Introduction Le système d'information des entreprises à l'heure des technologies Internet Dans la vie d'une entreprise, l'information sur les produits, les procédures, etc. lui permet de tisser des liens forts avec ses collaborateurs, mais aussi avec ses partenaires et ses clients. Aujourd'hui, souvent, l'information circule peu, et reste sous la forme de documents archivés dans les départements ou chez les responsables. Trop souvent, le temps passé à chercher ou à localiser une information est très important. De plus, ces informations, pour être complètes, doivent être agrégées à partir de sources extrêmement diverses. Elles prennent alors la forme de documents complexes dont la conception, la rédaction, la mise à disposition, la mise à jour, le maintien de la cohérence... se heurtent aux limites de la technologie et des modes d'organisation traditionnels du travail dans l'entreprise. Pourtant, l'objectif est bien de mettre à disposition de l'utilisateur la bonne information, au bon moment et sans qu'il ait besoin d'en faire la demande. Autrement dit, il s'agit de transformer une information en une connaissance qui ait un sens dans un contexte donné. Afin que l'utilisateur y trouve rapidement un bénéfice et que l'entreprise améliore son efficacité opérationnelle. Pour atteindre cet objectif, une première tentative a été faite de construire de grandes bibliothèques numériques destinées à stocker et classer les informations. Cela correspondait aussi au souhait de voir disparaître le papier au profit d'un support standard numérique dématérialisé et centralisé. Bilan de ce premier niveau de réflexion : un support standard ou un format unique de document ne suffit pas, n'est pas toujours possible ou pas réellement approprié. Les limites de la centralisation numérique sont atteintes ; ainsi par exemple, un contrat d'assurance doit toujours être accessible facilement dans un format papier... Les portails d'entreprise C'est pour pallier ces difficultés que sont apparus les portails d'entreprises : il s'agit d'applications qui permettent de rendre accessibles facilement des "ilôts" d'informations structurées ou non structurées. La solution Intranet de Microsoft permet de concevoir un portail comportant des fonctions d'accès aux informations, mais aussi aux applications et aux services. Fournissant aux entreprises une infrastructure complète pour la gestion de la productivité, de la collaboration et des connaissances. En s'appuyant sur leur architecture existante, cette solution permet de construire un véritable environnement collaboratif.
Problématiques des entreprises - Multiplication des Intranets La décennie 80 avait donné lieu à la multiplication, parfois mal contrôlée, souvent non planifiée, des ordinateurs personnels. Ceux-ci ont amélioré la productivité individuelle des utilisateurs finals, mais ont parfois créé des îlots d'informations. La vague Internet a engendré un phénomène un peu comparable. Les départements, voire les groupes de travail, ont tour à tour créé des sites Web, qui se sont ensuite transformés en Intranet. Résultat, certaines grandes entreprises sont confrontées à la gestion de plusieurs dizaines d'intranets rendant difficile l'accès aux informations, elles-mêmes parfois redondantes ou inutilisables. Simultanément, les utilisateurs finals doivent traiter une quantité d'informations de plus en plus importante, provenant de sources multiples et publiées dans des formats hétérogènes et pas toujours exploitables. Dans de telles conditions, la recherche de la bonne information n'est pas aisée. Pour retrouver un document qu'il a créé, un utilisateur ne doit compter que sur sa seule mémoire, parfois défaillante ; les outils de recherche de documents sont souvent inefficaces et ne permettent pas de retrouver les documents pertinents. Pour accéder à un dossier créé par un collègue, il n'y a parfois pas d'autres moyens que de lui demander où son document à été sauvegardé. Or, malgré tous les moyens de communications, ce collègue n'est pas toujours joignable. - Multiplication des applications La description qui vient d'être faite pour les Intranets vaut également pour les applications. Ici, la situation est peut-être plus complexe car les entreprises doivent administrer plusieurs générations d'applications dont les plus anciennes remontent aux années 70 et sont encore hébergées sur des bons vieux mainframes. La vague des serveurs départementaux a permis de rapprocher les systèmes de leurs utilisateurs et d'y installer des applications développées en interne ou sous forme de progiciels. Pendant un temps, avec les systèmes distribués, les entreprises ont vécu sous la règle : " une application, un serveur ". La troisième vague, celle des micros, a poursuivi cette décentralisation notamment avec la mise en place d'applications en mode client-serveur et d'applications de productivité personnelle. Les logiques d'utilisation et de navigation, développées pendant toutes ses années, ne sont pas toujours cohérentes avec ce qu'offrent aujourd'hui les technologies Internet. Même si les entreprises ont opéré une rationalisation de leur système d'information, en particulier avec des programmes de consolidation de serveurs, différentes générations d'applications continuent à coexister. - Multiplication des documents Les moyens techniques à disposition des individus et des groupes de travail ont permis de créer des documents de qualité intégrant des informations des sources multiples ; Revers de la médaille, le nombre de documents à consulter et à traiter est sans cesse croissant et sa gestion sauvegarde, classement, indexation et recherche s'avère de plus en plus complexe. L'accent mis sur le travail de groupe et les relations plus étroites qu'entretient l'entreprise avec le monde extérieur font que l'utilisateur est confronté à une information créée, organisée et classée selon différentes logiques, pas toujours intelligibles pour ce dernier. Certaines informations sont créées et utilisées dans le cadre d'un projet tandis que d'autres sont publiées sous la forme d'une ressource d'intérêt général.
