché est l étroite association des IRP et des Conseils à la démarche. 5
Annexe : Les diagnostics RH dans le cadre d une mutualisation La DRH réseau met en œuvre trois types de diagnostic qu elle peut réaliser pour le compte de la branche ou pour une sélection d organismes ou de métiers. Ces diagnostics et outils développés sont mis à la disposition des organismes, afin de les guider dans leur diagnostic local. Diagnostic RH Objectifs Contenu Modalités de mise en oeuvre Sociodémographique Disposer d un premier état des lieux quantitatif : les principales caractéristiques des emplois et salariés concernés - nombre de personnes concernées, - emplois exercés, - âge, sexe, type de contrat, durée de travail, ancienneté institution, niveau de qualification, coefficient de rémunération A partir de données extraites de GRH et à partir d une sélection de codes emplois à identifier Fonctionnel Pour disposer de données qualitatives sur les personnels concernés - temps consacré aux différentes activités, - formation initiale, - emplois précédents, - souhaits de mobilité, - niveau de compétences détenu dans l emploi A partir d un outil «Diagnostic Rh fonctionnel» Questionnement à adapter en fonction de la mutualisation étudiée (ex: Paie, Numérisation, ASF ) Prospectif Permettant de dégager des tendances d évolution, d en déduire des besoins en effectifs et des pistes de redéploiement possibles - facteurs d évolution prévisibles, - impacts en terme d effectifs et de compétences, - métiers prioritaires A partir d une grille d analyse à remplir par Caf 6