- Difficulté de travailler en équipe Parallèlement aux besoins de travailler en équipe, les outils ont apporté quelques réponses, mais ne sont pas encore satisfaisants. La messagerie électronique par exemple a permis de fluidifier les échanges entre collaborateurs. La facilité d'utilisation de cet outil, et l'abondance des informations créées en rendent le traitement difficile. Lire cent mails par jour sans outils d'aide à la gestion n'est pas toujours aisé et trop souvent improductif. Les outils de groupware ne permettent pas toujours d'avoir des espaces conviviaux d'échange d'informations et de stockage de données pour la gestion d'un projet par exemple. Conséquence, les membres de l'équipe ont quelques difficultés à partager ou à faire circuler les informations, ou à travailler à plusieurs sur l'élaboration d'un même document. - Réduction des coûts La réduction des coûts est une nécessité récurrente qui s'impose aux entreprises. Tous les moyens qui permettent de contribuer à atteindre cet objectif sont donc très utiles. Les entreprises sont, bien souvent, réparties sur plusieurs sites éloignés. Des solutions qui permettent de diffuser de l'information efficacement deviennent indispensables. Par exemple, la mise en place de formation ou l'organisation de réunions peuvent être facilitées par des moyens de diffusion audio et/ou vidéo. Ce qui évite des déplacements souvent difficiles à organiser et qui coûtent chers. Les informations proviennent de sources multiples, internes et externes, sous des formes variées. Grâce aux outils de création de documents et de contenus, les entreprises ont beaucoup d'informations à leur disposition, mais pas toujours les bons outils pour les faire parvenir à leurs collaborateurs. En particulier, lorsqu'il s'agit de contenu audio et vidéo, ou lorsqu'il souhaite diffuser l'information à des listes des destinataires ou via des mécanismes d'abonnements. La facilité à diffuser ces informations riches permet par exemple de mettre en place une véritable stratégie de formation interne plus efficace et beaucoup plus moins coûteuse que par les moyens traditionnels. Organisation et besoins des entreprises Organisation des entreprises en trois niveaux Typiquement, dans les grandes entreprises, on peut distinguer trois niveaux - l'entreprise, le département et l'équipe - qui fonctionnent à la fois de façon autonome et interdépendante. Au niveau global, l'entreprise doit fournir à ses collaborateurs un point d'accès central aux informations qui les concernent. Ces informations sont de nature très diverse : contenu interne sur l'intranet, contenu structuré des bases de données ou des progiciels de gestion intégrés, non structuré des systèmes de fichiers. Elles sont hébergées dans des services différents. Par exemple, trouver les résultats des ventes pour un collaborateur extérieur au service commercial n'est pas facile. Ou encore, connaître l'ensemble des publications extérieures relatives à un nouveau produit nécessite des recherches longues et fastidieuses. Pour cela, les entreprises doivent bénéficier d'outils de recherche, d'abonnement, de diffusion d'informations. De nombreux services de la vie quotidienne de l'entreprise y sont accessibles, comme les formulaires de demande de congés ou de remboursement de notes de frais C'est ce que devrait proposer le portail d'entreprise qui offre également un moyen de navigation facile dans l'organisation. Le département (ou division) correspond à une unité fonctionnelle ou géographique. Les collaborateurs qui en font partie doivent accéder aux informations qui les concernent dans ce contexte. Ils doivent pour cela bénéficier d'outils pour simplifier la création, la révision et la publication de documents tels que des fonctions de contrôle, de profiling, de sécurité Ils doivent pouvoir également pouvoir accéder à des applications métiers facilement, au travers de la même interface. Ce peut être des progiciels d'aide à la décision, de gestion de la relation client ou de la chaîne logistique, des progiciels de gestion intégrés ou encore des applications métiers développées en interne.
C'est ce que le portail départemental, avec ses fonctions de gestion de documents (supportant différents formats, profils et circuits de diffusion), de recherche et d'abonnement, devrait apporter. L'équipe ou le groupe de travail est l'unité de base opérationnelle. Les équipes sont chargées d'assumer ensemble des tâches fonctionnent en mode collaboratif. L'environnement dont elles ont besoin doit comporter des répertoires de documents communs, des groupes de discussion, des sondages en ligne, des calendriers, des listes de tâches... Et permettre de créer des listes dynamiques pour communiquer des informations, synchroniser les activités, partager des contacts Chaque fois qu'une équipe de projet est constituée, il n'est pas forcément simple de mettre en place un espace de travail de groupe adapté. De même, les informations qui sont utilisées ce cadre sont rarement sauvegardées pour être servir à de futurs projets comparables. La sauvegarde des documents et des informations dans les systèmes de gestion de la connaissance est complexe et donc rarement effectuée. Ce qui a évidemment un impact négatif sur l'efficacité et la productivité de l'entreprise. De manière transversale à l'entreprise, le système d'information doit garantir un haut niveau de sécurité et offrir des possibilités de gestion d'annuaires pour gérer et administrer les profils de l'ensemble des utilisateurs finals. Ainsi, à chaque niveau, les possibilités d'accès au contenu disponible dans les différents Intranets doivent être établies en fonction de règles précises. Les différents profils - administrateur, auteur, contributeur... sont en particulier, gérés dans un annuaire commun, organisé en domaines fonctionnels ou géographiques. Espace de travail, de recherche d'informations et de services personnalisés Les collaborateurs sont de plus en plus amenés à travailler en équipe et partager de l'information Le travail en mode projet est de plus en plus fréquent dans les entreprises. Cette manière de travailler en étant orienté sur les projets impose des espaces de travail adaptés. Il s'agit de gérer des documents, des liste des tâches, des éléments de calendrier, des listes des membres... Un espace de travail est considéré ici comme une zone hébergée offrant : - Une interface utilisateur personnalisable et extensible. - Une ressource de stockage de contenu partagé. - Un ensemble de services d'applications supplémentaires directement hébergées dans l'espace de travail ou accessibles par le biais de celui-ci. Ces espaces de travail sont très variés, notamment en raison de la durée de vie du projet, de la taille de l'équipe, des moyens, des services disponibles... L'objectif d'une solution Intranet efficace est de permettre aux équipes de créer directement leur propre espace de travail pour mener à bien leur projet, et de le faire évoluer en fonction de leurs besoins sans avoir à faire appel aux compétences de spécialistes, externes ou internes. Il en va de même pour les groupes de travail qui s'inscrivent de manière plus pérenne dans l'organisation de l'entreprise, comme par exemple les services ou directions fonctionnelles : ressources humaines, finances, direction commerciale... A ces différents problèmes et pour surmonter les difficultés auxquelles sont confrontées les entreprises, la meilleure réponse à ce jour est le Portail. C'est ce que propose Microsoft avec sa solution Intranet.
La solution Intranet de Microsoft pour les portails d'entreprise L'approche MSO de Microsoft déclinée aux Portails d'entreprises Cette offre portail proposée par Microsoft s'inscrit dans une nouvelle approche utilisée déjà dans d'autres domaines - comme le commerce électronique avec " la solution d'intégration des fournisseurs " (Supplier Enablement). IL s'agit de l'approche MSO (Microsoft Solution Offering). Cette approche doit mieux répondre aux problématiques métiers des clients. Les solutions MSO regroupent des produits intégrés et testés par Microsoft ainsi que des services de déploiement fournis par Microsoft Consulting Services ou par des partenaires de Microsoft. Ainsi la solution Intranet de Microsoft dépasse largement la simple fourniture de produits. Elle est constituée de produits et de services destinés à répondre de la manière la plus précise possible à un problème posé à une entreprise. Concrètement, la solution Intranet de Microsoft comporte des logiciels, des conseils - proposés sous forme structurée dans le guide PAG (Prescriptive Architectural Guidelines)-, des services et du support. Sur le plan des produits logiciels, la solution Intranet de Microsoft comprend les portails SharePoint Portal Server 2001 (avec Service Pack 1), SharePoint Team Services, Office XP, SQL Server 2000, le tout s'appuyant sur la plate-forme Windows 2000. Ces logiciels ont été conçus pour intégrer des produits tiers répondant à des besoins spécifiques. Ces logiciels sont complétés de services car un portail n'est pas un produit prêt à l'emploi. Sa mise en œuvre requiert une expertise et un savoir-faire techniques importants. Les services MCS (Microsoft Consulting Services) et les partenaires solutions agréées MCSP (Microsoft Certified Solution Provider) disposent de cette expertise et de ce savoir-faire pour le développement, le déploiement, la montée en charge et l'évolutivité des solutions de portails. Microsoft a noué des accords avec de grands intégrateurs qui interviennent sur le plan mondial. La solution Portail de Microsoft : architecture en trois niveaux et fonctionnalités La solution Intranet de Microsoft s'adapte à tous les portails, du groupe de travail à l'entreprise entière. Elle s'articule en trois niveaux : site de groupe formel ou ad hoc, site départemental et site d'entreprise. Portail au niveau de l'entreprise A l'échelle de l'entreprise, la solution proposée par Microsoft est évolutive et supporte plusieurs milliers d'utilisateurs (une infrastructure supportant 15 000 utilisateurs effectuant des recherches sur plus d'un million de documents a été testée avec succès). Le Portail d'entreprise ainsi constitué offre un point unique de recherche et peut être relié à tous types de sites Intranet mis en place : portail de département ou d'équipe, portail de diffusion de données multimédia et même à des sites externes (serveurs Web, serveurs de fichiers, serveur Lotus Notes ou Microsoft Exchange ) avec lesquels il communique en mode hub-and-spoke. Il constitue ainsi une source unique d'information dont il facilite grandement l'accès, en particulier en permettant aux utilisateurs de s'abonner à des publications de documents par l'intermédiaire du Portail. Ils sont alors notifiés, par courrier électronique ou par le biais du Portail des modifications apportées aux informations. Des paramètres de recherche garantissent la pertinence des documents : "articles prioritaires" ou "meilleurs résultats", la recherche étant effectuée sur l'intégralité de l'intranet. Il est possible d'indexer des documents dans des environnements Windows Server, Lotus Domino Server ou encore dans un dossier public Exchange Server. Le type de fichiers pris en compte couvre un spectre très large : Office (différentes versions), fichiers Windows Media, documents HTML ou TIFF. Un module permet de développer d'autres types de documents.. Il permet de gérer des mécanismes d'abonnement à différents types d'information auxquels peuvent souscrire les utilisateurs et les alerter lorsque des informations sont publiées ou mises à jour.
Pour assurer le succès du projet, le portail d'entreprise se doit d'être intuitif. Les utilisateurs doivent facilement retrouver les informations et les services qu'i les intéressent au travers d'une interface unique. Grâce à l'organisation de l'information en catégories, aux possibilités de personnalisation de services la solution Microsoft rend l'accès aux informations de l'entreprise très simple pour tous les utilisateurs. La diffusion de l'information est également facilitée pour les administrateurs, ou les personnes ayant le droit sur différentes rubriques. La conception du Portail central a été effectuée en fonction d'observations relevée dans l'entreprise. Un Portail central est visité en moyenne par chaque utilisateur un jour sur deux, mais de manière relativement rapide. La majorité des accès ayant pour objectif une recherche de documents ; la possibilité d'apporter des modifications au Portail est réservée à quelques utilisateurs. Le Portail est constitué de deux éléments : le Central Portal Server qui gère la page d'accueil, les Web Parts (composants XML réutilisables) et les mécanismes de recherche de documents et d'abonnements aux services de l'entreprise, et le serveur d'indexation. Ce dernier assure l'indexation des documents provenant de tous les serveurs Intranet et Internet de l'entreprise et les communique au Portail central. Portail au niveau du département Un cran en dessous, le portail départemental supporte jusqu'à un millier d'utilisateurs et administrer quelque 50 000 documents. Il apporte des services de gestion de document, de recherche et d'abonnement à des sites de groupe ou à des sites externes ainsi que des fonctionnalités de personnalisation de contenu. Un certain niveau d'intégration permet d'accéder à des applications de gestion du système d'information. La gestion documentaire est un des éléments essentiels au bon fonctionnement d'un département. La solution Microsoft permet aux utilisateurs de mieux créer leurs documents, de les organiser, de les modifier, de les faire approuver, de les publier, de les sauvegarder SharePoint Portal offre l'ensemble des fonctions traditionnelles de la gestion documentaire auxquelles ils en ajoutent d'autres qui, en particulier, sont intégrées à Microsoft Office, un environnement connu et familier des utilisateurs. Un jeu de fonctions complet de gestion documentaire est en effet directement accessible dans la barre d'outils de Microsoft Office. S'ils le souhaitent, les utilisateurs peuvent aussi faire appel à des interfaces de type navigateur Web. Portail au niveau du groupe de travail La notion de groupe de travail recouvre principalement deux réalités. D'abord, les équipes qui se font et de défont à l'occasion de projets. Ensuite, les groupes d'individus qui travaillent ensemble parce qu'ils appartiennent aux mêmes entités. Dans les deux cas, le groupe de travail comprenant typiquement entre 10 et 100 utilisateurs qui, quotidiennement, doivent collaborer, partager des informations, participer à l'élaboration de documents Dans les deux cas, le site de groupe facilite et optimise le fonctionnement des équipes. Dès l'installation de son portail, l'ensemble des collaborateurs appartenant à un même groupe dispose d'un site de travail en mode équipe entièrement opérationnel. La conception structurée et standard rend l'utilisation du site facile et intuitive. Des modèles verrouillés protègent la mise en page et la structure de navigation. L'annonce d'informations par la biais de listes, la synchronisation d'activités, la gestion de processus, l'examen en ligne des documents, etc. sont autant de fonctions qui facilitent le travail collaboratif des équipes. Solution pour la diffusion du contenu audio et vidéo Parallèlement, Microsoft propose un service de gestion, d'organisation et de planification d'événements audio et vidéo avec le Windows Media Broadcast Server. Ce dernier se situe dans l'architecture générale au même niveau qu'un portail départemental. Il permet de configurer des serveurs pour distribuer des informations sur n'importe quel réseau étendu, atteignant ainsi les collaborateurs dans différents lieux géographiques. Les événements peuvent être diffusés en mode multicast et à la demande. La consultation d'un événement s'effectue grâce à la copie du document audio ou vidéo sur le serveur le plus proche. Les utilisateurs cliquent sur un lien intégré à la convocation ou ouvrent simplement la rubrique "Evénement d'aujourd'hui" de leur site Intranet. Dans le cas d'un affichage à la demande, pour rechercher un contenu ou y accéder, ils saisissent des
mots-clés, un titre, un nom d'animateur, une date Une simple personnalisation de Windows Media Broadcast permet de rendre ces diffusions interactives en y incorporant un espace de discussion, des sondages et/ou des tests de connaissances. En outre, certaines applications, comme PowerPoint, peuvent être synchronisées avec des éléments audio/vidéo pour les transformer en support pédagogiques. Des liens peuvent être réalisés avec un serveur Exchange et avec sa fonction de gestion d'agendas pour la diffusion d'événements en direct, en mode multicast. Il est possible enfin d'accéder à l'ensemble de ces fonctionnalités avec un navigateur de type Internet Explorer et/ou avec les logiciels qui constituent la suite Office XP. Les points forts de l'offre Portail d'entreprise de Microsoft Capitalisation sur l'infrastructure existante La mise en œuvre de solution Intranet pour développer un Portail d'entreprise tient compte de l'existant. Les différentes sources de contenu gérées par des sites Web existants, des serveurs de fichiers, des serveurs Lotus Notes ou Exchange peuvent y être intégrées et bénéficier des mêmes fonctionnalités que les documents créés dans la nouvelle infrastructure. Accès rapide et simple aux informations d'entreprise Les deux interfaces d'accès aux Portails sont celles de Microsoft Internet Explorer (version 5.0 et plus récente) et de Microsoft Office XP avec lesquels les utilisateurs sont déjà très familiers. La première donne accès aux fonctions de base (navigation, recherche de documents et accès aux applications du portail) alors que la seconde supporte toutes les fonctionnalités et constitue ainsi l'interface idéale. Elle est particulièrement adaptée aux besoins des administrateurs de Portails. Avec un client Office XP, un utilisateur peut naviguer dans tout l'espace de travail comme sur son propre disque dur. Avec les logiciels comme Microsoft Word, Excel ou PowerPoint, l'extraction ou l'archivage, la publication, la catégorisation, la gestion des versions et la création de profils deviennent aussi simples que l'ouverture ou la fermeture de documents. Les fonctions de gestion documentaire sont incluses dans les menus et les barres d'outils et des boites de dialogue s'affichent directement dans les applications permettant à l'utilisateur de définir des catégories de données et de gérer des profils. Gestion documentaire intégrée et intuitive Le partage des meilleures pratiques, la récupération rapide de documents et l'intégration dynamique des données apportent à chaque utilisateur final la possibilité de diffuser et de partager les informations en temps réel. Cela grâce à des fonctions comme la catégorisation des documents, la gestion des profils, la recherche de documents au niveau de toute l'entreprise, ainsi qu'aux outils de gestion des abonnements et des alertes. La publication, la recherche, la sauvegarde, la catégorisation, la gestion des versions et des approbations des documents sont largement facilitées. Des " templates " publiés par l'entreprise favorisent une politique de publication de documents respectant des normes et une charte graphique. Flexibilité Les entreprises d'aujourd'hui, on l'a vu plus haut, ont pour caractéristique de fonctionner en mode projet. Les équipes se font et se défont au gré des projets. D'où la nécessité de bénéficier d'outils pour s'adapter à cette manière de travailler. C'est ce que propose la solution Intranet de Microsoft pour de créer facilement des sites ad hoc. Chacun peut, dans l'intranet créer des sites réservés sans avoir à faire intervenir un webmaster ou un administrateur réseau. Dans ces espaces, le partage intelligent de documents est simplifié. Les utilisateurs bénéficient du partage de documents, de moyens de communication efficaces, de discussion en temps réel ou encore de forums.
Les composants de la solution Intranet de Microsoft Composants logiciels Fonctionnalités Portail Intranet personnalisable SharePoint Portal Server (avec Service Pack 1) Recherche de document au niveau de l'entreprise Gestion de document Office XP Amélioration de la productivité Partage d'information Création de sites Intranet de groupe SharePoint Team Services Création de contenu avec une interface Web Bibliothèques de documents et de gestion de listes Windows Media Technologies Diffusion à la demande et en temps réel d'information audio et vidéo de haute qualité Distribution de contenu fiable SQL Server 2000 Création de catalogues Business intelligence Backbone de sites Intranet Windows 2000 Server Gestion de Windows Media Server facilitée Intégration avec Office
Conclusion Le portail constitue la meilleure réponse aux besoins des entreprises. L'approche globale adoptée par Microsoft déclinée ici dans le domaine des portails d'entreprise, apporte une valeur qui dépasse largement celle de chacun des éléments de la solution. C'est la force de cette démarche qui facilite le déploiement d'une infrastructure de gestion des connaissances au niveau de l'entreprise. Le portail supprime les îlots d'information et les cloisonnement qui peuvent se faire jour dans l'entreprise. Il facilite les communications entre les individus et les groupes, il améliore les processus, fluidifie les flux, ouvre les accès aux services et permet de progresser et de découvrir des perspectives nouvelles tout en capitalisant sur l'existant. 2001 Microsoft Corporation. All rights reserved. This data sheet is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY. Microsoft, Outlook, PowerPoint, Windows and Windows Media are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. The names of actual companies and products mentioned here in may be the trademarks of their respective owners.